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El Ndstudio-Visadoc es un gestor documental integral donde se puede gestionar los documentos de la entidad así como la firma de los mismos mediante un certificado que esté reconocido por el Ministerio de Industria.La solución de firma digital de NDS asegura la integridad de los datos de todo documento o transacción firmado, garantiza la autenticidad del signatario y permite impedir el incumplimiento de transacciones comerciales.NDS garantiza una implementación fácil y sin problemas de las firmas digitales en el sistema de gestión de usuarios existente de su organización, eliminando de ese modo gastos indirectos.Para Colegios profesionalesLa herramienta dispone de los siguientes bloques:Visado electrónico Gestión de documentos Gestión interna del colegioZona de administración de la aplicaciónGestión de visados en papelOtras funcionalidadesPara empresasGestión de usuarios: es la herramienta con la que se gestiona los usuarios que van a utilizar el proceso de firma electrónica, así como la gestión de los documentos.Gestión de documentos: La gestión documental se encarga de la transformación de la información en conocimiento, para su correcta difusión y utilización por los miembros de la organización. Gestión de firma: Es la herramienta con la que se puede firmar el documento o documentos, son applets que posee NDS y que sirve para cualquier certificado digital.
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● nds l consultoría informática l social media marketing l http://www.nds.es l índice
nds l doc l gestor documental ●nds l doc
Soluciones empresariales
gestor documental
● nds l consultoría informática l social media marketing l http://www.nds.es l índice
nds l doc l gestor documental
El Ndstudio-Visadoc es un gestor documental integral
donde se puede gestionar los documentos de la
entidad así como la firma de los mismos mediante un
certificado que esté reconocido por el Ministerio de
Industria.
La solución de firma digital de NDS asegura la
integridad de los datos de todo documento o
transacción firmado, garantiza la autenticidad del
signatario y permite impedir el incumplimiento de
transacciones comerciales.
NDS garantiza una implementación fácil y sin
problemas de las firmas digitales en el sistema de
gestión de usuarios existente de su organización,
eliminando de ese modo gastos indirectos.
1. introducción
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nds l doc l gestor documental
Para Colegios profesionales La herramienta dispone de los siguientes bloques:
Visado electrónico
Gestión de documentos
Gestión interna del colegio
Zona de administración de la aplicación
Gestión de visados en papel
Otras funcionalidades
Módulos existentes
Para empresas Gestión de usuarios: es la herramienta con la que se gestiona los usuarios que van a utilizar el
proceso de firma electrónica, así como la gestión de los documentos.
Gestión de documentos: La gestión documental se encarga de la transformación de la
información en conocimiento, para su correcta difusión y utilización por los miembros de la
organización.
Gestión de firma: Es la herramienta con la que se puede firmar el documento o documentos, son
applets que posee NDS y que sirve para cualquier certificado digital.
2. funcionalidades
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Gestión de Usuarios
• Administración de los permisos
para los usuarios
• Agrupación por roles
• Segmentación por funcionalidades
• Integración con el Windows
Directory
• Gestión de acceso por fichero o
por carpeta.
Gestión de Ficheros
• Sistema Integrado mediante
WebDav o SAMBA con servidor
interno de ficheros
• Sistema de cortar, copiar y
pegar
• Control de versiones
• Metadatos
•Sistema de acceso mediante
web o conexión a unidad de red
Buscador
• Búsqueda por los ficheros de texto
existentes ya sean documento de
Word, pdf
• Búsqueda por versiones
• Búsqueda por metadatos
• Búsqueda por temporal
Gestión de Peticiones
• Sistema de avisos en referencia a
modificaciones de ficheros
• Solicitud de documentos
PLATAFORMA TECNOLÓGICA
Módulos existentes
3. módulos
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El Gestor de Usuarios será la herramienta por la que la
empresa gestionará a todos los usuarios que acceden
al sistema:
-Se crean un sistema de grupos de usuarios y usuarios,
a los que se les dará un permiso de acceso y luego de
funciones
-A cada usuario se le podrá asignar permisos de
lectura, modificación, supervisión y administración para
archivos y ficheros así como otras funciones de la
propia plataforma.
-Se crearán roles a los que directamente se podrá
asignarle funciones, pudiendo luego directamente
asignar a un usuario a un rol para que obtenga esas
funciones.
