การใช้งาน Microsoft Office 2013 อย่างมืออาชีพ : Word,...

เรอง หนา

บทท 1 Microsoft Word 2013 Advanced

1.1 การจดรปแบบเอกสาร (Formatting Document) 3

การใชแมแบบเอกสาร Template Online 3

การใช Style ตกแตงขอความ 5

การปรบแตงเอกสาร (Page Layout) 8

การตงคามมมองเอกสาร (View) ในรปแบบตางๆ 9

1.2 การแทรกรปภาพ วดโอ 12

การแทรกรปภาพออนไลน 12

การแทรกวดโอออนไลน 13

การแทรกคาแนะนา (Comments) 14

1.3 การทารายงาน 16

การสรางสารบญ (TOC: Table of Contents) 16

การปรบแตงเอกสารในแนวตงหรอแนวนอน 19

จดแบงหนาเอกสารตามทกาหนด 20

การจดรปแบบยอหนา Paragraph 20

การแบงคอลมนเปน 2 สวนในหนาเดยว 23

การแบงเอกสารดวย Break และ Section 24

การคนหาและแทนทขอความ (Search and Replace) 27

การตรวจสอบคาผด (Spell Checking) 28

วธแปลงขอมลในตารางเปนขอความ 30

เรอง หนา

วธใชงานคาสง Formula 32

การใสลายนา (Watermark) 34

1.4 จดหมาย 37

การสรางจดหมายเวยน (Mail Merge) 37

การจาหนาซองจดหมายดวย Envelopes 42

1.5 การจดการไฟล 48

ตงไฟลสารอง หรอ Backup อตโนมต 48

กำหนดให โปรแกรมบ นท กอ ตโนม ต 49

การตงระบบการกไฟลอตโนมต 50

การตง/เปลยน/ลบรหส ในไฟลเอกสาร 50

1.6 เทคนคพเศษ 60

การแปลงไฟล Word เปน PDF 60

Key ลดชวยใหการทางานงายขน 62

การใชงาน Microsoft Word ทตางเวอรชนกน 63

กาหนดใหหวตารางแสดงซาเมอขนหนาใหม 64

เรอง หนา

บทท ๒ Microsoft PowerPoint 2013 Advanced 66

2.1 การสรางงานนาเสนอ 66

การออกแบบงานนาเสนอดวยสไลดสาเรจรป 66

การสรางงานนาเสนอดวย Smart Art 74

การนาเสนอขอมลดวยตาราง และกราฟ 84

การจดรปแบบของทกสไลดดวย Color Scheme 93

การสราง Presentation ทเปนภาพอยางรวดเรวดวยคาสงอลบมรป Photo Album 94

2.2 การใสเสยง รปภาพ ภาพเคลอนไหว และวดโอ 96

การใสเสยงตางๆใหกบรปภาพ (Sound effect) 96

การใสเสยงเพลง / เสยงบรรยายประกอบสไลด 97

การใสคลปวดโอ 98

2.3 การนาเสนอภาพนง การปรบตงคาการนาเสนอตางๆ 102

การเปลยนภาพนงในระหวางงานนาเสนอดวยรปแบบตางๆ 102

การกาหนดใหแสดงบางสไลดเทานนดวยคาสง Custom slide show 109

การสรางการเชอมโยง (Hyperlink) ขนสง และสรางการควบคม (Action) 111

2.4 เทคนคการนาเสนอ 115

การใชมมมองของผนาเสนอ แบบ 2 จอสาหรบผบรรยายผฟง 115

เทคนคการควบคมการฉาย Presentation เชน การกระโดดขามบางสไลด 119

เรอง หนา

2.5 เทคนคพเศษ 121

เทคนคการลดขนาดไฟลใหจวในพรบตา 121

การบนทกไฟลงานนาเสนอ ในรปแบบตางๆ เชน PDF , PowerPoint Show 123

และไฟลรปภาพ

การ Export ไฟลงานนาเสนอดวย Create a video และ Create handouts 125

การทดลองพมพงานนาเสนอในรปแบบตางๆ 126

บทท 3 Microsoft Excel 2013 Advance 127

3.1 งานพนฐานใน Microsoft Excel 2013 127

สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม 127

การใชงาน Quick Access Toolbar 129

การใช Paste Special ในรปแบบตางๆ 131

การเพมลายนา (Watermarks) 133

3.2 การใชงาน Work Sheet 135

การตงคาคณสมบตตางๆ (Format Cells) 135

การสรางรายการ Drop Down 136

การซอนหรอแสดง Work Sheet 139

การ Lock ไมใหแกไขขอมลใน Sheet 141

เรอง หนา

3.3 กราฟและการวเคราะหขอมล 146

การจดการกราฟและแผนภม 146

การสรางและจดการกราฟ 147

การวเคราะหขอมลดวย Pivot Table 152

การวเคราะหขอมลดวย PivotChart 159

3.4 สตร การคานวณ และฟงกชน 160

การอางองเซลล 160

ฟงกชนเกยวกบวนทและเวลา 162

ฟงกชนคนหาและอางอง 164

ฟงกขอความและตวอกษร 166

3.5 เทคนคพเศษ 168

การบนทกเปนไฟล .pdf 168

การบนทกเวรกบค ใน Excel 2013 ใหใชงานได Excel เวอรชนกอนหนา 169

การตงคาการพมพไฟล Excel 171

บทท 1 Microsoft Word 2013 Advance ความรพนฐานทวไปเกยวกบโปรแกรม Word

ในช ว ตประจำว นของเราในแต ละว น เราตองทำงานก บเอกสารต าง ๆ มากมายตงแตทำรายงาน

การประช ม พมพจดหมาย และทำหน งส อค มอต าง ๆ การบ นทกข อความเหลานหากจดทำด วยการใช ม อเข ยน หร อการพ มพด วยการใช เครองพ มพด ดอาจไม ใชวธทสะดวกรวดเร วทส ด โปรแกรม Microsoft Word เปนโปรแกรมสาหรบสรางและจดการกบเอกสารทกรปแบบไม ว าจะเป นบนทกขอความ จดหมาย รายงาน ใบปะหนาแฟกซ การจดการหนาเอกสาร ไปจนถงการจดทาคม อและหนงสอ เปนต น ซงจะช วยใหประหยดเวลาในการจดร ปแบบตาง ๆ

โปรแกรม Microsoft Word 2013 เป นหน งในโปรแกรมช ด Microsoft Office 2013 ท ปร บปร งความสามารถให ม ประส ทธ ภาพด ขนกวาเด ม อกทงม หน าจอส วนต ดต อผ ใช งานทแสดงเครองม อเมอผ ใ ชต องการในล กษณะท ม การจ ดเร ย ง และการแสดงต วอย างเป นภาพ และคล งข อม ลหร อภาพ (Gallery) ของล กษณะทกำหนดไวล วงหน า ร ปแบบตาราง อ ตโนมต และเนอหาอน ๆ จะช วยใหเราใชงาน Microsoft Word ไดอยางมประสทธ ภาพดยงขน สามารถเล อกข อความ ตาราง ล กษณะกราฟ ก แบบอกษร หร อแม แต องค ประกอบของเนอหาทใชงานบ อย ๆ ได อยางงายดาย

แนะนาความสามารถใหมของ Microsoft office 2013

- รปแบบใหมการตงคาหนากระดาษ และการเปลยนหนวยการวด - รปแบบใหมของ Default Font ใหมใน Word 2013 - การ Set Default ของ Font ใหมใหตรงกบความตองการ - การ เลอกใช หรอคนหา template เอกสารตางๆในแบบออนไลน

- การใชงานเมนการอานแบบใหม Read Mode - Object Zoom การกด ดบเบลคลก เพอขยายดภาพ,แผนภม, ตาราง ได - การพมพและจดรปแบบขอความ ดวยความสามารถของ Live Result - รองรบการเปด และแกไข ไฟล PDF ไดทนท - รองรบการใสไฟล วดโอ ไดแลวทงแบบลงในเอกสารและแบบแนบไฟล - รปแบบใหมของการสรางและออกแบบปกอยางรวดเรวโดยการใชแมแบบ template - รปแบบใหมของการสรางตาราง และการตกแตงตาราง - รปแบบใหมในการจดเรยง และการจดวาง Object แบบตางๆ - การสรางดชน Index & การสรางเชงอรรถ Footnote - การแบง Section ของเอกสาร - แถบเมน Design ทแยกออกมา ใหใชงานงายยงขน - การบนทกไฟลในรปแบบของตางๆ ของ Word 2013

2  

สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม

ก อนทจะทางานก บโปรแกรม Microsoft Word จะต องรจ กก บสวนประกอบของหน าจอ โปรแกรมก อน เพ อจะได เขาใจถงสวนตางๆ ทจะกลาวถ งในเนอหาทงหมดนไดงายขน

Quick Access Toolbar เปนแถบเครองมอใหเรยกใชงานไดอยางรวดเรว ผใชสามารถเพมปมคาสงทใชงาน

บอยๆ ไวในแถบเครองมอนได Title bar แถบแสดงชอโปรแกรมและชอไฟลปจจบนทเปดใชงาน แถบ Ribbon เปนแถบทรวบรวมคาสงตางๆ ของเมนหรอทลบาร เพอใหผใชเลอกใชงานงายขน Status bar แถบแสดงสถานะการทางานปจจบนบนหนาจอ View bar แถบแสดงมมมองเอกสารในแบบตางๆ

Title bar Quick Access Toolbar แถบ Ribbon

View bar Status bar

3  

1.1 การจดรปแบบเอกสาร (Formatting Document)

การใชแมแบบเอกสาร Template Online ในกรณตองการจดรปแบบเอกสารทงหมด สามารถใชแมแบบเอกสาร (Template) เชน จดเอกสาร

ตารางงาน โปรแกรม Microsoft Office Word มบรการแมแบบตางๆ ผานเวบไซต ซงการสรางเอกสาร จากแมแบบ มขนตอน ดงน

1. เลอกแทบ FILE 2. เลอก New คนหาแมแบบออนไลนทมอย 3. ดบเบลคลกทแมแบบทตองการ จะไดเอกสารเปลาตามแมแบบทตองการ

4. สามารถคนหา Template ทตองการ ทชอง Home แลวกด Enter

5. เลอกรปแบบ Template ทตองการไดแลว คลกปม Create ดานขวามอ

1

2

3

4

4  

6. จะได Template ทเราเลอกไวจะขนอกไฟล

5

6

5  

การใช Style ตกแตงขอความ

ใชงาน Style จากโปรแกรม Microsoft Word

1. เลอกขอความทตองการกาหนดใหเปน Style ตาง ๆ 2. เลอกแทบ HOME คลกเลอกแบบ Style

3. เลอกรปแบบ Style ทตองการ

เทคนคการแกไข Style

1. เลอกแทบ HOME คลกเลอกแบบ Style 2. คลกขวา เลอก Modify

3. เปลยน Style ตามตองการ

4. เมอไดรปแบบตามตองการแลว คลกปม OK

3

1 2

3

4

6  

การสราง Style ขนเอง

1. เลอกขอความใดขอความหนงทตองการจะกาหนดใหเปน Style ใหม 2. เลอกแทบ HOME คลกลกศรมมขวาลางของแทบ จะปรากฏหนาตาง Style 3. เลอก Create a Style

5. หากตองการแกไขเพมเตมใหคลกปม Modify 6. ตงชอ Style ตามตองการแลวคลกปม OK

2

3

6

5

7  

การลบ Style ทไมตองการ

1. เลอกแทบ HOME คลกลกศรมมขวาลางของแถบ จะปรากฏหนาตาง Style

2. เลอกชอ Style ทไมตองการ คลกขวาเลอก Delete

3. ยนยนการลบแลวการคลกปม Yes

2

3

1

8  

การปรบแตงเอกสาร (Page Layout)

1. กลม Page Setup

- Margins การตงคาขอบกระดาษ เอกสารทเราสรางขนมาใหมนน MS-Word จะตงคาขอบกระดาษ (Margins) หรอระยะหางระหวางขอความกบรมขอบกระดาษทง 4 ดานเอาไวใหแลวเปนคาพนฐาน (Default) ปกตจะ ใ ชค า เ ปน Normal แ ต เ ราสามารถ เปล ยนแปลง ค าขอบกระดาษได เพอเวนพนท สวนขอบเตรยมไวสาหรบการใสเลขหนา วนท หรอโลโกลงไปในสวนท เรยกวา Header/Footer

- Orientation การเลอกแนวกระดาษ เพอเลอกแนวกระดาษทตองการ ซงแนวกระดาษม ประเภทคอ Portrait แนวตง และ Landscape แนวนอน

- Size เปนการเลอกขนาดของกระดาษทในโปรแกรมกาหนดใหหรอเรา สามารถกาหนดเองได

- Breaks เปนการแบงหนาในทนหมายถง การเบรคหนาเอกสาร ณ ตาแหนงใดๆ ทละเคอรเซอรอยแลวนาเอาเนอหาหลงเคอรเซอรไปขนหนาใหม

2. แทบ Paragraph - Indent กาหนดกนหนาทชอง Left, กาหนดกนหลงทชอง Right

- Spacing กาหนดระยะหางระหวางยอหนาทชอง Before กอนยอหนาทเลอก

After หลงยอหนาทเลอก หรอคลกปมลกศรขนลง

3. กลม Arrange

- Position เปนการวางตาแหนงขอความกบรป

- Wrap Text เปนคาสงในการจดขอความลอมรปภาพในลกษณะตางๆ

- Send Backward เปนการสรางภาพทมการจดใหบงกนได ภาพทตองการใหถกบง

จะตองเปนภาพทอยขางหลง ฉะนนถาภาพนน ยงไมอยขางหลง

กใหใชคาสงนจดการให ด send to Backward เปรยบเทยบ

1 2 3

9  

การตงคามมมองเอกสาร (View) ในรปแบบตางๆ

กลมตงคามมมองเอกสาร View

Read Mode : แสดงหนาตางทมขนาดใหญขน สามารถเลอนไปทางซาย หรอขวา คลายการเปดหนงสอ ถาตองการกลบมาโหมด แกไขปกต ใหคลกเมน View ดานบน แลวเลอก Edit documents

Print Layout : มมมองทแสดงเสนแบงเปนแนวนอนหนาสเขม เพอใหสามารถเหนไดชดเจน

ทสนสด และเรมตนกอนพมพเอกสาร

Web Layout : แสดงเอกสารตรงตามทจะปรากฏถาคณบนทกเปนเวบเพจ

Outline : แสดงเอกสารเปนสวนหวของเคารางและหวเรองยอย Draft : แสดงเอกสารโดยไมแสดงขอบกระดาษดานบนหรอดานลางทแบงหนา

ปรากฏเปนเสนประ

การอานเอกสาร (Read Mode) ในมมมองเอกสาร View ในรปแบบตางๆ เทคนคแบงการอานเอกสาร

1. เลอกทแทบ VIEW เลอก Read Mode ในกลม Views

2. คลกเลอกท Page Color เลอก Column Width

1

2

10  

Column Width แบงการอานมใหเลอก 3 แบบ

1. Narrow แบงเปนชวงขอความแคบๆ จำนวนคอลมนขนอยกบความกวางของหนาจอ

2. Default แบงเปนชวงขอความออกเปน 2 คอลมนคลายกบหนงสอ

3. Wide แสดงขอความกวางเตมหนาจอ และเลอนหนาตอไปตามแนวนอน

หมายเหต : ถากลบมาหนาปกตเลอกทแทบ VIEW แลวคลกเลอกท Edit Document หรอกดปม ESC

11  

เทคนคปรบสในโหมดการอาน

1. เลอกทแทบ VIEW เลอก Read Mode ในกลม Views

2. คลกเลอกท Page Color

Page Color สโหมดการอานมใหเลอก 3 แบบ

1. None ใชสเดมของเอกสาร

2. Sepia แสดงเอกสารใหออกเปนสวตถสนาตาลดำ

3. Inverse แสดงเอกสารเปนสตรงกนขามกบตนฉบบ

1

2

12  

1.2 การแทรกรปภาพ วดโอ

หากตองการเพมสสน รปภาพ หรอสงทดงดดสายตาในเอกสารใน Microsoft Word 2013 สามารถ

แทรกและแกไขรปภาพ เลอกภาพตดปะหรอรปภาพจากแหลงขอมลออนไลน แมแตภาพทเราถายเอง นอกจาก

การเพมรปภาพออนไลน จากแหลงทแบงปนบนเวบไซตตางๆ รวมทงเพมคลป Video ในเอกสารได

การแทรกรปภาพออนไลน

1. เลอกเแทบ INSERT

2. เลอก Online Pictures

3. จะพบแหลงรปภาพ Online 3 ทคอ Office.com, Bing และ OneDrive

1

2

3

13  

การแทรกวดโอออนไลน

1. เลอกแทบ Insert

2. เลอก Online Video

3. จะพบแหลงรปภาพ Online 3 ทคอ Office.com, Bing และ OneDrive

12

3

14  

การแทรกคาแนะนา (Comments)

