26.6.2008 Hradec Králové

SEMINÁŘ PRO KONEČNÉ PŘÍJEMCE ze 2. výzvy

v rámci Programu „ Posilování sociálních, vzdělávacích a

zdravotnických služeb v Královéhradeckém kraji“

financovaného z FM EHP/Norska a Královéhradeckým krajem

26.6.2008 Hradec Králové

Všeobecné informace o průběhu 2. výzvy

Průběh 2. výzvy

do 14:00 dne 7.3.2008 odevzdáno 36 žádostí

alokovaná částka – 1.209.931,50 EUR + využití přebytku z 1. výzvy (7.343,28 EUR) = 1.217.274,78 EUR

fixní kurz: 1 EUR = 27,84 Kč

požadovaná finanční podpora kumulativně dosahovala 3.562.647,18 EUR => 3x více než alokovaná částka

I. fáze hodnocení (posuzování formálních náležitostí a oprávněnosti) probíhala do 1.4.2008 => všechny předložené žádosti postoupily do dalšího kola hodnocení (hodnocení kvality)

Průběh 2. výzvyII. fáze hodnocení (hodnocení kvality) probíhala do 30.4.2008 (jednání Komise Rady KHK pro mezinárodní záležitosti) => proveden předvýběr sub-projektů s doporučením na projednání Radě KHK

Maximum – vážený počet = 20 Nejvyšší dosažený vážený počet = 19,0 Nejnižší dosažený vážený počet = 4,6

Fáze předběžných kontrol u předvybraných sub-projektů – 5.5.-16.5.2008

14.5.2008 – jednání Rady KHK – projednání předvybraných sub-projektů s doporučením k projednání Zastupitelstvu KHK

19.6.2008 – jednání Zastupitelstva KHK – definitivní schválení sub-projektů – celkem 12 (1.217.274,78 EUR)

Průběh 2. výzvy

IndikátoryKonečný

stav

Celkový počet dětí a mladistvých, kteří mají prospěch z Programu 13 231

Celkový počet seniorů, kteří mají prospěch z Programu 4 591

Počet opravených, rekonstruovaných a modernizovaných budov

28

Počet opravených (předních) fasád 1

Počet opravených a nově vybudovaných sportovišť 20

Počet opravených a nově vybudovaných relaxačních zón 5

Kumulativní součet indikátorů za všechny předložené žádosti

Průběh 2. výzvyZaměření předložených sub-projektů

Zaměření odevzdaných sub-projektů

1 12

2

1

1

2

11

5

5

1

31

5 děti/mladiství + rek./moder.budovy + sportoviště +relaxační zóna + organizace

4 děti/mladiství + rek./moder.budovy + fasády +organizace

4 děti/mladiství + rek./moder.budovy + sportoviště +organizace

4 děti/mladiství + senioři +rek./moder. budovy +organizace

4 děti/mladiství + sportoviště+ relaxační zóna +organizace

4 děti/mladiství + senioři +sportoviště + organizace

4 děti/mladiství + senioři +relaxační zóna + organizace

3 děti/mladiství + rek./moder.budovy + organizace

3 děti/mladiství + sportoviště+ organizace

3 senioři + rek./moder.budovy + organizace

3 senioři + relaxační zóna +organizace

2 senioři + organizace

2 děti + organizace

Naplnění indikátorů po schválení sub-projektů v rámci obou výzev

Průběh 2. výzvy

Monitorovací indikátory

Typ indikátoru za Program 1. výzva zbývá 2. výzva Celkem

děti a mladiství400 2 291 N/A 3 283 5 574

senioři 500 1 584 N/A 396 1 980

organizace 15 13 2 26 39

rekonstruované a modernizované budovy

15 5 10 10 15

fasády 5 4 1 1 5

sportoviště 10 6 4 8 14

relaxační zóny 3 2 1 1 3

Harmonogram dalšího postupu

Harmonogram 1. Doručení potřebných dokumentů, které jsou podmínkou

pro podpis Smlouvy – konečný termín pro doručení je 15.7.2008 (do 12:00) => čím dříve tím lépe (tento den je poslední možný pro zadání materiálů do Rady KHK, nebude-li včas dodáno, nebude Váš projekt projednán na Radě 23.7.2008 => posune se datum podpisu Smlouvy)

