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Catherine FALVETMaya GOEPFERTMarie REGNIER
Faculté Jean Monnet Contrôle de Gestion SocialeAnnée universitaire 2000 - 2001 Cours de Monsieur BERLAND
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INTRODUCTION
La paye est une fonction extrêmement complexe en raison de la diversité des éléments qui la composent(regroupés en rubriques de paie) et de la multiplicité des opérations à réaliser pour la mettre en œuvre .
Elle est un outil essentiel de gestion, et dans ce sens, elle doit répondre et respecter des règles deconformité et d’efficacité. L’audit est un moyen de détecter et de maîtriser les problèmes et risqueséventuels (erreurs, fraudes, coûts supplémentaires, dysfonctionnement, etc.) liés à une dérive dans lefonctionnement de la fonction paie.
Dans le cas d’un audit externe, c’est au cours du premier rendez-vous que sera défini, pour l’auditeur, qui
est le client, les raisons de l’audit (35 H, l’Euro, problèmes particuliers et réguliers). C’est la phase de prise
de contact.
Toute mission d’audit impose une enquête préliminaire pour se familiariser avec l’entreprise et leproblème à traiter.Cette phase de préenquête suppose le rassemblement d’informations contenues dans divers documents :organigrammes, bilan social, reporting et tableaux de bord sociaux du service paie et de la fonction RH.Cette enquête permet d’adopter un programme de travail adapté en sélectionnant les points significatifs surlesquels centrer la mission.
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Les objectifs de l’audit paie, recensant les trois niveaux de la mission de l’auditeur sont :
• Vérifier la conformité des pratiques avec la législation et les procédures (audit de conformité) ;• Evaluer son efficacité et s’assurer de sa sécurité (audit d’efficacité) ;• Examiner le caractère évolutif du système de paie pour vérifier s’il répond bien aux caractéristiques
et objectifs de l’entreprise (audit stratégique).
Pour recueillir les différentes informations nécessaires, l’auditeur recourt à la technique dite de la« check-list » comportant une série de questions ou de points à vérifier. Cela permet de procéder à unexamen systématique sans risque d’oublis majeurs.C’est cette « check-list » que nous allons vous exposer, à travers les trois niveaux de la mission del’auditeur.
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Mots clefsQuestions
particulières
Pratiquesd’organisationcommunément
adoptées
Référentiel -Normes
Risque
Documents àutiliser Personnes à
rencontrerOutils et
indicateurs
DISPOSITIONSLEGALES
� Bulletins de paie
Etes-vous sûrde la régularitédes bulletins depaie ?
Les mentionslégales sont-ellesrespectées ?
Il existe 16mentions légales(détail enannexe 1)
Pénalités
Amendes
Prud’hommes
Fiche de paie
Conventionscollectives
Code dutravail
Revuespériodiquesspécialisées
Lamy Social
Gestionnairede la paie
Responsablepaie
Servicejuridique
Méthoded’échantillonnagepar sondage surles salaires depaie
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Mots clefsQuestions
particulières
Pratiquesd’organisationcommunément
adoptées
Référentiel -Normes
Risque
Documents àutiliser Personnes à
rencontrerOutils et
indicateurs
DISPOSITIONSLEGALES
� Bulletins depaie
Les calculs etétatspréparatoiresde la paie sont-ils corrects etconformes ?
� Tauxlégaux URSSAF
� TauxSMIC (enfonction de labranche et desconventionscollectives)
� Tauxhoraire (heuressupplémentaires, heurescomplémentaires, heures denuit…)
� Indemnités fin de contrat,licenciement,accident detravail,retraites)Calcul congés
Idem. Idem. Idem. Indicateurpermettant derecenser leserreurs :
Paies non conformes
Total de paie
Comparaisonpossible avecaudit antérieur
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payés
Mots clefsQuestions
particulières
Pratiquesd’organisationcommunément
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DISPOSITIONSLEGALES
� Autresdocuments
Est-ce que tousles autresdocumentslégaux sonttenus à jour ?
Tels que :� Livre de paie
� Livreentrées-sorties
� Fichier dupersonnel
⇒ Cotés etparaphés
⇒ Mises à jourde :Situation defamille,exemplairecontrat detravail, dated’engagement,spécimen designature, détailrémunération etretenues àeffectuer,pensions etindemnités dues
⇒ Suivi de lasituation légaledes travailleursétrangers
⇒ N° de Sécu
Erreurs
Perte d’information
Perte dejustificatifs
DRH
Assistantressourceshumaines
Mots clefsQuestions
particulières
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DISPOSITIONSLEGALES
� Les déclarations
Les déclarationssont-ellesfaites en tempset en heure ?
⇒ DADS
⇒ DPAE
⇒ Chargespatronales
⇒ ...
Redressements Lacomptabilité
Listing desDPAE
� Remboursementnotes de frais
Y-a-t-iljustification etautorisation desdéplacementsenregistrés ennote de frais ?
