ЛЕКЦІЯ W8. СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦІ В MICROSOFT WORD ... · 2016-10-09 ·...

1

ЛЕКЦІЯ W8. СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦІ В MICROSOFT WORD

Навчальні питання:

1. Створення таблиці в Microsoft Word.

2. Засоби роботи з таблицями в Microsoft Word.

3. Використання формул в таблицях Microsoft Word.

4. Сортування даних в таблицях Microsoft Word.

Створення таблиці в Microsoft Word

Для создания таблицы необходимо перейти на ленту «Вставка», в группу

«Таблицы» и нажать на кнопку «Таблица». При этом откроется меню выбора ва-

рианта создания таблицы.

Существуют следующие варианты вставки таблицы:

‒ выбор при помощи мыши необходимого числа строк и столбцов

для таблицы;

‒ использование пункта «Вставить таблицу…»;

‒ использование пункта «Нарисовать таблицу»;

‒ использование пункта «Таблица Excel»;

‒ использование пункта «Экспресс-таблица».

Создание таблицы с помощью мыши

Данный способ используется для быстрого создания элементарной таб-

лицы. При создании таблицы с помощью мыши размер таблицы ограничен, мак-

симальное число столбцов в такой таблице ‒ 10, а строк ‒ 8 (рис. 5.4).

Рис. 5.4 Створення таблиці за допомогою миші

Создание таблицы с помощью вставки таблицы

Этот вариант является основным способом вставки таблиц в документы

Microsoft Word, так как позволяет задать точное число строк и столбцов (рис. 5.5).

2

Рис. 5.5 Створення таблиці за допомогою вставки

Нарисовать таблицу

Эта опция используется в случае необходимости оперативного внесения

исправлений в уже созданную таблицу. Чаще всего с ее помощью «дорисовы-

вают» пропущенные ячейки или разделяют фрагмент строки или столбца на ча-

сти (рис. 5.6).

Рис. 5.6 Поділ однієї клітинки на дві з допомогою опції «Намалювати таблицю»

Таблица Excel

При ее выборе в документе Microsoft Word открывается окно таблицы

Microsoft Excel. Это дает возможность использовать более совершенные средства

Microsoft Excel, например, для создания формул в таблице (рис. 5.7).

Рис. 5.7 Використання в Microsoft Word засобів Microsoft Excel

При необходимости проведения вычислений по формулам в таблицах

Microsoft Word, следует использовать именно эту опцию.

3

Экспресс-таблица

Пункт «Экспресс-таблица» позволяет выбрать готовый макет таблицы из

имеющегося набора шаблонов (рис. 5.8).

Рис. 5.8 Набір шаблонів таблиць у пункті «Експрес-таблиця»

Засоби роботи з таблицями в Microsoft Word

После создания таблицы автоматически появляется новая вкладка «Работа

с таблицами», включающая в себя две ленты: «Конструктор» и «Макет».

Лента «Макет» предназначена для создания и редактирования таблицы.

Рис. 5.9 Засоби редагування таблиці на стрічці «Макет»

На рис. 5.9 показаны основные элементы ленты «Макет»:

1) Вкладка «Работа с таблицами», содержащая ленты «Конструктор»

и «Макет».

2) Группа «Таблица», предназначенная для управления таблицей.

3) Группа «Рисование». Создание и удаление элементов таблицы.

4

4) Кнопка «Удалить», предназначенная для удаления строк и столб-

цов.

5) Кнопки группы «Строки и столбцы», предназначенные для добав-

ления в таблицу строк и столбцов.

6) Группа «Объединение», предназначенная для разделения и объ-

единения ячеек и таблиц.

7) Группа «Размер ячейки», предназначенная для управления разме-

рами строк и столбцов.

8) Группа «Выравнивание», предназначенная для уста-

новки положения текста внутри ячейки. Существует

девять разных вариантов выравнивания текста в

ячейке. Они показаны на рисунке справа.

9) Группа «Данные», предназначенная для ввода формул, сортировки

данных и преобразования таблицы в текст.