2. Jednání Rady KHK – schválení znění Smlouvy s KP – dne 23.7.2008

3. Podpis Smlouvy ze strany KP(počátek srpna)4. Podpis Smlouvy ze strany Zprostředkovatele

(v návaznosti na podpis konečného příjemce)

Podmínky uzavření Smlouvy o poskytnutí finanční podpory

Smluvní strany

1. Královéhradecký kraj jako Zprostředkovatel Programu

2. Konečný příjemce

Konečný příjemce je povinen realizovat sub-projekt, naplnit jeho výstupy a udržet je v souladu

s podmínkami Smlouvy o poskytnutí finanční podpory.

Stavební povolení s nabytím právní moci (včetně projektové dokumentace) nebo jiný relevantní doklad např. souhlas stavebního úřadu s ohlášenou stavbouDoklad o zajištění finančního krytí (usnesení zastupitelstva obce nebo kraje, vpis z účtu, úvěrová smlouva, apod.)Identifikace bankovního účtu (nadefinovaný formulář)

Aktualizovaný rozpočet sub-projektu (+položkový rozpočet) - podpis+razítko

Fotodokumentaci stávajícího stavu před začátkem realizace sub-projektu (na CD)

Před podpisem Smlouvy nutno doložit*:

* pokud nebyly odevzdány a jsou relevantní

Termín odevzdání: 15.7.2008

Aktualizovaný rozpočet sub-projektu

formulář byl rozeslaný na jednotlivé KP, popř. je ke stažení na našich www stránkách (dodatečně opravena položka 5% => 9% v kapitole DPH-IV a DPH-NIV)

podstatné změny oproti formuláři P2a (odevzdán se žádostí): a) rozčlenění DPH na DPH-IV a DPH-NIV => nutno rozpočítat b) byly upraveny názvy některých kapitol

správné zařazení položek mezi investice či neinvestice (přesuny – např.: stavební dozor, opravy, apod.)

možno doplnit detailnější specifikaci u obecnějších položek

nelze narozpočtovat novou položku v rámci kapitoly, ve které původně žádná položka nebyla uvedena

Aktualizovaný rozpočet sub-projektu

částky by měly být v souladu s původním rozpočtem (změny vyplývající již z výsledků výběrového řízení doporučujeme zapracovat, v případě vyšší ceny => přesun do neoprávněné části rozpočtu („vícenáklad“)

schválené finanční prostředky nelze měnit, resp. navyšovat => vše co bude nad rámec schválené finanční podpory = vícenáklad (neoprávněná část rozpočtu)

Rozvržení žádostí o platbu (KP 85%, KP 90%)

mělo již být doloženo (elektronicky i v listinné podobě)

důležitý dokument pro rozvržení žádostí o platbu za celý Program

3-měsíční nebo 6-měsíční režim

upozorňujeme na poddimenzování plateb = > př. pokud za dané období bude proinvestováno více než jste měli plán žádosti o platbu = problém s proplacením => důležitost předfinancování a dostatku finančních prostředků

Povinnosti konečného příjemce

Termíny zahájení a ukončení sub-projektu

Termíny zahájení a ukončení - uvedeny ve Smlouvě a jsou pro KP závazné => KP má povinnost zahájit a ukončit práce na sub-projektu datem uvedeným ve Smlouvě

od podpisu Smlouvy je na realizaci max. 24 měsíců (s ohledem na uvedenou dobu realizace)

Ukončení sub-projektu

Ukončení prací na sub-projektu => uzavření všech aktivit sub-projektu v souladu se Smlouvou, popř. jejími dodatky (zdokladování této skutečnosti)

Finanční ukončení sub-projektu => dokončení všech plateb spojených s realizací sub-projektu a vyplacení zádržného.