� Existence d’uneprocédure deremboursementdes fraisprofessionnels
� Existence d’unsupportstandardisé
� Exhaustivité etcontrôle desjustificatifs,vérificationarithmétique
� Existence d’un visade la hiérarchie
� Existence d’un bonà payer
� Absence de cartede crédit société
� Engagement dedépenses nonautorisées
� Fraudes
� Risque deredressementURSSAF
� Risque de doubleremboursement
� Risque deréintégration fiscalepour les salariés
Notes deFrais
Collaborationavec lacomptabilité
Mots clefsQuestions
particulières
Pratiquesd’organisationcommunément
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DISPOSITIONSLEGALES
� Archivage
Les documentsrelatifs à lapaie sont-ilsarchivés defaçon légale ?
� Durée
� Accessibilité
� Pénalités
� Pertes d’infos
Archives
Etudes micro-fiches
Développerl’archivage :
Informatique,micro-fiches
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Mots clefsQuestions
particulières
Pratiquesd’organisationcommunément
adoptées
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Risque
Documents àutiliser Personnes à
rencontrerOutils et
indicateurs
PAYEMENT Le payementdesrémunérationsest-il correct ?
� Y-a-t-il desdoublons ?
� Y-a-t-il un suivides erreurs et descorrections ?
� Combien y-a-t-ilde régularisationdans le mois ?
� Chaque personnequitte-elle lasociété avec unsolde toutcompte ?
⇒ Respect desdates devirement
⇒ Contrôle despayements horsvirement
⇒ Faire un suivides erreursrepérées pourles corriger auplus vite
⇒ Existenced’une procédurepour le calcul dusolde toutcompte lors d’undépart ou d’untransfert
� Risque depayement ouvirement pur unmontant erroné
� Trop perçu
� Retard paie
� Mécontentementdes salariés :absentéisme
� Dégradation duclimat social
Etatsexistants :état desrégularisations…
Gestionnairede la paie
Différencier lesrégularisationsnormales (heurescomplémentaires)et lesrégularisationsdifférées(erreur de saisie)
Régularisationanormale sur letotal paie del’échantillon
Questionnairepour définir tousles types derégularisation oud’erreur
Incident critiquepour comprendretous lesproblèmes depayement
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PAYEMENT � Toutes lesmodifications enterme de renvoi,embauche etmodification desalaire sont prisesen compte par leservice paie ?
� Y-a-t-il uneautorisation et unsuivi desacomptes, desavances, des prêtset des saisiesarrêt sur salaire ?
� Liste despersonnesautorisées àoctroyer desavances, acompteet prêts
� Existenced’une procédurede contrôle desremboursements
� Suivi desremboursementset imputation surpaie
Engagement de lasociété vis à vis dessalariés par despersonnes nonautorisées
Documentsformalisantl’engagementdu salarié(prêts,acomptes,avances)
Consulterl’échéancierde prêt
Transmissionsystématique desinformations à lacomptabilité
Tableau de suivides avances etacomptes
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Mots clefsQuestions
particulières
Pratiquesd’organisationcommunément
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ENREGISTREMENTCOMPTABLE
L’enregistrementcomptable de lapaie est-il faitcorrectement ?
⇒
Connaissancesdes imputationscomptables
⇒ Délaisd’enregistre-ment conformes
Comptabilitégénérale erronée
Risque de nonrespect de la règlede séparation desexercices
Transmissiondes donnéespaie /comptabilité
Collaborationavec lacomptabilité
Rapprochementdes DADS parrapport à lacomptabilité
SECURITE & CON-FIDENTIALITE DUSYSTEME DE PAIE
Est-on sûrs dela protectiondes informationsrelatives à lapaie ?
L’accès auréseau est-ilsuffisammentcontrôlé ?
Existence decodes d’accès aufichier dupersonnel et ausystèmed’établissementde la paie
Conservationdesinformations elieu sûr
Classement desdocuments
Perte deconfidentialité desinformations depaie
Falsification desdonnées depaiement
Hiérarchiquequi attribueles accès
Informaticienss’occupant dela sécurité dusystème
Check-list
Nombre depannes dansl’année
Nombre de foisoù les paies ontété versées enretard à caused’un problèmeinformatique :nombre de joursde retard
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SECURITE & CON-FIDENTIALITE DUSYSTEME DE PAIE
Qui a accès aufichier ?Dans quelleslimites ?
Est-ce qu’il y aune équipespécialiséecapabled’intervenirn’importe quanden cas deproblème sur lesystème depaie ?
Ce systèmeest-il doté demécanismes decontrôlesusceptibles defaire foi en casde litige ?
répondant auxbesoins desutilisateurs
Les mots depasse sont-ilsmodifiésrégulièrement
Antivirus
Equipe interne ?
Equipeexterne ?