Рис. 5.10 Засоби форматування таблиці на стрічці "Конструктор"

На рис. 5.10 показаны основные элементы ленты «Конструктор»:

1) Вкладка «Работа с таблицами», содержащая ленты «Конструктор»

и «Макет».

2) Группа «Параметры стилей таблиц», предназначенная для выбо-

ров параметров форматирования отдельных строк и столбцов.

3) Группа «Стили таблиц», позволяющая выбрать один из уже имею-

щихся стилей оформления таблиц.

4) Кнопка «Заливка», позволяющая залить ячейку, строку или стол-

бец выбранным цветом.

5) Группа «Обрамление», предназначенная для форматирования гра-

ниц таблицы.

Лента «Конструктор» предназначена для форматирования уже готовой

таблицы.

Властивості таблиці

Щелчок по таблице правой кнопки мыши вызовет контекстное меню со

свойствами таблицы (рис. 5.11).

5

Рис. 5.11 Властивості таблиці

В свойствах таблицы собраны основные параметры, необходимые для фор-

матирования таблицы (рис. 5.12).

Рис. 5.12 Вікно властивостей таблиці

Во вкладке «Таблица» окна свойств таблицы устанавливается ширина таб-

лицы (по умолчанию ширина таблицы принимается от левого до правого поля

таблицы), положение таблицы на странице (в офисных документах таблицы

обычно выравнивают по центру), положение таблицы в тексте.

Во вкладках «Строка» и «Столбец» устанавливается высота строки и ши-

рина столбцов.

Microsoft Word способен автоматически увеличивать, при необходимости,

ширину столбца, но неспособен ее автоматически уменьшать.

Напротив, для строк можно выбрать опцию «установить минимальную вы-

соту строки».

На вкладке «Ячейка» устанавливается вертикальное выравнивание текста

в ячейке.

Опция «Текст замещения» используется для поиска таблицы в тексте до-

кумента. Текст замещения содержит набор ключевых слов, не печатается при вы-

воде документа на печать и не отображается на экране в режиме разметки доку-

мента.

В контекстном меню, помимо пункта «Свойства таблицы…», содержится

пункт «Направление текста…». С его помощью можно изменить направление

текста в ячейке таблицы с горизонтального на вертикальное и обратно.

6

Хотя этот пункт предусматривает два варианта вертикального направления

текста, в документах можно использовать только одно, при котором текст чита-

ется снизу-вверх.

Поділ та об'єднання клітинок

В отдельных случаях, уже после создания таблицы, возникает необходи-

мость объединить часть ячеек. Для такого объединения необходимо выделить

объединяемые ячейки, щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню

и выбрать в нем пункт «Объединить ячейки…».

Для разделения одной ячейки на несколько, необходимо выделить разде-

ляемую ячейку, щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и вы-

брать в нем пункт «Разделить ячейки…». После этого в открывшемся окне, в за-

висимости от направления раздела ячейки, выбрать необходимое число строк

или столбцов (рис. 5.13).

Рис. 5.13 Вікно розділення клітинок

Додавання або видалення рядків і стовпців

В отдельных случаях, уже после создания таблицы, возникает необходи-

мость добавить к таблице столбец или строку.

Для такого добавления необходимо выделить ближайшую к месту добав-

ления строку или столбец, щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное

меню и выбрать в нем пункт «Вставить». Затем следует выбрать один из вариан-

тов вставки. (рис. 5.14).

Рис. 5.14 Додавання рядків або стовпців

7

Для удаления строки или столбца необходимо выделить эту строку или

столбец, щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать в

нем пункт «Удалить».

Управління всією таблицею

Для того чтобы выделить всю таблицу, отформатировать всю таблицу це-

ликом или удалить ее, необходимо щелкнуть по таблице левой кнопкой мыши и

найти в левом верхнем углу квадрат со стрелочками внутри (рис. 5.15).

Рис. 5.15 Кнопка управління таблицею

Для выделения всей таблицы необходимо выбрать этот квадрат.

Выделять всю таблицу каким – либо другим способом не рекомендуется,

так как при этом можно случайно выделить следующий за таблицей знак абзаца,

и, тем самым, сделать невозможным выполнение специальных действий с табли-

цей.