ในการตรวจสอบเอกสาร (Review) หากมความประสงคจะทาการใหคาแนะนาลงในเอกสารสามารถจดทาไดดงน

1. คลมขอความทจะใหแทรกคาแนะนา เลอกแทบ REVIEW

2. เลอก New Comment

3. จะขนหนาตาง Comments ใหเราพมพแทรกคาแนะนา

4. เมอเราแทรก Comment เรยบรอยกจะโชวสญลกษณ ทเราสรางคาแนะนาไว เมอเราเอาเมาสไปวางบนสญสกษณ ขอความทใหคาแนะนากจะขนแถบสแดง เมอคลกสญสกษณ จะโชวหนาตาง Comment ทสรางคาแนะนาไวตอนตน

1

2

3

4

15  

การลบคาแนะนา (Delete Comment)

1. เลอกคาแนะนาทตองการลบ โดยการคลกสญลกษณ

2. เลอกแทบ REVIEW แลวเลอก Delete เพ อทาการลบคาแนะนา

3. เมอเลอก Delete สญลกษณ กจะหายไป

1

2

3

16  

1.3 การทารายงาน

การสรางสารบญ (TOC: Table of Contents)

สารบญในรายงานทแสดงหวขอเรองและการเรยงลาดบในแตละบทของรายงาน หรอเอกสารมกจะแสดงในตอนตนของเอกสาร เพอใหผอานไดเหนหวเรองคราวๆกอนเรมอานรายละเอยดในแตละบท โดย Microsoft Word จะดงเฉพาะขอความทใชสไตล หวเรอง 1, หวเรอง 2, หวเรอง 3, ..., ซงเปนสไตลมาตรฐานทมาพรอมกบ Microsoft Word มาทาเปน สารบญ และใสเลขหนาใหโดยอตโนมต ดงนนหวขอใดทตองการใหมอยในสารบญกจะตองเปลยนเปนสไตล หวเรอง

1. เลอกแทบ REFERENCES

2. แลวเลอก Table of Contents

3. จะโชวรายการสารบญแบบ Auto ถาจะตกแตงเพมเตมใหคลกท Custom Table of Contents

       1

2

3

17  

4. ในการตกแตงสารบญ สามารถทาไดหลายแบบในสวนของ Table of Contents - Tab leader จะเปนแทบกลางหลายรปแบบเพอเวนชวงระหวางขอความและตวเลขหนาเอกสาร

- General ไดแก Format และ Show levels

5. ถาคลกปม Options จะสามารถเรยงลำดบ Levels ในการโชวหวขอในหนาสารบญได

6. คลกปม OK

4

5

6

18  

ฟงกชนอนๆเพมเตมในสวนของแทบ REFERENCES ทใชการอางองเอกสารเพมเตม มดงตอไปน

1. กลม Table of Contents - Add Text การเพมอกษรในแตละ Level

- Update Table ไวใชสาหรบกรณแกไขขอมลในแตละหนาเอกสารแลวอพเดทเลข หนาเอกสารใหมอกครงในหนาสารบญ

2. กลม Footnotes - Insert Endnote การแทรกสญลกษณอางองทอยเหนอขอความ โดยจะอธบายคาๆนน

ในทาย เอกสารทอางถง - Insert Footnote การแทรกตวเลขอางองทอยทายทอยเหนอขอความ โดยจะอธบาย

คาๆนนในทายเอกสารทอางถง

3. กลม Citations & Bibliography ไวสาหรบแทรกหนงสออางอง (Reference) และแทรก อตชวประวตผทารายงานหรอผจดทาวทยานพนธ สวนใหญจะอยดานหลงสดของหนาเอกสาร

4. กลม Caption - Insert Table of Figures การแทรกคาบรรยายใตตาราง - Insert Caption การแทรกคาบรรยายใตภาพ

- Cross-reference สามารถกาหนดการแทรก Reference Type ตามหวขอตางๆได ในแตละหวขอแบบอตโนมต

5. กลม Index - Mark Entry ไวสาหรบโชว “¶” เพอทาการ Mark ขอความในเนอหาขอความ

ทงหมด เพอ ปองกนการตกหลนของบรรทด ใชตรวจสอบเนอหากอนและหลงแกไขได หากไมตองการใหปรากฏขน“¶” หรอตองการซอนสญลกษณนใหเลอกทแทบ HOME แลวคลกทสญลกษณ “¶” ในสวนเมน Paragraph

- Insert Index and Update Index สามารถคลกเพมดชนในเอกสารไดเพมเตม

3 4 51

1

19  

การปรบแตงเอกสารในแนวตงหรอแนวนอน

สาหรบผใชงาน Microsoft Word งานเอกสารบางครงเราจาเปนตองแสดงในแนวตง หรอทเรยกวา Portrait บางเอกสารอาจจาเปนตองแสดงในแนวนอน หรอทเรยกวา Landscape ถาเราตองการใหอยในเอกสารหรอไฟลเดยวกน การปรบแตงเอกสารในลกษณะนสามารถทาไดโดย 1. คลกเลอกหนาทตองการเปลยนเปน แนวตงหรอแนวนอน วางเคอรเซอรใหอยหนาทตองการเปลยน 2. คลกทแทบ PAGE LAYOUT เลอกหวมมดานขวา Page Setup จะปรากฏหนาตาง Page Setup

3. คลกเลอกไอคอน Orientation จากนนคลกเลอก Portrait หรอ Landscape 4. ในสวน Apply to ใหเลอก This point forward 5. คลกปม OK

2

3

4

5

20  

จดแบงหนาเอกสารตามทกาหนด

ปญหาเวลาจดหนาเอกสารใน Microsoft Word เปนททราบกนโดยทวไปวา เวลาเราพมพเอกสาร โปรแกรม Word จะมการแบงเอกสารใหอตโนมต ไมจาเปนตองมการเปลยนแปลงหรอตงคาใดๆ ถาตองการจะแบงเอกสารเปนหนาๆ ตามความตองการของเรา สามารถใชเมนคาสง Page Layout

การจดรปแบบยอหนา Paragraph

โปรแกรม Microsoft Office Word จะสามารถทาการจดรปแบบยอหนา กนหนา กนหลง ได 2 วธ คอ ว ธท 1 จดรปแบบโดยกาหนดจากเสนไมบรรทด (Ruler) วธท 2 จดรปแบบโดยการใชเมนคาสง วธท 1 การจดรปแบบ Paragraph โดยกาหนดจากเสนไมบรรทด (Ruler)

เปนวธททาใหงานเอกสารสามารถปรบตงระยะกนหนา ยอหนา และกนหลง ไดอยางรวดเรว โดยมขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ

2. นาเมาสไปชทสญลกษณบนไมบรรทด แลวลากคางไวไปวางตาแหนงทตองการ

21  

วธท 2 การจดรปแบบ Paragraph โดยใชเมนคาสง

นอกจากการปรบตงคาจากเสนไมบรรทด เรายงสามารถกาหนดรายละเอยดจากแถบ Ribbon ไดดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ

2. คลกแทบ PAGE LAYOUT กาหนดรายละเอยดในกลม Paragraph

- สวนของ Indent กาหนดกนหนาทชอง Left, กาหนดกนหลงทชอง Right

- สวนของ Spacing กาหนดระยะหางระหวางยอหนา ทชอง Before (กอนยอหนาทเลอก) , After (หลงยอหนาทเลอก) หรอคลกปมลกศรขนลง

3. ตงคากลม PARAGRAPH ใหคลกลกศรดานขวาของกลม PARAGRAPH

4. คลกเลอกการจดรปแบบอกษร แบงเปน 2 สวน คอ Indent and spacing และ Line and page break

1. การจดรปแบบขอความและชองวางบรรทด (Indent and spacing) ประกอบดวย - Alignment (การจดรปแบบขอความ) ซงแสดงใน List box ไดหลายรปแบบ ไดแก ซาย, กลาง, ขวา, พอด และจดรปแบบใหพอดแบบขอความไทย - Outline level (การเลอกระดบขอความ) ซงแสดงใน List Box ใหสามารถคลกเลอกไดหลายระดบ ไดแก เนอหาขอความ, Level 1-9 เปนตน - Indentation (การปรบยอหนา) สามารถปรบจานวนวดขนาดเปนขนาดเซนตเมตร ไดทงดานซายและดานขวา และจะม List Box พเศษ เพอกาหนด First Line and Hanging โดยวดเปนขนาดเซนตเมตร สาหรบ Check box: Mirror indents มไวเพอปรบยอหนา Inside และ Outside แทนดานซายขวา - Spacing (การปรบชองวาง) สามารถปรบจานวนระยะหางกอนและหลงขอความได และสามารถกาหนดชองวางระหวางบรรทดไดหลายรปแบบไดแก Single, 1.5 lines, Double, At least, Exactly Multiple สาหรบ Check box: Don’t add space between paragraphs of the same style ม ไ ว เ พอไม ตอง เ พมชองวางระหวางบรรทด ในสไตลเดยวกน

2

3

22  

2. Line and Page Break ประกอบดวย - Pagination การจดแบงหนาตามท ตองการบนจอภาพ ซงสามารถคลกเลอก Check Box :

Window/Orphan control, Keep with next, Keep lines together, Page break before - Formatting exceptions (รปแบบขอความทยกเวน) สามารถคลกเลอกได 2 กลอง ขอความ ไดแก

Suppress line numbers (แสดงเสนบรรทดโดยไมนบบรรทดทกาหนดไว) และ Don’t hyphenate (ไมมการแบงคายาวๆ ออกเปนสองสวน โดยเครองหมายในการแบงคาคอ “-”)

- Textbox options (ฟงกชนสาหรบกลองขอความ) ถาไมไดจดรปแบบกลองขอความจะไมปรากฏ List box ดงตอไปน None, All, First line and last line, First line only, last line only

4

21

23  

การแบงคอลมนเปน 2 สวนในหนาเดยว

คอลมน เปนการจดรปแบบงานเอกสารคลายงานหนงส อพ มพ มการแบงข อมลในเอกสาร

ออกเป นหลายๆ คอล มน นอกจากงานหน งส อพมพแล ว จะเห นล กษณะงานแบบนในน ตยสาร หร อ จะใช ใน

การทาโบรช วรก ได มข นตอนดงน

1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ หรอถายงไมมขอมล ใหคลกเปน cursor ตาแหนงทตองการ

จดรปแบบ

2. เลอกแทบ PAGE LAYOUT จากนนเลอก Columns คลกลกศรลงของปมทลบาร เลอกจานวนคอลมน

ทตองการ

3. การกำหนดรายละเอ ยดเพ มเตม คลกเลอกคำสง More Columns แลวคลกปม OK

2

3

24  

การแบงเอกสารดวย Break และ Section

วธใช Break ชนดตางๆม 3 ชนดไดแก

1. Section break (continuous) 2. Section break (new page) 3. Page break

1. Section break (continuous)

1. เลอกตาแหนงทตองการขนหนาใหม 2. เลอกแทบ PAGE LAYOUT จากนนเลอก Break และเลอกคาสงตวแบงสวนแบบตอเนองไปท

Continuous คาสงตอเนองจะแทรกตวแบงสวนและเรมสวนใหมบนหนาเดยวกน ซงตวแบงสวนแบบตอเนองนมประโยชนในการสรางการเปลยนแปลงการจดรปแบบบนหนงหนา เชน จานวนคอลมนทตางกน

3. คาสงตวแบงสวนแบบตอเนอง Continuous สวนทแบงใหมยงคงอยในหนาเดม แตถดไปจากสวนเดมเหมอนปกต

5. โปรแกรมกจะขนหนาใหม เพอแบงหนาใหอตโนมต

2

3

25  

2. Section break (new page)

1. คลกเมาสในตาแหนงทตองการขนหนาใหม

2. เลอกแทบ PAGE LAYOUT เลอก Break และเลอกคาสงตวแบงสวนแบบหนาถดไปท Next Page

3. คาสงตวแบงสวนแบบหนาถดไป Next Page จะแทรกตวแบงสวนและเรมสวนใหมในหนาถดไป ตวแบงสวนชนดนมประโยชนมากโดยเฉพาะสาหรบการเรมบทใหมในเอกสาร

4. สวนทแบงใหมจะเรมตนทหนาถดไป

2

3

26  

3. Page break

ชนดตวแบงหนา (Page break) สามารถแบงออกเปน 3 รปแบบ คอ

1. ตวแบงหนา (Page) เปนการขนหนาใหม เหมอนกดปม <Ctrl > + <Enter>

2. ตวแบงคอลมน (Column) แทรกตวแบงคอลมนแบบใสดวยตนเองทจดแทรก โดยใหตาแหนงทเลอกไปเรมทคอลมนใหม ใชสาหรบเอกสารทแบงออกเปนหลายคอลมน

3. ตวแบงการตดขอความ (Text wrapping) สนสดบรรทดปจจบนและบงคบให ขอความเรยงตอเนองอยทดานลางรปภาพ ตาราง หรอรายการอน (ขอความจะเรยงตอเนองอยบน บรรทดวางเปลาบรรทดถดไปทไมมรปภาพหรอตารางถกจดชดระยะขอบซายหรอชดระยะขอบขวาอย) ซงเปนการเรมตนบรรทดใหมโดยยงอยในยอหนาเดม เหมอนกดปม <Shift>+<Enter>

1

2

3

27  

การคนหาและแทนทขอความ (Search and Replace)

1. เลอกแทบ Home เลอกในกลม Editing ใหคลก Replace

2. พมพขอความทจะคนหาในชอง Find what ในกลองสงทคนหา

3. พมพขอความทจะใชแทนทในกลองในชอง Replace with

4. คลก Find Next แลว เลอกทาอยางใดอยางหนงตอไปน

5. เมอตองการแทนขอความทเนนคลก Replace 6. เมอตองการแทนทงหมดของขอความในเอกสารใหคลก Replace All 7. เพอขามขอความทจะแทน และดาเนนการคาแทนขอความถดไป คลก Find Next

1

2

3

4

28  

การตรวจสอบคาผด (Spell Checking)

การตรวจสอบการกาหนดตวเลอก การตรวจสอบคาสะกดเวลาพมพขอความในเอกสาร รวมไปถงการแกไขขอความทพมพผดโดยอตโนมต ทเรยกวา Autocorrect Options และ Check Spelling

เมอใดทตองการสรางเอกสารอยางเปนทางการ Microsoft Word สามารถทาใหงานเอกสารเหลานนออกมาถกตองและมเครองมอทชวยใหงานออกมาไดตามตองการ โดยสงสาคญอยางการสะกดคาหรอ Spell Checking ถอเปนตวชวยทดอกอยางหนงในการทาเอกสารทางการ เพราะจะชวยใหเชคคาผดตางๆ ไดรวดเรว ใน Windows 8 กมตวเลอกในการเปดหรอปดฟงกชนการสะกดคาไดอกดวย แตวาบางครงการปรบเปลยนคาบางอยาง กอาจทาให Spell Checking ไมทางานไดเชนกน

บางกรณทมการตดตงไฟลอพเดตบางตวของ Microsoft Word ลงไปในระบบการตรวจสอบคาผดกลบไมแจงคาผด เพราะเวลาแกไขอาจตองใชเวลานาน เพอใหการทางานเปนไปอยางตอเนอง คงตองทาใหระบบ Spell Checking กลบมาทางานไดเหมอนเดมแบบ ไมกขนตอน

อนดบแรก ใหเขาไปปดโหมดการทางานของ Spelling ใหอยใน On ดวยการตงคาแบบ Manual ใหแนใจวาเปดทางานแลว เขาไปท PC Settings เลอกไปท PC and Devices > Typing ทางชองดานขวาของ Pane ใหเลอกท Options ของ Autocorrect misspelled words และ Highlight misspelled word ใหเลอกเปน On

29  

1. เลอกแทบ REVIEW เลอกในกลม Language เลอก Language แลวเลอก Set Proofing Language

2. จะปรากฎหนาตาง Language ใหเลอกตงคาเปน English (United States)

3. ใหเอาเครองหมายถกออกจากหนา Do not check spelling or grammar แลวคลก Ok 4. เสรจแลวให Restart ระบบหนงครงและเปด Word ขนมาใหม จะเหนไดวาปญหาไดถกแกไขเปนทเรยบรอย

1

2

3

30  

วธแปลงขอมลในตารางเปนขอความ

1. เปดเอกสาร Word ทมตารางขอมล

2. คลกเลอกตาราง จะเหนแทบ LAYOUT

3. เลอกแทบ LAYOUT ในกลม Data

2

3

1

31  

4. จะพบไอคอน Convert to Text ดานขวามอ คลกไอคอน Convert to Text จะปรากฏหนาตาง Convert table to text

5. เลอก Tabs จากนนคลกปม OK จะไดผลลพธจากตารางเปนขอความ

4

5

5

32  

วธใชงานคาสง Formula

ปกตในการสรางตารางจะสรางใน Microsoft Excel และนาคาทไดมา copy ใสใน Word ซงตว Microsoft Word สามารถบวกเลขไดดวยเชนกน (เวอรชนกอนหนานกสามารถทาไดเหมอนกน) โดยมไอคอน ทชอวา "Formula" ซงจะปรากฏ เมอเลอกตาราง หรอ Table ทสรางไว จากนนจะมแทบพเศษแสดงทางขวามอชอ Table Tools ใหคลกเลอก "Layout"

