!Gildia catering presentation

Экономика ивента и экономия на ивенте

Бондарев ВладимирГильдия Кейтеринга

http://gildia-catering.ru/

Основные форматы мероприятий

• Бизнес-мероприятия: семинары, конференции, форумы, цикловые совещания,торжественные церемонии, открытия, презентации, показы, салоны, дни открытыхдверей, открытия новых офисов, церемонии и торжества по случаю врученияпремий, наград, завершения отчетного года.

• Клиентские мероприятия: приемы и праздники для инвесторов, партнеров иVIP-клиентов, дилерские съезды, выездные мероприятия для партнеров исотрудников, дистрибьюторские программы.

• Маркетинговые, медийные и PR-мероприятия: специальные события и промо-акции, направленные на продвижение брендов, продуктов и сервисов, лончакции, направленные на продвижение брендов, продуктов и сервисов, лончпродукта, запуски новых марок, тест-драйвы, BTL-проекты, пресс-мероприятия(пресс-конференции, пресс-туры, презентации для СМИ), имиджевые события(лотереи, благотворительные вечера).

• Обучающие и командообразующие мероприятия: тренинг,и тимбилдинги,квесты, деловые и ролевые игры, интенсивы и мероприятия по развитиюкорпоративной культуры.

• Корпоративные мероприятия: юбилеи компаний, корпоративные праздники(День компании, День Бренда), профессиональные праздники (День Нефтяника),корпоративные выезды на природу (опен-эйры и пикники), корпоративный НовыйГод, детские праздники (для детей сотрудников).

МЫ ВСЕ – ЛЮДИ. Еда – всему голова. Развлечения, зрелища – вторичны.

ЛЮБОЕ мероприятие в программе содержит еду/застолье/перекус. МНОГИЕ мероприятия полностью состоят из еды/застолья.

КЕЙТЕРИНГ – самое важное и сложное в ивенте.

Провалить кейтеринг – верный способ провалить ивент.

У каждой площадки свои правила!

Всё входит в арендную стоимость Тарифицируется отдельно- оборудование (свет, звук, проектор)- люди к оборудованию (а к ним оплата)

- дополнительная плата за возможную задержку

У каждой площадки есть хозяин

Зная правила на площадке, можно существенно сэкономить

Стоимость сценария корпоративного мероприятия на рынке услуг- $500-1000• Сценарий совершенно не обязательно должен делать основной подрядчик• Сценарии ивент-агентств «запрограммированы» на высокобюджетные проекты • Помните! Креатив делают не агентства, а конкретные люди! • После разработки сценария можно объявить тендер на организацию ивента «под ключ»

Это ОДИН сценарий, а не 5 сценариев, как представляют заказчику ивент-агентства...

Не забудьте бытовые расходы и «мелочи»!

• Транспорт и парковка

• Уборщицы и урны для мусора• Грузчики и чернорабочие • Охрана• Указатели• Гардероб• Дополнительный генератор• Удлинители, дополнительные розетки• Конференция: вода для выступающих• Кто и куда собирает грязную посуду?

• Расчет с исполнителями за наличные заложить потери на банковские конвертации+ 5% на дополнительные расходы• Конференция: вода для выступающих• Кто и куда собирает грязную посуду? • Невообразимое множество «случаев»• дополнительная бутылка воды• дополнительное блюдо для гостя• внезапно вышедший из строя микрофон • срочный трансфер из аэропорта

Полиграфия и рекламные конструкции –важнейшая часть мероприятия!

• рекламные конструкции (press-wall, roll-up, перетяжки, арт-объекты

• рекламная и промо-продукция• бизнес-подарки и сувениры• распечатка пресс-релизов, простых бланков, листков с программой* для подготовки «бумажного минимума» уходит 1-2 картриджа

…И ПЕРЕДАТЬ ВСЕ ПРОБЛЕМЫВ РУКИ НАШИХ ДОБРЫХ И ВЕРНЫХ ДРУЗЕЙ

ИВЕНТ-АГЕНТСТВ?!

• Разработка креативной концепции мероприятия• Подбор и бронирование площадки• Приглашение гостей на мероприятие • Обеспечение доставки материалов и персонала

• Организация питания (кейтеринг)• Организация развлекат.

программы• Декорирование помещений• Тех.обеспечение – свет, звук • Производство бренд. продукции

• Подбор и тренинг промо-персонала • Администрирование и проведение

мероприятий• Подготовка фото и видео-отчетов

ЭТО КРУТЫЕ РЕБЯТА. У НИХ ВСЕ КРУТО И они справятся с любым вашим «крутым» бюджетом

Отдел развития — поиск и привлечение новых Клиентов, участие в тендерах.Отдел по работе с Клиентами — менеджеры-посредники между Клиентом и event-агентством.Творческий отдел — создание концепций мероприятия и другого креатива. Штат копирайтеров, режиссеров, сценаристов. Несколько креативных директоров.Производственный отдел — дизайнеры, специалисты по производству (продакшн). Люди, помогающие воплотить идею, рожденную в творческом отделе. Менеджеры этого отдела заказывают услуги подрядчиков event-агентства.

Бюджет среднего ивент-агентства (офис и персонал) – $40 000 – 50 000/мес.Крутость и престиж необходимо поддерживать…за наш счет

+ 20-40%

+ 30-50%

+ 60-100%

+ «налог» ивент-агентству

+ 30-50%

+ 50-300%

+ 100-300%

+ 20-40%

+ 100-300%

+ 50-300%

+ 30-40%

+ 50-300%

+ 20-50%

+ 30-100%

+ 50-300%

+ 30-50%

+ 30-40%

+ 100-300%

+ 30-100%

+ 100-300%

Особенности национального ивентинга… Почему мы ИХ не любим?

Почему мы ИХ не любим?

Почему мы ИХ не любим?

- Event-менеджер - координатор действия, которое будет проходить наплощадке, далеко не всегда компетентно принимает решения, от которыхзависит успешность работы кейтеринга.

- Агентство не информирует кейтеринг о том, какого заказчика предстоитобслуживать (уровень обслуживания, особенности аудитории и многоедругое).

Почему мы ИХ не любим?

- Количество гостей отличается от заявленных – объявляют, что нужнонакормить 400 человек, а реальное количество гостей – 450 или даже 550С заказчика берутся средства с 550 чел. Заказано меню для обслуживанияскажем 500 гостей, а уже в процессе мероприятия агентство обращается ккейтеринг службе с просьбой покормить сотрудников агентства,музыкантов, аниматоров, световиков-звуковиков, пару водителей иоркестр.

- Когда площадку для мероприятия выбирает клиент либо организатор –100 % неожиданностей в кармане у кейтеринга.

Способ 1. Кейтеринг «на коленке»

Способ 2. «Стандартизированный кейтеринг»

Способ 3. Кейтеринг без сервиса

Способ 4. «Эконом»-кейтеринг

Где выход? Работайте с профессионалами кейтеринга и ивента напрямую!

Классную работу делают не агентства, а отдельные люди…

Полезные советы для экономии бюджета мероприятия

от Гильдии Кейтеринга

Спасибо за внимание!

http://gildia-catering.ru/

+7(499) 411-19-62+7 (916) 191-45-86