View
217
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENJUALAN TUNAI DAN PENJUALAN KREDIT
PT. K ENTANIX SUPRA INTERNATIONAL
SKRIP SI
Oleh :
Andrian Hery Affandi (0500553804) Hanes (0500553722) Kwan Ming Tjun (0500553741) Kelas /Kelompok : 08PAA / 08
Universitas Bina Nusantara
Jakarta
2005
2
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENJUALAN TUNAI DAN PENJUALAN KREDIT
PT. K ENTANIX SUPRA INTERNATIONAL
SKRIP SI
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk gelar kesarjanaan pada
Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntasi
Jenjang Pendidikan Strata-1
Oleh :
Andrian Hery Affandi (0500553804) Hanes (0500553722) Kwan Ming Tjun (0500553741) Kelas /Kelompok : 08PAA / 08
Universitas Bina Nusantara
Jakarta
2005
3
Universitas Bina Nusantara
Jurusan Sistem Informasi
Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer
Semester VIII tahun 2004 /2005
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENJUALAN TUNAI DAN PENJUALAN KREDIT
PT. KENTANIX SUPRA INTERNATIONAL
Andrian Hery Affandi (0500553804) Hanes (0500553722) Kwan Ming Tjun (0500553741)
Kelas /Kelompok : 08PAA / 08
Abstrak Tujuan Pembuatan skripsi untuk menganalisa sistem informasi penjualan tunai dan penjualan kredit PT. Kentanix supra International untuk mengetahui kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem tersebut, kemudian merancang sistem informasi penjualan tunai dan penjualan kredit unt uk mengatasi kelemahan-kelemahan pada sistem tersebut. Metode yang digunakan adalah Metode penelitian lapangan, metode pustaka, dan metode perancangan. Setelah melakukan wawancara dan memperoleh data, maka dilakukan analisis terhadap data tersebut yang berguna untuk perancangan sistem yang baru. Dalam merancang sistem yang dilakukan pembuatan diagram aliran data, kamus data, diagram entitas, bagan terstruktur, spesifikasi modul serta rancangan masukan dan keluaran. Hasil yang dipero leh adalah Pengisisan data masih mengunakan tulisan tangan atau manual, dokumen yang tidak prenumbered, tidak adanya informasi mengenai piutang yang jatuh tempo dan tidak adanya laporan- laporan yang lebih rinci dan kurangnya informasi yang dilaporkan kepada manajemen, dan juga tidak adanya bagian penagihan. Kesimpulannya adalah Pengisisan secara manual mempunyai tingkat kesalahan yang cukup tinggi, terjadinya duplikasi nomor yang sama pada surat yang berbeda sehingga manajemen sulit mencari dokumen yang diinginkan, tidak adanya informasi mengenai piutang jatuh tempo sehingga sering terjadi keterlambatan penagihan, laporan yang dihasilkan kurang mendukung pengambilan keputusan manajemen. Kata Kunci Analisis, Perancangan, Sistem Informasi, Penjualan Tunai dan Penjualan Kredit
4
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan dun ia usaha saat ini berkembang sangat pesat, hal ini
menyebabkan semakin besarnya persaingan para pengusaha bisnis dalam
merebut pasar dan pelanggan, salah satu kebut uhan terpenting manusia adalah
tempat tinggal atau rumah, dan salah satu keberhasilan suatu perusahaan yang
bergerak di bidang properti yait u terletak pada keberhasilan perusahaan dalam
melakukan transaksi penjualan dan pengendalian piutang untuk mendapatkan
keuntungan. Penjualan merupakan hal yang sangat penting dalam bagi
kelangsungan hidup perusahaan. Pada beberapa perusahaan untuk meningkatkan
penjualan dilakukan baik dengan tunai maupun kredit, dengan adanya kegiatan
penjualan secara kredit maka akan menimbulkan piutang dagang dan apabila
penjualan dilakukan secara tunai maka tidak akan menimbulkan piutang dagang.
Proses Penjualan dan Piutang Dagang merupakan salah satu kegiatan
sehari-hari dunia usaha yang menghasilkan informasi, untuk mengatasi hal
tersebut maka diperlukan suatu SI berbasis computer yang baik, sehingga dapat
memberikan informasi yang cepat dan akurat.
PT. Kentanix Supra Internasional adalah perusahaan yang bergerak dalam
bidang pen jualan property rumah. Dimana pengo lahan data dan administrasi
penjualan dan piutang dilakukan secara manual.
Dengan adanya kelemahan-kelemahan ataupun masalah-masalah yang
terdapat pada PT.Kentanix Supra Internasional penulis berusaha merancang suatu
sistem informasi penjualan dan piutang yang terkomputerisasi dengan harapan
dapat memberikan manfaat bagi pihak manajemen perusahaan dalam mengambil
keputusan.
