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Aplicación de Pensamiento Lean y Sistema Kanban en Procesos de Compra de Artículos Industriales de Limpieza
Presentador: Luis C. Lopez, MBA, ASQ SSBB, PMP6 de Octubre de 2014
Una Mirada a UBC
http://news.ubc.ca/media-resources/ubc-facts-and-figures/
58,284 estudiantes (Vancouver: 49,896)
10,181 estudiantes internacionales de 149 países
12,010 títulos otorgados
300,000 exalumnos en 120 países
15,171 profesores y empleados
$2 billones en presupuesto
$10 billones en impacto económico en la region
Departamento de Gestión de Inmuebles en UBC
El Departamento de Gestión de Inmuebles de la Universidad de laColumbia Británica se encarga de mantener, operar y renovar todos losinmuebles propiedad de la Universidad en su campus de Point Grey enVancouver.
Nuestro departamento proveetambién servicios propios de unamunicipalidad, tales como Serviciode Aseo Urbano, Agua Potable,Paisajismo, etc.
El departamento emplea cerca de700 empleados incluyendotécnicos, conserjes, obreros,ingenieros, arquitectos y personalgerencial.
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Antecedentes del Proyecto
Modelo Centralizado y Satisfacción al Cliente
• Durante el otoño de 2009 se hizo evidente quenuestro modelo centralizado de asignación derecursos no estaba cumpliendo las expectativas denuestros clientes.
• Un nuevo modelo de servicio era necesario parapermitir un mejor manejo de las diferentes fuentesde demanda de servicio basado en su complejidad yla duración anticipada del servicio.
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El Nuevo Modelo de Zonas de Servicio
ZonaAmarilla
ZonaNaranja
ZonaVerde
ZonaVerdeazulada
ZonaAzul
ZonaRoja
ZonaMarrón
ZonaGris
• 8 Zonas, establecidas de acuerdo a las
facultades y localización de los edificios
• Un promedio de 1 millón de pies
cuadrados por zona
• Un Gerente de Inmuebles para cada zona
• El personal asignado a las Zonas fue
basado en el análisis histórico de trabajo
en cada una de las zonas.
Objetivo Estratégico: Mejorar el Servicio alCliente
El Nuevo Modelo de Zonas de Servicio (Continuación)
• Un rápido suministro de partes de mantenimiento y artículosindustriales era necesario para garantizar el éxito del nuevo modelode servicio.
• Una revisión operacional de nuestro almacén de partes y susprocesos de negocio se llevo a cabo a principios de 2010. Lasrecomendaciones principales de esta revisión fueron:a) Consolidar nuestra base de suministro y seleccionar a un
proveedor de piezas de mantenimiento que actúe comointegrador de suministro.
b) Rediseñar la configuración de nuestro almacén de partes, susprocesos de negocios y de manejo de inventario.
Servicios de Limpieza en UBC
Nuestro grupo de limpieza provee los siguientes servicios:
• Limpieza de oficinas, salones declases, laboratorios y áreascomunes.
• Remoción de basura y reciclajeen los edificios.
Nuestro grupo de limpieza utilizauna gran variedad de productos depapel, soluciones de limpieza ytoda clase de productos y equipospropios de esta actividad.
El uso de producto es estacionaldebido a nuestro calendarioacadémico .
Variabilidad en las ordenes de productos de limpieza
Durante el rediseño de nuestro almacén se encontró que existía variacionesmuy importantes en las ordenes recibidas de nuestro grupo de limpieza.
x ̅= 794.56s = 202.42CoV =0.255
Cantidad de Papel de Baño ordenado por mes
# Ca
jas
Nuestra Red de Distribución de Artículos de Limpieza
Almacéndel
Proveedor(Richmond)
AlmacénCentral en
UBC
Edificios(200+)•Habitación de Suministro
Closets de Conserje
Variabilidad en las ordenes de productos de limpieza
Parte de la variabilidad observada podía ser explicada a travésde la estacionalidad típica de las actividades académicas(menor demanda durante las vacaciones). Sin embargo, existíagran variabilidad durante el año académico.
