การวางแผน · การวางแผน 1....

การวางแผน

1. ความหมายการวางแผน

“การวางแผน” (Planning) มาจากคาในภาษาละตนวา “แพลนม” (Planum) หมายถงพ�นท�ราบ

หรอพมพเขยว คาภาษาองกฤษใช “Planning” ( สมบต ธารงธญวงศ. 2540 : 48 ) ซ�งหมายถงกระบวนการวเคราะหและการตดสนใจ ของผบรหารท�จะกาหนดวธการไวลวงหนาอยางเปนระบบเพ�อใชเปนแนวทางปฏบตใหบรรลผลตามเปาหมายและวตถประสงคท�กาหนดไวอยางมประสทธภาพ โดยนาเอาขอมลขาวสาร (Information) ในอดตมากาหนดหรอพยากรณอนาคต ดงน �นแนวคดของการวางแผนจงมลกษณะเปน “ศาสตร” ท�ตองใชขอมลเชงประจกษ (Empirical Information) ท�มความแมนตรง และเช�อถอได และจะตองประกอบดวยองคประกอบท�ชดเจน และมความตอเน�องกนตามลาดบ ท �งน�เพ�อใหผใชแผน มความร

และความเขาใจท�จะสามารถนาแผนไปปฏบต ใหบรรลผลสาเรจได

2. ประโยชนของการวางแผน

การวางแผนทกระดบจะมประโยชนท �งตอผบรหาร และผปฏบตดงน� 1. ปองกนมใหเกดปญหาและความผดพลาด หรอลดความเส�ยงท�อาจจะเกดข�นในการปฏบตงานในอนาคต

2. ทาใหองคการมกรอบหรอทศทางในการปฏบตงานท�ชดเจนวาจะทาอะไร ท�ไหน เม�อไร อยางไร และใครทา ทาใหนกบรหารมความม �นใจในการปฏบตงานใหบรรลผลสาเรจไดงาย 3. ชวยใหเกดการประหยดทรพยากรทางการบรหาร เชน คน เงน วสดอปกรณ เวลา ฯลฯ

4. ชวยใหการปฏบตงานรวดเรว มประสทธภาพ เพราะมแผนเปนแนวทาง “เปรยบเสมอนเรอท�มหาง

เสอ”

5. ชวยใหการปฏบตงานเปนระบบ นกบรหารสามารถควบคม ตดตามการปฏบตงาน ไดงาย

3. องคประกอบของการวางแผน

องคประกอบของการวางแผนท�สาคญ คอ

3.1 การกาหนดจดหมายปลายทาง (Ends) ท�ตองการบรรล ซ�งมหลายระดบ คอ

1) จดมงหมายหรอเปาประสงค (Goals) เปนการแสดงถงความคาดหวงท�ตองการให

เกดข�นในชวงระยะเวลาขางหนา ซ�งมกจะมองในรปของผลลพธ (Outcomes ) ในอนาคตกาหนดอยางกวางๆ

2) วตถประสงค (Objective) เปนองคประกอบท�เปนผลมาจากการแปลงจดมงหมาย

(Goal) ใหเปนรปธรรมมากข�นเพ�องายในการนาไปปฏบต วตถประสงคจงเปนการกาหนดผลผลต (Output)

ท�คาดหวงใหเกดข�นอยางกวาง ๆ แตชดเจน และสามารถปฏบตได

2

3) เปาหมาย (Targets) เปนองคประกอบท�เปนผลมาจากการแปลงวตถประสงคใหเปน

รปธรรมในการปฏบตมากข�น เปาหมายจงเปนการกาหนดผลลพธสดทายท�เกดข�นจากการปฏบตตามแผนโดยจะกาหนดเปนหนวยนบท�วดผลไดเชงปรมาณ และกาหนดระยะเวลาท�จะบรรลผลสาเรจน �นดวย 3.2 วธการและกระบวนการ (Means and Process) เปนองคประกอบท�เกดจากการนาขอมล

ตาง ๆ มาวเคราะหและกาหนดเปนทางเลอก (Alternative) สาหรบเปนแนวทางปฏบต หรอกลวธ (Strategy) ใหบรรลจดหมายท�กาหนดไว จากน �นจะถายทอดออกมาเปนแผนงาน (Programs) และโครงการ (Projects) ท�เช�อมโยงกน โดยท �วไปจะประกอบดวย 2 องคประกอบหลก คอ

1) กลวธการปฏบต หรอมาตรการ (Strategy) เปนการกาหนดแนวทางปฏบตใหบรรล

จดหมาย (Ends) ท�กาหนดไวอยางมประสทธภาพ

2) แผนงาน (Programs) และโครงการ (Projects) เปนการกาหนดแนวทางการกระทาท�

เปนรปธรรมในการปฏบตมากข�น ซ�งโดยท �วไปจะมประเดนในการเขยนท�ชดเจน ครอบคลม และเช�อมโยง

กนอยางเปนระบบ 3.3 ทรพยากร (Resources) และคาใชจาย (Cost) เปนองคประกอบท�สาคญอยางหน�งในการ

วางแผนและการนาแผนไปปฏบต ซ�งไดแก คน เงน วสดอปกรณ ซ�งผวางแผนจะตองระบใหชดเจนและ

มความเปนไปไดในการปฏบต “มใชเขยนแผนแบบวาดวมานในอากาศ” หรอ “เขยนแผนแบบเพอฝน”

3.4 การนาแผนไปปฏบต (Implementation) เปนองคประกอบท�แสดงถงกรรมวธในการ

ตดสนใจเลอกแผนงานและโครงการไปปฏบตใหเกดผลสาเรจตามจดหมาย (Ends) ท�กาหนดไว ซ�งข �นตอนน�จะตองอาศยกลยทธหลายอยางท �งกลยทธภายในองคการและกลยทธภายนอกองคการ

3.5 การประเมนผลแผน (Evaluation) เปนองคประกอบท�แสดงถงการตรวจสอบการควบคม

และการวดผลการปฏบตตามแผนเพ�อใหทราบถง ความกาวหนาหรอขอบกพรองหรอขอจากดของแผนน �น ๆ เพ�อจะไดปรบปรงแผนใหสามารถนาไปปฏบตไดบรรลตามเปาหมายและวตถประสงคท�กาหนดไว

4. ระดบของการวางแผน

ถาจะแบงระดบของการวางแผนตามลกษณะของการบรหารงานในองคการ สามารถแบงออกเปน 3 ระดบ คอ

1. การวางแผนระดบนโยบาย (Policy Planning) เปนแผนระดบสงสดขององคการ มกจะระบ

แนวทางอยางกวางๆ ซ�งเปนพ�นฐานท�จะกอใหเกดแผนชนดอ�นๆ สวนใหญจะเปนแผนระยะยาว (Long - Range Plan) เชน แผนพฒนาเศรษฐกจและสงคมแหงชาต ฉบบท� 9

2. การวางแผนกลยทธ (Strategic Planning) เปนการวางแผนหลอมรวมครอบคลมกจกรรม

ท �งหมดขององคการ หรอแผนงานใหญขององคการ โดยจะระบไว “อยางกวาง” และ “มองไกล” ไปพรอมๆ

กน ซ�งมกจะเปนแผนระยะยาว 5 - 10 ป ซ�งจะตองสอดคลองกบแผนระดบนโยบาย

3

3. แผนปฏบตการ หรอแผนดาเนนงาน (Operation Plan) เปนการวางแผนท�กาหนด

จดมงหมายระยะส �น ระยะเวลา ไมเกน 1 ป ซ�งถายทอดมาจากแผนกลยทธ องคประกอบของแผนปฏบตการจะประกอบดวย วตถประสงค เปาหมาย กจกรรม ข �นตอนการปฏบต งบประมาณ ผรบผดชอบในการดาเนนงาน แผนปฏบตการ แบงออกเปน 2 ประเภท คอ แผนใชประจา (Standing Plans) และแผนใช

เฉพาะคร �ง (Single - use Plans)

4

การวางแผนยทธศาสตร

(Strategic Planning)

1. ความหมายของการวางแผนกลยทธ

การวางแผนยทธศาสตร หรอ การวางแผนกลยทธ (Strategic Planning) เปนกระบวนการตดสนใจ

เพ�อกาหนดทศทางในอนาคตขององคกร โดยกาหนดสภาพการณในอนาคตท�ตองบรรลและกาหนดแนวทางในการบรรลสภาพการณท�กาหนดบนพ�นฐานขอมลท�รอบดานอยางเปนระบบ

การกาหนดแนวทางท�จะบรรลสภาพการณในอนาคตท�ตองการใหเกด จะตองต �งอยบนพ�นฐานของขอมลท�รอบดาน คอ จะตองคานงถงสภาพการณท�ตองการใหเกดศกยภาพหรอขดความสามารถขององคกร และการเปล�ยนแปลงของสภาพแวดลอมตาง ๆ ท �งดานเศรษฐกจ สงคม การเมอง และส�งแวดลอม

การกาหนดแนวทางท�จะบรรลสภาพการณในอนาคตท�ตองการใหเกดจะตองเปนระบบ คอ

แนวทางท�กาหนดข�นจะตองดาเนนไปอยางเปนข �นเปนตอน

การวางแผนยทธศาสตรจะตองตอบคาถามหลก 3 ประการ คอ 1. องคกรกาลงจะกาวไปทางไหน (Where are you going?)

