View
288
Download
13
Category
Preview:
Citation preview
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
i
KANDUNGAN M/S PENDAHULUAN
A. BELANJA MENGURUS (B.63) DAN PENGURUSAN KEWANGAN
1. Peruntukan Mengurus 2017 1 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan 14
4. Pelaksanaan Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (OBB)
16
5. Pengurusan Prestasi Belanja Mengurus 20
6. Pelaporan Anggaran Hasil Kepada Perbendaharaan
Malaysia 21
7. Pengurusan Akaun Belum Terima 21
8. Pelaksanaan Pengurusan Bantuan dan Kebajikan Pelajar 25
9. Pengurusan Permohonan Bertugas Rasmi/Lawatan
Persendirian di Luar Negara 27
10. Pengurusan Kemudahan dan Elaun 35
11. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 45
B. BELANJA PEMBANGUNAN (P.63) DAN PENGURUSAN
PEMBANGUNAN
1. Peruntukan Pembangunan 2017 46
2. Pelaksanaan Projek Baharu 47
3. Pengurusan Projek Pembangunan 48
4. Agihan Waran Peruntukan 51
5. Kawalan Perbelanjaan 52
6. Pemantauan Projek Dan Prestasi Belanja Lain-Lain PTJ 52
7. Pelarasan Semula Peruntukan
54
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
ii
KANDUNGAN M/S
C. PENGURUSAN PERAKAUNAN
1. Pelaksanaan Perakaunan Akruan 56 2. Kod Perakaunan 3. Pembayaran Bil dan Penyelenggaraan Daftar Bil 4. Pembayaran Melalui Sistem eSPKB 5. Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan 58 (a) 6. Pembayaran Melibatkan Arahan Perbendaharaan 59 7. Pengurusan Akaun Amanah 8. Pengurusan Akaun Deposit 9. Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (KWS) 10. Penutupan Akaun
57 58 58 58 59 60 62 63 64
D. PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET
1. Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan 65 2. Perolehan Harta Modal Yang Lain (HMYL) Di Bawah
OS35000 Belanja Mengurus 66
3. Pelupusan Aset 68
4. Perolehan Perkhidmatan 62626 69
5. Pindaan Skop Kerja Penyelenggaraan Bangunan 70
6. Kelulusan Penerimaan Hadiah 70
7. Pemantauan dan Pelaporan 72
E. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
1. Perjawatan dan Naziran 73
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
iii
KANDUNGAN M/S
2. Pembekuan Pewujudan Jawatan Baharu 73 3. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 73
4. Tuntutan Bayaran Pertukaran 75
5. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 76
6. Kenaikan Pangkat 76
7. Pengurusan Latihan 77
8. Pengurusan Maklumat 81 9. Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) 82
10. Pengambilan Guru Ganti 83
F. PENGURUSAN AUDITAN
1. Pengurusan Audit Dalam 85
2. Pengurusan Teguran Audit 85
PENUTUP 86
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
iv
SENARAI LAMPIRAN M/S
LAMPIRAN I Senarai Aktiviti Di Bawah Program Khusus 87-88
LAMPIRAN II Penyelaras Bagi Permohonan Peruntukan Program Khusus Bertugas Rasmi ke Luar Negara
89-90
LAMPIRAN III Senarai Semak Bagi Permohonan Penyediaan Kemudahan Secara Pakej
91
LAMPIRAN IV Dokumen Pakej Yang Sering Dikuiri/ Tidak Lengkap 92-95
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
Semua Pengarah/ Setiausaha Bahagian,
Kementerian Pendidikan Malaysia.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2017
Saya selaku Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) dengan
ini menggariskan panduan dan tatacara pengurusan kewangan, pembangunan,
perolehan dan pengurusan aset, sumber manusia, perakaunan dan
pengauditan melalui penghasilan Arahan Pegawai Pengawal (APP) Tahun 2017.
Dokumen ini juga disediakan bagi membantu semua Ketua Jabatan dan warga KPM
untuk melaksanakan program, aktiviti dan projek KPM dengan lebih cekap,
berkesan dan berintegriti.
Penumpuan kepada pembudayaan outcome dan mengoptimumkan peruntukan
perlu dijadikan asas dalam melaksanakan semua program, aktiviti dan projek yang
dirancang supaya ia dapat memberikan impak yang tinggi dan value for money
terhadap peruntukan yang diberikan kepada KPM.
Ketua Jabatan perlu memastikan program/ aktiviti KPM dilaksanakan secara kreatif
dan inovatif selaras dengan peruntukan kewangan Bahagian/ Jabatan dan
mematuhi semua peraturan/ prosedur/ tatacara yang sedang berkuatkuasa
dalam usaha memenuhi aspirasi Dasar Pendidikan Kebangsaan.
Sekian, terima kasih.
“SEHATI SEJIWA”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
PENDAHULUAN
Arahan Pegawai Pengawal (APP) Tahun 2017 ini disediakan sebagai garis panduan
dan tatacara kepada Ketua Jabatan dan pihak pengurusan yang terlibat secara
langsung dalam urus tadbir Belanja Mengurus dan Belanja Pembangunan pada
tahun semasa. APP ini mengandungi garis panduan dan tatacara bagi pengurusan
kewangan, pembangunan, perakaunan, perolehan dan pengurusan aset, sumber
manusia serta pengauditan.
Semua Ketua Jabatan dikehendaki merujuk dan mematuhi peraturan-peraturan yang
telah ditetapkan bagi mengelakkan timbul kekeliruan, penyelewengan dan salah
tadbir dalam pengurusan Kerajaan. Dalam masa yang sama, Ketua Jabatan
diwajibkan memantau peruntukan yang disalurkan oleh Kerajaan sama ada Belanja
Mengurus dan Pembangunan atau lain-lain yang diamanahkan, mengawasi
perbelanjaan dan mengenalpasti keutamaan peruntukan mengikut senarai
perancangan Bahagian/ Jabatan. Perbelanjaan yang telah dilaksanakan perlu dinilai
keberkesanan dan outcome di peringkat Kementerian dan Nasional.
Berlandaskan konsep Let Managers Manage, Pegawai Pengawal dibenarkan
mewakilkan kuasa kepada pegawai-pegawai di bawah seliaan untuk melaksanakan
program/ aktiviti Kementerian mengikut batasan tertentu dengan penuh akauntabiliti
dan berintegriti.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
BELANJA
MENGURUS B.63
DAN
PENGURUSAN
KEWANGAN
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
1
A. BELANJA MENGURUS B.63 DAN PENGURUSAN KEWANGAN
1. PERUNTUKAN MENGURUS 2017
1.1 Perbandingan peruntukan B.63 KPM bagi tahun 2016 dan 2017
mengikut komponen Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (SBBO)
dan Objek Am (OA) adalah seperti berikut:
TAHUN 2016
(RM)
TAHUN 2017
(RM)
PERBEZAAN
(RM)
(a) (b) (c) = (b)-(a)
DASAR
SEDIA ADA 35,720,304,300 39,295,890,700 3,575,586,400
PROGRAM
KHUSUS 3,508,145,300 3,585,049,300 76,904,000
DASAR
BARU 65,000,000 - (65,000,000)
ONE-OFF 22,421,400 11,000,000 (11,421,400)
JUMLAH 39,315,871,000 42,891,940,000 3,576,069,000
KOMPONEN
SBBO
TAHUN 2016
(RM)
TAHUN 2017
(RM)
PERBEZAAN
(RM)
(a) (b) ( c) = (b)-(a)
10000 31,499,701,400 35,906,553,000 4,406,851,600
20000 4,439,256,000 3,593,451,300 (845,804,700)
30000 127,662,900 137,862,900 10,200,000
40000 3,249,250,700 3,254,072,800 4,822,100
JUMLAH 39,315,871,000 42,891,940,000 3,576,069,000
OBJEK AM
(OA)
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
2
Dasar Sedia Ada (DSA)
1.2 Peruntukan DSA sebanyak RM39,295,890,700 melibatkan agihan
kepada 8 program seperti berikut :
TAHUN 2016
(RM)
TAHUN 2017
(RM)
PERBEZAAN
(RM)
(a) (b) (c) = (b)-(a)
PENGURUSAN
KEMENTERIAN 1,550,670,700 3,123,013,700 1,572,343,000
OPERASI
PENDIDIKAN 32,806,882,500 34,849,288,500 2,042,406,000
PENYELIDIKAN DAN
PEMBANGUNAN
ILMU 43,902,200 23,751,300 (20,150,900)
PEMBANGUNAN
PROFESIONALISME 783,775,500 763,040,100 (20,735,400)
PENGUKUHAN
OPERASI
PENDIDIKAN 394,592,200 391,193,100 (3,399,100)
DASAR, PENILAIAN
DAN PENGURUSAN
PRESTASI 70,481,200 75,604,000 5,122,800
MAJLIS
PEPERIKSAAN
MALAYSIA (MPM) 25,000,000 20,000,000 (5,000,000)
DEWAN BAHASA
DAN PUSTAKA 45,000,000 50,000,000 5,000,000
KHUSUS 3,508,145,300 3,585,049,300 76,904,000
DASAR BARU 65,000,000 - (65,000,000)
ONE-OFF 22,421,400 11,000,000 (11,421,400)
JUMLAH 39,315,871,000 42,891,940,000 3,576,069,000
PROGRAM OBB
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
3
i. 010000 - Pengurusan Kementerian;
ii. 020000 - Operasi Pendidikan;
iii. 030000 - Penyelidikan dan Pembangunan Ilmu;
iv. 040000 - Pembangunan Profesionalisme;
v. 050000 - Pengukuhan Operasi Pendidikan;
vi. 060000 - Dasar, Penilaian dan Pengurusan Prestasi;
vii. 070000 - Majlis Peperiksaan Malaysia (MPM);dan
viii. 080000 - Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP).
Program Khusus
1.3 Aktiviti di bawah Program Khusus kod 090000 dengan peruntukan
RM3,585,049,300 adalah melibatkan 27 aktiviti seperti di LAMPIRAN I.
Program One-Off
1.4 Peruntukan Program One-Off di bawah kod 100000 berjumlah
RM11,000,000 melibatkan aktiviti-aktiviti seperti berikut :
i. 100100 - Pelupusan Bahan Berjadual;dan
ii. 100200 - Harta Modal
2. AGIHAN WARAN PERUNTUKAN
2.1 Bahagian Kewangan akan mengagihkan waran peruntukan pertama
kepada Bahagian/ Jabatan pada 6 Januari 2017 (Jumaat).
2.2 Secara umumnya, peratusan agihan waran pertama tahun 2017
mengikut Objek Am (OA) dan Objek Sebagai (OS) adalah seperti
berikut:
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
4
i. Dasar Sedia Ada (DSA):
OBJEK AM
PERATUS AGIHAN
(%) CATATAN
10000
100 OS11000, OS12000, OS13000, dan OS15000
50 OS14000 Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan.
100 OS17000 Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
20000
50
OS21000: OS22000: OS23000: OS24000: OS26000: OS27000: OS28000: OS29000:
Perbelanjaan Perjalanan dan Sara Hidup Pengangkutan Barang-barang Perhubungan dan Utiliti Sewaan Lain-lain Bekalan Bahan Mentah dan Bahan- bahan Penyelenggaraan dan Pembaikan Bekalan Alat Pejabat Penyelenggaraan dan Pembaikan Kecil yang Dibeli Perkhidmatan Pembersihan Kawasan (Bahagian) Penyelenggaraan Komputer Guru Ganti Perkhidmatan Ikhtisas dan Perkhidmatan Lain Yang Dibeli dan Hospitaliti Pakej Mesyuarat/Bengkel Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (Bahagian) Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan.
100 OS24000:
Sewaan Bangunan
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
5
OBJEK AM
PERATUS AGIHAN
(%) CATATAN
OS27000: OS28000:
Pakaian Pembersihan Kawasan (BPPA) Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (BPPA)
40000
50
OS41000 : OS42000:
Biasiswa, Dermasiswa dan Bantuan Pelajaran Pemberian Dalam Negeri - Bantuan Utiliti Sekolah Bantuan
Kerajaan - Aktiviti Pelajar
100
OS43000 : OS47000 : OS48000 :
Pemberian Luar Negeri Faedah, Dividen dan Kenaan Ganjaran Gantian Cuti Rehat
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
6
ii. Program Khusus
OBJEK AM
PERATUS AGIHAN
(%) CATATAN
20000 50
i. Bertugas ke Luar Negara Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan.
20000 30000
100
i. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM ii. Penyelenggaraan Genset iii. Penyelenggaraan Telaga Tiub iv. Penyelenggaraan Solar Hibrid v. Tanah dan Pembaikan Tanah
40000 100
Bantuan Persekolahan
i. Perjalanan dan Pengangkutan Murid (PPM)
ii. Bantuan Geran Per Kapita(PCG)
iii. Bantuan Sukan Sekolah (BSS)
iv. Bantuan Makanan Prasekolah (BMP)
v. Bantuan PCG Prasekolah (PCG PRA)
vi. Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan
(BBTP)
vii. Bantuan Makanan Asrama (BMA)
viii. Rancangan Makanan Tambahan 1Malaysia
(RMT)
ix. Bantuan Jaket Keselamatan (BJK)
x. Kelas Dewasa Orang Asli Penan (KEDAP)
xi. Bantuan Pakaian Seragam Pasukan
Beruniform (BPS)
xii. Biasiswa Sukan (BS)
xiii. Elaun Murid Bekeperluan Khas (EMK)
xiv. Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh
(PKSBP)
xv. Elaun Pra Universiti
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
7
iii. One-Off
OBJEK AM
PERATUS AGIHAN
(%) CATATAN
20000 30000
100 i. Pelupusan Bahan Berjadual ii. Harta Modal (BPPA) iii. Kenderaan dan Jentera
2.3 Ketua Jabatan hendaklah memastikan waran peruntukan pertama
yang diterima direkod di dalam vot e-SPKB/manual. Sekiranya waran
pertama ini perlu diagihkan, Waran Peruntukan Kecil (WPK) hendaklah
dikeluarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada tarikh
waran pertama diterima. Permohonan pelepasan baki (jika ada) boleh
dipertimbangkan dengan mengambil kira prestasi perbelanjaan dan
lain-lain keperluan kritikal.
2.4 Pemberian geran kepada Badan Berkanun hendaklah selaras dengan
Surat Edaran Kementerian Kewangan rujukan KK.BKP(S)10/718 Jld.
4 s.k 2/2009 bertarikh 22 Oktober 2013. Selaras dengan surat edaran
tersebut, geran akan diagihkan secara suku tahunan atau empat (4)
kali setahun. Permohonan kelulusan penyaluran suku tahun ketiga
dan keempat hendaklah disertakan dengan aliran tunai untuk
diperakukan oleh Pegawai Pengawal dan dihantar secara bersekali
kepada Kementerian Kewangan. Kaedah penyaluran adalah seperti
berikut:
Suku Tahun Pertama
(Januari - Mac)
Kedua (April - Jun)
Ketiga (Julai -
September)
Keempat (Oktober - Disember)
Amaun Untuk Disalurkan
Tidak melebihi 25%
daripada jumlah
peruntukan tahunan
Tidak melebihi 25%
daripada jumlah
peruntukan tahunan
Berdasarkan analisa
keperluan tunai
Berdasarkan analisa
keperluan tunai
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
8
Suku Tahun Pertama
(Januari - Mac)
Kedua (April - Jun)
Ketiga (Julai -
September)
Keempat (Oktober - Disember)
Kuasa Melulus Penyaluran
Pegawai Pengawal
Pegawai Pengawal
Kementerian Kewangan
dengan perakuan oleh
Pegawai Pengawal
Kementerian Kewangan
dengan perakuan oleh
Pegawai Pengawal
2.5 Bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan kewangan, terdapat
beberapa fungsi yang dipertanggungjawabkan kepada Bahagian-
bahagian yang bertindak selaku penyelaras peruntukan seperti
berikut:
BAHAGIAN PERUNTUKAN
OBJEK AM
/OBJEK SEBAGAI
Bahagian Perolehan dan
Pengurusan Aset (BPPA)
i. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM
ii. Penyelenggaran Genset iii. Penyelenggaraan Telaga Tiub iv. Penyelenggaraan Solar Hibrid v. Pengurusan Tender Perkhidmatan
Pelupusan Bahan Berjadual vi. Tanah dan Pembaikan Tanah vii. Sewaan Kuarters Institut Pendidikan
OS 28000 OS 28000 OS 28000 OS 28000 OS 29000 OS 31000
OS 24000 OS 32000
Bahagian Kewangan
(BKew)
i. Program Khusus Bertugas Rasmi Luar Negara (Ibu Pejabat)
ii. Semua Jenis Bantuan Persekolahan iii. Pemberian Dalam Negeri
OA 20000
OA 40000 OS 42000
Bahagian Pengurusan
Sumber Manusia (BPSM)
i. Emolumen Jawatan Kumpulan ii. Kenaikan Pangkat Time-Based dan
Lantikan Baru iii. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang iv. Latihan Bagi Anggota Bukan Guru
OA 10000 OA 10000
OS 17000 OA 20000
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
9
BAHAGIAN PERUNTUKAN
OBJEK AM
/OBJEK SEBAGAI
Bahagian Tajaan
Pendidikan (BTajaan)
i. Biasiswa Perguruan Persekutuan
OA 40000
Bahagian Pengurusan
Sekolah Harian (BPSH)
i. Penempatan Guru ii. Pengurusan Sekolah Amanah iii. Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan
Penan (KEDAP)
OA 20000 OA 40000
Bahagian Pendidikan Islam (BPI)
Pengurusan Institusi Pendidikan Islam (termasuk Sekolah Agama Bantuan Kerajaan, Sekolah Agama Rakyat (SAR)dan Sekolah Menengah Kebangsaan Agama (SMKA).
OA 20000 OA 40000
Bahagian Pendidikan
Khas (BPKhas)
i. Sekolah Berkeperluan Khas ii. Sekolah Dalam Hospital (SDH)
OA 20000 OA 20000
Bahagian Sukan (BS)
i. Pengurusan Sukan ii. Bayaran Insentif Jurulatih Sukan iii. Elaun Pra Universiti (EPU) iv. Skim Biasiswa Sukan (BS)
OA 20000 OS 29000 OA 40000 OA 40000
Bahagian Pengurusan
Sekolah Berasrama Penuh dan
Sekolah Kecemerlangan
(BPSBPSK)
Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh (PKSBP)
OS 41000
BDHA Pemberian Luar Negeri
OS 43000
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
10
BAHAGIAN PERUNTUKAN
OBJEK AM
/OBJEK SEBAGAI
Bahagian Kokurikulum
dan Kesenian (BKK)
Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa (Kokurikulum& Sukan)
OS 42000
Bahagian Pendidikan Guru (BPG)
i. Latihan Dalam Perkhidmatan bagi Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
ii. Sekolah Transformasi
OA 20000
OA 40000
Institut Pendidikan
Guru Malaysia (IPGM)
i. Latihan Pra Perkhidmatan ii. Program Teach For Malaysia (TFM)
OA 20000 OA 40000
Institut Aminuddin Baki(IAB)
Latihan Kepimpinan
OA 20000
PADU (Bahagian Khidmat
Pengurusan)
Inisiatif PPPM OA 40000
Jabatan Pelajaran Negeri/
Bahagian (JPN/PPD)
Peruntukan Pengurusan Tender Perkhidmatan
OS 29000
Pengurusan Pentadbiran
Negeri (PPN)
i. Perkhidmatan Pembersihan Kawasan
(KBK) untuk JPN ii. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan
(PKK) untuk JPN
OS 28000 OS 29000
Bahagian Khidmat
Pengurusan (BKP)
i. Sewaan Kenderaan SPANCO ii. Penyelenggaraan Kenderaan SPANCO iii. Bayaran Kos Pelbagai SPANCO (kos
pengangkutan, insurans komprehensif dsb).
