Access wesly benitez

Escuela

Politécnica del

Ejercito Crear formularios y informes en Access.

Wesly Santiago Benítez Salazar.

¿Qué es un formulario?

Es un formato de pantalla que se utiliza

para visualizar mejor las tablas de

datos.

Es una pantalla de interfaz de usuario

que sirve para la presentación de los

datos.

Además, permiten al usuario ingresar

información de una manera sencilla.

Los Formularios

• Los formularios sirven para definir pantallas

generalmente para editar los registros de una tabla o

consulta.

Los Formularios

• Formulario: consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación.

• Diseño del formulario: abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él.

• Asistente para formularios: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.

Los Formularios

• Navegación: te permite crear un formulario dedicado a la

navegación, que simula la estructura típica de menús de

una página web. Podrás elegir entre seis diseños distintos.

Pasos para Crear

Formularios

1. Abrir una base de datos en Access.

2. Activar la hoja formularios.

3. Dar clic en nuevo.

Podemos realizar un formulario de dos

maneras, en vista diseño o con ayuda

del asistente.

¿Cómo crear un formulario con el asistente

para formularios?

• Clic en asistente para formularios

• Seleccionar la tabla sobre la cual se quiere hacer el

formulario e introducir los campos.

¿Cómo crear un formulario con el asistente

para formularios?

• Se escoge la distribución que se desea para el formulario.

• Por defecto viene señalado el campo columna

¿Cómo crear un formulario con el asistente

para formularios?

• Damos un título al formulario y seleccionamos entre las

dos opciones disponibles:

• Abrir formulario para ver o introducir información.

• Modificar el diseño del formulario

¿Cómo crear un formulario con el asistente

para formularios?

• Abrir el formulario nos lleva al formulario en sí y

modificar el diseño nos permite realizarle cambios como

el tema entre otros.

Pestaña de diseño de

Formulario

• En ver de la pestaña de diseño podemos cambiar entre la

vista de diseño y la vista formulario.

• En el grupo Temas encontrarás herramientas para dar un

estilo homogéneo al formulario.

Pestaña de diseño de

Formulario

• En la parte central puedes ver el grupo Controles en el

que aparecen todos los tipos de controles para que sea

más cómodo añadirlos en el área de diseño.

Pestaña de diseño de

Formulario

• En encabezado y pie están las herramientas de logo que

permite insertar una imagen en la cabecera del

formulario, Titulo que nos permite colocarle un titulo al

formulario y fecha y hora que son dos campos que nos

muestran la fecha y la hora actual del formulario.

Pestaña de diseño de

Formulario

• En el grupo Herramientas podrás encontrar el botón

Agregar campos existentes entre otros, que hace aparecer

y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que

aparecen todos los campos del origen de datos para que

sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como

veremos más adelante.

Pestaña de formato de

Formulario

• En esta pestaña encontramos todas las herramientas de

formato del formulario, de las cuales solo vamos a

utilizar por ahora las herramientas de imagen de fondo y

relleno de forma

Pestaña de formato de

Formulario

• Imagen de fondo sirve como su nombre lo indica para

colocar una imagen de fondo al formulario.

• Y la herramienta relleno de formato para colocarle un

color de fondo al formulario.

¿Qué son informes?

• Presentan los datos de una tabla o consulta.

• Los datos del informe sólo se pueden visualizar o

imprimir (no se pueden modificar).

• En los informes se puede agrupar más fácilmente la

información.

Herramientas del Informe

Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista

diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos

que queremos aparezcan en él.

• Asistente para informes utiliza un asistente que nos guía paso

por paso en la creación del informe.

• Informe crea automáticamente un nuevo informe con todos los

datos de la tabla o consulta.

• Informe en blanco abre un informe en blanco en vista

Presentación.

Como se crea un informe

• Crear una tabla en Access.

• En la pestaña crear, podemos utilizar la sección Informe.

Asistente para Informes

1. Seleccionar la tabla de origen de los datos.

2. Agregar los campos que requerimos.

• Escoger los niveles de agrupamiento.

• En la opción “Opciones de agrupamiento” podemos seleccionar

los campos de grupo y los intervalos de agrupamiento.

Vista diseño del Informe

• La vista diseño es la que nos permite definir el informe.

• Indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen

del informe.

• El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:

1) El Encabezado del informe contendrá la información que se ha

de indicar únicamente al principio del informe, como su título.

2) El Encabezado de página contendrá la información que se

repetirá al principio de cada página.

3) Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los

controles para un único registro, y el informe será el que se

encargue de crear una fila para cada uno de los registros.

4) El Pie de página contendrá la información que se repetirá al

final de cada página.

5)El Pie de informe contendrá la información que únicamente

aparecerá al final del informe.

• Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones

encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del

informe.

• Se eliminarán todos los controles definidos en ellas. Para

recuperarlos se ha de seguir el mismo proceso que para

eliminarlos

• Si requieres una determinada impresión del informe no

aparezca una de las zonas, puedes ocultar la sección.

• Para hacerlo debermos acceder a la Hoja de propiedades

Hoja de propiedades

• Primero damos clic en el botón en la pestaña Diseño

• Luego grupo Herramientas.

• A continuación, en el desplegable, elige la sección

(Encabezado, Detalle, o la que quieras)

.

• Cambiamos su

propiedad Visible a Sí o

a No según te convenga.

• Los cambios no se

observarán directamente

en la vista diseño, sino

en la Vista preliminar de

la impresión o en la

Vista informes

Diseño de Informe

• La barra diseño de informe presenta las siguientes

herramientas:

•GRACIAS POR LA ATENCIÓN PRESTADA