2. สภาพแวดลอมเปนอยางไร (What is the environment?) 3. องคกรจะไปถงจดหมายไดอยางไร (How do you get there?)

กระบวนการการวางแผนยทธศาสตร (Strategic Planning Processes) มข �นตอนดงตอไปน� 1) กาหนดวสยทศน (Vision) 2) กาหนดภารกจหรอพนธกจ (Mission) 3) กาหนดเปาประสงคหรอจดมงหมายเพ�อการพฒนา (Goal) 4) กาหนดประเดนยทธศาสตรหรอยทธศาสตร (Strategy)

5) กาหนดกลยทธหรอแนวทางการพฒนา นามธรรม วสยทศน (Vision) ตองการเปนอะไร

พนธกจ (Mission) ตองทาอะไร

จดมงหมายเพ�อการพฒนา ทาเพ�ออะไร

ยทธศาสตร ทาอยางไร

แนวทางการพฒนา ทาโดยวธการใด

รปธรรม เปาหมาย ทาแคไหน/เทาใด/กบใคร/เม�อใด

5

คาวา “ยทธศาสตร” (Strategy)” มความหมายรวมถง “จดหมายปลายทาง (End)” และ

“วธการสจดหมายปลายทาง (Means) เชงนโยบาย” ซ�งใชในการกาหนดนโยบายจากการวเคราะห

สภาพแวดลอมภายในและภายนอกองคกร (SWOT) ตามหลกวชาการ

สวนคาวา “กลยทธ” (Strategies)” หมายถง “วธการสจดหมายปลายทาง (Means) ระดบ

ปฏบตการและเปนแนวทางเพ�อตอบสนองวธการสจดหมายปลายทางระดบนโยบาย”

2. ความแตกตางระหวางแผนกลยทธ แผนปฏบตงานระยะยาวแบบด �งเดม

และแผนปฏบตราชการ 4 ป ของหนวยงาน

หนวยงานท�ไมไดจดทาแผนกลยทธมากอน มกจะมความเขาใจผดวาแผนปฏบตงานระยะยาวท�

เคยทามาแตด �งเดมหรอแผนปฏบตราชการ 4 ป ตามนโยบายของรฐบาลท�จดทาข�นในป 2548 คอ แผนกลยทธของหนวยงาน

แผนกลยทธของหนวยงาน มลกษณะสาคญ ดงน�

แผนกลยทธใหความสาคญตอความสมพนธของสภาพแวดลอมในเชงโอกาส และ

ภยอปสรรคท�เปล�ยนแปลงไปกบศกยภาพท�เปนจดแขงและจดออนของหนวยงาน เพ�อการกาหนดกลยทธของหนวยงาน หากสภาพแวดลอมเปล�ยนแปลงไป กลยทธจะตองปรบไปดวย

แผนกลยทธเนนความเช�อมโยงจากนโยบายลงมาท�ผลลพธ และตอลงมายงผลผลตระยะยาว

ซ�งเปนตวเช�อมไปสการจดทาแผนปฏบตการและการกาหนดกจกรรม

แผนกลยทธใหความสาคญกบผมสวนไดเสย (Stakeholders) ในการจดทากลยทธ

แผนปฏบตงานระยะยาวแบบด �งเดมของหนวยงาน มลกษณะสาคญ ดงน�

แผนปฏบตงานระยะยาวใหความสาคญตอความสมพนธของสภาพปญหากบสาเหตของ ปญหา เพ�อกาหนดโครงการและกจกรรมของหนวยงาน เพ�อแกไขปญหา

แผนปฏบตงานระยะยาวเนนความเช�อมโยงระหวางกจกรรมกบงบประมาณ

แผนปฏบตงานระยะยาวใหความสาคญกบการกาหนดกจกรรมโดยผปฏบตงาน

แผนปฏบตราชการ 4 ปของหนวยงาน มลกษณะสาคญ ดงน�

แผนปฏบตราชการ 4 ป ใหความสาคญตอความสมพนธของกลยทธหลกของแผนบรหารราชการแผนดนกบผลผลตของหนวยงานท�ของบประมาณแผนดนแตไมแสดงความเช�อมโยงจากยทธศาสตรของรฐบาลผานผลลพธลงมายงผลผลตระยะยาว

แผนปฏบตราชการ 4 ป ใหแสดงสภาพแวดลอมในเชงโอกาสและภยอปสรรค และ ศกยภาพท�เปนจดแขงและจดออนแบบแยกสวน แตไมไดแสดงความสมพนธระหวางกน และไมไดแสดงวาแผนการจดทาผลผลตจะสมพนธกบสภาพแวดลอมเปล�ยนแปลงไปหรอไม อยางใด

แผนปฏบตราชการ 4 ป ใหความสาคญกบการกาหนดผลผลตโดยผบรหารของหนวยงาน

6

3. องคประกอบหลกในการวางแผนกลยทธ

องคประกอบหลกท�ควรกาหนดอยในแผนกลยทธ มดงน�

1. พนธกจ (Mission) เปนส�งท�ส�อถงภารกจหลกขององคการ ซ�งจะสะทอนถงปรชญาท�จะ

กาหนดการดารงอยขององคการ เชน พนธกจของคณะมนษยศาสตร ฯ สถาบนราชภฏอตรดตถ คอ “.....

ผลตบณฑตท�มคณภาพ คณธรรม สนองความตองการของตลาดแรงงานและทองถ�น…” ถอยแถลง

ดงกลาวถอวาเปนภารกจหลกขององคการน �นเอง

2. จดมงหมาย (Goal) คอ ผลลพธปลายทาง (Outcomes) ท�องคการตองการใหเกดข�นใน

อนาคต โดยไมตองระบชวงเวลาท�แนนอนลงไป เชน จดมงหมาย ของคณะมนษยศาสตรฯสถาบนราชภฏ

อตรดตถ คอ “...ผลตบณฑตใหนาความรไปพฒนาทองถ�น...”

3. วตถประสงค (Objective) เปนผลผลต (Output) ท�ตองการใหเกดข�น เม�อไดกระทาส�งตางๆ

ตามท�ไดกาหนดพนธกจไว วตถประสงคจงตองกาหนดให ชดเจน วดได และปฏบตได เปนรปธรรมกวา

จดมงหมาย (Goal) และตองเกดข�นกอนผลลพธ เชน วตถประสงคของคณะมนษยศาสตรฯ “..เพ�อผลตบณฑต

ปรญญาตรสาขามนษยศาสตร และสงคมศาสตรหลากหลายสาขา..”

4. นโยบาย (Policy) คอ ขอความหรอส�งท�องคการระบไววาจะปฏบตหรอกระทา เพ�อใหบรรล

วตถประสงค และจดมงหมายท�กาหนดไว ดงน �นการกาหนดนโยบายจงเปนการกาหนดกรอบ กาหนดเกณฑในการจะปฏบตใหกระชบและมประสทธภาพ

5. กลวธ/มาตรการ (Strategy) แนวทางปฏบตยอยท�องคการยดเปนกรอบสาหรบคดเลอก แผนงาน /

งาน / โครงการ ตางๆ ท�จะดาเนนใหบรรลวตถประสงค ซ�งกลวธตางๆ จะตองสอดคลองกบนโยบายขอน �นๆ

6. แผนงาน (Program) เปนการจดรวมกลมของ งาน หรอ โครงการ หรออาจกลาววา แผนงาน

คอ งาน หรอโครงการยอยๆ หลายโครงการ ซ�งมวตถประสงคสอดคลองกน ซ�งงานหรอโครงการจะประกอบดวยกจกรรม (Activities) ตางๆ ท�ดาเนนการภายใตกรอบของงาน หรอโครงการหน�งๆ ซ�งจะมเง�อนไขระยะเวลาเร�มตน และส�นสดในการทากจกรรมตางๆ

4. กระบวนการวางแผนกลยทธ

การวางแผนกลยทธนอกจากจะกาหนดสาระของแผนกลยทธ อนไดแก พนธกจ จดหมาย

วตถประสงค นโยบาย และกลวธหรอมาตรการ อนเปน . ยทธศาสตร . แลว การวางแผนกลยทธ จะตองมองคประกอบและกระบวนการท�สาคญดงน�

3.1 การวเคราะหผมสวนไดเสย (Stakeholders Analysis)

การวเคราะหเร�องผมสวนไดสวนเสย (Stakeholders Analysis) ท�เก�ยวของกบองคกรมสวนชวยในการกาหนดวสยทศน พนธกจ และเปาประสงคหลกของหนวยงานไดถกตอง เน�องจากหนวยงานไมเพยงแตมความผกพนธกบกระทรวงเจาสงกดและผรบบรการเทาน �น แตยงมผมสวนไดสวนเสยอ�นๆ อก