Zvláštní bankovní účet

KP je povinen vést (v korunách) zvláštní účet nebo podúčet ke svému bankovnímu účtu

Musí být předem specifikován ve Smlouvě

Financování je povoleno i z úvěrového účtu (musí být uveden ve Smlouvě)

Platby v hotovosti do 5.000 Kč => pro platby v hotovosti je povinnost vést zvláštní pokladnu pro sub-projekt (výše zůstatku v pokladně je max. 20.000 Kč)

Bankovní poplatky zahrnuté do rozpočtu sub-projektu jsou oprávněnými náklady – jedná se však pouze o poplatky za vedení zvláštního účtu

Účetnictví a dokladyPovinnost vést oddělenou analytickou účetní evidenci (soulad se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví) nebo vést daňovou evidenci (soulad s §7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu => specifikace viz PPP(str.16-17))=> transakce související se sub-projektem musí být oddělené od transakcí, které se sub-projektem nesouvisí

Všechny přijaté faktury musí být vystaveny na KP a musí být podloženy objednávkami nebo smlouvami o dodávce služeb, zboží nebo stavebních prací

Archivace

Povinnost uchovávat všechny účetní písemnosti, veškerou dokumentaci sub-projektu (Smlouvu o poskytnutí finanční podpory včetně veškerých dalších materiálů), inventurní soupisy i další písemnosti v písemné podobě, na technických nosičích dat nebo na mikrografických záznamech

Vše uchovávat na jednom místě po dobu minimálně 10 let od ukončení sub-projektu

Veřejné zakázkyPovinnost zadávat veřejné zakázky dle postupů uvedených v zákoně č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách

Při zakázkách malého rozsahu (do 5.000 EUR v přepočtu cena v Kč bez DPH) => nutno dodržet zásady uvedené v §6 zákona č. 137/2006 Sb. – princip transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení

Při zakázkách malého rozsahu (nad 5.000 EUR v přepočtu cena v Kč bez DPH) je povinné oslovení alespoň 3 firem a získání alespoň 3 finančních nabídek pro danou zakázku

Lhůta mezi výzvou dodavatelům a termínem pro předložení jejich cenových nabídek – musí být min. 10 kalendářních dní

Veřejné zakázkyVeškerá dokumentace zadávacího řízení musí být uchována po dobu 10 let po ukončení realizace sub-projektu

Dodávky zboží, služeb nebo prací nad 5.000 EUR mohou být realizovány jen na základě písemné smlouvy => podrobnosti, ke kterým musí být dodavatel zavázán jsou uvedeny v PPP (str.18)

Upozornění

5.000 EUR – přepočet na CZK => v Pokynech pro příjemce (str. 19); platí, že pro

přepočet mezi EUR a CZK se použije směnný kurz platný pro měsíc, ve kterém byla veřejná zakázka

vyhlášena, publikovaný v sérii C Úředního věstníku Evropských společenství

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/ =>

Zde doplníte CZK

Pojištění

Veškerý pojistitelný majetek musí být proti poškození, zničení a ztrátě pojištěn neprodleně od jeho pořízení

Z pojistné smlouvy nebo jiného dokladu toto pojištění musí být zřejmé

Doba pojištění musí být minimálně stejně dlouhá jako doba udržitelnosti sub-projektu

Pojistné události je povinnost neprodleně hlásit projektovým manažerům

Publicita

KP je povinen zajistit všechny formy publicity a informovanosti, ke kterým se zavázal již v Žádosti o poskytnutí finanční podpory

Vše označeno logy Programu a formulací: „Podpořeno Programem financovaným z prostředků Islandu, Lichtenštejnska a Norska v rámci Finančního mechanismu EHP a Norského finančního mechanismu a Královéhradeckým krajem.“

Loga ke stažení na www.eeagrants.cz (vektorový formát)

Podrobnosti k jednotlivým typům publicity viz kapitola 5.7 PPP (str. 21-22)publikace „Publicita: Propagační materiály – technické podmínky“ (také součást PPP – příloha č.7)

Udržitelnost a údržbaUdržitelnost sub-projektu• KP je povinen prokazatelně a plně splnit účel sub-projektu• Investice do nemovitostí a pozemků => doba udržitelnosti je

