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Nós somos a TAG Mensageria e ServiçosUma empresa criada para soluções de serviços e valores focada na terceirização ampla e integrada
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Filial A
Filial BFilial C
Filial D
Gestor facilities
A demanda pela solicitação de serviços ocorre em
diversas unidades da corporação
O gestor de facilities disponibiliza ferramentas
adequadas para gerir as necessidades
A tomada de decisão e contração de mão-de-obra
terceirizada ocorre com base na volumetria,
sazonalidade e criticidade de cada serviço em
todo ambiente corporativo
A gestão de facilities no ambiente corporativo
Matriz
Central de serviçosA GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
1. Solicitação Moto-frete 2. Remessa de malote
3. Logística interna da
correspondência
Controle do portador fixo,
esporádico, limite das unidades e
centro de custo
Rastreabilidade e confirmação de entrega entre
as unidades da empresa utilizando leitores de
código de barras.
Manual de operações, controle por
caixa de correspondência,
departamento, andar e tipo de
documento.
4. Solicitação TaxiRegistro de solicitações,
adiantamentos e rateio por centro
de custo
5. Sala reuniãoAgendamento de salas de reunião
em todas as unidades da empresa
remotamente.
6. Gestão contratosGerenciamento do ciclo de vida
de contratos. Aditamentos,
SLAs, reajustes, prestadores...
7. ManutençãoElevadores, extintores, brigada
de incêndio, CIPA e
manutenção predial
Central de serviços
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Central de serviços
Moto-frete e courrier
Central de serviços
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Desafios do segmento de moto-frete
1. Logística mal programada. Percurso desordenado
ocasionam atraso nas entregas.
2. Extravio de documentos e falta de controle do
agendamento das entregas.
3. Gerenciamento ineficaz para mensurar custo
efetivo do serviço em ambiente distribuído.
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Gestão dos serviços de moto-frete
A área de facilities (serviços) de uma corporação deve atender a demanda de solicitações em suas unidades, otimizando
recursos, prestando serviço de qualidade e com baixo custo.
- Estabelecer limite para solicitações – controle impeditivo
Operação moto-frete
Parceiros
Prestador Condutor
Matriz Clientes
Por expedição
Por centro de custo
Por unidade (estabelecimento)
- Totalizadores para quantidade de solicitações
- Detalhamento de cada registro de ordem de serviço
Filial
Principais necessidades das empresas:
- Mensurar o custo para o tipo de serviço contratado
Tempo da entrega (hora)
Quilometro rodado (viagens)
Contrato Mensal
PAP – Ponto a ponto
Entregador fixo na unidade
Contrato esporádico (solicitação avulsa)
Fluxograma básico - operacional
Colaborador
solicita a
coleta / entrega
Expedição
prepara itinerário
e gera Ordem de
Serviço
Impressão da
Ordem de
Serviço
Realiza Coleta
/ Entrega
Devolve OS na
Expedição para
finalizar
atendimento
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Gestão dos serviços de moto-frete
Contrato
Colaborador
solicita a
coleta / entrega
Empresa moto
frete prepara
itinerário e gera
Ordem de
Serviço
Impressão da
Ordem de
Serviço
Realiza Entrega.
Se necessário
realiza coleta
Unidade do cliente
Devolve OS na
empresa de
moto frete para
finalizar
atendimento
Entregador fixo
na Unidade
EsporádicoEntregador na Empresa
de moto frete
Dispara e-mail
para empresa
moto frete,
expedição e
solicitante
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Mapeamento dos bairros (pontos) em todas as
Subprefeitura e Distritos de grandes capitais
PAP – Ponto a ponto
Gestão dos serviços de moto-frete
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Gestão dos serviços de moto-frete
Impressão ordem de serviço com código de barras
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Gestão dos serviços de moto-frete
Rotas de entrega com o google maps e consulta trânsito
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Central de serviços
Remessa de malote
Central de serviços
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Desafios do controle da remessa de malotes
1. Confiabilidade nas quantidades, tipos de objetos
transportados e controle da numeração do lacre
2. Ligações desnecessárias para obter informações
sobre a remessa de itens.
