Audit siklus pengeluaran

AUDIT SIKLUS PENGELUARAN

A. Sifat Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) terdiri dari aktivitas-aktivitas

yang berkaitan dengan akuisis dan pembayaran barang serta jasa.

Adapun aktivitas utama dari siklus pengeluaran adalah : (1) membeli

barang dan jasa-transaksi pembelian, dan (2) melakukan pembayaran-

transaksi pengeluaran kas. Pembelian dan pengeluaran kas mempunyai

pengaruh pervasif terhadap laporan keuangan seperti yang digambarkan

dalam gambar dibawah ini.

Gambar1. Pembelian dan Pengeluaran Kas

A.1. Tujuan Audit

Manajemen akan menetapkan asersi implisit atau eksplisit tentang

transaksi dan saldo siklus pengeluaran dalam laporan keuangan

perusahaan. Asersi-asersi ini mendefinisikan tujuan audit spesifikasi dari

program audit siklus seperti terlihat pada Gambar 2. Kebanyakan audit

atas siklus pengeluaran mencakup tujuan-tujuan utama tersebut, tetapi

tidak dimaksudkan untuk membahas semua situasi yang dihadapi klien.

Untuk mencapai setiap tujuan audit spesifikasi tersebut, auditor

menggunakan bagian dari metode perencanaan dan pengujian.

A.2. Menggunakan Pemahaman tentang Bisnis dan Industri untuk

Mengembangkan Strategi Audit.

Siklus Pengeluaran Page 1

Pemahaman tentang Bisnis dan Industri Klien

Sebelum merancang program audit pengeluaran, seorang auditor

harus mempertimbangkan bisnis dari klien tersebut, kekuatan pasar

eksternal yang menggerakan sektor bisnis, dan bagaimana kekuatan

tersebut mempengaruhi siklus pengeluaran perusahaan. Setiap

perusahaan menghadapi kekuatan pasar yang berbeda, sehingga

membuat permintaan atas arus kas perusahaan juga berbeda. Kita

ketahui bahwa siklus operasi perusahaan mencerminkan waktu mulai dari

kas digunakan untuk membeli barang atau jasa hingga penagihannya.

Bagi sebuah perusahaan manufaktur, siklus operasi kotor diestimasi oleh

jumlah hari rata-rata yang dibutuhkan untuk memutar persedian dan

menagih piutang.

Siklus operasi bersih adalah siklus operasi kotor dikurangi dengan

hari perputaran hutang usaha (account payable turn days), yaitu waktu

yang diberikan pemasok untuk menggunakan kredit dagang sebelum

barang dan jasa harus dibayar. Pemahaman atas pemicu ekonomi dalam

siklus pengeluaran biasanya sangat penting untuk mengaudit perusahaan

manufaktur, pedagang besar, dan perusahaan eceran. Bagi beberapa

perusahaan yang bergerak dalam industri jasa, hutang usaha mungkin

tidak memiliki peran yang signifikan dan risiko terjadinya salah saji yang

material tidaklah besar.

Gambar2. Tujuan Audit Spesifik untuk Siklus Pengeluaran


Berikut ilustrasi mengenai pentingnya pemahaman atas siklus

pengeluaran bagi kelima perusahaan yakni grosir eceran, perusahaan

manufaktur perlengkapan rumah tangaa, perusahaan manufaktur

komputer elektronik, hotel dan sekolah.

Sebuah grosir eceran yang besar membeli dan menjual kembali

sejumlah besar produk seperti makanan kaleng, makanan kering, buah

segar, sayuran, ikan dan daging, serta produk-produk rumah tangga.

Laba dalam bisnis ini diperoleh dengan menjual barang-barang yang


harganya kompetitif dalam volume yang besar. Secara individual,

sebenarnya setiap jenis barang berharga murah, tetapi secara agregat

selama siklus operasi yang normal, harga pokok penjual yang terlibat

dalam perusahaan grosir adalah signifikan. Sebagian besar pembelian

dilakukan secara kredit sementara transaksi pembelian serta

pembayaran melibatkan sejumlah besar pemasok. Auditor juga berharap

adanya hubungan yang erat antara saldo hutang usaha dengan

persediaan. Perputaran persediaan rata-rata selama 28 ahri, sementara

untuk barang yang mudah rusak angkanya lebih kecil. dilain pihak,

perputaran hutang biasanya lebih cepat lagi, yaitu sekitar 15 hari atau

kurang. Dalam industri ini, siklus pengeluaran memegang peranan yang

sangat penting.

Selanjutnya, pertimbangkan perusahaan pembuat peralatan rumah

tangga seperti mesin cuci, lemari es, dan sejenisnya. Perusahaan ini

harus membeli bahan baku berupa lempengan baja, tembaga, aluminium,

karet, serta plastik, dan membeli komponen seperti motor, kompresor,

klep, serta komponen lainnya. Baik membeli maupun membuat sendiri

merupakan proses inti yang penting bagi keberhasilan perusahaan. Rasio

persediaan terhadap hutang usaha harus stabil sepanjang waktu. Karena

gaji dan biaya konversi merupakan bagian yang penting dari harga pokok

penjualan, maka hutang usaha tidak begitu erat berkaitan dengan harga

pokok penjualan. Perusahaan mungkin memerlukan waktu 45 hari untuk

memproduksi dan memulihkan kembali persediannya, sementara hutang

harus dibayar dalam waktu sekitar 30 hari.