OS 24000 OS 28000 OS 29000
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
11
BAHAGIAN PERUNTUKAN
OBJEK AM
/OBJEK SEBAGAI
Bahagian Pembangunan
Kurikulum (BPK)
Memartabatkan Bahasa Malaysia dan Memperkukuh Bahasa Inggeris (MBMMBI)
OA20000 OA40000
2.5.1 Kenaikan Pangkat Time-Based dan Lantikan Baru melibatkan
OS 11000, OS 12000 dan OS 13000.
2.5.2 Kementerian Kewangan telah menggunapakai sepenuhnya kod
objek di bawah OS 17000 bagi bayaran Imbuhan Tahunan dan
Bantuan Kewangan bermula Tahun 2013.
2.6 Peranan Bahagian-bahagian yang dilantik selaku penyelaras
peruntukan adalah seperti berikut:
i. Menyelaraskan keperluan sebenar peruntukan bagi setiap
fungsi/aktiviti yang dipertanggungjawabkan;
ii. Memantau prestasi perbelanjaan;
iii. Memaklumkan Bahagian Kewangan mengenai keperluan
peruntukan tambahan, pindah peruntukan dan tarik balik
peruntukan; dan
iv. Bagi Pengurusan Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan
Kawasan (KBK), Kawalan Keselamatan (PKK) dan Membekal
Makanan Bermasak (BMB) pula, BPPA bertindak sebagai
penyelaras bagi pengurusan tender perkhidmatan Kementerian
namun bagi keperluan peruntukan pelaksanaan adalah di
bawah Bahagian/Jabatan masing-masing.
2.7 Penyelaras bagi fungsi penyelenggaraan peralatan teknologi
maklumat dan komunikasi (ICT) dipertanggungjawabkan kepada
Bahagian/Jabatan berikut:-
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
12
PENYELARAS INSTITUSI TERLIBAT
Bahagian Pengurusan
Maklumat (BPM)
Semua Bahagian di KPM kecuali Bahagian Teknologi Pendidikan.
Semua agensi di negeri terdiri daripada JPN, Cawangan Bahagian Audit Sekolah (BAS), Cawangan Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti (JNJK), Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) dan Pusat Kokurikulum.
Bahagian Teknologi
Pendidikan (BTP)
Bahagian Teknologi Pendidikan, Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri, Pusat Teknologi Pendidikan Bahagian (PTPB), Pusat Kegiatan Guru (PKG) dan semua sekolah di bawah KPM.
Bahagian
Matrikulasi (BM)
Kolej-kolej Matrikulasi KPM.
Institut Pendidikan Guru Malaysia
(IPGM)
Institut Pendidikan Guru (IPG) Induk dan Kampus.
2.8 Penyelaras mengikut fungsi pula dipertanggungjawabkan kepada
Bahagian-bahagian berikut:
BAHAGIAN FUNGSI
Bahagian Perolehan dan
Pengurusan Aset (BPPA)
i. Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan Kawasan
ii. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan
iii. Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak
Bahagian Pengurusan
Sekolah Harian (BPSH)
i. Program Rancangan Makanan Tambahan 1Malaysia
ii. Asrama 1Malaysia
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
13
iii. Pelaksanaan Redeploymen;
iv. Penempatan Guru Baru
v. Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan Penan (KEDAP)
Bahagian Sukan
i. Bantuan Sukan JPN dan PPD
ii. Elaun Pra Universiti (EPU)
iii. Biasiswa Sukan (BS)
Bahagian Pengurusan
Sekolah Berasrama Penuh dan Sekolah
Kecemerlangan (BPSBPSK)
Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh (PKSBP)
Bahagian Pendidikan Khas
(BPKhas) Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK)
Bahagian Kokurikulum dan
Kesenian Bantuan Kokurikulum JPN dan PPD
Jabatan Pendidikan Negeri / Bahagian
i. Peruntukan bagi Perkhidmatan Kebersihan
Bangunan dan Kawasan
ii. Peruntukan bagi Perkhidmatan Kawalan Keselamatan
iii. Peruntukan bagi Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak
iv. Bantuan Jaket Keselamatan Murid (JKM)
Bahagian Pengurusan Maklumat
Sewaan Peralatan ICT bagi semua Bahagian di KPM kecuali Bahagian Teknologi Pendidikan.Semua agensi di negeri terdiri daripada JPN, Cawangan Bahagian Audit Sekolah (BAS), Cawangan Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti (JNJK), Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) dan Pusat Kokurikulum.
Bahagian Pengurusan
Sumber Manusia (BPSM)
Guru Ganti (Sekolah Harian Biasa)
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
14
2.9 Peranan Bahagian-bahagian yang dilantik selaku penyelaras fungsi
adalah seperti berikut:
i. Menyediakan cadangan agihan peruntukan yang akan
disalurkan oleh Bahagian Kewangan kepada semua JPN;
ii. Membekalkan maklumat keperluan peruntukan untuk
diselaraskan oleh Bahagian Kewangan; dan
iii. Bagi Pengurusan Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan
Kawasan (KBK), Kawalan Keselamatan (PKK) dan Membekal
Makanan Bermasak (BMB) pula, BPPA bertindak sebagai
penyelaras bagi pengurusan tender perkhidmatan Kementerian
namun bagi keperluan peruntukan pelaksanaan adalah di
bawah Bahagian/ Jabatan masing-masing.
3. PENYELARASAN SEMULA PERUNTUKAN
3.1 Pindah/ Tambah Peruntukan/ Pelepasan Baki
3.1.1 Permohonan pindah/ tambah peruntukan/ pelepasan baki (jika
ada) boleh dikemukakan kepada Bahagian Kewangan dari
semasa ke semasa sebelum 30 September 2017.
3.1.2 Permohonan pindah/tambah peruntukan/ pelepasan baki akan
dipertimbangkan berdasarkan prestasi perbelanjaan semasa
PTJ. Permohonan mesti disertakan dengan:
i. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan e-SPKB);
ii. Justifikasi yang lengkap; dan
iii. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan/Timbalan/ Ketua
Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan/ Ketua
Penolong Pengarah (KPP) /Ketua Penolong Setiausaha
(KPSU)/ Ketua Unit (KU) yang bertanggungjawab dalam
Pengurusan Kewangan sahaja.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
15
3.2 Tarik Balik Peruntukan
3.2.1 Permohonan tarik balik peruntukan oleh Bahagian/Jabatan
hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya pada 30
September 2017. Sebarang pemulangan baki peruntukan
selepas tarikh ini akan diambil kira dalam pengagihan
peruntukan tahun berikutnya. Permohonan hendaklah
disertakan dengan:
i. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan e-SPKB);
ii. Justifikasi yang lengkap; dan
iii. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan/ Timbalan/ Ketua
Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan/ KPP/
KPSU/ KU yang bertanggungjawab dalam Pengurusan
Kewangan sahaja.
3.2.2 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan baki peruntukan
yang akan ditarik balik tidak mempunyai sebarang komitmen
dan mencukupi bagi membolehkan waran tarik balik
dilaksanakan. Waran tarik balik yang dikeluarkan oleh Bahagian
Kewangan wajib dikunci masuk (key-in) ke dalam sistem
dengan kadar segera.
3.2.3 Bahagian Kewangan berhak mengambil tindakan untuk
menarik balik peruntukan sekiranya prestasi perbelanjaan
tidak memuaskan.
3.2.4 Ketua Jabatan hendaklah memastikan unjuran anggaran
keperluan aliran tunai jabatan/ bahagian/ agensi masing-masing
tepat dan dikemaskini setiap suku tahun dan laporan ini
hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan dan dikemukakan
kepada Bahagian Kewangan sebelum 15 hari bulan setiap
permulaan suku tahun (Januari, April, Julai dan Oktober).
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
16
Ketua Jabatan juga perlu merancang perbelanjaan dengan baik
bagi mengelakkan pembayaran di bawah Arahan
Perbendaharaan 58(a) dan bunching payment di penghujung
tahun.
4. PELAKSANAAN SISTEM BELANJAWAN BERASASKAN OUTCOME
(OBB) DI KPM
4.1 Bagi memastikan pengurusan kewangan KPM berjalan lancar,
pelaksanaan OBB disokong oleh struktur institusi pelaksana
diperjelaskan. 4 jawatankuasa utama dan 2 jawatankuasa kecil yang
berperanan melaksana dan memantau prestasi di bawah OBB
peringkat nasional dan Kementerian telah ditubuhkan seperti berikut:-
i. Jawatankuasa Pemandu OBB Nasional (National OBB Steering
Committee – NOSC), dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha
Perbendaharaan;
ii. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Pusat (Central
Performance Management Committee – CPMC),
dipengerusikan oleh Pengarah Belanjawan, Kementerian
Kewangan;
iii. Jawatankuasa Rasionalisasi Program (Programme
Rationalisation Committee – PRC), dipengerusikan bersama
oleh Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (Dasar) dan
Timbalan Ketua Pengarah I, UPE; dan
iv. Jawatankuasa Pelaksanaan OBB Kementerian(Ministry OBB
Implementation Committee – MOIC), dipengerusikan oleh
Pegawai Pengawal.
4.2 Menerusi MOIC, Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Program dan
Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Aktiviti telah ditubuhkan bagi
setiap Program dan Aktiviti iaitu:
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
17
i. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Program (Programme
Performance Management Committee – PPMC),
dipengerusikan oleh Pengurus Program; dan
ii. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Aktiviti (Activity
Performance Management Committee – APMC),
dipengerusikan oleh Ketua Aktiviti.
4.3 Peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa-jawatankuasa yang telah
dilantik adalah seperti berikut:
4.3.1 Jawatankuasa Pelaksanaan OBB Kementerian (Ministry
OBB Implementation Committee – MOIC)
i. MOIC ditugaskan untuk melaksanakan proses strategik
OBB;
ii. MOIC akan merancang, membentuk dan memperbaiki
Program dan Aktiviti untuk memastikan jajaran dan
sumbangan kepada NRF;
iii. MOIC akan menyediakan anggaran bajet tahunan
Kementerian bagi Program dan Aktiviti, memantau
kemajuan pelaksanaan dan melaporkan prestasi suku
tahun dan tahunan kepada CPMC;
iv. MOIC akan merekod dan memperakukan keputusan
rancangan dan bajet Kementerian dalam minit
mesyuarat;
v. MOIC hendaklah menubuhkan jawatankuasa bagi setiap
Program dan Aktiviti untuk menguruskan perancangan
outcome, penyediaan bajet, pemantauan dan penilaian,
dan proses pelaporan keberhasilan;
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
18
vi. MOIC bertanggungjawab ke atas penginstitusian dan
kemapanan pembinaan kapasiti dan inisiatif komunikasi
OBB dalam Kementerian;
vii. MOIC akan memberi maklum balas terhadap cabaran
dan isu ke atas pelaksanaan OBB kepada NOSC; dan
viii. MOIC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya
sekali bagi setiap suku tahun.
4.3.2 Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Program (Programme
Performance Management Committee – PPMC)
i. PPMC akan merancang hala tuju dan melaksanakan
program OBB bagi mencapai outcome Program yang
dihasratkan termasuk menyemak analisis pelanggan
/stakeholder yang dibuat pada tahun sebelumnya
mengikut konteks persekitaran sosioekonomi semasa, di
samping mengambil kira trend dan prestasi tahun-tahun
sebelumnya;
ii. PPMC akan menganalisis, menyemak dan
menggabungkan cadangan bajet bagi Aktiviti di bawah
program OBB sebelum dikemukakan kepada MOIC;
iii. PPMC akan memantau dan menilai program OBB
berdasarkan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dan sasaran
prestasi serta melaporkan hasilnya kepada MOIC secara
suku tahunan;
iv. PPMC akan mengambil tindakan pembetulan setelah
disahkan dan diluluskan oleh MOIC yang termasuk
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
19
melaporkan analisis varian dan laporan hasil daripada
tindakan pembetulan yang dilaksanakan; dan
v. PPMC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya
sekali setiap suku tahun bagi tujuan penilaian dan
pelaporan keberhasilan peringkat Program.
4.3.3 Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Aktiviti (Activity
Performance Management Committee – APMC)
i. APMC akan membangunkan pelan tindakan untuk
melaksanakan aktiviti bagi mencapai sasaran outcome
berdasarkan hala tuju yang ditetapkan oleh PPMC dan
MOIC;
ii. APMC akan menyediakan bajet Aktiviti untuk
dikemukakan kepada PPMC;
iii. APMC akan memantau dan menilai Aktiviti berdasarkan
KPI dan sasaran prestasi dan melaporkan prestasi
bulanan atau suku tahunan. APMC akan mengambil
tindakan pembetulan setelah disahkan dan diluluskan oleh
MOIC yang termasuk melaporkan analisis varian dan
laporan hasil daripada tindakan pembetulan yang
dilaksanakan; dan
iv. APMC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya
sekali setiap suku tahun bagi tujuan penilaian dan
pelaporan keberhasilan peringkat aktiviti
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
20
5. PENGURUSAN PRESTASI BELANJA MENGURUS
5.1. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA)
5.1.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan pembentangan laporan
kewangan dibuat kepada JPKA masing-masing mengikut
kekerapan dan peraturan yang ditetapkan di bawah 1Pekeliling
Perbendaharaan PS 5.1. Mesyuarat JPKA di peringkat
Bahagian/Jabatan/PTJ hendaklah dibuat lebih awal dari tarikh
mesyuarat JPKA di peringkat Kementerian mengikut ketetapan
seperti berikut :
Bil. Tempoh Suku
Tahun
Tarikh Mesyuarat di
Bahagian/Jabatan
Tarikh Akhir Hantar Minit dan Laporan ke Bkew
Pertama
Oktober – Disember (Tahun
sebelumnya)
Sebelum 1 Februari
1 Februari
Kedua Januari – Mac
(Tahun Semasa) Sebelum 15 April 15 April
Ketiga April – Jun
(Tahun Semasa) Sebelum 15 Julai 15 Julai
Keempat Julai – September (Tahun Semasa)
Sebelum 15 Oktober
15 Oktober
5.1.2 JPKA hendaklah membincangkan perkara-perkara seperti
berikut:
i. Pengurusan Bajet;
ii. Pengurusan Perakaunan;
iii. Pengurusan Perolehan;
iv. Pengurusan Aset dan Stor;
v. Perbelanjaan Utiliti; dan
vi. Barang pakai habis.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
21
6. PELAPORAN ANGGARAN HASIL KEPADA PERBENDAHARAAN
MALAYSIA
6.1 Perbendaharaan Malaysia menetapkan semua Kementerian dan
Agensi untuk menyediakan anggaran hasil bagi hasil-hasil Kerajaan
Persekutuan yang akan dipungut pada tahun berikutnya. Anggaran
hasil yang diperolehi akan digunakan dalam penyediaan Buku
Anggaran Hasil Persekutuan.
6.2 Berdasarkan Arahan Perbendaharaan 41, penyediaan anggaran hasil
hendaklah mematuhi kod penjenisan hasil seperti yang ditetapkan oleh
Perbendaharaan Malaysia di bawah peruntukan 1Pekeliling
Perbendaharaan PS1.1 - Penjenisan Kod Bagi Hasil dan
Perbelanjaan.
6.3 Anggaran hasil perlu dikemukakan oleh KPM kepada Perbendaharaan
Malaysia sebelum atau pada 31 Julai 2017. Bagi tujuan penyelarasan
dan penyatuan maklumat anggaran hasil berkenaan, Bahagian/
Jabatan/ Agensi hendaklah mengemukakan maklumat anggaran hasil
kepada Bahagian Kewangan, KPM sebelum atau pada 30 Jun 2017.
7. PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA (ABT)
7.1 Pelaporan ABT Kepada Jabatan Akauntan Negara
7.1.1 Seperti yang digariskan di dalam 1Pekeliling Perbendaharaan
WP10.6 - Penyelenggaraan dan Pelaporan ABT, terdapat dua
(2) Laporan ABT yang perlu dikemukakan oleh KPM kepada
Akauntan Negara Malaysia (ANM) melalui Pegawai Pengawal
bagi setiap enam (6) bulan. Bagi tahun 2017,
Bahagian/Jabatan/Agensi hendaklah mengemukakan laporan-
laporan berkenaan kepada Bahagian Kewangan untuk tujuan
penyelarasan sebelum tarikh-tarikh yang dinyatakan di bawah:
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
22
BIL. JENIS
LAPORAN
TARIKH AKHIR
PENGHANTARAN
KE BKEW
TARIKH AKHIR
PENGHANTARAN
KE ANM
FORMAT
PELAPORAN
1.
Laporan
ABT KPM
sehingga
31
Disember
2016
16 Januari 2017 31 Januari 2017
Seperti yang
dinyatakan
pada
Lampiran A di
dalam
1Pekeliling
Perbendahara
an WP10.6
Penyelenggara
an dan
Pelaporan ABT
2.
Laporan
ABT KPM
sehingga 30
Jun 2017
14 Julai 2017 31 Julai 2017
7.1.2 Bahagian/Jabatan turut dikehendaki untuk mengemukakan
laporan terperinci tunggakan ABT kepada Bahagian
Kewangan setiap suku tahun 2017 menggunakan format di
dalam 1Pekeliling Perbendaharaan WP10.6. Laporan tersebut
akan dibentangkan di dalam Mesyuarat Pengurusan ABT dan
mesyuarat-mesyuarat Pengurusan Tertinggi Kementerian
sekiranya perlu.
7.2 Mewujudkan Tatacara Perakaunan ABT
7.2.1 Setiap tunggakan ABT perlulah direkodkan dengan teratur
supaya pegawai yang melaksanakan kutipan dapat memantau
jumlah tunggakan ABT yang terkini dan mengambil tindakan
yang sewajarnya berdasarkan kronologi dan maklumat yang
dinyatakan di dalam rekod berkenaan.
7.2.2 Bagi tujuan itu, Ketua Jabatan hendaklah mewujudkan rekod-
rekod perakaunan ABT seperti yang digariskan oleh Akauntan
Negara Malaysia di dalam Surat Pekeliling Akauntan Negara
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
23
Malaysia Bilangan 9 Tahun 2011 dan memastikan rekod-rekod
berkenaan sentiasa diselenggara dan dikemaskini.
7.3 Tanggungjawab Mengutip Tunggakan ABT
7.3.1 Seperti yang terkandung di dalam Arahan Perbendaharaan 53,
Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab melaksanakan
kewajipan kewangan Kementerian masing-masing dengan
sempurna bagi memungut dengan sewajarnya segala Wang
Awam yang patut diterima oleh atau di bawah arahan mereka
dan bertanggungjawab sekiranya akaun yang dikemukakan oleh
mereka atau di bawah kuasa mereka didapati tidak betul.
7.3.2 Arahan Perbendaharaan 89A.(b) pula
mempertanggungjawabkan semua pemungut dan Pegawai
Pengawal bagi mengambil tindakan untuk memungut semua
ABT.
