Стратегия управления подрядчиками на...

1Add text 1

Обеспечение временной инфраструктурой и операционная готовность

Селищев Григорий

«Стратегия управления подрядчиками (Site management) в крупномасштабных мероприятиях на примере Олимпиады в Сочи»

2Add text 2

Цель Site managementОбеспечить эффективную и безопасную работу подрядчиков всех

Функциональных направлений оргкомитета (ФНД) на объектах в

период «подготовки и восстановления объектов» (Fit out и

Reinstatement).

3Add text 3

Задачи Site management часть 1

1. Обеспечить приём объектов в соответствии с Соглашениями об использовании объектов

(VUA).

2. Согласовывать допуск на объект на период Fit out и Reinstatement в соответствии с

утверждёнными планами Оргкомитета, а также внеплановый допуск.

3. Координировать работу подрядчиков Оргкомитета на объекте в соответствии с

интегрированным графиком на период Fit out и Reinstatement.

4. Осуществить Передачу (Handover) готового к Играм объекта в управление функции-

владельца элемента временной инфраструктуры (ВИ). Функция Venue management

должна организовать указанный процесс.

5. Осуществить Возврат (Hand back) от функции-владельца элемента ВИ (Venue

management должен организовать указанный процесс).

4Add text 4

Задачи Site management часть 2

6. Осуществить контроль сроков и оперативное управление интегрированным графиком

установки ВИ на период Fit out, Transition и Reinstatement.

7. Обеспечить отчётность в функциональный командный центр (ФКЦ) Функции СС&О

(Construction Coordination & Overlay – Координация строительства и временные

сооружения) по работе на объекте в части всех активностей (работа поставщиков,

работы подрядчиков, возникновение и решение инцидентов и пр.).

8. Обеспечить координацию поставщиков и подрядчиков по временной инфраструктуре

Оргкомитета через представителей ФНД на объекте, в том числе качественное

функционирование временной инфраструктуры в период Games time.

9. Обеспечение эффективного использования приданого ресурса в виде команды Site

management и централизованных сервисов.

10. Обеспечить исполнение нормативных документов Оргкомитета 2014, связанных с

работой на объекте.

5Add text 5

Структура Site managementSite manager является руководителем команды объекта в период Fit out, Reinstatement и имеет в своём подчинении: VFM менеджера, менеджера по энергетике, заместителя, координаторов от функций, вовлечённых в процесс FIT OUT, координатора по ВИ (которому подчиняется Construction manager от УК).

Site manager пользуется поддержкой со стороны выделенных централизованных сервисов функции CC&O и прочих функций, вовлечённых в процесс FIT OUT.

Site manager также является подотчётным лицом перед выделенными централизованными сервисами функции в части предоставления требуемой информации, отчётности.

6Add text 6

Типовой план жизненного цикла объектов

7Add text 7

Роли и обязанности по управлению подрядчиками на площадке объекта

8Add text 8

Site manager/Deputy Site manager(часть 1)

№ Ответственность

1До передачи объекта в пользование Оргкомитету (от владельца объекта) готовит отчет, в котором отражена информация о соотношении передаваемого объекта с условиями VUA и операционными требованиями

2

Обеспечивает команду объекта и поставщиков допусками на объект, сводом правил по безопасности на объекте (в том числе организует инструктаж на объекте) и контролирует поставку ВИ (грузовым транспортом) на объект в период Fit-Out и демонтажа.

3Обеспечивает связь между планом объекта, графиком монтажа, работой ключевых функций Оргкомитета и иными стэйкхолдерами, которые вовлечены в работу в период Fit-Out/демонтажа (CCO, BRO, TEC, LOG, SIG, ENG, SEC и т.д.)

4

Вместе с командой планировщиков (графики) и управляющей компанией по ВИ, осуществляет управление своевременной поставкой и установкой элементов ВИ согласно интегрированного графика и разработанной проектной документации

5

На всех стадиях жизненного цикла объекта обеспечивает предоставление отчётности по статусу исполнения работ на объекте и осуществляет эскалацию проблемных вопросов/инцидентов на руководителя команды объекта (VM), линейного руководителя и в ФКЦ, действуя в координации с командой объекта.

6 Несёт ответственность за мониторинг поставки материалов на объект или группе объектов.

7 Осуществляет управление командой сайт менеджера на объекте.

9Add text 9

Site manager/Deputy Site manager(часть 2)

№ Ответственность

9Отслеживает любые (крайние) изменения в проектных материалах, которые влияют на бюджет, и уведомляет ФКЦ ССОо таковых, для дальнейшего согласования финансирования

10 Осуществляет контроль рисков на объекте по ВИ, которые могут влиять на: бюджет, программу, качество и т.д.