Sekarang, perhatikan perusahaan manufaktur komputer yang hanya

melakukan produksi atas dasar pesanan dan tidak memiliki outlet eceran.

Perusahaan ini merakit komponen-komponen yang dibuat oleh pihak

ketiga menjadi barang jadi, dan kemudian mengirimkannya langsung ke

pelanggan. Dalam perusahaan semacam ini, rasio persediaan terhadap

hutang usaha biasanya kecil. Persediaan berputar dengan cepat, dan

hanya sedikit persediaan yang dipertahankan. Hal ini menyebabkan

perusahaan mempunyai banyak transaksi pembelian dan pembayaran

yang totalnya sangat berkorelasi dengan volume penjualan. Auditor


mengharapkan rasio hutang usaha terhadap harga pokok penjualan tetap

stabil. Jadi, perusahaan harus mengandalkan pada aliran persediaan just-

in-time agar dapat bertahan hidup dan memiliki pemasok yang terbatas.

Siklus hutang biasanya akan menjadi konsisten dari periode ke periode

apabila tidak ada perubahan jangka waktu kredit dan komposisi pemasok.

Industri ini sangat kompetitif serta dinamis, dan pembelian persediaan

dikelola secara agresif untuk meminimalkan dampak keusangan. Sebuah

perusahaan komputer melaporkan bahwa perputaran persediaan pada

perusahaan tersebut 6 hari, piutang usaha 34 hari, dan hutang usaha 43

hari.

Industri perhotelan mempunyai profil keuangan yang sangat berbeda

dibandingkan dengan perusahaan grosir, perusahaan pakaian, atau

perusahaan perakit komputer. Produk inti dari perusahaan industri

perhotelan adalah penginapan dan makanan bagi para tamu, ruang untuk

rapat, serta konvensi. Industri ini memiliki investasi yang besar dalam

properti, bangunan dan peralatan, serta hanya melakukan pembelian

dengan harga pokok penjualan yang besar seperti pembelian bahan

makanan untuk bisnis restoran dan konvensi. Beban utamanya adalah

upah dan bunga pinjaman. Hutang usaha industri ini cenderung kecil,

yang mencerminkan persentase yang konstan dari total aktiva

perusahaan, sehingga mengurangi risiko terjadinya salah saji yang

material untuk siklus pengeluaran.

Terakhir, perhatikan sekolah umum. Pembelian yang dilakukan atas

produk inti untuk pendidikan murid bersifat insidentil. Pengeluaran

utamanya adalah pembayaran gaji dan tunjangan karyawan. Pasokan

persediaan dapat diperkirakan rata-rata kurang 1% dari total aktiva.

Proses inti dalam industri ini tidak akan terganggu oleh meningkatnya

harga beli secara mendadak. Hutang usaha adalah sekitar 3% dari total

kewajiban dan kekayaan bersih serta risiko terjadinya salah saji yang

material dalam siklus ini adalah rendah

Pemahaman mengenai bisnis dan industri akan membantu auditor

dalam memahami risiko bisnis klien. Selain itu, pemahaman ini juga akan

membantu auditor dalam membuat pertimbangan tentang :


1. Materialitas siklus pengeluatan bagi pemakai laporan keuangan.

2. Risiko inheren dalam siklus poengeluaran.

3. Pengendalian internal kunci dimana auditor berharap dapat

menentukan risiko pengendalian bisnis.

4. Pemberian jasa bernilai tambah.

Materialitas

Siklus pengeluaran merupakan proses inti bagi banyak industri dan

mencerminkan jumlah serta volume transaksi dalam siklus ini dimana

risiko terjadinya salah saji yang material adalah tinggi. Pada Gambar 1

mengilustrasikan fakta bahwa transaksi dalam siklus ini mempengaruhi

lebih banyak akun laporan keuangan dibandingkan dengan siklus lainnya.

Beberapa dari akun itu, seperti persediaan, properti, pabrik, dan

peralatan, serta jenis beban utama yang secara individual dapat bersifat

material terhadap laporan keuangan. Dalam situasi ini, auditor berusaha

mencapai tingkat risiko yang rendah bahwa transaksi siklus pengeluaran

merupakan sumber terjadinya salah saji yang material dalam laporan

keuangan.

Pengalokasian materialitas ke akun-akun yang dipengaruhi oleh

transaksi dalam siklus ini akan bervariasi sesuai dengan

pertimbangannya. Pentingnya siklus pengeluaran ini juga bervariasi

menurut dengan jenis usaha yang dijalankan. Pertimbangan lainnya

tentang materialitas awal atas hutang usaha dapat menjadi tolok okur

pentingnya rasio ini secara signifikan. Pertimbangan sekunder

berhubungan dengan biaya untuk mendeteksi kesalahana. Sistem

akuntansi yang terkomputerisasi harus mampu memilah pengeluaran

menurut kelompok beban dan besarnya transaksi, serta memudahkan

perhitungan observasi, jumlah total, dan rata-ratanya. Karena pemasok

ingin segera memperoleh pembayaran, maka biaya untuk mendeteksi

kesalahan hutang usaha tidaklah sebesar biaya untuk mendeteksi

kesalahan piutang usaha atau persediaan. Akibatnya jumlah materialitas


yang lebih kecil mungkin dialokasikan ke siklus pengeluaran dan hutang

usaha.

