ALFRESCO : un nouvel outil de Gestion Electronique...

3 étapes de déploiement au sein du GH Depuis mai 2016 : création d’une équipe « GED » et désignation de référents • Mise en place d'une équipe spécialisée, en interface avec le Siège, chargée du déploiement de

l’outil au sein du groupe hospitalier. • Désignation de référents (« Rédaction » & « Validation ») dans les services.

En août 2016 : information des services

À partir de septembre 2016 : formation progressive des référents • Des référents « Rédaction » : deux par service, désignés par les services, qui auront en charge la

rédaction ou la mise à jour des documents, auront accès au système de rédaction intégré de la GED et formeront les diff érents rédacteurs de leur service.

• Des référents « Validation » : deux par service, qui auront en charge la relecture et la validation des documents et formeront les autres professionnels chargés des validations.

À compter de janvier 2017, ALFRESCO® sera la référence pour tousSeuls les protocoles et procédures archivés dans ALFRESCO® feront foi ; tous les autres documents n’auront plus aucune valeur. Entre octobre et décembre 2016, un millier de documents seront relus afi n de mettre à jour, valider, hiérarchiser et archiver l’ensemble des procédures et protocoles nécessaires au bon déroulement de vos pratiques quotidiennes. Pour vous accompagner et vous permettre d’utiliser ALFRESCO® dans les meilleures conditions, l’équipe « GED » est d’ores et déjà à votre disposition et un mode d’emploi sera mis en ligne très prochainement en page d’accueil sur les 3 sites Intranet du GH.

Une équipe « GED » pour vous accompagner sur le terrain Composée de Firouzeh DESTRADE, Didier LANTZ et Denis MATRAY (Direction Qualité), elle est en lien permanent avec le Siège et la Société Atol®.

INFORMER #Octobre 2016

ALFRESCO® : un nouvel outil de Gestion Electronique des Documents (GED) pour notre groupe hospitalier

La Gestion Electronique des Documents (GED) est un système informatisé qui facilite la recherche et la consultation de documents tels que les protocoles, les procédures, les modes opératoires, etc. Afi n d’améliorer notre système actuel de gestion documentaire, notre groupe hospitalier s'est doté d’un nouvel outil appelé ALFRESCO® qui remplacera, d’ici fi n 2016, progressivement mais défi nitivement Blue Medi®, les accès aux répertoires partagés et tous les protocoles de soins et procédures actuellement en ligne sur les 3 sites Intranet des HUPC.

Un nouvel outil pour faciliter vos recherches Fini les classeurs dans les services, grâce à ALFRESCO®, tous les documents seront classés par thématiques et deviendront facilement accessibles. À l’instar de Google® (le moteur de recherche le plus utilisé sur Internet), la recherche de documents s’eff ectuera par un algorithme performant, rendant ainsi l’utilisation d’ALFRESCO® beaucoup plus facile que l’ancien outil, Blue Medi®. ALFRESCO® permet également de répondre aux exigences de la démarche de Certifi cation HAS qui impose aux établissements de santé une gestion électronique des documents. Au sein des HUPC, nous avons opté pour une classifi cation de la documentation selon les thématiques V2014.

Cochin • Port-Royal • Tarnier • BrocaLa Collégiale • La Rochefoucauld • Hôtel-Dieu

PARIS CENTREHÔPITAUX UNIVERSITAIRES

ged.hupc@aphp.fr

Firouzeh DESTRADE01 58 41 31 98

Didier LANTZ01 58 41 42 07

Denis MATRAY01 58 41 12 09

UNE RECHERCHE AUSSI SIMPLE QUE SUR GOOGLE®

1 / Je clique sur la loupe

2 / Je tape un mot clé ou le nom du document ou le domaine concerné ou

la référence ou le service.

3 / Les résultats s’affi chent sous forme de documents PDF.

4 / Je télécharge sur mon ordinateur le document souhaité.

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