11Осуществляет мониторинга Bump out в части ключевых функций (в период Игр) в соответствии с интегрированным графиком

12Совместно с Управляющей компанией координирует демонтаж ВИ и всего оборудования на площадке, а также работы по приведению в первоначальное состояние объекта.

13 Осуществляет взаимосвязь работ функций на объекте в период Fit-out.

14 Осуществляет контроль бюджета объекта на временную инфраструктуру и контролирует затраты на объекте

15Доводит до сведения ключевых функций интегрированный график монтажа оборудования площадки(в том числе OBS, Телекоммуникационные компании и пр.), управляет изменениями в графике.

16Участвует в процессе по передачи объекта к Оргкомитету, передачи ВИ от поставщика на объект, передачи готовой ВИ к функциям – владельцам элементов ВИ при организации процесса - VM (и в обратном порядке).

17 Содействие поставщику ВИ в части подключения и пр.

10Add text 10

VFM№ Ответственность

1Координация и управление внешними инженерно-техническими службами собственника по техническому обслуживанию систем отопления, вентиляции, кондиционирования и холодоснабжения капитальных зданий и сооружений. Ежедневная проверка, техническое обслуживание, ремонт.

2Координация и управление внешними инженерно-техническими службами собственника по техническому обслуживанию систем водоснабжения и водоотведения капитальных зданий и сооружений. Ежедневная проверка, техническое обслуживание, ремонт.

3Координация и управление внешними инженерно-техническими службами собственника по техническому обслуживанию систем автоматизации, пожаротушения и сигнализации капитальных зданий и сооружений. Ежедневная проверка, техническое обслуживание, ремонт.

4Управление, координацию и контроль производства работ службами собственника и внешними инженерно-техническими службами по восстановлению работоспособности и исправного состояния.

5 Обеспечение объекта коммунальными услугами и дополнительными эксплуатационными сервисами.

6Содействие в вопросах предоставления (возмездно или безвозмездно) сервисных и транспортных средств инженерно-технических служб собственника объекта для Оргкомитета и подрядчиков.

7 Предоставление требуемой информации Site manager для формирования отчётности.

8 Обеспечивает присутствие представителя собственника на объекте при необходимости.

9 Предоставление исправных точек подключения ВИ к постоянным сетям объекта.

10 Задача по key management лежит в зоне ответственности VM.

11Add text 11

Energy manager№ Ответственность

1Организация взаимодействий между представителями Ответственного исполнителя и с поставщиками Оргкомитета - производителями работ связанных с электроснабжением.

2 Организация взаимодействий Оргкомитета с поставщиками, выполняющими производство всех электромонтажных работ.

3 Координация работ связанных с разграничением зон ответственности вовлеченных в процесс энергоснабжения сторон.

4 Контроль наличия и работоспособности точек технологического присоединения в соответствии с проектными решениями.

5Окончательная приемка работ совместно с Site-manager на предмет подключения всех необходимых потребителей в соответствии с проектными решениями.

6Организация связи между вовлеченными в процесс организации и эксплуатации энергоснабжения сторонами, в том числе от ответственного исполнителя;

7Контроль взаимодействия со всеми вовлеченными в процесс организации и эксплуатации энергоснабжения сторонами, в случае необходимости анализ возможности подключения дополнительных потребителей.

8 Координация работы установленных связей в процессе организации и эксплуатации энергоснабжения.

9Контроль за организацией операционной деятельности на объекте (оперативные включения /отключения оборудования, присоединение новых потребителей, актирование неисправностей и пр.).

10 Контроль осуществления эксплуатации энергетического оборудования.

11 Организация коммуникаций между вовлеченными в процесс представителями в части последовательности выполнения работ;

12 Контроль отсутствия временных сетей ЭС после окончания производства работ.

13 Окончательное обследование объекта совместно с Site-manager на предмет отсутствия временных сетей ЭС.

12Add text 12

Coordinator for overlay

№ Ответственность

1 Осуществление постоянного контроля за работой подрядчиков на площадке.

2Проводит регулярные инспекции на объекте на протяжении Игр в целях обеспечения своевременного ремонта или решения вопросов по обслуживанию ВИ, в соответствии с условиями контрактов на ВИ и в соответствии с соглашениями об уровнях сервиса.

3 Подготовка требуемой информации для Site manager в части отчётности, инициаций изменений ВИ.

4 Осуществление надзора за работой поставщиков по архитектурной части ВИ.

