DISUSUN OLEHKRISNA RISTANTI

XII Administrasi Perkantoran I

CARA MENANGANI TELEPON

Cara menangani telepon ada dua macam yaitu:

 

1. Untuk panggilan (incoming calls)

2. Melakukan panggilan (outgoing calls)

NEXTBACK

TATA CARA MENERIMA TELEPON YANG BAIK

a.Begitu telepon berdering, sekretaris harus segera mengangkat. Jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.

b. Angkat telepon dengan tangan kiri sedangkan tangan kanan memegang alat tulis dan block note.

c. Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya : “Selamat pagi, PT Indojaya”. Hindari penggunaan kata “Halo”.

d. Mencatat segala pesan penelepon

e. Bila perlu, sekretarisdapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.

f. Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.

g. Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.

BACK NEXT

Etika Berbicara Ketika Melakukan Panggilan Keluar

a. Ucapkan salam.

b. Sebutkan identitas diri dan perusahaan.

c. Utarakan maksud yang ingin disampaikan.

d. Ucapkan terima kasih.

Tata Cara Menangani Telepon Keluar

1. Sebelum menghubungi nomor telepon yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari atau mencocokkan dengan buku telepon

2. Mencatat semua pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note

3. Jika salah sambung hendaknya segera minta maaf

4. Bila hubungan sudah tersambung, sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelepon

5. Bila selesai mengadakan pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan baik

BACK NEXT

END