Для удаления таблицы необходимо выбрать этот квадрат, щелчком правой

кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать в нем пункт «Удалить таб-

лицу».

Заповнення таблиці даними

Заполнять таблицу данными следует только после проверки правильности

создания самой таблицы.

Ввод данных в ячейки можно производить как непосредственным набором

с клавиатуры, так и копированием – вставкой из какого-либо другого источника.

При вставке информации из другого источника требуется соблюдать ос-

новное правило: области копирования и вставки должны совпадать. Это озна-

чает, что данные скопированные из таблицы, состоящей из 7 строк и 7 столбцов,

нельзя правильно вставить в таблицу из 7 строк и 6 столбцов.

При вставке несовпадающих диапазонов необходимо вставлять меньший

из них в больший, а не наоборот.

Например, имеется обычный нумерованный список Microsoft Word, состо-

ящий из пяти элементов. При его вставке в таблицу, необходимо выделить пять

ячеек в одном столбце этой таблицы.

Если в этой таблице имеется всего четыре строки, пятый элемент списка

при вставке будет потерян.

Если выделить не пять, а только одну ячейку – все элементы списка будут

скопированы в одну эту ячейку.

8

При вставке информации, скопированной из другой таблицы, необхо-

димо щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню. В этом кон-

текстном меню в секции «Параметры вставки:» будет находится четыре кнопки

вставки (рис. 5.16).

Рис. 5.16 Вміст вкладки «Файл»

Здесь:

1) Кнопка «Вставить как вложенную таблицу». При выборе этого ва-

рианта вставки, скопированные из исходной таблицы ячейки, бу-

дут вставлены в каждую из ячеек целевой таблицы. Такой способ

вставки часто используются при создании веб-страниц.

2) Кнопка «Объединить таблицы» При выборе этого варианта, ско-

пированные из исходной таблицы ячейки, будут добавлены в виде

новых столбцов к целевой таблице.

3) Кнопка «Вставить как новые строки». При выборе этого варианта,

скопированные из исходной таблицы ячейки, будут добавлены в

виде новых строк к целевой таблице.

4) Кнопка «Заменить содержимое ячеек». При выборе этого вари-

анта, скопированные из исходной таблицы данные, будут внесены

в целевую таблицу, с заменой данных, ранее имевшихся в этой таб-

лице.

5) Кнопка «Сохранить только текст». При выборе этого варианта,

скопированные из исходной таблицы данные, будут внесены в це-

левую таблицу, с заменой данных, ранее имевшихся в этой таблице

и заменой форматирования исходной таблицы на форматирование

целевой таблицы.

При создании офисных документов обычно используются либо четвертый,

либо пятый вариант вставки.

Використання формул в таблицях Microsoft Word

Использование формул для проведения вычислений в таблицах Microsoft

Word возможно, но не желательно. Связанно это с тем, что процесс создания

формулы средствами самого Microsoft Word, достаточно сложен и требует высо-

кой квалификации пользователя.

9

В качестве примера рассмотрим процесс создания формулы вычисления

среднего балла по данным в таблице (рис. 5.17).

№ Тема заняття Оцінка

1 Форматування документів у текстовому редакторі MS Word 5

2 Створення списків. Використання табуляції. 4

3 Робота з таблицями в документах MS Word 3

Разом: 4,00

Рис. 5.17 Приклад створення таблиці Microsoft Word з формулами

Для предотвращения ошибок, во всех учитываемых при вычислении пу-

стых ячейках должна быть проставлена цифра «0».

Для создания формулы необходимо выделить ячейку таблицы, в которой

будет находиться результат. До создания формулы эта ячейка должна быть пу-

ста. Затем необходимо перейти на вкладку «Работа с таблицами», на ленту «Ма-

кет», в группу «Данные» и нажать кнопку «Формула» (рис. 5.18).

Рис. 5.18 Вікно «Формула»

В окне формулы необходимо вписать формулу =AVERAGE(ABOVE), где

символ «=» является обозначением формулы, «AVERAGE» - операцию вычис-

ления среднего арифметического и «ABOVE» - указание на то, что вычислять

значение надо для содержимого ячеек, находящихся над ячейкой с формулой.

