View
20
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
1
GARIS PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN PENYELIDIKAN
Tujuan
1. Pekeliling ini bertujuan menerangkan peraturan pengurusan kewanganpenyelidikan bagi projek-projek penyelidikan yang dijalankan di UniversitiSultan Zainal Abidin.
2. Semua pengurusan kewangan penyelidikan adalah tertakluk kepadagaris panduan ini.
Latar Belakang
3. Bahagian Kewangan Penyelidikan dan Amanah (BKPA) di JabatanBendahari adalah bahagian yang bertanggungjawab menguruskankewangan projek-projek penyelidikan di UniSZA. Aktiviti-aktiviti BKPAtermasuk mengurus:-
(i) Pembukaan akaun projek;(ii) Perolehan;(iii) Pembayaran;(iv) Pelaporan; dan(v) Penutupan/pembekuan akaun projek.
Pembukaan Akaun Projek
4. Akaun projek perlu diwujudkan dalam Sistem SAGA (StandardAccounting for Government Agencies) bagi setiap projek penyelidikan yangtelah diluluskan, samada ianya dibiayai oleh UniSZA atau pun pihak luar.
5. Pembukaan akaun boleh dilakukan dengan menghubungi BPKAapabila ingin membuat tuntutan kali pertama secara telefon/email.
6. Makluman kod Akaun Projek akan dihantar secara bertulis kepadapenyelidik.
7. Kod Akaun Projek perlu digunakan sebagai nombor rujukan untuksemua urusan yang berkaitan dengannya.
Perolehan
8. Pada umumnya, prosedur perolehan UniSZA masih perlu diikutisepertimana berikut dan penyelidik bolehlah merujuk kepada ManualPerolehan UniSZA untuk maklumat lanjut:-
LAMPIRAN A
2
Nilai Perolehan Kaedah Perolehan
RM250.00 atau kurang Wang Panjar Runcit
Melebihi RM250.00 dan kurang daripadaRM20,000.01
Pembelian Terus
Melebihi RM20,000.00 dan kurang daripadaRM50,000.01
Kelulusan Bendahari(PKB)
Melebihi RM50,000.00 dan kurang daripadaRM500,000.01
Sebutharga
Melebihi RM500,000.00 Tender
9. Permohonan perolehan perlu dibuat menerusi Borang PB (UniSZA-PT05-PK01-BR017-S02) dengan diperakukan oleh Pengerusi JawatankuasaPenyelidikan Fakulti (JPF) dan diluluskan oleh Dekan/*TNC (P&I) sekiranyaDekan sendiri adalah Ketua Penyelidik.
10. Borang yang lengkap diisi beserta dengan sebutharga hendaklahdikemukakan ke BKPA untuk diproses.
Pembayaran
11. Kaedah pembayaran adalah sepertimana berikut:-
a. Terus kepada pembekal (untuk perolehan barang/perkhidmatan)b. Terus kepada RA/pembanci/penerima upah (untuk gaji/upahan)c. Terus kepada penyelidik (untuk tuntutan perjalanan/panjar wang
runcit)
12. BKPA akan memproses pembayaran hanya apabila dokumen-dokumen yang lengkap telah dikemukakan:-
Perolehan Barang/Perkhidmatan Gaji dan Upahani. Inbois yang telah disahkan oleh
Ketua Penyelidik dan diluluskanoleh Dekan/ TNC (P & I)
i. Borang BayaranGaji/Upahan (UniSZA-PT05-PK01-BR023-S01)
ii. Pesanan Tempatan asal (L/O) ii. Borang Log Kehadiran(UniSZA-PT05-PK01-BR024-S01)
iii. Borang PB asal(UniSZA-PT05-PK01-BR017-S02)
iii. Salinan Surat Lantikan
** Pendaftaran inbois dalam Sistem SAGAakan diuruskan oleh BKPA
Rujuk Carta Alir 1 Rujuk Carta Alir 2
3
Tuntutan Perjalanan Tuntutan Panjar Wang Runciti. Borang Tuntutan Perjalanan Bagi
Tugas Penyelidikan(UniSZA-PT05-PK01-BR025-S01)
ii. Resit-resit yang berkaitan
iii. Borang penggunaan kenderaansendiri (sekiranya berkaitan)
i. Borang Tuntutan PembelianPanjar (Penyelidikan)(UniSZA-PT05-PK01-BR022-01)
ii. Resit belian bernilai tidak lebihdaripada RM250.00 pada satu-satu resit
**Perbelanjaan mestilah telahdidahulukan dan penyelidik bolehmenuntut lebih daripada satu resitselagi setiap satunya tidak melebihiRM250.00
Rujuk Carta Alir 3 Rujuk Carta Alir 4
Pelaporan
13. Penyelidik bertanggungjawab menyimpan dengan baik semua salinanrekod perbelanjaan dan tuntutan yang berkaitan dengan projekpenyelidikannya.
14. Bagi membantu penyelidik membuat semakan, BKPA akanmengedarkan penyata perbelanjaan setiap projek penyelidikan pada bulanJan, April, Julai dan Oktober.