3. Falta de agilidade na conferência dos itens da
remessa e logística interna de distribuição
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Unidade A Unidade B
Gestão da remessa de malotes
- Protocolos confiáveis registrados com código de barras.
- Identificar todos os itens que compõe a remessa, antes mesmo que ele chegue ao seu destino final.
-Recebimento e conferência dos itens da remessa com leitor de código de barras.
- Registro de ocorrências (irregularidades) e controle de lacre.
- Cumprimento dos prazos de entrega e avaliação do prestador de serviço
A área de facilities deve prover mecanismos que permitam a rastreabilidade (em cada etapa do processo de remessa) dos
diversos itens transportados, tornando ágil e seguro o envio e o recebimento dos documentos.
Principais necessidades das empresas:
Prestador de serviço
Percurso
Fluxograma básico - operacional
Filial
Matriz
Saída de correspondência
Colaborador
registra
correspondência
no sistema
Mensageiro
coleta no
departamento
Expedição
separa
correspondência
Expedição
prepara e libera
remessa de
malote
Prestador retira
malote para
transporte
Entrada de correspondência
Prestador
entrega malote
no destino
Expedição
confere itens da
remessa e
registra entrada
Expedição
separa
correspondência
Mensageiro
entrega no
departamento
Colaborador
confirma o
recebimento da
correspondência
Gestão da remessa de malotes
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Obtendo mais visibilidade para os itens transportados
Gestão da remessa de malotes
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Envelope vai-vem com código de barras entre filiais ou empresas do grupo
Gestão da remessa de malotes
Código de barra com numeração controlada por REMESSA.
Seqüencial impresso pela gráfica
Código de barra com numeração controlada por ENVELOPE.
Seqüencial impresso pela gráfica
Agilidade e confiabilidade na separação e conferência da remessa
Gestão da remessa de malotes
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Central de serviços
Gestão de correspondência
Central de serviços
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Desafios da gestão de correspondência
1. Extravio e perda de documentos. Confirmação de
recebimento pelo destinatário ineficaz
2. Cumprimento dos prazos de entrega para
distribuição interna de documentos.
3. Mensurar a volumetria operacional.
4. Padronização das atividades com a confecção do
manual de operações.
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Gestão de correspondência
A área de facilities deve prover mecanismos que permitam a rastreabilidade (em cada etapa do processo de
remessa) da entrega dos documentos aos seus destinatários, tornando ágil e confiável a confirmação das entregas.
Principais necessidades das empresas:
- Protocolos confiáveis registrados com código de barras.
- Relatórios por departamento/andar para auxiliar a separação e triagem na entrega ao destinatário.
- Cumprimento dos prazos de entrega e avaliação do prestador de serviço
- Garantia da confirmação de recebimento pelo destinatário
Saída
Entrada
Expedição
confere itens da
remessa e
registra entrada
Expedição
separa
correspondência
Mensageiro
entrega no
departamento
Colaborador
confirma o
recebimento da
correspondência
Colaborador
registra
correspondência
no sistema
Mensageiro
coleta no
departamento
Expedição
separa
correspondência
Expedição
prepara e libera
remessa de
malote
Gestão de correspondência
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Outra Unidade
Outra Unidade
Moto Frete
Moto Frete
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Localização e triagem dos vários itens que circulam na expedição
Gestão de correspondência
• Definir prioridades
• Encaminhamento ao destinatário
• Distribuição interna programada
• Organização dos documentos
Carta simples, Sedex ,Sedex10, PAC, etc...
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Emissão de etiquetas e controle de código de barras
Gestão de correspondência
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Tablet para confirmação do recebimento de correspondências
Registro da confirmação de recebimento
através de tablet.
Controle por senha de usuário ou assinatura do
destinatário.
Gestão de correspondência
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Central de serviços
Solicitação de taxi
Central de serviços
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Desafios do controle de taxi
1. Controle do reembolso, segmentação por centro
de custo e aprovação dos gestores
2. Controle de recibos, veículos e percurso.
3. Realização do agendamento de solicitação entre
unidades da corporação.