1.2 Ruang Lingkup Ruang Lingkup penelitian pada skripsi ini adalah perancangan Sistem
Informasi penjualan t unai dan penjualan kredit pada PT. Kentanix Supra
Internasional dengan ruang lingkup :
Analisis sistem penjualan pada transaksi penjualan secara kredit dan
penjualan tunai yang dimulai dar i pener imaan pesanan,pem buatan faktur sampai
dengan pembuatan laporan-laporan penjualan kepada manajemen. Laporan-
5
laporan penjualan meliputi laporan pen jualan persales, laporan penjualan
perpelanggan, laporan penjualaan KP R, dan laporan penjualan Tunai
Analisis Sistem Informasi dim ulai dari terjadinya transaksi penjualan kredit,
sampai dengan pelunasan kredit pemilikan rumah beserta penyusunan laporan-
laporan mengenai piutang dagang kepada manajemen. Laporan piutang meliputi
laporan piutang pelanggan, laporan p iutang jatuh tempo, laporan p iutang KPR.
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan penelititan adalah :
• Membantu mencari so lusi dan kelemahan-kelemahan pada sistem
penjualan dan piutang yang sedang berjalan.
• Merancang sistem informasi pen jualan dan piutang yang lebih baik
pada PT. Kentanix Supra Internasional
Manfaat Penelitian adalah :
• Menyediakan informasi yang baik, cepat, dan akurat pada PT.Kentanix
Supra Internasional sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Memudahkan manajemen dalam pengambilan keputusan khususnya
dalam hal pen jualan dan piutang perusahaan.
1.4 Metodologi Penelitian
Dalam metodologi penelitian, untuk mendapatkan data dan teori-teori
pendukung, penulis melakukannya dengan 3 metode yaitu:
1. Metode Penelitian Lapangan
Penelitian lapangan ditempuh dengan melalui dua cara yait u :
1. Teknik wawancara
Penulis mengadakan wawancara langsung dengan pihak perusahaan
mengenai kondisi perusahaan dan sistem yang berjalan.
2. Teknik Observasi Penulis Mengadakan penelitian terhadap prosedur-prosedur yang
berhubungan dengan penjualan dan piutang dagang.
2. Metode Pustaka
Penelitian ini dilakukan dengan membaca buku-buku atau sumber-sum ber
lainnya yang dapat melengkap i yang sudah ada untuk memecahkan masalah.
3. Metode Perancangan
6
Dalam skrispsi ini metode yang digunakan adalah perancangan terstruktur
dengan tahap-tahap sebagai berikut:
• Pembuatan DFD (Data FlowDiagram )
• Pembuatan kamus data
• Pembuatan data base
• Pembuatan pseudocode
• Pembuatan ERD (entity relationship diagram )
• Pembuatan bagan terstruktur
1.5 Sistem atika Penulisan Sistematika penulisan skripsi in i terdiri dari 5 bab. Isi bab tersebut secara
gar is besar adalah sebagai ber ikut:
Bab 1. Pendahuluan Pada Bab ini diuraikan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan
manfaat, metodologi penelitian dan sisitematika penulisan.
Bab 2. Landasan Teori
Dalam Bab in i, diuraikan tentang teori-teori dasar atau umum atas def inisi
dar i teori-teori pendukung unt uk pendekatan pemecahan masalah, serta landasan
teori yang berkaitan dengan sistem informasi penjualan dan piutang.
Bab 3. Sistem yang sedang berjalan Dalam Bab in i, ber isi uraian singkat mengenai sejarah berdirinya perusahaan,
gam baran umum sistem yang sedang berjalan, struktur organisasi perusahaan dan
uraian tugas, tata laksana sistem, diagram aliran data dan masalah yang
ditimbulkan serta usulan pemecahannya.
Bab 4. Rancangan Sistem Yang Diusulkan
Dalam Bab ini, berisikan tata laksana sistem dan diagram aliran data sistem
informasi penjualan dan piutang yang diusulkan, kamus data, bagan terstruktur,
spesifikasi proses, spesif ikasi database, rancangan masukan dan keluaran,
diagram hubungan entitas dan rancangan implementasi.
Bab 5. Kesimpulan dan Saran Pada Bab ini, berisikan kesimpulan dar i pembahasan yang telah dilakukan
dalam bab-bab sebelumnnya, dan saran-saran yang berguna bagi PT.Kentanix
Supra Internasional.
7
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-teori umum
2.1.1 Pengertian sistem
Menurut Mulyadi (2001,p3): “sistem adalah sekelompok unsur yang
erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai t ujuan tertentu.”
2.1.2 Pengertian inform asi Menurut McLeod yang diterjemahkan oleh Teguh, H.(2001,p15):
“informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.”