-Se Podrá integrar con sistemas de usuarios como
Windows Directory
Gestor de usuarios
3. módulos
Gestión de usuarios
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nds l doc l gestor documental Gestor de ficheros
El Gestor de ficheros será el sistema con el podremos
visualizar, modificar o eliminar los ficheros dentro de la
Intranet:
-Se podrán visualizar a través de Unidad de red
conectado al ordenador, o vía web.
- Gestión de versiones controlará las distintas
modificaciones que puede tener un fichero,
guardándose cada una de ellas.
-Se podrá realizar funciones de cortar, copiar, pegar
-Cuando se de alta un archivo se tendrán que incluir los
metadatos
3. módulos
gestión de ficheros
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3. módulos
buscador
Buscador de ficheros
Será la herramienta por la que podremos acceder a los
ficheros mediante diferentes tipos de buscadores:
-Buscador de texto sobre archivos Word o pdf
-Buscador sobre los metadados asociados a los
ficheros
-Buscador por versiones
-Buscador por intervalos de tiempo.
Los resultados nos dirigirán hacia el archivo
correspondiente.
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nds l doc l gestor documental Workflow
Es un módulo de Workflow donde cada usuario dispondrá de una
zona de peticiones a realizar para firmar.
Peticiones no realizadas (Bandeja de Entrada)
Peticiones en curso
Peticiones finalizadas.
Será además un repositorio de los documentos firmados.
3. módulos
workflow
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nds l doc l gestor documental
SE INCLUYE LOS
FICHEROS
Servidor de Ficheros Servidor Gestor
Documental
Se incluyen
los registros
de la BBDD
Estación i-net
Navegador
Ms-Explorer
Netscape
Se sincronizan
Ficheros y registro
Por dos métodos
Opción A – SAMBA - intranet
Opción B – WEBDAV - web
Vía Intranet
Vía Unidad de Red V
isu
aliz
ació
n
FIREWALL O
ROUTER VPN
Arquitectura
4. arquitectura
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nds l doc l gestor documental
• Con FNMT, DNI Electrónico y Camerfirma
• Token, Tarjeta, o software
• Certificados de
– Certificados que identifican al empleado (Nombre y Apellidos + DNI)
y a la empresa (CIF) certificando el vínculo entre ambos (P.Ej
Director Comercial)
– Certificados para representante legal o un apoderado general. ( P. Ej
Administrador único, Administrador solidario, Consejero delegado,
Apoderado general )
– Certificados para apoderados especiales. Facultades limitadas. ( P.
Ej para abrir una cuenta corriente, firmar contratos de una
determinada cuantía, etc.). Son facultades catalogadas.
Arquitectura
4. arquitectura
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Cualquier notificación con los programas de correo electrónico se podrán
firmar los mensajes que se envíen.
Los contratos que se deban firmar, también a través de la aplicación se
podrán firmar generando el documento con la validez necesaria para ser
enviadas por correo electrónico.
Con la aplicación de ofertas que disponga la empresa, automáticamente
las personas que estén autorizadas firmarán digitalmente las mismas y se
podrán enviar.
Notificaciones
Contratos
Presupuestos - Ofertas
Aplicaciones prácticas
5. aplicaciones
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Cualquier notificación de cartas de cobros y pagos que deban ser firmadas
por los responsables se puedan realizar a través del gestor documental y
las cuales quede reflejo de cuando se ha enviado.
Si la empresa desea que las facturas se han firmadas por los
responsables, en el momento que se generen, le llegue al responsable y
las firme una a una o por fechas o por bloques.
Cobros- Pagos
facturación
Aplicaciones prácticas
Con la aplicación de nóminas se puedan firmar por el responsable de
nóminas de la empresa y que luego cada trabajador pueda tenerlo.
Nóminas
5 aplicaciones
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nds l doc l gestor documental
-Todos los visados electrónicos se visan electrónicamente -Todos los colegiados pueden firmar sus proyectos - Toda la facturación se hace electrónicamente -Todos los documentos internos son digitalmente.
-Obtener papel 0 -Integración con su aplicación de gestión
Se estudio que volumen de datos tenían y la aplicación de gestión que poseía
-Instalación de firma electrónica de Camerfirma y FNMT - Instalación de Ndstudio-Visadoc -Integración con aplicación de gestión
acciones
Estudio
Problemática
Resultados
Caso de éxito 6. proceso
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nds l doc l gestor documental Casos de éxito
7. clientes
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Tel. +34 902 995726
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