1. เปดหรอสรางเอกสาร Word และสรางตารางพรอมบนทกขอมลทเปนตวเลข คลกวางเคอรเซอรในชองทจะแสดงผลลพธของการคานวณ

2. คลกเลอกตาราง จะเหนแทบ Layout

3. เลอกแทบ LAYOUT

1

2

33  

4. จะพบกลม Data คลกปม Formula ดานขวามอ จะปรากฏหนาตาง Formula

5. ในชอง Formula โปรแกรมจะแสดงคาสงแบบอตโนมต เชน =SUM(LEFT) หมายถง การบวกตวเลขทางซายมอ มาแสดงผลลพธตามทกาหนด =SUM(RIGHT) หมายถง การบวกตวเลขทางขวามอ มาแสดงผลลพธตามทกาหนด

=SUM(ABOVE) หมายถง การบวกตวเลขทงหมดทอยดานบน มาแสดงผลลพธตามทกาหนด 6. เลอก Number Format เพอกาหนด รปแบบในการแสดงผลตวเลข เชน ใส คอมมา(,) ใสจด(.) 7. แลวคลกปม OK

3

4

5

6

7

34  

การใสลายนา (Watermark)

ลายนา คอ ลายจางๆทอยพนทเอกสาร โดยมวธการทาดงน

1. เลอกแทบ DESIGN แลวเลอก Watermark (ลายนา)

2. จะมรปแบบของลายนาขนมาใหเลอกหลาย แบบซงสามารถเลอกใชงานไดเลย ในกรณทตองการกาหนดลายนาเองนน สามารถทาไดโดย คลกคาสง Custom Watermark

1

2

35  

3. เมอคลกคาส ง Custom Watermark จะมหนาตาง Printed Watermark ขนมาใหเรากาหนด การสรางลายนา

- ถาตองการนารปมาเปนลายนาเลอกคาสง Picture Watermark

- ถาตองการกาหนดขอความมาเปนลายนาเลอกคาสง Text Watermark

4. เมอกาหนดขอความลายนาทตองการไดแลว คลกปม OK

3

4

36  

เมอทาการสรางลายนาแลวเอกสารของเรากจะมลายนาตามทเราตองการ

- ตวอยางลายนาแบบรปภาพ

- ตวอยางลายนาแบบขอความ

37  

1.4 จดหมาย

การสรางจดหมายเวยน (Mail Merge)

จดหมายเวยน (Mail Merge) คอการทาจดหมายหลายๆ ฉบบโดยมเนอความเหมอนกน แตมชอและทอยของผรบทไมเหมอนกน ซงแทนทจะตองพมพจดหมายแตละฉบบสาหรบผรบแตละรายกเพยงสรางไฟล ทเกบชอและทอยไวกอน และสรางไฟลทเกบขอความในจดหมายไวอกไฟลหนงแยกจากกน แลวจงนาขอมลทงสองไปรวมหรอผนวกกน ทาใหไดจดหมายทมรปแบบและขอความทเหมอนกนหมด เวนแตชอและทอยของผรบเทานน เมอตองการทาจดหมายในลกษณะนอก เชน บตรเชญ รายการผลประกอบการ เพยงสรางไฟล ทเกบขอความในจดหมายใหม แลวนาไฟลรายชอของผรบทไดสรางไวแลวมาใชอก ชวยทาใหการสรางจดหมายรวดเรวขน หรอนาไปใชกบอเมลเพอสงจดหมายขาวใหกบสมาชกกได

1. จดทารายชอผรบ ทอย หรอรายการทจะมการเปลยนแปลงในจดหมายแตละฉบบไมเหมอนกนดวย

Microsoft Excel ตามภาพตวอยางเปนการสรางขอมล ชอ-นามสกล ทอย ในไฟล NamesAddresses.xlsx

2. จดทารางจดหมายสาหรบเตรยมจดทาจดหมายเวยน

1

2

38  

3. เลอกแทบ MAILINGS

4. เลอก Start Mail Merge แลวเลอก Letters

5. เลอก Select Recipients แลวเลอก Use an Existing List…

6. เลอกไฟลฐานขอมลจากไฟล Excel ทเตรยมไวทจะจดทา Mail Merge แลวคลกปม Open

3

4

5

6

39  

7. หลงจากเลอก Sheet ทจะนาเขาขอมลมาใชในการจดทาจดหมายแลวจะปรากฏ Dialog Box ใหจดการขอมลตางๆ กอนนาไปใชงาน หากตรวจสอบดแลวใชทงหมดตามคาตงตนทใหมาใหทาการกดปม OK เพอนาเขาขอมล

8. ขอมลถกนาเขามาทาจดหมายเวยนเรยบรอยแลวจะปรากฏชอไฟลททาการนาเขา แลวคลกปม OK

เพอดาเนนการจดทาจดหมายเวยน

9. การเพมชอผรบในจดหมาย นาเมาสวางเคอรเซอรขางหลงทจะให ชอผรบปรากฏ คลกเลอก “Insert Merge Field” แลวคลกเลอก Field ทตองการเชน “ชอ” “นามสกล”

7

8

9

40  

10. “ชอ” “นามสกล” กจะปรากฎขางหลงผรบจดหมาย

การตรวจสอบผลลพธ

1. เลอกแทบ MAILINGS ไปทกลม Preview Results คลกทปม Preview Results 2. คลกท ปมลกศร Next Record เพ อเลอนไปด ขอมลรายการตางๆ

10

12

41  

การบนทกจดหมายท ไดเปนเอกสารฉบบใหม

1. เลอกแทบ MAILINGS แลวเลอกกล ม Finish ใหคลกทปม Finish & Merge

2. คลกเลอก Edit Individual Document (จะปรากฏหน าตาง Merge to New Document ขนมาทนท)

3. ในหนาตาง Merge to New Document ใหกาหนดรายละเอ ยดใน Merge Records ดงน

- คลกท ดานหน าคาสง All: เพ อด งข อมลจากตารางฐานขอมลทงหมด - คลกท ดานหนาคาสง Current Record: เพอดงขอมลเฉพาะรายการทเปดอยในปจจบน

- คลกท ดานหนาคาสง From: และ To : เพอกาหนดชวงเวลาของการดงขอมล โดยจะตองระบลำดบของผร บคนแรกในชอง From : และลาดบของผ รบคนส ดทายในช อง To :

4. คลกปม OK

1

2

3

42  

การจาหนาซองจดหมายดวย Envelopes

เปดโปรแกรม Microsoft Word ตงคาหนากระดาษใหม

1. เลอกแทบ MAILINGS ใหเลอกกล ม Start Mail Merge ใหคลกตวเลอกซอง Envelopes

2. เลอกขนาดซองจดหมายทตองการทแทบ Envelope Options หากตองการตงคาขนาดซองจดหมายเองเลอกทขนาดแบบกาหนดเอง Custom size แลวคลกปม OK

1

2

43  

สาหรบการกาหนดคาซองจดหมาย ทาไดดงน ตวอยาง กรณตองการปรนทลงบนซองขนาด 8 1/2 (Width13.3 x Height18.4) 3. เมอกาหนดคาซองจดหมายไดแลว คลกปม OK

****ตวอยางการระบความกวางและสงของซองจดหมาย

3

44  

4. เลอกแถบ Select Recipients แลวเลอก Use an Existing List…

5. เลอกไฟลฐานขอมลจากไฟล Excel ทเตรยมไวทจดทาซองจมหมาย แลวคลกปม Open

6. หลงจากเลอก Sheet ทจะนาเขาขอมลมาใชในการจดทาซองจดหมายแลวจะปรากฏ Dialog Box ใหจดการขอมลตางๆ กอนนาไปใชงาน หากตรวจสอบดแลวใชทงหมดตามคาตงตนทใหมาใหทาการกดปม “OK” เพอนาเขาขอมล

4

5

6

45  

7. ขอมลถกนาเขามาทาซองจดหมายเวยนเรยบรอยแลวจะปรากฏชอไฟลททาการนาเขา

8. คลก OK เพอดาเนนการจดทาซองจดหมายเวยนตอในขนถดไป 9. การเพมชอผรบในจดหมาย นาเมาสวางเคอรเซอรขางหลงทจะให ชอผรบปรากฏ คลกเลอก Insert Merge Field แลวคลกเลอก Field ทตองการเชน “ชอ” “นามสกล”

10. “ชอ” “นามสกล” “ทอย” กจะปรากฎขางหลงผรบจดหมาย

7

8

9

9

46  

การตรวจสอบผลลพธ

1. เลอกแทบ MAILING เลอกในกลม Preview Results แลวเลอก Preview Results 2. คลกทปม Next Record เพอเลอนไปดขอมลรายการตางๆ

การบนทกจดหมายท ไดเปนเอกสารฉบบใหม

1. เลอกแทบ MAILING เลอกกล ม Finish ใหคลกเลอกคาส ง Finish & Merge แลวเลอก Edit Individual Document…

1

2

1

47  

จะปรากฏหน าตาง Merge to New Document ขนมาทนท

2. ในหนาตาง Merge to New Document ใหกาหนดรายละเอ ยดใน Merge Records ดงน

- คลกท ดานหน าคาสง All: เพ อด งข อมลจากตารางฐานขอมลทงหมด

- คลกท ดานหนาคาสง Current Record: เพอดงขอมลเฉพาะรายการทเปดอยในปจจบน - คลกท ดานหน าคาส ง From: และ To : เพ อกำหนดช วงเวลาของการดงขอมล โดย

จะตองระบลำดบของผร บคนแรกในชอง From : และลาดบของผ รบคนส ดทายในช อง To :

3. คลกปม OK

4. “ชอ” “นามสกล” “ทอย” กจะปรากฎขางหลงผรบจดหมาย

2

3

4

48  

1.5 การจดการไฟล

สาหรบผใชงาน Microsoft Word เพอเปนการปองกนปญหาทอาจเกดขนไดทกขณะ ไมวาจะเปนไฟดบ ตดไวรส เครองแฮงค โปรแกรมคาง ซงมผลทาใหงานทเราสรางอยหายไปได เราสามารถกาหนดเพอปองกนปญหาดงกลาวได 2 วธคอ ตงไฟลสารองอตโนมตและกาหนดใหโปรแกรมบนทกอตโนมต

ตงไฟลสารอง หรอ Backup อตโนมต

1. คลกแทบ FILE คลกเมน Options จะปรากฎหนาตาง Word Options

2. คลกเมน Advanced ใหคลกถกหนาขอความ Always create backup copy ในหวขอ Save ไฟลสำรองจะมไฟลนามสกล WBK (Microsoft Word Backup Document) แลวคลกปม OK

1

2

49  

กำหนดให โปรแกรมบ นท กอ ตโนม ต

1. คลกแทบ FILE คลกเมน Options จะปรากฏหนาตาง Word Options

2. คลกเมน Save ใหคลกถกหนาขอความ Save Auto Recover information every ใหกาหนดตวเลขวาจะใหบนทกทกๆกนาท (โดยปกตคาเรมตนของ Word จะให save ประมาณ ทก 10 นาท) แลวคลกปม OK เพอยนยน

1

1

50  

การตงระบบการกไฟลอตโนมต

ใน Microsoft Word เมอเราไดตงคาสงในการปองกนปญหาเหลานโดยการตงคาใหโปรแกรม Word ใน การสารองขอมลอตโนมต หรอตงใหบนทกไฟลอตโนมต วธการกไฟลจากทง 2 กรณ คอหากเกดกรณไฟดบ หรอ โปรแกรมคาง Microsoft Word จะแสดงหนาตางทางานดานซายมอ และจะแสดงไฟลตางๆ ทมการบนทกไว จากการตงคาใหบนทกหรอสารองขอมลไว ใหสงเกตงายๆ วาไฟลนคอไฟลทถกการสารองและกแบบอตโนมต คอจะมขอความ Auto Saved หรอ Recovered ตอทาย

1. กรณตงสารองขอมลอตโนมต 1. เวลาเปดไฟลจะพบคาวา "Auto Saved" ตอทาย 2. เวลาเปดไฟลเราจะพบไฟลทเราสงสารองอตโนมต ซงจะมไฟลนามสกล .WBK (Microsoft Word

Backup Document) 3. เลอกเปดไฟลนและสงบนทกแบบ Save As เปนไฟลใหมทเราตองการ 4. แตอยางไรกตาม ขอมลทได อาจไมอพเดททสด ทงนขนกบวน เวลาทมการเปลยนแปลงลาสด

2. กรณตงบนทกขอมลอตโนมต 1. เวลาเปดไฟลจะพบคาวา "Recovered" ตอทาย 2. ใหเขาใจวาเปนไฟลทเกดจากการตงคาการบนทกไฟลแบบอตโนมต 3. วธการใชงานกคอการเลอกบนทกเปนแบบ Save As เปนไฟลใหมทตองการได 4. แตอยางไรกตามขอมลทไดอาจไมอพเดททสด ทงนขนกบเวลาทมการบนทกลาสด

51  

การตง/เปลยน/ลบรหส ในไฟลเอกสาร การตงรหสในไฟลเอกสาร

1. คลกเลอกแทบ FILE แลวเลอก Save As

2. คลกทปม Browse

1

2

52  

3. คลกปม Tools (ดานลางของหนาตาง Save As) เลอกเมน General Options

4. ปรากฎหนาตาง General Options คลกเลอก ตง Password แลวคลกปม ok

- Password to open ใสรหสผานกอนเปดใชไฟล - Password to modify ใสรหสผานกอนแกไข

- Ready-only Recommended ใหเปดดไดอยางเดยว แกไขไมได

3

4

53  

5. ยนยนรหสผาน คลกปม OK 6. กลบมาหนาตาง Save As จะใหเราทาการเปลยนชอไฟลทเราตงรหสหรอเอาชอไฟลเดมจากนน คลกปม Save อกครง

7. ปรากฎหนาตางนแลว คลกปม Yes

8. คลกปม OK

5

7

8

6

54  

การเปลยนรหสในไฟลเอกสาร

1. คลกเลอกแทบ FILE เลอก Save As แลวคลกทปม Browse

2. คลกปม Tools (ดานลางของหนาตาง Save As) เลอกเมน General Options

1

2

55  

3. ปรากฎหนาตาง General Options คลกเปลยน Password แลวคลกปม OK

4. ยนยนรหสผานทเปลยน คลกปม OK

5. กลบมาหนาตาง Save As จะใหเราทาการเปลยนชอไฟลทเราแกไขรหสหรอเอาชอไฟลเดมจากนน คลกปม Save อกครง

6. ปรากฎหนาตางนแลว คลกปม Yes

3

4

5

6

56  

การลบรหสในไฟลเอกสาร

1. คลกเลอกแทบ FILE เลอก Save As แลวคลกทปม Browse

2. คลกปม Tools (ดานลางของหนาตาง Save As) เลอกเมน General Options

1

2

57  

3. ปรากฎหนาตาง General Options ทาการลบ Password ทเคยตงไว แลวคลกปม OK

4. ยนยนรหสผานเดมกอนลบ Password แลวคลกปม OK

5. กลบมาหนาตาง Save As จะใหเราทาการเปลยนชอไฟลทเราแกไขรหสหรอเอาชอไฟลเดมจากนน คลกปม Save อกครง

6. ปรากฎหนาตางนแลว คลกปม Yes

3

4

5

6

58  

1.6 เทคนคพเศษ

การแปลงไฟล Word เปน PDF 1. เปดโปรแกรม Microsoft Word และเปดไฟลทตองการแปลงเปน PDF File

2. ทาการแปลงไฟลโดยเลอกทแทบ FILE และเลอกในชอง Print 3. เมอปรากฏหนาตางการพมพ ใหเลอกเครองพมพเปน Adobe PDF

1

2

3

59  

4. เมอปรากฏหนาจอ Save PDF File As ใหตรวจสอบตาแหนงทจะทาการ Save และกาหนดชอไฟลตามตองการ และเลอกทปม Save

5. จะปรากฎหนาตาง Creating Adobe PDF ทาการประมวลผล

6. เมอประมวลผลเรยบรอยแลวจะขนหนาตางโปรแกรม PDf โดยอตโนมต

4

5

6

60  

Key ลดชวยใหการทางานงายขน ทใชงานบอยๆ มดงน

เปด CTRL+O

บนทก CTRL+S

ปด CTRL+W

ตด CTRL+X

คดลอก CTRL+C

วาง CTRL+V

เลอกทงหมด CTRL+A

ตวหนา CTRL+B

ตวเอยง CTRL+I

ขดเสนใต CTRL+U

ลดขนาดฟอนตลง 1 พอยต CTRL+[

เพมขนาดฟอนตขน 1 พอยต CTRL+]