5 Проверка готовности и исправности архитектурной части ВИ.

6 Участие в приёмке работ поставщика по архитектурной части ВИ.

7Осуществление контроля за работой поставщиков в части эксплуатации архитектурной части ВИ и предоставлением услуг.

8Проверка наличия у подрядчика всех необходимых документов для установки, проведения СМР и эксплуатации архитектурной части ВИ (допуски к работам, разрешения, наличие исполнительной документации и пр.).

9 Проведение Venue - туров, в том числе в рамках Observer

13Add text 13

Construction manager (Supplier) (часть 1)

№ Ответственность

1Контроль поставки, монтажа, эксплуатации и демонтажа ВИ (CC&O) на объекте, контроль сроков (контроль работы всех поставщиков по ВИ (CC&O) на объекте).

2Контроль соблюдения поставщиками ВИ (CC&O) требований Оргкомитета по контрактам и российского законодательства в области охраны труда и техники безопасности, окружающей среды и обеспечения пожарной безопасности (проведение необходимых мероприятий по технике безопасности, охране окружающей среды и т.д.).

3Формирует и предоставляет Site manager план по персоналу и грузовому транспорту поставщиков ВИ (CC&O) для выдачи оперативных допусков на объект.

4

Контроль исполнения связей между планом объекта, графиком установки ВИ, работой ключевых функций Оргкомитета и иными стэйкхолдерами которые вовлечены в работу в период Fit-Out/демонтажа (BRO, FAB, TEC, LOG, SIG, SEC и т.д.). Управляет изменениями (формирует предложения по оптимизации графика и предложения по изменению графика с учётом непереносимых дат).

5На всех стадиях жизненного цикла объекта обеспечивает предоставление отчётности по статусу исполнения работ на объекте Site manager, действуя в координации с командой объекта.

6 Контроль своевременного ввода временной инфраструктуры поставщиками ВИ (CC&O) в эксплуатацию.

7Контроль поставщиков ВИ (CC&O) на предмет выполнения систематической, а по завершении монтажа, демонтажа и трансформации - окончательной уборки земельных участков от остатков материалов и отходов; при необходимости по требованию Оргкомитета контролировать полную уборку территории объекта от строительного мусора.

8Контроль поставщиков ВИ (CC&O) в части качества выполнения работ и исполнения обязательств перед Оргкомитетом в соответствии с согласованной документацией, действующими нормами и техническими условиями.

14Add text 14

Construction manager (Supplier) (часть 2)

9Контроль вывоза всего оборудования поставщиков ВИ (CC&O) за пределы объекта после выполнения таковыми своих обязательств в соответствии с графиком и условиями договоров (машины, оборудование, инструменты, строительные материалы и пр.).

10Контроль своевременного устранения недостатков и дефектов поставщиками ВИ (CC&O), выявленных при приемке временной инфраструктуры в эксплуатацию и в период эксплуатации временной инфраструктуры.

11Контроль испытаний смонтированной поставщиками ВИ (CC&O) временной инфраструктуры, а также ее комплексного тестирования.

12 Активное участие в работе команды объекта.

13Участвует в регулярных инспекциях на объекте на протяжении Игр в целях обеспечения своевременного ремонта или решения вопросов по обслуживанию ВИ (CC&O), в соответствии с условиями контрактов на ВИ и в соответствии с соглашениями об уровнях сервиса

14Участвует в рассмотрении любых (крайних) изменений в проектных материалах, которые влияют на бюджет, готовит предложения по оптимизации стоимости или оптимизации элементов ВИ.

15 Предоставляет информацию Site manager по рискам на объекте, которые могут влиять на: бюджет, программу, качество и т.д.

16 Участвует в мониторинге Bump out в части ключевых функций (в период Игр) в соответствии с интегрированным графиком

17 Участвует в процессе определения взаимосвязей работ функций на объекте в период Fit-out.

18Осуществляет поддержку Site manager в процессе по передачи объекта к Оргкомитету (по возможности), передачи ВИ (CC&O) от поставщика на объект, передачи готовой ВИ к VM (и в обратном порядке).

19 Контролирует работу поставщиков ВИ (CC&O) в части подключения и пр.