Blocage complet dusystème
Risque juridique
Risque financier
Risque de blocagede toutes les paiesdes salariés
Grèves
Surcharge duservice dupersonnel :sollicitationstéléphoniques
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Mots clefsQuestions
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Pratiquesd’organisationcommunément
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Référentiel -Normes
Risque
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indicateurs
INCOHERENCES A-t-on élaborédes procéduresde testsuffisammentimportantespour repérertoutes lesanomalies ?
Paie négative
Doublons
Risque financier
Incident etinterruption destraitements
Dysfonctionnements
Listing deserreurs
Surveiller paienégative
Vérifier qu’unepersonne ayant169 heures soit àtemps complet
Erreur de saisiesdevant entraînerdes messagesd’erreur
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INCOHERENCESL’utilisation desrubriques depaie se fait-elleuniformément ?
Une heurerécupérable =une heurecomplémentaireen taux horaire
→ pour legestionnairec’est la mêmechose au niveaude larémunération→ Mais pourl’auditeur ou lecontrôleur degestion, il y a unedifférence : l’uneest travaillée,l’autre nontravaillée(indicateursdemandés parl’INSEE)
Incidentscritiques
Chart-flow
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Mots clefsQuestions
particulières
Pratiquesd’organisationcommunément
adoptées
Référentiel -Normes
Risque
Documents àutiliser Personnes à
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PERSONNEL ETENVIRONNEMENTDE LA FONCTIONPAIE
Comment estperçu le servicepaie ?
Le service paiese comporte-t-il comme uneéquipeautonome ?(remplacementsnon planifiésdans le service)
Y-a-t-il un fortturn–over dansle service paie ?
Avoir 2personnesminimum au seindu service
Polyvalence
Compétences
Malaise social
Démotivation
Risque de fraude
Risque de blocagedes paies
Prud’hommes
Listing desEntrées etSorties
Salariés dedifférentsservices et dedifférentsniveauxhiérarchiques
Enquêtes auprèsdu personnel
Sondages :méthode desquotas
Nombre deréclamations
Nombre desollicitationstéléphoniques
Nombre dedémissions
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PERSONNEL ETENVIRONNEMENTDE LA FONCTIONPAIE
Y-a-t-il despossibilités depromotion etd’évolution decarrière ?
Existe-t-il desguides deprocédure pourintégrer desnouveaux dansle service paie ?
Est-on sûr queles tâches etresponsabilitéssont clairementdéfinies au seindu service ?
Existence d’unorganigramme
Des définitionsde fonctionclaires
Absence detâchesredondantes
Séparation destâches et listedes signaturesautorisées
Perte d’efficacité
Détournement auprofit des salariés
Organigramme
Nombre deformationsallouées auxpersonnes
Promotions dansle service
Motivation
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Mots clefsQuestions
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Référentiel -Normes
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LESUTILISATEURS
Qui en dehorsdu serviceutilise lesinformations ?
Les informationssont-ellesadaptées etutilisables pard’autresutilisateurs ?
Mauvaise utilisationde l’informationpouvant entraînerdes effectifserronés
Et revendicationssyndicales
Contrôle degestion
Contrôle degestion sociale
Livretcomportant ledétail de chaquerubrique
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3. AUDIT STRATEGIQUE
A la fin d’une étude de ce genre, on va pouvoir se retrouver face à certains choix qui peuvent être
en relation avec les causes de l’élaboration de l’audit. Par exemple, il peut s’agir de commander un
audit pour savoir s’il est opportun de changer le système paye en raison d’une cause précise :
passage aux 35 heures, passage à l’an 2000, L’Euro…, ou bien s’il est plus judicieux de l’externaliser à
un cabinet. Dans ce cas, la comparaison du coût d’un bulletin de paie entre l’ancien, le nouveau
système et le prix du marché va conditionner le choix stratégique de la survie du service paie dans
l’entreprise.
Indicateurs : nombre de paies traitées par personne par mois.
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ANNEXE 1 : Mentions légales devant apparaître sur le bulletin de paie
1. Nom et adresse de l’employeur
2. Information concernant l’immatriculation à la sécurité sociale
3. Intitulé de la convention collective de branche applicable
4. Nom, emploi, et classification du salarié
5. Période et nombre d’heures de travail
6. Montant du complément différentiel de salaire et nature et montant des accessoires de salaires soumis à cotisation
7. Rémunération brute du salarié
8. Montant de la CSG et de la CRDS
9. Nature et montant des cotisation salariales
10. Nature et Montant des cotisation patronales
11. Nature et montant des autres déductions éventuellement effectuées sur la rémunération
12. Nature et montant des sommes s’ajoutant à la rémunération et non soumises aux cotisations patronales et salariales
13. Montant de la somme effectivement reçue par le salarié
14. Date de payement
15. Date des congés payés et indemnités correspondantes
16. Exercice du droit de grève ou représentation du personnel
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