Risiko Inheren

Dalam menilai risiko inheren, auditor harus mempertimbangkan

faktor-faktor penting yang bisa mempengaruhi asersi-asersi diseluruh

laporan keuangan, serta faktor-faktor yang hanya berkaitan dengan

asersi spesifik dalam siklus pengeluaran. Faktor-faktor penting yang

dapat memotivasi manajemen untuk menyalahsajikan asersi-asersi

pengeluaran meliputi :

1. Tekanan untuk menetapkan terlalu rendah beban agar dapat

membuat laporan yang memenuhi target profitabilitas atau norma

industri yang telah ditetapkan, yang dalam kenyataan tidak

tercapai akibat faktor-faktor seperti kondisi ekonomi, global,

nasional, atau regional yang mempengaruhi biaya operasi,

dampak perkembangan teknologi terhadap produktivitas

perusahaan, atau manajemen yang tidak baik.

2. Tekanan untuk menetapkan terlalu rendah hutang agar bisa

membuat laporan yang menunjukkan tingkat modal kerja yang

lebih tinggi pada saat perusahaan sedang menghadapi masalah

likuidasi atau keraguan tentang kelangsungan usahanya.

Kedua faktor diatas cenderung menyebabkan tingginya risiko kurang

saji daripada lebih saji pengeluaran dan hutang.

Auditor juga harus mempertimbangkan faktor-faktor yang berkaitan

dengan industri seperti ketersediaaan dan volatilitas harga bahan baku

serta produk yang dibutuhklan perusahaan untuk menjalankan bisnis.

Sebagai contoh, perusahaan grosir berhubungan dengan sejumlah besar

pemasok dan harga, sementara persaingan pasar yang ketat cenderung

membuat harga menjadi stabil. Kurangnya pasokan atau naiknya harga

setiap jenis barang memiliki pengaruh yang kecil terhadap operasi

industri ini. Pelanggan akan dengan segera beralih dari apel hijau ke apel

merah.


Siklus pengeluaran cenderung menanggung risiko kecurangan yang

dilakukan karyawan melalui pengeluaran kas yang tidak diotorisasi.

Faktor-faktor lainnya yang dapat menimbulkan salah saji dalam asersi

siklus pengeluaran mencakup berikut ini :

1. Volume transaksi dalam siklus ini biasanya tinggi.

2. Pembelian dan pengeluaran klas bisa dilakukan tanpa otorisasi.

3. Pembelian aktiva dapat diselewengkan.

4. Pembayaran atas faktur penjual mungkin dilakukan dua kali.

5. Masalah akuntansi yang tidak tepat mungkin terjadi berkaitan

dengan hal-hal seperti apakah biaya harus dibebankan atau

dikapitalisasi.

Auditor harus mempertimbangkan setiap faktor diatas ketika menilai

risiko inheren untuk siklus pengeluaran.

Risiko Prosedur Analitis

Pengujian analitis merupakan hal yang efektif dalam mengidentifikasi

akun-akun siklus pengeluaran yang mengandung salah saji. Risiko

prosedur analitis merupakan unsur risiko deteksi bahwa prosedur analitis

tersebut akan gagal mendeteksi kekeliruan yang material. Seperti telah

disinggung sebelumnya, prosedur analitis adalah prosedur yang sangat

murah. Beberapa contoh prosedur analitis yang dapat diterapkan pada

siklus pengeluaran disajikan dalam gambar3.

Gambar3. Prosedur Analitis yang Umum Digunakan dalam Audit atas Siklus

Pengeluaran


A.3. Mempertimbangakan Komponen Pengendalian Internal

Seperti dalam bagian audit lainnya, audit juga diwajibkan untuk

memahami pengendalian internal yang berlaku pada siklus pengeluaran

yang mencakup lima komponen. Ingat kembali bahwa auditor

memperoleh pemahaman tentang komponen pengendalian internal

melalui review atas pengalaman sebelumnya dengan klien, jika berlaku,

dan melalui tanya jawab dengan manajemen serta menginspeksi


dokumen, catatan, buku pedoman, dan sebagainya. Pemahaman tersebut

harus didokumentasikan dalam formulir kuesioner yang lengkap, bagan

arus, atau memorandum naratif.

a. Lingkungan Pengendalian

Adanya sejumlah peluang bagi karyawan untuk melakukan

kucurangan dalam pemrosesan transaksi pengeluaran kas serta

pembelian, dan penipuan pelaporan keuangan oleh manajemen atas

saldo akun siklus pengeluaran, dapat menyebabkan faktor lingkungan

pengendalian seperti integritas dan nilai etis menjadi sangat penting

dalam siklus pengeluaran. Agen pembelian mungkin mendapat tekanan

dari penjual yang ingin, termasuk menawarkan “pembayaran kembali,”

melakukan transaksi bisnis yang lebih besar dengan pemasok tersebut.

Komitmen terhadap kompetensi. Manajemen harus dicerminkan

dalam proses perekrutan pegawai, penugasan, dan pelatihan atas

personil yang telibat dalam pemrosesan transaksi pembelian serta

pengeluaran kas, penyimpanan aktiva yang dibeli perusahaan, dan

pelaporan aktivitas siklus pengeluaran. Manajemen juga dpat

mengharuskan para pegawai yang terlibat dalam pemrosesan

pengeluaran kas atau penyimpanan aktiva yang dibeli untuk mengikat

kontrak kerja.

