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Por que devemos controlar a documentação de nossa empresa? Qual a diferença entre formulário e registro?
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CONTROLE DEDOCUMENTOS
POR QUE DEVEMOS CONTROLAR ADOCUMENTAÇÃODA NOSSA EMPRESA
C O M O C O N T R O L A R ?
O D O C U M E N T O É VA L I D O ?
Q U A L L AY O U T ?
C O M O A R M A Z E N A R ?
Q U E M T E M A C E S S O ?
Através dos requisitos de documentação visam estabelecer critérios para garantir a integridade e a padronização da informação utilizada na empresa.
OS SISTEMAS DE GESTÃO
O QUE SÃO DOCUMENTOSPARA O SISTEMA DE GESTÃO?
Documento é a informação contida em qualquer tipo de suporte, podendo ser utilizada para prova ou consulta.
QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS DOCUMENTOS DE UM SISTEMA DE GESTÃO?
Política da QualidadeObjetivos e Metas do SGQManual do Sistema de GestãoProcedimentosInstruções de TrabalhoFormuláriosRegistrosInformações de processoDocumentos ComplementaresDocumentos Externos, tais como Documentos Regulamentares, Normas Técnicas, Literaturas Técnicas, Documentos do Cliente etc.
QUAL É A DIFERENÇA ENTRE OS DOCUMENTOS DO SISTEMA DE GESTÃO?
É o compromisso, por escrito,
no qual a organização firma
seu COMPROMETIMENTO:
Com a qualidade e o
atendimento às necessidades
dos clientes, visando à
melhoria continua nos
processos e produtos (9001)
POLÍTICA DA QUALIDADE E AMBIENTAL
Demonstra o planejamento e o
compromisso da organização.
Eles devem ser coerentes com
a política e capazes de gerar
indicadores de monitoramento.
É importante que nesse
documento estejam indicados
a visão estratégica da empresa.
OBJETIVOS, METAS E PROGRAMAS
Descreve o Sistema de Gestão
da Qualidade, servindo como
referência para a
implementação e manutenção
do mesmo.
MANUAL DA QUALIDADE
Descrição de um modo específico de
realizar uma atividade ou um processo.
PROCEDIMENTOS
Detalhamento de atividades
especificas, necessárias ao
atendimento dos requisitos do
produto e/ou processo.
INSTRUÇÕES DE TRABALHO
Documentos destinados a
apoiar as atividades descritas
nos Procedimentos e Instruções
de Trabalho. São utilizados para
preencher informações durante a
realização do processo, para
registrar e evidenciar os fatos
ocorridos durante a atividade.
FORMULÁRIOS
Os registros evidenciam o
resultado das atividades
desenvolvidas, registrando
os fatos no momento em
que ocorrem.
REGISTROS
QUAL É A DIFERENÇA ENTRE FORMULÁRIO E REGISTRO?
EXEMPLO DE FORMULÁRIO
Formulário é o documento padronizada, estruturado com campos apropriados destinados a receber, preservar ou transmitir uma informação.
EXEMPLO DE REGISTRO
O registro é aquele que apresenta evidencia de que algo foi executado ou formalizado. Ele nunca apresenta parâmetros a seguir (como uma tabela ou um desenho).
Fluxogramas, Organogramas, Mapeamentos de Processos, Interação entre os Processos
INFORMAÇÕESDE PROCESSO
Normas internas que estabelecem os processos e os controles, no nível de especificidade que se faça necessário, definem também quem, o quê e quando;
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
Documentos que não são originados ou de responsabilidade da organização mas que precisam ser utilizados para garantir a qualidade e conformidade e de seus produtos/ serviços.
DOCUMENTOS EXTERNOS
M A N U A L D A Q U A L I D A D E
P R O C E D I M E N T O S D O S I S T E M AD E G E S T Ã O D A Q U A L I D A D E
I N S T R U Ç Õ E S D E T R A B A L H OD O C U M E N T O S C O M P L E M E N T A R E S E A N E X O S
F O R M U L Á R I O S E R E G I S T R O S
Um Procedimento Documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessários para:
CONTROLE DEDOCUMENTOS
Analisar criticamente Aprovar Identificar a revisão
Controlar as alterações Assegurar que a versão atual está disponível
Controlar os documentos externos Controlar documentos obsoletos
Controlar a distribuição e acesso aos documentos
PR CONTROLEDE DOCUMENTOSDefinição de layout e identificação
Autoridades para análise crítica e aprovação de documentos
Definição de método para distribuir os documentos e assegurar que todos estejam vigentes nos locais de uso
Definição de critérios para controlar os documentos externos
O Controle de Documentos é fundamental para manter a integridade do seu sistema de gestão. Essa atividade deve ser repassada a alguém que tenha grande capacidade de organização e concentração.
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