จดขอความกงกลาง CTRL+E

จดขอความชดซาย CTRL+L

จดขอความชดขวา CTRL+R

ยกเลก ESC

เลกทา CTRL+Z

ทาซา CTRL+Y

ยอ/ขยาย ALT+W, Q แลวและคาทคณตองการในกลองโตตอบยอ/ขยาย

61  

การใชงาน Microsoft Word ทตางเวอรชนกน

วธปองกนปญหา Microsoft Word ตางเวอรชนกนใหกาหนด ตงคาการ Save ใหเปนเอกสารรนเกา

1. ตงคาบนทกพนฐาน บนทกแบบเฉพาะกจ

1. คลกแทบ FILE 2. เลอกท Save As แลวคลกทปม Browse

3. ตงชอไฟลทชอง File name 4. ตงคาบนทกพนฐาน บนทกแบบเฉพาะกจ ใหเลอก Save as type: Word 97-2003 Document

2

3

4

62  

2. ตงคาบนทกพนฐาน บนทกแบบอตโนมต

1. คลกแทบ FILE 2. เลอกท Save As แลวคลกทปม Browse

3. ตงชอไฟลทชอง File name 4. ตงคาบนทกพนฐานใหกดปม Tools 5. แลวเลอกท Save Options…

2

3

45

63  

6. ปรากฎหนาตาง Word Options ใหเลอก Save files in this format: Word 97-2003 Document (*.doc)

7. เมอทาการเปลยนเสรจใหคลกปม ok 8. กลบมาหนาตาง Save As ใหคลกปม Save

เพยงเทานทกครงททาการบนทกไฟลเอกสารกจะไมบนทกเปนไฟล DOCX อกตอไป เพราะจะบนทกเปนไฟลเอกสารทใชกบเวอรชน 97 – 2003 ไดทนท

6

7

8

64  

กาหนดใหหวตารางแสดงซาเมอขนหนาใหม

1. นาเคอรเซอรไปวางหวตารางทตองการใหแสดงทกหนา )เลอก 1 แถว( หรอหากตองการมากกวา 1 แถวใหเลอกจานวนแถวเพมเตมไดตามจานวนแถวทตองการใหแสดงในทกหนา

2. เลอกแถบ Layout แลวเลอก Repeat Header Rows

1

2

65  

3. กดปม Tab ทคยบอรดทสดตารางสดทายของหนา จะทาการขนหนาใหมแลวจะไดแถวหวตารางในทกหนาของเอกสาร

1

บทท 2 Microsoft PowerPoint 2013 Advanced

2.1 การสรางงานน าเสนอ

การออกแบบงานน าเสนอดวยสไลดส าเรจรป

ในการสรางงานน าเสนอใหมสามารถเลอกใช Template ทสวยงามทมใหเลอกเพมมากขนและสามารถปรบแตงเพมเตมท Theme และ Variants ทงการปรบแตง Color, Fonts, Effects และ Background Styles การสรางงานน าเสนอใน PowerPoint 2013 มวธหลกๆ อย 2 รปแบบ ดงน

การสรางงานน าเสนอเปลา (Blank Presentation) เปนการสรางงานน าเสนอหนาสไลดใหมทไมมการจดรปแบบและใชการตงคาตางๆ เปนคาเรมตน (Default) ของโปรแกรม ในการเปดไฟลน าเสนอครงแรกจะไดไฟลงานน าเสนอใหมชอวา Presentation

1. เปดใชงานโปรแกรม PowerPoint 2013 2.คลกแทบ File > ค าสง New 3. คลกเลอก Blank Presentation

2

-

3

5

1

1

1

1

3

-

3

5

1

1

1

1

67

การสรางงานน าเสนอแบบใชชดรปแบบ (Themes) มวธการสรางดงน 1.คลกแทบ File > ค าสง New > เลอกรปแบบ Theme 2.เลอกลกษณะสทตองการ 3.คลกปม Create

เปลยน Themes และ Variants สามารถเปลยนรปแบบท าไดโดย Theme >Design > Themes

1

-

3

5

1

1

1

1

2

-

3

5

1

1

1

1

3

-

3

5

1

1

1

1

68

สามารถปรบแกไข Theme เพมเตม เชน Colors, Fonts, Effects, Background Styles ไดท Variants

การปรบแตงขอความ WordArt Styles 1.เขาเมน Insert 2. คลก WordArt Styles

WordArt Styles

69

การปรบแตงกลองขอความดวย Shape Styles 1.เมน Format 2.คลก Shape Styles

การ Insert Picture 1. คลก Ribbon Tabs เลอก Insert และเลอก Pictures 1 2. เลอกรปภาพทตองการและคลกปม Insert

Shape Styles

Insert

2

70

การปรบแตงรปภาพใหสวยงามดวย Adjust และ Picture Styles 1. คลกทรปภาพ 2. จะปรากฏ Ribbon Tabs Picture Tool Format ทใชในการแกไขและตกแตงรปภาพ

- Corrections การแกไขความสวาง ความมด ความคมชดใหกบรปภาพ - Color การเปลยนสใหกบรปภาพ - Artistic Effects การใสลกษณะพเศษในรปแบบงานศลปะใหกบรปภาพ - Compress Pictures การแกไขความละเอยดของรปภาพ - Change Picture การเปลยนรปภาพใหมโดยรกษาการจดรปแบบและขนาดของภาพปจจบนทได

ก าหนดไว - Reset Picture ยกเลกการเปลยนแปลงทงหมดของการ

จดรปแบบทท าไวกบรปภาพ Ribbon Picture Styles สามารถเลอกลกษณะการ

จดรปแบบของรปภาพในลกษณะตางๆ เพมไดทค าสง More

จากนนใหเพมความสวยงามใหกบรปภาพ ดงน 1. Ribbon Adjust 2. Color เลอก Saturation: 300%

More

71

การ Crop Picture การ Crop Picture คอ การตดกรอบรปภาพเพอเลอกเฉพาะสวนของภาพทตองการ

1. คลกทรปภาพ จะปรากฏ Ribbon Tabs Format คลกค าสง Crop

2. จากนนจะเกดเสนขดรอบรปภาพ

72

3. คลกทเสนคางไวแลวลากไปยงต าแหนงภาพทตองการ

4. เมอไดต าแหนงภาพทตองการตดกรอบแลวคลกเมาสพนทบนสไลดหนงครง ภาพทท าการ Crop

จะถกตดกรอบออกเหลอเพยงพนทของภาพทเราตองการ แลวยายต าแหนงของรปภาพใหสวยงาม

Crop

73

การ Remove Background คอ การลบพนหลงของรปออก 1. คลกทรปภาพ จะปรากฏ Ribbon Tabs Format 2. คลกค าสง Remove Background

3. เกดจดสเหลยมพรอมเสนกรอบรอบรปภาพ 4. พนหลงของรปภาพจะเปนสชมพ 5. คลกทจดสเหลยมคางไวแลวลากไปวางทต าแหนงรปภาพทตองการใหแสดง เสรจแลวคลกค าสง

Keep Changes

Remove background

3

1

4-5

74

6. จะไดรปภาพทลบพนหลงดงรป

การสรางงานน าเสนอดวย Smart Art Smart Art Graphic คอ การสรางขอมลแบบกราฟก และความคดของคณแบบเปนภาพ สามารถ

สรางกราฟก SmartArt โดยเลอกจากเคาโครงตางๆ เพอใหการสอสารเปนไปอยางรวดเรว งายดาย และมประสทธภาพ Smart Art Graphic เมอเราจะกดเขาไปแสดง รปแบบ Smart Art ในรปแบบตางๆ

6

75

การสราง SmartArt Graphic เมอคลกท Ribbon Tab Insert เลอก Ribbon SmartArt จะปรากฏหนาตางChoose a SmartArt Graphic จากนน เลอกประเภทและรปแบบของ SmartArt ตามความเหมาะสมกบงานน าเสนอทเราตองการ

ประเภทของ SmartArt มดงน

1. List (รายการ) แสดงกลมขอมลทเปนล าดบหรอไมเปนล าดบ โดยการจดกลมหลกและกลมยอย จะแสดงไดทงขอมลและรปภาพ

76

2. Process (กระบวนการ) แสดงกระบวนการท างานแบบเปนทศทาง เชน ตามเสนเวลา ตามล าดบในงานกระบวนการไปยงผลลพธ ความสมพนธระหวางกลมขอมล

3. Cycle (วงกลม) แสดงขอมลตามล าดบหรอขนตอนงาน ในแนววงกลม เพอแสดงความสมพนธตอความคดหลกในรปแบบวงกลม

77

4. Hierarchy (ล าดบชน) เปนการแสดงความสมพนธแบบล าดบชน มแบบจากบนลงลาง หรอแบบล าดบชนจะใชกบกลมหรอขอมล เชน การแสดงแผนผงองคกรเปนตน

5. Relationship (ความสมพนธ) เปนการแสดงความสมพนธ ทมแนวคด แบบตรงกนขาม แนวคดทเชอมโยงกนหรอเปนวงจร

78

6. Matrix แสดงความสมพนธของสวนประกอบ ทแยกออกมากบสวนประกอบทงหมดในแนวทาง ทมหวขอยอย

7. Pyramid ใชแสดงตามสดสวน ความสมพนธทเชอมโยงกน หรอความสมพนธตามล าดบ โดย

แบงเปนชนตางๆ จากบนลงลาง จากลางขนบน

79

8. Picture เปนรปแบบทใชรปแบบรปภาพและใชขอความอธบายภาพ หรอใชรปภาพประกอบความสมพนธ

เมอเลอกรปแบบทตองการน ามาใชงาน เสรจแลวคลก OK

80

การพมพขอความลงใน Smart Art 1. คลกท Text ใน Shape ทตองการพมพขอความ

2. จะเกด cursor กระพรบสามารถพมพขอความทตองการไดทนท

1

2

81

การแกไขขอความ SmartArt 1. เลอก Shape ทตองการแกไขขอความ 2. คลกเมาสขวาเลอกค าสง Edit Text

การเพมและลบ SmartArt Graphic การเพมหรอลดจ านวนของขอความพรอมกบ Shape ทอยใน SmartArt สามารถเพมและลบ

SmartArt Graphic หากตองการเพมขอความพรอมกบ Shape โดยการเพม Shape นนสามารถเพมใหอยกอนหรอหลงจาก Shape ทเลอกไวได

1. คลกเมาสขวาท Shape จะปรากฏค าสงตางๆ 2. คลกเลอก Add Shape จะมรปแบบการเพม 2 แบบ คอ

- Add Shape After การเพม Shape ใหอยหลง Shape ทเลอกไว - Add Shape Before การเพม Shape ใหอยกอน Shape ทเลอกไว

82

หากตองการลบขอความพรอมกบ Shape 1. ดบเบลคลกท Shape ค าสง Type your text here จะขนมา 2. คลกรายการทตองการลบขอความพรอมกบ Shape 3. กดปม Backspace ทแปนคยบอรดเพอลบขอความพรอม Shape ทตองการ

การเปลยนรปแบบ SmartArt Graphic ดวย Layouts คลกท Ribbon Tab Design เลอก Ribbon Layout เพอเลอกรปแบบใหมทตองการน ามาใชงาน

หรอ คลกปม More เพอเลอกรปแบบตางๆ เพมเตม

1

2-3

83

การเปลยนรปแบบสใหกบ SmartArt Graphic ดวย Change Colors คลกเลอกรปแบบของสทตองการได โดยคลก Ribbon Tab Design เลอก Ribbon Change Colors

การเปลยนรปแบบ SmartArt styles ใหมรปแบบทโดดเดนและเพมความนาสนใจใหมากขน

คลก Ribbon Tab Design เลอกรปแบบ Styles ท Ribbon SmartArt

84

การน าเสนอขอมลดวยตาราง และกราฟ การ Insert Table, Insert Rows & Columns, Draw Table และ Eraser

Insert Table คอการสรางตารางลงไปในสไลดทเราตองการ 1. คลกท Ribbon Tab INSERT เลอก Table จะแสดงตารางดงรป 2. สามารถใชเมาสลากทตารางทงตารางแนวตงและแนวนอน ตามจ านวนทตองการ สวนเลอกไวจะ

แสดงเปนสเหลยมสสม

Insert Rows & Columns คอการแทรกตารางลงในตารางทไดสรางไว สามารถแทรกตารางไดทงตารางแนวตงและแนวนอน โดยคลกทตารางจนเกดเสนทบมรปสเหลยมรอบตาราง แลวคลกเมาสขวา จะปรากฏ ดงน

Ribbon ทใชในการจดการตาราง เลอก Insert จะแสดงรปแบบการแทรกตาราง รปแบบ 4 ใหเลอกใชงาน

- Insert Columns to the Left การแทรกตารางแนวตงดานซาย - Insert Columns to the Right การแทรกตารางแนวตงดานขวา - Insert Columns to the Above การแทรกตารางแนวนอนดานบน

- Insert Columns to the Below การแทรกตารางแนวนอนดานลาง

1

2

85

Draw Table คอการวาดตารางเพมลงในตารางทไดสรางไวแลว สามารถวาดไดทงตารางแนวตงและ แนวนอน การวาดตาราง ท าไดโดย

1. คลก Ribbon Table Insert 2. เลอก Ribbon Table เลอก Draw Table (การวาดตารางดวยตนเอง) โปรแกรมจะเปลยนจาก

Pointer เปนรปดนสอ 3. เลอนดนสอมาทตารางทสรางไว คลกเมาสแลวลากจะเกดเสนประแสดงใหเหนต าแหนงของตาราง

ทวาด เมอปลอยเมาส ตารางทวาดจะเพมลงในตารางทสรางไว

1

2

3

86

การลบเสนตาราง (Eraser) สามารถลบตารางไดโดย 1. คลก Ribbon Tab DESIGN เลอก Ribbon Eraser โปรแกรมจะเปลยน Pointer เปนรปยางลบส

ขาว 2. เมอคลกยางลบไปทต าแหนงเสนตารางทตองการลบ จะท าใหเสนตารางต าแหนงดงกลาวหายไป

หากตองการลบตารางในแนวตง แนวนอน หรอลบทงตาราง สามารถท าไดโดย 1. ลากเมาสคลมตารางต าแหนงทตองการลบและตารางทเลอกไวจะเปนสเทา 2. คลกเมาสขวาจะปรากฏ Ribbon ทใชในการปรบแตงตาราง แลวคลก Ribbon Delete จะปรากฏ

ค าสงทลบตารางใหเลอก 3 รปแบบ - Delete Columns การลบตารางแนวตง - Delete Rows การลบตารางแนวนอน

- Delete Table การลบตารางทงหมด

2

1

87

การเปลยนสและรปแบบใหกบตาราง ( Table Style ) สามารถท าไดโดย คลก Ribbon Tab Design ท Group Button Table Style มรปแบบใหเลอกใชงานหากตองการ

รปแบบเพมเตมคลกทปม More

การเปลยนสพนของตาราง (Shading) การใสส Gradient หรอการไลเฉดสสามารถท าไดโดย

1. คลกทตารางทตองการเปลยนสแลวคลก Ribbon Tab DESIGN 2. เลอก Ribbon Shading จากนนเลอก Gradient และเลอกสไตลทตองการ

More

1

2

3

88

การใสเสนขอบใหกบตาราง (Borders) 1. คลกทตารางทตองการใสเสนขอบ 2. คลก Ribbon Tab DESIGN เลอก Ribbon Borders จะมรปแบบเสนขอบตารางใหเลอก 11 แบบ 3. เมอคลกเลอกรปแบบทตองการจะแสดงผลทตารางอตโนมต เชน รปแบบ All Borders

การ Insert Charts และแกไขขอมลใน Excel

การ Insert Charts คอ การแผนภมน าลงในสไลนงานน าเสนอ โดยโปรแกรมจะสรางไฟลเอกสาร Excelและบนทกไฟลไวใหอตโนมต เมอมการปรบแกไขขอมลใน Excel ดวย PowerPoint กราฟทสรางไวจะเปลยนขอมลตามแบบขอมลใน Excel

การสราง Chart ท าไดโดย 1. คลก Ribbon Tab INSERT 2. เลอก Ribbon Chart2

1

2

1

3

2

89

จะปรากฏไฟล Excel เพอใสขอมลตางๆ ในตาราง (Chart) และจะแสดงตามลกษณะทไดเลอกรปแบบไว

การเปลยนพนหลง Chart Change Colors สามารถท าไดโดย

1. คลกท Chart ใหเกดเสนกรอบทบสเหลยมรอบ Chart 2. ดบเบลคลกเมาสทเสนกรอบของ Chart จะปรากฏ Panel Format Chart Area เพอใชในการ

ปรบแตง Chart ในรปแบบตางๆ

1 2

90

การเปลยนแปลงสของแทง Chart สามารถท าไดโดยคลกทแทง Chart ทตองการเปลยนส ซงการเปลยนสของแทง Chart มลกษณะการท างานคลายรปแบบพนหลง สามารถเลอกใชรปแบบของสไดตามตองการ

Quick layout คอ Chart ส าเรจรปสามารถเลอกใชงานไดโดยมการก าหนดรปแบบตางๆ ของ Chart ไวแลว ท าไดโดย

1. คลก Ribbon Tab CHART TOOL DESIGN 2. เลอก Ribbon Quick layout โดยมรปแบบ Layout ใหเลอกใชงาน 11 รปแบบ 3. คลกเลอกรปแบบทตองการได