Struktur organisasi klien dan manajemen penetapan kewenangan

serta tanggung jawab atas aktivitas siklus pengeluaran harus

dikomunikasikan secara jelas dan memberikan garis yang jelas tentang

hubungan otoritas, tanggung jawab, serta pelaporan. Sebagai contoh, hal

yang sangat mendasar dalam mempelajari lingkungan pengendalian

adalah memahami bagaimana manajemen bertanggung jawab atas

penggunaan sumber daya perusahaan. Jika manajemen terlalu kaku

dalam menetapkan target laba, maka hal itu dapat mendorong untuk

menyalahsajikan laporan keuangan. Di pihak lain, jika manajemen tidak

bertanggung jawab atas penggunaan sumber daya perusahaan, maka

pegawai perusahaan tidak mungkin akan melaksanakan pengendalian

internal dengan serius. Pemahaman tentang bagaimana manajemen


bertanggungjawab atas penggunaan sumber daya perusahaan

merupakan hal yang berguna untuk menentukan:

1. Laporan yang digunakan manajemen untuk mengevaluasi review

kinerja perusahaan.

2. Seberapa sering dan seberapa cepat laporan manajemen direview.

3. Keputusan yang didasarkan atas laporan itu.

4. Kebijakan perusahaan untuk menindaklanjuti masalah yang berasal

dari laporan utama.

b. Penilaian Risiko Manajemen

Penilaian risiko manajemen yang berkaitan dengan aktivitas siklus

pengeluaran meliputi pertimbangan atas hal-hal berikut :

1. Kemampuan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan arus kas

untuk transaksi pembelian.

2. Kontijensi kerugian yang berkaitan dengan komitmen pembelian.

3. Terus tersedianya perlengkapan yang penting dan stabilitas

pemasok yang penting.

4. Pengaruh kenaikan biaya terhadap perusahaan.

5. Atensi perusahaan terhadap risiko terjadinya pembayaran

berganda.

6. Atensi perusahaan terhadap risiko kecurangan yang dilakukan

oleh pegawai.

Jika manajemen menunjukkan pertimbangan yang tepat atas risiko-

risoko di atas bersama dengan komitmen untuk menjalankan aktivitas

pengendalian untuk menghadapi risiko tersebut, maka kemungkinan

salah saji yang berkaitan dengan situasi ini akan berkurang.

Informasi dan Komunikasi (Sistem Akuntansi)


Pemahaman atas sistem akuntansi memerlukan pengetahuan tentang

metode pemrosesan data dan dokumen serta catatan penting yang

digunakan dalam pemrosesan transaksi siklus pengeluaran. Merupakan

hal yang penting untuk memahami aliran transaksi melalui sistem

akuntansi mulai dari pemrakarsaan transaksi hingga pencatatannya

dalam buku besar dan pengikhtisarannya dalam laporan keuangan.

Informasi penting yang harus dipahami auditor meliputi :

1. Bagaimana pembelian, pembayaran, dan retur diawali.

2. Bagaimana transaksi pembelian diperhitungkan ketika barang dan

jasa diterima atau dikembalikan.

3. Catatan akuntansi, dukomen, akun, dan file komputer apa yang

digunakan dalam akuntansi untuk berbagai tahapan dari setiap

transaksi siklus pembelian?

4. Proses yang mengawali terjadinya pembayaran atas barang dan

jasa.

Gambar dibawah ini adalah bagan arus peninjauan yang

menunjukkan karakteristik dasar dari sistem yang terkomputerisasi untuk

melakukan pemorosesan transaksi pembelian dan pengeluaran kas.

Perhatikan bahwa bagan tersebut menyajikan penerimaan dan

pemasukan dokumen pihak ketiga. Dengan langsung mentransfer

informasi melalui pertukaran data elektronik, dokumen-dokumen ini

mungkin tidak tersedia. Bagan arus ini tidak dimaksudkan untuk

menunjukkan semua dokumen, catatan, proses, atau akun yang terkait.

Gambar4. Sistem yang Terkomputerisasi untuk Transaksi Pembelian dan

Pengeluaran


Pemantauan

Beberapa jenis aktivitas pemantauan secara terus menerus atau

periodik dalam komponen ini dapat memberikan manajemen informasi

tentang kefektifan komponen pengendalian internal lainnya dalam

mengurangi salah saji yang berkaitan dengan transaksi dan saldo siklus


pengeluaran. Aktivitas pemantauan yang mengharuskan auditor

mendapatkan pengetahuan, apabila berlaku, mencakup (1) umpan balik

yang terus menerus dari pemasok perusahaan menyangkut setiap

masalah pembayaran atau masalah pengiriman di masa depan. (2)

komunikasi dari auditor eksternal tentang kondisi yang dapat dilaporkan

atau kelemahan yang material atas pengendalian internal yang relevan

yang ditemukan selama audit sebelumnya (3) penilaian periodik oleh

auditor internal tentang kebijakan serta prosedur pengendalian yang

berhubungan dengan siklus pengeluaran

Penilaian Awal atas Risiko Pengendalian

Telah dijelaskan bahwa prosedur yang digunakan auditor untuk

memperoleh pemahaman mengenai pengendalian internal, meliputi

perancangan kebijakan dan prosedur serta apakah hal tersebut telah

dilaksanakan, tetapi bukan untuk menentukan keefektifan pengendalian

semacam itu. Jadi, berdasarkan informasi dari pemahaman semata,

penilaian awal auditor atas risiko pengendalian haruslah maksimum.

