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This document is archival in nature and is intended for those who wish to consult archival documents made available from the collection of Public Safety Canada. Some of these documents are available in only one official language. Translation, to be provided by Public Safety Canada, is available upon request.
Le présent document a une valeur archivistique et fait partie des documents d’archives rendus disponibles par Sécurité publique Canada à ceux qui souhaitent consulter ces documents issus de sa collection. Certains de ces documents ne sont disponibles que dans une langue officielle. Sécurité publique Canada fournira une traduction sur demande.
1 l
/ HOW TO USE THE CSC MANUAL
Table of Contents
page
Introduction ......... . ... . .
How to Identify the CSC Manual 3
The System 5
The Hierarchy of Internal Regulatory Documents 8
Amendment Control . . . . . . . . . . . . . . . 1 0
Introduction Volume 12
Access to CSC Manual Documents 14
Policy and Procedures Directives Program ...... .... 15
Inquiries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
:ro~r authonzation must be:~ ~ot belong to the Crown n y mtended use amed from the author for.
Les ~rofts d'auteur du presen ~~;ua I'Etat. Toute utilisation d~d!~ment n'appartiennent
ment doit etre approuve . enu du present e prealablement par /'auteur
COMMENT FAIRE USAGE DU GUIDE DU SCC
Table des matieres
page
Introduction ............ . . .
A quoi reconnalt-on le Guide du sec 3
L'organisation du guide 5
La hierarchie des documents reglementaires internes 8
Controle des modifications . . . . . . . . . . . . . . 1 0
Le volume intitule Introduction 12
L'acces aux documents du Guide du SCC 14
Politique et !ignes directrices programme des directives
Renseignements supplementaires . .
r.
DEC lllS
. ....... 15
16
\ \
Introduction
The CSC Manual is the Policy and Procedures Manual for National Headquarters, Regional Headquarters and for operational units of the Service. It has official status under the Penitentiary Act and is administratively binding on all staff.
This guide is designed to:
• clarify the hierarchy of CSC Manual documents;
• highlight the principles for numbering, interfiling and amending documents;
• highlight the principles for staff, public and inmate access to documents;
• give a description of the Introduction Volume created as a key to finding and using esc Manual documents;
• provide a brief overview of Series 000 - the policy and procedures governing the Directives Management Program.
It is intended to help you, the user, find your way through what can sometimes appear to be a complex task.
The chart on pages 8 and 9 explains the hierarchy of documents within the CSC Manual, their purpose and their uses.
"How to use the CSC Manual" was developed as a tool to assist users and holders of the CSC Manual in maintaining and retrieving information from the CSC Mmmal.
The content of this guide is no/ intended to St~persede cmy related directiues.
Introduction
Le Guide du SCC constitue un recueil de politiques et de !ignes directrices a !'intention de !'Administration centrale, des administrations regionales et des unites opCrationnelles du Service. I! fait autorite en vertu de la Loi sur les pCnitenciers et, sur le plan administratif, il assujettit tous les membres du personnel.
Le present document est con~u de fa<;:on it:
• expliciter Ia hiCrarchie des documents constitutifs du Guide du SCC;
• expliquer les principes de numCrotation, d'intercalation et de modification des documents;
• expliquer les principes rCgissant \'acc?>s du personnel, du public et des detmus aux documents;
• decrire le volume intitule "Introduction" dont le but est de permettre de reperer et d'utiliser !es documents constitutifs du Guide du SCC;
• donner un apen;:u gCnCral de Ia SCrie 000, c'est-a-dire des politiques et des \ignes directrices rCgissant le programme de Ia geslion des directives.
II vous permettra de dCbrouiller un syst?>me qui parfois peut sembler complexe.
le diagramme qui apparait aux pages 8 et 9 reprCsente Ia hiCrarchie des documents constitutifs du Guide du see, tout en donnant leur but et leur usage.
Le gtlide "CommetJt fairr• usage du Guide d11 SCC" fut conru afit! d'aider les utilisateurs et di!tenteurs du Guide du sec a mainlenir celui-ci ii iotn ninsi que d·y trouuer les renseignemeJJls requis.
Le COiltenu de ce guide ne remplace pas les directives COil/JeXeS.
1
How to Identify the CSC Manual
Reference DI 000-4-04.1
To help you identify the CSC Manual from other manuals or publications in the Service, ~pecial
binding material is provided by NHQ as follows:
H•qudlc•' dt· ~Mion m'<·n·~' It•
lc'ng du d'" dt l.o H !Jure .olm di,kntJiier il• (,ui<-k Ju Sl(
'li< k ''" L•heJ, idCr1lliVIIlj' 'L'rll''
by num\>t•r ,ltld !Jilt•
t•l•quette' ,,dhr',jv~' ··"' \',lnl ,, !dentilit•r It•' wm·• ·'" nW\'t•n tlt"· numt'n" ~I d•·· lilll''
);fl'('ll 1.1b,
Edentil\'tng "'rE'-''
i J ----; i •• !;
ungiN; vert; qu1 wrvo·nt ,1 1tlentifit'f le' 'l'rEe'
"'"''"'" il"<'•'"''
~>
3
A quoi reconnaH-on le Guide du SCC
Reterence ID 000-4-04.1
La reliure d anneaux, representee ci-dcssous et fournie par l'Admini~tration centrale, permet de reconnaitrc tacilemcnt le Guide du SCC parmi tant d'autrc~ manuel~ et document:, utili~e~ ,\ J'interieur du Service.