10 let• V případě pořízení pouze hmotného a/nebo nehmotného

majetku => doba udržitelnosti je 5 let• Monitorována ročně na základě „Monitorovací zprávy o

zajištění udržitelnosti sub-projektu“, předkládá se do 10 dnů od ukončení ročního monitorovacího období

Údržba• KP povinen zajistit min.1% z celkových nákladů sub-projektu

na údržbu => ročně po dobu udržitelnosti => převést na zvláštní účet sub-projektu (výpis ze zvláštního účtu se přikládá k „Monitorovací zprávě o zajištění udržitelnosti sub-projektu“) => pravděpodobně bude ještě specifikováno po schválení změn KFM

Šetrné zacházení s veškerým použitým materiálem

• KP je povinen zajistit, že veškerý materiál ze staveniště je znovu použit, recyklován a je s ním nakládáno a/nebo je uložen způsobem šetrným k životnímu prostředí => zdokladováno (povinně odevzdávána příloha o nakládání s odpady)

ZMĚNY V SUB-PROJEKTU

KP je povinen hlásit jakékoliv změny v sub-projektu

Typy změn:

nepodstatné změny sub-projektu

podstatné změny sub-projektu

Nepodstatné změny sub-projektu neovlivní charakter sub-projektu KP o nich informuje v nejbližší monitorovací zprávěPříklady:

Formální změny v průběhu monitorovacího období (změna adresy pro doručení, změna statutárních zástupců, kontaktních osob, apod.)

Věcné změny v průběhu monitorovacího období (změna realizačního týmu, nepodstatná změna harmonogramu realizace jednotlivých aktivit, apod.)Změny rozpočtu v rámci etapy (mezi jednotlivými kapitolami => do 15% rozpočtu kapitoly ze které jsou finanč. prostředky přesouvány a zároveň do 15% rozpočtu kapitoly do které jsou finanč. prostředky přesouvány) Přesun finančních prostředků mezi jednotlivými etapami v rámci stejné rozpočtové kapitoly (do 15% - podmínky viz výše)

Podstatné změny sub-projektu

ovlivní charakter sub-projektu (př. cíle sub-projektu, monitorovací indikátory, apod.)

KP musí podat Žádost o změnu v sub-projektu (nejpozději do 60-ti dnů před termínem ukončení sub-projektu) => podmínkou implementace změny je souhlas Zprostředkovatele

KP nesmí změnu zahájit před jejím odsouhlasením

Zakládají povinnost vypracovat Dodatek ke Smlouvě

Příklady:

Změna data ukončení sub-projektu

Jakákoliv změna týkající se monitorovacích indikátorů

Změna bankovního účtu sub-projektu

Změna z plátce na neplátce DPH

Finanční přesuny mezi kapitolami - vyšší než 15%

Finanční přesuny mezi etapami v rámci stejné rozpočtové kapitoly - vyšší než 15%

Jakýkoliv přesun finančních prostředků mezi etapami v rámci různých kapitol

Každá změna, která ovlivní efektivnost sub-projektu

Podstatné změny sub-projektu

Upozornění

V žádném případě nelze nárokovat navýšení schválené finanční podpory!

Upozorněnípokud si nejste jisti, o jakou změnu se jedná a jak dál

postupovat, v předstihu ji zkonzultujte.

MONITORING A KONTROLY SUB-PROJEKTU

Monitoring sub-projektu

Viz kapitola 6 Monitoring sub-projektu PPP a přílohy PPP č. 5

publikace Průvodce vyplněním monitorovacích zpráv

Formulář vlastní monitorovací zprávy

Formuláře příloh k monitorovacím zprávám

Vše k dispozici ke stažení na našich www stránkách a také je vše součást Pokynů pro příjemce

Monitoring sub-projektuKP je povinen předkládat pravidelné monitorovací zprávy, a to nejpozději do 1 měsíce od ukončení monitorovacího obdobíMonitorovací období je 3 měsíce (počítáno od data zahájení sub-projektu uvedeném ve Smlouvě)