2

1

3

91

Chart Styles คอ การเลอกใชรปแบบตางๆ ของ Chart ทโปรแกรมก าหนดรปแบบตางๆ ไวใหสามารถ เลอกใชงานไดทนท โดย

1. คลกท Chart แลวคลก Ribbon Tab DESIGN เลอก Ribbon Chart Styles 2. คลกปม Moreเพอดรปแบบทงหมด

Chart Element คอ การก าหนดรปแบบตางๆ ของ Chart ดวยตนเอง เชน - Axes แสดงค าอธบายแกนหลกในแนวตงและแนวนอนของแผนภม - Axis Titles แสดงชอแกนของแผนภม - Chart Titles แสดงชอแผนภม - Data Labels แสดงค าอธบายของชดขอมล ประเภทขอมลและคาในแกนของแผนภม - Data Table แสดงค าอธบายของชดขอมล ประเภทขอมลและคาในแกนของแผนภมในรปแบบ

ตาราง - Error Bars แสดงการตรวจสอบขอผดพลาดและคาเบยงเบนมาตรฐานของชดขอมล - Gridlines แสดงเสนบอกแนวระดบขอมลของแผนภม - Legend แสดงค าอธบายชดขอมล - Trendline แสดงเสนแนวโนมของชดขอมลหนงเสนหรอมากกวาเพอใชในการค านวณหา

แนวโนมของแผนภม

More

92

การก าหนดรปแบบตางๆ ของ Chart ท Ribbon Tab DESIGN คลก Ribbon Add Chart Element จะแสดงรปแบบการก าหนด Chart ดงรป

หากตองการเปลยน Chart รปแบบใดสามารถท าไดโดย

1. คลกเลอก Change Chart Type 2. กดปม OK โปรแกรมจะเปลยน Chart เปนรปแบบทไดเลอกไว

1

2

93

การจดรปแบบของทกสไลดดวย Color Scheme การจดรปแบบของทกสไลดดวย Color Scheme สามารถปรบแกไข Theme เพมเตมของ เชน Color, Fonts, Effects, Background Styles ท าไดโดย

1. คลก Ribbon เลอก Tab DEGISN 2. เลอก Variants จะปรากฏ Colors, Fonts, Effects, Background Styles 3. ถาตองการเปลยนสตามแบบทตองการ เลอก color 4. คลกเลอกท Customize Colors จะไดหนาตาง Create New Theme Colors 5. ท าการเลอกสทตองการเมอเลอกตามทตองการ แลว กด Save

94

การสราง Presentation ทเปนภาพอยางรวดเรวดวยค าสงอลบมรป Photo Album การสราง Photo Album คอ น ารปภาพมาประกอบงานน าเสนอในรปแบบอลบมเพอใหมความนาสนใจ สวย และตกแตงรปภาพเพมเตมในการใชน าเสนองานได ท าไดโดย 1. คลก Ribbon Tab INSERT คลก Photo Album 2. เลอกค าสง New Photo Album เพอสราง Photo Album 3. จะปรากฏหนาตาง Photo Album ท Album Content Insert picture from คลก File/Disk เพอน ารปภาพมาสรางเปน Album 4. จากนนเลอกรปภาพทตองการ ตวอยาง เลอกรปภาพจากไดรฟ

2

1

3

95

1. New Text Box คอ การแทรกขอความประกอบรปภาพ โดยจะแทรกสไลดตอจากสไลดทถกเลอก 2. Picture Options/All picture black and white คอ การก าหนดสขาว ด า ใหกบรปภาพ 3. Picture Layout คอ การก าหนดรปแบบของรปภาพ จ านวนของรปภาพทแสดงบนสไลด 4. Frame Shape คอ การก าหนดรปรางกรอบของรปภาพ

5. ตงคารปภาพเพมเตม คอ ใชในการแกไขรปภาพ เชน การหมน การปรบความสวาง ความเขมของ

รปภาพ

6. เสรจแลวคลกปม Create

50

โปรแกรมจะสรางไฟล Photo Album และจดวางตกแตงรปภาพตามทไดตงคาไวทหนาตาง Photo Album

1

2

3

4

5

6

96

ท าการบนทกเพอจดเกบไฟลท Ribbon Tab File เลอก Save As และคลก Browse

2.2 การใสเสยง รปภาพ ภาพเคลอนไหว และวดโอ การใสเสยงใหตางๆใหกบรปภาพ (Sound effect)

สามารถดงดดผฟงใหสนใจงานน าเสนอยงขน ซงมขนตอนดงน 1. คลกเลอกสไลด และ คลกท Ribbon Tab Insert 2. คลกทปม Audio 3. เลอก Audio on My PC 4. จะปรากฏหนาตาง Insert Audio ใหเลอกโฟลเดอรทเกบไฟลเสยงเลอกไฟลเสยงตามตองการ 5. คลกทปม Insert

1

1

2

1

3

1

4

1

5

1

97

จะปรากฏหนาจอดงน

การใสเสยงเพลง / เสยงบรรยายประกอบสไลด 1. เลอก Ribbon Tab Slide Show คลกค าสง Record Slide Show เลอกต าแหนงของสไลดทตองการ

บนทกเสยงบรรยาย ม 2 แบบคอ ตวอยางเลอก Start Record from Current Slide - Start Recording from Beginning เรมบนทกเสยงทสไลดแรก - Start Recording from Current Slide เรมบนทกเสยงสไลดทเปดอย

2. คลกปม Start Recording

98

- Slide and animation timings ก าหนดเวลาภาพนงและภาพเคลอนไหว - Narrations and laser pointer (No microphone found) ตวชแบบเลเซอรและค าบรรยาย 3.บนทกเสยงบรรยายทสไลด เสรจแลวคลกปมลกศรเลอนไปบนทกเสยงทสไลดถดไป

4.เมอตองการยกเลกการบนทกเสยงสามารถเลอกยกเลกเฉพาะสไลดทเปดอยทงหมดได หรอคลกทไอคอน บนสไลด จากนนกดปม Del บน Keyboard การใสคลปวดโอ

การ Insert Video คอ การน าไฟลวดโอมาแทรกลงบนสไลดงานน าเสนอ โดยไฟลวดโอทสามารถน ามาแทรกลงสไลดนน ไดแก .wmv, .mp4, .mpeg, .mov, .avi, .swf เปนตน ท าไดโดย

1. ไปท Ribbon Tab INSERT คลก Viedo 2. เลอก Viedo on PC

1

2

99

3. จะปรากฏหนาตาง Insert Video จากนนเลอกไฟลวดโอทตองการ แลวคลก Insert

4.จะไดไฟลวดโอแทรก ดงรป

3

4

100

เมอแทรกไฟลวดโอแลวท าการปรบแตงวดโอดวย Adjust และ Video Styles ท าการดบเบลคลกท วดโอกด จะปรากฏ Ribbon Tab VIDEO TOOLS FORMAT เพอเพมความนาสนใจใหกบไฟลวดโอ โดยการปรบแตงวดโอดวย Adjust สามารถปรบคาตางๆไดดงน

- Corrections การปรบความสวาง/ความมด - Color การเปลยนส - Poster Frame การตงคาภาพตวอยางคลปวดโอ - Reset Design การคนคาการปรบแตงวดโอตางๆ

การคนคาการ ปรบขนาดของวดโอและการปรบแตงวดโอดวย Video Styles สามารถปรบคาตางๆ ดงน - Video Styles มรปแบบส าเรจรปใหเลอกใชงาน 3 แบบ คอ Subtle, Moderate และ Intense สามารถคลกเลอกรปแบบเพอใชงานไดทนท

- Video Shape การเปลยนรปราง - Video Border การใสเสนขอบ - Video Effects การใสลกษณะพเศษ

101

การเปลยนรปรางใหกบวดโอ 1. คลกทวดโอ เลอก Ribbon Tabs VIDEO TOOLS FORMAT 2. เลอก Video Styles > Video Effects

1

2

102

2.3 การน าเสนอภาพนง การปรบตงคาการน าเสนอตางๆ การเปลยนภาพนงในระหวางงานน าเสนอดวยรปแบบตางๆ

การสราง Transition การเปลยน Effect Options การเพมลกษณะพเศษ การเพมการเคลอนไหวใหกบสไลด เพอใหการน าเสนอในแตละสไลดมความโดดเดน นาสนใจมากขน การสราง Transitions ท าไดโดย

1. คลก Ribbon Tab TRANSITIONS จะปรากฏรปแบบตางๆ ของ Transitions ใหเลอกใชงาน 2. ตองการเลอก TRANSITIONS รปแบบทงหมดคลกปม More

หากไดรปแบบทตองการคลกเลอกเพอใชงานไดทนท โปรแกรมจะแสดงตวอยางการเคลอนไหวของสไลด เชน รปแบบ Cube

More 1

1

1

21

1

103

การเปลยน Effect Options คอ การเปลยนลกษณะพเศษการเคลอนไหวของสไลด เพมเตมซงขนอยกบรปแบบทเลอกใชงาน ตวอยาง เชน รปแบบ Cube จะมลกษณะพเศษใหเลอกเพมเตม 4 รปแบบ คอ From Right, From Bottom, From Left และ From Top

การก าหนดคาเพมเตมดวย Timing คอ การก าหนดการแสดงผลและความเรวในการแสดงการ

เคลอนไหวของสไลด ประกอบไปดวยเครองมอตางๆ ดงน

Sound คอ เสยงทใชเลนระหวางการแสดงการเคลอนไหวของสไลด Duration คอ ระบความยาวของการเปลยนแปลงการแสดงการเคลอนไหวของสไลด Apply To All คอ การตงคาท Timing ทงหมดจะถกน าไปก าหนดกบสไลดทงหมดของไฟลงานน าเสนอ Advance Slide คอ การก าหนดการแสดงสไลดลวงหนา มรปแบบใหเลอก 2 แบบ คอ

- On Mouse Click แสดงสไลดถดไปเมอคลกเมาส - After แสดงสไลดถดไปเมอถงเวลาทก าหนด

104

การสราง Animation การเปลยน Effect Options การสรางภาพเคลอนไหวใหกบวตถทอยบนสไลด เพอเพมจดสนใจและสรางลกษณะพเศษใหกบวตถ เชน ขอความ รปภาพ โดยการสราง Animation ใหกบวตถท าไดโดย

1. คลกเลอกวถตทตองการ จากนนคลก Ribbon Tab ANIMATIONS 2. ตองการเลอก ANIMAITIONS รปแบบทงหมดคลกปม More

Animation มลกษณะ 4 รปแบบ ใหเลอกใชงาน -ท าใหวตถปรากฏออกมา

More 1

1

1

1

1

2

1

1

1

1

105

-เปนการเนนใหวตถเดนขน

-ท าใหวตถหายหรอออกจากสไลด

106

-เปนการก าหนดเสนทางการเคลอนไหวใหกบวตถ

การเปลยนลกษณะพเศษของ Animation เพมเตมซงขนอยกบรปแบบทเลอกใชงาน ตวอยาง เชน Animation ลกษณะ Entrance รปแบบ Wipe จะมลกษณะพเศษใหเลอกเพมเตม 4 รปแบบ คอ From Button, From Left, From Right และ From Top

107

การก าหนดคาเพมเตมดวย Advanced Animation เปนเครองมอทใชในการก าหนดคาเพมเตมใหกบว ตถ ประกอบไปด ว ย Add Animation, Animation Pane, Trigger และ Animation Painterม , Add Animation การเพมลกษณะการเคลอนไหวใหกบวตถ ซงรปแบบทเพมมาใหมจะแสดงการเคลอนไหวถดจาก Animation รปแบบกอนหนาทเลอก ไวสามารถเลอกใช Animation ไดทง 4 ลกษณะใหตรงกบความตองการในการน าเสนอ

Animation Pane เปนเครองมอทใชในการจดล าดบการแสดงภาพเคลอนไหวภายสไลด ทไดก าหนด

Animation ใหกบวตถไว การก าหนดระยะเวลาแสดง Animation หากตองการจดล าดบการแสดงภาพเคลอนไหว ท าไดโดย

1. คลกเลอกวตถทตองการเปลยนล าดบการแสดงท Panel Animation Pane จะมปม

และปมเลอนล าดบไวดานลาง เล อนล าดบไวด านบน

108

Trigger การก าหนดเงอนไขพเศษในการแสดงการเคลอนไหวของรปภาพเมอคลกวตถAnimation Painter การคดลอกลกษณะ รปแบบการเคลอนไหวของวตถใดๆ ทก าหนดไวแลวน าไปใชกบวตถอนๆ ทตองการใชรปแบบของ Animation แบบเดยวกน โดย

1. คลกเลอกวตถทเราตองคดลอก Animation จากนน 2. คลก Animation Painter เลอน Pointer ไปยงวตถทตองการใส Animation สงเกตไดจาก

Pointer จะเปลยนรปจากลกศรเปนแปรงทาส น าไปปายทวตถๆ นน จะถกน า Animation รปแบบเดยวกนมาใชใหวตถเกดการเคลอนไหวรปแบบเดยวกน

การยกเลก Animation ท าไดโดย 1. คลก Drop Down ของวตถทตองการ ท Panel AnimationPane 2. จะปรากฏค าสงตางๆ เพมขน แลว เลอก Remove เพอลบ Animation

1

1

4

1

4

1

2

1

4

1

4

1

2

1

4

1

4

1

1

4

1

4

1

109

การก าหนดคาเพมเตมดวย Timing คอ การก าหนดการแสดงผลและความเรวในการแสดงการเคลอนไหวของวตถ ประกอบไปดวยเครองมอตางๆ ดงน

Start คอ การก าหนดการแสดงผลการเคลอนไหวของวตถ มรปแบบใหเลอก 3 แบบ คอ

- On Click แสดงวตถเมอคลกเมาส - With Previous แสดงวตถพรอมกบวตถกอนหนาทก าหนด Animation ไว - After previous แสดงวตถหลงจากวตถกอนหนาแสดงเสรจแลว

Reorder Animation คอ การจดล าดบการแสดงภาพเคลอนไหวของวตถทอยในสไลด สามารถยายได 2 แบบ คอ

- Move Earlier การเลอนล าดบการแสดงภาพเคลอนไหวของวตถไวดานบน - Move Later การเลอนล าดบการแสดงภาพเคลอนไหวของวตถไวดานลาง

การก าหนดใหแสดงบางสไลดเทานนดวยค าสง Custom slide show

การสราง Custom slide show บางครงการน าเสนอในตางสถานทในแตละโอกาส แตละกลมผชม อาจไมจ าเปนตองแสดงสไลดทงหมด แตใชไฟลน าเสนออยางเดยวกนสามารถก าหนดเลอกสไลดบางสไลดและตงชอเฉพาะของกลมผชมถาตองการน าเสนอใหแตละกลมกสามารถเลอกจากค าสง Custom Slide Show และเลอกชอชดทตองการแสดงไดทนท เปนขอดทไมจ าเปนตองท าส าเนางานน าเสนอไวหลายชดเพอไปเปดใหตรงกบกลมผชม วธการก าหนดท าไดโดย

110

1. คลก Ribbon Tab SLIDE SHOW 2. ทกลมค าสง Start Slide Show คลกทค าสง Custom Slide Show เลอกค าสง Custom Show

3. คลกปม New เพอสรางกลมผชม 4. พมพชอกลมทชอง Slide show name: 5. คลกเลอกสไลดทตองการน าเสนอใหเฉพาะกลมน

6. คลกปม Add เพอเพมสไลดเขากลมเมอเพมสไลดเขาในกลมจนครบแลว คลกปม OK 7. จะปรากฎหนาตาง Custom Shows สามารถคลกปม Show เพอน าเสนอเฉพาะกลมทไดสรางไว

ในทนท หรอหากยงไมท าการน าเสนอ ใหคลกปม Close

1

2

3 4

5

6

7

111

การแกไขหรอยกเลก Custom Slide Show ท าไดโดย คลกปมทตองการแกไขตามตองการ ประกอบดวย - Edit แกไขกลมทเลอก

- Remove ลบกลมผชมทเลอก - Copy คดลอกกลมทเลอก การสรางการเชอมโยง (Hyperlink) ขนสง และสรางการควบคม (Action)

การสรางการเชอมโยงดวย Hyperlink การเชอมโยงถอเปนสวนหนงทส าคญและขาดไมไดในการน าเสนอ หากผน าเสนอยงใชวธการเดมๆ ในการคลกเปลยนสไลดเพอขามสไลดทไมตองการแสดงใหเหนและอาจจะท าใหดไมเปนมออาชพ ดงนนการเชอมโยงสไลดดวย Hyperlink จงเขามามสวนส าคญมากขนในการเชอมโยงสไลดเขาดวยกน หากตองการขามหนาไปยงหนาสดทาย การท า Hyperlink ทขอความสามารถท าใหเราขามไปยงสไลดหนาสดทาย ดงนน Hyperlink สามารถเชอมโยงสไลดตางๆ ใหสมพนธกนได จงท าใหมความสะดวกรวดเรวและดเปนมออาชพมากยงขน

ขนตอนแรกเปดโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013 จากนนเลอกขอความในสไลดตาง ๆ ท

ตองการท าการเชอมโยงไปยงหนาสไลดอนๆ 1. คลกกลองขอความทตองการจะท า (Hyperlink) จากนนคลกทตวอกษร

1

112

2. คลกขวาทกลองขอความและเลอก Hyperlink หรอคลกท Tab Insert ในกลมเครองมอ Links

จะมหนาตาง Edit Hyperlink ปรากฏขนมาใหตงคา โดยการตงคานนสามารถเลอกได 2 แบบ คอ Existing File or Web Page (เชอมโยงไปยงโปรแกรมอนๆ หรอหนาเวบไซต) และ Place in This Document (เชอมโยงไปยงสไสดอนๆ ภายในเอกสาร) Existing File or Web Page (รปซาย)หากเราตองการจะเชอมโยงขอความ ไปยงหนาเวบไซต ใหกรอกทอยเวบไซตเชน https://www.google.co.th ในชอง Address

1. หากเราตองการจะเชอมโยงขอความ ไปยงไฟลตางๆ เชน ไฟล วดโอ เพลง Word Excel หรอPowerPoint กท าไดเชนกน โดยเลอกจากทอยไฟลทอยบนเครองคอมพวเตอร ในสวนของ Current Folder

2. Place in This Document (รปขวา) หากเราตองการจะเชอมโยงขอความ ไปยงสไลดหนาอนๆ ในไฟลเดยวกน ใหคลกเลอกสไลดทตองการเชอมโยง Select place in this document

3. เมอตงคาการเชอมโยงเสรจสนแลวใหเราคลก OK และใหเราสงเกตขอความทมการเชอมโยง จะปรากฏขอความทขดเสนใตและสเปลยนไปจาก เดมสามารถทดสอบการเชอมโยงได โดยใหเปลยนเปนโหมด Slide Show หรอกด F5 โดยคลกทขอความทเราสรางการเชอมโยง จากนนสไลดจะถกเปลยนไปยงหนาทท าการเชอมโยงไว

2

1

2

3

113

การเชอมโยงการน าเสนอดวย Action Buttons หรอการเรยกไฟลขนมาแสดงบนหนาสไลดขณะท

ก าลงน าเสนออย ขนตอนการเรยกใชงาน Action Buttons ปดไฟลงาน Microsoft PowerPoint 2013 ทสรางเสรจแลว จากนนเลอกสไลดทตองการแทรก Action Buttons โดยการแทรก Action Buttons ลงบนสไลดนน ท าไดโดย

1. คลกท Ribbon Tab INSERT 2. คลกทเครองมอ Shapes ในกลมของ Illustrations 3. Action Buttons จะอยดานลางสดของเครองมอ Shapes หลงจากเจอปมแลวใหคลกเลอกปมท

ตองการจะแทรกลงบนสไลดงานน าเสนอ ในตวอยางจะเปนการสรางปมกลบหนาแรก (Home)

4. เมอเลอกปมแลว วาดปมลงบนหนาสไลดโดยกดคลกซายแลวลาก (Drag mouse) หลงจากวาดปม

ลงไปในสไลด จากนนจะปรากฏหนาตาง Action Settings ขนมาใหตงคาปม Action Buttons ทไดสราง

5. ท าการเลอก Hyperlink to : First Silde เพอเชอมโยงไป สไลดแรก และ คลก Ok

1 2

3

114

Tab Mouse Click เปนการตงคาการแสดงผลเมอมการคลกเมาส Tab Mouse Over เปนการตงคาการแสดงผลเมอวางเมาสลงบน Buttons None คอ ไมมการแสดงผล (ปม Action Buttons จะไมมการแสดงผลใดๆ) Hyperlink to คอ เชอมโยงถง (การเชอมโยงไปยง สไลดหนาตางๆ เวบไซตตางๆ หรอ PowerPoint ไฟลอนๆ) Run Program คอ เชอมโยงถงโปรแกรมทตองการเปด (เรยกเปดใชงานโปรแกรม เชน Word, Excel เปนตน) Play Sound คอ แทรกเสยงลงบนปมกด เมอมการคลกปม

4

115

1. การสไลดน าเสนอทงหมด 2. คลกปม Action Buttons โดยการกด F5 เพอเขาสหนาจอการน าเสนอ แลวทดลองคลก Action Buttons ทไดท าการสรางไว 3. จะเชอมโยงไปยง สไลดหนาทตงคาไวคอ First slide สไลด(แรก) 2.4 เทคนคการน าเสนองาน การใชมมมองของผน าเสนอ แบบ 2 จอส าหรบผบรรยายผฟง

การแสดงงาน Presentationเมอสรางงานน าเสนอเสรจแลวและตองการฉายสไลด โดยโปรแกรมจะแสดงลกเลนตาง ๆ ทเราก าหนดไวในสไลด ม 2 วธ ดงน วธท 1 1. คลกท Ribbon Tab SLIDE SHOW หรอกดทปม F5 โปรแกรมจะน าเสนอตงแตสไลด เรมตนหรอกดทปม Shift + F5 เพอฉายงานน าเสนอตงแตสไลดปจจบน วธท 2 2. คลกทแทบ Slide Show แลวคลกเลอกทปมค าสง - From Beginning : โปรแกรมจะน าเสนอตงแตสไลดเรมตน (หรอกดทปม F5) - From Current Slide : โปรแกรมจะน าเสนอตงแตสไลดปจจบน (หรอกดทปม Shift + F5)

1

2

116

หนาจอแสดงงาน Presentation โดยมมมองนจะมอยดวยกน 2 แบบ คอ -มมมองส าหรบผชม (Full Screen) เปนมมมองแบบเตมจอ ส าหรบฉายขนบนฉากรบใน

หองประชมหรอเชอมตอจอภาพท 2

-มมมองส าหรบผบรรยาย (Speaker View) เปนมมมองทใสรายละเอยดตาง ๆ ส าหรบผบรรยาย

1.คลกท Note 2. ใสขอความทตองการอานยอในการน าเสนอ

2 1

117

กดทปม F5 โปรแกรมจะน าเสนอตงแตสไลดเรมตนแบบเตมจอภาพและคลกขวากด Show Present view

เรมน าเสนอไดเลย ทจอโนตบคของผน าเสนอจะเปน Presenter view - สวนทจอโปรเจคเตอรจะเปน Slide show

118

ในมมมองของผน าเสนอ สามารถท าสงตอไปน

เมอตองการไปยงสไลดกอนหนาหรอสไลดถดไป ใหเลอก กอนหนา หรอ ถดไป

เมอตองการดสไลดทงหมดในงานน าเสนอ ใหเลอก ดสไลดทงหมด

เคลดลบ: รปขนาดยอของสไลดทงหมดในงานน าเสนอ (ดงแสดงดานลางน) ท าใหสามารถขามไปสไลดใดสไลด

หนงไดอยางงายดาย

เมอตองการดรายละเอยดในสไลดใหชดเจนยงขน ใหเลอก ขยายลงในสไลด แลวชเมาสไปยงจดทตองการด

119

เมอตองการชทสไลดหรอเขยนบนสไลดของระหวางทคณก าลงน าเสนองาน ใหเลอก เครองมอปากกาและตวช

เลเซอร

เมอตองการซอนหรอยกเลกการซอนสไลดปจจบนในงานน าเสนอใหเลอก ปดการแสดงสไลดใหเปนสด าหรอ

ยกเลกการปด

มมมองของผน าเสนอจะขยายตามเครองฉายภาพหรอจอภาพภายนอกโดยอตโนมต สามารถสลบจอภาพไดถา

ตองการ

เทคนคการควบคมการฉาย Presentation เชน การกระโดดขามบางสไลด

เมองานน าเสนอทไดสรางขนมาจ าเปนทจะตองน าไปน าเสนอในหลายสถานท หลายโอกาส หลายกลม

คน แตใชไฟลน าเสนอเดยวกน เพยงแตกลมไมไดใชทกสไลดทงหมดเหมอนกน เชน เมอน าเสนอใหคนกลม

ผบรหารอาจจะน าเสนอเพยงแคสไลดท 1 – 10 และ กลมแผนกการเงนใชสไลด 2 – 12 เปนตน เรากสามารถ

จดกลมสไลดทจะไปน าเสนอในแตละโอกาสดวย Custom Show ดงน

1. คลก Ribbon Tab Slide Show เลอกค าสง Custom Slide Show

2

1

120

2. เมอคลก Custom shows จะปรากฏหนาตางน 3. คลกปม New แลวตงชอในชอง Slide show name 4. เลอกสไลดทตองการจากดานซายมอ แลวคลกปม Add จากนนคลกปม OK

1.ถาตองการแกไขใหคลกปม Edit แตถาตองการลบทงใหคลกปม Remove 2. จากนนคลกปม Close

3

3

4

Add

4

1

2

121

1. เมอตองการใชงานใหคลก Ribbon Tab Slide show แลวเลอกค าสง Custom Slide Show 2. เลอกชอทตองการจะ Show

2.5 เทคนคพเศษ เทคนคการลดขนาดไฟลใหจวในพรบตา

ลดขนาดไฟล ให เล กลงด วย PowerPoint 2013 สามารถลดขนาดไฟลท ม ขนาดใหญขอ งPowerPoint เวอรชนเกาๆ ได รวมทงเวอรชน 2013 สามารถบบอดขนาดไฟลของรปภาพไดงายๆ เพยงแคใชค าสงพเศษทซอนอยในสวนของการบนทกไฟลงาน PowerPoint 2013 เนองจากโปรแกรมจะท าการลดขนาดคณภาพรปภาพทอยในเอกสารงานน าเสนอใหมขนาดเลกลงโดยรายละเอยดของรปภาพจะถกลดลงไปดวยเชนกน ดงนนจงเหมาะส าหรบงานน าเสนอทมรปภาพจ านวนมาก ท าใหไฟลมขนาดใหญ จงเปนปญหาส าหรบการสงไฟลผานอเมลทมกจะสงไมผาน เนองจากขนาดไฟลมขนาดทใหญและถกจ ากดวาหามสงเกนกวาขนาดทก าหนดไว และในหวขอนจะมาสาธตวธการบบอดไฟล PowerPoint ทมรปภาพจ านวนมาก ใหมขนาดไฟลทเลกลงกวาเดม ท าไดโดย

1. เปดไฟลงานน าเสนอใดๆ กไดทตองการลดขนาดไฟล จากนนคลกท Tab File คลกเลอกท Save As คลก Computer และคลกท Browse

1

1

2

122

2.คลกเลอก Tool และคลกท Compress Picture คอการบบอดรปภาพ

จะเหนวาไดวาในสวนของ Target output จะมใหเลอกอย 3 สวนดงน Print (220ppi) คอ เหมาะส าหรบงานพมพคณภาพสงหรอจอภาพรายละเอยดสง Screen (150ppi) คอ เหมาะส าหรบงานน าเสนอทอยบนหนาเวบเพจหรอเครองฉาย E-mail (96ppi) คอ เหมาะส าหรบงานทสงอเมลหรอการแชรขอมล (แนะน า) ใหผใชงานคลกเลอกหวขอ E–mail (96 ppi) Minimize document size for sharing ซงจะยอไฟลใหเปนขนาดไฟลทเลกทสดซงจะเหมาะส าหรบการลดขนาดไฟลในแบบทไมตองการรายละเอยดของรปสงมากนกและในขนตอนสดทายใหกด OK แลวตอดวยการบนทก Save ลงบนเครองคอมพวเตอรของเรา

2

123

การบนทกไฟลงานน าเสนอ ในรปแบบตางๆ เชน PDF , PowerPoint Show และไฟลรปภาพ เมอสรางงานน าเสนอขนมาแลว และถาตองการบนทกงานน าเสนอนนเกบไว สามารถท าไดหลาย

ลกษณะ ดงน วธการบนทกงานน าเสนอใหม ไฟลนามสกล .pptx 1.คลกแทบ File 2.คลกท Save หรอ Save As - Save คอ บนทกงานน าเสนอเปนชอเดม - Save As คอ บนทกงานน าเสนอเปนชอใหม 3. กรณทเลอก Save As ใหคลกท Computer (กรณตองการบนทกงานไวในเครองคอมพวเตอรท าการเลอกโฟลเดอรทตองการจดเกบไฟล) 4. คลกทปม Browse จะปรากฎหนาตาง เลอกจดเกบไฟลในต าแหนงทตองการเกบในชอง Save as typสามารถเลอกไฟลทเราตองการ save เพอน าไปใชใหเหมาะสมกบการใชงาน จากนนกดปม Save

วธการ Export ไฟลนามสกล .pdf 1.คลกแทบ File 2.คลกค าสง Export 3.คลกค าสง Create a PDF/XPS Document 4.เลอกต าแหนงจดเกบไฟล แลวกดปม Publish

124

วธการ Export เปนไฟล PowerPoint Show 1.คลกแทบ File 2.คลกค าสง Export 3.คลกค าสง Chang File Type 4.เลอกรปแบบการบนทกไฟล PowerPoint show (*.ppsx) 5.คลกเลอก Save as 6.เลอกต าแหนงจดเกบไฟล แลวคลก Save

วธการ Export เปนไฟลรปภาพ 1.คลกแทบ File 2.คลกค าสง Export 3.คลกค าสง Chang File Type 4.เลอกรปแบบการบนทกไฟลรปภาพท Image File Type มรปแบบไฟลภาพเปน PNG Portable Network Graphics หรอ JPEG File Interchange Format ซงกจะแตกตางกนตามความเหมาะสมการน าไปใชงาน - JPEG File Interchange Format เมอบนทกแลวรปภาพจะถกลดคณภาพลง สงผลใหขนาดไฟลเลก - PNG Portable Network Graphics จะเปนแบบ lossless คอ เมอบนทกแลวรปภาพจะคงคณภาพตามท

เหน และ สงผลใหขนาดไฟลใหญ

125

เมอคลกปม Save แลว จะปราฏหนาตางดงน

- All Slides ทกสไลดจะถกท าเปนไฟลรปภาพและสราง Folder พรอมจดเกบรปภาพทงหมดไว - Just This One สไลดทเลอกจะถกจดท าเปนไฟลรปภาพเพยงสไลดเดยว

การ Export ไฟลงานน าเสนอดวย Create a video และ Create handouts การ Export ไฟลงานน าเสนอดวย Create a video การสรางงานน าเสนอดวย PowerPoint 2013

การน าเสนอหรอพรเซนเทชน อาจมขอจ ากดบางอยางโดยเฉพาะการน าเสนอผานทางเวบไซต ซงไมสามารถน าเสนอแบบเตมรปแบบได อาจเกดจากขอจ ากดทางดานของโปรแกรมการน าเสนอ ผใชงานจงจ าเปนตองมการแปลงไฟลงานน าเสนอ ใหอยในรปแบบวดโอ เพอใหการน าเสนอสามารถน าเสนอไดหลากหลายรปแบบและไมจ าเปนตองเปนไฟล PowerPoint เสมอไป 1.คลกแทบ File 2.คลกค าสง Export 3.คลกค าสง Create a Video 4. มค าสงใหเลอกตงคาอย 3 แบบ - ตงคาขนาดของไฟลทเหมาะส าหรบงานน าเสนอ

126

- เลอกใชการบนทกขณะบรรยายหรอไม - การตงคาการเปลยนสไลดทกๆ กวนาท

5. เมอตงคาเสรจแลว ใหคลกค าสง Create Video 6. เลอกต าแหนงจดเกบไฟลวดโอ และเลอกไฟลนามสกล.wmv หลงจากบนทกเสรจแลวจะไดไฟลวดโอ ซง

สามารถเปดใชงานไดโปรแกรม Windows Media Player

การทดลองพมพงานน าเสนอในรปแบบตางๆ

การน าเสนองานดวย Create Handouts หลงจากไดเตรยมงานน าเสนอทเปนรปแบบสไลดเสรจเรยบรอยแลว ล าดบถดมาควรจดท าเอกสารประกอบการบรรยายเพอใหผชมไดรเนอหาภายในเอกสารประกอบค าบรรยายจะเปนรปแบบสไลดแผนเลกๆ ทมพนทวางดานขางใหผชมไดจดบนทกไดจดพมพ Handouts ดงน

1. คลกแทบ File 2. คลกค าสง Export 3. คลกค าสง Create Handouts 4. คลกปม Create Handouts เพอสรางคมอการน าเสนอใน Word

ตงคาขนาดของไฟลทเหมาะส าหรบงาน

ตงคาการเปลยนสไลด

ทกๆ หนวยเปนวนาท

เลอกใชการบนทกขณะ

บรรยายหรอไม

127

5. เลอกรปแบบการจดหนาไดถง 5 แบบ เมอเลอกรปแบบแลว ใหคลกเลอกค าสง Paste คลกปม OK และรอโปรแกรมประมวลผล เมอแกไขขอความ ลบสไลด ดวยโปรแกรม Word ขอมลใน PowerPoint จะถกปรบปรงโดยอตโนมต