В окне списка «Формат номеров» необходимо выбрать формат представ-

ления данных и нажать кнопку ОК.

Для пересчета данных, после их изменения, нужно выделить то место, куда

была вставлена формула и щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное

меню, в котором следует выбрать пункт «Обновить поле».

Основным недостатком формул в таблицах Microsoft Word является невоз-

можность указания имен ячеек (точной адресации ячеек). Указывается только

направление расположения ячеек.

Более удобным является использование таблицы Excel в документе

Microsoft Word в качестве внедренного объекта.

В качестве примера рассмотрим процесс создания таблицы с формулами,

аналогичной той, что была создана для первого примера (рис. 5.19).

10

Рис. 5.19 Вікно «Формула»

Для создания таблицы необходимо перейти на ленту «Вставка», в группу

«Таблицы», нажать на кнопку «Таблица» и выбрать пункт «Таблица Excel».

В документе Microsoft Word откроется окно программы Microsoft Excel и

появится лента «Главная» из Excel.

После заполнения таблицы данными необходимо ввести в ячейку С5 фор-

мулу =СРЗНАЧ (С2:С5) и нажать Enter.

Для выхода из окна Excel необходимо дважды щёлкнуть мышкой по таб-

лице.

В документе Microsoft Word останется готовая таблица (рис.10.17).

№ Тема заняття Оцінка

1 Форматування документів у текстовому редакторі MS Word 5

2 Створення списків. Використання табуляції. 4

3 Робота з таблицями в документах MS Word 3

Разом: 4

Рис. 5.20 Вікно «Формула»

Для изменения данных в таблице достаточно дважды щелкнуть по ней

мышкой. После этого снова откроется окно Excel с возможностью редактирова-

ния данных и формул.

Сортування даних в таблицях Microsoft Word

Данные (числа, слова) в таблицах Microsoft Word можно сортировать.

Для этого надо перейти на вкладку «Макет» в группу «Данные» и нажать

кнопку «Сортировка». Откроется окно сортировки данных (рис.5.21).

11

Рис. 5.21 Вікно «Сортування»

В этом окне слева находятся окна списков, позволяющие установить оче-

редность сортировки данных, находящихся в нескольких столбцах.

Например, при сортировке списка, содержащего данные о людях, вначале

будет проведена сортировка по алфавиту в первом столбце, содержащем фами-

лии. Затем, если списке имеются одинаковые фамилии, будет произведена сор-

тировка одинаковых фамилий по именам, находящимся во втором столбце. Если

в таблице есть совпадающие имена и фамилии – окончательная сортировка будет

произведена по отчествам, находящимся в третьем столбце.

Данные можно сортировать как текст, числа или даты. При сортировке,

например, данных как чисел, текстовая информация в ходе сортировки учиты-

ваться не будет.

Сортировку можно производить по возрастанию или по убыванию. Напри-

мер, для сортировки фамилий по алфавиту необходимо установить сортировку

по возрастанию.

12

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

1. Для чего предназначены базы данных?

2. Чем база данных отличается от СУБД?

3. Какие модели представления баз данных вы знаете?

4. В чем состоят преимущества реляционных баз данных?

5. Приведите пример СУБД для персонального использования

6. Что такое «таблица» и из чего она состоит?

7. Чем лента «Макет» отличается от ленты «Конструктор»?

8. Как получить доступ к свойствам таблицы?

9. По каким направлениям можно расположить текст в таблице? Как

изменить направление текста в ячейках?

10. Как добавить к уже существующей таблице новые строки и столбцы?

11. Как удалить из таблицы лишние строки и столбцы?

12. Каким образом можно выделить все содержимое таблицы и удалить

саму таблицу?

13. Перечислите все возможные параметры вставки при вставке данных

из другой таблицы или списка.

14. Требуется скопировать часть данных из одной таблицы в другую,

пустую. При этом в пустой таблице имеется такое же количество

строк, столбцов и ячеек. Ваши действия?

15. Как отсортировать список по фамилиям, именам и отчествам одно-

временно?

16. Для какой цели используются стили таблиц?