15Add text 15

Роли и обязанности централизованных сервисов1. Управление контрактами

2. Соглашение об использовании объектов3. Управление графиками4. Взаимодействие с ОБС

5. Командный центр подготовки объектов6. Соблюдение требований МПК и доступности объектов

7. Контроль документации8. Операционная готовность

9. Поддержка проектирования10. Взаимодействие с Госорганими

11. Энергоообеспечение12. Материальное планирование

13. Подготовка инженерных систем

16Add text 16

Управляющая компания

17Add text 17

Концепция орг. структуры Управляющей компании

18Add text 18

Численность сотрудников Управляющей компании

Планируемая численность сотрудников Управляющей компании

№ Наименование объекта

Site manager Project manager Группа по графикам

Площадка объекта Офис ОКОИ Офис ОКОИ

Спортивные объекты прибрежного кластера

1 БОЛЬШОЙ ЛЕДОВЫЙ ДВОРЕЦ "БОЛЬШОЙ"

2

1

12 ТРЕНИРОВОЧНАЯ ЛЕДОВАЯ АРЕНА ДЛЯ ХОККЕЯ С ШАЙБОЙ

3 ЛЕДОВАЯ АРЕНА "ШАЙБА"

4 "АДЛЕР-АРЕНА" 11

5 КЕРЛИНГОВЫЙ ЦЕНТР "ЛЕДЯНОЙ КУБ" 1

6 ДВОРЕЦ ЗИМНЕГО СПОРТА "АЙСБЕРГ"1 1

7 ТРЕНИРОВОЧНЫЙ ЦЕНТР ДЛЯ ФИГУРНОГО КАТАНИЯ И ШОРТ-ТРЕКА

Спортивные объекты горного кластера

8 ГОРНОЛЫЖНЫЙ ЦЕНТР "РОЗА ХУТОР" 1

1

1

9 КОМПЛЕКС ДЛЯ СОРЕВНОВАНИЙ ПО ЛЫЖНЫМ ГОНКАМ И БИАТЛОНУ "ЛАУРА" 1 1

10 ЭКСТРИМ-ПАРК "РОЗА ХУТОР" 1 1

11 КОМПЛЕКС ТРАМПЛИНОВ "РУССКИЕ ГОРКИ" 1 1

12 ЦЕНТР САННОГО СПОРТА "САНКИ" 1 1

Несоревновательные объекты

13 ОЛИМПИЙСКИЙ СТАДИОН "ФИШТ" 1

1

1

14 ОТЕЛЬ МОК. ОТЕЛЬ ОЛИМПИЙСКОЙ И ПАРАЛИМПИЙСКОЙ СЕМЬИ 11

15 АЭРОПОРТ Г. СОЧИ 1

16 ПРИБРЕЖНАЯ ДЕРЕВНЯ 11

17 ГЛАВНЫЙ МЕДИАЦЕНТР 1

18 ОЛИМПИЙСКИЙ ПАРК 1 1

19 ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ГОРНАЯ ДЕРЕВНЯ 1

120 ГОРКИ МЕДИАЦЕНТР 1

21 ГОРНАЯ ДЕРЕВНЯ 1

Итого (чел.) 19 3 13Общий итог (чел.) 35

19Add text 19

Project manager

№ Функциональные обязанности

1Управление командой по вверенным объектам (Site manager, группа поддержки графиков), постановка задач, контроль сроков и качества исполнения

2Мониторинг исполнения обязательств поставщиками ВИ в соответствии с условиями контрактов, на основании отчётов с площадок объектов. Предоставление информации в Оргкомитет на постоянной основе

3Эскалация по проблемным вопросам в работе с поставщиками ВИ (например, неисполнение обязательств по ремонту или доставки оборудования) на уровень Оргкомитета

4Обеспечение замены членов команды Site manager иными сотрудниками в случае необходимости.

5 Формирование официальной отчётности по работе управляющей компании

20Add text 20

Группа по графикам

№ Функциональные обязанности

1

Разработка сводного графика монтажа, трансформации и демонтажа ВИ по объектам, на основании графиков от поставщиков ВИ (взаимодействие с поставщиками ВИ, свод информации, устранение конфликтов, согласование с Оргкомитетом и поставщиками ВИ).

2 Обеспечение ежедневной актуализации сводного графика путём взаимодействия с поставщиками ВИ и Site manager от Управляющей компании.

3Взаимодействие с аналогичными службами поставщиков ВИ в части получения требуемой информации и отчётов, выработка решений по исполнению/корректировке графиков

4Предоставление обновлённых графиков в требуемых аналитиках и группировках для работы на объектах.

5 Формирование отчетов по графикам

6 Анализ сводного планового и фактического графика

7 Выработка решений по оптимизации графиков и решению возникающих проблем

21Add text 21

Контакты для обратной связи

Email: g_selishev@mail.ru

Mobile: +7 928 234 24 20+ 7 928 66 00 589