Esto generó una reunión con el superintendente de limpieza yun acuerdo posterior para trabajar en la búsqueda de lacausa(s) de estas variaciones y determinar una solución paraellas.El superintendente del área sugirió la utilización del Edificio dela Asociación de Estudiantes para cualquier análisis deconsumo.
Edificio de la Asociación de Estudiantes (SUB)
El Edificio de la Asociación de Estudiantes es el edificio con mayor traficoen la Universidad. Este edificio es utilizado las 24 horas del día y cuentacon una feria de comida, una sala de cine, un salón de baile, un bar y otrosestablecimientos comerciales y de entretenimiento.
Evento Kaizen @ SUB
Un evento de mejora rápida (kaizen) fue realizado durante el otoñode 2011 con la meta de identificar las causas de la variabilidad enordenes de productos de limpieza.
Participantes• Gerente de Servicios de Limpieza (Turno de la Mañana=• Gerente de Programas de Efectividad Operacional• Supervisores asistentes (todos los turnos)• Conserjes (turnos de la mañana)• Un grupo de estudiantes de la escuela de negocios de UBC fue
incluido en el Proyecto en labores de captura de información deinventarios y entrevistadores del personal.
Evento Kaizen @ SUB - Hallazgos
• El equipo indicó que se quedaban sin suministros frecuentemente.
• Para evitar interrupciones de servicio, los supervisores realizaban ordenesurgentes al almacén central o “pedían prestado” productos de edificioscercanos. El inventario prestado rara ves era retornado.
• Algunos supervisores empezaron a crear inventario adicional para prevenirsus fallas de suministros.
• Los conserjes indicaron que existían desacuerdos con sus supervisores enrelación a cuando y cuanto producto debían ordenar.
En esencia los supervisores no tenían incentivos a minimizar su inventario yestaban causando problemas a nivel de toda la cadena de suministro
Evento Kaizen – Proceso de Suministro de Productos de Limpieza
Cada supervisor tenia su propio punto y cantidad de pedido
La autorización de compras era manual e incrementaba la duración
del proceso
Visitar la habitación de suministro e identifica los productos que se necesitan
Llenar una solicitud de materiales con los productos necesitados
Recoger solicitud de materiales llenada por el supervisor
Entregar solicitud de materiales al gerente de limpieza encargado del edificio
Revisar solicitud de materiales y enviar al Almacén todas las que fueron aprobadas
Procesar la solicitud de materiales recibida
Notificar al equipo de distribución que las ordenes están listas
Recoger los materiales ordenados y entregarlos al edificio correspondiente Fin
Proceso de Suministro de Artículos de Limpieza
Geren
te de Area
Equipo
de
Distrib
ución
Supe
rviso
r de
Limpieza
Almacén
de
Partes
Evento Kaizen– Otros Hallazgos
Cantidad de Papel de Baño ordenado por el SUB
Las habitaciones de suministros en el SUB estaban muydesordenadas y contenían toda clase the productos que no seutilizaba en sus operaciones.