2.1.3 Pengertian sistem inform asi
Menurut Wilkinson yang diterjemhakan oleh Agus maulana(1993,p4):
“sistem informasi adalah suat u kerangka kerja dengan sumber daya manusia
dan komputer yang dikoordinasikan ut uk mengubah masukan data menjadi
keluaran informasi guna mencapai sasaran perusahaan.”
.
2.1.4 Kualitas informasi
Menurut Jogiyanto(2000,p30): “kualitas dar i sistem informasi
tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat( accura te), tepat pada
waktunya( tim ely basis) dan relavan( relevance).”
2.1.5 Komponen utama sistem inform asi
Menurut Mulyadi(2001,p11-14) : “ komponen utama dari sistem
informasi adalah sebagai berikut:
o Blok masukan (input block)
Masukan adalah data yang dimasukkan kedalam sistem informasi berserta
metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan
data tersebut ke dalam sistem.
Masukan terdiri dari transaksi, permintaan, pertanyaan, perintah dan pesan
o Blok model (m odel block)
Block model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah
masukan dan data yang di simpan dengan berbagai macam cara untuk
memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran.
o Blok keluaran (output block)
8
Keluaran suat u sistem merupakan faktor utama yang menentukan blok-
blok lain sistem informasi. Keluaran dapat berupa informasi yang bermutu
dan dokumen unt uk suatu tingkat manajemen dan semua pemakai
informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi.
o Blok teknologi (technology b lock)
Teknologi menangkap masukan, dan menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkandan menyampaikan keluaran, serta
mengendalikan seluruh sistem.
o Blok basis data (database block)
Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan
untuk melayani kebutuhan pemakai informasi
o Blok pengendalian (control block)
Blok pengendalian merupakan blok unt uk menjamin perlindungan,
integritas, dan kelancaran jalannya sistem informasi.
2.1.6 Pengertian sistem inform asi akuntansi
Menurut Widjajanto(2001,p4): “ sistem informasi akuntansi adalah
susunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan
perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya, dan laporan
yang terkoordinasikan secara erat yang didisain untuk mentrasformasikan
data keuangan menjadi informasi yang dibut uhkan manajemen.”
2.1.7 Alur sistem informasi akuntansi
Menurut Widjajanto(2001,p16): “ alur sistem informasi akuntansi
terpengal menjadi 2 bagian, yaitu:
A. Daur operasional, yang merupakan daur dari mulai terjadinya transaksi
atau kejadian-kejadian ekonomis sampai terekamnya transaksi tersebut
kedalam bent uk dokumen. Daur oprasioan ini pada umumnya terbagi
kedalam 4 daur atau subsistem, yaitu:
1. Daur atau subsistem pendapatan (revenue cycle) yang mencakup kegiatan
penjualan, barang atau jasa yang merupakan faktor output atau produk
perusahaan.
9
2. Daur atau subsistem pengeluaran (expend iture scyle) yang mencakup
kegiatan pengadaan bahan baku, barang dagangan, bahan pembantu,
ber ikut biaya faktor input lainnya.
3. Daur atau subsistem produk (product cyle) yang mencakup kegiatan
manufaktur yang mengubah bahan baku menjadi produk.
4. Daur atau subsistem keuangan (finance cyle) yang mencakup kegiatan
penerimaan dan pengeluaran uang sebagai akibat dari daur pendapatan,
pengeluaran, dan produksi.
B. Daur penyusunan laporan yait u daur yang mengubah dokumen-dokumen
hasil rekaman transaksi yang berasal dari daur oprasional menjadi laporan,
baik dalam bentuk laporan keuangan untuk p ihak eksternal, maupun
laporan manajemen yang dit ugaskan untuk pihak internal perusahaan
(manajemen).
2.1.8 Pengertian analisis sistem Menurut McLeod yang diterjemahkan oleh Teguh, H.(2001,p190): “
analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan
untuk merancang sistem baru atau diperbaik i.”
2.1.9 Pengertian perancangan sistem Menurut Mulyadi(2001,p151): “ perancangan sisem adalah proses
penterjemahan kebutuhan pemakai informasi kedalam alternatif rancangan
sistem informasi yang diajukan kepada pemakai untuk dipertimbangkan.”
2.1.10 Pengertian sistem pengendalian intern Menurut Mulyadi(2001,p171): “ pengendalian intern adalah suatu
proses yang di jalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personal lain
yang di disain untuk memberikan keyak inan memadai tentang pencapaian 3
golongan berikut ini :
1. Kehandalan laporan keuangan
2. Kepat uhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
3. Efektivitas dan efesiensi operasi
2.1.11 Langkah-langkah untuk merancang sistem
Menurut Jogiyanto(1995,p211): “perancangan sistem terbagi menjadi
beberapa tahap :
1. Tahap perancangan model sistem informasi secara umum
2. Tahap perancangan keluaran secara umum
10
3. Tahap perancangan masukkan secara um um
Terdapat 3 tahap, yait u:
A. Perancangan data cap ture
B. Penyiapan data
C. Data entry
4. Tahap perancangan data base secara umum
5. Tahap perancangan teknologi perangkat keras
6. Tahap perancangan teknologi perangkat lunak
7. Tahap perancangan net work
8. Tahap perancangan kontrol
2.2 Teori-teori khusus
2.2.1 Pengertian penjualan
Menurut Ar ifin(2000,p163): “sale (penjualan) adalah transfer hak atas
barang untuk mendapatkan sumber dan lainnya, seperti kas atau janji untuk
membayar kas.”
