A digitalização dos processos de obra particulares no...

A digitalização dos processos de obra particulares no Arquivo Municipal de Lisboa

2007-2014

3 de outubro 2014 Paulo Batista e Inês Viegas

Série de processos de obra de edifícios particulares de Lisboa

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

Cineteatro Monumental Negativo de gelatina e prata em vidro (195?), de António Passaporte.

Arquivo Municipal de Lisboa - Fotográfico

Série de processos de obra de edifícios particulares de Lisboa

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

Cineteatro Monumental Processo de construção: alçado sobre a praça Duque de Saldanha (1944),

de Raúl Rodrigues Lima.Arquivo Municipal de Lisboa – bairro da Liberdade

Série de processos de obra de edifícios particulares de Lisboa

Dimensão: 68.000Volumes: 270.000 Processos: 2.650.000M/L: 6.200

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

Identificação

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

Tipologias

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

Clientes

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

Digitalização

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

Índice em suporte papel

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

Índice digital

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

• Modernização autárquica;

• Mudanças organizacionais;

• Melhoria de fluxos de trabalho;

• Melhoria na qualidade dos serviços prestados aos munícipes,

empresas e clientes;

• Partilha célere da informação;

• Disponibilidade do acesso dessa informação por parte do público;

• Preservação documental e digital.

Fatores determinantes na escolha do Projeto de Digitalização:

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

Porquê digitalizar?

• Qualidade de resultados;

• Substituir a fotocópia tradicional pela impressão digital;

• Garantir a total segurança e integridade, evitando a manipulação;

• Simplificação de procedimentos;

• Facilitar o acesso à informação eletronicamente;

• Permitir que todos possam aceder em simultâneo a toda a

informação através da Intranet;

• Permitir o atendimento em tempo ao cidadão.

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

O circuito dos pedidos de reprodução

• Circuito 1 - Pedido de Consulta

• Circuito 2 - Pedido de Reprodução

• Circuito 3 - Pedido de Certidão

• Circuito 4 - Pedido de Requisição

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

Pedido formulado

Digital

SimNão

FornecerReprodução

imediata

Descrição prévia

Selecção detipologias

Digitalização

Entrega da reprodução

1 - Consulta/ Reprodução/ Certidão

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

Pedido formulado

Pelo serviço

Digital

SimNão

Consulta no serviço

Fornecer documento original ou digitalizar em 48h

2 - Requisição

Consulta no serviço

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

Resultados e Conclusão

• Gestão estratégia integrada na Instituição;

• Colaboradores;

• O utilizador foi fundamental;

• Série mais consultada com características únicas;

• Impacto interno e externo;

• Alavanca para outras instituições;

• Realização de requisições via on-line;

• O acesso à pesquisa simples e/ou avançada.

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

• Acesso a um índice eletrónico digital;

• Taxa de redução de saída de processos de

obra

em suporte de papel;

• Redução da circulação de documentos originais;

• O acesso às imagens digitais, é restrito aos

técnicos;

• Processo Contínuo.

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

Resultados e Conclusão (cont.)

Número de Digitalizações e Impressões realizadas2007 a 2014

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

  Criar Imprimir CD2005 1349 0 02006 254916 37969 02007 340182 42912 02008 387306 60130 02009 369425 41607 02010 291056 35562 582011 263678 7632 372022012 273849 6034 269402013 206385 2869 201042014 143589 1817 15757

Vantagens

Melhoria da prestação de serviço aos cidadãos e às empresas;

Modernização da autarquia grande impacto na organização interna;

Qualificação dos recursos humanos;

Análise simultânea por vários técnicos;

Redução no tempo de resposta; (imag)

Racionalização dos sistemas documentais;

Uniformização de procedimentos e linguagens;

Gestão integrada, eficaz e eficiente.

Análise da largura de banda de rede;

Capacidade de armazenamento dos servidores;

Dificuldades relativas ao passivo acumulado;

Falta de R. H.

Desvantagens

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo

MUITO OBRIGADO

pela vossa atenção!

Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo