ACTIVIDADES DE CONTROL. A G E N D A * CONCEPTO * DEBERES DE LA ADMINISTRACIÓN. * REQUISITOS DE LAS...

ACTIVIDADES DE CONTROL

A G E N D A

CONCEPTO

DEBERES DE LA ADMINISTRACIÓN.

REQUISITOS DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL

RESUMEN DE LAS NORMAS

ACTIVIDADES DE CONTROL

Información y comunicación

Ambiente de control

Evaluación de riesgos

Monitoreo

Actividades de control

Información y Comunicación

ACTIVIDADES DE CONTROL

C o n c e p t o j u r í d i c o

Art. 2 LGCI

Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por

• Contraloría General de la República,

• jerarcas y

• titulares subordinados

consecución de los objetivos del sistema de control interno.

ACTIVIDADES DE CONTROL Art. 15 LGCI DEBERES

•Políticas

•Normas

•Procedimientos de control

Documentar

Mantener actualizados y

Divulgar internamente

1. Cumplimiento de objetivos del control interno.

2. Prevención de aspectos que puedan desviar el logro de los objetivos

1

ACTIVIDADES DE CONTROLArt. 15 LGCI DEBERES

•Políticas

•Procedimientos

Documentar

Mantener actualizados

Divulgar internamente

1. Jerarquía de autorizaciones y aprobaciones.

2. Protección y conservación de activos

3. Diseño y uso documentos, registros, (Sistema contabilidad y presupuesto)

4. Conciliaciones periódicas.

5.Controles generales a Sistema Información Computadorizado

2Def. Clara

ACTIVIDADES DE CONTROL

Concepto según el MNGCI

Políticas y procedimientos que los jerarcas y los titulares subordinados deben establecer para asegurar que se realicen las actividades necesarias para un desempeño institucional satisfactorio

• Administración eficaz del riesgo

• logro de los objetivos organizacionales

• Prácticas y medidas de control

• Control integrado• Análisis de

costo/beneficio• Responsabilidad

delimitada

¿CUÁLES SON?• Instrucciones por escrito

• Autorización y Aprobación de transacciones y operaciones

• Supervisión constante• Conciliación periódica de

registros

ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales

• Separación de funciones incompatibles

• Documentación de procesos y transacciones

• Registro oportuno• Sistema contable y

presupuestario• Acceso a activos y

registros• Revisiones de control

¿CUÁLES SON?• Inventarios periódicos• Arqueos independientes• Formularios uniformes• Rotación de labores

• Disfrute oportuno de vacaciones

• Garantías a favor de la institución

• Dispositivos de control y seguridad

ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales

ACTIVIDADES DE CONTROLImportancia

• Constituyen el medio para administrar un factor de riesgo en un momento determinado.

• Son el medio idóneo de asegurar en mayor grado el logro de los objetivos

ACTIVIDADES DE CONTROLImportancia

• Establece medidas para corregir las actividades, para alcanzar planes exitosamente.

• Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

• Determina y analiza causas que pueden originar desviaciones

• Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

• Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. • Racionaliza la administración, lo que genera productividad de

los recursos.

• La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.

• El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación mas estrecha entre la planeación y el control.

ACTIVIDADES DE CONTROLImportancia

ACTIVIDADES DE CONTROLNaturaleza

• Preventivas

• Detectivas

• Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.

• Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

• Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

• Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

ACTIVIDADES DE CONTROLAlgunos elementos del control.

• Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

• Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización. (Productividad, Calidad del producto, Desarrollo de personal. Evaluación de la actuación)

• MÉTODOS:

•Estándares estadísticos. análisis de datos de experiencias pasadas

•Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor.

•Estándares técnicamente elaborados. estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo especifica.

ACTIVIDADES DE CONTROLEstablecimiento de estándares.

ACTIVIDADES DE CONTROLEjemplos

• Autorización• Aprobación• Verificación• Conciliación• Inspección • Supervisión• Otras (revisión,

comprobación, fijación de estándares, etc)

ACTIVIDADES DE CONTROL

COMO?