2.2.2 Jenis-jenis penjualan
Menurut Niswonger, Warren, Reeve, dan fess yang diterjemahkan
oleh Alfonsis Sirait, M. Bus (1999,p240-241): “ pendapatan dar i penjualan
barang dagang biasanya di identifikasi pada buku besar sebagai penjualan.
Perusahaan bisa menjual barang dagang secara t unai maupun perusahaan
mugkin melakukan penjualan secara kredit.”
2.2.3 Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit
Menurut Mulyadi(2001,p211-213) : “ fungsi yang terkait dalam sistem
penjualan kredit adalah:
A. Fungsi penjualan
B. Fungsi kredit
C. Fungsi gudang
D. Fungsi pengir iman
E. Fungsi penagihan
F. Fungsi akuntansi. “
2.2.4 Dokumen yang di gunakan dalam sistem penjualan kredit Menurut Mulyadi(2001,214): “dokumen-dokumen yang di gunakan
dalam prosedur penjualan kredit adalah:
11
A. Surat order pengir iman dan tembusan
B. Faktur dan tembusannya
C. Rekapitalasi harga pokok pen jualan
D. Bukti memorial.”
2.2.5 Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit Menurut Mulyadi(2001,p218): “ catatan akuntansi yang digunakan
dalam sistem penjualan kredit adalah:
A. Jurnal penjualan
B. Kartu p iutang
C. Kartu persediaan
D. Kartu gudang
E. Jurnal umum.”
2.2.6 Contoh jurnal atas transaksi penjualan
A. Pejualan t unai
Kas xxx
Penjualan xxx
B. Penjualan Kredit
Piutang dagang xxx
Penjualan xxx
2.2.7 Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit
Menurut Mulyadi(2001,p219-220): “ jaringan prosedur yang
membentuk sistem penjualan kredit adalah:
A. Prosedur order pen jualan
B. Prosedur penjualan kredit
C. Prosedur pengir iman
D. Prosedur penagihan
E. Prosedur pencatatan piutang
F. Prosedur distribusi penjualan
G. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan.”
2.2.8 Unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit
Menurut Mulyadi(2001,p220-221): “untuk merancang unsur-unsur
pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit, unsur
pokok pengendalian intern terdiri dari:
A. Organisasi
12
B. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
C. Praktek yang sehat
2.2.9 Pengertian piutang
Menurut Niswonger, Warren, Reeve dan Fess yang diterjemahkan
oleh Alfonsis Sirait, M. Bus (1999,p34): “ p iutang adalah penjualan barang
atau jasa secara kredit.”
2.2.10 Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang Menurut Mulyadi(2001,p258): “ dokumen pokok yang digunakan
sebagai dasar pencatatan kedalam kartu piutang adalah:
A. Faktur penjualan
B. Bukti kas masuk
C. Memo kredit
D. Bukti memorial.”
2.2.11 Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat piutang Menurut Mulyadi(2001,p260) : “ catatan akun yang digunakan untuk
mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah:
A. Jurnal penjualan
B. Jurnal retur pen jualan
C. Jurnal umum
D. Jurnal penerimaan kas
E. Kartu p iutang. “
2.2.12 Contoh jurnal atas pembayaran piutang
Jurnal atas pem bayaran piutang adalah
Kas xxx
Piutang dagang xxx
2.2.13 Metode pencatatan piutang Menurut Mulyadi(2001,p261): “ pencatatan piutang dapat dilakukan
dengan salah satu dari metode berikut ini:
A. Metode konvensional
B. Metode posting langsung kedalam kartu piutang atau pernyataan p iutang
C. Metode pencatatan tanpa buku pembantu
D. Metode pencatatan dengan menggunakan komputer.”
2.2.14 Pengertian piutang tak tertagih
13
Menurut Horngren, Sundem, dan Elliott(1998,265): “ piutang tak
tertagih adalah piutang dari pelanggan kredit baik karena tidak dapat atau
tidak mau membayar.”