,,,,.,, .... , , ..... ,,,.,
bmder cw·er <11'•erl' ,denlily•nl; ilw C~(__ l\ldnu.!l
dll{lll'lte<- tll' ldrton arr"'~''' 'llr !,1 I r ,m< he dt'' relture' ,,I in d "I <'Ill 1tlt·r le CtJ1tle du :,c_ (_
Lrt'dm-whtll' t,,[,, id<'nlilvtng <,eclion.,
<1+------, I
nngl..t' dl' tuult·ur <n•nw qui WI'Vt•nt <> <dt•ntiliPr 1~, "'ttion•,
-~-.::1.-~T~ ... . ~~· ---~: __
continued sUite.
4
The number of series to be retained in each binder is determined locally depending on the quantity of documents to be interfiled. All documents are published on a standard page format as described in DI 000-3-04.3, and are published according to the following colour scheme:
-Cream-White
Dl< ~Buff
Rl< -Green
so, - White
A table of contents precedes each series and is to be interfiled according to the following colour scheme:
• Issued by NHQ Cream-White
• Issued by RHQ Green
• Issued locally - White
Le nombre de s€ries par reliure pourra varier selon le lieu, dependant du nombre de documents a intercaler. Tousles documents sont imprim€s sur un formu!airetype. d€crit dans l'ID 000-3-04.3, dont Ia couleur est choisie comme suit:
- creme
les ro - clwmois
les IR - vert
lesOP - blanc
Une table des mati€res precede chaque serie et Joi! Ctre placee selon J'ordre suivant:
• Celles emises par !'Administration centralecou/eur creme
• Celles emises par !'Administration regionalecou/eur verte
• Celles emises sur place - cou/eur b/ancl1e.
The System The CSC Manual System is organized in the following way:
PART I SERIES 000 - CSC DIRECTIVES PROGRAM
020 - ORGANIZATION 030 - AUDITSIINQUIRIES/
ACCREDIT AT! ON 040 - PLANNING AND
EVALUATION 050 - COMMUNICATIONS/
PROTOCOL
PART II SERIES 120 - ADMINISTRATION AND
OFfiCE MANAGEMENT 130 - PERSONNEL 150 - FINANCE 200 - MATERIEL AND PROPERTY
PART Ill SERIES 500 - EDUCATION, TRAINING AND
EI'v1PLOYMENT 600 - INMATE PROGRAMS AND
AFFAIRS 700 - MEDICAL AND HEALTH CARE 800 - SECURITY AND CONTROL
SERIES are numbered on the basis of the financial coding structure and cover major functions relating to the basic organizational and operational responsibilities of the Service, e.g. the financial activity code for Security is 800 - the directives relating to security and control functions are therefore numbered In Series 800.
A series may contain up to nine (9) sections. SECTIONS cover major programs and activities and are numbered sequentially, e.g. Series 200 relates to the Technical Services functions- the directives relating to Food Services activities have therefore been regrouped under Section 2 of this Series.
A section may contain up to 99 chapters, each being numbered sequentially. CHAPTERS cover specific areas of operation, e.g. Section 2 of Series 600 relates to Case Management activities -therefore directives relating specifically to the
contmued.
l'organisation du guide Le Guide du SCC se prCsente comme suit:
PARTIE I SERIES 000 - PROGRAMME DES DIRECTIVES DU
sec 020 - ORGANISATION 030 - VERIFICATION;ENQUf:TES.'
AGREMENT 040 - PLANIFICATION ET EVALUATION
050 - COMMUNICATIONS ET PROTOCOLE
PARTIE II SERIES 120 - ADMINISTRATION ET GESTJON DU
BUREAU 130 - PERSONNEL 150 - FINANCES 200 - MATERIEL ET PROPRIETES
PARTIE Ill SERIES 500- EDUCATION, FORMATION ET
EMPLOI 600 - PROGRAMMES ET AFFAIRES DES
DETENUS 700 SERVICES MEDICAUX ET DE SANTE soo SECURITE ET CONTR6LE
Les SERIES sont numCrotCes selon le systE>me des codes financiers et reflE>tent les grands foyers de responsabilite organisationnelle et operationnelle du Service, p. ex., le code financier pour l'activite Securite est 800 - les directives se rapportant aux fonctions concernant securitt' et contr61e sont done numCrotCes dans Ia SCrie 800.