7.3.3 Sehubungan dengan itu, Ketua Jabatan dan pegawai yang
melaksanakan kutipan tunggakan ABT di
Bahagian/Jabatan/Agensi hendaklah melaksanakan usaha
mendapatkan kembali hutang secara giat dengan menggunakan
semua saluran yang ada seperti di bawah:
i. Mengesan alamat terkini penghutang menerusi agensi-
agensi seperti Jabatan Pendaftaran Negara, Jabatan
Pengangkutan Jalan, Suruhanjaya Perkhidmatan
Pelajaran, Suruhanjaya Pilihan Raya, Jabatan Imigresen
dan lain-lain;
ii. Mengesan rekod masuk keluar negara dengan Jabatan
Imigresen dan Wisma Putra sekiranya perlu;
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
24
iii. Menghantar surat-surat peringatan bayaran hutang
kepada alamat penghutang yang dikenalpasti dengan
konsisten dan kerap;
iv. Menyemak status kemuflisan individu atau syarikat
dengan Jabatan Insolvensi;
v. Mengadakan lawatan ke premis atau ke alamat
penghutang untuk bersemuka dengan penghutang; dan
vi. Lain-lain usaha yang difikirkan perlu.
7.3.4 Setelah usaha-usaha seperti yang dinyatakan di atas dibuat
dengan giat dan penghutang didapati tidak memberikan maklum
balas atau tidak dapat dikesan, kes tersebut perlu dikemukakan
kepada Penasihat Undang-undang Kementerian dengan kadar
segera supaya tindakan perundangan dapat diambil selaras
dengan Akta Had Masa 1953 berkuat kuasa.
7.4 Hapus Kira ABT
7.4.1 Arahan Perbendaharaan 328(a) membenarkan Ketua Jabatan
untuk mengemukakan permohonan hapus kira bagi hutang yang
tidak dapat dikutip melalui Pegawai Pengawal kepada
Perbendaharaan Malaysia bagi tujuan kelulusan hapus kira.
Sehubungan dengan itu, semua permohonan hapus kira
hendaklah dikemukakan melalui Bahagian Kewangan bagi
tujuan kelulusan di peringkat Pegawai Pengawal atau
Perbendaharaaan Malaysia.
7.4.2 Semua permohonan hapus kira yang diterima oleh Bahagian
Kewangan akan disemak dan diteliti terlebih dahulu. Sekiranya
usaha mengesan penghutang dan usaha membuat kutipan
didapati tidak dilaksanakan dengan intensif oleh Bahagian/
Jabatan, maka Bahagian Kewangan berhak untuk menolak
permohonan tersebut. Permohonan yang dikemukakan juga
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
25
hendaklah bersekali dengan dokumen pembuktian/ sokongan
dalam kes pegawai meninggal dunia, diisytiharkan muflis atau
yang berkaitan.
7.4.3 Semua permohonan hapus kira hendaklah berdasarkan format
yang ditetapkan di bawah 1Pekeliling Perbendaharaan WP10.3
- Pengurusan Kehilangan Dan Hapus kira Wang Awam.
8. PELAKSANAAN PENGURUSAN BANTUAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR
8.1 Pihak Kementerian amat prihatin terhadap kebajikan murid terutama
mereka yang datang daripada keluarga miskin. Kementerian
menyediakan peruntukan khusus kepada murid sekolah rendah,
menengah dan lepasan menengah yang merangkumi 18 jenis
bantuan persekolahan melibatkan peruntukan berjumlah
RM3,059,975,300 pada tahun 2017.
8.2 Kerajaan telah meluluskan peruntukan sejumlah RM350 juta untuk
meneruskan pemberian Bantuan Khas Awal Persekolahan 1Malaysia
kepada murid Tahun 1 hingga Tingkatan 5 dari kalangan isi rumah
berpendapatan RM3,000 ke bawah bagi sesi persekolahan tahun 2017.
Jabatan Pendidikan Negeri/Bahagian diminta untuk mematuhi Garis
Panduan Bantuan Khas Awal Persekolahan 1Malaysia Kepada Murid
di Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan Tahun 2017 yang
dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan.
8.3 Kerajaan meneruskan pelaksanaan Program Baucar Buku 1Malaysia
dengan kadar bantuan RM250 seorang bagi tujuan pembelian buku-
buku rujukan. Program ini diperuntukkan sejumlah RM45,862,000 yang
dijangka memberi manfaat kepada kira-kira 220,800 pelajar Tingkatan
6, Kolej Matrikulasi serta Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM).
Sekolah/Kolej Matrikulasi/IPGM perlu memastikan agar Garis
Panduan Pelaksanaan/Pemberian Baucar Buku 1Malaysia
dipatuhi.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
26
8.4 Peruntukan/Waran peruntukan bagi bantuan persekolahan lain akan
disalurkan mulai Januari 2017 secara berperingkat seperti berikut:
Bil Jenis Bantuan Tarikh
Penyaluran/Bayaran
1. Kumpulan Wang Amanah Pelajar
Miskin Minggu Pertama Januari
2017
2.1 2. Bantuan Geran Per Kapita
Minggu Ke-2 Januari 2017
3. Bantuan Sukan Sekolah
4. Bantuan Makanan Prasekolah
5. Bantuan PCG Prasekolah
6. Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan
7. Bantuan Makanan Asrama
8. Rancangan Makanan Tambahan 1Malaysia
9. Perjalanan dan Pengangkutan Murid
10. Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh
11. Biasiswa Sukan
12. Elaun Pra Universiti
13. Kelas Dewasa Orang Asli dan Penan
14. Elaun Murid Berkeperluan Khas
15. Bantuan Jaket Keselamatan
16. Bantuan Pakaian Seragam Pasukan Beruniform
17. Baucar Buku 1Malaysia Minggu Ke-3 Januari 2017
18.
Bantuan Khas Awal Persekolahan 1Malaysia
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
27
9. PENGURUSAN PERMOHONAN BERTUGAS RASMI/ LAWATAN PERSENDIRIAN DI LUAR NEGARA
9.1 Pengurusan permohonan lawatan rasmi YB Menteri Pendidikan dan
YB Timbalan Menteri Pendidikan adalah tertakluk kepada Arahan
Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2008 dan surat Ketua
Setiausaha Perbendaharaan bertarikh 15 Julai 2009.
9.2 Semua tugasan/lawatan rasmi yang melibatkan Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan, perakuan Ketua Jabatan dan sokongan
Ketua Perkhidmatan hendaklah diperoleh terlebih dahulu. Bagi
pegawai dan kakitangan bukan guru perlu mendapat perakuan
Ketua Jabatan sebelum dikemukakan kepada Pegawai Pengawal
untuk kelulusan.
9.3 Keperluan tugasan/lawatan rasmi pegawai ke luar negara
hendaklah dirancang dengan teliti dan bilangan delegasi
hendaklah diminimumkan mengikut keperluan lawatan
berdasarkan bidang tugas, tanggungjawab dan kemahiran
masing-masing.
9.4 Bagi lawatan rasmi ke luar negara yang melibatkan murid, jumlah guru
pengiring adalah mengikut nisbah 5 murid : 1 guru bagi Sekolah
Rendah dan nisbah 8 murid : 1 guru bagi Sekolah Menengah
tertakluk kepada keperluan dan peruntukan yang mencukupi.
Sekiranya terdapat keperluan untuk menghantar lebih ramai pegawai,
justifikasi dan senarai tugas setiap pegawai perlu dikemukakan. Walau
bagaimanapun, Bahagian Penyelaras bertaggungjawab menapis
permohonan yang melibatkan murid-murid sekolah rendah bagi
mengelakkan sebarang kemungkinan yang tidak diingini.
9.5 Permohonan peruntukan Program Khusus Bertugas Rasmi di Luar
Negara bagi semua Bahagian/Jabatan di KPM hendaklah
dikemukakan kepada Bahagian-bahagian yang dilantik sebagai
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
28
penyelaras mengikut jenis program seperti di Lampiran II. Bahagian-
bahagian Penyelaras bertanggungjawab untuk:
i. Menilai program yang akan dilaksanakan mengikut keutamaan;
ii. Memastikan peruntukan mencukupi untuk melaksanakan
program yang diluluskan;
iii. Memastikan permohonan dikemukakan dengan lengkap dan
betul;
iv. Bagi permohonan yang melebihi 3 orang wajib memberikan
justifikasi yang jelas mengenai keperluan penyertaan setiap
pegawai dan fungsi/tugasan dalam urusan permohonan
perjalanan tugas rasmi ke luar negara berkenaan sebelum
dikemukakan ke Bahagian Kewangan dan diangkat untuk
pertimbangan dan kelulusan Kementerian Kewangan;
v. Bahagian Penyelaras WAJIB menyaring permohonan dan
mengehadkan penyertaan pegawai terlebih dahulu
terutamanya bagi yang melibatkan peruntukan yang besar
Program Khusus Bertugas Rasmi ke Luar Negara dengan
menekankan konsep value-for-money dan menepati
objektif/sasaran lawatan berkenaan;
vi. Perbelanjaan bertugas ke luar negara hanya dibenarkan bagi
urusan seperti berikut:
a) mesyuarat atau persidangan berjadual/ berkala yang
telah diluluskan di dalam bajet tahunan dan yang benar-
benar penting serta memberi impak yang signifikan
kepada kepentingan negara; atau
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
29
b) mesyuarat dan persidangan yang telah diluluskan oleh
Jemaah Menteri; dan
c) Pegawai Pengawal digalakkan untuk mewakilkan
kehadiran ke mesyuarat atau persidangan tertentu
kepada Duta/ Ketua Perwakilan Malaysia di negara
berkenaan atau negara yang berhampiran, tanpa
penyertaan pegawai dari Malaysia.
vii. Permohonan yang tidak akan dipertimbangkan untuk lawatan
rasmi ke luar Negara walaupun tidak menggunakan peruntukan
Program Khusus Bertugas Rasmi ke Luar Negara seperti
berikut:
a) Program Lawatan Sambil Belajar yang melibatkan
bilangan pegawai yang melebihi 10 orang;
b) Program penanda aras yang tidak memberi impak
kepada pelaksanaan dasar-dasar pendidikan yang
diberikan fokus pada tahun 2017; dan
c) Lain-lain permohonan yang tidak relevan dengan dasar
kementerian.
viii. Bilangan pegawai yang mengiringi Ketua Delegasi iaitu sama
ada YB Menteri/ Timbalan Menteri/ Ketua Setiausaha/ Ketua
Jabatan yang dibenarkan adalah seperti berikut:
a) satu (1) orang sahaja bagi negara yang mempunyai
pejabat perwakilan Malaysia; dan
b) tidak melebihi dua (2) orang bagi negara yang tidak
mempunyai pejabat perwakilan Malaysia.
9.6 Semua permohonan bertugas rasmi ke luar negara yahg
menggunakan peruntukan Akaun Amanah/Kumpulan Wang
Amanah mesti diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
30
daripada 40 hari bekerja sebelum tarikh perjalanan. Semua
permohonan ini perlu dipastikan lengkap sebelum dikemukakan ke
Bkew untuk mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal dan
Kementerian Kewangan.
9.7 Semua permohonan Bertugas Rasmi ke Luar Negara hendaklah
diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 21 hari
bekerja sebelum tarikh perjalanan. Manakala bagi permohonan yang
memerlukan kelulusan khas Kementerian Kewangan, permohonan
hendaklah diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang daripada
35 hari bekerja. Sekiranya terdapat kuiri di dalam permohonan
tersebut, Bahagian Penyelaras perlu mengemukakan semula
dokumen dalam tempoh 5 hari bekerja. Kegagalan mematuhi
tempoh kuiri di atas akan mengakibatkan permohonan ditolak.
9.8 Kategori permohonan yang memerlukan kelulusan khas Kementerian
Kewangan yang menggunakan peruntukan di bawah Program Khusus
Bertugas Rasmi ke Luar Negara adalah seperti berikut:
i. Penyertaan melibatkan lebih daripada 3 orang pegawai;
ii. Lawatan yang berkaitan dengan pelaksanaan sesuatu kontrak
atau projek. (1Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1)
iii. Kekerapan perjalanan maksimum atas tugas rasmi (tidak
termasuk kursus/latihan) ke luar negara yang dibenarkan dalam
tempoh setahun adalah seperti berikut:
a) tiga (3) kali bagi Ketua Setiausaha/ Ketua Jabatan/ Ketua
Agensi; dan
b) dua (2) kali bagi pegawai- pegawai yang lain.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
31
9.9 Permohonan perjalanan bertugas rasmi ke luar negara yang
menggunakan peruntukan sendiri, tajaan oleh penganjur/ badan-badan
bukan Kerajaan atau persatuan dan bukan syarikat swasta adalah
dikecualikan daripada kelulusan khas Kementerian Kewangan
tetapi hendaklah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.
9.10 Bagi permohonan yang melibatkan pembentangan kertas kajian/kertas
kerja/kerja ilmiah, penilaian dan kelulusan perlu diperoleh daripada
Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan
(BPPDP) sebelum dikemukakan kepada Bahagian Kewangan. Surat
Siaran Kementerian Pendidikan Malaysia Bilangan 14 Tahun 2013,
Garis Panduan Pembentangan Kertas Ilmiah Peringkat Antarabangsa
di Dalam dan Luar Negara bertarikh 12 Jun 2013 hendaklah digunakan
sebagai panduan permohonan.
9.11 Laporan Keberkesanan Program melalui Sistem e-Lawatan
Antarabangsa (e-La) di alamat http://apps5.moe.gov.my/ebdha/
menggunakan pelayar web Microsoft Internet Explorer 9++ hendaklah
dikemukakan selepas menghadiri program tersebut kepada Bahagian
Dasar dan Hubungan Antarabangsa (BDHA) dalam masa 14 hari
bekerja selepas tarikh balik tugasan rasmi. Satu salinan laporan juga
hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Kewangan.
9.12 Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk memastikan permohonan yang
dikemukakan menepati semua peraturan yang ditetapkan.
9.13 Bahagian Kewangan tidak akan memproses permohonan perjalanan
bertugas rasmi ke luar negara sekiranya:
i. Permohonan lewat diterima dari tempoh yang ditetapkan;
ii. Permohonan tidak disertakan dokumen yang lengkap;
iii. Peruntukan Bahagian/Jabatan yang tidak mencukupi; dan
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
32
iv. Perjalanan telah dilakukan terlebih dahulu.
9.14 Perjalanan yang dilakukan tanpa kelulusan Pegawai Pengawal akan
menyebabkan tuntutan tidak boleh dibayar dan boleh dikenakan
tindakan tatatertib.
9.15 Borang dan dokumen yang perlu dikemukakan kepada Bahagian
Kewangan yang mengandungi:
i. Borang Lampiran A (Perincian Permohonan)
a) Borang yang digunakan adalah seragam; dan
b) Header dan Footer pada borang ini akan ditandatangani
oleh Pegawai Pengawal dengan mencatatkan tajuk
program, nama pegawai (jika ramai, nyatakan jumlah dan
senarai pegawai disertakan sebagai lampiran lain),
tempat lawatan dan tarikh lawatan.
ii. Borang Lampiran B (Implikasi Kewangan)
a) Mengemukakan jadual pengiraan anggaran implikasi
kewangan yang mengandungi pengiraan keperluan
kewangan berdasarkan kelayakan pegawai bertugas
rasmi di luar negara seperti kelayakan pengangkutan,
penginapan, elaun makan minum, tambang tiket kapal
terbang dan lain-lain berkaitan;
b) Menyatakan baki peruntukan yang masih ada bagi
Program Khusus Luar Negara; dan
c) Lain-lain sumber seperti tajaan, sumbangan pesendirian
dan lain-lain.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
33
iii. Borang Lampiran C (Senarai Peserta)
a) Menyediakan Lampiran C bagi program yang melibatkan
peserta melebihi 3 orang yang menyatakan nama penuh
pegawai, gred jawatan dan tempat bertugas.
iv. Borang Lampiran D (Surat Akuan Bebas Daripada Senarai
Hitam Bahagian Tajaan, KPM)
a) Mengisi Lampiran D yang mengandungi akuan bebas
daripada senarai hitam bagi penerima biasiswa/pinjaman
pendidikan di bawah Bahagian Tajaan, KPM yang
disahkan oleh Ketua Jabatan masing-masing.
v. Borang Lampiran E (Senarai Semak Permohonan)
a) Bahagian/Jabatan yang memohon hendaklah menyemak
keperluan dokumen disediakan dengan lengkap dan
sempurna sebelum dikemukakan kepada Bahagian
Kewangan bagi memudahkan perkara ini diproses
sebelum dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan
Pegawai Pengawal.
9.16 Ketua Jabatan hendaklah merujuk Pekeliling, Surat Pekeliling dan
Surat Edaran seperti berikut dalam menguruskan permohonan
bertugas rasmi ke luar negara:
i. Surat Edaran Bahagian Kewangan bertarikh 13 April 2012
berkaitan Garis Panduan Permohonan Bertugas Rasmi di Luar
Negara Bagi semua Penjawat Awam di KPM;
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
34
ii. Surat Edaran Bahagian Kewangan bertarikh 7 September 2011
berkaitan Syarat-syarat Kelulusan Bertugas Rasmi Di Luar
Negara Bagi Pegawai-pegawai di KPM;
iii. SPK Bilangan 4 Tahun 2011 Garis Panduan Pengurusan
Kewangan dan Perakaunan dan Peruntukan Khas Sekolah
Berprestasi Tinggi KPM;
iv. SPK Bilangan 2 Tahun 2011 Kadar Kelayakan Makan dan
Penginapan Murid/Atlet/Pelajar KPM Yang Terlibat Dalam
Pelaksanaan Aktiviti Kurikulum, Kokurikulum dan Sukan Dalam
atau Luar Negara;
v. SPK Bilangan 3 Tahun 2010 dan SPK Bil. 4 Tahun 2009
berkaitan Peraturan Perjalanan Tugas Rasmi ke Luar Negara
KPM;
vi. Surat Edaran Bahagian Kewangan bertarikh 10 Julai 2013
berkaitan Perubahan Tatacara Pengurusan Permohonan
Bertugas Rasmi Ke Luar Negara Bagi Semua Pegawai Awam di
Kementerian Pendidikan Malaysia;
vii. Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1984 berkaitan Menghadiri
Persidangan/Kursus/Lawatan Rasmi/Lawatan Persendirian Ke
Luar Negeri Badan-badan Berkanun dan Kuasa-kuasa
Tempatan; dan
viii. Pekeliling Perbendaharaan mengenai Garis Panduan
Perbelanjaan Secara Berhemat Bagi Mengawal Perbelanjaan
Awam yang sedang berkuatkuasa.
9.17 Permohonan perjalanan ke luar negara bagi lawatan persendirian
hendaklah diuruskan mengikut Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
35
2012 bertarikh 1 Oktober 2012 berkaitan Peraturan Perjalanan
Pegawai Awam Ke Luar Negara Atas Urusan Persendirian.
10. PENGURUSAN KEMUDAHAN DAN ELAUN
10.1 Kelulusan Pakej
10.1.1 Perancangan Program Awal Tahun
i. Setiap Ketua Jabatan hendaklah merancang
pelaksanaan program/ aktiviti pada setiap awal tahun
dan mengenal pasti hanya program/ aktiviti yang benar-
benar perlu sahaja dilaksanakan melalui kemudahan
pakej.
ii. Peraturan mengenai penyediaan kemudahan pakej tugas
rasmi dan kursus/ latihan di KPM adalah terkandung di
dalam Surat Pekeliling Kewangan (SPK) Bilangan 1
Tahun 2014, Permohonan Penyediaan Kemudahan
Pakej Penginapan dan Makan Bagi Tugas Rasmi dan
Kursus di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia
(KPM).