ดวย

7

ผมสวนไดเสยตอองคกร (Stakeholder Influence) ซ�งมอทธพลตอการวางแผนและ

การดาเนนงานของหนวยงาน จาแนกไดเปน 3 ประเภท ดงน�

(1) ผมสวนไดเสยภายในองคกร (Internal Stakeholders) ไดแก ผบรหารทกระดบและ

เจาหนาท�ระดบปฏบตงาน

(2) ผมสวนไดเสยโดยตรงในการรบบรการ (Marketplace Stakeholders) เชน

ผรบบรการ พนธมตร ผรบจาง และขายครภณฑและวสดในการจดซ�อจดจางตามระเบยบพสด เปนตน

(3) ผมสวนไดเสยในสงคมแตอยนอกองคกร (External Stakeholders) เชน

คณะกรรมการคมครองผบรโภค คณะกรรมการอาหารและยา สถาบนการเงน สภาหอการคา สภาอตสาหกรรม องคกรพฒนาเอกชน และส�อมวลชน รวมท �งกลมการเมองท�เปนทางการและไมเปนทางการ ตลอดจนศาลยตธรรม และศาลปกครอง เปนตน ซ�งทาหนาท�ในการกากบดแล และปองกนและแกไขขอขดแยง/ขอรองเรยนระหวางผใหบรการและผรบบรการ เพ�อใหเกดความเปนธรรมท �งสองฝาย

ในการจดทาแผนกลยทธ ฝายท�รบผดชอบดานนโยบายและกลยทธของหนวยงานควรใหความสาคญกบข �นตอน ดงตวอยางตอไปน�

ตวอยางข �นตอนการมสวนรวมของผมสวนไดเสยตอองคกรในการจดทาแผนกลยทธ

ข �นตอน กจกรรม ผเขารวมกจกรรม

1 เตรยมงานโดยหนวยงานท�รบผดชอบดานนโยบายและกลยทธของหนวยงาน ฝายนโยบายและกลยทธ

1.1 รางรายช�อคณะทางานรวมระหวางผบรหารและตวแทนของผปฏบตงาน (Internal

Stakeholders) เพ�อเสนอขอความเหนชอบจากผบรหาร

1.2 รางรายช�อผมสวนไดเสยจากภายนอก ประกอบดวย ผมสวนไดเสยโดยตรงในการรบ

บรการ (Marketplace Stakeholders) และผมสวนไดเสยในสงคมแตอยนอกองคกร (External Stakeholders) เพ�อเสนอขอความเหนชอบจากผบรหาร

1.3 รวบรวมกฎหมายท�เก�ยวของกบหนวยงาน โดยเฉพาะมาตราท�เก�ยวของจาก

รฐธรรมนญ พระราชบญญต พระราชกฤษฎกา และกฎกระทรวงท�เก�ยวของ

1.4 รวบรวมกฎหมายระหวางประเทศ กฎบตรสหประชาชาต สนธสญญา อนสญญา และขอตกลงระหวางประเทศ รวมท �งมาตรฐานสากลดานการคา

ระหวางประเทศท� เก�ยวของกบหนวยงาน

1.5 รวบรวมนโยบายของรฐบาล โดยเฉพาะคาแถลงนโยบาย แผนบรหารราชการ

แผนดนและมตคณะรฐมนตรท�เก�ยวของกบหนวยงาน

1.6 รวบรวมรายงานผลงานท�หนวยงานตองรบผดชอบ ตองรายงานสานกงานเลขาธการ คณะรฐมนตรเพ�อจดทาผลงานของรฐบาลตามแนวนโยบายพ�นฐาน

แหงรฐตามรฐธรรมนญ

8

ข �นตอน กจกรรม ผเขารวมกจกรรม

1.7 รวบรวมขอมลเชงปรมาณจากรายงานสถตท� เก�ยวของกบการวเคราะห

สภาพแวดลอมภายในและสภาพแวดลอมภายนอกของหนวยงาน

1.8 รวบรวมขอมลเชงคณภาพจากเอกสารท�เก�ยวของกบการวเคราะหสภาพแวดลอม

ภายในและสภาพแวดลอมภายนอกของหนวยงาน

2 ประชมเชงปฏบตการเพ�อวเคราะหสภาพแวดลอม (SWOT Analysis)

2.1 วเคราะหสภาพแวดลอมโดยผบรหาร ผบรหารทกระดบ

2.2 วเคราะหสภาพแวดลอมโดยตวแทนของผปฏบตงาน

เจาหนาท�ระดบปฏบตงาน

2.3 วเคราะหสภาพแวดลอมรวมกนระหวางผบรหารและตวแทนของผปฏบตงาน ผบรหารทกระดบ

และเจาหนาท�

ระดบปฏบตงาน

3 ประชมคณะทางานเพ�อจดทารางทศทางและกลยทธของหนวยงาน คณะทางานฯ

3.1 ประเมนสถานภาพจากผลการวเคราะหสภาพแวดลอม

3.2 จดทารางวสยทศน พนธกจ และเปาประสงคหลกของหนวยงาน

3.3 จดทารางกลยทธระดบยทธศาสตรและกลยทธ

4 ประชมเชงปฏบตการเพ�อใหขอคดเหนในการจดวางทศทางและการกาหนดกล

ยทธของผมสวนไดเสย 3 หนวยงาน โดยผมสวนไดสวนเสยภายในหนวยงาน

(Internal Stakeholders) ผมสวนไดสวนเสยโดยตรงในการรบบรการ

(Marketplace Stakeholders) และผมสวนไดสวนเสยในสงคมแตอยนอก

องคกร (External Stakeholders)

ผมสวนไดสวนเสย 3

ประเภท

4.1 ใหขอคดเหนเก�ยวกบการวเคราะหสภาพแวดลอมและการประเมนสถานภาพ

ของหนวยงาน

4.2 ใหขอคดเหนเก�ยวกบรางวสยทศน พนธกจ และเปาประสงคหลก

4.3 ใหขอคดเหนเก�ยวกบรางยทธศาสตรและกลยทธ

5 ประชมคณะทางานเพ�อสรปผลการจดวางทศทางและกลยทธของหนวยงาน คณะทางานฯ

5.1 จดทาสรปผลการประเมนสถานภาพจากการวเคราะหสภาพแวดลอม

5.2 จดทาสรปผลการกาหนดวสยทศน พนธกจ และเปาประสงคหลกของหนวยงาน

5.3 จดทาสรปผลการกาหนดยทธศาสตร กลยทธ และผลผลต

5.4 กาหนดตวช�วดระยะยาวระดบยทธศาสตร และระดบกลยทธ (และตวช�วดรายป

- ถาม) รวมท �งตวช�วดระดบผลผลตรายปท�แสดงประสทธภาพของผลผลต 4 มต (เชงปรมาณ เชงคณภาพ เชงเวลา และเชงตนทน)

6 เผยแพรแผนกลยทธตอสาธารณะ ฝายนโยบายและกลยทธ

6.1 จดพมพแผนกลยทธแจกจายผมสวนไดเสยท �ง 3 ประเภท

6.2 จดทา Website เผยแพรแผนกลยทธ พรอม E-mail เพ�อใหประชาชนและผสนใจ

สามารถใหขอคดเหนเพ�มเตมกลบมายงหนวยงานได

9

3.2 การวเคราะหสถานการณท �งภายในและภายนอกองคการ

1) การวเคราะหสถานการณภายในองคการ โดยปกตจะใชหลก “SWOT” ในการ

วเคราะห ซ�งจะเปนการประเมนจดเดนหรอจดแขง (Strengths) หรอศกยภาพของการดาเนนงานขององคการท�ผานมาท �งในอดตและปจจบนวาประสบความสาเรจเพยงใด เชน ตรวจสอบศกยภาพดานทรพยากรในการบรหาร

อาท คน เงน วสดอปกรณ ส�อการสอน เทคโนโลยสมยใหม วธการจดการหลกสตร วเคราะหจดออน (Weakness) ขององคการวามปญหาอะไรบาง ตลอดจนวเคราะหโอกาส (Opportunity) ท�จะสนบสนนใหมการแกไขปญหาหรอพฒนาองคการใหเตบโต หรอมความเปนเลศ และวเคราะหวามอปสรรค/ขอจากดหรอภาวะคกคาม (Threat) อะไรบางท�อาจเกดข�นเม�อเราดาเนนโครงการแลว ท �งน�เพ�อจะไดใชตรวจสอบสภาวะความเส�ยง (Risks) และใชประกอบการพจารณาตดสนใจเลอกทางเลอกในการวางแผนไดอยางมประสทธภาพ ตลอดจนทาใหองคการมความเขมแขงในการปฏบตงานใหสาเรจลลวงตามจดหมายท�กาหนด

ไวในท�สด

การวเคราะหสภาพแวดลอมภายใน ควรครอบคลมประเดนตอไปน�

ความเหมาะสมของโครงสรางองคการและความชดเจนของนโยบายท�หนวยงาน

กาหนด

ประสทธผลในระดบผลลพธ (ผลประโยชนตอกลมเปาหมาย) ในชวงเวลาท�ผาน

มา และประสทธภาพในระดบผลผลต (เชงปรมาณ เชงคณภาพตามมาตรฐานเชงเวลา และเชงตนทน) ในชวงเวลาท�ผานมา รวมท �งความคมคา (B/C Ratio หรอ Cost Effectiveness) ของภารกจในชวงเวลาท�ผานมา

การบรหารบคคลและการพฒนาบคลากร (อตรากาลง คณภาพบคลากร การ

คดเลอกบคลากร การใหรางวลและการลงโทษ ขวญและกาลงใจ การฝกอบรมระหวางการปฏบตงานของเจาหนาท� การฝกอบรมผบรหารระดบตางๆ การถายทอดภมความรกอนเกษยณอาย เปนตน)