หากไมตองการแกไขไฟลและปรบแตงไฟลเอกสารในโปรแกรม Word สามารถใชวธการสงพมพผานโปรแกรม PowerPoint 2013 ไดเลย แตอาจจะเกดชองวางระหวางสไลดมากกวาท าใหใชพนทกระดาษมากเกนไปเกดความสนเปลองได

บทท 3 Microsoft Excel 2013 Advance

โปรแกรม Microsoft Office Excel 2013 เปนโปรแกรมประเภท Spread sheet หรอตารางคานวณ

อเลกทรอนกส ซงออกแบบมาสาหรบบนทกวเคราะห และแสดงขอมลเกยวกบตวเลขไดอยางมประสทธภาพ ทงใน

รปแบบตาราง แผนภาพหรอรายงาน และแสดงภาพการนาเสนอขอมลตวเลขดวยกราฟแบบตางๆ ซงโปรแกรม

Microsoft Excel ยงมความสามารถในการจดรปแบบเอกสารไดสวยงาม และงายไมแพโปรแกรมอนๆ

3.1 งานพนฐานใน Microsoft Excel 2013

สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม

เมอเขาสการทางานของ Excel แลวจะปรากฎหนาตางการทางานซงประกอบดวยสวนตาง ๆ ดงรป

129

- Quick Access Toolbar เปนแถบเครองมอใหเรยกใชงานไดอยางรวดเรว ผใชสามารถเพมปมคาสงทใชงาน

บอยๆ ไวในแถบเครองมอนได

- Title bar เปนสวนทแสดง ชอไฟลขอมลและชอโปรแกรม Microsoft Excel ทเปดใชงานขณะนน กรณทเปน

การเขาสโปรแกรมครงแรก และยงไมมการเปดโฟลเดอรขอมลใด ๆ โปรแกรมจะแสดงชอไฟลขอมลใหโดยเรมตน

จาก “Book 1" เปนตนไป

- Ribbon เปนทรวบรวมคาสงตางๆ ของเมนหรอทลบาร เพอใหผใชเลอกใชงานงายขน

- Name box ใชระบตาแหนงหรอชอเซลในขณะทคลกเลอกเซล

- Formula bar ใชในการแสดงสตรคานวณทางคณตศาสตรหรอสาหรบพมพขอความ ตวเลข

- Active cell สถานะของเซลปจจบนทกาลงทางานอย

- Work Sheet ปายชอ (Sheet) เปนชอของแผนงานทเลอกใชงานอยในขณะนน

- Work Space พนทใชงานของโปรแกรม เปนพนททใชสาหรบพมพขอความหรอกรอกตวเลขลงไปในแผนงาน

- Column แถวแนวตงของแผนงาน โดยมชอหวคอลมนเปนตวอกษร A,B,C… ไปจนถง XFD

- Row แถวแนวนอนของแผนงาน โดยมชอหวแถวเปนตวเลข 1,2,3… ไปจนถงแถวท 1,048,576

130

การใชงาน Quick Access Toolbar

เปนแถบเครองมอใหเรยกใชงานไดอยางรวดเรว ผใชสามารถเพมปมคาสงทใชงานบอยๆ ไวในแถบ

เครองมอน โดยสามารถกาหนดแถบเครองมอดวนเอง/Quick Access Toolbar ได มขนตอนดงน

1. คลกปมลกศรลงของ กาหนดแถบเครองมอดวนเอง / Quick Access Toolbar จะปรากฏคาสงให

เลอกใช

2. เลอกคาสงทตองการใชบอย เชน สราง/New, เปด/Open, แสดงตวอยางกอนพมพ/Print Preview,

พมพดวน/Quick Print, ฯลฯ

2

1

131

เพมคาสงไปใน Quick Access Toolbar

หากตองการเพมคาสงทเรยกใชงานบอยๆมาเกบไวท Quick Access Toolbar ซงวธการทาโดยการ

เลอกจากคาสงรวมทงหมด มขนตอนดงน

1. คลก Quick Access Toolbar แลวเลอก More Commands… (คาสงเพมเตม)

2. เลอกคาสงทตองการจะใหแสดงบน Quick Access Toolbar

3. กดปม Add เพมคาสงลงใน Quick Access Toolbar และสามารถทาการแกไขรายการคาสงท

เลอกไวได ดงน

Move Up เลอนคาสงขนทละ 1 ลาดบ

Move Down เลอนคาสงลงทละ 1 ลาดบ

ใชยกเลกคาสงทเลอกไวใหกลบไปใชคาเรมตน

ลบคาสงทเลอกไวออกจากรายการ

1

132

4. กดปม OK เพอจบการทางาน

การใช Paste Special ในรปแบบตางๆ

Paste Special เปนการวางขอมลทคดลอกมาในรปแบบพเศษ จะชวยใหเรากาหนดไดวา เราตองการวาง

ขอมลในลกษณะไหน เชน เอาเฉพาะคา หรอเฉพาะรปแเบบเซล สวนการ Paste แบบปกต จะเปนการวางขอมล

ทงสตรและรปแบบของขอมล ถาใชการวางแบบ Paste Special ทาใหรปแบบการวางยดหยนตอการใชงานมาก

ยงขน สามารถเลอกใชไดดงตอไปน

1. เมอ Copy ขอมล และจะวางขอมลแบบพเศษ กดปมลกศรดานลางของปม Paste

2. เลอก Paste Special

2

3

4

1

2

133

3. เลอกรปแบบการวาง Paste Special ตามทตองการ

4. กดปม OK

สวนท 1: Paste การวางขอมลทคดลอกมา

- All (ทงหมด) เปนการวางเนอหาและการจดรปแบบของเซลตนทางทคดลอกทงหมด

- Formulas (สตร) เปนการวางเฉพาะสตร

- Values (คา) เปนการวางเฉพาะคาของขอมลในเซลทคดลอก

- Formats (รปแบบ) เปนการวางเฉพาะการจดรปแบบเซลของขอมลทคดลอก เชน ส รปแบบตวอกษร,

เสนขอบ ฯลฯ

- Comments (ขอคดเหน) เปนการวางเฉพาะขอคดเหนทแนบมากบเซลทคดลอก

- Validation (การตรวจสอบความถกตอง) เปนการวางกฎการตรวจสอบความถกตองของขอมลในเซลท

คดลอก ไปยงพนทเซลใหม

- All using Source theme (วางชดรปแบบตามตนฉบบ) เปนการวางเนอหาเซลทงหมด

- All except borders (ทงหมดยกเวนเสนขอบ) เปนการวางเนอหาในเซลและการจดรปแบบทงหมด

ในเซลปลายทาง ยกเวนเสนขอบ

- Column widths (ความกวางคอลมน) เปนการวางความกวางของคอลมนหนงคอลมนหรอชวงของ

คอลมนหนงชวงลงในคอลมนหรอชวงของคอลมนอน

4

3

134

- Formulas and number formats (สตรและรปแบบตวเลข) เปนการวางเฉพาะสตรและตวเลอกการ

จดรปแบบตวเลขทงหมดจากเซลทคดลอกเทานน

- Values and number formats (คาและรปแบบตวเลข) เปนการวางเฉพาะคาและตวเลอกการ

จดรปแบบตวเลขทงหมดจากเซลทคดลอกเทานน

สวนท 2: Operation เปนคาสงเสรมใหดาเนนการทางคณตศาสตรระหวางเซลตนทางกบเซล

ปลายทาง

- None ไมมการดาเนนการใดๆ

- Add (บวก) ขอมลทคดลอกจะบวกกบขอมลในเซลปลายทาง

- Subtract (ลบ) ขอมลทคดลอกจะถกลบจากขอมลในเซลปลายทาง

- Multiply (คณ) ขอมลทคดลอกจะถกคณดวยกบขอมลในเซลปลายทาง

- Divide (หาร) ขอมลทคดลอกจะถกหารดวยขอมลในเซลปลายทาง

- Skip blanks (ขามเซลทวาง) ถาคดลอกชวงเซลตนทางทมบางเซลเปนคาวาง เมอใช Skip blanks

เซลวางนนจะไมทบขอมลเดมของเซลปลายทาง

- Transpose (สลบเปลยนแถวกบคอลมน) เปลยนคอลมนของขอมลทคดลอกเปนแถว และเปลยนแถว

เปนคอลมน

- Paste Link (วางการเชอมโยง) เชอมโยงขอมลเซลปลายทางไปยงขอมลตนทางทคดลอก

การเพมลายนา (Watermarks)

การแทรกลายนากเหมอนกบการแสดงความเปนเจาของในเอกสารนนๆ การใสลายนามทงลายนาแบบ

ขอความ หรอรปภาพ ในโปรแกรม Microsoft word กมเมนแทรกลายนาไดงายๆ แตถาเปน Excel ไมมเมน

แทรกลายนาปรากฏใหเหน แตสามารถดดแปลงเพอแทรกลายนาได การสรางลายนารปแบบขอความสามารถ

สรางในลกษณะกราฟกแบบกาหนดเองในรปแบบไฟลรปภาพมาตรฐาน เชน .PNG, .JPG หรอ .BMP การนาเขา

ลายนาลงในหวกระดาษเวรกชตของ Excel มวธดงตอไปน

135

1. คลกทแถบ Insert

2. คลกท Header & Footer (หวกระดาษและทายกระดาษ) Excel

3. ภายใต หวกระดาษ ใหคลกกลองตวเลอกหวกระดาษทดานซาย ตรงกลาง หรอดานขวา

4. คลก Picture เพอใสรปภาพทตองการทาเปนลายนา แลวเลอกรปภาพทตองการ

1

2

4

3

136

3.2 การใชงาน Work Sheet

การตงคาคณสมบตตางๆ (Format Cells)

การจดรปแบบเซลใน Excel ซงสามารถกาหนดชนดของ Format Cells ใหเปนตามแบบทเราตองการ

ดงวธตอไปน

1. คลกเมาทขวาทเซล ทตองการกาหนดรปแบบ

2. เลอก Format cells

3. เลอกรปแบบของเซลทตองการ

4. กดปม OK

2

3

4

137

Number คอ การกาหนดรปแบบตวเลข เชน เพมทศนยม, วนท

Alignment คอ การจดตาแหนงขอความในเซล เชน ชดซาย ชดขวา หมนขอความในเซล

Font คอ การจดการเกยวกบตวอกษร เชน แบบอกษร, ขนาด, สพน

Border คอ การกาหนดลกษณะเสนขอบ

Fill คอ การกาหนดลวดลายพนหลง และสพนหลง

Protection คอ การกาหนดใหรบหรอไมสามารถรบขอมลได และสามารถกาหนดไมใหแสดงเซล นน ๆ

กได แตจะมผลกตอเมอมการกาหนดวา sheet นน ๆ ถกคมครอง หรอ protect เอาไวแลว

การยกเลกรปแบบเซล

เมอไมตองการกาหนดรปแบบเซล สามารถทาไดดงน

1. ทแถบเมน Home กดไปท Clear

2. เลอก Clear Format

การสรางรายการ Drop Down

Drop down list เปนฟงนชนทอยในโปรแกรม Microsoft Office Excel รปแบบการทางานเปน รายการ

ตามทกาหนดไว หรอขนอยกบการตงคา เชน เลอก เพศ ชาย-หญง, คานาหนา นาย-นางสาว ซงคาเหลานเปนคา

มาตราฐานทเอกสารทเกยวของจะตองมโดยทไมตองพมพบอยๆ จะชวยใหงาย และสะดวกสาหรบผทตองกรอก

ขอมลในเอกสารของเรา หรอนาไปใชในแบบฟอรมอนๆ ตามทตองการ มวธดงตอไปน

1

1

2

138

1. สรางชดขอมลขนมา 1 ชด

2. จากนนคลกทเซลทใชใหเปนรายการ Drop down เราสามารถเลอกไดหลายๆ เซลกได

3. คลกทเมน Data

4. กดปม Data Validation เลอก Data Validation

5. เมอหนาตาง Data Validation เปดขนมาใหไปทแถบ Settings

6. จากนนในหวขอ Allow เลอก List จากรายการ

7. จากนนคลกทปมในหวขอ Source:

1

2

3

4

5

6 7

139

8. เลอกรายการชดขอมลใหเลอกในเซลทมขอมลรายการทจะใสใน Drop Down List

9. กดปม Source:

10. เสรจแลวกลบมากดปม OK

8

9

10

140

ผลลพธทได

การยกเลก Drop Down

1. คลกทเซล ทตองการลบ Drop Down

2. ไปทเมน Home

3. คลกทปม Clear เลอก Clear All

การซอนหรอแสดง Work Sheet

เวรกชตทเราเกบขอมลไว บางครงอาจจะมขอมลเกาทไมคอยไดใชงาน ซงสามารถซอนเวรกชตเอาไวได

เมอตองการใชงานจงจะสงใหแสดงออกมา หรออาจจะมขอมลสาคญไมอยากใหคนอนเหนกใชวธซอนเวรกชตได

เชนกน ดงวธตอไปน

1

2

3

141

1. คลกขวาท เวรกชตทจะซอน

2. เลอกคาสง Hide

การยกเลกการซอน เวรกชต

1. คลกขวาท เวรกชตใดๆ แลวเลอกคาสง Unhide

2. คลกเลอกชอปม เวรกชต

3. คลกปม OK

1

2

1

2

3

142

การ Lock ไมใหแกไขขอมลใน Sheet

ในการปองการไมใหทาการแก Sheet และการเพม Sheet ในไฟล Excel โดยเราสามารถทาการ Lock

Sheet ไดเพอไมใหทาการแกไข โดยจะ Lock sheet ไมใหทาการแกไขไฟล โดยไฟลเหลานนอาจจะเปนไฟล

Report ทางการเงน หรอ เอกสาร Report ทสงตรงใหผบรหาร มวธดงตอไปน

1. คลกขวาท Sheet ทตองการจะ Lock ไมใหทาการแกไข

2. เลอก Protect sheet

3. กรอก Password ในการ Protect sheet

4. เอา Select lock cells , select unlock cells ออก

5. กดปม OK

1

2

3

4

5

143

6. กรอก Password อกครงและทาการ Save ไฟล Excel

7. จากนนทาการปด และทาการเปดใหม ลองทาการแกไขด ของ sheet นนๆ จะไมสามารถทาการแกไข

ไฟลนนได

การทา UnProtect Sheet ไฟล Excel

1. คลกขวาทไฟล sheet ทเราตองการจะปลดลอค

2. เลอก Unprotect sheet

6

1

2

144

3. ทาการกรอก Password

4. กดปม OK จากนนคณกสามารถทาการแกไขไฟล Sheet นนๆไดเรยบรอย

การ Lock ไมใหเพม Sheet

1. เปดไฟล Excel ทตองการ lock ไปทเมน REVIEW

2. เลอก Protect Workbook

3. ทาการกรอก Password ทเราจะทาการ Lock

4. กดปม OK

3 4

1

2

4

3

145

5. กรอก Password ยนยนอกครง

6. กดปม OK

ภาพตรงทเพม Sheet หลงการ Protect workbook จะไมสามารถกดเพม Sheet ได

การ Unprotect Workbook

1. เลอก Protect Workbook

5

6

1

146

2. ใสรหสผานเพอการ Unprotect Workbook

3. กดปม OK

2

3

147  

3.3 กราฟและการวเคราะหขอมล

การจดการกราฟและแผนภม

การนาเสนอขอมลดวยกราฟและแผนภม (Graph & Chart) ถกใชกนโดยทวไปในการนาเสนอขอมล

เนองจากเปนทางเลอกทดในการเปรยบเทยบขอมลตางๆ ไดอยางรวดเรว และทาความเขาใจไดงาย การ

นาเสนอขอมล ตองเลอกใช กราฟใหเหมาะสมกบขอมลทจะนาเสนอ ไมควรนาเสนอขอมลเดยวกนโดยใชกราฟ

หลายรปแบบผสมผสานกน

กราฟวงกลม (Pie Graph)

กราฟวงกลม จะนาเสนอเพอแสดงสดสวนของขอมลตางๆ ตอขอมลทงหมดทคดเปน 100% การนาเสนอ

ขอมลในรปแบบน จะตองมการปรบ หรอคานวณขอมลในแตละสวน โดยใหผลรวมของขอมลทงหมดคดเปน

100% และเทากบพนทวงกลม และทสาคญตองพจารณาดวยวาขอมลมไมมากจนเกนไป ไมควรมความ

แตกตางของจานวนตวเลขของขอมลนอยเกนไป จนไมสามารถแบงแยกความแตกตางดวยสายตา

กราฟแทง (Bar Graph)

กราฟแทง นยมใชกนมากในการเปรยบเทยบ โดยสามารถนาเสนอไดทงแนวตง และแนวนอน โดยกราฟแทง

แนวตงนยมนาไปใชในการเปรยบเทยบขอมลชนดเดยวกนทเวลาแตกตางกน สวนกราฟแทงแนวนอนมกใช

เปรยบเทยบขอมลตางชนดกนทเวลาเดยวกน

กราฟแทงเดยว

เปนรปแบบกราฟแทงทนยมใชกนอยางกวางขวาง การนาเสนอควรเรมจากกลมควบคมกอนเสมอ (กรณ

นาเสนอขอมลงานวจย) หรอคานอยทสดไปหาคามากทสด

กราฟแทงกลม

เปนการเปรยบเทยบขอมลระหวางกลม โดยมขอมลชนดเดยกน 2 – 3 ชนดกระจายในทกกลม

กราฟเสน (Line Graph)