Formulář „Průběžná/Závěrečná monitorovací zpráva bez žádosti/s žádostí o platbu“ (bude k dispozici ke stažení z internetu + každému zaslán emailem)=> nutno upravit dle potřeby a typu monitorovací zprávy

Průběžná MZ bez žádosti/se žádostí o platbu

Liší se seznamem dokládaných povinných přílohNežádáte-li o platbu, většinu povinných příloh; žádáte-li o platbu, povinné přílohy dokládáteKe každé monitorovací zprávě se předkládají pouze ty přílohy, které souvisí se zrealizovaným obdobím

Monitoring sub-projektuZávěrečná monitorovací zpráva se žádostí o platbu• KP žádá o platbu• Vyhodnocuje realizaci a potvrzuje dosažené výstupy (naplněné

monitorovací indikátory)• Po jejím schválení je KP vyplaceno zádržné (20% z finanční

podpory)

Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti sub-projektu• Odevzdávána každý rok po dobu udržitelnosti sub-projektu• Do 10-ti kalendářních dnů od uplynutí každého roku• Přílohy – výpis ze zvláštního účtu potvrzující vynaložené 1% z

celkových nákladů na údržbu a doklad o zaplacení pojištění

Monitoring sub-projektuObsah monitorovacích zpráv• Technická část – shrnuje průběh realizace a dosažení cílů• Finanční část – přehled o finančním plnění (skutečné výdaje)

Povinné přílohy (při předložení žádosti o platbu)• Žádost o platbu (formulář)• Kopie dokladů souvisejících se zadávacím řízením na dodavatele – odevzdat i

s MZ bez žádosti o platbu• Kopie uzavřených smluv - odevzdat i s MZ bez žádosti o platbu

• Kopie účetních dokladů• Výpisy ze zvláštního účtu• Čestné prohlášení KP o nakládání s odpady v průběhu realizace sub-

projektu - odevzdat vždy i s MZ bez žádosti o platbu

• Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu - odevzdat vždy i s MZ bez žádosti o platbu

• Další požadované dokumenty viz PPP (str.24-25) a součást formuláře monitorovací zprávy

KontrolyAdministrativní a fyzický průběh • Administrativní průběh – kontrola dokladů (součást MZ, oznámení změny)

• Fyzický průběh – kontrola na místě (ověření skutečného stavu)

Typy kontrol:

Předběžná kontrola • Byla uskutečněna

Průběžná kontrola (ověření plnění smluvních podmínek)• Bez žádosti o platbu – administrativní kontrola MZ• S žádostí o platbu – administrativní a fyzická kontrola, popř. namátková

kontrola zadávacího řízení, kontrola při žádosti o změnu

Následná kontrola• Kontrola Závěrečné zprávy (administrativní + fyzická => naplnění indikátorů)

Kontrola udržitelnosti• Administrativní kontrola – vždy• Fyzická kontrola – na základě analýzy rizik

KontrolyKontrolní orgány

• KFM• Výbor FM EHP• Ministerstvo zahraničních věcí Norska• Rada auditorů ESVO• Úřad generálního auditora• Nejvyšší kontrolní úřad• Národní kontaktní místo (Ministerstvo financí ČR)• Místně příslušné finanční úřady• Královéhradecký kraj• Jakýkoliv jiný orgán pověřený ke kontrole

Kontroly

Upozornění

Konečný příjemce je povinen podrobit se kontrolám po dobu 10-ti let od ukončení sub-projektu. Stejně tak i dodavatel, který je smluvně zavázán

ve smlouvě s konečným příjemcem, je povinen podrobit se těmto kontrolám.

ke kontrolám dále podrobněji viz PPP (str. 27-30)

FINANČNÍ ŘÍZENÍ

Finanční řízeníZásada spolufinancování – dle typu žadatele

Není poskytována záloha => zpětné proplácení

Žádost o platbu – četnost dle nastavených požadavků v tabulce Rozvržení žádostí o platbu

Po ukončení monitorovacího období lze požádat o refundaci těch výdajů, které byly v tomto období prokazatelně zaplaceny

Upozornění

Rozhodující je datum provedení platby dodavateli/zhotoviteli ze zvláštního bankovního účtu.