•ENFOQUE ESTRATÉGICO (Art. 11 LOCGR-SCFS)

•ENFOQUE OPERATIVO (Art. 10 LGCI-Responsabilidad)

•ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

DISEÑOIMPLANTACION PERFECCIONAMIENTO

ACTIVIDADES DE CONTROLRequisitos

Antes de establecer un sistema de control se requiere:

• Contar con objetivos y estándares

• Que el personal clave comprenda y este convencido de los controles.

• Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.

• Evaluar la efectividad de los controles:

•Eliminando aquellos que no sirven

•Simplificándolos

•Combinándolos para perfeccionarlos

ACTIVIDADES DE CONTROLRequisitos

• Apoyadas por el superior

• Apropiadas

• Escritas

• Responsabilidad delimitada

• Personal idóneo

• Rentables

• Integrados a los procesos

• Aplicarse uniformemente

• Mejoramiento continuo

Criterios técnicos, métodos, los procedimientos y las prácticas cuya aplicación permite organizar y mantener un sistema de control interno eficaz

¿EN QUE CONSISTEN?

ACTIVIDADES DE CONTROLNORMAS - Prácticas usuales

1PRACTICAS Y MEDIDAS DE PRACTICAS Y MEDIDAS DE

CONTROLCONTROL

• La Administración debe diseñar y adoptar las medidas y prácticas de control interno que mejor se adapten a los procesos organizacionales y que coadyuden al logro de los objetivos.

ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales

6SEPARACIÓN DE FUNCIONES DE SEPARACIÓN DE FUNCIONES DE CARÁCTER INCOMPATIBLECARÁCTER INCOMPATIBLE

• Las funciones de carácter incompatible son aquellas cuya combinación permite que se realicen u oculten fraudes o errores

• Estas funciones deben separarse dentro del plan de organización de la entidad

ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales

• Todos los resultados de una gestión deben respaldarse adecuadamente con la documentación de sustento pertinente

ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales

8DOCUMENTACION DE PROCESOS Y DOCUMENTACION DE PROCESOS Y TRANSACCIONESTRANSACCIONES

DIA

RIO

MA

YO

R

I / B

• Se debe ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de los procesos, transacciones y operaciones de la institución

ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales

9SUPERVISION CONSTANTESUPERVISION CONSTANTE

• Todos los hechos que afecten la toma de decisión y las acciones que procedan deben de registrarse en forma oportuna.

ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales

10REGISTRO OPORTUNOREGISTRO OPORTUNO

• Debe estar claramente definido y delimitado a los funcionarios autorizados según su cargo y labor correspondiente

ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales

12ACCESO A ACTIVOS Y ACCESO A ACTIVOS Y REGISTROSREGISTROS

• El control debe aplicarse en puntos específicos para detectar y corregir desviaciones con respecto a lo planeado

ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales

13REVISIONES DE REVISIONES DE CONTROLCONTROL

• La rotación de deberes tiene que establecerse en forma sistemática entre quienes ejercen tareas o funciones afines

ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales

ROTACIÓN DE DEBERESROTACIÓN DE DEBERES 18

• Los funcionarios deben disfrutar de sus vacaciones conforme a la Ley y Reglamentos internos

ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales

DISFRUTE DE VACACIONESDISFRUTE DE VACACIONES 19

• Todo funcionario que tenga para su administración fondos públicos debe rendir una garantía a favor de la Hacienda Pública

ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales

GARANTIAS A FAVOR DE LA GARANTIAS A FAVOR DE LA INSTITUCIONINSTITUCION 20

• El control y la seguridad deben ser apropiados para garantizar el uso óptimo de los equipos en las labores que correspondan

ACTIVIDADES DE CONTROLPrácticas usuales

DISPOSITIVOS DE CONTROLDISPOSITIVOS DE CONTROLY SEGURIDADY SEGURIDAD 21

ACTIVIDADES DE CONTROL