2.2.15 Metode untuk mencatat piutang tak tertagih
Menurut Niswonger, Warren, Reeve, dan fess yang diterjemahkan
oleh Alfonsis Sirait, M. Bus(1999,p327): “ terdapat dua metode akuntansi
untuk mencatat piutang yang di perkirakan tidak akan tertagih yaitu :
1. Metode Penyisihan (a llowance m ethod)
2. Metode penghapusan langsung (direct write-off method)
2.2.16 Standar kredit
Menurut Niswonger, Warren, Reeve, dan fess yang diterjemahkan
oleh Alfonsis Sirait, M. Bus(1999,p326): “ standar kredit digunakan oleh
banyak perusahaan unt uk memutuskan pelanggan mana yang pantas
mendapatkan kredit dan seberapa besar kredit yang dapat mereka terima.
Penentuan standar kredit mengharuskan perusahaan untuk menilai
“kredibilitas” atau “kualitas kredit” pelanggan. Secara tradisional, penilaian
kredibilitas pelanggan melibatkan pertimbangan atas 5K, masing-masing dari
K tersebut akan dijelaska sebagai ber ikut:
A. Karakter.
B. Kapasitas
C. Kapital
D. Kolateral
E. Kondisi
14
BAB 3
ANALISIS SISITEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT. Kentanix Supra Internasional (PT Kentanix) didirikan pada tanggal 27
October 1980 berdasarkan akta notaris Samsul Hadi,SH di Jakarta.
Akta perusahaan di perbaharui oleh notaris yang sama pada tanggal 09 October 1981.
Akta perusahaan dilegalisir o leh Menteri Kehak iman dengan surat keputusan No. Ya.
5/239/1 tertanggal 20 Maret 1982. Pada tanggal 24 December 1997, saham kapital
resmi bernilai Rp. 40 miliar meliputi 400.000 saham yang bernilai Rp. 100.000 per
unit saham. Saham kapital yang telah dimiliki dan diterbitkan terdir i dari Rp. 30
miliar didasarkan oleh Akta notaris nomor.105 yang dibuat oleh Irawan
Soerodjo,SH.
Pemegang Saham dan Struktur Manajemen
4.37% 51.83% 31.25% 12.55%
Struktur Manajemen
Jajaran Komisaris
Komisar is : KRISHNAN RABINDRA SJARIF
YUDI WIJAYA
Jajaran Dikert ur
Direkt ur : SENTOT SUDARYONO
MARTANEGARA SHALIM
PT GLASSAN TO
PT BAD RA ARTA
PT PANCA MUA RA JA YA
PT B ATU
PT KENTANIX SUPRA INTERNATIONAL
15
PT KENTANIX SUPRA INTERNASIONAL
KABUPATEN TANGERANG KABUPATEN BOGOR KABUPATEN BEKASI
TERMASUK CILEGON DAN LEBAK DAN SEKITARNYA
Vila Nusa Indah 1
Parahu
Villa Bogor Indah
1
Villa Nusa Indah 2
Sukam anah
Villa Bogor Indah
2
Villa Nusa Indah 3
Bumi Maja Wiratam a
Bumi Mutiara 1
Taman Krakatau
Bumi Mutiara 2
Griya Permaya Asri
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
ManAku
StAc
16
Gambar 3.1. Strukur Organisasi PT.Kentanix Supra International
Komisaris
Direktur
GM.Akunting & Keuangan
GM.Marketing
Manager Marketing Manager
Akunting Manager Keuangan
Manager Personalia
Manager Umum& P .R
Ass Manager P romosi
Ass Manager Sales
SP V Data Marketing Supervisor
Keuangan Supervisor Akunting
Staf EDP
Staf Acc
Staf Keuanga
Staf Personalia
Staf Umum
Staf Data Marketing
Staf Sale
Manager Pertanahan
P IMP RO
Supervisor Legal
Site Manager
Site Manager
Staf P ertanahan
Staf Legal
Staf Teknik P royek
Staf Teknik P royek Staf Teknik
Pusat
Gm Teknik
18
Berikut ini akan diuraikan tugas, wewenang dan tanggung jawab bagian-bagian
diatas:
Job Description.
Direkt ur
o Bertanggung jawab atas keseluruhan operasional perusahaan dalam skala
strategis dalam rangka mencapai tujuan strategis jangka pendek dan jangka
panjang bagi perusahaan.
o Memberi pertanggung-jawaban kepada Komisaris.
o Memberi pertanggung-jawaban kepada Dewan Pemegang Saham dalam
RUPS.
General Manager (Marketing, Tehnik, Akunting & Keuangan)
o Menentukan tujuan manajerial bagi masing-masing Departemen baik
jangka pendek maupun jangka panjang.
o Mengkoordinasi serta memonitor para Manager dalam melaksanakan
tugas-t ugas yang diberikan
o Bertanggung jawab kepada Direktur
Manager (Pertanahan, Pimpro, Umum, Personalia, Keuangan, Akunting)
o Melaksanakan aplikasi tujuan manajerial masing-masing Departemen baik
jangka pendek maupun jangka panjang.
o Mengkoordinasikan serta memonitor para Assisten Manager dan Supervisor
dalam melaksanakan t ugas-tugas yang diberikan
o Bertanggung jawab kepada General Manager.