Finanční řízeníZádržné – 20% z poskytnuté finanční podpory => vyplaceno po schválení Závěrečné monitorovací zprávy s žádostí o platbu

Proplaceny jsou pouze oprávněné náklady => neoprávněné náklady a vícenáklady hradí KP

Veškeré výdaje doloženy účetními doklady

Bezhotovostní platby (hotovostní platby pouze do 5.000 Kč)

Finanční řízení

Platební postup

Žádost o proplacení výdajů sub-projektu

Průběžná/Závěrečná monitorovací zpráva se žádostí o platbu

Administrativní a fyzická kontrola

Předložení originální účetní dokumentace

Kontrola kopií dokladů s originálem

Proplacení výdajů

Předkládá KP

Provádí ZP

Vystavuje ZP koneč. příjemci

Předkládá KP

Provádí ZP

Provádí ZP

podrobně viz Pokyny pro příjemce str. 33 - 36

Platí, že:

oprávněný náklad je uznatelný od data rozhodnutí Zastupitelstva Královéhradeckého kraje o poskytnutí finanční podpory;

oprávněné náklady jsou v souladu s cíli a aktivitami Programu;

jsou nevyhnutelné k realizaci sub-projektu a jsou zdůvodnitelné dle principů efektivního finančního řízení;

jakýkoliv výnos vytvořený sub-projektem, který je financován v rámci Programu, není možné zahrnout jako součást rámce spolufinancování sub-projektu a zároveň musí být odečten od celkových oprávněných nákladů. V opačném případě je to důvod k zamítnutí finanční podpory;

vícenáklady je konečný příjemce povinen hradit ze svých vlastních zdrojů.

Oprávněné náklady

Oprávněné nákladyOprávněné investiční náklady

stavební práce !

nákup nezastavěného pozemku (pokud se jedná o investici vyvolanou rekonstrukcí nebo výstavbou sportovišť nebo relaxačních zón (max. 10% celkových oprávněných nákladů)

nákup samostatných movitých věcí (> 40.000 Kč)

nákup hardware a software (náklady jsou oprávněny pouze pokud přispějí k dosažení vyšší efektivity poskytovaných služeb)

nákup použitého strojního a technologického zařízení

nákup specifického dopravního prostředku (pokud je prokazatelně nezbytný pro udržitelnost sub-projektu)

Oprávněné náklady

osobní náklady na zaměstnance konečného příjemce – nutno postupovat dle Pokynu č. 1 NKM – Oprávněnost osobních výdajů na zaměstnance a externí experty - závazné

nákup služeb !

nákup drobného hmotného majetku

režijní náklady (nesmí překročit 5% z celkového oprávněných nákladů sub-projektu)

finanční a jiné náklady - pouze poplatky za vedení účtu

právní služby

notářské poplatky

odborné posudky

náklady na publicitu

DPH (je oprávněným nákladem, pokud žadatel není plátcem DPH) DPH-IV x DPH-NIV

Oprávněné neinvestiční náklady

Neoprávněné náklady náklady na přípravu dokumentace k Žádosti o poskytnutí finanční podpory

bytová výstavba

stabilizační náklady na zaměstnance

režijní náklady nesouvisející se sub-projektem

nákup osobních automobilů

kancelářské vybavení

DPH (je neoprávněným nákladem, pokud žadatel je plátcem DPH)

daně

náklady na opravu

poplatky charakteru sankce a pokut

manka, škody

Neoprávněné náklady

náhrady na soudní spory

náklady související s odměnami

správní poplatky

leasing

marže a akontace u leasingu

úroky z úvěru

Informační zdroje

http://www.kr-kralovehradecky.cz/

oddíl Evropská Unie, EHP – granty a dotace

sekce Finanční podpora na úrovni kraje

podsekce Finanční mechanismy EHP/Norska

Mgr. Tereza Hanušováthanusova@kr-kralovehradecky.cz

495 817 317

Mgr. Ivana Kudrnáčováikudrnacova@kr-kralovehradecky.cz

495 817 229

www.kr-kralovehradecky.cz

Děkujeme na pozornost