Chaque serie peut com prendre jusqu'a neuf (9) sections. Ces SECTIONS traitent d'activit&s et de programmes importants; elles sont num&roh~es naturellement et sans interruption, p.ex., Ia Serie 200 se rapporte aux fonctions des Services techniques - les directives se rapportant aux activit€s s'appliquant aux Services alimentaires furent done regroupees sous Ia Section 2 de cette SCrie.
Chaque section peut compter jusqu'a 99 chapitres numerates naturellement et sans interruption. Les CHAPITRES abordent des domaines precis d' operations, p.ex., Ia Section 2 de Ia SCrie 600 se rapporte aux activites s'appliquant a Ia Ges!ion des cas- done les
suite.
5
6
transfer of inmates are numbered under Chapter 04 of this Section.
Serie~, sections and chapters are detailed in the subject classification index. (Chapter 02 · INTRODUCTION VOLUME)
This structure allows for the standard identification of documents under the same theme nn a national basis, e.g.:
THEME: SERIES:
INI\JA TE TRANSFERS
600, entitled "Jl\:MATE PROGRAl\IS AND AFFAIRS"
SECTION: 2, entitled "CASE ;vlANACE~lENT" CHAPTER: 04, entitled "TRA:-..:SFER"
Whether issued by NHQ, RHQ or operational unit, the chapter number- 6Q0-2-04- rcmaim the same.
However, the document number b not complete unless a further decimal identification is SUIJplied by the originating unit. Therefore a local Standing Order on Tran.~fers could be numbered 600-1-04.1 whereas a corresponding Divi~ional Instruction with the same theme and context, could be numbered 600-2-04.2.
On the existing page formal. Lhi~ information would appear as follow~:
.,_
directives ~c rapportant pr0ci~fment ,w-: tr,w..,t&remenls des detenus sont numi·rotCes so us lc Chapilre 04 de cette Section.
Lc-. s~ric~. les <.ections et les chapitrc-; '>Olll CnumCrCs ,wee leur<. litrcs respectils a !"index de cl.:~~si!-ication par m,ltit-rP'>. (Chapitrc 02- vot.L:,\1E IJJNmont:criOl\:J
Cr,1cc j cellc organisation, il est possible cle regrouper plusieurs documcnb so us un m&me sujet d Je les iden
tifiE'r unif-ormCmC'nl dans tousles bureaux du Service. A titre d'vxemple.
SUJET:
SERll~: TRA;..!S!;ElnS DE Di:TE;\;lJS oOO. intituli·e '"PROGI~A~t:-..!ES ET AF
l'AIRES DE~ OtfENUS"' SECTIO;../: 2, intitulee ""CEST!O~ DES C 1\S'" CJ IAPITRE: 04, intitule "TR/1.;\;Sfi;RE\lE~TS'"
Lc numero de chapitre - 600~~-04 - nc varic pa'i, quelle qu'en ~oit !a provenance, Ue~ adminbtrations centrale ou n!:gionale~, ou d'unc unite opCrationnelk.
Un numero de document demeure neanmoi11~ incomplet
ju~qu'it cc que 1e palier d'oiJ il emane lui adjoigne une dt-cimale qui complete !'identification. Un Ordre permanent ~ur !e) transfhements pourrait done porter le numCro 600-2-04.! alors qu'une Instruction divi~ionnairL' idcntiquc quant au ~ujet et au contexte porterait lc numCro 600-2-04.2.
Le-; rcmeigncmcnts ~ont db pose~ comme suit sur le formulaire courant:
-
'
1 STANDING ORDER Rbl-' C~NTR~
5CI-mo'. CHAPTfR Document No CE'!HRF Cit ~,cs 118'1 ORORE PERMANENT Ongrnatrng unit- Spnnghrll Lreu d'ongine- Springhrll
~! ,,p SlR•t
210 600
\___
Inmate Programs & Affa1rs
Programmes et affa1res des dGtenus
2
t Case
Management Gest<on des cas
~
GHAPII Rio N ~· du document
04 1 ••L
Transler TransliJrements
)
COMMISSIONER'S DIRECTIVE ~-n~~~T~iNc.T,Rf ~~n 1 ~,0 ~c.cr:-:>'i . <::KAPT~R Document No
DIRECTIVE DU COMM __ ._s_s_A_I_R_E __ _,_ fi~u -+--'·'_"_"_+ ___ 4 '"'!~->TRE':t-----Ji ~J" dudocument Onginating unit- NHQ Lieu d"ongine- Admllllstralion centrale 1 1 DO 600 2 04 2
\~
contmued. sw/e
Tn provide you with easy retrieval and accc~s. all documents under each chapter, whether a CD, Dl. Rl or SO, are intertiled in the ~arne physical location respecting the basic hierarchy as follows:
I ' I
A~~uming there were one (I) CD, three (3l 0[.,,
two (2) Rh, and one (I) SO under chapter 600-2-04, entitled "Transfer", the<;e would he interfilcd a\ follow~:
CD 600-2-04 I rrcanr-whill?