รปแบบการนาเสนอทใชกนมากทาไดงาย และใชไดกบขอมลเกอบทกชนดใชในการเปรยบเทยบขอมลแบบงาย

ทสด จนถงขอมลทซบซอนทสด มกใชในการนาเสนอขอมลทตองการใหเหนแนวโนมของการเปลยนแปลงท

เกดขนในชวงเวลาหนงๆ มากกวาจะแสดงเพยงจานวนตวเลขทแทจรงเทานน

148  

การสรางและจดการกราฟ

มวธดงตอไปน

1. สรางตารางขอมล ทตองการทาเปนกราฟ (Chart) แลวลากเมาสคลมตารางขอมลทตองการสราง

กราฟ

2. คลกทเมน Insert

3. คลกเลอก Recommended Charts เพอเลอกรปแบบกราฟทตองการ

4. กดปม OK

5. หลงจากเลอกรปแบบกราฟเสรจแลว กจะไดกราฟทเราตองการ หากตองการปรบแตงกราฟ

เพมเตม ใหคลกทกราฟ แลวเลอกแทป FORMAT

5

4

1

2 3

149  

6. การเปลยนชอกราฟ คลกท Add Chart Element

7. เลอก Chart Title แลวทาการแกไขชอ

8. การตงชอแกน คลกท Add Chart Element

9. เลอก Axis Titles มใหเลอกทงแนวนอน และแนวตง แลวทาการแกไขชอแกน

8

9

6

7

6

150  

10. การกาหนดคาอธบายแผนภม คลกท Add Chart Element

11. เลอก Legend แลวเลอกตาแหนงทตองการ

12. การกาหนดปายชอขอมล คลกท Add Chart Element

13. เลอก Data Labels เลอกตาแหนงตามตองการ ชวยใหงายในการดแทงแผนภม

10

11

12

13

151  

14. การสรางตารางขอมล คลกท Add Chart Element

15. เลอก Data Table เพอเพมตารางขอมลใหแสดงในกราฟดวย

การคดลอกกราฟใน Excel ไปยงโปรแกรม Office อน

ถาตองการใชกราฟ Excel ทสรางไวในงานนาเสนอ PowerPoint เอกสาร Word หรอ

ขอความ Outlook เพยงแคคดลอกแผนภมใน Excel จากนนใชตวเลอกการวางทมในโปรแกรม Office อนๆ

เพอแทรกกราฟทคดลอกนน มวธดงตอไปน

1. ใหคลกกราฟทตองการคดลอกไปยงโปรแกรม Office อน แลวกด Ctrl+C หรอคลกขวาทกราฟ

เลอก copy

14

15

1

152  

2. เปดโปรแกรม Office แลวคลกทตาแหนงทคณตองการวางกราฟนน

3. กด Ctrl+V เพอวาง หรอ กด Paste

4. เลอก Paste Special แลวเลอกการวางในรปแบบทตองการ

2

3

4

153  

การวเคราะหขอมลดวย Pivot Table

Pivot Table เปนเครองมอบน Excel กรณมขอมลจานวนมากทอยในลกษณะตารางฐานขอมล มาจดเรยง

แบงกลม และวเคราะห เพอดผลสรปขอมลในรปแบบ และ มมมองตางๆ มวธดงตอไปน

1. คลกทเซลใดกไดในเขตขอมลทสรางขน

2. คลกทเมน Insert

3. คลกทปม PivotTable

4. เลอกเขตขอมลเอง ในกรณทไมไดทาตามขนตอนท 1

5. กดปม OK

1

2

3

4

5

1

154  

1. พนทแสดงรายงาน

2. แทบเครองมอ

3. คลกเลอกแสดงกรอบชอฟลด

4. คลกเพอปดกรอบชอฟลด

5. รายชอฟลดจากขอมลตาราง

6. พนทวางฟลดจากขอมลในตาราง

1

2

3

4

5

6

155  

การวางฟลดขอมล

เมอเรมสราง PivotTable ขนมาแลว โปรแกรมจะแสดงเพยงตาแหนงของรายงาน พรอมกบ

กรอกรายการฟลด เพอใหเลอกฟลดขอมลไปวางบนรายงานไดตามตองการ มวธดงตอไปน

1. คลกลากชอฟลด แลวนาชอฟลดไปวางในพนทของรายงานหรอคลกขวาบนชอฟลดแลวเลอก

เพมไปทพนทตางๆ

พนทบนรายงานของ PivotTable

- Report Filter (ตวกรองรายงาน) ใชสาหรบเลอกกรองขอมลใหแสดงทละรายการได

- Row Labels (ปายชอแถว) แสดงฟลดขอมลในแนวแถว

- Column Labels (ปายชอคอลมน) แสดงฟลดขอมลในแนวคอลมน

- ∑ Values (คา) แสดงฟลดทเปนคาของขอมลหรอทใชสาหรบคานวนคาขอมล

1

1

156  

การยกเลกฟลดในรายงาน

มวธดงตอไปน

1. คลกลากชอฟลด

2. วางในกรอบดานบน

การกรองขอมลในรายงาน

การกรองขอมล สามารถคลกเลอกการกรองขอมลไดทกหวขอ การกรองขอมลจากฟลดใน

ตารางจะปรบเปลยนการแสดงผลขอมลในรายงานทนท ทาใหวเคราะหขอมลตางๆ ไดงาย โดยไมตองออกแบบ

หรอจดตารางขอมล มวธดงตอไปน

1

2

157  

1. คลกเลอก

2. คลกเลอก ขอมลทจะกรอง หรอคลก ยกเลกขอมลทไมตองการ

1

2

158  

การปรบปรงขอมล

ขอมลทนามาอางองในรายงานของ PivotTable อาจมแกไขหรอเปลยนแปลงได หากตองการ

ปรบปรงขอมลในรายงานใหตรงกบขอมลอางองกสงใหปรบปรงใหเปนปจจบน มวธดงตอไปน

1. แกไขขอมลเขตทสรางขน

2. เมอแกไขขอมลแลว กลบมาทหนารายงาน ของ PivotTable เลอกเมน ANALYZE

3. คลกเลอก Refresh

1

2

3

159  

การยกเลกรายงาน PivotTable

การยกเลกการจดวางฟลดในรายงานของ PivotTable ทงหมด แลวกลบไปเรมตนเลอก

รายงานฟลดขอมลใหม มวธดงตอไปน

1. คลกเซลในรายงาน

2. เลอกเมน ANALYZE

3. คลกท Clear เลอก Clear All

1

3

2

160  

การวเคราะหขอมลดวย PivotChart

นอกจากทาการวเคราะหเปนรายงานแลว สามารถแปลงขอมลในรายงานของ PivotTable เปน

กราฟแบบ PivotChart ซงจะปรบการแสดงผลไปตามขอมลในรายงานดวย มวธดงตอไปน

1. คลกในรายงาน

2. เลอกเมน ANALYZE

3. คลกปม PivotChart

4. เลอกชนดของกราฟทตองการ

5. กดปม OK

1

2

3

4

5

161

3.4 สตร การค านวณ และฟงกชน

การอางองเซลล

การท างานใน Excel นนผใชสามารถใชงานไดอยางอสระไมวาจะเกบขอมลหรอการค านวณ ประกอบ

กบ Excel มพนทการท างานขนาดใหญ และหลายๆ เวรกชตท าใหเกบขอมลไดหลากหลาย บางครง อาจไมได

เกบขอมลทงหมดไวในเวรกชตหรอสมดงานเดยวกน แตสามารถน ามาใชงานรวมกนไดไมวาจะดงมาแสดงหรอ

น ามาอางองในสตรค านวณ ซงจะมการอางองถงต าแหนงขอมลระหวางเวรกชตหรอเวรกบคได

การลงคภายในเวรกชต

การอางถงต าแหนงเซลใดภายในเวรกชตเดยวกนโดยปกตสามารถระบชอเซลนนไดเลย แตถา

ตองการลงคหรอดงขอมลของเซลนนมาในต าแหนงใหใสเครองหมาย = (เทากบ) ตามดวยต าแหนงเซลท

ตองการ มวธดงตอไปน

1. ใสเครองหมาย = (เทากบ) ในต าแหนงเซลทตองการใหแสดงผล

2. คลกเซลทตองการลงคหรอดงขอมล แลวกดปม Enter บนคยบอรด

3. ในเซลทตองการใหแสดงผลกจะมขอมลทลงคมา เมอสรางการอางองเซลแบบลงคไปแลว หาไป

แกไขขอมลในเซลตนฉบบ ขอมลในเซลทอางองไวกจะเปลยนตาม

1

2

3

162

ลงคระหวางเวรกชต

เซลทมการอางองแบบขามเวรกชตจะมลกษณะเหมอนการอางองแบบในเวรกชตเดยวกน คอ

ถาขอมลของเซลตนฉบบมการเปลยนแปลงเซลทอางองไวอกเวรกชตหนงกจะเปลยนตาม การอางองถง

ต าแหนงเซลระหวางเวรกชตคนละชอกนนนตองอางถงชอเวรกชตกอนคนดวยเครองหมาย ! (อศเจรย) ตาม

ดวยต าแหนงเซลทตองการ คอ <ชอเวรกชต>!<ชอเซล> หรอใชวธดงตอไปน

1. ใสเครองหมาย = (เทากบ) ในต าแหนงเซลทตองการใหแสดงผล

2. เลอกเวรกชตทตองการลงคขอมล

3. คลกเซลทตองการลงคหรอดงขอมล แลวกดปม Enter บนคยบอรด

1

2

3

163

4. ในเซลทตองการใหแสดงผลกจะมขอมลทลงคมาจากเวรกชตอน

ฟงกชนเกยวกบวนทและเวลา

ขอมลลกษณะของวนทสามารถน ามาใชงานไดหลากหลายรปแบบทงการแสดงผลทวไป

คนหาวนทหรอน ามาค านวณหาคาระหวางวนทกไดเชนเดยวกน ซงจะมฟงกชนเกยวกบวนทใหเลอกใชงาน

แสดงวนทและเวลาปจจบนจากเครอง

หากตองการดงวนทจากเครองมาแสดงในเซล สามารถเรยกใชฟงกชน =NOW() จะไดวนท

และเวลาเตมรปแบบ แตถาตองการเฉพาะวนทอยางเดยวใหใชฟงกชน =TODAY() และวนททไดจะอพเดทให

อตโนมตเมอเปดไฟลขนมาใชงานทกครง มวธดงตอไปน

4

164

1. เลอกเมน FORMULAS

2. คลกท Date & Time

3. เลอก NOW ถาตองการใหแสดงวนทและเวลาปจจบน หรอเลอก TODAY ถาตองใหแสดงเฉพาะ

วนทอยางเดยว

4. กดปม OK

1 2

3

4

165

ฟงกชนคนหาและอางอง

ฟงกชน VLOOKUP

ฟงกชนนจะใชส าหรบการคนหาขอมลแบบคอลมนแนวตง โดยเรมจากคอลมนซายสดของ

ตารางหรอฐานขอมล หากพบขอมลตามคาทสงไป กจะสงกลบคาในแถวเดยวกนจากคอลมนทระบไวในตาราง

สวนใหญนยมใชส าหรบดงขอมลทเกยวของกบคาทใสมาแสดง อาจจะเกบไวคนละเวรตชตหรอเวรกบคกได

โครงสรางของฟงกชน VLOOKUP VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,

range_lookup)

lookup_value = คาทเราจะใชคนหา

table_array = ชวงตารางฐานขอมล

col_index_num = หมายเลขคอลมนในตารางฐานขอมล

range_lookup = รปแบบคนหา (0 = false (คยทคนหาจะไดขอมลทตรงกนเทานน), 1 = true

(คยทคนหาสามารถเอาคาใกลเคยงได))

มวธดงตอไปน

1. สรางตารางทตองการใหขอมลมาแสดง หรอ ผลลพธทคนหา

166

2. พมพ รหสพนกงาน ทตองการคนหาทชอง I3 ทเซล

I4 พมพสตร =VLOOKUP(I$3,$A$3:$F$20,2,0)

3. Copy สตร จากเซล I4 มาทเซล I5:I7 โดยจะเปนขอมลเดยวกนทงหมด

4. แกไขสตรทเซล I5 โดยท าการแกไข

=VLOOKUP(I$3,$A$3:$F$20,2,0) เลข 2 เปนเลข 3 คอ =VLOOKUP(I$3,$A$3:$F$20,3,0)

ทเซล I6 แกไขเลข 2 เปนเลข 4

ทเซล I7 แกไขเลข 2 เปนเลข 5

2

3

4

167

ฟงกขอความและตวอกษร

ใชส าหรบจดการกบขอมลทงตวเลขและตวอกษรในลกษณะตางๆ

ฟงกชน BAHTTEXT

ใชส าหรบแปลงตวเลขใหเปนขอความทแสดงคาเงนบาท มวธดงตอไปน

รปแบบ BAHTTEXT(number)

number คอตวเลข หรอต าแหนงทมขอมลเปนตวเลข ซงโปรแกรมจะแปลงใหเปนขอความ

ในลกษณะจ านวนเงน

1. คลกเซลทตองการใสขอความตวอกษร

2. เลอก เมน FORMULAS

3. คลก Text เลอก BAHTTEXT

1

2

3

168

4. คลกเลอกตวเลขทตองการแปลงเปนตวอกษร

5. กดปม OK

การรวมขอความระหวางเซล

ในกรณทมการเกบขอมลแบบแยกเซลเอาไว เมอตองการน ามาอางองใชงานทเซลอนทตองการ

ใหแสดงผลอยในเซลเดยวกน ดงตวอยางตอไปน

1. เกบชอไวท เซล B2 และเกบ นามสกลไวทเซล C2

2. เมอตองการน าทงสองเซลมารวมกนพมพสตร =B2&C2 ในเซลทตองการใสขอมล หรอตองการใหม

ชองวางระหวางขอความพมพสตร =B2&" "&C2

4

5

1

2

169

3.5 เทคนคพเศษ

การบนทกเปนไฟล .pdf

การพมพไฟล PDF หรอเรยกวาเปนการ บนทก โดยแฟม PDF เปนรปแบบแฟมอเลกทรอนกสมการ

รกษาการจดรปแบเอกสารโดยไมมการเปลยนแปลง หากจะใชค าสงปรน ในการแปลงหรอบนทกเวรกบคของ

Excel ใหเปนไฟล PDF เครองตองตดตงโปรแกรม Adobe Acrobat (ตวเตมไมใช Reader ทอานไดอยาง

เดยว) เมอตดตงแลวขนตอนการพมพไฟล PDF มวธดงตอไปน

1. เปดไฟลทตองการบนทกเปนไฟล PDF คลกท FILE

2. กด Print

3. เลอก Printer เปน Adobe PDF

4. กดปม Print

1

2

3

4

170

5. ตงชอไฟล ทตองการบนทก

6. เลอกทจดเกบไฟล

7. กดปม Save

การบนทกเวรกบค ใน Excel 2013 ใหใชงานได Excel เวอรชนกอนหนา

การจดเกบขอมลทอยในเวรกบคเอาไวในรปแบบไฟลเพอน ากลบมาใชงานภายหลงนน ท าไดหลายวธ

ดงตอไปน

1. เปดไฟลทตองการบนทก คลกท FILE

5

6

7

1

171

2. เลอก Save หรอ Save As กรณตงชอไฟลใหม

3. คลกท Computer

4. กดปม Browse

5. คลกเลอกทจดเกบไฟล

6. ตงชอไฟล

7. Save as type เลอกเปน Excel 97-2003 Wookbook

8. คลกปม Save

2 3

4

5

6 7

8

172

การตงคาการพมพไฟล Excel

การพมพเวรกชต สามารถก าหนดขอบกระดาษหรอความกวางคอลมน มวธดงตอไปน

1. เปดไฟลทตองการบนทก คลกท FILE

2. เลอก Print

3. ตงคาการพมพ

4. ดตวอยางงาน

5. คลก Print เพอพมพ

1

2

3

4

5

173

การตงคาการพมพใหพอดหนากระดาษ

1. คลกท Custom Scaling

2. เลอก Fit Sheet on One Page

การตงคาการพมพใหพอดหนาปกต

1. คลกท Custom Scaling

2. เลอก No Scaling

1 2

1

2

174

การเลอกแนวกระดาษ

1. คลกท Page Setup

2. จะปรากฎหนาตาง Page Setup เลอกแทบ Page

3. เลอก Portrait กรณพมพเปนแนวตง หรอเลอก Landscape กรณพมพเปนแนวนอน

4. กด OK

การจดระยะขอบการพมพ

1. คลกท Page Setup

2. จะปรากฎหนาตาง Page Setup เลอกแทบ Margins

3. ก าหนดระยะขอบการพมพ

4. กด OK

1

3

4

2

1

2

3

4