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© Institut für Neues Lernen GmbH, 8304 Wallisellen, www.neueslernen.ch
Ausgangslage
• Aufgabe an Projekt-Team
• Zielvorgaben
• Beschränkte und definierte Ressourcen
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Informieren
• Auftrag klären
• Informationen beschaffen
• Informationen sortieren, ordnen, werten
• Wesentliches erkennen
I-P-E-R-K-A
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Checkliste: Informieren
• Wer will von wem was und was nicht?
• Wie ist das Produkt, welche Merkmale hat es?
• Wozu dient das Produkt, was muss es bieten?
• In welcher Ausführung soll es (nicht) sein?
• Welchen Belastungsfaktoren ist es ausgesetzt, wie wird es von wem genutzt, erwartete Lebensdauer?
• Welche Umgebungsvariablen sind zu klären?
• Bis wann muss das Produkt übergeben sein?
• Welche Aspekte gibt es noch zu berücksichtigen?
• Verlangte Qualität und Güte? Handling?
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Planen
• Ziel definieren
• Lösungsweg bestimmen
• Arbeitsplan erstellen
• Zeitplanung vornehmen
• Ausschlusskriterien bezüglich Machbarkeitsanspruch
I-P-E-R-K-A
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Planung des Vorgehens
• Grobplanung mit Eckdaten
• Feinplanung mit Details
• Meilensteine definieren
• Einsatz von Ressourcen
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Checkliste: Planen
• Welche Voraussetzungen und Ressourcen haben wir zur Verfügung? Wie können diese eingesetzt werden?
• Material-, Infrastruktur-, Personal- und Zeitbedarf?
• Sind Zeitbudget und zeitliche Planung realistisch?
• Sind die Meilensteine zeitlich und produktemässig definiert?
• Sind die Teilverantwortlichkeiten geklärt?
• Sind die Vorgehens-, und Entscheidungswege klar?
• Haben wir Reservezeit und Unerwartetes eingeplant?
• Sind alle Faktoren des Produktes berücksichtigt?
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Entscheiden
• Point of no return
• Strategie festlegen
• Verbindlichkeiten absprechen und festhalten
• Nutzwertanalyse von verschiedenen Varianten
• Argumentarium erstellen und prüfen
I-P-E-R-K-A
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• Entscheidungsträger
• Gütekriterien und Qualität des E-Prozesses
• Legitimation und Regeln-Kohärenz
• Akzeptanz und Akkordanz
• Einbezug von allen
• Berücksichtigung der individuellen Ressourcen
Entscheidungs-Findung
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Aufgaben-Zuteilung und Verbindlichkeiten
• Wie organisiert sich die Gruppe
• Transparenz der Abläufe
• Kompetenzen und Funktionen
• Zuweisung von Jobs und Verantwortung
• Umgang mit Verbindlichkeiten
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Führung • Ordnung und Struktur
• Orientierung und Regelwerk
• Lenkung und Leitung
• Umgang mit Verstössen
• Verstärkung, Lob und Tadel
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Checkliste: Entscheiden
• Sind Kompetenzen und Entscheidungswege klar?
• Halten sich alle an die Vereinbarungen?
• Ist akzeptiert und kommuniziert, welcher Weg eingeschlagen wird? Von den Auftraggebern?
• Ist das Argumentarium erstellt und kommuniziert?
• Sind der eingeschlagene Weg und das anvisierte Ziel noch richtig? Stimmen die Teilentscheide mit dem Gesamtziel überein?
• Sind die Abmachungen verhältnismässig und angepasst, verstanden und verinnerlicht? Stimmen die definierten Abläufe mit der Realität überein?
• Werden die Ressourcen optimal eingesetzt?
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Realisieren
• Ziel-Ausrichtung überprüfen
• Probleme beheben
• Zwischenziele überprüfen
• Kurskorrekturen vornehmen
• Irrwege erkennen
• Evtl. Entscheid für/ gegen Abbruch
I-P-E-R-K-A
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• Verständigung
• Umgangsformen
• Wertschätzung
• Einbezug von allen
• Teilhabe am Erfolg
• Reflexion und Controlling
Gruppen-Prozess
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Macht, Ermächtigung und Entmächtigung
• Wer nimmt sich wieviel und welche Macht-Anteile
• Wer entmächtigt oder ermächtigt sonst wen/sich selber
• Gibt es ein Macht-Vakuum oder Macht-Überhang
• Auswirkung von Machtkämpfen und Machtverschiebung
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Konzept und Umsetzung/Problem-Lösung
• Konzept- und Planungstreue
• Unerwartete Probleme und Problemlösungsverhalten
• Ressourcen-Orientierung beim Lösen von Problemen
• Sündenbock-Rollen und Zuschiebungen
• Verantwortung und Übernahme der Verantwortung
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Umgang mit Hauptlinien und Details
• Gibt es Raum für Verbesserungen innerhalb der definierten Teilaufgaben (Eigenständigkeit)
• Wie geht die Gruppe damit um
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Checkliste: Realisieren
• Werden die geplanten Schritte auch tatsächlich umgesetzt?
• Stimmt Mittel und Wege in Bezug auf das Ziel?
• Werden die Ressourcen auch tatsächlich genutzt?
• Gehen die Projektteilnehmenden nach Plan und Absprache vor oder gehen sie eigene Wege?
• Gibt es Wegmarken und Teilerfolge? Werden die Meilensteine erreicht? Muss mehr «Dampf» aufgesetzt werden? Stimmt das Zeitbudget noch?