10.1.2 Penggunaan Institut Latihan Awam (Ila)/ Premis Kerajaan
i. Selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan PB 3.1 –
Garis Panduan Langkah-langkah Mengoptimumkan
Perbelanjaan Kerajaan, semua kementerian/ jabatan/
agensi hendaklah mengaplikasikan pendekatan Strategi
Lautan Biru Kebangsaan (NBOS) dengan
mengoptimumkan penggunaan Pusat Latihan
1Malaysia (1MTC) dan juga kemudahan di Institusi
Latihan Awam (ILA) milik Kerajaan bagi penganjuran
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
36
persidangan/ seminar/ pameran/ kursus/ bengkel dan
sebagainya.
ii. Bahagian/ Jabatan hendaklah membuat tempahan lebih
awal dengan pihak ILA bagi mengelakkan tiada
kekosongan.
iii. Ketua Jabatan yang telah berusaha mendapatkan
tempahan dengan pihak Institut Latihan Awam (ILA) lebih
awal tetapi tidak berjaya di atas sebab-sebab tertentu,
permohonan pakej di premis swasta hendaklah
disertakan dokumen berikut:
a) Surat permohonan tempahan kepada sekurang-
kurangnya lima (5) ILA; dan
b) Surat jawapan dari kelima-lima ILA tersebut.
iv. Garis panduan bagi pelaksanaan kursus/ tugas rasmi/
majlis rasmi di ILA KPM adalah seperti yang dinyatakan
di dalam Surat Pekeliling Kewangan (SPK) KPM Bil.1
Tahun 2016 - Pelaksanaan Penggunaan Kemudahan Di
Institut Latihan Awam Di Bawah Kementerian Pendidikan
Malaysia (ILA KPM) Selaras Dengan Dasar
Mengoptimumkan Perbelanjaan.
10.1.3 Kemudahan Pakej Di Premis Swasta
i. Arahan Pentadbiran Pegawai Pengawal: Langkah-
Langkah Tambahan Penjimatan Belanja Mengurus
Tahun 2015, KPM yang berkuatkuasa pada 1 Oktober
2015 di perenggan 4.4 telah menyatakan semua
permohonan baharu bagi penganjuran program/aktiviti
secara pakej di premis swasta tidak dibenarkan.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
37
Arahan ini akan terus berkuatkuasa bagi tahun 2017
selagi mana perbelanjaan kemudahan pakej tersebut
mengguna pakai peruntukan kerajaan. Namun,
permohonan pengecualian terhadap kelulusan ini boleh
diberikan sekiranya Bahagian/Jabatan dapat
membuktikan bahawa harga keseluruhan pakej
(termasuk tuntutan perjalanan) bagi penganjuran
program/aktiviti di premis swasta setara/lebih rendah
berbanding pelaksanaan di premis kerajaan.
ii. Premis swasta yang dimaksudkan adalah termasuk
hotel, premis badan berkanun dan syarikat berkaitan
kerajaan (GLC) yang mengenakan kadar bayaran
penginapan dan makan.
iii. Semua permohonan pakej di premis swasta tanpa
mengira jumlah kos pakej hendaklah mendapat
kelulusan khas Pegawai Pelulus seperti berikut:
Bil. Kos Pakej Pegawai Pelulus
1. RM50,000 dan ke bawah Setiausaha Bahagian Kewangan
2. RM50,000 ke atas Pegawai Pengawal
iv. Kelulusan khas ini adalah terpakai kepada semua
Bahagian/Jabatan kecuali kepada Bahagian/Jabatan
yang telah mendapat pengecualian daripada pegawai
Pengawal.
v. Kos-kos selain kos pakej seperti kos tuntutan perjalanan,
sewaan dan lain-lain perbelanjaan hendaklah diambil kira
dalam melaksanakan sesuatu program untuk
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
38
memastikan kaedah dan pendekatan yang paling
menjimatkan telah dilaksanakan dalam semua perkara.
vi. Semua program/aktiviti berbentuk mesyuarat
pengurusan di peringkat Bahagian atau bersama
agensi-agensi di bawah kawalan Bahagian berkenaan
hendaklah dihadkan kepada sehari sahaja dan
dilaksanakan di premis sendiri atau premis kerajaan.
10.1.4 Tatacara Perolehan Pakej
i. Ketua Jabatan juga diingatkan untuk mematuhi
Tatacara Perolehan Kerajaan Kemudahan Secara
Pakej yang sedang berkuat kuasa di dalam
1Pekeliling Perbendaharaan PK7.1 dan PK7.2
sebelum mengemukakan permohonan pakej kepada
Pegawai Pelulus. Ketidakpatuhan dalam
melaksanakan kaedah perolehan pakej akan
menyebabkan permohonan ditolak dan tidak
dipertimbangkan.
10.1.5 Senarai Semak Dokumen Pakej
i. Dokumen permohonan yang perlu dihantar hendaklah
lengkap berserta justifikasi yang kukuh dan relevan.
Ketua Jabatan boleh merujuk kepada Lampiran III bagi
senarai semak terkini permohonan pakej dan Lampiran
IV bagi mengenal pasti senarai dokumen yang sering
dikuiri untuk dijadikan panduan.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
39
10.1.6 Tempoh Menghantar Permohonan Pakej
i. Ketua Jabatan hendaklah memastikan permohonan pakej
dikemukakan kepada Pegawai Pelulus sekurang-
kurangnya 30 hari daripada tarikh program akan
diadakan.
ii. Tarikh akhir permohonan pakej hendaklah
dikemukakan selewat-lewatnya pada 1 November
2017 manakala tarikh akhir pelaksanaan pakej adalah
pada 30 November 2017 tertakluk kepada peruntukan
yang mencukupi serta mematuhi sepenuhnya peraturan
kewangan yang berkuat kuasa.
iii. Pegawai Pelulus berhak untuk menolak dan tidak
mempertimbangkan permohonan-permohonan yang
tidak lengkap atau lewat dikemukakan.
10.2 Pinjaman/Skim Pembiayaan Kenderaan Dan Skim Pembiayaan
Komputer Perkhidmatan Awam
10.2.1 Semua kelulusan Skim Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan dan
Skim Pembiayaan Komputer hendaklah direkodkan di dalam
Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) pegawai yang terlibat.
10.2.2. Ketua Jabatan dan peminjam bertanggungjawab untuk
memastikan bayaran balik pinjamannya dilakukan
menurut peraturan yang telah ditetapkan. Pihak pelulus
adalah bertanggungjawab untuk mengutip balik bayaran
ansuran dan tunggakan pinjaman/pembiayaan kenderaan dan
pembiayaan komputer.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
40
10.2.3 Pegawai Pelulus bagi pinjaman/pembiayaan kenderaan
adalah bertanggungjawab memeriksa resit-resit pembelian,
Cover-Note/Sijil Insurans dan kenderaan yang telah dibeli oleh
peminjam (perenggan 15.4, 1PP WP 9.2 dan perenggan 15.2,
1PP WP9.1).
10.2.4 Pegawai yang diluluskan pembiayaan kenderaan hendaklah
menyerahkan resit pembelian sekali gus kenderaan, Cover-
Note/Sijil Insurans Komprehensif dan Buku Pendaftaran
Kenderaan yang dicatat "Hak Milik Dituntut Oleh Kerajaan"
kepada pegawai yang meluluskan permohonannya di dalam
tempoh 30 hari selepas cek bayaran diterima oleh pejabat
di mana peminjam bertugas. Sekiranya peminjam gagal
menyerahkan dokumen-dokumen tersebut di dalam
tempoh 30 hari, maka pinjaman itu dianggap sebagai
terbatal (perenggan 15.1, 1PP WP9.2) dan peminjam
dikehendaki untuk membayar semula jumlah pinjaman
yang telah diluluskan.
10.2.5 Ketua Jabatan juga perlu memastikan setiap peminjam
memohon Pelepasan Hak Milik (PHM) kenderaan dibuat
sebaik sahaja peminjam menerima Surat Arahan Berhenti
Potongan Gaji yang dikemukakan oleh Bahagian Kewangan,
KPM selaras dengan 1PP WP9.2 dan WP 9.3.
10.2.6 Bagi kelulusan pembiayaan komputer, Ketua Jabatan dan
pegawai yang diluluskan pembiayaan komputer hendaklah
memastikan resit asal pembelian komputer, salinan invois
yang telah disahkan dan salinan penyata bank yang
menunjukkan bayaran telah dikreditkan ke akaun
peminjam dikemukakan kepada pihak pelulusdalam
tempoh 30 hari daripada tarikh EFT. Sekiranya pegawai itu
gagal mengemukakan dokumen-dokumen tersebut dalam
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
41
tempoh 30 hari, maka pembiayaan tersebut dianggap
terbatal (perenggan 8.2, 1PP WP9.1) dan peminjam
dikehendaki untuk membayar semula jumlah pinjaman
yang telah diluluskan.
10.2.7 Sebuah buku daftar pinjaman/pembiayaan kenderaan dan
pembiayaan komputer mengenai semua pembiayaan yang
telah diluluskan hendaklah diselenggarakan oleh Ketua
Jabatan.
10.2.8 Ketua Jabatan hendaklah melaporkan dengan segera
sekiranya berlaku penyelewengan atau kegagalan mematuhi
peraturan-peraturan dalam pekeliling kepada Perbendaharaan
melalui Bahagian Kewangan, KPM.
10.2.9 Ketua Jabatan hendaklah melaporkan dengan segera
sekiranya berlaku penyelewengan atau kegagalan mematuhi
peraturan-peraturan dalam pekeliling kepada Perbendaharaan
melalui Bahagian Kewangan, KPM.
10.2.10 Tindakan surcaj dan tatatertib akan diambil terhadap
peminjam dan pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan
pinjaman berkenaan sekiranya terdapat syarat-syarat dan
peraturan-peraturan di dalam Pekeliling yang ditetapkan tidak
dipatuhi.
10.3 Pengesahan Akuan Bebas Berhutang (Pengesahan Kewangan)
10.3.1 Ketua Jabatan diingatkan untuk menghantar borang
pengesahan akuan berhutang (borang pengesahan
kewangan) bagi pendahuluan diri dalam dan luar negeri,
pendahuluan diri lebihan emolumen, pendahuluan diri gaji,
pendahuluan diri AP59, tunggakan KWSP dan Pinjaman
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
42
Kenderaan serta Komputer kepada Bahagian Kewangan bagi
pegawai yang bakal bersara, pegawai yang telah meninggal
dunia dan pegawai yang telah meninggalkan perkhidmatan
awam.
10.3.2 Pengesahan hendaklah dihantar selewat-lewatnya 6 bulan
sebelum pegawai bersara dan dalam masa tujuh (7) hari
bekerja bagi pegawai yang telah meninggal dunia atau
meninggalkan perkhidmatan awam. Pengesahan akuan
berhutang ini bertujuan untuk mengelakkan kesukaran untuk
mengutip semula bayaran hutang dari pesara/waris setelah
pegawai bersara atau waris telah menerima wang ganjaran.
10.4 Pelantikan Penceramah Bukan Penjawat Awam/ Training Provider
10.4.1 Selaras dengan perenggan 16, 1PP PK2, Ketua Jabatan
hendaklah mengutamakan kepakaran sedia ada di kalangan
anggota perkhidmatan awam/agensi Kerajaan dan institusi
yang diiktiraf oleh Kerajaan mempunyai kepakaran khusus
untuk memberi syarahan/ceramah atau mengendalikan
kursus/latihan yang diperlukan.
10.4.2 Sekiranya terdapat keperluan untuk melantik penceramah
bukan penjawat awam/ syarikat training provider,
permohonan hendaklah dikemukakan kepada Bahagian
Kewangan untuk kelulusan sekurang-kurangnya 30 hari
sebelum kursus/ latihan dilaksanakan. Permohonan juga
hendaklah melalui Ketua Jabatan masing-masing.
10.4.3 Pelawaan untuk mendapatkan perkhidmatan penceramah atau
pengendalian kursus/ latihan hendaklah menyatakan dengan
jelas skop perkhidmatan, bidang kepakaran/ kelayakan/
pengalaman penceramah, jumlah masa syarahan, bilangan
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
43
peserta dan sebagainya supaya harga yang ditawarkan dapat
diperincikan untuk penilaian.
10.4.4 Ketua Jabatan hendaklah memastikan harga dan
perkhidmatan yang ditawarkan adalah munasabah, paling
menguntungkan, berkualiti dan sesuai dengan keperluan
perkhidmatan awam. Tatacara perolehan perkhidmatan
pengendalian kursus/ latihan juga hendaklah dibuat seperti
mana yang ditetapkan di perenggan 5 (vi), 1PP PK2 serta
daripada firma yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan.
10.5 Kemudahan Pendahuluan Diri Semasa Menjalankan Tugas Rasmi
10.5.1 Bagi meningkatkan pengurusan kewangan berprestasi tinggi
dan mempercepatkan proses kelulusan kepada pegawai yang
memohon pendahuluan diri, Pegawai Pengawal telah
mewakilkan kuasa kepada Setiausaha/ Pengarah Bahagian
dan Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri/ Institusi untuk
meluluskan permohonan pendahuluan diri oleh pegawai
masing- masing.
10.5.2 Ketua Jabatan adalah diingatkan agar dapat mematuhi
peraturan yang ditetapkan di dalam Pekeliling
Perbendaharaan 1PP WP3.2 – Peraturan dan Prosedur
Pengurusan Pendahuluan Diri Bagi Bayaran Elaun Sewa
Hotel dan Elaun Makan dan bertanggungjawab untuk
memastikan semua pendahuluan diri dikutip semula selaras
dengan arahan oleh pekeliling tersebut.
10.5.3 Ketua Jabatan adalah diingatkan untuk memantau kes
pegawai yang gagal membuat tuntutan rasmi untuk membayar
balik pendahuluan diri yang telah diterima. Sekiranya tuntutan
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
44
tidak dibuat dalam tempoh satu (1) bulan selepas tarikh
tuntutan perlu dibuat, penerima pendahuluan diri akan
dikenakan bayaran penalti 10 peratus (10%) setahun.
10.5.4 Ketua Jabatan juga perlu mengemukakan satu penyata yang
menunjukkan ringkasan mengenai kedudukan Pendahuluan
Diri yang diluluskan dan hasil pembayaran balik setiap enam
(6) bulan kepada Perbendaharaan melalui Bahagian
Kewangan. Jika tiada Pendahuluan Diri yang diluluskan bagi
tempoh tersebut Perbendaharaan hendaklah diberitahu juga
dengan mengemukakan pulangan kosong (nil return). Penyata
ini boleh dikemukakan dengan menggunakan format
sepertimana Lampiran B dalam 1PP WP 3.2.
10.6 Permohonan Kelulusan Khas Perbendaharaan
10.6.1 Perkara-perkara yang di luar daripada peraturan sedia ada
dan/ atau memerlukan kelulusan khas Kementerian
Kewangan hendaklah diperolehi sebelum sesuatu program
dilaksanakan.
10.6.2 Permohonan kelulusan khas berhubung Kawalan
Perbelanjaan, Kawalan Bajet, Perolehan, Kemudahan dan
Elaun, Pembayaran di bawah AP59 dan lain-lain hendaklah
dikemukakan dengan lengkap berserta justifikasi dan
dikemukakan kepada Bahagian-Bahagian yang berkaitan untuk
mendapat persetujuan Pegawai Pengawal atau pegawai yang
diberi kuasa terlebih dahulu.
10.6.3 Ketua Jabatan adalah diminta memastikan permohonan
diterima oleh Pegawai Pelulus tidak lewat 3 bulan daripada
tarikh program bagi kelulusan khas Perbendaharaan dan tidak
lewat 30 hari bagi kelulusan khas Bahagian Kewangan, KPM.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
45
10.6.4 Bahagian Kewangan berhak untuk menolak dan
membatalkan permohonan-permohonan yang tidak lengkap
atau lewat dikemukakan.
11. LANGKAH-LANGKAH MENGOPTIMUMKAN PERBELANJAAN
Semua Ketua Jabatan juga hendaklah memastikan perkara-perkara berikut
dipatuhi:-
11.1 Mengawal dan memperakukan perjalanan ke luar negara atas urusan
rasmi bagi menghadiri mesyuarat/program/aktiviti yang memberi
faedah kepada KPM dan negara seperti menghadiri mesyuarat
UNESCO, SEAMEO, lawatan pengantarabangsaan murid serta
penyertaan murid dalam pertandingan di peringkat antarabangsa,
tertakluk kepada kelulusan Pegawai Pengawal;
11.2 Bagi perjalanan luar stesen pula hendaklah mendapatkan kebenaran
Ketua Jabatan/ Bahagian/ PPD/ Ketua PTJ terlebih dahulu bagi tujuan
kawalan perbelanjaan. Bilangan pegawai yang terlibat hendaklah
diminimumkan dan menggunakan kaedah perjalanan yang paling
menjimatkan;
11.3 Permohonan baharu/ tambahan untuk penyewaan bangunan, mesin
fotostat, alat siaraya, harta modal ICT dan bukan ICT, khemah,
pengangkutan dan lain-lain hendaklah dikawal;
11.4 Ketua Jabatan/ Bahagian hendaklah mengawal penggunaan utiliti
seperti air, elektrik, pendingin hawa dan perkhidmatan telekomunikasi
dengan memberi penekanan yang serius dalam pelaksanaan langkah-
langkah penjimatan dan menggelakkan pembaziran; dan
11.5 Aktiviti yang berbentuk ceremonial hendaklah dikawal dan
dilaksanakan dalam skala sederhana.
BELANJA
PEMBANGUNAN
(P.63)
DAN
PENGURUSAN
PEMBANGUNAN
46
B. BELANJA PEMBANGUNAN P.63 DAN PENGURUSAN PEMBANGUNAN
1. PERUNTUKAN PEMBANGUNAN 2017
1.1 Tahun 2017 merupakan tahun kedua kepada RMK-11 yang
merupakan Rancangan Malaysia Lima Tahun (RMLT) terakhir dalam
menentukan negara ke arah berpendapatan tinggi menjelang tahun
2020.
1.2 Perbandingan Peruntukan P.63 KPM bagi tahun 2016 dan 2017
mengikut program adalah seperti berikut:
KOD PROGRAM
2016
(RM)
2017
(RM)
PERBEZAAN
(RM)
101 Pra Sekolah 5,920,500 7,709,500 1,789,000
102 Rendah Akademik 357,426,500 129,067,800 (228,358,700)
201 Menengah Akademik 886,743,100 349,259,500 (537,483,600)
202 Sekolah Sukan 33,640,000 16,398,400 (17,241,600)
203 Sekolah Menengah Berasrama Penuh
70,920,000 500,000 (70,420,000)
204 Matrikulasi 1,000,000 850,100 149,900
300 Pendidikan Teknik dan
Vokasional 255,222,400 151,154,700 (104,067,700)
700 Pendidikan Guru – Maktab Perguruan
157,500,000 122,826,700 (34,673,300)
800 Rumah Guru - 2,777,100 2,777,100
900 Asrama 18,115,700 27,578,700 9,463,000
1000 Pejabat-pejabat
Pendidikan 14,250,000 9,861,200 (4,388,800)
1100 Bantuan Modal - 36,502,000 36,502,000
1300 Pendidikan Khas 11,606,700 11,460,800 (145,900)
2200 Dewan Bahasa dan
Pustaka - 2,380,300 2,380,300
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
47
2300 Institut Aminuddin Baki 15,000,000 3,814,900 (11,185,100)
3400 Program Pembangunan
Sukan 14,239,500 16,574,800 2,335,300
3504 Ubahsuai Naiktaraf
Sokongan Pendidkan 74,392,900 38,459,400 (35,933,500)
3700 Program Pembangunan
Luar Bandar Sabah/Sarawak
35,918,000 133,414,400 97,496,400
4600 Sistem
Pengkomputeran Sekolah
31,936,500 27,436,800 (4,499,700)
5100 Perabot dan Peralatan 60,000,000 8,501,000 (51,499,000)
JUMLAH 2,043,831,800 1,096,528,100 (947,303,700)
2. PELAKSANAAN PROJEK BAHARU
2.1 Agihan waran kepada Ketua Jabatan bagi projek Sedia Ada dibuat
bermula 9 Januari 2017 sehingga 31 Januari 2017.
