Event Organizing

DIAN SAPUTRAKOMUNITAS GENERASI CENDEKIA

KOTA PRABUMULIH

URUTAN KERJA

IDE/GAGASAN KONSEP KEGIATAN SUMBER DAYA MANUSIA JOB DESCRIPTION TIME SCHEDULE PELAKSANAAN KEGIATAN (HARI-H) EVALUASI

IDE/GAGASAN

Dirumuskan dalam bentuk Visi dan Misi Kegiatan

Diturunkan menjadi Tema dan Judul Kegiatan

KONSEP KEGIATAN

Dirumuskan oleh Personil Inti Menggunakan Analisa SWOT

SUMBER DAYA MANUSIA

Staffing dengan asas “The Right Man and The Right Job

Sesuaikan dengan kebutuhan kegiatan

JOB DESCRIPTION

Pembagian Kerja Diusahakan semua personil bisa

memberikan kontribusi terbaik Misalnya : Pembuatan proposal & surat-

menyurat, pembentukan opini publik, penggalangan dana, dsb

TIME SCHEDULE

Jadwal yang lengkap & efektif Termasuk Staffing, Consolidation,

Controlling, Technical Meeting, & Evaluation

PELAKSANAAN KEGIATAN (HARI-H) Kejelasan Penanggung Jawab Acara

(yang berhak atas keputusan final) Yakinkan persiapan sudah matang Rapat kontrol/breifing panitia Cek keperluan pada H-1 Buat skenario alternatif Saling komunikasikan segala sesuatu

(termasuk perkembangan terakhir)

EVALUASI Penilaian indikator keberhasilan acara Kelancaran acara/hambatan-hambatan Soliditas tim Ketepatan waktu Targetan dana Peserta Pembicara Materi yang disampaikan melalui angket Perumusan rekomendasi (laporan)

Yang Harus Diperhatikan…….. PROPOSAL SURAT-MENYURAT CONTACT PERSON PUBLIKASI

PROPOSAL

Adalah “suatu rangkuman konsep yang menjelaskan secara spesifik dari suatu kegiatan sehingga pembaca akan mengerti dan mau memberikan kontribusinya”

ISI PROPOSAL LATAR BELAKANG/PENDAHULUAN

(memuat informasi, data, dan fakta yang mengarah serta mendukung penting dan segeranya acara tersebut untuk diselenggarakan. Gunakan metode deduktif dimana diakhiri sebuah kesimpulan bahwa acara tersebut memang penting diselenggarakan)

NAMA KEGIATAN (sederhana dan mudah diingat, bisa dalam bentuk akronim/singkatan)

ISI PROPOSAL (Lanjutan) TEMA KEGIATAN (gunakan bahasa yang

efektif, berbeda, dan menarik/nyentrik) MAKSUD & TUJUAN (terangkan secara

gamblang) TEMPAT & WAKTU KEGIATAN

(diperhitungkan secara rinci) JENIS KEGIATAN/SUSUNAN ACARA

(terangkan secara rinci nama sub acara, targetan, tempat, waktu, peserta, pembicara dari masing-masing sub acara tersebut)

ISI PROPOSAL (Lanjutan)

PESERTA KEGIATAN/SASARAN PENGUNJUNG (target jumlah yang jelas)

PELAKSANA KEGIATAN/SUSUNAN PANITIA (sesuaikan kebutuhan, biasanya meliputi : pelindung, penasehat, penanggung jawab, SC, dan OC)

RENCANA ANGGARAN (pengeluaran, pendapatan, dan saldo)

ISI PROPOSAL (Lanjutan)

PENAWARAN SPONSORSHIP/RENCANA MEDIA PROMOSI (terangkan secara jelas dan rinci bentuk dan klasifikasi kerjasama/sponsorship)

PENUTUP (sampaikan harapan-harapan dari dibuatnya proposal tersebut, sertakan tempat dan tanggal dibuat untuk legalisasi proposal)