Evento Kaizen– Otros Hallazgos
Evento Kaizen- Ishikawa
Custodial Supplies Stockout
Reorder Practices
Process delays
Inventory Transfers
Untidy Workplace
Inventory taken was not replenished Reorder quantity and point was subjective
Lack of demand data
Lack of inventory visibility Approval process delays
Paper based process
Sistema Kanban
Rediseño del Proceso
5 S
Fallas de Suministro
Transferencias de Inventario
Falta de Orden Demoras de Proceso
Practicas de Pedido
Inventario prestado y no retornado
Falta de visibilidad en el inventario
Puntos y Cantidades de pedido subjetivasFalta de información de demanda
Demoras en la aprobación
Proceso manual
Implementación de 5S
Preparativos para la implementación de 5S
• Muestreo de inventario
• Muestreo de consumo de producto por 6
semanas (estudiantes de la escuela de negocios)
• Validación de la información de consumo con
tendencias históricas de compras de producto
• Determinación de los tiempos de entrega para
cada producto
Implementacion de 5S en el SUB
Clasificación
EtiquetasRojas
Orden
Un lugarpara cada
cosa
Avisos y marcas enlos pisos
Limpieza
Eliminaciónde cosas
innecesarias
Estandarización
Instalacionde Kanban
Rediseño de proceso de pedidos
Sostenimiento
Incluir 5S enla cultura de
la organización
Compromiso
“ Un sitio de trabajo desorganizado es ineficiente e inseguro”
Clasificación: Etiquetas Rojas
• Se colocaron etiquetas rojas aproductos que se sospechaba noeran utilizados y que estaban ennuestra habitación de suministro.
• Se le pidió a todo el personalrevisar los productos antes de serclasificados, previniendo así quese descarte innecesario deproducto
Antes
Orden
Despues
Estandarización: Sistema Kanban
Estandarización: Sistema Kanban
Estandarización: Sistema Kanban
10 días
20 días
Pedido15 días
Estandarización: Sistema Kanban
Una vez se tuvo las ayudas visuals y las cantidades y los puntos depedidos, se empezo a trabajar en el rediseño del proceso de pedidos.
Rediseño del Proceso de Pedidos
Metodologia para notificar el pedido
Notification:
1. Tarjeta laminada
2. Codigo de barra
Rediseño del Proceso de Pedidos
Seleccionado
Rediseño del Proceso de Pedidos
• Nuestro Sistema informáticopresentaba limitaciones y no eraadecuado para ser utilizado conlectores de código de barra móviles.
• Nuestro proveedor de artículosindustriales Weber Supply nos ayudoa diseñar un proceso electrónico depedido utilizando código de barra yun modelo de inventario justo atiempo.
Rediseño del Proceso de Pedidos
12 BOX
Rediseño del Proceso de Pedidos
Rediseño del Proceso de Pedidos
• El usuario tiene la
oportunidad de revisar los
detalles de la orden y
hacer cambios a la misma
y proceder a su emisión.
• El sistema envía la orden al
almacén central, el cual
emite la orden de compra
necesaria para su
procesamiento por el
proveedor.
Rediseño del Proceso de Pedidos
• Nuestro almacén de partes recibe el pedido vía email ygenera una orden de compra para Weber Supply.
• El gerente de servicios responsable por el edificio donde laorden se genero es copiado en el email generado por elsistema. Esto permite auditar los pedidos.
• Luego Weber Supply procesa la orden y envía el pedido anuestro almacén de partes.
• Una vez los productos son recibidos, nuestro servicio dedistribución le hace llegar los productos al edificio donde seorigino el pedido.
Sistema Electrónicode Pedidos
AprobaciónElectronica
Sistema Justo a Tiempo
Resultados
Resultados en el SUB
• Reducción de 36% en inventario • Reducción de 55% en tiempos de respuestas• Eliminación de fallas de suministro y ordenes urgentes• Mejor utilización del espacio a través de:
• Remoción de producto no necesitado (materiales obsoletos, muestras, productos usado, etc.) • Remoción de anaqueles no utilizados
• Personal motivado
Estos resultados convencieron al equipo gerencial de laUniversidad de la Columbia Britanica de implementar estametodología en la totalidad del Campus
Implementación en el Campus
• A finales de 2012 se habíaimplementado este sistema en los8 edificios mas grande delcampus con un reducción deinventario promedio de 64%
• En 2013, 22 edificios mas fueronmigrados a este sistema, con unareducción promedio de inventariocercana al 45%.
• Para finales de este año se esperaque 53 edificios se encuentrenutilizando esta metodología.
• Esta metodología se estautilizando en otras áreas (porejemplo, filtros para equipos deventilación)
Antes
Después
Questions
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