2.2 Permohonan peruntukan bagi Projek Baharu oleh Ketua Jabatan
hendaklah disertai dengan Unjuran Aliran Tunai projek dan
dikemukakan kepada Bahagian Pembangunan Pelajaran (BPP)
sejurus selepas kelulusan Preliminary Detailed Abstract (PDA)
diperoleh. Agihan waran kepada Ketua Jabatan bagi Projek Baharu
akan dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari selepas permohonan diterima.
2.3 Ketua Jabatan hendaklah memastikan semua waran peruntukan yang
diterima dikunci masuk ke dalam e-SPKB/SKALA. Sekiranya waran ini
perlu diagihkan ke JPN/Agensi berkaitan, Waran Peruntukan Kecil
(WPK), hendaklah dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja
daripada tarikh waran diterima.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
48
3. PENGURUSAN PROJEK PEMBANGUNAN
3.1 Pentadbiran Kontrak
3.1.1 Semua projek pembangunan hendaklah diuruskan dengan
cekap, sempurna dan teratur berdasarkan peraturan yang
sedang berkuat kuasa dan syarat yang telah ditetapkan di
dalam ikatan kontrak. Setiap kontrak hendaklah menjaga
kepentingan dan dasar-dasar Kerajaan dan tindakan
sewajarnya hendaklah di ambil jika pihak perunding dan
kontraktor gagal memenuhi obligasi di bawah kontrak serta
perkara-perkara berikut perlu diberi perhatian:
i. Bon Pelaksana;
ii. Jadual Pelaksanaan Kerja;
iii. Tempoh Tanggungan Kecacatan;
iv. Bayaran Pendahuluan;
v. Bayaran Kemajuan;
vi. Arahan Perubahan Kerja;
vii. Perlanjutan/Perubahan Kontrak;
viii. Ganti Rugi Kelewatan;
ix. Denda; dan
x. Penamatan Kontrak
3.2 Pemantauan Dan Kawalan Kemajuan Kerja
3.2.1 Ketua Jabatan hendaklah memantau kerja bagi memastikan
mutu kerja mengikut kontrak dan mengeluarkan arahan
berkaitan pelaksanaan kerja.
3.2.2 Mesyuarat tapak wajar diadakan setiap bulan bagi memantau
dan mengawal kerja serta menyelesaikan masalah di tapak
bina. Ketua Jabatan boleh meminta jadual kerja yang baharu
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
49
sekiranya kemajuan kerja sebenar tidak mengikut jadual kerja
asal.
3.3 Bayaran Kepada Kontraktor
3.3.1 Ketua Jabatan hendaklah menilai kerja yang telah dilaksanakan
dengan sempurna sekurang-kurangnya sekali sebulan.
Penilaian perlu dibuat oleh Ketua Jabatan meskipun tiada
tuntutan bayaran dibuat oleh kontraktor.
3.3.2 Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7
Tahun 2006 dan AP 103 (a), Ketua Jabatan hendaklah
memastikan tuntutan yang sempurna dibayar dalam tempoh
empat belas (14) hari daripada tarikh dokumen bayaran yang
lengkap diterima.
3.4 Arahan Perubahan Kerja Dan Pelanjutan Masa
3.4.1 Arahan Perubahan Kerja (APK) dan Pelanjutan Tempoh Siap
Kerja (EOT) boleh dibenarkan dengan kelulusan Pegawai
Pengawal atau mana-mana pegawai yang diwakilkan kuasa
oleh Pegawai Pengawal.
3.4.2 Ketua Jabatan hendaklah memastikan kelulusan APK dan EOT
ini dibuat selaras dengan 1PP/PK4/2013 – Pentadbiran Kontrak
Dalam Perolehan Kerajaan Surat Arahan Perbendaharaan
bertarikh 30 November 2011 dan Surat Arahan Perbendaharaan
bertarikh 16 Mei 2007.
3.5 Perakuan Akaun Muktamad
3.5.1 Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 1
Tahun 2012, Ketua Jabatan hendaklah memastikan Penyata
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
50
Akaun Muktamad (Statement Of Final Account) disediakan
dalam tempoh 9 bulan daripada tarikh Perakuan Siap
Kerja/Certificate Of Practical Completion (CPC) bagi kontrak
konvensional dan dalam tempoh 12 bulan daripada tarikh
CPC bagi kontrak Reka dan Bina.
3.5.2 Penyata Akaun Muktamad yang telah disediakan hendaklah
dimuktamadkan setelah tamat Tempoh Tanggungan
Kecacatan (DLP) atau Perakuan Siap Memperbaiki
Kecacatan/Completion Of Making Goods Defects (CMGD)
dikeluarkan, yang mana terkemudian.
3.5.3 Penyata Akaun Muktamad hendaklah disokong oleh dokumen-
dokumen yang menunjukkan penilaian muktamad terhadap
kerja yang telah siap menurut peruntukan kontrak.
3.5.4 Penyata Akaun Muktamad hendaklah mengambil kira apa jua
potongan yang dibenarkan menurut peruntukan kontrak
termasuk jumlah Ganti Rugi Tertentu dan Ditetapkan/Liquidated
Ascertain Of Damages (LAD) yang telah dikenakan (sekiranya
berkaitan) dan potongan bagi jumlah bayaran pendahuluan
yang telah dibayar kepada kontraktor dan subkontraktor
dinamakan (sekiranya berkaitan).
3.5.5 Perakuan Muktamad (Borang JKR 66A) hendaklah
dikeluarkan berdasarkan Penyata Akaun Muktamad yang
menyatakan baki bayaran daripada Kerajaan kepada kontraktor
atau daripada kontraktor kepada Kerajaan. Perakuan akaun
muktamad mestilah ditandatangani oleh Pegawai Pengawal.
3.6 Pematuhan Kepada Undang-Undang
3.6.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan pihak perunding dan
kontraktor mematuhi semua undang-undang atau undang-
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
51
undang kecil atau apa-apa arahan yang dikeluarkan oleh Pihak
Berkuasa Tempatan (PBT) atau syarikat perkhidmatan awam.
3.6.2 Pihak perunding dan kontraktor hendaklah mengemukakan
kepada Ketua Jabatan segala kelulusan yang diterima oleh
pihaknya.
3.7 Pematuhan Kepada Peraturan Kewangan
3.7.1 Ketua Jabatan hendaklah mematuhi semua peraturan
kewangan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan
termasuk:
i. Arahan Perbendaharaan (AP);
ii. Pekeliling Perbendaharaan (PP);
iii. Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP);
iv. Pekeliling Kontrak Perbendaharaan;dan
v. Surat Arahan Ketua Pengarah Kerja Raya (SAKPKR).
4. AGIHAN WARAN PERUNTUKAN
4.1 Bahagian Pembangunan Pelajaran akan mengagihkan peruntukan
seawal-awalnya pada 9 Januari 2017 sehingga 31 Januari 2017
berdasarkan permohonan tertakluk kepada peruntukan yang telah
diluluskan.
4.2 Ketua Jabatan hendaklah memastikan waran peruntukan yang diterima
direkod di dalam vot e-SPKB/ manual. Sekiranya waran perlu
diagihkan, Waran Peruntukan Kecil (WPK) hendaklah dibuat dalam
tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh waran diterima.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
52
5. KAWALAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN
5.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan setiap perbelanjaan dibuat
dengan berhemat serta value-for-money. Pelaksanaan sesuatu
program/projek hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang
telah diluluskan. Sebarang penyaluran peruntukan atau pembayaran
hendaklah berdasarkan kemajuan projek bagi memastikan peruntukan
yang telah diberikan dapat dibelanjakan sepenuhnya.
5.2 Ketua Jabatan diminta mengambil langkah-langkah meningkatkan
keberkesanan perbelanjaan awam dan mengutamakan keberhasilan
(outcome) dalam melaksanakan sesuatu program/projek.
5.3 Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan program/projek mengikut
keutamaan, mengelakkan pertindihan program/projek, menghentikan
program/projek yang didapati tidak berkesan serta melaksanakan
pengagihan semula sumber-sumber sedia ada seperti peruntukan,
perjawatan dan aset.
5.4 Ketua Jabatan diingatkan supaya tidak membuat pembayaran kepada
kontraktor sekiranya kerja tidak dilaksanakan dengan sempurna
sepertimana yang ditetapkan dalam kontrak. Tindakan tatatertib, surcaj
atau undang-undang yang berkaitan akan dikenakan kepada pegawai
Kerajaan yang melanggar peraturan dalam melaksanakan
pembayaran.
6. PEMANTAUAN PROJEK DAN PRESTASI BELANJA PTJ
6.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan perbelanjaan yang dibuat
mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang berkuat kuasa dan
dilarang sama sekali memecah kecil projek-projek. Pelaksanaan
sesuatu projek hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang
telah diluluskan.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
53
6.2 Ketua Jabatan yang menerima Peruntukan Pembangunan wajib
mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Pembangunan
setiap bulan sebanyak dua (2) kali bagi pelaporan untuk tempoh
sehingga 15hb dan sehingga 30hb kepada Bahagian
Pembangunan Pelajaran agar pemantauan dapat dilaksanakan
dengan lebih rapi. Laporan yang dikemukakan hendaklah disertai
dengan cetakan laporan e-SPKB/SKALA yang dengan jelas
menunjukkan perbelanjaan dan tanggungan yang dikunci masuk ke
dalam sistem.
6.3 Di peringkat negeri dan daerah, Pengarah Pendidikan
Negeri/Pegawai Pendidikan Daerah bertanggungjawab memantau
projek yang dilaksanakan di tempat masing-masing. Sekiranya
pegawai-pegawai di peringkat negeri/daerah tidak berkeupayaan
membuat pengawasan, bantuan bolehlah diperoleh daripada Jabatan
Teknikal tempatan.
6.4 Laporan Kemajuan Pelaksanaan Projek di peringkat daerah
hendaklah disediakan oleh Pegawai Pendidikan Daerah dan
dikemukakan kepada Pengarah Pendidikan Negeri untuk penyelarasan
dan seterusnya dikemukakan kepada BPP pada setiap bulan.
6.5 Ketua Jabatan hendaklah memastikan setiap perbelanjaan
pembangunan dikemaskini dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPP
II) selaras dengan Arahan No.1, 2004 Majlis Tindakan Negara, Garis
Panduan Rancangan Malaysia Ke-11 (RMKe-11), 2016-2020:
Pertumbuhan Berpaksikan Rakyat serta pekeliling lain yang berkuat
kuasa.
6.6 Bagi memastikan prestasi fizikal dan kewangan projek-projek
pembangunan dilaksanakan mengikut jadual yang telah dirancang,
Ketua Jabatan dikehendaki melaporkan prestasi fizikal dan kewangan
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
54
Bahagian/Jabatan masing-masing dalam mesyuarat-mesyuarat
berjadual berikut:
i. Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian
(JTPK) yang akan diadakan pada setiap bulan; dan
ii. Mesyuarat Pemantauan Prestasi Perbelanjaan Peruntukan
Pembangunan (P.63) KPM yang akan diadakan sekurang-
kurangnya empat (4) kali dalam setahun.
7. PELARASAN SEMULA PERUNTUKAN
7.1 Permohonan Pindah/Tambah/Tarik Balik Peruntukan
7.1.1 Permohonan tambah/ tarik balik peruntukan (jika ada)
hendaklah dilaporkan dalam Mesyuarat Prestasi Perbelanjaan
Peruntukan Pembangunan P.63 KPM.
7.1.2 Semua permohonan tambah/ tarik balik peruntukan hendaklah
dikemukakan bersekali dengan Unjuran Aliran Tunai
dikemaskini dan justifikasi lengkap berhubung permohonan
yang dibuat. Tarikh akhir pengagihan peruntukan pembangunan
kepada PTJ adalah sebelum 31 Oktober 2017, kecuali terdapat
keperluan mendesak.
7.1.3 Permohonan tarik balik peruntukan hendaklah dikemukakan
selewat-lewatnya pada 1 Disember 2017 bagi membolehkan
peruntukan tersebut diagih semula kepada Bahagian/Jabatan
yang memerlukan. Ketua Jabatan yang gagal untuk
melaksanakan permohonan tarik balik sebelum tarikh yang
dinyatakan di atas, bertanggungjawab memberikan justifikasi
kegagalan untuk berbelanja.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
55
7.1.4 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan baki peruntukan
yang akan ditarik balik tidak mempunyai komitmen dan
mencukupi bagi membolehkan waran tarik balik dilaksanakan.
Waran tarik balik yang dikeluarkan oleh BPP wajib dikunci
masuk (key-in) ke dalam sistem e-SPKB/SKALA sebaik sahaja
waran diterima.
7.1.5 BPP berhak mengambil tindakan untuk menarik balik
peruntukan sekiranya prestasi perbelanjaan tidak memuaskan
atau terdapat keperluan lain yang mendesak.
PENGURUSAN
PERAKAUNAN
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
56
C. PENGURUSAN PERAKAUNAN
1. PELAKSANAAN PERAKAUNAN AKRUAN
1.1 Kementerian Kewangan melalui surat Ketua Setiausaha
Perbendaharaan bertarikh 27 Oktober 2014 menjelaskan Pelaksanaan
Perakaunan Akruan Kerajaan Persekutuan akan ditetapkan mengikut
pewartaan undang-undang yang berkaitan dan selepas satu tempoh
percubaan yang akan bermula pada tahun 2015.
1.2 Walau bagaimanapun, Jabatan Akauntan Negara melalui surat
bertarikh 26 September 2016 memaklumkan pelaksanaan Perakaunan
Akruan bagi Kerajaan Persekutuan akan dilaksanakan pada 1 Januari
2018. Keputusan dasar ini dibuat bagi memastikan persediaan
pelaksanaan Perakaunan Akruan lebih mantap terutamanya
kesiapsiagaan sistem perakaunan kerajaan iaitu 1 Government
Financial and Management Accounting System (1GFMAS) dan latihan
komprehensif telah diberikan kepada pengguna 1GFMAS. Bagi
mengekalkan momentum persediaan untuk pelaksanaan Perakaunan
Akruan, semua Ketua PTJ hendaklah memastikan aktiviti
pengumpulan data baki awal aset dan liabiliti, verifikasi data serta
pengurusan perubahan hendaklah giat dilaksanakan secara
berterusan.
1.3 Semua PTJ diminta bersedia dan memberikan sepenuh kerjasama dan
komitmen bagi menjayakan Pelan Pelaksanaan Perakaunan Akruan
ini.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
57
2. KOD PERAKAUNAN
2.1 Semua perbelanjaan perlu dilaksanakan mengikut program / aktiviti
sepertimana Waran Peruntukan yang diterima, manakala semua
perbelanjaan dan terimaan mesti diakaunkan pada kod yang tepat
mengikut jenis belanja dan terimaan seperti yang digariskan dalam
PekeIiling Perbendaharaan PS 1.1/2013, Penjenisan Kod Bagi Hasil
dan Perbelanjaan.
2.2 Semua pembayaran gaji dan pukal diakaunkan oleh PTJ melalui Pusat
Gaji / Pusat Kos masing-masing.
2.3 Semua PTJ hendaklah menyemak flimsi daripada Pejabat Perakaunan
secara bulanan bagi memastikan semua urusniaga telah direkod dan
diakaunkan dengan betul. Ini bertujuan bagi memastikan laporan
perakaunan KPM adalah tepat dan seterusnya menggambarkan
kedudukan sebenar.
2.4 PTJ perlu mengemukakan Penyata Penyesuaian Vot kepada
Pejabat Perakaunan sebelum 20 haribulan setiap bulan selaras
dengan Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) Bil 17
Tahun 2014 – Tatacara Perakaunan Bayaran.
2.5 Penyata Penyesuaian e-Terimaan dan Penyata Penyesuaian Hasil
manual hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan masing-
masing dalam tempoh 10 dan 14 hari dari tarikh Laporan Terperinci
dikeluarkan seperti mana SPANM Bil 13 Tahun 2014 – Tatacara
Perakaunan Terimaan Kerajaan Persekutuan.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
58
3. PEMBAYARAN BIL DAN PENYELENGGARAAN DAFTAR BIL
3.1 Arahan Perbendaharaan 103(a) telah menetapkan bahawa semua bil
dan tuntutan perlu dijelaskan pembayarannya dalam tempoh 14 hari
dari tarikh ia diterima dengan lengkap dan sempurna. Ketua
Jabatan perlu memberi perhatian serius dan memantau pembayaran
bil supaya tidak berlaku kelewatan bayaran serta kelewatan bayaran
berulang. Bagi tujuan ini, Daftar Bil hendaklah diselenggara dengan
teratur dan Laporan Prestasi Pembayaran Bil dan Tuntutan (BV343)
mesti dihantar kepada Bahagian Akaun melalui Sistem e-Laporan Bil
(http://apps2.moe.gov.my/ebil/) sebelum atau pada setiap 15
haribulan dan 29 / 30 / 31 haribulan.
4. PEMBAYARAN MELALUI SISTEM e-SPKB
4.1 Semua PTJ yang dilengkapi dengan sistem e-SPKB hendaklah
melaksanakan pembayaran melalui sistem tersebut. Bagi PTJ yang
tidak mempunyai kemudahan sistem e-SPKB, pembayaran boleh
dibuat menggunakan kemudahan kiosk e-SPKB yang ditempatkan di
JPN/ PPD.
4.2 Semua PTJ bertanggungjawab untuk memastikan Tanggungan
Belum Selesai (TBS) sentiasa dipantau dan berbaki sifar pada
akhir tahun. Laporan TBS boleh dirujuk melalui Laporan BV330
(Laporan TBS keseluruhan), BV331 (TBS Pesanan Tempatan), BV332
(TBS Waran Udara) dan BV333 (TBS Kontrak) di sistem e-SPKB.
5. PEMBAYARAN DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAAN 58(a)
5.1. Pembayaran di bawah AP58(a) semakin meningkat dari setahun ke
setahun. Keadaan ini sangat merugikan KPM kerana ia merupakan
perbelanjaan bagi tahun sebelumnya yang dibayar menggunakan
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
59
peruntukan tahun semasa. Ini akan menjejaskan pelaksanaan aktiviti
semasa yang telah dirancang oleh Jabatan / Bahagian.
5.2 Sehubungan itu, pembayaran di bawah AP58(a) hendaklah dielakkan.
Tindakan yang boleh diambil untuk mengurangkan pembayaran di
bawah AP58(a) 2018 adalah seperti berikut:
i. Tidak membuat komitmen baru selepas 31 Oktober 2017;
ii. Memastikan pembayaran dilaksanakan selewat-lewatnya pada
7 Disember 2017;
iii. Menyemak Laporan Tanggungan Belum Selesai (BV330-
BV333) dan memastikan semua tanggungan diselesaikan
selewat-lewatnya 7 Disember 2017.