ประสทธภาพทางการเงนและการระดมทน

การบรหารพสด (การจดซ�อจดจาง ความพรอมใชของครภณฑ การใชครภณฑได

อยางสมประโยชน การบารงรกษาครภณฑและอาคารสถานท� การจดหาวสดส�นเปลอง เปนตน)

การบรหารจดการ (การวางแผนปฏบตการ การวจยและพฒนา การตดตามผลการ

ปฏบตงาน การประเมนผล การจดทาฐานขอมลและระบบสารสนเทศเพ�อการจดการ การส�อสารภายในหนวยงาน วฒนธรรมองคการ และภาวะผนา เปนตน)

2) การวเคราะหสถานการณภายนอกองคการ เปนการวเคราะหสภาพแวดลอมตาง ๆ ท�อย

ภายนอกองคการ แตอาจมผลกระทบตอการดาเนนงานขององคการท �งทางตรงและทางออม เชน สภาพแวดลอมทางดาน เศรษฐกจ สงคม การเมอง กลมผลประโยชน คแขงขน ความกาวหนาดานเทคโนโลย ฯลฯ ปจจยตาง ๆ เหลาน�องคการควบคมไดยาก ดงน �นในการวางแผนกลยทธ ผวางแผนจะตองให

10

ความสาคญกบการวเคราะหสถานการณภายนอกองคการ เพ�อนามาใชเปนขอมลในการวางแผนกลยทธใหมประสทธภาพ

การวเคราะหสภาพแวดลอมภายนอก ควรครอบคลมประเดนตอไปน�

ปจจยเอ�อ/ปจจยอปสรรคดานสงคมและวฒนธรรม

- ปจจยเอ�อดานสงคมในประเดนท�เก�ยวกบความตองการของประชาชน หรอปญหา

ของสงคม หรอขอเรยกรองของกลมบคคลท�มสวนไดสวนเสย รวมท �งเครอขายความรวมมอระหวางหนวยงานภาครฐและหนวยงานท�เก�ยวของ ภาคเอกชน ตลอดจนโครงสรางประชากร การศกษา อนามย อาชพ ความร เจตคต พฤตกรรม แนวคด อนรกษ กระแสวฒนธรรมจากตางประเทศ คาน ย ม ค ว า ม

เช�อ ขนบธรรมเนยม และประเพณ เปนตน

ปจจยเอ�อ/ปจจยอปสรรคดานเทคโนโลย (นว ตกรรม และความมอยของ

เทคโนโลย เปนตน)

ปจจยเอ�อ/ปจจยอปสรรคดานเศรษฐกจ (ภาวะทางเศรษฐกจ ภาวะการจางงาน

อตราดอกเบ�ย และอตราแลกเปล�ยนเงนตราระหวางประเทศเศรษฐกจระหวางประเทศ เปนตน)

ปจจยเอ�อ/ปจจยอปสรรคดานการเมองและกฎหมายภายในประเทศและ

ระหวางประเทศ

- แนวนโยบายพ�นฐานแหงรฐตามรฐธรรมนญ และกฎกระทรวงเก�ยวกบการแบง

อานาจหนาท�ของหนวยงานภายในกระทรวง ป 2545 และพระราชกฤษฎกาจดต �งหนวยงาน

- นโยบายของรฐบาล

- เปาประสงคท�กาหนดในแผนยทธศาสตรกระทรวง

- อปสรรคเก�ยวกบการประสานงานระหวางหนวยงานภาครฐ

- อปสรรคหรอขอจากดท�เกดจากกฎหมายหรอระเบยบ

- อปสรรคหรอขอจากดท�เกดจากโครงสรางสวนราชการ

- อปสรรคหรอขอจากดท�เกดจากมาตรฐานการปฏบตงานเพ�อใหเกดการยอมรบใน

ระดบนานาประเทศ

3.3 การประเมนสถานภาพของหนวยงาน ควรครอบคลมประเดนตอไปน�

• ความโนมเอยงระหวางจดแขงและจดออน

• ความโนมเอยงระหวางโอกาสและภยอปสรรค

• สรปความเปนไปไดท�จะมยทธศาสตรเชงรก เชงรกษาสถานภาพความเช�ยวชาญ เชงปรบปรงสวนดอย และเชงตดทอนภารกจ เปนตน

11

การกาหนดยทธศาสตร/กลยทธ

กลยทธเชงรก กลยทธเชงพฒนา ?

- ขยาย

- พฒนา

- สงเสรม

- สราง

- สงเสรม

- ปรบปรง

- เรงรด

- แกไข

- ประสานความรวมมอ ขอรบการ

สนบสนน

กลยทธต �งรบ

กลยทธแกปญหา

- ชะลอ

- ปรบปรง

- ลดตนทน

- ลดระยะเวลา

- ยบเลก

- ถายโอน

- ควบกจการ

- ปรบเปล�ยน Re-engineering

- หลอมรวม

Stars Situation (SO) จะเอาจดแขงไปใชประโยชนจากโอกาสไดอยางไร

- สราง เปด เพ�ม บก รก ขยาย

Question Marks Situation (WO) แกไขจดออนเพ�อชวงชงโอกาส หรอ หาจดแขงจากภายนอก

มาเสรม

- ปรบปรง พฒนา แกไข ทบทวน - ประสานความรวมมอ ขอรบการสนบสนน

Cash Cows Situation (ST) ใชจดแขงเพ�อลดความเสยหายท�เกดจากภยคกคามหรอทาจดแขงให

ดข�น - ปรบปรง พฒนา ลดตนทน ลดระยะเวลา

Dogs Situation (WT) เลก/ลดภารกจบางดานท�มจดออนและภยคกคาม หรอคดใหม ทาใหม

- เลก ลด ถายโอน

S

O

W

T

12

- ปรบ เปล�ยน Re-engineering

3.4 การจดวางทศทางของหนวยงาน

การจดวางทศทางเชงกลยทธของหนวยงาน มขอความท�สาคญประกอบดวย “วสยทศน (Vision)” “พนธกจ (Mission)” และ “เปาประสงคหลกของหนวยงาน (Organization’s Objective or Goal)”

6

ผลลพธเปาหมาย+KPI

2Q2TP

แผนกลยทธ

วสยทศนVision

พนธกจMission

เปาประสงคหลกขององคกร

สภาพแวดลอมภายใน จดออน/แขง

สภาพแวดลอมภายนอก โอกาส/อปสรรค

• กลยทธระดบสานก/กองผลผลตเปาหมาย+KPI

QQCT

• กลยทธระดบ สวน / ฝายกจกรรมเปาหมาย+KPI

QT

แผนปฏบตราชการ 4 ปและประจาป

SWOT SWOT

ทศทางขององคกร

กลยทธระดบกรม

11

2

3

4

5

1. ภารกจหลก 2. ภารกจหลก 3. ภารกจสนบสนน

1.1 ภารกจหลก 1.2 ภารกจหลก 1.3 ภารกจสนบสนน

1. 1.1กจกรรมหลก 1. 1.2 กจกรรมหลก 1.1.3 กจกรรมสนบสนน

แผนผง กระบวนการวางแผนกลยทธ

1. วสยทศน เปนขอความแสดงภาพท�หนวยงานอยากจะเปนในชวง 4-5 ปขางหนาและเกด

จากการวเคราะหสภาพแวดลอมภายนอกและการวเคราะหศกยภาพของหนวยงาน ซ�งมขอมลเชงปรมาณและขอมลเชงคณภาพสนบสนนการวเคราะห (มใชขอความท�เปน “คาขวญ” ของหนวยงาน หรอขอความท�แสดงภาพเพอฝนท�ไมสอดคลองกบสภาพแวดลอม)

2. พนธกจ เปนขอความระบหนาท�ความรบผดชอบหรอบทบาทซ�งกาหนดจะทาในชวง 4-5

ปขางหนาท�สอดคลองกบกฎหมายการจดต �งหนวยงาน

3. เปาประสงคหลกของหนวยงาน เปนขอความระบกลมเปาหมายผรบบรการท�ชดเจน

และผลประโยชนท�กลมเปาหมายไดรบท�มความสมพนธกบพนธกจโดยตรง

13

3.5 ยทธศาสตร กลยทธ และผลผลตของหนวยงาน

โครงสรางแผนงบประมาณในระบบงบประมาณแบบมงเนนผลงานตามยทธศาสตร กาหนดลาดบช �นจากบนลงลาง (Cascading) เปน 4 ระดบ ดงน� 1. ระดบยทธศาสตรของรฐบาล ท�กาหนดเปาหมายยทธศาสตรท�ชดเจนพรอมตวช�วด

ความสาเรจของรฐบาลท�มตอการเปล�ยนแปลงของสงคมในทางท�พงปรารถนา เรยกวา “National Policy Indicator” หรอ “Impact Indicator” ในระดบรฐบาล

2. ระดบยทธศาสตรกระทรวง ท�กาหนดเปาหมายการใหบรการสาธารณะเฉพาะดานท�

ชดเจน พรอมตวช�วดความสาเรจของกระทรวงท�มตอผลประโยชนของกลมสงคมท�เปนเปาหมาย เรยกวา “Ministerial Policy Indicator” หรอ “Impact Indicator” เชนกน แตอยในระดบกระทรวง