Auditor dapat melaksanakan beberapa pengujian pengendalian

secara berbarengan dengan prosedur untuk mendapatkan pemahaman

yang diperlukan. Dalam kasus ini auditor dapat memperoleh kepastian

yang terbatas mengenai keefektifan pengendalian bersangkutan. Bukti

yang diperoleh dari pengujian pengendalian secara berbarengan tersebut

dapat mendukung penurunan penilaian awal atas risiko pengendalian

untuk asersi-asersi terkait tertentu sedikit dibawah maksimum atau

tinggi. Dalam kasus lainnya, untuk asersi siklus pengeluaran di mana

auditor tidak merencanakan untuk menilai risiko pengendalian pada

tingkat yang rendah, auditor harus mempunyai pengetahuan yang

dibutuhkan guna mengidentifikasi jenis-jenis salah saji potensial yang

dapat terjadi dan melangkah ke tahap perancangan pengujian substantif.

B. Aktivitas Pengendalian-Transaksi Pembelian

Sebenarnya hampir semua perusahaan yang memerlukan audit

memiliki sistem akuntansi yang terkomputerisasi. Oleh karena itu, pada

bagian ini akan memfokuskan pada bagaimana manajemen akan


mengimplementasikan aktivitas pengedalian dengan menggunakan

prosedur pengendalian yang terprogram. Ada dua jenis pengendalian

komputer :

1. Pengendalian umum. Yang berkaitan dengan lingkungan komputer

dan yang mempunyai pengaruh pervasif terhadap aplikasi

komputer

2. Pengendalian aplikasi, yang berkaitan dengan setiap aplikasi

akuntansi yang terkomputerisasi, seperti siklus pengeluaran.

Jika pengendalian umum tidak efektif, maka pengendalian aplikasi

jarang dapat diandalkan. Akhirnya, pertimbangan akan diberikan pada

prosedur yang digunakan auditor untuk (1) memperoleh dan

mendokumentasikan pemahaman atas pengendalian internal, serta (2)

melakukan pengujian pengendalian yang digunakan dalam membuat

penilaian akhir atas risiko pengendalian untuk transaksi pembelian.

B.1. Dokumen dan Catatan yang Umum

Bagi perusahaan yang menggunakan sistem database, catatan

transaksi akan disimpan dalam suatu database dan auditor perlu

memahami tabel-tabel utama yang menggerakkan akses ke informasi

dalam sistem ini, serta bagaimana tabel-tabel tersebut berkaitan satu

sama lain. Meskipun demikian, dokumen dan catatan berikut akan sering

ditemukan dalam sebagian besar sistem akuntansi:

1. Permintaan pembelian. Permintaan tertulis akan barang dan jasa

yang diajukan oleh orang atau departemen yang berwenang

kepada departemen pembelian

2. Pesanan pembelian. Penawaran tertulis dari departemen

pembelian kepada penjual atau pemasok untuk membeli barang

atau jasa sebagaimana tertulis dalam pesanan tersebut.

3. Laporan penerimaan. Laporan yang dibuat atas penerimaan

barang yang menunjukkan jenis dan kuantitas barang yang

diterima dari pemasok.


4. Faktur penjual. Tagihan dari pemasok yang menyebutkan jenis

barang yang dikirim atau jasa yang diberikan, jumlah yang harus

dibayar, termin pembayaran, serta tanggal tagihan tersebut.

5. Voucher. Suatu formulir internal yang manyebutkan nama

pemasok, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal pembayaran

untuk pembelian yang telah diterima. Formulir ini digunakan untuk

mengotorisasi pencatatan dan pembayaran kewajiban.

6. Laporan pengecualian. Laporan yang berisi informasi tentang

transaksi-transasksi yang diidentifikasi untuk diinvestigasi lebih

lanjut dengan pengendalian aplikasi komputer.

7. Ikhtisar voucher. Laporan yang berisi seluruh voucher yang

diproses dalam suatu batch atau selama hari itu.

8. Register voucher. Catatan akuntansi formal yang mencatat

kewajiban yang telah mendapat persetujuan untuk dibayar.

9. File induk pemasok yang telah disetujui. File komputer yang berisi

informasi tentang penjual dan pemasok yang telah disetujui untuk

membeli jasa dari serta melakukan pembayaran kepadanya.

10.File pesanan pembelian terbuka. File komputer tentang pesanan

pembelian yang telah dikirim ke para pemasok tetapi barang atau

jasa belum diterima.

11.File penerimaan. File komputer yang berisi informasi tentang

kuantitas persediaan yang diterima dari pemasok

12. File transaksi pembelian. File komputer yang berisi data

mengenai voucher yang telah disetujui atas pembelian yang telah

diterima. File ini digunakan untuk mencetak register voucher dan

memutakhirkan file hutang usaha, persediaan, serta buku besar.

13.File induk hutang usaha. File komputer yang berisi data mengenai

voucher yang belum dibayar yang telah disetujui. File ini dapat

disusun oleh pemasok. File ini harus ditambahkan ke saldo dalam

akun pengendalian hutang usaha.


14.File suspensi atau penolakan. File komputer yang menahan

transaksi-transaksi yang belum diproses karena ditolak oleh

program aplikasi komputer.

B.2. Fungsi-Fungsi

Pemrosesan transaksi pembelian mencakup fungsi-fungsi pembelian

berikut:

1. Pengajuan pembelian. Permintaan yang diajukan oleh perusahaan

untuk melakukan transaksi dengan perusahaan lain, yang

meliputi:

a. Pencantuman nama pemasok pada daftar pemasok yang telah

disetujui.

b. Pengajuan kembali permintaan barang dan jasa.

c. Pembuatan pesanan pembelian.