Asisten Manager & Supervisor (Promosi, Sales, Data, Legal, Site Manager, ,
Keuangan, Akunting)
o Membantu Manager dalam melaksanakan tugas-t ugas
o Mengkoordinasi serta memonitor para Staf dalam melaksanakan tugas-t ugas
yang diberikan
o Bertanggung jawab kepada Manager.
Staf (Sales, Data Marketing, Pertanahan, Legal, Teknik Proyek, Tekhnik Pusat,
Umum, Personalia, Keuangan, Akunting, EDP)
19
o Melaksanakan t ugas-tugas operasional sehari-hari
o Bertanguung jawab kepada Asisten Manager/Supervisor
3.3 Tata Laksana Sistem Yang Sedang Berjalan
PT Kentanix Supra Internasional melakukan penjualan dengan 4 cara, yaitu:
penjualan tunai langsung, penjualan t unai bertahap, penjualan kredit Bank DP bertahap
dan penjualan kredit Bank DP langsung yang dikelola oleh pihak Bank. Dasar-dasar
prosedur penjualannya adalah sebagai berikut : Penjualan T unai Langsung, Penjualan
Tunai Bertahap, KPR DP Langsung, dan KPR DP Bertahap.
3.5 Permasalahan yang di hadapi
1. Pengisian data pembeli ke dalam Surat Persetujuan Pembelian asli masih
menggunakan t ulisan tangan.
Setelah penjualan diset ujui dan pelanggan membayar kepada sales.Maka bagian
Administrasi Marketing akan mengisikan data-data pem beli ke dalam Surat
Persetujuan Pembelian yang asli.
Pengisian Surat Perset ujuan Pem belian yang asli seharusnya tidak di t ulis dengan
tulisan tangan.karena manusia mempunyai tingkat kesalahan yang cukup tinggi.
Hal ini terjadi karena perusahaan belum mempunyai suat u otomasi dalam
pengisian Surat Persetujuan Pembelian.Kesalahan karena pengisian faktur
seharusnya dapat diminimalkan dengan otomasi.
2. Dokumen yang tidak prenumbered
Formulir yang digunakan perusahaan tidak mempunyai nomor urut
tercetak.Dokumen-dokumen tersebut seperti :surat persetujuan
pembelian,voucher,tanda terima sementara.
Seharusnya dokumen-dokumen tersebut mempunyai nomor urut yang
tercetak.Hal ini dimaksudkan agar perusahaan dapat mengawasi semua transaksi
keuangan yang terjadi dalam perusahaan melalui pengawasan penggunaan formulir
yang merupakan media bagi otorisasi transaksi yang terjadi.
3. Sistem yang berjalan tidak menghasilkan informasi mengenai piutang yang akan
jatuh tempo, sehingga sering terjadi keterlam batan penagihan piutang.
20
4. Laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem saat ini kurang membantu manajemen
dalam membuat keputusan sehingga dalam pengambilan keput usan yang dilakukan
pihak manajemen kurang akurat.
5. Tidak adanya Bagian penagihan sehingga pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan
sering tidak tepat waktu.
3.6 Pemecahan Masalah
Melihat permasalahan yang di hadapi diatas, maka kami mengusulkan beberapa
alternative pemecahan masalah, sebagai berikut:
1. Sebaiknya terdapat suatu otomasi dalam pengisian data pembeli ke dalam dokumen-
dokumen.Dengan adanya otomasi maka kesalahan dapat diminimalkan.
2. Sebaiknya formulir yang digunakan menggunakan nomor urut tercetak.Dengan
adanya hal ini maka pertanggungjawaban dari bagian yang terkait dapat diminta.
3. Membuat batas wakt u pem bayaran yang jelas agar pelanggan dapat melakukan
pembayaran pada saat jatuh tempo.Dalam hal ini,sistem dapat menampilkan
pelanggan yang piutangnya telah jatuh tempo dan membuat surat penagihan unt uk
dit ujukan kepada pelanggan.
4. Dibuatnya laporan-laporan tambahan yang menyajikan informasi yang berguna
untuk manajemen dalam pengambilan keputusan. Adapun laporan-laporan yang
diusulkan adalah:
• Laporan Piutang jat uh tempo
• Laporan Penjualan Kredit Company
• Laporan Pelanggan
• Laporan Piutang Pelanggan
• Laporan Stat us booking dan Uang Muka
• Laporan Stat us Pem bayaran (Tunai Langsung, T unai Bertahap, Kredit DP
langsung,dan Kredit DP Bertahap)
5. Dibuatnya bagian penagihan yang berfungsi unt uk memberikan surat penagihan ke
pelanggan . Dan juga Bagian credit control bertugas unt uk menganalisa pelanggan
yang akan melakukan pembelian secara kredit company.