3. ระดบกลยทธระดบกรม ท�กาหนดเปาหมายการใหบรการระดบกรมท�ชดเจนพรอม

ตวช�วดความสาเรจของหนวยงานท�มตอกลมเปาหมายผรบบรการ และลกษณะผลประโยชนเฉพาะ หรอ

ผลลพธ “Outcome Indicator” 4. ระดบกจกรรม ท�กาหนดกจกรรมหลก นาสงผลผลตท�ชดเจน พรอมตวช�วดความสาเรจ

เม�อส�นสดกระบวนการจดทากจกรรมหลก เรยกวา “Output Indicator”

3.5.1 รายละเอยดการกาหนดยทธศาสตร/กลยทธ

ยทธศาสตร ควรประกอบดวย

• ยทธศาสตรดานการปฏบตภารกจหลก

เปาประสงค ของหนวยงาน

ยทธศาสตร/นโยบาย

1 2 3 4

ผลลพธ

ของกลยทธ

กลยทธ/แนวทาง/มาตรการ

1.1 1.2 1.3 1.4

ผลผลตของ

หนวยนาสง

ผลผลต

กจกรรมหลก

1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4

แผนผง ความเช�อมโยงระหวางยทธศาสตร ผลลพธ ผลผลต และกจกรรม

14

• ยทธศาสตรดานการพฒนาองคการ (ซ�งเปนงานสนบสนนและงานบรหารท �วไป) - การคลงและการบรหารสนทรพย - การบรหารและพฒนาบคคล

- การวจยและพฒนา - ระบบฐานขอมลและสารสนเทศ - ระบบการตดตามและประเมนผล - อ�นๆ

การกาหนดประเดนยทธศาสตร/กลยทธ ม 4 ลกษณะ

1. Direct Approach โดยหนวยงานกาหนดกลยทธจากการวเคราะหสภาพแวดลอม

ภายในและภายนอกองคกร (SWOT) ตามหลกวชาการบรหารเชงกลยทธ (Strategic Management)

2. Goals Approach โดยหนวยงานกาหนดกลยทธจากการนาเอากลยทธท�ปรากฏใน

แผนยทธศาสตรของหนวยงานตนสงกดมาดาเนนการ เพ�อตอบสนองจดหมายปลายทางท�กระทรวงกาหนด (เชน การดาเนนงานตามกลยทธท�กาหนดไวในแผนยทธศาสตรกระทรวงตามท�กระทรวงมอบหมายใหใชกลยทธน �น ๆ)

3. Vision Approach โดยหนวยงานวาดฝนวสยทศนท�อยากจะเปน แลวตรวจสอบความ

เปนไปไดโดยพจารณาความสอดคลองกบสภาพแวดลอมภายในองคการ แลวจงกาหนดกลยทธตามศกยภาพของหนวยงาน

4. Indirect Approach โดยหนวยงานศกษากลยทธท�หนวยงานอ�นท�มภารกจคลายคลง

กนใชอย แลวตรวจสอบความไปไดโดยพจารณาความสอดคลองกบสภาพแวดลอมภายในและภายนอกองคการ แลวจงกาหนดกลยทธตามศกยภาพของหนวยงาน

การวเคราะหยทธศาสตรระดบรฐบาลมกจะใชลกษณะท� 3 และลกษณะท� 1 เปนหลก และลกษณะท� 4 เปนรอง (เชน ลอกเลยนแบบกลยทธท�ใชในประเทศตะวนตก)

การกาหนดกลยทธของกระทรวงจะตองนาเอากลยทธหลกของรฐบาล (ท�ปรากฏใน

แผนบรหารราชการแผนดน) มาดาเนนงาน จงตองใชลกษณะท� 2 เปนหลก และลกษณะท� 1 เปนรอง โดยกาหนดกลยทธเพ�มเตมจากการวเคราะหสภาพแวดลอมภายในและภายนอกองคการ (SWOT) และอาจใชลกษณะท� 3 และลกษณะท� 4 ประกอบกน

การกาหนดกลยทธของหนวยงานระดบกรมซ�งเปนองคกรในสงกระทรวงจะตองนาเอกกลยทธของกระทรวงมาดาเนนงาน จงตองใชลกษณะท� 2 เปนหลก และลกษณะท� 1 เปนรอง โดยกาหนดกลยทธเพ�มเตมจากการวเคราะหสภาพแวดลอมภายในและภายนอกองคการ (SWOT) และอาจใชลกษณะท� 3 และลกษณะท� 4 ไดบาง

15

สวนหนวยงานท�ใชลกษณะท� 3 และลกษณะท� 1 เปนหลก มกจะเปนหนวยงานภาคธรกจเอกชนซ�งแสดงหากาไรท�ใชการกาหนดวสยทศนเพ�อขายสวนแบงการตลาดและเปล�ยนกจการเดมไปทาอกกจการหน�งได อยางไรกตาม หนวยงานภาครฐบาลท�เขาขายการใชลกษณะท� 1 ผสมลกษณะท� 3

ไดแกรฐวสาหกจเชงพาณชยและองคการมหาชนท�ตองเล�ยงตนเองจะตองมรปแบบท�คลายคลงกบภาคเอกชนท�แสวงหากาไรมากข�น

ดงน �น หนวยงานระดบกรมซ�งเปนองคกรในสงกดกระทรวงจะตองนาเอากลยทธของกระทรวงมาดาเนนงานเปนหลก จงตองแสดงความเช�อมโยงกลยทธของหนวยงานข�นไปยงยทธศาสตรกระทรวง แผนบรหารราชการแผนดน และความเช�อมโยงกลยทธของหนวยงานลงมายงผลลพธและผลผลตของหนวยงาน เปนลายลกษณอกษรใหกลมผบรหารทกระดบ เจาหนาท�ผปฏบตงาน และผมสวนเก�ยวของจากภายนอกองคการใหเขาใจไดชดเจน นอกจากน� หนวยงานระดบกรมเปนหนวยงานใหบรการสาธารณะซ�งจะตองคานงถงความเช�อมโยงภาคกจของหนวยงานกบแนวนโยบายพ�นฐานแหงรฐตามรฐธรรมนญท�เก�ยวของกบหนวยงาน จงตองแสดงความเช�อมโยงกลยทธของหนวยงานข�นไปยงรฐธรรมนญดวย

กลยทธภายใตยทธศาสตร

• แผนกลยทธของหนวยงานระบขอความ “ผลลพธ” และตวช�วดเชงรปธรรมเม�อส�นสดป

สดทายของแผน • แผนกลยทธของหนวยงานมขอความ “ผลลพธ” และตวช�วดเชงรปธรรม ท�ระบ “กลมเปาหมายท�ไดรบผลประโยชน” “ปรมาณ และ/หรอ คณภาพตามมาตรฐานของ ผลประโยชน” “เวลาท�วดผล” “สถานท�ท�วดผล” • แผนกลยทธของหนวยงานไดระบกลยทธการประเมนผลการปฏบตงานท�มคณภาพดาน

ขอบเขตของเน�อหาท�จาเปนเพ�อการปรบปรงอยางสม�าเสมอ ในชวง 4 ปของแผน โดยประเมนตนเอง และโดยผประเมนอสระ

ผลผลตภายใตกลยทธ • แผนกลยทธของหนวยงานมผงท�แสดงวากลยทธระดบหนวยงานท�เช�อมโยง(arcading) ลงมายงผลผลตระดบหนวยงาน และกจกรรมหลกของหนวยงาน

• แผนกลยทธของหนวยงานระบขอความ “ผลผลต” และตวช�วดเชงรปธรรม เม�อส�นสดปสดทายของแผน และตวช�วดเชงรปธรรม ท�จาแนกเปนรายป ท�ครบ 4 มต

• แผนกลยทธของหนวยงาน ท�แสดงผลผลตเก�ยวกบระบบการประสานงานหรอการสรางเครอขาย

16

3.5.2 เทคนคการเขยนคาท �ใชในยทธศาสตร กลยทธ และกจกรรม

จดทา จดต�ง จดสรร จดซ�อ จดจาง กอสราง ดาเนนการ

ปฏบตงาน วางระบบ วางแผน ประชม แลกเปล�ยน เผยแพร

ตดตาม/ประเมนผล กาหนดระเบยบ แกไขกฎระเบยบ

กาหนดมาตรฐาน กาหนดใหม ทาใหม พฒนาหลกสตร

ระดบกลยทธ

นามธรรม ขยายเพ�ม ปรบปรง คงสภาพ ตดตอน

ก�งรปธรรม เสรมสราง สรางเสรม สงเสรม เรงรด ทบทวนสนบสนน

รปธรรม

• คากรยาท�ใชเขยนยทธศาสตร (ของรฐบาลและของกระทรวง) ใชคากรยานามธรรม

และตองแสดงทศทางของยทธศาสตรหรอนโยบาย เชน - “ขยาย/เพ �ม/พฒนา” เพ�อการรก - “ปรบปรง” เพ�อการแกไขสวนดอย - “คงสภาพ” เพ�อการประคองตว และ

- “ตดทอน” เพ�อการยตสวนท�ควรยกเลก

• คากรยาท�ใชเขยนกลยทธ ใชคากรยาก�งรปธรรม และตองแสดงแนวทางเพ�อตอบสนอง

ยทธศาสตร เชน - “สงเสรม” หรอ “สนบสนน” เพ�อขยายกลมผรบผลประโยชนในสงคม - “เสรมสราง” หรอ “รกษาความเช �ยวชาญ” หรอ “รกษาสถานภาพ” เพ�อคงสภาพของ

องคกรในยามวกฤตและ “ทบทวน” เพ�อพจารณาตดทอนงานท�ควรยกเลกหรอถายโอนใหหนวยงานอ�น เปนตน

• คากรยาท�ใชเขยนกจกรรมหลกนาสงผลผลต ตองแสดงวธการหลกท�เปนรปธรรม

ใหกบแนวทางท�กาหนดในระดบกลยทธ เชน - เผยแพรสารสนเทศใหแกผบรการ (เพ�อสงเสรมพฤตกรรมท�ดในดาน.......)