Dis 600-2-04.1 600-2-04.2 buff 600-2-04.3
Ris 600-2-04.1 600-2-04.2 :.;rcen
so 600-2-04.1 white
The chapter number is standard on ;J national bJsis, whereas the document numbers (decimal) differentiate as they are as-.igned by each originating unit by type of document.
7
\'ous twuvcrez un d11Cument d'autant plus f,Kilemenl que vou~ ~aure1. qu'd l'inlCricur dt> chaqw.' chapitre ce document e~t immanquab!ement classe en tout premier lieu selon sa catCgorie (DC ID, IR nu OPJ <;uivant Ia hierarchie suivante·
!es pc] I b·-c!D~
lcsiR c I
!es or .
Advenant que le chapitre 000-2-04 intituk ···rransfi!rement~'' contiennc une (I) DC, troi\ (31 !D, deux (2) (R ct un (I) OP, ih apparaitraient dam l'ordre <>uivant:
Ia DC 600-2-04.1 l'IJ CfC/1/C
Je~ lD 600-2-04.1 600-2-04.2 en chamois 600-2-04.3
les IR b00-2-04 .I 600-2-04.2 en c•ert
I'OP 000-2-04.1 e11 bhmc
Le !1Uf!IE'TO cle chapitre demeure lc m!?me pour un m&me ~ujct dan'> tout le Sen·ictc. Lc num&ro de document (!d
dCcimalcl pourra varier pour le mCmc ~ujet. d'une catCgoric Je document~ d ["autre, ~don que le document aura plus ou moim de prCdCccsseurs dan~ sa categorie au moment de !'attribution de Ia dCcimale par l'unitC emettrice dudit document.
8
1\ The Hierarchy of Internal Regulatory Documents
white blal!c
gree11 vert
cream-white creme
buff chamois
DIRECTIVES OU COMMISSAfRE (DC)
lntamlees .iw1> I<! Guide du SCC
DIVlSIONAL INSTRUCTIONS (Dl)
lnterfilcd ;, t!w CSC Almnwl
INSTRUCTIONS DIVISIONNAIR£5 (IOJ iiJterca/Je,; dmrslr G!ride dr1 SCC
REGIONAL INSTRUCTIONS (RIJ
fl,tc,fi/ed irrlil<' CSC Mamwl
INSTRUCTIONS REGIONALES (IRJ llrtamlfles duns le G111de d1r SCC
STANDING ORDERS (50) luterfilcd in the CSC Mmwul
ORDR£5 PERMANENTS (OPl Intermit's dansle Guide tlu SCC
ROUTINE ORDERS (RO)
Pilblislied separate from llrt! CSC Mmwal
OimR£5 DE SERVICE COURANTS (QSC) l'ubfi<\s a p11rt
SUPPLEMENTARY DOCUMENTS
Normally published separate from the CSC Mamwl
DOCUMENTS COMPLEMENT AIRES HabitHcllemenl pub/res ri part
Each document, wlwtl!er n Commissioner's Directive or Standing Order, is equally imporlat!l. Although no dowment is a repetition of the other, they supplement 011e another to provide you with the direction required to perform your duties.
To!Js les documents. de Ia Directive d!J Commissaire a /"Ordre permanent. Ol!t rme importance i>gn/e. Bien qu'aunm n"en n>pete 1111
autre. to us se complr?tel!l nfi11 de 1.1ous donner /'orientaliollllr;;CI?ssaire au bon accomplissement de vos foncfi01!5.
-{
-(
-(
La hil~rarchie des documents n~glementaires internes REFERENCE Dl 000-2·02
APPLICATION- NATIONAL
CONTENTS - states "what ought to be done" and who i~ n>sponsible for ensuring ''it is done"
AUTHORITY -The Commissioner o! Correction• onlv.
REFERENCE D1 000-2-02
APPLICATION - NATIONAL
CONTENTS - provides the "how to" and "com.idcr<~tiom" fur implementing policy; may olso provide the "who, whJ.t, when and how" to implement policy, when required for ~tandardization on a national ba~i,_
AUTHORITY- Branch Heads at NHQ or their delegate(•) in thelr absence.
REFERENCE Dl 000-2-02
APPLICATION- REGIONAL
CONTENTS - provide~ the "how to" ,;md "consideration«". specific to the operations of the region. for implementing policy.
AUTHORIIT- Ot>puty Commissioner~. Regions or their delq~~tebl in their absence.
REFERENCE Dl 000-2."02
APPLICATION - LOCAL
CONTENTS - provides methods and allocation of re,pon~ibilities. specific to the operations of the unit. for implementing policy.
AUTHORITY- lA) NATIONAL/REGIONAL HQs ~ OFF!CEI{IN-CHARGE of unit or delegate in his ab;ence.