2. Penerimaan barang dan jasa. Penerimaan atau pengiriman fisik

barang dan jasa, yang mencakup:

a. Penerimaan barang.

b. Penyimpanan barang yang diterima untuk oersediaan.

c. Pengembalian barang ke pemasok.

3. Pencatatan kewajiban. Pengakuan formal oleh perusahaan atas

kewajiban hukum, yang meliputi:

a. Pembuatan voucher pembayaran dan pencatatan kewajiban

b. Pertanggungjawaban atas transaksi yang telah dicatat.

Setiap fungsi-fungsi penting ini harus diberikan kepada orang atau

departemen yang berbeda. Hal ini merupakan pemisahan tugas yang

klasik dengan memisahkan otorisasi atas transaksi, penyimpanan akitiva,

dan pencatatan transaksi. Dengan struktur semacam ini pekerjaan

seorang pegawai atau departemen dapat menyediakan pengecekan yang


independen atas ketepatan pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain

atau departemen lainnya. Fungsi-fungsi, aktivitas pengendalian yang

berlaku, dan asersi-asersi yang relevan serta tujuan audit spesifik terkait

akan dijelaskan dibawah ini.

Pengajuan Pembelian

Pada dasarnya, suatu transaksi diawali dengan proses pemberian

persetujuan atas transaksi yang akan dilakukan dengan pihak ketiga

yang independen. Banyak perusahaan memisahkan subfungsi-subfungsi

berikut untuk transaksi dalam jumlah dollar tertentu. Untuk transaksi

yang bernilai lebih kecil, suatu departemen biasanya memiliki ruang

gerak yang bebas dalam mengajukan permintaan dan memesan barang.

Apabila perusahaan memberikan kebebasan yang lebih besar pada suatu

departemen dalam mengawali transaksi, maka biasanya perusahaan itu

berupaya menetapkan anggaran dan tanggung jawab pengendalian yang

ketat atas pengeluaran.

a. Mencantumkan Nama Pemasok pada Daftar Pemasok yang

telah Disetujui.

Proses menyetujui pemasok yang akan mengirimkan barang dan jasa

yang dibutuhkan perusahaan merupakan pengendalian yang penting,

terutama dalam sistem akuntansi yang mengandalkan pada

pengendalian komputer. Jika manajemen, biasanya departemen

pembelian, menetapkan pengendalian yang ketat atas penentuan

pemasok yang diotorisasi dalam daftar pemasok yang telah disetujui,

maka karyawan akan sulit melakukan pengajuan pembelian dengan

pemasok fiktif.

b. Permintaan Barang dan Jasa.

Permintaan pembelian merupakan awal dari jejak transaksi yang

mendokumentasikan bukti dalam mendukung asersi manajemen seperti

eksistensi atau kejadian transaksi pembelian. Permintaan pembelian

biasanya diajukan oleh bagian penyimpanan (gudang) untuk item-item

persediaan atau setiap departemen untuk item-item yang bukan


ditujukan sebagai persediaan. Pengendalian penting yang harus

dipertimbangkan adalah bahwa seluruh permintaan memenuhi kebijakan

otorisasi yang ditetapkan oleh perusahaan. Sebagian besar perusahaan

mengijinkan otorisasi umum untuk keperluan operasi rutin, seperti

pembelian persediaan dan bahan baku, apabila titik pemesanan kembali

(reorder point) telah tercapai atau untuk item-item lainnya yang

tercantum dalam anggaran operasi departemen bersangkutan. Jumlah

dollar yang diijinkan seringkali dikaitkan dengan tingkat atau posisi

pegawai dalam perusahaan. Sebaliknya, kebijakan perusahaan seringkali

mensyaratkan otorisasi khusus untuk pengeluaran modal dan kontrak

lease. Pembelian yang bersifat tidak rutin dan lebih tinggi dari segi

jumlah dollar biasanya memerlukan otorisasi dari pejabat yang lebih

tinggi dibandingkan dengan pembelian rutin dan kurang signifikan.

Formulir permintaan pembelian dapat dibuat secara manual atau

elektronis. Supervisor yang bertanggung jawab atas anggaran pembelian

harus menyetujui setiap formulir permintaan. Dalam sistem

komputerisasi yang unik, harus digunakan sistem nomor urut dalam

menetapkan nomor dokumen tanpa memperhatikan depertamen yang

mengajukan. Pesanan permintaan yang dibuat dengan komputer akan

mensyaratkan pemasukan nomor pegawai yang sah, yang akan

digunakan komputer untuk mengecek apakah permintaan itu berada

dalam batas otorisasi dari pegawai bersangkutan. Selain itu juga

komputer akan meyaring bahan masukan (input) dari kemungkinan

adanya kesalahan seperti bilangan negatif, karakter yang masuk ke field

numerik, dan sebagainya. Data yang ditolak dalam sistem on-line akan

menghasilkan laporan yang salah yang perlu segera ditindaklanjuti, atau

harus diperbaiki oleh departemen pemakai dan diajukan kembali jika

permintaan itu sudah sah. Laporan kesalahan atau permintaan yang tidak

urut harus dibuat secara rutin, dan setiap pengecualian harus segera

diinvestigasi.

c. Pembuatan Pesanan Pembelian

Departemen pembelian mempunyai kewenangan utnuk menerbitkan

pesanan pembelian hanya setelah menerima permintaan pembelian yang


disetujui dengan benar. Pembuatan pesanan pembelian merupakan

kelanjutan dari proses pemrakarsaan transaksi. Peran pembelian adalah

memastikan sumber pasokan terbaik, dan untuk barang-barang yang

penting, mendapatkan harga penawaran yang paling kompetitif. Sistem

yang terkomputerisasi akan mempunyai daftar induk pemasok yang telah

disetujui dan daftar harga terbaru dari semua barang yang umumnya

dibeli perusahaan. Pesanan pembelian akan dilengkapi dengan informasi

dari daftar tersebut.