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Gestão de Taxi
Fica sob a responsabilidade da área de facilities tornar o processo de solicitação de taxi simples, permitindo aos
colaboradores visitar clientes e outras unidades da empresa, recebendo aprovação do gestor e o reembolso das
despesas de forma dinâmica.
Principais necessidades das empresas:
- Registrar o agendamento e a solicitação de taxi em todas as unidades da empresa.
- Controlar a aprovação dos gestores.
- Arquivar recibos e efetuar reembolsos integrando processos administrativos e financeiros
Colaborador
registra solicitação
no sistema
Aprovação do
gestor da área
Solicitação de taxi
em andamento
Entrega do recibo
na expedição
Reembolso de
despesas efetuado
Dispara e-mail
para Taxista,
expedição e
solicitante
Expedição Prepara
Itinerário e Imprimi
Ordem de Serviço
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Central de serviços
Agendamento sala de reunião
Central de serviços
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Desafios do agendamento de salas de reunião
1. Confiabilidade na confirmação do agendamento e
indisponibilidade de recursos (equipamentos)
2. Colaboradores não tem acesso aos agendamentos,
tornando inflexível o remanejamento de locais
3. Não permitir a interação entre local de
agendamento e participantes de forma ágil
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Gestão do agendamento de salas de reunião
A área de facilities tornar deve permitir que o agendamento de salas de reunião, o convite de participantes e ferramentas
de colaboração (Microsoft Outlook) ocorram de maneira transparente e permitam total flexibilidade para mudanças.
Principais necessidades das empresas:
- Consulta e registrar o agendamento de salas de reunião em todas as unidades da empresa.
- Divulgar recursos e disponibilidade a todos os colaboradores da empresa.
- Integrar em um único ambiente a agenda, os participantes e a confirmação do evento utilizando o
Microsoft Outlook
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Central de serviços
Gestão de contratos
Central de serviços
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Desafios da gestão de contratos
1. Definir papeis para gestor de contratos e de
contratações em cada etapa do processo.
2. Gerenciar modalidades de contratação, tipo de
certame e critérios de julgamento (eleição)
3. Aderir aos níveis de maturidade dos processos,
níveis de serviço (SLA) e indicadores de desempenho
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Gestão de contratos
A gestão do ciclo e vida dos contratos deve prever relações comerciais, vigência contratual, obrigações explícitas e
implícitas, definir todas as etapas de contratação e classificação de contratos de forma transparente e de fácil acesso e
gerenciamento.
Principais necessidades das empresas:
- Definir conceitualmente o ciclo de vida dos contratos.
- Obter informações, avaliações e indicadores dos contratos vigentes.
Etapas e processos do ciclo de vida dos contratos
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Central de serviços
Controle de manutenção
Central de serviços
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Desafios do controle da manutenção
1. Falta de controle e gerenciamento da manutenção
preventiva.
2. Tempo entre a solicitação e a execução da
manutenção corretiva incompatível com necessidade.
3. Avaliação de fornecedores e cumprimento de
prazos ineficaz.
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Gestão do controle de manutenção
A área de facilities deve prover mecanismos para que o gerenciamento de manutenções preventivas e corretivas seja
realizado objetivando evitar desperdícios e indisponibilidade de recursos no ambiente corporativo.
Principais necessidades das empresas:
- Registrar solicitações de manutenções corretivas em todas as unidades da empresa.
- Definir claramente papéis, atividades e responsáveis em cada área de manutenção.
- Avaliar o prestador de serviço, legislação vigente e reduzir custos.
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
1- Registro de informações descentralizado (cada
unidade/estabelecimento possui uma planilha)
2- Gerenciamento de solicitações confuso e impreciso
3- Administração ineficaz para mensurar o custo efetivo dos
serviços, sazonalidade e a volumetria da operação.
Dificuldades da área de serviços sem as
ferramentas adequadas
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Como podemos ajudar?
Temos a oferta mais completa do mercado.
Somos a única empresa que fornece ferramentas para operação e
fiscalização da mão-de-obra própria ou contratada.
Entendemos e temos soluções para hoje e com olho no futuro!Tecnologia CLOUD COMPUTING. Um sistema de fácil manuseio e acessado via internet,
dispensando configurações dos computadores da sua empresa.