• Braucht es zusätzliche Mittel?
• Verlaufen die Gruppenproszesse so, dass sie dem Produkt und dem Ziel dienen?
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Kontrollieren
• Meilensteine überprüfen
• Vergleich von Planung und Umsetzung
• Checkliste, eigene und Fremdkontrolle
• Qualitätskontrolle
• Abnahmekriterien überprüfen
I-P-E-R-K-A
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Umgang mit der Zeit
• Controlling und Planungs-Korrektur
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«Abweichlerisches» Verhalten Einzelner
• Wer macht was wann anders als vereinbart
• Wie geht die Gruppe damit um / Konsequenzen
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Checkliste: Kontrollieren
• Sind alle Abmachungen präsent und ist man willens diese einzuhalten? Können die Ziele und Teilziele erreicht werden?
• Werden Kontroll-Instrumente wie Checklisten etc. eingesetzt und gibt es Konsequenzen, wenn Mängel erkannt werden?
• Stimmt die Qualität des Produktes, bewährt sich das Produkt in Tests?
• Sind alle Teile der Abmachungen und Vereinbarungen berücksichtigt oder ging etwas vergessen?
• Gibt es Tabus, Verschleierungen von Missständen?
• Wie sind die Rückmeldungen an die Teilverantwortlichen? Kommunikation?
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Auswerten
• Reflexion über Produkt (Ziel : Resultat)
• Reflexion über Prozess (Ressourcen; Gruppendynamik)
• Reflexion über Zusammenarbeit, Umgang miteinander
• Optimierung formulieren (Produkt und Prozess!)
• Erkenntnisse zusammenfassen
I-P-E-R-K-A
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Erfolg und Nicht-Erfolg: Erfolgsfaktoren
• Tauglichkeit der Aktionen
• Abschätzbarkeit des Erfolgs
• Einbezug von Vorwissen
• Ressourcen-Orientierung
• Erfolgs-Sicherung und Controlling
• Realisierbarkeit
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• Wer verbucht den Erfolg als den seinigen?
• Wer übernimmt die Verantwortung für den ausbleibenden Erfolg?
• Zuweisungen und Ablenkungen
• Anerkennung, Feedback im Team
• Auswirkungen aufs Selbstbewusstsein
Umgang mit dem Erfolg
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Umgang mit Ideen und Vorschlägen
• Wer brachte welche Ideen
• Wessen Ideen wurden berücksichtigt und eingebaut
• Wessen Ideen blieben unbeachtet
• Wie ging der/die Ideenlieferant/in damit um
• Bedeutung der Beziehungsebene und der sozialen Machtverhältnisse
• Werthaltung gegenüber Sicherheit und Kreativität
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Umgang mit den Ressourcen
• Gibt es einen König der Ressourcen
• Verfügbarkeit und Zugänglichkeit
• Verwaltung und Nutzung
• Verschleiss
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Checkliste: Auswerten
• Sind alle Ziele erreicht worden? Weshalb (nicht)?
• Wurden die Ressourcen, das Material, die Personen, die Zeit optimal eingesetzt?
• Wo gibt es Verbesserungsideen zum Produkt, zum Prozess, zur Zusammenarbeit, zum Umgang im Team?
• Gab es Verschleiss von irgendetwas?
• Was machen wir das nächste Mal anders/besser?
• Haben wir uns aufgrund dieser Erfahrung verändert/etwas gelernt/Erkenntnisse gewonnen?
• Wie werden die Verantwortlichkeiten das nächste Mal gehandhabt?
• Informations- und Wissensmanagement?
Was ist die IPERKA-Methode
• IPERKA ist eine Arbeitsmethode, welche Ihnen helfen kann, ein Projekt zu be-wältigen.
• IPERKA kann Ihnen auch aufzeigen, in welchen Schritten Sie ein Problem lösen können.
Was heisst IPERKA
I Informieren
P Planen
E Entscheiden
R Realisieren
K Kontrollieren
A Auswerten
IPERKA1
2
Information
• Mit den Zielen des Auftrages vertraut machen
Wie lautet der Auftrag? Bis wann wird das Ergebnis erwartet?
Planung
• Lösungswege erarbeiten• Vorgehen aufzeigen
Gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, wie der Auftrag zu lösen ist? Welche Priori-tät hat der Auftrag?
Entscheiden
• Für eine Lösung entscheiden
Welche Kriterien sind für die Entscheidung ausschlaggebend?
Realisieren
• Auftrag ausführen • Arbeiten dokumentieren
Wo liegen mögliche Gefahren, wenn wir vom ursprünglichen Plan abweichen?
Kontrollieren
• Kontrollieren und überwachen
Sind Verbesserungsmassnahmen einzuleiten?
Auswerten
• Gelerntes auswerten und in Zukunft anwenden
Was können wir bei künftigen Aufträgen besser machen? Was haben wir bei die-sem Auftrag gelernt?
IPERKA
3 IPERKA
1. InformierenWas soll getan werden?
2. PlanenWelche Lösungswege gibt es und wie können wir vorgehen?
3. EntscheidenFür welches Vorgehen ent-scheiden wir uns?
4. Realisieren
5. KontrollierenIst der Auftrag fach- und Kun-dengerecht ausgeführt?
6. AuswertenWie war es, was muss näch-stes Mal besser werden?
Das 6-Schritte-Modell
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