Pesanan pembelian harus berisi uraian yang jelas mengenai barang

dan jasa yang diinginkan, kuantitas, harga, dan nama serta alamat

pemasok. Pesanan pembelian juga harus diberi nomor dan

ditandatangani oleh agen pembelian yang berwenang (atau oleh orang

yang berwenang apabila pesanan pembelian dibuat oleh suatu

departemen). Lembar yang asli dikirim kepada pemasok dan salinannya

didistribusikan secara internal ke departemen penerimaan (biasanya

tanpa informasi mengenai kuantitas), departemen hutang usaha dan

departemen yang mengajukan permintaan itu. Kuantitas yang dipesan

biasanya dihilangkan pada salinan yang dikirimkan ke departemen

penerimaan, sehingga klerk penerimaan dapat melakukan perhitungan

yang hati-hati ketika barang diterima. Tergantung pada luas sistem yang

terkomputerisasi, hanya dokumen hard copy yang akan menghasilkan

pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok. Beberapa perusahaan

juga mengeliminasi hall ini dengan menggunakan jaringan komputer on-

line dengan pemasoknya.

Penerimaan Barang dan Jasa

Pesanan pembelian yang sah merupakan otorisasi bagi departemen

penerimaan untuk menerima barang yang dikirmkan oleh pemasok.

Penerimaan barang atau jasa ini biasanya membuktikan bahwa suatu

transaksi dan penetapan kewajiban telah terjadi. Personil departemen

penerimaan harus membandingkan barang yang diterima dengan uraian

yang tercantum pada pesanan pembelian. Menghitung barang, dan

memeriksa kemungkinan adanya barang yang rusak.


a. Pembuatan Laporan Penerimaan

Laporan penerimaan bernomor urut harus dibuat untuk setiap

pesanan yang diterima, untuk mendokumentasikan bahwa barang telah

diterima, dan bahwa kewajiban telah ditetapkan. Dalam sistem yang

terkomputerisasi, laporan penerimaan dapat dibuat dengan

menggunakan informasi yang telah tersedia dalam komputer dan

menambahkan data penerimaan yang sesuai seperti kuantitas yang

diterima. Sistem komputer akan membandingkan kuantitas yang dipesan

dengan yang diterima dan membuat laporan pengecualian agar dapat

ditindak lanjuti sebagaimana mestinya.

Laporan penerimaan merupakan dokumen yang penting dalam

mendukung asersi eksistensi atau kejadian untuk transaksi pembelian.

Informasi yang ada dalam laporan penerimaan akan diteruskan ke bagian

hutang usaha melalui salinan laporan penerimaan atau secara elektronis.

Laporan penerimaan jarang dibuat utnuk penerimaan jasa. Dalam kasus

ini, manajemen biasanya mendokumentasikan penerimaan jasa dengan

menyetujui salinan faktur pemasok atau penjual untuk segera dibayar.

b. Penyimpanan Barang yang Diterima sebagai Persediaan

Setelah menyerahkan barang ke gudang atau departemen yang

mengajukan permintaan lainnya, klerk permintaan harus meminta tanda

terima. Pencantuman tanda tangan pada salinan laporan penerimaan

memenuhi tujuan ini dan memberikan bukti lebih lanjut mengenai asersi

eksistensi atau kejadian untuk transaksi pembelian. Tanda tangan pada

salinan penerimaan ini juga menetapkan tanggung jawab selanjutnya

atas barang yang dibeli. Pemisahan fungsi penyimpanan barang yang

diterima sebagai persediaan dari fungsi lainnya yang terlibat dalam

pembelian dapat mengurangi risiko terjadinya pembelian yang tidak

diotorisasi atau penyalahgunaan barang.

Gambar5. Pertimbangan Risiko Pengendalian-Transaksi Pembelian




Pencatatan Kewajiban

Penerimaan barang atau jasa biasanya menetapkan suatu kewajiban

bagi perusahaan untuk menyelesaikan transaksi. Akuntansi akrual

mensyaratkan pencatatan kewajiban. Banyak perusahaan membuat

voucher, yaitu suatu dokumen internal, untuk mengakui kewajiban dan

mencatatnya dalam jurnal pembelian atau register voucher.

Pengendalian atas pencatatan kewajiban dan asersi/ tujuan audit spesifik

yang berkaitan meliputi hal-hal berikut:

1. Menetapkan kesesuaian antara rincian dalam voucher dengan

faktur penjual serta laporan penerimaan dan pesanan pembelian

yang bersangkutan.

2. Membandingkan tanggal laporan penerimaan dengan tanggal

pencatatan voucher. Kedua tanggal itu harus berada pada periode

akuntansi yang sama.

3. Melaksanakan pengecekan yang independen atas keakuratan

matematis dari setiap voucher dan faktur pemasok

pendukungnya.


4. Menentukan bahwa semua voucher telah dibukukan dan

diikhtisarkan secara tepat dalam catatan akuntansi.