Penutupan/Pembekuan Akaun Projek
15. Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (PPPI) akanmemaklumkan kepada BKPA apabila projek siap/selesai bagi membolehkantindakan-tindakan berikut diambil:-
a. Menyemak senarai pesanan/tuntutan yang masih belumdibayar;
b. Membuat pelarasan akaun jika perlu;c. Menyediakan penyata akhir projek untuk dihantar kepada pihak-
pihak yang berkaitan;d. Mengembalikan baki peruntukan kepada penaja (sekiranya
diminta);e. Menutup Akaun Projek dalam Sistem SAGA.
16. Tindakan pembekuan Akaun Projek bagi projek yang belum selesaitetapi telah tamat tempohnya juga akan dilaksanakan. Sebarang pembayaranselepas daripada tarikh tamat tempoh tidak akan dibuat kecuali setelahmendapat kelulusan perlanjutan tempoh daripada PPPI.
4
Penutup
17. Garis panduan Pengurusan Kewangan Penyelidikan ini hendaklahdibaca bersekali dengan peraturan kewangan UniSZA yang berkuatkuasadari semasa ke semasa.
PPJB: 01/2011 : Garis Panduan Pengurusan Kewangan Penyelidikan..27012011
Carta Alir 1: Perolehan & Pembayaran Barang/ Perkhidmatan
Tidak
Ya
Tidak
Ya
PetunjukBKPA : Bahagian Kewangan Dan Penyelidikan AmanahJPF : Jawatankuasa Penyelidikan FakultiTB : Timbalan BendahariPA : Penolong AkauntanPTA : Pembantu Akauntan
Mula
PenyelidikMengisi borang PB
TB/PAMenyemak & menentukan pembelian
</> RM 500.00
PenyelidikHantar ke BKPA JB
DekanMenyemak & Menilai
Pengerusi JPFMenyemak Tuntutan
Disahkan
Lulus?
A
Pembelian <RM 500.00 Pembelian > RM 500.00
PetunjukBKPA : Bahagian Kewangan Penyelidikan AmanahTB : Timbalan BendahariPA : Penolong AkauntanPTA : Pembantu AkauntanPAR : Pembantu Am Rendah
A
NilaiPembelian?
PTA-(BKPA)Menerima LO & inbois dari penyelidik
yang dihantar pembekal bersertadokumen yang berkaitan
PTAMengedarkan cek / surat
makluman EFT melalui emailkepada pembekal
PTA (Perolehan)Keluarkan LO dan dihantar kepada
pembekal
PTA-(BKPA)Key- in PB, salinan PB bagi perolehan
dihantar ke JB
PenyelidikMenyerahkan inbois yang telah di
tandatangan oleh Dekan
Tamat
PTA/PA/TBMemproses bayaran
Carta Alir 2 : Pembayaran Gaji dan Upahan
Tidak
Ya
Tidak
Ya
PetunjukJPF : Pengerusi Jawatankuasa Penyelidikan FakultiBKPA : Bahagian Kewangan Dan Penyelidikan AmanahTB : Timbalan BendahariPA : Penolong AkauntanPTA : Pembantu Akauntan
Mula
Tamat
DekanMembuat penilaian
Pengerusi JPFMenyemak tuntutan
PenyelidikMenghantar ke BKPA bersama
salinan kelulusan pelantikanpembantu penyelidik
PTA/PA/TBMemproses pembayaran
PenyelidikMengisi borang tuntutan pembantu
penyelidik
Disahkan
Lulus?
Carta Alir 3 : Tuntuntan Perjalanan
Tidak
Ya
Tidak
Ya
PetunjukJPF : Pengerusi Jawatankuasa Penyelidikan FakultiBKPA : Bahagian Kewangan Dan Penyelidikan AmanahTB : Timbalan BendahariPA : Penolong AkauntanPTA : Pembantu Akauntan
Tamat
Mula
PenyelidikMenerima surat maklumat EFT
melalui e-mail
PTA/PA/TBMemproses pembayaran
PenyelidikHantar ker BKPA
DekanMenyemak & melulus
Pengerusi JPFMenyemak Tuntutan
PenyelidikMengisi borang tuntutan dan resit
untuk disahkan Dekan
Lulus?
Disahkan
Carta Alir 4 : Tuntutan Panjar Wang RuncitBagi pembelian <RM250.00 bagi setiap resit
Tidak
TidakYa
Ya
PetunjukJPF : Pengerusi Jawatankuasa Penyelidikan FakultiBKPA : Bahagian Kewangan Dan Penyelidikan AmanahTB : Timbalan BendahariPA : Penolong AkauntanPTA : Pembantu Akauntan
Tamat
Mula
PenyelidikMenerima surat maklumat EFT
melalui e-mail
PTA/PA/TBMemproses pembayaran
DekanMembuat penilaian
Pengerusi JPFMenyemak Tuntutan
PenyelidikMengisi borang tuntutan pembelian
panjar (penyelidikan)
PenyelidikMenghantar borang tuntutan ke
BKPA
Disahkan
Lulus
Recommended