(BJ DISTRICT OFF!CES!INSTITUT!ONS CHARGE of unit only.
REFERENCE D1 000-2-02
APPLICATION - LOCAL
OFFICER-IN-
CONTENTS - Provides, in the form of weekly order;, infurm<~tion and direction on certain short-term activities and dutie.> other than normal duties, specific to the operations of the unit_
AUTHORITY- Officer-in-charge of originating unit or delegate in his absence.
REFERENCE D! 000-2-03
APPLICATION -Supplementary to COMMISSIONER'S DIRECTIVES, DIVISIONAL INSTRUCTIONS. REGIONAL JNST!WCTIONS, AND STANDING ORDERS.
CONTENTS- provides in~!ructional information of~ nature not appropriate to publish in the offici<~! formal of a directive, e.g., Mllional Financial Coding Mamw/, National Fonm Crlta/ogue, Local Posl Order.;, Local Conli11genry P/a"-'-
AUTHORITY- Th<: signing authority of the parent CD. Dl, Rl or SO, as applicable.
REFERENCE ID 000+02
PORTEE NAT!ONALE
TENEUR enunc~ "~e qui do it ~tre fait" d qui do it s·a,~urer que "cela snit fait"
AUTORJSA TION- r<iwrv<ies au Commi,saire au service correctionnel.
REFERDJCE ID 000-2"02
PORTEE - NATIONALE.
TENEUR Coonce "comment" et en "tenant compte de quelleo consideration'" l'on doit assurer Ia mise en vigL!eur d'une politique; peul aussi dire d'une f<1r;on pluo pnici<;e ]e, "qui, quoi, <l"'~nd el comment" deb mise en vigueur d'une politique, lorsqu<: celt~ mi»e en vigu~ur doit i\tre uniforme dan\ tout le pay;.
AUTOR!SATION le> rc;pon;<~ble> d~ directions .i J'Admini;tr<~tion centrale, ou en leur absence. leur> delegues.
EEFE!{ENCE ID 000-2-02
PORTEE REG!ONALE.
TENEUR - lincmce "comment" ct en "tenant compte d~ quelle; con>idi'ration;", p~rticuli<'re; a La r<igion, I' on duit a~surer Ia mise en vigueur d'une politique_
AUTOR!SATJON les sous-commi~~aires de, r.?giono ou, en leur ab,ence, leur' dflfguf,.
REfERENCE ID 000-2-02
PORTEE - LOCALE.
TENEUR - ~nonce le; lao;:un,; de procfdcr et !'attribution de responsabilitfo en lonction d6 particularilfs des opfrations de l'unitf.
AUTORJSATJON (AI ADMINISTRATIONS CENTRALE Oll REGIONALES - !'agent respomable de !'unite ou, en son absence. son d<ilfguf;
(B) BUREAUX DE DISTRICTS ou i:TABUSSEMENTS- nis(•rves;, I' agent re~pon,ablc.
REFERENCE ID 000-2-02
PORTEE - LOCALE
TEl\IEUR- publie ch<~que ~emaine. il donne de; ren;eignemento et des directives au ;ujet d'activite, a court terme et de taches extraordinaires. en fonction de> pMticularitC~ des operations de !'unite.
AUTOR!SAT!ON - !'agent re;pun;.Jble de !'unite <imettrice ou. en son .Jb;ence, ,;on delfgue.
REFERENCE ID 000-2-03
PORTEE- compl&te une DIRECTIVE DU COMM!SSAIRE, une JNSTRIXTJON D!VIS!ONNAIRE, une INSTRL'CTION J{EGlONALE ou un ORDRE PERMANENT.
TENEUR - Coonce des don nee~ directriceo qui nc >~ pri!tent pa~;, Ia public.Jtion sou' forme de directive p.cx. le Gt1ide nation<~! des cod6 financier~. le Catalogue national de formules, l~> consignes locales relative~ aux poslcs de ofcurite, les plan~ d'urgences de• divers <!tablissement~.
AUTORISATION -- l'autorite h.1bilitfe a oigner Ia DC I'JD. I'IR ou 1'01' traitant du mi!me sujet
9
10
Amendment Control
Reference DI 000-4-0~.:1.
You are informed of changes to CSC Manual documents that you hold through the Notice and Record of Amendment sheet. This Notice accompanies every amendment package issued by NHQ, RHQ or locally.
The Notice and Record of Amendment sheet provides you with a cumulative summary, per series, of documents rernoved and 1·eplaced remoi'ed only, and/or inserted ordy. The current amendment to be actio ned is coded with the following symbol (** ). Each page is numbered sequentially by series allowing you to identify new pages to insert or previous pages to destroy. The Notice is to be inlerfiled immediately preceding the table of contents for that series, in the following order:
• Issued by NHQ- cream~ white
• Issued by RHQ - green
• Issued locally - white.