17

- กอสรางศนยบรการในระดบชมชน (เพ�อสงเสรมพฤตกรรมท�ดในดาน......) - จดสรรเงนอดหนนใหแกเครอขาย (เพ�อสนบสนนเครอขายใหเปนแกนนาในการปองกน

การแพรระบาดของยาเสพตดในชมชน)

- ฝกอบรมใหแกเจาหนาท� (เพ�อเสรมสรางสมรรถนะในการใหบรการ) - จดทาระบบขอมลพ�นฐานใหมประสทธภาพใหแกเจาหนาท� ( เพ�อสรางเสรมขด

ความสามารถในการวางแผนและประเมนผล) - กาหนดมาตรฐานการใหบรการท�มคณภาพเพ�อสรางความพงพอใจใหแกผรบบรการ

3.5.3 ข �นตอนการเขยนตวช� วดความสาเรจระดบยทธศาสตร กลยทธ และผลผลตของ

หนวยงาน

ข �นตอนท� 1. การกาหนดประเดนของตวช�วด

• ระดบยทธศาสตรชาต ใหกาหนดประเดนตวช�วดความสาเรจของรฐบาลท�มตอการ

เปล�ยนแปลงของสงคมในทางท�พงปรารถนา เชน “GDP” และ “คณภาพชวต” ฯลฯ

• ระดบยทธศาสตรกระทรวง ใหกาหนดประเดนตวช�วดความสาเรจของกระทรวง ท�ม

ตอผลประโยชนของกลมสงคมท�เปนเปาหมาย เชน “GDP ภาคเกษตร” “GDP ภาคอตสาหกรรม” “สขภาพด” “สตปญญาด” และ “มลภาวะไมเกนมาตรฐาน” ฯลฯ

• ระดบกลยทธของกรม ใหกาหนดประเดนตวช�วดความสาเรจของกรมท�มตอ

กลมเปาหมายผรบบรการและลกษณะผลประโยชนเฉพาะ เชน “ผปวยท�มารบการรกษามอาการดข�น” “เยาวชนไทยอานออกเขยนไดทกคน” และ “มลภาวะ ทางอากาศในเขต...ลดลง” ฯลฯ

• ระดบกจกรรมนาสงผลผลต ใหกาหนดตวช�วดความสาเรจจากการจดทากจกรรม

ดวยการใชคากรยารปธรรม “รกษาผปวยตามมาตรฐานโรงพยาบาล” “จดการเรยนการสอนใหเดกวยประถมศกษาตามเกณฑมาตรฐาน” และ “ควบคมการปลอยควนดาและควนขาวของยานพาหนะไมเกนเกณฑมาตรฐานกลาง” ฯลฯ

ขอผดพลาดท�พบเสมอในการเขยนยทธศาสตร กลยทธ และผลผลตกจกรรม

เขยนยทธศาสตรหรอนโยบายดวยคากรยาในระดบกลยทธหรอคากรยาในระดบกจกรรม เชน ยทธศาสตรสงเสรมศกยภาพบคลากรของผใหบรการ (ซ�งไมไดบอกวาสงคมไทยจะไดผลประโยชนท�

เปล�ยนแปลงในทางท�ดข �นอยางไร) ยทธศาสตรใหความรเจาหนาท�ในการใหบรการ ยทธศาสตรจดทาระบบสารสนเทศ (ซ�งไมไดบอกวาประชาชนจะไดรบบรการท�เปล�ยนแปลงในทางท�ดข�นอยางไร) กรณน�มกเกดข�นกบหนวยงานท�ผบรหารขาดความเขาใจเก�ยวกบระบบงบประมาณแบบมงเนนผลงานตามยทธศาสตร และยดตดกบระบบงบประมาณแบบแสดงรายการ เขยนกลยทธหรอแนวทางตอบสนองยทธศาสตรดวยคากรยาในระดบกจกรรม เชน กลยทธ

18

กอสรางอาคาร (ซ�งบอกวาจะผลตอะไร แตไมไดบอกวากลมเปาหมายผรบผลประโยชนเปนใครและจะไดผลประโยชนในลกษณะใด) กลยทธจดซ�อครภณฑ(ซ�งบอกวาจะซ�ออะไร แตไมไดบอกวาถานาครภณฑมาใชแลว กลมเปาหมายผรบผลประโยชนเปนใครและจะไดผลประโยชนในลกษณะใด) กลยทธฝกอบรม

เจาหนาท� (ซ�งบอกวาจะฝกอบรมใคร แตไมไดบอกวาถาฝกอบรมแลว กลมเปาหมายผรบผลประโยชน เปนใครและจะไดผลประโยชนในลกษณะใด) กรณน�มกเกดข�นกบหนวยงานท�ผบรหารเคยชนกบการทางานในสถานภาพเจาหนาท�ผปฏบตและขาดความเขาใจเก�ยวกบความเช�อมโยงระหวางผลลพธและผลผลต เขยนกจกรรมหลกนาสงผลผลตดวยคากรยาท�แสดงข �นตอนการจดทากจกรรม แทนท�จะแสดงกจกรรมหลก เชน ออกแบบอาคาร (ซ�งเปนข �นตอนหน�งของกจกรรมกอสรางอาคาร) ประกวดราคา (ซ�ง

เปนข �นตอนหน�งของกจกรรมจดซ�อครภณฑ) สรรหาวทยากรฝกอบรม (ซ�งเปนข �นตอนหน�งของกจกรรมฝกอบรม) กรณน�มกเกดข�นกบหนวยงานท�ผบรหารขาดความเขาใจในการจดทาแผนกลยทธของหนวยงาน และเขาใจวาการจดทาแผลกลยทธ (Strategic Plan) กบการจดทาแผนปฏบตการ (Action Plan) เปนเร �องเดยวกน

ข �นตอนท� 2. หลกการกาหนดตวช�วดดวยสตร 2Q2T1P และ QQCT

• การเขยนตวช�วดในระดบยทธศาสตรชาต ระดบยทธศาสตรกระทรวง และระดบ

กลยทธของกรม ควรมองคประกอบ 2Q+2T+1P คอ ปรมาณ (Quantity) คณลกษณะ(Quality) เวลา

(Time) กลมเปาหมาย (Target Group) และสถานท� (Place)

• การเขยนตวช�วดในระดบผลผลต ควรมองคประกอบ QQCT คอ ปรมาณ

(Quantity) คณลกษณะ (Quality) ตนทน (Cost) และเวลา (Time)

ข �นตอนท� 3. การกาหนดคาของตวช�วด

คาของตวช�วดแสดงเปนตวเลขใน 6 ลกษณะ ไดแก • จานวน (Number) • รอยละ (Percentage) • สดสวน (Proportion)

• อตราสวน (Ratio) • อตรา (Rate) • คาเฉล�ย (Average or Mean)

ข �นตอนท� 4. เทคนคการเขยนตวช�วดดวยสตร 2Q2T1P และ QQCT

• การเขยนตวช�วดยทธศาสตรและกลยทธตามสตรขางตน มความแตกตางกนในการ

กาหนดเปาหมาย ดงน�

19

- ระดบยทธศาสตรชาต กลมเปาหมายไดแก สงคมในภาพรวม หรอพ�นท�ในภาพรวม หรอรฐบาลในภาพรวม เชน ประชาชน ทรพยากรธรรมชาต ประเทศ รฐบาล - ระดบยทธศาสตรกระทรวง กลมเปาหมายไดแก กลมสงคมท� กระทรวง รบผดชอบ

หรอพ�นท�เฉพาะท�กระทรวงรบผดชอบ หรอองคกรบรหารของกระทรวง เชน กลมวยแรงงาน ทรพยากรน�ารายรบของรฐบาล - ระดบกลยทธของกรม กลมเปาหมาย ไดแก กลมผรบบรการท�กรมรบผดชอบ หรอพ�นท�เฉพาะท�กรมรบผดชอบ หรอองคกรบรหารของกรม เชน กลมวยแรงงานท�ไมมงานทา เขตชลประทาน รายรบของกรม

• ในระดบยทธศาสตรและระดบกลยทธ การวดเชงปรมาณ (Quantity)และเชง

คณลกษณะ (Quality) ของผลประโยชนมความแตกตางกน โดยข�นกบมาตรวด (Scale)

