Beranda ITS-Edisi 05 2013

Edisi 05/Februari 2013 Badan Koordinasi Pengendalian dan Komunikasi Program

Era informasi saat ini menuntut adanya peningkatan pelayanan di segala bidang. Termasuk juga di ITS sebagai lembaga pelayanan publik, yakni melalui peningkatan efek�vitas dan efisiensi kinerja. Adanya otomasi dalam manajemen kesekretariatan merupakan salah satu solusi yang op�mal. Hal ini di��kberatkan pada komunikasi dan monitoring yang dilakukan secara online untuk mendukung pengambilan keputusan secara cepat, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.

Sistem penataan surat secara online atau yang dikenal dengan nama e-surat ini untuk menghindari terjadinya beberapa hal. Antara lain waktu penerimaan surat yang �dak dapat dipas�kan, tersebarnya informasi surat sebelum diterimanya surat kepada yang berhak, terjadinya kehilangan surat, proses disposisi surat yang memerlukan waktu lama, dan kesulitan pengkodean perihal surat.

Sistem penataan surat secara online ini telah disosialisasikan kepada seluruh kepala biro, kepala unit, kepala bagian (kabag), kepala subbagian (kasubbag), dan staf persuratan atau kearsipan yang ada di lingkungan ITS pada tanggal 31 Januari lalu. Masa ujicoba pelaksanaan e-surat di lingkungan ITS ini adalah 31 Januari – 28 Februari 2013. Sedangkan penerapan penggunaan seutuhnya baru pada 1 Maret 2013 mendatang.

Tujuan dilaksanakannya sistem e-surat ini adalah untuk meningkatkan kecepatan dan keakuratan penyampaian informasi, memudahkan pimpinan dan staf dalam melacak aliran surat, memudahkan pimpinan dalam memberikan perintah berupa disposisi atas surat yang diterima, meningkatkan keandalan dokumentasi karena seluruh informasi tersimpan dalam bentuk digital, dan meningkatkan keamanan surat karena surat hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.

Selain itu juga untuk memberikan kenyamanan dalam pengelolaan surat dengan antar muka yang mudah dipahami dan digunakan, memangkas anggaran secara signifikan dengan mengurangi biaya alat tulis kantor (ATK), mempercepat waktu respon, menyediakan keleluasaan akses informasi dan surat yang dibutuhkan kapan saja dan di mana saja, serta meningkatkan kualitas dan kecepatan pengambilan keputusan dan kebijakan.

Dasar hukum pelaksanaan e-surat ini juga didasarkan pada Peraturan Rektor ITS No. 06 Tahun 2012 tentang Tata Persuratan dan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen. Sumber daya manusia (SDM) yang harus dilibatkan dalam menata e-surat ini antara lain petugas Tata Usaha (Persuratan), pejabat yang bersangkutan atau nama alamat tujuan surat, dan notulis (khusus pembuatan notulensi rapat).

Sifat-sifat surat yang didistribusikan di lingkungan ITS adalah surat sangat rahasia, surat rahasia, surat terbatas, surat biasa. Karena itu perlakuan yang ditujukan masing-masing sifat surat tersebut berbeda-beda. Karena itu, penerapan e-surat ini hanya bisa dilakukan pada surat yang bersifat biasa, yakni surat yang �dak memerlukan pengamanan khusus. (*)

Terapkan E-Surat Agar Lebih Cepat dan Akurat

Sudah beberapa tahun ini Ins�tut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya selalu menggelar perhelatan wisuda lulusannya dalam dua periode, yakni pada semester genap dan semester ganjil (gasal). Namun, untuk tahun akademik 2013/2014 ini, ITS telah menetapkan akan melaksanakan perhelatan wisuda dalam �ga periode. Yakni satu periode di semester genap dan dua periode di semester gasal.

Jadwal wisuda ITS tahun akademik 2013/2014 adalah untuk wisuda ke-107 dilaksanakan pada tanggal 21 - 22 September 2013, wisuda ke-108 pada tanggal 14 - 15 Desember 2013, dan perhelatan wisuda ke-109 pada tanggal 15 - 16 Maret 2014. Kebijakan ini mengacu pada Surat Keputusan (SK) Rektor Nomor: 00037/IT2/PP.01.04/2013 yang tertanggal 2 Januari 2013 lalu perihal kegiatan wisuda.

Sedangkan untuk wisuda ke-106 sesuai dengan Kalender Akademik ITS tahun 2012/2013 dilaksanakan pada tanggal 16 - 17 Maret 2013 mendatang. Bedanya dengan tahun lalu, pelaksanaan wisuda selama tahun 2012 hanya dalam dua kali jadwal. Yakni wisuda ke-104 semester genap pada tanggal 10 - 11 Maret 2012 dan wisuda ke-105 semester gasal pada tanggal 22 - 23 September 2012.

Untuk jadwal yudisium tahun akademik 2013/2014 pun juga terbagi �ga jadwal, baik untuk yudisium jurusan maupun ins�tut. Untuk wisuda ke-107, yudisium jurusan dilaksanakan pada tanggal 12 – 16 Agustus 2013 dan yudisium ins�tut pada tanggal 22 Agustus 2013. Yudisium jurusan untuk wisuda ke-108 pada tanggal 6 – 8 November 2013 dan yudisium ins�tut pada tanggal 14 November 2013. Sedang untuk wisuda ke-109, yudisium jurusan pada tanggal 3 – 7 Februari 2014 dan yudisium ins�tut pada tanggal 13 Februari 2014. (*)

Wisuda Tanggal Wisuda Yudisium Jurusan Yudisium ITS 107 21 – 22 September 2013 12 – 16 Agustus 2013 22 Agustus 2013 108 14 – 15 Desember 2013 6 – 8 November 2013 14 November 2013 109 15 – 16 Maret 2014 3 – 7 Februari 2014 13 Februari 2014

Wisuda ITS 2013 Terbagi dalam Tiga Jadwal

Pusan Na�onal University (PNU) Korea, yang berkunjung ke ITS dalam rangka penandatanganan perjanjian baru untuk mengadakan Memorandum of Agreement (MOA) terkait kerjasama berbagai program di �ngkat universitas.

Sosialisasi sistem penataan surat secara online atau yang dikenal dengan nama e-surat, akan diterapkan di ITS, dengan tujuan untuk meningkatkan kecepatan dan keakuratan penyampaian informasi berbagai unit di lingkungan ITS.

Peluncuran mobil listrik karya Tim dari Teknik Mesin ITS, yang diberi nama 'EC ITS' oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Prof Ir Mohammad Nuh DEA di depan Gedung Rektorat ITS Surabaya.

Sejumlah tanaman yang ditanam saat pelaksanaan Gugur Gunung 3 terlihat mulai tumbuh subur.

Puskominfo BKPKP ITS

Humas:Indah Tri Sukmawa�HP. 081231157772PIN. 2A3E4F2C

Telp : 031-5927012e-mail : humas@its.ac.id itshumas@gmail.com