Controle des modifications
Reference - 10 000-4-04."1
La fiche tl'avis et de consignation de modification vous permet de prendre connaissance des modifications apportCes au Guide du SCC. Cette fiche accompagne toute modification, que!le qu'en soit l'origine.
La fiche d'avis et de consignation de modification donne pour chaque s€rie un historique des documents retires et rcmplacJs. retires seulcntent et (ou) insi:res settlement. La modification courante est pn!cedee d'un astt;risque double(**). Chaque page a l'intCrieur d'une sCric est num€roh§e naturellement et sans interruption, permettant ainsi !'identification des pages nouvelles a inserer et celle des pages anciennes a eli miner. La fiche do it etre intercalee imm€diatemcnt avant Ia table des matieres de ladite sfric, selon l'ordre suivant:
• Celie Cmise par I' Administration centrale -couleur cri!me
• Celie Cmise par !'Administration r€gionale -coulcur verte
• Celie €mise sur place - couleur blanche.
CSC MA~lUAL- SERIES GUIDE DU SCC - SERlE Umt Unite_
NOTICE AND RECORD OF AMENDMENT FICHE D'AVIS ET DE CONSIGNAJION DE MODIFICATION
Page __
rAmeodme4t Remove Retirer Modtftcat1on
- ~ $PIPCI;fo
I I Comr'"to
No Da:Je ',, Do< umf'~l Au comp~:,,t '· P.,~.el.>l bell!Pmfent
r + " I
(i) ® 0 ® ® '
L ~_L
,I
Insert lnserer
Par,e(:;)
OAUIPm<>nl
L_
[i~IP
i
I I
• • Current amendment lor ac\lon Nouvelle{s) modtfocatton(S)- p0ur suite a dOilrlOr
(D Amendment number added sequen!tallyONE Amendment number per package
Modtfications numerotees naturellement et sans interruption - Un numero de modiftca· lion par ensemble
0 Date Amendment issued
Date d'Elmission de Ia modification
0 Type of document- CD, 01, AI or SO as applicable
Ca!Sgorie de document- DC. ID. IR ou OP, selon le cas
G) Document number- series, section, chapter and decimal
Numero de document- serie, section. chapitre et d9crmale
(;;\ Entire document to be removed (rdentify wrth \:!...)an "'X"')
Document compte! a retirer (le signaler au moyen d'un "X")
@ Selective pages to be removed (identify by page number)
Pages sp8c1fiques a retirer (les signaler au moyen des num8ros de pages)
0 Dale on document Date du document
® Type of document- CD. Dl. Rl or SO as applicable
Cah~gorie de document- DC, ID. IR ou OP. seton le cas
Document number- Series. section, chapter and decimal ~Jumero de document- S8rie, secllon, chap1tre et d8cimale
r:;;,.. En lire document to be inserted (identify wrth ~ an"X'")
Document complet :3 inserer (le srgnaler au moyen d"un "X"')
Selective pages to be inserted (idenlrfy by page number) Pages sp8cifiques :3 rns8rer (les srgnaler au moyen des num8ros de pages)
Date on document
Date du document
ll
12
Introduction Volume
Reference documents published in the Introduction Volume do not only support the directives management program but are published to assist you in finding and using CSC Manual documents.
The Introduction Volume currently contains the following eight (8) chapters, as described below, which are numbered sequentially:
Chapter
01
02
03
04
05
Subject & Description of Contents
Preface - System Overview A description of the design and organization of documents within the Manual.
Subject Classification Index A current and complete listing of the standard series, section, chapter numbers and related subject(s) to be used to identify CSC Manual documents on a national basis.
Conversion Table A listing of all documents as identified by number and subject in the previous system, (e.g., CD 260, entitled 'Transfers within Canada") crossreferenced to the new document number and subject as re-identified in the CSC Manual, (e.g., CD 600-2-04.1, entitled 'Transfers within Canada").
Master Listing of External Regulatory Documents A complete and current listing of legislation and directives, published by other departments and agencies, which govern the operations of the Service, (e.g., TB Administrative Policy Manual).
Master Listing of Supplementary Documents A complete and current listing of all internal supplementary documents published either by NHQ, RHQ or locally.
continued . .
le volume intitull~ Introduction
Les documents de n~fercnce qui composent !e volume intitule "Introduction," en plus de servir au programme de Ia gestion des directives, vous aideront a mieux reperer et utiliser !es documents du Guide du SCC.
Le volume intitule "Introduction", sous sa forme presente, comprend les huit (8) chapitres suivants numerotCs naturellement et sans interruption:
Chapitre
01
02
03
04
05
Objet et T eneur
Preface- vue d'ensemble Une description de Ia conception et de ]'organisation des documents a l'inh~rieur du Guide.
Index de classification par matieres Une enumeration complete et a jour des numeros de series, de sections et de chapitres du Guide ainsi que des sujets correspondants, etablie afin de permettre !'identification uniforme des documents dans tout le Service.
Table de concordance Une table de concordance dab lie entre Ia numerotation et les titres des documents selon !'ancien systi-me d'identificalion (p.ex., Ia DC 260 intitulee "Transferts a l'interieur du Canada") et selon le nouveau (p.ex., Ia DC 600-2-04.1 intitulCe 'Transferts a !'interieur du Canada").
Liste principale- documents r9glementaires externes Une enumeration complete et a jour des lois, reglemenls et directives qui emanent d'autres ministeres ou agences, et qui regissent les operations du Service (p.cx., le Manuel de Ia politique administrative du Conseil du Tresor).
Lisle principals- documents complementaires Une enumeration complete eta jour de taus les documents complt~mentaires internes €mis par les administrations centrale ou regionales ou localement.
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Administrative Consolidation of Acts and Regulations A consolidated version of acts and regulations directly governing the operations of the Service - currently the Penitentiary Act and Regulations/the Parole Act and Regulations.
Keyword Index An alphabetical listing of keywords and context words cross-referenced to CSC Manual chapters listed in the subject classification index - currently a keyword index of existing COs and Dis only.
Glossary An alphabetical listing of terms and expressions defined for formal and standard application within the context of the operations of the Service - also included, a listing of definitions extracted from existing COs and Dis.
Documents for these chapters are also interfiled in a green binder identified with its own binder cover and spine inserts.
Special dividers are provided to separate the contents of each chapter.
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Amendments are controlled for the entire voh1me through the Notice and Record of Amendment, as for series of internal directives.
A Table 0f Contents precedes the documents and is interfiled according to the basic colour scheme.
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Codification administrative des lois et r8glements
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Une version codifi€e des lois et rf>glements r€gissant les operations du Service; pr€sentement. il s'agit de Ia loi sur les p€nitenciers, du Reglemenl sur le Service des p€nitenciers, de Ia Loi sur Ia liberation conditionnelle de detenus et du Ri!glement sur !a liberation conditionnelle de d€tenus.
Index id8ologique Une CnumCration en ordre alphab€tique des mots des et des mots de contexte, avec des renvois aux chapitres du Guide enumeres a !'index de classification par matieres. Cet index n'existe pr€sentement que pour les DC et les !D.
Glossa ire Une enumeration en ordre alphab€tique des termes et expressions d€finis de fat;on formelle pour un usage uniforme dans le contexte des operations du Service. Ce chapitre comprend aussi une lisle de definitions tir€es de DC et d'ID courantes.
Les documents compris dans ces chapitres ant eux aussi ete places dans une reliure verte a anneaux t"tiquet€e aussi bien sur Ia tranche que le dos.
Les diff€rentes parties de chaque chapitre sont s€par€es au moyen d'intercalaires con!;us a cet effet.
' .
Le contr6le des modifications s'effectue pour \e volume intitul€ "Introduction" de la mi">me mani€re que pour lcs autres volumes du Guide, a savoir, gdice a Ia fiche d'avis et de consignation de modification.
Une table des mati€res pnk€de les documents et trouve sa place dans le volume selon Ia hi€rarchie des couleurs pnkit€e.
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Access to esc Manual Documents
STAFF
Reference Dis 000-4-02 and 000-4-03
There arc two ways to access CSC Man ual documents:
a) Controlled access to any CSC Manual document through the Central A ccess Centre under the supervision of your Directives Program Coordinator from the Administration Division; and
b) Controlled access to those documents you require on a regu lar basis, from the Work Area Access Centre(s ) es tabli shed for your Branch / Division . (Specific holders have been designated within your o rganizational unit to update these manuals without delay as amendments are received .)
Do not hes itate to direct any of your questions co1tcerni11g tlze location, identity of tlze designated holder, and operations of your Work Area Access Centre to your immediate supervisor - likewise to the Administration Division for the operation of the Central A ccess Centre.
Ensure the Manual you are using is up-to-date. If in doubt, check with your DIRECTIVES PROGRAM COORDINATOR from the Administration D ivision .
INMATES AND PUBLIC
Reference DI 000-4-01
Inmates may obtain the followi ng documents through their inmate library:
• All Commissioner's Directives and Divisional Instructions not exempted under the Access to Info rmation legislation;
• Regional Instructions and Standing Orders from Section 600-6 (Rights and Affairs of Inmates) and Section 600-7 (Rules and O bligations of Inmates), not exempted under the Access to Information legislation.
A ll requests from members of the public are to be referred to the Information and Privacy Coordinator a t NHQ , through normal channels.