5.3 Bagi bil-bil yang terlibat dengan AP58(a), PTJ hendaklah memohon
kelulusan AP58(a) segera pada awal tahun dan tidak perlu
menunggu di saat akhir memandangkan perkhidmatan / bekalan
telah diterima pada tahun sebelum. Permohonan kelulusan
pembayaran di bawah AP58(a) hendaklah dikemukakan kepada
Bahagian Akaun secara online melalui sistem e-AP58 di URL
http://10.22.70.130/ehelpdesk/ap58/index.php sebelum atau pada 30
Jun 2017.
6. PEMBAYARAN MELIBATKAN ARAHAN PERBENDAHARAAN 59
6.1 Kes berkaitan ketidakpatuhan peraturan kewangan yang dikenakan
tindakan di bawah AP59 masih banyak berlaku. Tindakan tatatertib,
surcaj atau undang-undang yang berkaitan akan disyorkan terhadap
mana-mana warga kerja KPM yang melanggar peraturan ini. Oleh itu,
Ketua Jabatan hendaklah mengelakkan ketidakpatuhan peraturan
seperti berikut:
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
60
i. Perolehan tanpa Pesanan Kerajaan;
ii. Perolehan tanpa peruntukan; dan
iii. Perolehan tanpa mematuhi tatacara / peraturan perolehan.
7. PENGURUSAN AKAUN AMANAH
Tarikh Penyerahan Penyata Terimaan Dan Bayaran (PTB) Bagi Kumpulan
Wang Amanah / Akaun Amanah Tahun 2016
7.1 Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) Sebelum Diaudit
7.1.1 Kementerian Kewangan telah mengarahkan melalui 1Pekeliling
Perbendaharaan WP10.4 Tahun 2013 (WP10.4/2013), para
3.4.8(a) supaya semua Penyata Terimaan dan Bayaran
Tahunan Kumpulan Wang Amanah / Akaun Amanah hendaklah
disediakan dan dikemukakan kepada Ketua Audit Negara
selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. Pihak
Kementerian Kewangan dan Jabatan Akauntan Negara
Malaysia (JANM) hendaklah dimaklumkan apabila
penghantaran ini dilakukan.
7.1.2 Oleh itu, Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) bagi tahun
berakhir 31 Disember 2016 serta Penyata Penyesuaian
Akaun Amanah Disember 2016 hendaklah disediakan dengan
segera sebaik sahaja tahun kewangan 2016 berakhir. PTB dan
Penyata Penyesuaian perlu dikemukakan sebanyak lima (5)
salinan asal kepada Ketua Audit Negara (KAN) dan disalinkan
surat iringan bagi penghantaran tersebut kepada pihak
Perbendaharaan dan JANM sebagai pemakluman. Sesalinan
PTB dan penyata penyesuaian hendaklah dikemukakan kepada
Bahagian Akaun (BA) bagi tujuan pemantauan dan rekod.
[Alamat seperti para 7.6]
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
61
7.1.3 Format PTB hendaklah menggunakan format yang telah
ditetapkan dalam WP10.4/2013 Tatacara Pengurusan Akaun
Amanah Yang Ditubuhkan Di bawah Akaun Amanah Seksyen 9,
Akta Tatacara Kewangan 1957 seperti di Lampiran J1.
7.2 Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) Setelah Diaudit
7.2.1 Pegawai Pengawal Akaun Amanah akan menerima empat (4)
salinan asal PTB yang telah diaudit daripada Ketua Audit
Negara (KAN). Selaras dengan WP10.4/2013, para 3.4.8(b),
Pegawai Pengawal Akaun Amanah hendaklah dalam tempoh 30
hari menghantar sesalinan penyata yang telah diaudit bersama
pemerhatian audit (jika ada) kepada Perbendaharaan, JANM
dan BA.
[Alamat seperti para 7.6 (b) hingga (d)]
7.3 Tarikh Penyerahan Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan 2016
Bagi Kumpulan Wang Amanah / Akaun Amanah
7.3.1 Pegawai Pengawal Akaun Amanah perlu mengemukakan tiga
(3) salinan asal Penyata Penyesuaian Akhir Tahun 2016
kepada BA sebelum 19 Januari 2017 (Khamis).
7.4. Alamat-alamat berkaitan adalah seperti berikut:
i. Ketua Audit Negara
Jabatan Audit Negara
(Cawangan Audit Pendidikan)
Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 9, Blok E12, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 PUTRAJAYA.
(u.p.: Encik Mohd Nasri Bin Mohd Nasir)
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
62
ii. Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia
Kementerian Kewangan
Bahagian Pentadbiran
Aras 4, Blok Selatan, Presint 2
Kompleks Kementerian Kewangan
62592 PUTRAJAYA
(u.p.: Cik Chai Cheng Chee @ Clementinie Chai)
iii. Akauntan Negara Malaysia
Jabatan Akauntan Negara Malaysia
Bahagian Pengurusan Operasi Pusat dan Agensi
Seksyen Perakaunan Amanah
Aras 3, Lot 2G1A, Presint 2
62592 PUTRAJAYA
(u.p.: Puan Shabibah Binti Bachok)
iv. Ketua Akauntan
Bahagian Akaun
Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 10, Blok E12, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 PUTRAJAYA
(u.p.: Puan Hazian Binti Baharom)
7.5 Penyerahan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah kepada BA
Sesalinan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah perlu
dikemukakan kepada BA untuk makluman dan rekod.
8. PENGURUSAN AKAUN DEPOSIT
8.1 Tarikh Penyerahan Dokumen Kewangan Akaun Deposit Tahun 2016
Senarai Baki Pendeposit, Sijil Pengesahan Baki, Penyata
Penyesuaian Akaun Deposit dan salinan Laporan Terperinci
Amanah C350 bagi tahun berakhir 31 Disember 2016 hendaklah
disediakan dengan tepat sebanyak tiga (3) salinan asal. Satu (1)
salinan asal perlu dikemukakan kepada BA, manakala selebihnya
dua (2) salinan asal dikemukakan terus kepada KAN sebelum 19
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
63
Januari 2016 yang disalinkan surat iringan kepada BA, KPM ke alamat
KAN seperti berikut:
Ketua Audit Negara
Jabatan Audit Negara (Cawangan Audit Pendidikan)
Aras 9, Blok E12, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 PUTRAJAYA
(u/p: En. Mohd Nasri bin Mohd Nasir)
Salinan kepada:
Ketua Seksyen Amanah, Bahagian Akaun, KPM
8.2 Pewartaan Deposit Yang Tidak Dituntut
Deposit yang telah tamat tempoh pegangan hendaklah dikembalikan.
Walau bagaimanapun, sekiranya deposit tidak dituntut melebihi 12
bulan dari tarikh akhir pegangan, deposit tersebut hendaklah
diwartakan dengan mengemukakan Lampiran W (Daftar Deposit
Untuk Diwartakan) seperti di Arahan Perbendaharaan 162 kepada BA
beserta sebab-sebab deposit tersebut perlu diwartakan.
9. PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH (KWS)
9.1 Semua Ketua Pusat Tanggungjawab (KPTJ) dan Pengurus Sekolah
hendaklah memastikan segala perbelanjaan dan terimaan sekolah
diakaunkan ke dalam Kumpulan Wang Sekolah (KWS) iaitu Kumpulan
Wang Kerajaan (KWK), Kumpulan Wang Sumbangan Awam (SUWA)
dan Kumpulan Wang Asrama (KWA).
9.2 Bagi membantu proses kawalan dan pemantauan belanjawan serta
meningkatkan akauntabiliti dan integriti pengurusan kewangan dan
perakaunan, semua sekolah perlu menggunakan Sistem
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
64
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS) secara
elektronik sepenuhnya mulai Januari 2016.
9.3 Semua KPTJ dan Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Penyata
Kewangan Tahunan KWS disediakan dengan lengkap dan
dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari 31
Mac tahun berikutnya.
9.4 Semua KPTJ dan Pengurus Sekolah hendaklah membuat
pemantauan yang rapi dan berterusan ke atas semua sekolah bagi
memastikan pematuhan pelaksanaan sistem e-SPKWS. Ini sebagai
langkah persediaan untuk mengakaunkan dan mengambilkira KWS di
dalam Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan di bawah
pelaksanaan perakaunan akruan yang akan dikenali sebagai
Kumpulan Wang Amanah Sekolah (KWAS).
10. PENUTUPAN AKAUN
Ketua Jabatan hendaklah sentiasa memastikan tidak berlaku sebarang
perbelanjaan tanpa peruntukan atau perbelanjaan melebihi peruntukan.
Semua pembayaran bagi tahun 2017 mestilah diselesaikan dalam tahun
kewangan 2017 juga.
PEROLEHAN DAN
PENGURUSAN
ASET
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
65
D. PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET
1. TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN
1.1 Perolehan bekalan/perkhidmatan hendaklah diuruskan dengan cekap,
teratur dan sempurna mengikut peraturan dan tatacara perolehan
Kerajaan yang sedang berkuat kuasa iaitu:
i. 1PP/PK 1 Punca Kuasa, Prinsip Dan Dasar Perolehan
Kerajaan;
ii. 1PP/PK 2 Kaedah Perolehan Kerajaan;
iii. 1PP/PK 3 Perolehan Perkhidmatan Perunding;
iv. 1PP/PK 4 Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan;
v. 1PP/PK 5 Perolehan Secara Elektronik; dan
vi. Pekeliling Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri,
Bilangan 3 Tahun 2009: Garis Panduan Perlaksanaan
Pengurusan Nilai (Value Management).
1.2 Pengurusan Nilai (Value Management) perlu dilaksanakan bagi
program dan projek yang bernilai RM50 juta ke atas. Walau
bagaimanapun, Kementerian dan agensi digalakkan menggunakan
pendekatan Pengurusan Nilai bagi projek yang kurang dari RM50 juta
dengan syarat ianya tidak menjejaskan pelaksanaan projek berkenaan.
Di samping itu, Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri
(UPE, JPM) boleh menetapkan penggunaan pendekatan ini bagi
mana-mana program dan projek yang difikirkan perlu.
1.3 Selaras dengan 1PP/PK5 Perenggan 1(ii)(a) semua PTJ yang telah
eP-enabled hendaklah memastikan sekurang-kurangnya 75%
daripada jumlah peruntukan tahunan bagi perolehan bekalan dan
perkhidmatan (tidak termasuk perkhidmatan perunding) dilaksanakan
melalui sistem ePerolehan. Peruntukan tahunan yang dimaksudkan
adalah peruntukan bekalan dan perkhidmatan daripada peruntukan
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
66
Belanja Mengurus dan Belanja Pembangunan yang telah diluluskan
untuk tahun berkenaan.
1.4 Bahagian/Jabatan hendaklah mendapatkan Surat Setuju Terima (SST)
yang telah ditandatangani oleh syarikat dalam tempoh 14 hari bagi
perolehan bekalan dan 30 hari bagi perolehan perkhidmatan daripada
tarikh SST dikeluarkan.
1.5 Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM200,000.00,
Jabatan/Bahagian dikehendaki mendapatkan Bon Pelaksanaan dalam
tempoh 30 hari daripada tarikh SST dikeluarkan.
1.6 Dalam melaksanakan perolehan secara sebutharga/tender,
pelaksanaan Integrity Pact hendaklah dilaksanakan berdasarkan
1PP/PK 1 Perenggan 5 mengenai Garis Panduan Pelaksanaan
Integrity Pact Dalam Perolehan Kerajaan.
2. PEROLEHAN HARTA MODAL YANG LAIN (HMYL) DI BAWAH OS35000
BELANJA MENGURUS
2.1 Senarai perolehan pembelian HMYL di bawah OS35000 yang
menggunakan peruntukan Belanja Mengurus perlu mendapatkan
kelulusan Pegawai Pengawal melalui BPPA sebelum perolehan
dilaksanakan. Sebarang pindaan terhadap senarai kelulusan yang
melibatkan jenis dan pertambahan bilangan item serta senarai agihan
perlu mendapatkan kelulusan semula Pegawai Pengawal selaras
dengan 1PP/PB2.2 – Pembelian Harta Modal.
2.2 Semua perolehan HMYL hendaklah diselesaikan selewat-lewatnya
pada bulan Jun 2017. Ini bagi membolehkan sebarang penjimatan
daripada peruntukan yang tersebut dapat dibelanjakan selewat-
lewatnya bulan September 2017. Walau bagaimanapun, pengecualian
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
67
boleh dipertimbangkan bagi kes-kes kecemasan dan perolehan
perabot Touch Point 2018.
2.3 Pemasangan penghawa dingin yang menggunakan peruntukan
Belanja Mengurus perlu mendapat perakuan daripada Jabatan Kerja
Raya (JKR) Cawangan Mekanikal sebelum mendapatkan kelulusan
Pegawai Pengawal bagi perolehan dan pemasangan melalui BPPA.
Ini selaras dengan 1PP/PB2.1 – Peraturan Bagi Pemasangan,
Penyelenggaraan Dan Penggantian Alat Penyaman Udara Di
Bangunan Kerajaan Persekutuan.
2.4 Pembelian HMYL di bawah OS35000 hendaklah didaftarkan secara
manual atau melalui Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPA) bagi
agensi yang telah menggunapakai SPA.
2.5 Projek ICT yang melibatkan salah satu atau gabungan aktiviti-aktiviti
perolehan perkakasan, perisian, perkhidmatan ICT, pertambahan
peralatan serta pembangunan, peningkatan dan peluasan sistem
aplikasi termasuklah prasarana rangkaian hendaklah mendapat
kelulusan teknikal jawatankuasa berikut:
i. Jawatankuasa ICT JPN (JKICT-JPN) (bagi sekolah harian dan
perolehan yang kurang dari RM50,000); atau
ii. Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) KPM (bagi perolehan
melebihi RM50,000 dan kurang daripada RM3,000,000); atau
iii. Jawatankuasa Teknikal ICT MAMPU (bagi perolehan melebihi
RM3,000,000 atau nilai bagi pembangunan, peningkatan dan
peluasan sistem aplikasi melebihi RM500,000).
Peraturan ini selaras dengan Surat Pekeliling ICT KPM Bil. 1 Tahun
2014 - Garis Panduan Mengenai Tatacara Memohon Kelulusan
Teknikal Inisiatif ICT Bahagian, Jabatan/ Agensi dan Badan Berkanun
Di Bawah Kementerian Pendidikan Malaysia.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
68
2.6 Bagi sebarang permohonan projek/ program rintis ICT yang ingin
dilaksanakan di mana-mana institusi pendidikan KPM haruslah
mendapat kelulusan bahagian berikut:
i. Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) bagi Bahagian/
Jabatan; dan
ii. Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP) bagi Pengajaran dan
Pembelajaran
3. PELUPUSAN ASET
Permohonan pelupusan aset yang dikemukakan oleh agensi hendaklah
mendapat kelulusan daripada Kuasa Melulus yang telah ditetapkan seperti di
dalam Akta Perwakilan Kuasa 1956 P.U. (485) bertarikh 27 Oktober 2014.
Melalui akta ini, pegawai yang diberi kuasa untuk meluluskan pelupusan aset
adalah seperti berikut:
Bil. Pelulus Nilai Perolehan Asal
i. Pengarah Negeri/Timbalan
Pengarah Negeri
Kurang RM50,000 per item atau
kurang RM500,000 secara
agregat
ii. Setiausaha Bahagian
(Perolehan dan Pengurusan
Aset)
Lebih RM50,000 per item dan
tidak melebihi RM200,000 atau
kurang RM2,000,000 secara
agregat
Prosedur dan pelaksanaan pelupusan aset alih Kerajaan adalah tertakluk di
bawah 1Pekeliling Perbendaharaan (1PP) – AM1.1-Pengurusan Aset
Kerajaan.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
69
4. PEROLEHAN PERKHIDMATAN
4.1 Dokumen kontrak hendaklah disediakan dan ditandatangani mengikut
format yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling Perolehan KPM
Bilangan 2 Tahun 2010 dan ditandatangani dalam tempoh 4 bulan
selepas SST dikeluarkan. Selepas dokumen tersebut ditandatangani,
penerima perkhidmatan di Bahagian/ Jabatan/ Institusi/ Sekolah di
bawah KPM hendaklah memastikan kontraktor mematuhi perjanjian
tersebut. Bayaran kepada kontraktor yang telah melaksanakan
perkhidmatan boleh dibayar hingga tiga (3) kali bayaran dalam tempoh
empat (4) bulan pertama selepas keluarnya SST dengan syarat Bon
Pelaksanaan telah dikemukakan.
4.2 Perolehan perkhidmatan yang dibekalkan di Bahagian/ Jabatan
/Institusi/ Sekolah di bawah KPM hendaklah diuruskan dengan baik.
Pemantauan secara berkala perlu dilakukan ke atas kontraktor
Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (PKK), Kebersihan Bangunan
dan Kawasan (KBK) dan Bekalan Makanan Bermasak (BMB) oleh
Ketua Jabatan/ Ketua Pusat Tanggungjawab/ JPN/ PPD/ Pengetua/
Guru Besar bagi memastikan kontraktor mematuhi terma-terma dan
syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen kontrak atau
lain-lain arahan Kementerian yang berkuatkuasa.
4.3 Pengesahan penerimaan perkhidmatan hendaklah dilakukan melalui
Borang Pengesahan Pembayaran di dalam Pekeliling Perolehan KPM
Bilangan 1 Tahun 2011 bagi memastikan sama ada pembayaran boleh
dibuat secara penuh atau perlu dipotong atau dikenakan denda.
Tindakan akan diambil ke atas pegawai yang membuat pengesahan
bayaran bagi kerja yang tidak dilaksanakan.
4.4 Penilaian prestasi kontraktor bagi tender perkhidmatan hendaklah
dilaksanakan secara harian, bulanan dan penggal bagi memastikan
Kerajaan mendapat nilai faedah terbaik untuk setiap perolehan yang
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
70
dilaksanakan. Laporan prestasi kontraktor hendaklah dikemukakan
kepada BPPA dan Mesyuarat Laporan Prestasi Kontraktor
Perkhidmatan KPM hendaklah diadakan secara berkala di semua
peringkat PPD, JPN dan Kementerian.
5. PINDAAN SKOP KERJA PENYELENGGARAAN BANGUNAN
5.1 Sebarang pindaan skop kerja asal penyelenggaraan bangunan di
bawah OS28000 dan OS32000 adalah di bawah Kuasa Melulus Ketua
Jabatan masing-masing mengikut syarat dan had-had yang telah
ditetapkan di format di Lampiran A dalam Pekeliling Perolehan KPM
Bilangan 4 Tahun 2009.
6. KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH
6.1 Penerimaan hadiah hendaklah mendapat kelulusan daripada Kuasa
Melulus iaitu Setiausaha/ Pengarah Bahagian/ Pengarah JPN bagi
hadiah yang nilainya setiap satu kurang daripada RM10,000. Bagi
hadiah yang nilainya setiap satu melebihi RM10,000, kuasa melulus
ialah Pegawai Pengawal selaras dengan Surat Penurunan Kuasa
Penerimaan Hadiah oleh Jabatan Kerajaan daripada Pegawai
Pengawal kepada Setiausaha/ Pengarah Bahagian dan Pengarah
JPN.
6.2 Bagi meningkatkan kecekapan pengurusan dan mempercepatkan
proses kelulusan penerimaan hadiah ini, penyelaras permohonan-
permohonan penerimaan hadiah di KPM seperti di Jadual 1 berikut:
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
71
Jadual 1: Penyelaras Penerimaan Hadiah di KPM
BIL. JENIS HADIAH BAHAGIAN/JABATAN
BERTANGGUNGJAWAB
1. Harta Alih
(kerusi/meja/perabot dll),
kenderaan,
pengubahsuaian dan
penyelenggaraan.
