4. Fungsi Pengorganisasian · Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan...

I M A Y U D H A P E R W I R A

Organizing (Pengorganisasian)

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi keduadalam Manajemen dan pengorganisasiandidefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunanstruktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengandemikian hasil pengorganisasian adalah strukturorganisasi.

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagiankerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsiatau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebutdiintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itustruktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah danpenyampaian laporan.

Struktur organisasi terdiri atas unsur spesialisasikerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi ataudesentralisasi dalam pembuatan keputusan danukuran satuan kerja.

Bagan Struktur Organisasi

Ada 4 bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges.

Bentuk Piramidal, merupakan bentuk yang paling banyak digunakan, sederhana, jelas, dan mudahdimengerti.

Bentuk Vertikal, hampir sama dengan bentukpiramidal dalam pelimpahan kekuasaan.

Bentuk Horizontal, aliran wewenang dan tanggungjawab digambarkan dari kiri ke kanan.

Bentuk Melingkar, menekankan pada hubunganantara satu jabatan dengan jabatan lainnya.

Bentuk Organisasi

Organisasi Garis, Merupakan bentuk organisasitertua dan paling sederhana, diciptakan oleh HenryFayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasimasih kecil, jumlah karyawan sedikit dan salingmengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.

Kebaikannya : Kesatuan komando terjaminsepenuhnya karena pimpinan berada pada satutangan, Garis komando berjalan secara tegas, karenapimpinan berhubungan langsung dengan bawahan,Proses pengambilan keputusan cepat.

Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi sertayang rendah dapat segera diketahui, juga karyawanyang rajin dan malas, Rasa solidaritas tinggi.

Kelemahannya : Seluruh organisasi tergantung padasatu orang saja, apabila dia tidak mampumelaksanakan tugas, maka seluruh organisasiterancam kehancuran, Adanya kecenderunganpimpinan bertindak secara otokratis, Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

Organisasi Garis dan Staf, Dianut oleh organisasibesar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidangtugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlahkaryawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalambidang tertentu, yang tugasnya memberi nasihat dansaran dalam bidang kepada pejabat pemimpin didalamorganisasi.

Kebaikannya : Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil serta apapun tujuan perusahaan, Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan denganpelaksana sebagai akibat adanya staf ahli,

Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiapkaryawan dapat dikembangkan menjadi suatuspesialisasi, Prinsip penempatan orang yang tepatpada posisi yang tepat pula, Pengambilan keputusandapat cepat walaupun banyak orang yang diajakberkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satutangan, Koordinasi lebih baik karena adanyapembagian tugas yang terperinci, Semangat kerjabertambah besar karena pekerjaannya disesuaikandengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.

Kelemahan, Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal, Perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanyaperintah sendiri-sendiri padahal kewenangannyaberbeda, Kesatuan komando berkurang, Koordinasikurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkanadanya hambatan pelaksanaan tugas.

Organisasi Fungsional , Organisasi yang disusunatas dasar fungsi yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.

Kebaikannya : Pembidangan tugas menjadi lebihjelas, Spesialisasi karyawan lebih efektif dijalankan dan dikembangkan, Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi, Koordinasi berjalan lancar dan tertib.

Kelemahannya : Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja, Koordinasimenyeluruh sukar dilaksanakan, Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang samasehingga sering timbul konflik,

Organisasi Panitia, Organisasi dibentuk hanyauntuk sementara waktu saja, setelah tugas selesaimaka selesailah organisasi tersebut.

Kebaikannya : Segala keputusan dipertimbangkanmasak-masak dalam pembahasan yang dalam danterperinci, Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil, Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.

Kelemahannya : Proses pengambilan keputusanmemerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas, Tanggungjawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnyasama, Kreativitas karyawan terhambat dan sukaruntuk dikembangkan, karena faktor kolektivitaslebih dipentingkan.

Tujuan Organisasi

Membantu koordinasi, Memberi tugas pekerjaan kepadaunit kerja secara koordinatif agar tujuan organisasi dapatmelaksanakan dengan mudah dan efektif. Koordinasidibutuhkan tatkala harus membagi unit kerja yang terpisah dan tidak sejenis, tetapi berada dalam satuorganisasi.