L'acces aux documents du Guide du sec LE PERSONNEL
Reference ID 000-4-02 et 000-4-03
Deux voies s'ouvrent pour l'acces aux documents du G uide du SCC:
al l'acces controle a tous les documents du Guide du SCC, au centre d 'acces central, sous Ia surveillance du coordonnateu r du Programme des d irectives, de Ia D ivision de !'administration; et
b) l'acces contro le aux documents don t vous aurez besoin n>gulierement, au(x) centre(s) d'acccs de secteur de trat>ail de votre direction ou d ivision . (Certains detenteur!; du Guide ont ete designes a l' intcrieur de votre unite o rganisationnelle; ils doivent veiller a Ia m ise a jour du Guide lors de Ia parution de modifications.)
N 'hesitez pas il cons111ter v otre surveillant i111mediat a11 Slljet de rem placement et du fo nctiOI1111!1Yll!11t du centre d 'accc?s de secteur de travail ou de /'identite du detenteur designe; 0 11 a VOIIS renseigner aupres de Ia Div ision de /'administration sur le fonctionnernent du centre d ·acces central.
Veuillez vous assurer que le Gu ide que vous utilisez soit bien a jour. En cas de doute, verifiez aupres du coordonnateur du Programme des directives, a Ia Division de ]'administrat ion .
LES OETENUS ET LE PUBLIC
Reference ID 000-4-01
Les detenus peuvent se procurer les documents suivants a Ia bibliotheque des detenus:
• toutes les Directives du Commissaire et les Instructions divisionnaires in touchees par une dispense en vertu de Ia Loi sur le d ro it a l' inform<>tion;
• les Instructions regionales et les Ordres permanents des sect ions 600-6 (Droi ts et affaires des detenus) et 600-7 (Regles, reglemen ts et discipline des detenus), intouches par une dispense en vert u de Ia Loi sur le droit a l'information.
Toutes les demandes d'acces qui emanent du public seront transmises au Coordonnateur de l'acces a !'information et de Ia protection des renseignements personnels a !'Administration centrale, par les voies habituelles.
Policy and Procedures Directives Program
Policy and procedures governing the CSC Directives Program are published in SERIES 000 to the CSC Manual. Topics covered in this series are :
Chapter 000-1-01 - Program Management
Chapter 000-1-02 - Sys tem Management -Roles and Responsibilities
Chapter 000-2-01 - Types of Regulatory Documents
Chapter 000-2-02 - Internal Directives
Chapter 000-2-03 - CSC Manual -Supplementary Documents
Chapter 000-3-01 - Internal Directives -Processing Control
Chapter 000-3-02 - CSC Manual Supplementary Documents -Processing Control
Chapter 000-3-03 - CSC Manual Reference Documents - Processing Control
Chapter 000-3-04 - Directives Writing and Publication Standards
Chapter 000-4-01 - Public and Inmate Access to Internal Directives
Chapter 000-4-02 - Staff Access Centres -CSC Regulatory Documents
Chapter 000-4-03 - Distribution Control -CSC Manual Documents
Chapter 000-4-04 - CSC Manual -Assembling, Interfiling and Amendment Control
For full details on any or all of these chapters, consult SERIES 000 in your Access Centre(s) .
Politique et lignes directrices programme des directives
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Les politiques et les !ignes directrices regissant le Programme des directives forment Ia serie 000 du Guide du SCC. Cette ser ie touche aux sujets suivants:
Chapitre 000-1-01 - Gestion du Programme
Chapitre 000-1-02 - Gestion du systeme - Fonctions et responsabilites
Chapitre 000-2-01 - Genres de documents
Chapitre 000-2-02 - Directives internes
Chapitre 000-2-03 - Documents complementaires au Guide du SCC
Chapitre 000-3-01 - Directives internes - Controle du traitement
Chapitre 000-3-02 - Documents complementaires du Guide du SCC - Controle du traitement
Chapitre 000-3-03 - Documents de reference du Guide d u SCC - Controle du trai tement
Chapitre 000-3-04 - Normes relatives a Ia redaction des directives et a leur publication
Chapitre 000-4-01 - Acces du public et des detenus aux directives internes
Chapitre 000-4-02 - Centres d'acces pour les employes - Documents n~glementaires du Service
Chapitre 000-4-03 - Controle de Ia distribution des documents du Guide du sec
Chapitre 000-4-04 - Guide du SCC - Contr6le de I' assemblage, de l'intercalage et des modifications
La consultation du volume de Ia serie 000 de votre centre d'acces vous donnera tousles renseignements sur un, plusieurs ou tous ces chapitres .
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Inquiries
Should you wish to obtain further clarification or information concerning the Directives Program or CSC Manual System:
• Consult SERIES 000;
• Discuss with your immediate supervisor;
• Obtain assistance from your local Directives Program Coordinator from the Administration Division.
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Renseignements suppll!mentaires
Pour obtenir des eclaircissements Oll des renseignements suppl€mentaires au sujet du programme des directives au du Guide du SCC:
• consultez le volume de Ia s€rie 000;
• parlez a votre surveillant immt'diat;
• demandez !'aide du coordonnateur local du programme des directives, Division de !'administration.
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