Bahagian Perolehan dan
Pengurusan Aset (BPPA)
2. Tambang percuma, saham,
tiket loteri, kemudahan
perjalanan, hiburan,
perkhidmatan, keahlian
kelab, apa-apa bentuk
diskaun atau komisen,
hamper, barang kemas,
perhiasan, apa-apa
pemberian dan
cenderamata
Unit Integriti (UI)
3. Wang Bahagian Kewangan
(BKew)
4. Bahan bacaan, buku teks,
buku pusat sumber dan
sebagainya
Bahagian Buku Teks (BBT)
/ Urusetia Majlis Buku
Kebangsaan Malaysia
(MBKM)
5. Harta Tidak Alih
(Pembinaan bangunan ,
stadium, rumah, astaka dan
sebagainya)
Bahagian Pembangunan
Pelajaran (BPP)
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
72
7. PEMANTAUAN DAN PELAPORAN
7.1 Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Sistem e-Perolehan, Mesyuarat
Jawatankuasa Petugas e-Perolehan dan e-SPKB serta Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan hendaklah diadakan
secara berkala berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa iaitu:
i. 1PP/PK5 Perenggan 1, Jawatankuasa Pelaksana Sistem e-
Perolehan, Jawatankuasa Petugas e-Perolehan; dan
ii. 1PP/KP2.1, Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan.
7.2 Laporan bulanan Pelaksanaan sistem e-Perolehan, Laporan
Pelaksanaan e-Bidding dan Laporan Integrity Pact hendaklah
dikemukakan oleh Bahagian/Jabatan kepada BPPA selewat-lewatnya
pada 10 haribulan bulan berikutnya.
7.3 Berdasarkan 1PP/PK1 Perenggan 6(ix), Pengumpulan Maklumat
Perolehan Kerajaan Menggunakan Government Procurement
Information System (GPIS) dan Portal MyProcurement, semua
maklumat perolehan Kerajaan hendaklah dikemaskini di dalam GPIS
secara berterusan, tepat dan terkini. Bahagian/ Jabatan yang
menguruskan perolehan hendaklah mengemaskini maklumat
perolehan dalam GPIS, meliputi semua kategori iaitu bekalan,
perkhidmatan bukan perunding dan kerja bagi perolehan atau projek-
projek yang dibiayai melalui peruntukan/pembiayaan oleh Kerajaan
Persekutuan sama ada melalui geran peruntukan atau pinjaman,
pembiayaan sepenuhnya atau sebahagian daripada kos
projek/perbelanjaan. Maklumat perolehan yang menggunakan
keseluruhan wang persendirian seperti Tabung Amanah/ Tabung
Amal/ Tabung Penyelidikan/ Wang Sumbangan tidak perlu didaftarkan
dalam GPIS.
PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
73
E. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
1. PERJAWATAN DAN NAZIRAN
1.1 Arahan penempatan pegawai di sesebuah organisasi hendaklah
berdasarkan Waran Perjawatan yang telah diluluskan oleh Kerajaan
sama ada dari segi jumlah perjawatan, gred dan jawatannya. Pihak
JPA melalui surat rujukan JPA(S)NP.134/8/1 Jld.21(55) bertarikh 5
Ogos 2010 menetapkan bahawa penempatan secara pentadbiran
adalah tidak dibenarkan kerana ia tidak dibuat berdasarkan prinsip rate
for the job, menjejaskan struktur organisasi sedia ada serta turut
memberi implikasi dari aspek perkhidmatan dan kewangan.
Ketidakpatuhan pengisian penyandang tanpa berdasarkan kepada
waran perjawatan boleh menyebabkan pegawai yang berkenaan
tindakan tatatertib dikenakan.
2. PEMBEKUAN PEWUJUDAN JAWATAN BAHARU
2.1 Sebarang cadangan pewujudan dan pertambahan jawatan di bawah
Program Baharu dan Peluasan Program Sedia Ada hendaklah
dilaksanakan secara kaedah pindah butiran atau tukar ganti
perjawatan sedia ada. Kaedah pelaksanaan ini adalah berdasarkan
kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kabinet Transformasi
Perkhidmatan Awam (JKK-TPA) Bil.1/2015 bertarikh 05 Mac 2015.
3. LANGKAH-LANGKAH MENGOPTIMUMKAN PERBELANJAAN
3.1 Ketua Jabatan bertanggungjawab mengawal perbelanjaan di jabatan
masing-masing. Antara langkah-langkah yang perlu diambil adalah
seperti yang berikut :
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
74
3.1.1 Perjawatan
i. Pengurusan perjawatan perlu dilaksanakan dengan
mengambilkira keutamaan untuk mengoptimumkan
perbelanjaan Kementerian. Pelaksanaan satu-satu fungsi
di Kementerian/ Jabatan juga perlu dilakukan secara
kreatif dan inovatif agar dapat mencapai tahap
produktiviti tertinggi berdasarkan sumber manusia sedia
ada.
ii. Pewujudan jawatan baharu tidak dibenarkan kecuali
melalui kaedah tukar ganti (trade-off) dan pindah butiran
(redeployment) serta tiada implikasi kewangan
tambahan.
iii. Pewujudan jawatan baharu bagi jawatan kritikal perlu
dilaksanakan dengan kawalan ketat.
iv. Konsep redeployment mesti diberi keutamaan bagi
projek-projek baharu yang telah siap seperti sekolah,
untuk memastikan agihan penempatan pegawai dibuat
berdasarkan fungsi dan kepakaran.
v. Jawatan kosong yang tidak diisi melebihi dua (2) tahun
hendaklah dimansuhkan.
vi. Pelantikan pegawai kontrak baharu di bawah peruntukan
Objek Sebagai 29000 (OS29000) adalah tidak
dibenarkan kecuali bagi penggantian atau pembaharuan
kontrak pegawai.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
75
3.1.2 Penyusunan Semula Organisasi/ Penubuhan Badan
Berkanun
i. Penyusunan semula organisasi hanya dibenarkan bagi
meningkatkan kecekapan penyampaian perkhidmatan
dengan syarat tidak melibatkan tambahan bilangan
jawatan dan implikasi kewangan.
ii. Keutamaan penyusunan semula organisasi hendaklah
fokus kepada mengurangkan pertindihan fungsi sama
ada di dalam atau di luar organisasi.
iii. Penubuhan badan berkanun/ Companies Listed By
Guarantees (CLBG)/ entiti baharu lain tidak dibenarkan.
4. TUNTUTAN BAYARAN PERTUKARAN DAN PENEMPATAN KALI
PERTAMA
4.1 Pegawai dan kakitangan layak dibayar tuntutan pertukaran dan
penempatan sekiranya:
i. Diarah bertukar di atas kepentingan perkhidmatan seperti
kenaikan pangkat dan redeployment (penempatan semula); dan
ii. Pegawai yang baru pertama kali dilantik dalam perkhidmatan
Kerajaan dan diberi penempatan pertama.
4.2 Setelah mengambil kira KEUTAMAAN bagi perkara 4.1, tuntutan
pertukaran/ perpindahan atas permohonan sendiri boleh dikemukakan
kepada Ketua Jabatan pemohon (Setiausaha Bahagian/ Pengarah
Bahagian/ Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri) untuk kelulusan dan
pembayaran, tertakluk kepada peruntukan kewangan sedia ada
tahun semasa dan mematuhi sepenuhnya peraturan-peraturan dan
syarat-syarat seperti terkandung dalam surat Jabatan Perkhidmatan
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
76
Awam Bil. JPA (S) 63/163 (30) bertarikh 23 Ogos 1994 mengenai
Tatacara Menimbangkan Permohonan Bayaran Perpindahan dan
Pertukaran Bagi Kes-kes Pertukaran Atas Permohonan Sendiri.
5. ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG
5.1 Hasrat pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) adalah
sebagai pengiktirafan Kerajaan terhadap pegawai perkhidmatan awam
yang telah memberi perkhidmatan yang bermutu tinggi berdasarkan
prestasi tahunan pegawai. Semua Bahagian dan Jabatan Pendidikan
Negeri dikehendaki mengadakan Majlis Anugerah Perkhidmatan
Cemerlang selewat-lewatnya sebelum 31 Mac 2017.
5.2 Bagi pencalonan Pingat Perkhidmatan Cemerlang (PPC) Tahun 2016,
semua Bahagian dan Jabatan Pendidikan Negeri perlu
mengemukakan Borang PPC yang lengkap termasuk bukti penglibatan
yang disahkan, sebelum atau pada 31 Januari 2017.
6. KENAIKAN PANGKAT
6.1 Dalam mengemukakan sesuatu perakuan pemangkuan/ kenaikan
pangkat pegawai di bawah penyeliaan masing-masing, Ketua Jabatan
bertanggungjawab untuk:
i. Memastikan pegawai yang diperakukan memenuhi syarat;
ii. Memastikan kesahihan maklumat perkhidmatan pegawai; dan
iii. Mengemukakan perakuan dalam tempoh yang ditetapkan.
6.2 Maklumat Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) yang diperakukan
untuk kenaikan pangkat hendaklah disemak dengan teliti
berdasarkan Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) yang
dikemaskini sebelum diperakukan dalam sistem ePangkat. Di
samping itu, Ketua Jabatan juga bertanggungjawab untuk memastikan
kesahihan maklumat terlebih dahulu sebelum mengemukakan semua
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
77
dokumen yang diperlukan kepada urusetia Lembaga Kenaikan
Pangkat Perkhidmatan Pendidikan (LKPPP) di BPSM.
6.3 Perakuan kenaikan pangkat yang tidak lengkap tidak akan dibawa
untuk pertimbangan LKPPP. Manakala, maklumat kenaikan
pangkat PPP yang telah diluluskan oleh LKPPP hendaklah
dikemaskini dalam sistem HRMIS, sistem e-Pangkat dan BPK.
6.4 Ketua Jabatan boleh dikenakan tindakan tatatertib/ surat tunjuk
sebab di atas ketidaktelitian dan kecuaian dalam urusan
memperakukan pemangkuan/ kenaikan pangkat pegawai di bawah
penyeliaan masing-masing.
7. PENGURUSAN LATIHAN
7.1 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005 mengenai Dasar Latihan Sumber
Manusia Sektor Awam (DLSMSA) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 2/2005 menetapkan bahawa semua Kementerian/ Jabatan perlu
menyedia dan menyelenggara rekod latihan yang meliputi
perancangan, perbelanjaan, penilaian, laporan dan aktiviti
kursus/latihan termasuk Pelan Operasi Latihan (POL).
7.2 Di antara strategi pelaksanaan DLSMSA adalah dengan memastikan
bahawa:
i. peruntukan yang disediakan untuk tujuan latihan adalah
bersamaan sekurang-kurangnya satu peratus (1%) dari
peruntukan emolumen; dan
ii. semua anggota mengikuti latihan sekurang-kurangnya tujuh (7)
hari setahun.
7.3 Di peringkat KPM, prestasi kehadiran melalui pelbagai kaedah latihan
masih dititikberatkan bagi meningkatkan kompetensi warga kerja.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
78
Petunjuk Prestasi Utama (KPI) Penjawat Tier 2 juga masih mempunyai
elemen pengurusan latihan. Pegawai KPM masih perlu menghadiri
latihan berdasarkan jumlah hari yang ditetapkan pada tahun semasa.
7.4 Dengan jumlah warga kerja yang sangat besar dan keadaan ekonomi
semasa, KPM tidak dapat menyediakan peruntukan latihan yang
mematuhi garis panduan di dalam Pekeliling di atas. Sehubungan itu,
semua Ketua Jabatan perlu menggunakan peruntukan latihan yang
ada dengan cekap dan berhemat bagi memastikan warga kerja KPM
dapat melaksanakan tugas masing-masing dengan berkesan. Ini boleh
dilaksanakan dengan mengurangkan penggunaan premis swasta dan
memaksimumkan penggunaan premis dalaman KPM atau institusi
latihan yang lain.
7.5 Akur dengan peruntukan latihan dalam perkhidmatan yang terhad,
pelbagai inisiatif telah diperkenalkan melalui blended training approach
yang telah diedarkan kepada semua Ketua Jabatan dan boleh dicapai
di laman Sistem Pengurusan Latihan (SPL), KPM. Semua Ketua
Jabatan adalah bertanggungjawab memastikan warga kerja di bawah
seliaan masing-masing (tanpa mengira skim perkhidmatan) memenuhi
syarat mengikuti latihan minimum tujuh (7) hari setahun atau tempoh
yang ditetapkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Latihan
boleh dilakukan tanpa terlalu bergantung kepada latihan berbentuk
konvensional seperti kursus bersemuka.
7.6 Bagi pelaksanaan kursus Anggota Kumpulan Pelaksana (AKP)
Perkhidmatan Bukan Guru (PBG) di bawah KPM, Bahagian/Jabatan
boleh merujuk Pelan Latihan AKP yang disediakan oleh Bahagian
Pengurusan Sumber Manusia (BPSM). Ia merupakan sumber rujukan
asas dan panduan dalam melaksanakan kursus mengikut kesesuaian
dan keutamaan masing-masing, tertakluk kepada peruntukan yang
diterima.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
79
7.7 Semua Ketua Bahagian/Jabatan adalah bertanggungjawab membida
peruntukan latihan bagi pelaksanaan kursus-kursus fungsian PBG
terutamanya yang berkait rapat dengan bidang tugas dan teras
perkhidmatan Bahagian. Ia selaras dengan keputusan Mesyuarat
Jawatankuasa Latihan Perkhidmatan Bukan Guru (JKLPBG) Bil.
1/2016 pada 5 Februari 2016.
7.8 Ini termasuk perancangan dan pelaksanaan latihan berkaitan
kewangan dan akaun yang perlu dilakukan oleh Bahagian/Jabatan
masing-masing dengan menggunakan peruntukan sedia ada.
7.9 Dalam tahun 2017, KPM akan menjadi pembekal peserta terbesar bagi
Blue Ocean Strategy Online Training (BOSOT) yang telah diputuskan
pelaksanaannya oleh YAB Perdana Menteri semasa NBOS Summit
pada 25 Februari 2016. Semua Ketua Bahagian/Jabatan perlu
memastikan pegawai-pegawai yang terpilih mengikuti Kursus ini dan
melaksanakannya dalam tempoh yang ditetapkan. Ia akan dikira
sebagai tiga (3) hari latihan dan dianggap sebahagian daripada latihan
dalam perkhidmatan. Pelaksanaan dan pemantauan peserta PBG
dilakukan oleh BPSM, manakala peserta Pegawai Perkhidmatan
Pendidikan (PPP) oleh Bahagian Pendidikan Guru (BPG). Laporan
pelaksanaan Kursus ini akan dilakukan oleh BPSM bagi tujuan
mesyuarat-mesyuarat penyelarasan.
7.10 Selain itu, Pekeliling Perkhidmatan KPM Bilangan 4 Tahun 2014:
Penggunaan Sistem Pengurusan Latihan Kementerian Pendidikan
Malaysia telah berkuatkuasa mulai 7 November 2014. Pekeliling ini
bertujuan menggariskan pelaksanaan urusan perekodan latihan
menggunakan SPL, KPM dengan lebih mantap untuk mencapai salah
satu sasaran DLSMSA. Semua pihak perlu menggunakan sepenuhnya
SPL, KPM dan memastikan semua bentuk latihan dan sesi
pembelajaran dalam pelbagai kaedah direkodkan ke dalam sistem
tersebut, termasuk sesi pementoran Ketua Jabatan dengan warga
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
80
kerja masing-masing. Ia akan membolehkan warga KPM mencapai
sasaran latihan sekurang-kurangnya tujuh (7) hari tanpa melibatkan
peruntukan latihan yang terlalu besar. Ketua Bahagian/ Jabatan juga
hendaklah memastikan data warga kerja dikemas kini dari semasa ke
semasa di dalam SPLKPM.
7.11 Pusat Tanggungjawab II yang menerima peruntukan latihan wajib
mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Latihan sebelum 10
hari bulan, bulan berikutnya kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ)
yang menurunkan peruntukan agar pemantauan dapat dilaksanakan
dengan lebih rapi. Laporan yang dikemukakan hendaklah disertai
dengan cetakan laporan e-SPKB yang jelas menunjukkan
perbelanjaan dan tanggungan yang dikunci masuk ke dalam sistem.
7.12 Di samping itu, Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia
(PPSM) Latihan Bil. 2/2016 yang dipengerusikan oleh Pegawai
Pengawal pada 29 Ogos 2016 telah mengarahkan supaya Bahagian/
Jabatan mengenal pasti dan mengemukakan semua bentuk
perbelanjaan yang digunakan bagi tujuan latihan selain peruntukan
POL yang diterima. Maklumat latihan dan jumlah peruntukan yang
perlu direkodkan merangkumi latihan yang kurang daripada tiga (3)
bulan dan hanya mengambil kira peruntukan daripada Kerajaan
Malaysia. Maklumat ini hendaklah dikemukakan kepada BPSM bagi
PBG (selaku Urus Setia JKLPBG) dan kepada BPG bagi PPP (selaku
Urus Setia Jawatankuasa Induk Pembangunan Staf-JIPS) pada awal
bulan Julai dan awal bulan Disember setiap tahun. Laporan akan
dibentangkan kepada PPSML sebelum dikemukakan kepada JPA.
7.13 Berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2012, semua
pegawai awam lantikan pertama pada atau selepas 1 Januari 2013
diwajibkan menghadiri Program Transformasi Minda (PTM) bagi
tujuan pengesahan dalam perkhidmatan. PTM untuk PPP akan terus
dilaksanakan oleh Institut Pendidikan Guru (IPG) dan dipantau oleh
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
81
BPG selaku Urus Setia JIPS yang dipengerusikan oleh Ketua
Pengarah Pelajaran Malaysia (KPPM). PTM untuk PBG pula akan
terus dilaksanakan oleh BPSM yang merupakan Urus Setia Panel
Pengurusan PTM KPM. Peruntukan PTM pada tahun-tahun
berikutnya perlu dibida secukupnya oleh BPSM dan IPG.
8. PENGURUSAN MAKLUMAT
8.1 Maklumat perkhidmatan seseorang pegawai adalah amat penting
dalam urusan sumber manusia. Data perkhidmatan pegawai yang
disimpan di dalam sistem HRMIS mempengaruhi pelaksanaan atau
polisi sumber manusia yang dihasilkan oleh Agensi Pusat, mahupun
Kementerian. Kesan secara langsung kepada perkhidmatan pegawai
secara perseorangan atau berkelompok adalah bergantung kepada
integriti data yang dikemas kini di dalam sistem sumber manusia.
8.2 Sehubungan itu, pelaksanaan modul-modul dan proses HRMIS adalah
amat penting di dalam memberikan jaminan tersebut. Penggunaan
modul-modul dalam HRMIS akan memastikan data yang dikemaskini,
diteliti bukan sahaja di peringkat Kementerian, tetapi oleh Ketua
Jabatan, pentadbir sumber manusia dan pegawai pemilik data
tersebut.