21
BAB 4
RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Setelah memahami dan menganalisis sistem yang berjalan seperti yang telah di
uraikan dalam bab 3, maka pada bab 4 ini akan dirancang suatu sistem baru yang
diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapai oleh sistem yang lama.
4.1 Rancangan Struktur O rganisasi Perusahan
Perubahan utama dalama rancangan ini adalah penambahan bagian
penagihan dan credit control yang bertanggung jawab kepada
GM. Akunting dan Keuangan.. Dihalaman berikut ditampilkan
struktur organisasi yang baru.
4.2 Bagan Aliran Dokumen
Mengam barkan aliran dokumen pada sistem yang ada. Sekaligus fungsi-
fungsi yang terkait dalam penggunaan dalam dokumen tersebut. Perubahan
terjadi pada :
1. Penjualan Tunai langsung, bertahap, kredit DP langsung dan juga Kredit DP
bertahap pada saat penyerahan uang ke perusahaan yait u ditambahkannya sat u
surat yang bernama Kwitansi pada saat dilakukan pembayaran oleh konsumen
kepada Perusahaan, Hal ini berguna unt uk sebagai tanda bukti atas pem bayaran
kepada pihak perusahaan.
2. Pada Penjualan Tunai bertahap dan juga Kredit dengan DP Bertahap
ditambahkan bagian Penagihan yang berfungsi untuk memberitahukan ke pada
pelanggan waktu jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan oleh pelanggan
tersebut.
3. Kami juga mengusulkan Penjualan kredit company. Pada halaman berikut akan
ditampilkan bagan aliran dokumen yang diusulkan.
23
Gambar 4.1. Strukur Organisasi PT.Kentanix Supra Internasional Yang Diusulkan
Komisaris
Direktur
GM.Akunting & Keuangan
GM.Marketing
Manager Marketing Manager
Akunting Manager Keuangan
Manager Personalia
Manager Umum& P.R
Ass Manager Promosi
Ass Manager Sales
SPV Data Marketing Supervisor
Keuangan Supervisor Akunting
Staf EDP
Staf Acc
Staf Keuanga
Staf Personalia
Staf Umum
Staf Data Marketing
Staf Sale
Manager Pertanahan
PIMPRO
Supervisor Legal
Site Manager
Site Manager
Staf Pertanahan
Staf Legal
Staf Teknik Proyek
Staf Teknik Proyek Staf Teknik
Pusat
Gm Teknik
Manager credit control
Credit analyst
Staf penagihan
24
4.3 Rancangan keluaran yang dihasilkan oleh sistem ini adalah
1. Dokumen yang terdiri dari:
- Tanda Terima Sementara (TTS)
- Surat Perset ujuan Pem belian(SPP)
- Payment Voucher (PV)
- Receipt Voucher (RV)
- Surat Kontrak Kredit (SKK)
- Surat Tolakan Kredit (STK)
- Surat Kontrak KPR (SKKPR)
- Surat Tolakan KPR (ST KKPR)
- Kwitansi
- Form Pembiayaan (FP)
- Surat Penagihan Down Payment (SPDP)
- Surat Tagihan Cicilan Kredit (STCK)
2. Laporan yang terdiri dari:
- Laporan Stock Rumah
- Laporan Stat us Pem bayaran
- Laporan Penjualan PerPelanggan
- Laporan Penjualan Persales
- Laporan Penjualan T unai
- Laporan Penjualan Kredit
- Laporan Penjualan KPR
- Laporan Piutang KPR
- Laporan Piutang Pelanggan
- Laporan Piutang Jatuh Tempo
- Laporan Analisis Piutang Tak Tertagih
25
Rancangan Menu Transaksi Surat Perset ujuan Pem belian
26
Rancangan Menu Transaksi Piutang Bank
Rancangan Menu Transaksi Piutang Pelanggan
27
BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Dari Pembahasan yang dilakukan pada Bab sebelumnya, dapat di simpulkan
sebagai berikut :
1. Pengisian data Pembeli ke dalam Surat Persetujuan Pembelian asli masih secara
manual, karena pengisian secara manual mempunyai tingkat kesalahan yang
cukup tinggi.
2. Dokumen yang dibuat dalam pembuatan penomoran di lakukan secara manual,
sehingga banyak Dokumen yang mempunyai nomor yang sama, yang membuat
Manajemen susah mencari dokumen yang diinginkan.
3. Sistem yang berjalan tidak menghasilkan informasi mengenai piutang yang akan
jatuh tempo, sehingga terjadi keterlamabatan penagihan piutang.
4. Laporan-Laporan yang di hasilkan oleh sistem saaat ini kurang membant u
manajemen dalam membuat keputusan sehingga dalam pengam bilan keput usan
yang dilakukan pihak manajemen kurang akurat.
