View
354
Download
3
Category
Preview:
Citation preview
24 juni 2010
Making waves
Digitalisering bij EZ
24 juni 2010
Inhoud
Meevaren op de golven van een ander
Deining makenVerantwoordelijkheid nemenClustersupport
Waar surfen we naar toe?
Nienke Meijer
Adviseur Informatiemanagement /
Projectleider Clustersupport
Ministerie van Economische Zaken
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ3
Meevaren op de golven van een ander
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ4
Hier werk ik …
… meestal
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ5
Hier ben ik mee bezig
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ6
Kantoorinnovatief werken =
Belangrijke versneller voor digitalisering bij EZ
Informatie moet tijd- maar vooral plaatsonafhankelijk beschikbaar zijn
EN THUIS
Golf meepikken!
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ7
1e golf: ATLAS (2005-2007)
Gefaseerde uitrol per dienst
Aandacht voor opleiding, ordening en procedures
Ondersteuning met name vanuit projectorganisatie
MEZ
DGET DGOI DGBEBDGEP
Stafdirecties
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ8
Resultaat uitrol ATLAS eind 2007
Documenten zijn digitaal bij alle diensten binnen het kerndepartement
Functionaliteiten: DM, RM, verblijfplaatsenadministratie (geen digitale routering/workflow)
Medewerkers registreren zelf
maar….
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ9
Maar…
ATLAS wordt naast het bestaande werkproces en opslagmedia gebruikt
Hoe kan dat nou?
Lijnmanagement onvoldoende bewust is van eigen verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding
Inrichting en ondersteuning sluiten onvoldoende aan op de behoeften van de klant
Onvoldoende gebruik van de mogelijkheden van de software
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ10
Wat doe je dan?
Deining maken!
De techniek moet op orde zijn
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ11
2e golf: optimalisatie ATLAS (2008-2009)
Hoe laat je de golven de juiste kant oprollen?
Benadruk gezamenlijke verantwoordelijkheid
Professionalisering van DIV
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ12
Herbevestiging commitment
Een directeur in de stuurgroep ATLAS
Een ATLAS sponsor in het MT
Clustersupport
Iedereen neemt verantwoordelijkheid
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ13
Professionalisering ondersteuning
Beter en breder opleidingsaanbod ATLAS
Groter: samengaan DIV-secties en postkamer
Gerichter: Clustersupport
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ14
Wat is clustersupport?
Een kadootje: 100 uur extra ondersteuning om informatiehuishouding van het cluster op orde te krijgen
Maar dat krijg je niet voor niets:
er is een inspanningsverplichting van het cluster en manager
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ15
Individuele gebruikersondersteuning
Conflicterende wensen tav informatievoorziening binnen hetzelfde proces/dossier
Manager onvoldoende betrokken
Issues als gevolg van het ontbreken van onderlinge afspraken niet geagendeerd
Kennis over systeem en procedures onderling niet gedeeld
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ16
Clustersupport
Manager formuleert ambitie
Manager om knopen door te hakken en issues bespreekbaar te maken
Kennis en ideeën over gebruik van informatie worden binnen cluster gedeeld
Documentmanager onderhoudt contact met cluster
Flexibele ondersteuning van gezamenlijk proces
Projectmatig werken
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ17
Hoe kom je binnen?
Sponsors openen deuren binnen eigen dienst
Documentmanager brengt clusters aan
Werkwijze Clustersupport
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ18
Waar begin je?
Wat doe ik?
Wat doe jij?
Wanneer?
Wat wil je bereiken?
Ambitie
Werkwijze Clustersupport
Intake:
Kennis maken
Wederzijdse verwachtingen
Ambitie benoemen
Plannen
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ19
Waar staat het cluster?
Meten: Is de informatie op orde: volledig, toegankelijk, betrouwbaar?
Luisteren: welke belemmeringen ervaar je?
Kijken: hoe voer jij je werk uit en welke informatie gebruik je daarbij?
> Hoever staan we van ons doel af?
Ambitie
Werkwijze Clustersupport
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ20
Deining maken om het gat te dichten
Acties voo
r
DIV
Acties voor
cluster
Werkafspraken maken
Verantwoordelijkheden beleggen
Informatie verzamelen
Plegen van achterstallig onderhoud
Opleiden
Kwaliteitszorg
Ordenen
Helpen bij achterstallig onderhoud
Werkwijze Clustersupport
En dan…
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ21
Hoe gaat dat nu in de praktijk?
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ22
Wat heb je nodig? - Uitrusting
Analysemodel om informatie te analyseren: Hoe bepaal je volledigheid, tijdigheid, betrouwbaarheid etc.
Benchmark: hoe verhoudt het informatiegedrag van het cluster zich tot de geformuleerde ambitie
Interventiecatalogus: overzicht producten en diensten van DIV, maar ook acties voor het cluster zelf
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ23
Wat heb je nodig? - Succesfactoren
Commitment vanuit het lijnmanagement van de dienst (sponsor)
Voldoende capaciteit om interventies binnen afgesproken tijd uit te voeren, zowel bij DIV als bij het cluster
Een manager met ambitie
Kennis van het werkproces: vind een sparringpartner bij het cluster
Goede afspraken: concreet, meetbaar, realistisch
Nazorg: evalueren en contact onderhouden
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ24
Resultaten
Positief
Klant enthousiast
Medewerkers geven aan dat zij “gehoord” worden, minder weerstand
Concrete oplossingen voor dagelijkse problemen
Zichtbare resultaten
Maar:
Werven van clusters lukt niet bij elk DG
Managers wel bewust van verantwoordelijkheid, maar zelf ATLAS gebruiken….
Managers
Secretaresses 1.0 Secretaresses 2.0
medewerkers
DIVAcceptatie-
drempel
24 juni 2010
Making waves: digitalisering bij EZ25
Waar surfen we naar toe?
Toekomstplannen voor clustersupport
Alle informatieproducten en -diensten opnemen (web/intranet, DIV en kenniscentrum)
Jaarlijkse werkplanning met diensten afspreken
Processupport: interventies gericht op een proces (betalen; advisering MR; beantwoorden burgerbrieven etc.)
Visie voor vervolg digitalisering in oktober 2010
Recommended