Memperlancar pengawasan, Membantu pengawasandengan menempatkan seorang anggota manajer yang berkompetensi dalam setiap unit organisasi. Dengandemikian sebuah unit dapat ditempatkan di dalamorganisasi secara keseluruhan sedemikian rupa agar dapat mencapai sasaran kerjanya walaupun denganlokasi yang tidak sama.

Maksimalisasi manfaat spesialisasi, Membantuseorang menjadi lebihahli dalam pekerjaan-pekerjaan tertentu. Spesialisasi pekerjaan dengandasar keahlian dapat menghasilkan produk yang berkualitas tinggi, sehingga kemanfaatan produkdapat memberikan kepuasan dan memperolehkepercayaan masyarakat pengguna.

Penghematan biaya, Tumbuh pertimbangan yang berkaitan dengan efisiensi. Dengan demikian pelakuorganisasi akan selalu berhati-hati dalam setiap akanmenambah unit kerja baru yang menyangkutpenambahan tenaga kerja yang relatif banyakmembutuhkan biaya tambahanberupa gaji/upah.

Meningkatkan kerukunan hubungan antar manusia, Masing-masing pekerja antar unit kerja dapatbekerja saling melengkapi, mengurangi kejenuhan, menumbuhkan rasa saling membutuhkan, mengurangi pendekatan materialistis. Untuk inipihak manajer harus mampu mengadakanpendekatan sosial dengan penanaman rasa solidaritas dan berusaha menampungsertamenyelesaikan berbagai perbedaan yang bersifat individual.

Faktor yang Mempengaruhi Organisasi

Leadership, Kepemimpinan meliputi prosesmemproses dalam menentukan tujuan organisasi, memotivasi perilaku pengikut untuk mencapai tujuan, mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok danbudayanya.

Kepemimpinan mempunyai kaitan yang erat denganmotivasi. Hal tersebut dapat dilihat dari keberhasilanseorang pemimpin dalam menggerakkan orang lain dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sangattergantung kepada kewibawaan, dan juga pimpinan itudalam menciptakan motivasi dalam diri setiap orangbawahan, maupun atasan pimpinan itu sendiri.

Budaya, Adanya konsep budaya yang dikembangkanoleh pakar oraganisasi menjadi bagian yang eratkaitannya dengan aspek-aspek pengembanganorganisasi. Maka muncullah istilah “Budaya Organisasi”.

Secara sederhana budaya organisasi dapat didefinisikansebagai nilai-nilai dan cara bertindak yang dianutorganisasi (beserta para anggotanya) dalamhubungannya dengan pihak luar.

Secara umum, perusahaan atau organisasi terdiri darisejumlah orang dengan latar belakang kepribadian, emosi dan ego yang beragam. Hasil penjumlahan daninteraksi berbagai orang tersebut membentuk budayaorganisasi.

Iklim Organisasi, iklim organisasi merupakankarakteristik yang membedakan satu organisasidengan organisasi lainnya dan mempengaruhiorang-orang dalam organisasi tersebut.

Visi, misi dan tujuan yang jelas akan membantuteam dalam bekerja. Namun hal tersebut belumcukup jika visi, misi dan tujuan yang ditetapkantidak sejalan dengan kebutuhan dan tujuan paraanggota.

Tantangan, dalam banyak kasus tantangan yang adamerupakan suatu rangsangan untuk mencapaikesuksesan. Dengan kata lain tantangan tersebutjustru merupakan motivator.

Team yang sukses biasanya ditandai dengan sikapakraban satu sama lain, setia kawan, dan merasasenasib sepenanggungan. Para anggota team salingmenyukai dan berusaha keras untukmengembangankan dan memelihara hubunganinterpersonal.

Secara umum, setiap orang akan terstimulasi ketikadiberi suatu tanggungjawab. Tanggungjawabmengimplikasikan adanya suatu otoritas untuk membuatperubahan atau mengambil suatu keputusan. Team yang diberi tanggungjawab dan otoritas yang proporsionalcenderung akan memilikimotivasi kerja yang tinggi.

Setiap orang akan melakukan banyak cara untuk dapatmengembangkan diri,mempelajari konsep danketrampilan baru, serta melangkah menuju kehidupanyang lebih baik. Jika dalam sebuah team setiap anggotamerasabahwa team tersebut dapat memberikan peluangbagi mereka untuk melakukanhal-hal tersebut di atasmaka akan tercipta motivasi dan komitment yang tinggi.