- การวดเชงปรมาณ (Quantity) ใชตวเลขท�เปน อตราสวนมาตรา (Ratio Scale) ชวงมาตรา (Interval Scale) และลาดบมาตรา (Ordinal Scale) เชน “อตราสวนของเยาวชนท�ตดยาเสพตดตอเยาวชนท �งหมดของประเทศ” และ “รายไดเฉล�ยของเกษตรเพ�มข�นจาก ... บาท เปน ... บาท” “สดสวนของผหญงท�เปนผบรหารในหนวยงานภาครฐเพ�มข�นจาก 1 ใน 4 เปน 1 ใน 2” เปน

ตน - การวดเชงคณลกษณะ(Quality) ใชตวเลขท�เปน นามมาตรา (Nominal Scale) เชน “กฎหมายท�กาหนดใหภรรยาท�จดทะเบยนสมรสตองเปล�ยนสกลเปนของสามไดรบการยกเลก” “หนวยงานไดรบรางวลองคกรยอดเย�ยมในดาน........จากองคการระหวางประเทศ”

• ในระดบยทธศาสตรและระดบกลยทธ การวดดานเวลา/การกาหนดTime) กาหนดได

2 ลกษณะ

- กรณท�ตองการวดเม�อส�นสดเวลาของแผนระยะยาวหรอส�นสดโครงการ เชน “ภายในส�นแผนบรหารราชการแผนดน ป .... ” หรอ “เม�อส�นสดป.... ” กรณน�มกจะใชกบการวดความสาเรจของยทธศาสตร และกลยทธท�กาหนดข�นใหมในแผนน �นๆ ซ�งตองใชกระบวนการกอตวของแผน-การเตรยมงาน-การปฏบตงาน-การแสดงผลจากการปฏบตงาน-การส�นสดหรอการคงสภาพการปฏบตงาน โดยท�ผลการปฏบตงานมกจะไมสามารถแสดงไดในปท� 1 แตจะเร�มมผลข�นบางในปท� 2 และมผลเพ�มข�นในปท� 3 และมผล

เกดข�นเตมท�ปท� 4 ดงน �น จงตองกาหนดวาปใดจะไดผลเทาใด - กรณท�ตองการวดเม�อส�นสดแตละรอบเวลาภายในเวลาของแผนระยะยาว เชน “เพ�มข�นรอยละ ... ตอป” หรอ “ลดลงรอยละ ... ตอป” กรณน�มกจะใชกบการวดความสาเรจของยทธศาสตร และกลยทธท�ดาเนนการตอเน�องจากแผนท�แลว ซ�งผลการปฏบตงานจะตอเน�องจากปท�แลวและมผลงานเพ�มข�นในปท� 1 ปท� 2 ปท� 3 และปท� 4 ในอตราเดยวกน - สถานท� (Place) ตองระบในกรณท�ดาเนนการในพ�นท�เฉพาะ เชน “ในจงหวด ……”

20

“ในเขตโครงการ ……” สวนกรณ “ท �วประเทศ” ไมจาเปนตองเขยนหากเปนท�เขาใจกนโดยท �วไป

• การเขยนตวช�วดในระดบผลผลต

- ปรมาณ (Quantity) ใหระบจานวนช�นของวตถท�ถกกระทา เชน “อาคารกอสรางแลวเสรจ” “ผผานการฝกอบรม”

- คณลกษณะ (Quality) ใหระบมาตรฐานของวตถท�ถกกระทาหรอการเปล�ยนแปลงของวตถท�ถกกระทา เชน “อาคารกอสรางตามคณลกษณะท�กาหนดตามแบบ” “ผผานการฝกอบรมตามเกณฑการทดสอบ” - ตนทน (Cost) ใหระบตนทนของผลตภณฑหรอบรการ เชน “ราคาตอหนวยท�ลดลง” หรอ “ราคาตอหนวยภายในวงเงนท�กาหนด” - เวลา (Time)ใหระบความรวดเรวในการสงมอบผลตภณฑหรอบรการ เชน “ไมเกน 30 นาทตอราย” หรอ “ภายในระยะเวลาท�กาหนด”

ขอผดพลาดในการเขยนตวช�วด

• การเขยนตวช�วดยทธศาสตรและกลยทธ

- กลมเปาหมายระดบยทธศาสตรกระทรวงกาหนดไวกวางไป มเพยงบางกระทรวงท�ใชคาวาประชาชนได เชน กระทรวง สาธารณสขในภารกจท�ใหบรการทางการแพทยทกกลมอาย สวนกระทรวงอ�นๆ จะตองพจารณาวา มภารกจใหบรการทกกลมอายหรอกลมอาชพ หรอกลมสงคมใดบาง เชน

กระทรวงศกษาธการไมไดมภารกจตอกลมผท �ยงไมเขาวยเรยน และกระทรวงแรงงานไมไดมภารกจตอกลมผท�ยงไมเขาวยแรงงาน เปนตน - กลมเปาหมายระดบกลยทธของกรมกาหนดไวกวางไป หนวยงานบางหนวยงานไมไดใหบรการในอาณาเขตเตมพ�นท� แตกาหนดกลมเปาหมายในอาณาเขตเตมพ�นท� เชน “เกษตรกรในจงหวด สามารถใช น� าเพ� อการเกษตรไดอยางท �วถง” ซ�งตองเขยนวา “เกษตรกรในเขตโครงการชลประทานท�หนวยงานรบผดชอบ สามารถ

ใชน�าเพ�อการเกษตรไดอยางท �วถง” มฉะน �น การสมตวอยางจะครอบคลมประชากรท�ไมไดรบผลประโยชนจากการใหบรการโดยตรงจากหนวยงานดวยอาจทาใหผลจากการประเมนผลสรป ไดวาหนวยงานไมประสบความสาเรจในภารกจน �น - กรณท�ตองการวดเม�อส�นสดแตละรอบเวลาภายในเวลาของแผนระยะยาว เชน “เพ�มข�นรอยละ ... ตอป” หรอ “ลดลงรอยละ ... ตอป” กรณน�มกจะใชกบการวดความสาเรจของยทธศาสตร

และกลยทธท�ดาเนนการตอเน�องจากแผนท�แลว ซ�งผลการปฏบตงานจะตอเน�องจากปท�แลว และมผลงานเพ�มข�นในปท� 1 ปท� 2 ปท� 3 และปท� 4 ในอตราเดยวกน

• การเขยนตวช�วดผลผลต

- การเขยนตวช�วดในระดบผลผลต ท�มกเขาใจวาการวด “Quality” เปนการวดคณภาพในลกษณะท�แสดงความสามารถในการประยกตใช - คณลกษณะ (Quality) ใหระบมาตรฐานของวตถท�ถกกระทาหรอการเปล�ยนแปลงของ

21

วตถท�ถกกระทา เชน “อาคารกอสรางตามคณลกษณะท�กาหนดตามแบบ” “ผผานการฝกอบรมตามเกณฑการทดสอบ”

• การเขยนตวช�วด “ระดบความสาเรจในการดาเนนงาน” จะตองระมดระวงเร�อง

ท�มาของการวด

- ถาคะแนนของความสาเรจเกดมาจากการวดความคบหนาของกจกรรมในแตละข �นตอน ตวช�วดระดบความสาเรจในการดาเนนงานน �นเปน Process Indicator ไมใช Output Indicator หรอไมใช Outcome Indicator - ถาคะแนนของความสาเรจเกดมาจากการวดความคบหนาของปรมาณของผลผลตซ�งเปนผลตภณฑท�เกดจากกระบวนการสดทายของการผลตหรอปรมาณ ผรบบรการจากกระบวนการสดทายของการใหบรการ ตวช�วดระดบความสาเรจในการดาเนนงานน �นเปน Output Indicator - ถาคะแนนของความสาเรจเกดมาจากการวดความคบหนาของปรมาณกลมเปาหมาย ผไดรบผลประโยชนจากการใชผลผลตตวช�วดระดบความสาเรจในการดาเนนงานน �นเปน Outcome Indicator

ตวอยางการเขยนตวช�วดในระดบผลลพธ และผลผลต

การเขยนตวช�วดระดบผลลพธ ตองแสดงคาสาคญ (Keywords) เก�ยวกบ“ปรมาณ และ/หรอคณภาพตามมาตรฐาน (Quantity and/or Quality)” กลมเปาหมาย (Target Group)” และ “เวลาวดผล

(Time)” นอกจากน�ในกรณท�มการกาหนดพ�นท�ดาเนนการเฉพาะ กตองระบ “พ�นท� (Place)” (ตามสตร 2Q2T1P) ดวย โดยขอความท�เขยนน �นเปนขอความเดยวท�ตอเน�อง (ไมควรแยกขอความเขยน แตละสวน) สวนการเขยนตวช�วดระดบผลผลต ตองแสดงมต (Dimensions) เก�ยวกบ “เชงปรมาณ (Quantity)” “เชงคณภาพตามมาตรฐาน (Quality)” “เชงเวลา (Time)” และ “เชงตนทนหรอคาใชจาย (Cost)” (ตามสตร QQTC) ดวย โดยขอความท�เขยนน �นควรเปนขอความเดยวท�ตอเน�อง (หรออาจเขยนแยกแตละสวนได)

1. กรณหนวยงานดานการเศรษฐกจ ตวอยาง เชน กรมสงเสรมการเกษตรผลผลต “การสงเสรม

และพฒนาเกษตรกรดานการเกษตร” • ตวช�วดในระดบผลลพธ คอ “เกษตรกรท�ไดรบบรการจากหนวยงานของกรมสงเสรมการเกษตร (Tg กลมเปาหมาย) ในพ�นท�และคลนกเกษตร (P พ�นท�) สามารถผลตสนคาเกษตรไดอยางปลอดภยและมประสทธภาพตามมาตรฐาน (Ql คณภาพ) เพ�มข�นรอยละ (Qn ปรมาณ) ..... ตอป (Ti เวลา)”

• ตวช�วดในระดบผลผลต คอ “รอยละ (Qn ปรมาณ) ... ของเกษตรกรท�ไดรบบรการจากหนวยงานของกรมสงเสรมการเกษตรในพ�นท�และคลนกเกษตร ตามคมอคลนกเกษตร (Ql คณภาพ) เม�อเปรยบเทยบกบแผนปฏบตการประจาป (T เวลา) ภายในวงเงนงบประมาณท�กาหนด (C ตนทน)” 2. กรณหนวยงานดานการบรการชมชนและสงคม ตวอยาง เชน สานกงานคณะกรรมการ

การศกษาข �นพ�นฐาน ผลผลต “ผจบการศกษาภาคบงคบ” • ตวช�วดในระดบผลลพธ คอ “ผจบการศกษาภาคบงคบ (Tg กลมเปาหมาย) ท �วประเทศ (P พ�นท�)

22

เขาศกษาตอในระดบการศกษาท�สงข�น (Ql คณภาพ) เพ�มข�นรอยละ (Qn ปรมาณ) ... ตอป (Ti เวลา)” • ตวช�วดในระดบผลผลต คอ “ผจบการศกษาภาคบงคบตามมาตรฐานท�กาหนด (Ql คณภาพ) รอยละ (Qn ปรมาณ) ... เม�อเปรยบเทยบกบแผนปฏบตการประจาป(T เวลา) ภายในวงเงนงบประมาณท�

กาหนด (C ตนทน)” 3. กรณหนวยงานดานความม �นคง ตวอยาง เชน กองทพบก ผลผลต “การเตรยมกาลงและการ

ใชกาลงในการปองกนประเทศและรกษาความม �นคงภายใน โดยกาลงกองทพบก” • ตวช�วดในระดบผลลพธ คอ “รอยละ 100 (Qn ปรมาณ) ของพ�นท�ในความดแลของกองทพบก (Tg กลมเปาหมาย) ท �วประเทศ (P สถานท�) ท�มความพรอมในการพทกษรกษาเอกราชตามมาตรฐานของกองทพ (Ql คณภาพ) ในแตละป (Ti เวลา)” • ตวช�วดในระดบผลผลต คอ “ระดบ (Qn ปรมาณ) ความพรอมของกองทพบกในการเผชญภยคกคามตามเกณฑท�กระทรวงกลาโหมกาหนด (Ql คณภาพ) ตลอดเวลา (T เวลา) ภายในวงเงนงบประมาณท�กาหนด (C ตนทน)”

4. กรณหนวยงานดานการบรหารท �วไปของรฐ เชน กรมสรรพากรผลผลต “การจดเกบรายได”

• ตวช�วดในระดบผลลพธ คอ “รายไดท�ไดรบการจดเกบ (Tg กลมเปาหมาย) จากท �วประเทศ (P สถานท�) เทากบหรอสงกวา (Ql คณภาพ) สดสวนท�รฐบาลกาหนด (Qn ปรมาณ) ในแตละป (Ti เวลา)”

• ตวช�วดในระดบผลผลต คอ “รายไดท�จดเกบ (Qn ปรมาณ) ไดครบถวน (Ql คณภาพ) ตามแผนปฏบตการประจาป (T เวลา) ภายในวงเงนงบประมาณท�กาหนด (C ตนทน)”

5. กรณหนวยงานดานส�งแวดลอม เชน กรมทรพยากรทางทะเลและชายฝ �ง ผลผลต “พ�นท�

ทางทะเลและชายฝ �งเพ�อการอนรกษ” • ตวช�วดในระดบผลลพธ คอ “พ�นท�ทางทะเลและชายฝ �งท�ไดรบการอนรกษ (Tg กลมเปาหมาย+ P สถานท�) มความหลากหลายทาง ชวภาพเพ�มข�น (Ql คณภาพ) รอยละ (Qn ปรมาณ) ....

ตอป (Ti เวลา)” • ตวช�วดในระดบผลผลต คอ “พ�นท�ทางทะเลและชายฝ �งท�ไดรบการอนรกษ ตามมาตรฐานท�กาหนด (Ql คณภาพ) ไมนอยกวาเปาหมาย (Qn ปรมาณ) ตามแผนปฏบตการประจาป (T เวลา) ภายในวงเงนงบประมาณท�กาหนด (C ตนทน)”

นอกจากน� แผนกลยทธของหนวยงานควรมภาคผนวกเก�ยวกบกระบวนการจดทา SWOT ของ

หนวยงาน ท�แสดงวาหนวยงานไดเปดโอกาสใหผมสวนไดเสย (Stakeholders) เขารวมในการ จดทาแผนกลยทธ โดยวธใดวธหน�งท�กาหนดในระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการรบฟงความคดเหนของประชาชน รวมท �งวธการสงเคราะหระหวางสภาพแวดลอมภายในและภายนอกเพ�อการ กาหนดกลยทธ

23

2. การจดทาแผนปฏบตราชการ 4 ปของหนวยงาน

การจดทาแผนปฏบตราชการ 4 ปของหนวยงาน

แผนปฏบตราชการ 4 ป ควรมลกษณะสาคญ ดงน�

• แผนปฏบตราชการ 4 ป มผลผลตท�จาแนกกจกรรมหลกและรายละเอยดกจกรรมในแตละผลผลต และการคานวณงบประมาณท�สมพนธกบหนวยนบของกจกรรมหลก (เชน ตอคร �ง ตอคน ตอวน ตอเร�อง)

• แผนปฏบตราชการ 4 ป กาหนดเปาหมายผลผลตประจาป ซ�งแสดงใหเหนความกาวหนาของผลผลตแตละปเปรยบเทยบกบผลผลตสะสมในปสดทาย และกรณท�เกณฑหรอคาเปาหมายของตวช�วดผลผลตถงจดอ�มตวกให คาอธบายไวดวย

• ตวช�วดผลผลต ควรเขยนใหครบ 4 มต ตามตวอยาง ดงน�

- กรณท�ใหความสาคญกบมตเชงปรมาณ ขอความควรเขยนวา “รอยละ xx ของปรมาณ (ช�อผลผลต) ท�แลวเสรจเปรยบเทยบกบแผน” (และอาจเขยนตอดวยวา “ตามคณสมบต (Specification) และภายในวงเงนคาใชจายท�กาหนดภายในปงบประมาณ 2549”)

- กรณท�ใหความสาคญกบมตเชงคณภาพ ขอความควรเขยนวา “ระดบของตามมาตรฐานท�ทาได (ช�อมาตรฐานการประกนหรอรบรองคณภาพ เชน QA/QC) เปรยบเทยบกบแผน” (และอาจเขยนตอดวยวา “ภายในวงเงนคาใชจายท�กาหนด ภายในปงบประมาณ 2549”)

- กรณท�ใหความสาคญกบมตเชงเวลา ขอความควรเขยนวา “เวลาท�ใหบรการตอคนโดยเฉล�ยลดลงจาก xx นาท เปน xx นาท หรอคดเปนรอยละ xx” (และ อาจเขยนตอดวยวา “ตามมาตรฐาน

การประกนหรอรบรองคณภาพท�กาหนด และภายในวงเงนคาใชจายท�กาหนด ภายในปงบประมาณ 2549”)

- กรณท�ใหความสาคญกบมตเชงตนทน ขอความควรเขยนวา “ตนทนตอหนวยโดยเฉล�ยลดลงจาก xx บาท เปน xx บาท หรอคดเปนรอยละ xx” (และอาจ เขยนตอดวยวา “ตามมาตรฐานการประกนหรอรบรองคณภาพท�กาหนด ภายในปงบประมาณ 2549”)

• แผนปฏบตราชการ 4 ป ควรกาหนดกจกรรมเสรมเพ�อควบคมปจจยภายนอกอนเปนอปสรรคในการดาเนนกจกรรมของหนวยงาน เชน กจกรรมการประสานงานกบหนวยงานอ�นท�เก�ยวของ กจกรรมสรางความรวมมอของประชาชนในพ�นท�ปฏบตการ เปนตน

• แผนปฏบตราชการ 4 ป กาหนดคาเปาหมายระดบผลผลตท�เกดจากกจกรรมการประเมนตนเองและโดยผประเมนอสระ เชน จานวนเร�องของรายงานตดตามผล การปฏบตงานท�จดทาโดยหนวยงานภายใน จานวนเร�องของรายงานประเมนผล ผลตท�จดทาโดยหนวยงานภายใน จานวนเร�องของรายงานประเมนผลลพธท�จดทาโดยหนวยงานภายนอก และจานวนเร�องของรายงานประเมนผลกระทบท�จดทาโดยหนวยงานภายนอก (จาก http://webhost.cpd.go.th/csb8/download/traning_9_12_52/a14_52.doc และ http://gotoknow.org/blog/newwave1/218563)