5. Tidak adanya Bagian Penagihan sehingga pembayaran yang dilakukan oleh
pelanggan sering tidak tepat waktu.
5.2 Saran.
Untuk menghasilkan sistem informasi penjualan tunai dan penjualan kredit yang
lebih baik,maka terdapat beberapa alternatif yang disarankan antara lain:
1. Sistem yang dirancang ini dapat diterapkan dan dikembangkan sesuai dengan
perkembangan usaha perusahaan yang berkaitan dengan penanganan penjualan tunai
dan penjualan kredit agar sistem ini dapat berfungsi sebagaimana mestinya
2. Pihak manajemen perlu memantau aktivitas perusahaan dengan mengevaluasi
laporan-laporan yang dihasilkan agar dapat melakukan penilaian terhadap hasil yang
telah di capai perusahaan selama periode tersebut.
3. Dengan sistem yang diusulkan diharapkan perusahaan dapat mengatur pengendalian
intern terhadap transaksi-transaksi yang terjadi di perusahaan.
4. Pelatihan karyawan dalam memakai aplikasi program perusahaan.
28
5. Menambah performa aplikasi sistem perusahaan sesuai dengan perkembangan
teknologi saat ini.
29
Daftar Pustaka
Ariffin, J. (2000). Trik Akuntansi Dengan Doc Easy Accounting dan MYOB
Accounting. Jakarta: Penerbit PT Flex Media Komputindo.
Bodnar, G. H. & Hopwood, W. S. (2000). Sistem Akuntansi dan Informasi, edisi-Ketiga
Terjemahan Jusuf, A. A. & Tambunan, R. M. Salemba Empat, Jakarta.
Horngren, C. T, Harrison, W. T, Robinson, M. A, & Secokusumo (1997). Akuntansi di
Indonesia, buku-1. Terjemahan Kosasih, R. Salemba Empat, Jakarta
Jugiyanto, H. M. (2000). SI Berbasis Komputer (edisi-2), Yogyakarta: Penerbit BPFE.
McLeod, R. Jr. (2001). Sistem Informasi Manajemen, Jilid-1. Terjemahan Teguh, H.
Penerbit PT. Prehallindo, Jakarta.
Mulyadi (2001). Sistem Akuntansi. Edisi-5. Universitas Gajah Mada, STIE.
Niswonger, C. R, Warren, C. S, Reeve, J. M. dan Fess, P. E (1999). Prinsip-Prinsip
Akuntansi, edisi ke-19, Jiid-1. Penerbit Erllanga, Jakarta.
Senn, James A (1999). Analysis and Design of Information System . McGraw Hil,
Singapura.
Supriyono, R. A (2001) Akuntansi Manajemen 2 ; Struktur Pengendalian Manajemen,
Edisi Pertama. Penerbit BPFE,Yogyakarta.
Widjajanto, N (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit Erllanga, Jakarta
Wikinson, J. W. (1993). Sistem Akuntansi dan Informasi, edisi-ketiga Terjemahan
Maulana, A. Penerbit Binarupa Aksara, Jakarta.
30
Riwayat Hidup
Nama : Andrian Hery Affandi
Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 24 September 1983
Jenis Kelamin : Pria
Alamat : Jl. DI Panjaitan No.2 , GG Remaja III
Cip. Besar Utara
Jakarta 13320
Telepon : (021) 8198007
Pendidikan Formal
1989-1995 SD Kristen Berkat, Jakarta
1995-1998 SMP Kristen Berkat, Jakarta
1998-2001 SMA Cahaya Sakti, Jakarta
2001-2005 Universitas Bina Nusantara, Jakarta
31
Riwayat Hidup
Nama : Kwan Ming Tjun
Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 28 September 1982
Jenis Kelamin : Pria
Alamat : Jl. Bukit Duri Tanjakan No.49
Bukit Duri
Jakarta 12840
Telepon : (021) 8290290
Pendidikan Formal
1988-1994 SD PAX, Matraman, Jakarta
1994-1997 SMP Marsudirini, Matraman, Jakarta
1997-2000 SMA Budhaya 1 Santo Agustinus, Jakarta
2001-2005 Universitas Bina Nusantara, Jakarta
32
Riwayat Hidup
Nama : Hanes
Tempat, Tanggal Lahir : Medan, 14 Januari 1984
Jenis Kelamin : Pria
Alamat : Jl. KavPolri Blok F7, No 1571B
Jelambar
Jakarta 11460
Telepon : (021) 5601644
Pendidikan Formal
1989-1995 SD Bhinneka T unggal Ika , Jakarta
1995-1998 SMP Bhinneka Tunggal Ika, Jakarta
1998-2001 SMA Dharma Jaya, Jakarta
2001-2005 Universitas Bina Nusantara, Jakarta
Recommended