8.3 Selaras dengan hasrat Agensi Pusat supaya pelaksanaan modul-
modul HRMIS dilaksanakan sehingga ke seluruh peringkat
Kementerian, Ketua Jabatan hendaklah memastikan pencapaian
pelaksanaan HRMIS di Jabatan masing-masing mencapai tahap
optimum. Pelaksanaan HRMIS bagi tahun 2017 yang perlu diambil
perhatian adalah:
i. Pelaksanaan Perisytiharan Harta melalui HRMIS bagi semua
kakitangan yang belum mengisytiharkan harta di dalam HRMIS
sebelum 31 Disember 2017;
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
82
ii. Pengemaskinian SKT 2017 melalui HRMIS sebelum 31 Julai
2017;
iii. Pengesahan pencapaian sebenar SKT dan Pelaksanaan
Laporan Nilaian Prestasi Tahunan 2017 sebelum 22 Disember
2017;
iv. Pelaksanaan Modul Penamatan Perkhidmatan 2017 sebelum 31
Disember 2017;
v. Penggunaan sub modul cuti melalui HRMIS bagi semua
kakitangan yang di bawah seliaan; dan
vi. Pengemaskinian data peribadi dan perkhidmatan mengikut
maklumat yang terkini.
8.4 Bagi melaksanakan pelaksanaan HRMIS pada tahun 2017, peruntukan
yang sewajarnya akan diagihkan melalui Bahagian Pengurusan
Sumber Manusia kepada Bahagian/ Jabatan/ Agensi mengikut
keperluan. Peruntukan tersebut adalah sewajarnya digunakan bagi
mencapai maksud tersebut.
9. BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN (BPK)
9.1 Ketua Jabatan di Bahagian, Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), Pejabat
Pendidikan Daerah (PPD) dan sekolah bertaraf PTJ adalah
bertanggungjawab untuk memastikan BPK diurus dan diselenggara
dengan teratur, lengkap dan terkini sepertimana yang dinyatakan di
dalam Pekeliling Perkhidmatan, Bil 15/2008.
9.2 Bagi tujuan untuk memantapkan pelaksanaan dan pematuhan
pengemaskinian BPK, penguatkuasaan ke atas pengemaskinian BPK
di bawah seliaan Bahagian/ JPN/ PPD dan Sekolah Kementerian
Pendidikan Malaysia (KPM) perlu dilaksanakan seperti yang berikut:
i. Mengemukakan laporan secara tetap 2 kali setahun bagi
pemantauan dan pengurusan BPK; dan
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
83
ii. Hanya BPK pegawai yang teratur dan dikemaskini sahaja yang
layak dipertimbangkan untuk urusan kenaikan pangkat; dan
iii. Ketua Jabatan perlu mengadakan ‘Hari Semakan BPK’
sekurang-kurangnya 2 kali setahun dan mengemukakan laporan
pelaksanaan program tersebut.
9.3 Pelaksanaan langkah penguatkuasaan ini adalah penting bagi
memastikan setiap Bahagian/Jabatan/PPD/Sekolah dapat
mengurangkan bilangan BPK yang belum dikemaskini. Kegagalan
dalam mengemaskini BPK secara efektif akan mengundang pelbagai
isu perkhidmatan seperti pengesahan dalam perkhidmatan, kenaikan
pangkat, pergerakan gaji, tatatertib, persaraan dan sebagainya.
10. PENGAMBILAN GURU GANTI
10.1 Pengambilan guru ganti boleh dilaksanakan dengan pelantikan secara
Pekerja Sambilan Harian (PSH) berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 3 Tahun 2011 Dasar dan Prosedur Pengambilan Pekerja
Sambilan Harian (PSH).
10.2 Tempoh perkhidmatan hendaklah tidak melebihi tiga (3) bulan. Walau
bagaimanapun, sekiranya terdapat keperluan perkhidmatan, tempoh
berkenaan boleh dilanjutkan oleh Ketua Jabatan sehingga maksimum
tiga (3) bulan lagi.
10.3 Pembayaran upah guru ganti adalah di bawah OS29000 dan guru
ganti berkenaan tidak boleh dibayar Elaun Lebih Masa, tidak layak
menerima faedah persaraan tetapi boleh mencarum dalam Skim
Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) mengikut peraturan
berkuatkuasa. Guru ganti ini juga tidak layak dibayar upah bagi cuti
mingguan, cuti kelepasan am dan hari yang mereka tidak hadir
bertugas.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
84
10.4 Guru ganti hanya boleh dilantik sekiranya tempoh kekosongan tidak
kurang daripada 30 hari. Sementara bagi kelas-kelas peperiksaan,
Ketua Jabatan boleh mempertimbangkan pelantikan guru ganti
sekiranya tempoh kekosongan melebihi 14 hari tertakluk kepada
peruntukan sedia ada.
10.5 Kadar yang disyorkan adalah sebanyak RM54 sehari. Kadar
bayaran sebanyak RM72 sehari boleh dipertimbangkan oleh Ketua
Jabatan sekiranya peruntukan adalah disahkan mencukupi bagi
menampung keperluan keseluruhan bagi guru ganti sehingga akhir
tahun 2017.
10.6 Ketua Jabatan perlu merasionalisasikan pelantikan guru ganti dan
mengoptimumkan perbelanjaan sedia ada bagi tujuan kawalan
dalaman dan selaras dengan kedudukan kewangan KPM. Ketua
Jabatan juga hendaklah menggunapakai kaedah-kaedah lain seperti
relief class dan penyusunan semula jadual alternatif kepada kaedah
guru ganti.
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
PENGURUSAN
AUDITAN
85
F. PENGURUSAN PENGAUDITAN
1. Pengurusan audit dalam
1.1 Bahagian Audit Dalam akan melaksanakan pengauditan bagi
pematuhan pengurusan kewangan dan penilaian prestasi
pengurusan perolehan, projek-projek pembangunan, program
dan aktiviti KPM untuk memastikan kecekapan dan
keberkesanan pengurusan Kementerian dan PTJ.
2. Pengurusan teguran audit
2.1 Teguran audit perlu dijawab dalam tempoh 30 hari dari tarikh
laporan diterima dan tindakan pembetulan dibuat secara
menyeluruh dan follow through sehingga selesai.
PENUTUP
86
PENUTUP
Semua Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pematuhan sepenuhnya APP
2017. Pematuhan APP ini dapat melancarkan tadbir urus pengurusan kewangan,
pembangunan, perakaunan, perolehan, sumber manusia serta pengauditan di
semua peringkat organisasi dan seterusnya meningkatkan sistem penyampaian
perkhidmatan di KPM.
Kementerian Pendidikan Malaysia
Putrajaya
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
LAMPIRAN
87
LAMPIRAN I
SENARAI AKTIVITI DI BAWAH PROGRAM KHUSUS
Bil. Butiran Aktiviti
1. 090100 Bertugas ke Luar Negara
2. 090200 Memartabat Bahasa Malaysia, Memperkukuh Bahasa Inggeris (MBMMBI)
3. 090400 Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM
4. 090600 Tanah dan Pembaikan Tanah
5. 090700 Penyelenggaraan Genset
6. 090800 Penyelenggaraan Telaga Tiub
7. 090900 Penyelenggaraan Solar Hibrid
8. 091100 Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMBK)
9. 091200 Bantuan Geran Perkapita (PCG)
10. 091300 Bantuan Kokurikulum (BKK)
11. 091400 Bantuan Sukan (BS)
12. 091600 Projek Khas Murid Sekolah Berasrama Penuh
13. 091700 Bantuan Makanan Asrama (BMA)
14. 091800 Rancangan Makanan Tambahan 1Malaysia (RMT)
15. 091900 Bantuan Pakaian Seragam Pasukan Beruniform
16. 092000 Perjalanan dan Pengangkutan Murid Asrama
17. 092100 Bantuan Jaket Keselamatan
18. 092200 Kelas Dewasa Orang Asli Penan
19. 092300 Bantuan Makanan Prasekolah
20. 092400 Bantuan Geran Perkapita Prasekolah (PCG Prasekolah)
21. 092500 Pembelian Buku Teks
22. 092700 Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan (BBTP)
23. 092800 Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa
24. 092900 Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP)
25. 093100 Skim Biasiswa Sukan
26. 093200 Elaun Pra Universiti
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
88
Bil. Butiran Aktiviti
27. 093300 Pengurusan Sukan
28. 093500 Program Teach For Malaysia
29. 093600 Program Sekolah Amanah
30. 093700 Biasiswa Perguruan Persekutuan
31. 093900 Sekolah Transformasi
32. 094100 Inisiatif PPPM
91
LAMPIRAN II
PENYELARAS BAGI PERMOHONAN PERUNTUKAN PROGRAM KHUSUS
BERTUGAS RASMI KE LUAR NEGARA (090100) TAHUN 2016
BAGI SEMUA BAHAGIAN/JABATAN
BIL BAHAGIAN/JABATAN
PENYELARAS JENIS PROGRAM
1. Bahagian Dasar dan Hubungan Antarabangsa (BDHA)
Mesyuarat/Persidangan Berkala/Berjadual yang wajib dihadiri oleh YB Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg. KSU/YBhg. KPPM/Pegawai-pegawai Kanan/Wakil KPM.
2. Bahagian Kokurikulum dan Kesenian (BKK)
Peruntukan bagi pegawai-pegawai KPM/guru pengiring/pelatih dan pelajar untuk aktiviti-aktiviti seperti pertandingan dan perkhemahan di peringkat antarabangsa.
3. Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP)
i) Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas, Gred Khas A serta setaraf di KPM (termasuk YB Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg. KSU/YBhg. KPPM/TKSU)
4. Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan (BPPDP)
i) Persidangan dan mesyuarat berhubung
pembangunan dan penyelidikan di dalam
bidang pendidikan di peringkat
antarabangsa. Contohnya Menghadiri
Mesyuarat Penyelaras Penyelidikan
Kebangsaan Trends in Mathematics and
Science Studies (TIMSS).
ii) Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi TKPPM (Dasar Pendidikan) bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas, Gred Khas A serta setaraf.
5. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM)
Kursus/peningkatan ilmu ke luar negara bagi Perkhidmatan Bukan Guru.
6. Bahagian Pendidikan Guru (BPG)
i) Kursus/peningkatan ilmu ke luar negara bagi Perkhidmatan Guru. Contohnya Menghadiri Mesyuarat dan Kursus National Project Manager, National Data Manager and
ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2017
90
BIL BAHAGIAN/JABATAN
PENYELARAS JENIS PROGRAM
Assistant Data Manager bagi Kajian Antarabangsa Teaching and Learning International Survey (TALIS).
ii) Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi TKPPM (Pembangunan Profesionalisme) bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas, Gred Khas A serta setaraf.
7. Bahagian Pengurusan Sekolah Harian(BPSH)
Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi TKPPM (Operasi Pendidikan) bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas, Gred Khas A serta setaraf.
8. Bahagian Kewangan(BKew)
Peruntukan yang disalurkan terus kepada Jabatan/ Bahagian di KPM bagi lawatan kerja yang penting dan tidak berkala/ad hoc.
91
LAMPIRAN III
SENARAI SEMAK BAGI PERMOHONAN PENYEDIAAN KEMUDAHAN SECARA PAKEJ
NAMA JABATAN : NAMA PROGRAM : TARIKH : TEMPAT :
BIL. PERKARA ADA
()
TIADA
(x)
1. Surat iringan daripada pemohon
2. Borang KEW-Pakej sebanyak 1 salinan yang lengkap iaitu:-
i. Nama / tarikh / tempat program
ii. Tujuan dan objektif program yang jelas
iii. Jumlah bilik penginapan dan peserta yang tepat
iv. Nyatakan sewaan yang terlibat sekiranya ada
v. Sumber kewangan diisi selengkapnya
vi. Pengesahan Unit Kewangan
vii. Pengesahan Ketua Jabatan
3. Justifikasi keperluan mengadakan pakej di premis swasta
4. Justifikasi pakej melebihi hari yang ditetapkan (jika berkaitan)
5. Justifikasi pakej dibuat di luar zon pemohon (jika berkaitan)
6. Justifikasi lewat memohon pakej (jika berkaitan)
7. Surat permohonan dan jawapan tempahan ILA dari sekurang-kurangnya 5 ILA
8. Jadual Perbandingan Kelayakan Pegawai
i. Senarai nama disusun ikut kekananan
ii. Nyatakan sekiranya melibatkan urus setia/penceramah/ fasilitator
iii. Jarak ibu pejabat peserta ke tempat program melebihi 25km
9. Jadual program yang terperinci
10. Salinan sebut harga hotel sebanyak;
i. 3 sebut harga sekiranya kos pakej RM50,000 dan ke bawah
ii. 5 sebut harga sekiranya kos pakej RM50,000 dan ke atas
11. Salinan Minit Jawatankuasa Penilaian Pakej
12. Salinan Minit Jawatankuasa Sebut Harga bagi nilai keseluruhan pakej melebihi RM50,000 sehingga RM500,000
13. Salinan Minit Lembaga Perolehan bagi nilai keseluruhan pakej melebihi RM500,000
14. Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat dengan Kementerian Kewangan Malaysia dalam bidang perkhidmatan di bawah kod kepala/sub-kepala yang berkaitan bagi perolehan perkhidmatan secara pakej
15. Salinan surat kelulusan khas Perbendaharaan/BKew (jika berkaitan);
i. Kelulusan kadar penginapan/makan peserta melebihi syiling 1PP
ii. Kelulusan kadar penginapan/makan peserta bukan penjawat awam
iii. Kelulusan penceramah bukan penjawat awam
iv. Lain-lain kelulusan yang berkaitan
92
LAMPIRAN IV
PERKARA YANG SERING DIKUIRI DALAM PERMOHONAN PAKEJ
1. Justifikasi Permohonan i. Tujuan program dilaksanakan dan apakah objektif yang ingin dicapai
tidak jelas atau tiada. ii. Justifikasi kenapa program perlu dilaksanakan menggunakan
kemudahan secara pakej tidak jelas atau tiada. iii. Justifikasi kenapa perlu dibuat di premis swasta tidak jelas atau tiada. iv. Tambahan justifikasi (sekiranya berkaitan) tidak dinyatakan seperti
berikut;
a. Justifikasi lebih hari (lebih dari 3 hari 2 malam); b. Justifikasi lewat mohon (kurang dari 21 hari); dan c. Justifikasi pakej dibuat luar zon.
2. Jadual Program i. Tarikh Program yang dinyatakan berbeza dengan tarikh di dalam
Borang Kew-Pakej. ii. Tidak terperinci (terlalu umum atau tidak jelas). iii. Tidak menyatakan nama penceramah bagi setiap slot bagi pakej
kursus/latihan. iv. Pengisian tidak sesuai dengan tajuk dan objektif program (contoh:
Pakej mesyuarat tetapi pengisian berbentuk kursus).
3. Perincian penginapan, makan, sewaan dan tuntutan perjalanan i. Bilangan peserta dan bilangan penginapan/makan tidak sama dengan
Jadual Perbandingan atau sebaliknya. ii. Kesilapan mengira kos. iii. Kos sewaan (dewan, bas dan lain-lain) tidak dinyatakan.
4. Sumber Kewangan
i. Tidak diisi dengan lengkap atau jumlah kos silap diisi. ii. Kos pakej tidak sama dengan kiraan sebenar di Jadual Perbandingan
Kelayakan atau sebaliknya.
5. Pengesahan Ketua Jabatan i. Tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan. ii. Jika Ketua Jabatan tiada, perlu disertakan surat menanggung
kerja/menjalankan tugas.
A. BORANG KEW-PAKEJ
93
1. Senarai Nama i. Senarai nama tidak disusun mengikut kekananan ii. Senarai nama peserta yang berulang di dalam pakej. iii. Tidak dinyatakan siapa penceramah/fasilitator dan urus setia.
2. Nama Ibu Pejabat Peserta tidak dinyatakan dengan lengkap. Perlu
dinyatakan nama sekolah sekiranya peserta dari sekolah.
3. Jarak Ibu Pejabat (JIP)
i. JIP peserta kurang daripada 25km (setelah semakan dibuat walaupun dinyatakan melebihi 25km) tidak layak dimasukkan dalam pakej.
ii. JIP peserta ke tempat kursus/ tugas rasmi tidak tepat atau salah.
4. Jumlah keseluruhan kos yang terlibat tidak dikira dengan betul.
5. Kadar pakej melebihi kadar siling KPM.
6. Jenis pengangkutan tidak dinyatakan menggunakan kenderaan sendiri/kapal terbang atau kenderaan jabatan.
1. Butiran di dalam sebut harga syarikat tidak sama dengan maklumat di dalam Borang KEW-Pakej. Antara maklumat yang sering dikuiri adalah: i. Tarikh program; ii. Bilangan Peserta; iii. Kadar Bilik; dan iv. Jumlah bilik
2. Tiada sijil pendaftaran syarikat dengan Kementerian Kewangan dan kod
bidang berkaitan.
3. Tidak mengemukakan salinan sebut harga syarikat yang terlibat dalam penilaian atau kajian pasaran seperti berikut: i. Kos pakej kurang daripada RM50,000, perlu mengemukakan sekurang-
kurangnya 3 sebut harga syarikat (termasuk syarikat yang dipilih); dan ii. Kos pakej lebih daripada RM50,000 perlu mengemukakan sekurang-
kurangnya 5 sebut harga syarikat (termasuk syarikat yang dipilih).
1. Salinan minit mesyuarat tidak disertakan.
B. JADUAL PERBANDINGAN KELAYAKAN PEGAWAI
C. SALINAN SEBUT HARGA SYARIKAT (QUOTATION)
D. SALINAN MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENILAIAN PAKEJ
94
2. Salinan minit mesyuarat disertakan tetapi tidak lengkap seperti berikut;
i. Ahli mesyuarat tidak mencukupi (3 orang ahli termasuk seorang pengerusi, seorang hendaklah terdiri dari pegawai Pengurusan dan Profesional (P&P));
ii. Minit mesyuarat tiada unsur penilaian ke atas syarikat-syarikat yang ingin dipilih;
iii. Tiada tandatangan bagi setiap ahli mesyuarat; dan
iv. Tiada kelulusan dari Ketua Jabatan (bagi pakej bernilai kurang dari RM50,000)
1. Salinan minit mesyuarat tidak disertakan (bagi pakej bernilai RM50,000).
2. Salinan minit mesyuarat disertakan tetapi tidak lengkap seperti berikut;
i. Ahli mesyuarat tidak mencukupi (3 orang ahli termasuk seorang pengerusi, seorang hendaklah terdiri dari pegawai Pengurusan dan Profesional (P&P));
ii. Ahli mesyuarat tidak boleh dihadiri oleh pegawai yang sama dengan
Jawatankuasa Penilaian; iii. Tiada tandatangan bagi setiap ahli mesyuarat; dan iv. Tiada keputusan mesyuarat memilih syarikat yang berjaya.
1. Surat penolakan tidak dari 5 ILA tidak disertakan atau tidak mencukupi. 2. Surat penolakan ILA disertakan tetapi tidak tepat:
i. ILA yang disertakan tidak di dalam kawasan di mana pakej hendak
diadakan (contoh: pakej diadakan di Johor tetapi ILA di Negeri Sembilan);
ii. Bukan ILA (contoh: premis Kerajaan yang tiada penginapan seperti
sekolah dan Pejabat Pendidikan Daerah (PPD)); dan iii. Surat ILA yang diguna pakai semula daripada pakej yang lain (dengan
hanya menukar nama pakej dan tarikh).
E. SALINAN MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA SEBUT HARGA
F. SURAT PENOLAKAN 5 INSTITUT LATIHAN AWAM
95
1. Bagi pakej yang melibatkan pegawai bukan penjawat awam/ luar negara,
kelulusan kadar penginapan dan makan hendaklah diperolehi daripada
Perbendaharaan terlebih dahulu. Surat kelulusan hendaklah disertakan
bersama permohonan pakej.
G. SURAT KELULUSAN KHAS PERBENDAHARAAN/BKEW (JIKA BERKAITAN)
Recommended