Gerenciamento de toda área de serviços em um único aplicativo.
Foco no gestor de facilities. Relatórios operacionais e informações gerenciais auxiliando a
tomada de decisões.
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Estrutura corporativa
Controle da Central de serviços organizada de acordo com a estrutura corporativa .
Volumetria e relatórios por estabelecimento, empresa, centro de custo e unidade.
Nossa solução
Filial Filial
Filial
FilialFilial
Matriz010110101001010
VPN
Internet
Equipe
SistemaDados RH
Equipe
Segurança
Equipe
Segurança
Equipe
SistemaSoftware Gestão de
Correspondência e malotes
Solução ahera
1 Sistema Layout para troca de dados (extração dados e periodicidade)- Conceituar, aprovar, implementar, testar, homologar.
Segurança Regras e aplicações (Firewall, VPN e certificado digital )- Conceituar, aprovar, implementar, testar, homologar.
Compras Aquisição de equipamentos e suprimentos- Impressora térmica, leitor de código de barras, envelope vai-vem e etiquetas.
Mensageria Treinamento software (Matriz)- Registro de correspondência e remessa de malotes
Mensageria Parametrização do software (Matriz)- Perfil de acesso, conta de usuário, estabelecimento, departamento, centro custo, expedição, etc.
Colaboradores Treinamento software (Matriz e Filiais)- Registro de correspondência na intranet.
2
3
4
5
6
11 11 22
3 4
5 6
6 6
6
66
1
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Integração de dados e VPN
- Site correios (rastreabilidade e CEPs)
- Cadastro de colaboradores do cliente
Nossa solução
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Nossa solução
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Relatórios analíticos sintéticos e gráficos
Nossa solução
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Criação do manual Operacional de Serviços.
O que é?
É um passo a passo das atividades do setor, com a proposta de soluções que estabelecem
procedimentos padronizados de controles, registros e rotineiros, com a utilização de ferramentas já
testadas e que possibilitam resultados rápidos e seguros.
Identificamos os pontos aonde há falhas no fluxo das correspondências, tais como extravios, falhas,
atrasos e trabalhamos a regularização.
Após a implantação da operação, confeccionamos o Manual Operacional, seguindo o passo a passo
dos serviços executados.
Nossa solução
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Indicador Antes Depois
Número de estabelecimentos analisados (período 30 dias) - 1
Número de resmas de sulfite (impressão protocolos) 5 1
Número de entregas por dia (Distribuição Interna) 2 4
Número de colaboradores - efetivo operacional 9 6
Custo operacional (serviço mão-de-obra) R$ 26.955 R$ 17.970
Número de perdas/extravio - correspondências 12 0
Número de ligações para expedição (rastreabilidade) 88 11
Número de registro ocorrências (Entrada/Saída) Inexistente 79
KPIs (Indicadores desempenho) Inexistente 98%
SLAs (entregas no prazo) Inexistente 99%
Volumetria mensal (Entrada correspondência) Inexistente/Manual 18.622
Volumetria mensal (Saída correspondência) Inexistente/Manual 13.289
Controle de lacre malotes Ineficaz Impeditivo
Controle de rastreabilidade (Entrada/Saída) Inexistente/Manual Por colaborador
Manual de operações da expedição / facilities Inexistente Publicado/intranet
Área para arquivamento protocolos Sala 5 x 4,5 Inexistente
Consulta cadastro de colaboradores Desatualizado Integrado (OnLine)
Segmentação da operação por centro de custo/departamento Inexistente/Manual Relatórios sintéticos
Custo correios Sem estimativa Relatórios analíticos
Indicadores de desempenho - KPIs
Nossa solução
A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA
Gestão focada nos melhores resultados- Melhoria no processo de correspondência- Mapeamento e triagem da sua correspondência - Identificação da melhor forma para o postagem de documentos e correspondências
Redução de custos- Aumento da produtividade- Propor soluções inteligentes para contratação de franquias- Redução de mão de obra contratada- Redução do uso do papel (impressão de protocolos)- Diminuição do custo com postagens
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