5. Menetapkan bahwa voucher mencerminkan kewajiban

perusahaan dengan cara menunjuk seseorang untuk memberi

persetujuan atas pembayaran voucher.

6. Memberikan kode atas distribusi akun, dengan menunjukkan akun

aktiva atau beban yang harus didebet, ke voucher tersebut.

7. Dokumen pendukung harus segera distempel, dilubangi, atau

dibubuhi tanda lainnya agar dokumen tersebut tidak digunakan

lagi untuk mengajukan permintaan pembayaran.

Sebaian besar pengendalian itu akan membandingkan keakuratan

pencatatan dengan data yang dimasukkan ketika transaksi dimulai atau

barang dan jasa diterima.

a. Pembuatan Voucher dan Pencatatan Kewajiban

Voucher merupakan dokumen bernomor urut yang berhubungan

dengan pencatatan kewajiban dalam jurnal atau register voucher.

Biasanya departemen hutang usaha bertanggung jawab untuk

memastikan bahwa pembelian telah dicatat secara akurat. Banyak

pengendalian yang penting, seperti terlihat pada Gambar 5, terjadi waktu

mencatat pembelian.

Setelah menerima faktur dari penjual, biasanya personil departemen

hutang usaha akan memasukkan data transaksi melalui terminal.

Program edit akan mengecek hal-hal seperti validitas nomor pemasok,

kecocokan antara kuantitas yang tercantum dalam voucher dengan

kuantitas yang diterima, menguji keakuratan matematis pada faktur

penjual dan voucher, membandingkan periode akuntansi pencatatan

dengan periode akuntansi penerimaan barang atau jasa, atau

membandingkan klasifikasi akun pada voucher dengan klasifikasi akun

pada pesanan pembelian. Setiap perbedaan harus diteruskan melalui

pesan kesalahan yang ada pada terminal atau melalui laporan

pengecualian. Seorang Supervisor akuntansi harus melakukan


pengecekan independen atas kesesuaian total voucher yang dicatat

dengan ikhtisar voucher harian, serta membandingkan saldo awal hutang

usaha, ditambah transaksi harian, sehingga dapat diperoleh saldo akhir

transaksi. Informasi mengenai voucher yang belum dibayar biasanya

diselenggarakan dalam file voucher yang belum dibayar, atau file buku

pembantu hutang usaha, menunggu pembayaran berikutnya. Komputer

secara teratur akan membandingkan saldo akun pengendalian buku

besar dengan jumlah buku pembantu hutang usaha. Di samping itu,

laporan bulanan yang diterima dari pemasok juga dapat direkonsiliasi

dengan saldo pemasok yang dicatat. Seorang Supervisor akuntansi harus

memantau (1) ketepatan klasifikasi akun yang diperlihatkan dalam

register voucher, dan (2) ketepatan waktu pencatatan dengan

membandingkan secara periodik tanggal ayat jurnal register voucher

dengan tanggal pada salinan voucher.

Manajemen harus menetapkan sistem pertanggungjawaban atas

penggunaan sumber daya perusahaan. Manajer departemen harus

diminta untuk mereview secara teratur transaksi-transaksi yang

dibebankan ke akunnya. Manajer tersebut harus memahami alasan bisnis

yang mendasari transaksi adalah sah, merupakan kewajiban perusahaan,

telah dinilai dengan tepat, dan harus dibebankan ke akunnya. Jika

manjemen tidak menetapkan pengendalian atas pertanggungjawaban

terhadap penggunaan sumber daya, maka hal itu merupakan bukti

lemahnya pengendalian internal perusahaan.

B.3. Sistem Ilustratif untuk Transaksi Pembelian

Bagan arus dari sistem ilustratif untuk memroses transaksi pembelian

dapat dilihat pada Gambar 6. Gambar tersebut mengikhtisarkan informasi

yang penting untuk mendokumentasikan pemahaman auditor tentang

pengendalian internal: (1) fungsi-fungsi kunci, (2) dokumentasi jejak

audit, (3) laporan penting yang dihasilkan oleh sistem, dan (4) program

serta file komputer yang terdapat dalam sistem akuntansi.

Tidak semua salinan dokumen ini didokumentasikan dalam bagan

arus itu, karena auditor hanya memerlukan pemahaman yang mencukupi


untuk merencakan audit. Bagan arus tersebut juga menunjukkan tahapan

yang dilalui transaksi mulai dari pemrakarsaan transaksi pada buku

besar, yang mendukung laporan keuangan.

B.4. Perolehan Pemahaman dan Penialain Risiko Pengendalian

Auditor harus memperoleh pemahaman tentang siklus pembelian

yang mencukupi untuk merencanakan audit. Yaitu, auditor perlu memiliki

pemahaman yang cukup agar mampu mengidentifikasi jenis-jenis salah

saji yang potensial, mempertimbangkan faktor-faktor yang

mempengaruhi risiko salah saji yang material, dan merancang pengujian

substantif. Jika auditor merencanakan untuk menilai risiko pengendalian

pada tingkat yang rendah utnuk suatu asersi, maka penting bagi dia

untuk memperoleh pemahaman mengenai prosedur pengendalian atas

asersi tersebut.

Pengujian pengendalian adalah cara untuk menentukan keefektifan

dari pengendalian semacam itu. Luas pertimbangan auditor tentang

faktor-faktor yang berkaitan dengan penilaian risiko pengedalian untuk

setiap asersi tergantung pada strategi audit. Risiko inheren untuk

transaksi pembelian sering ditetapkan pada tingkat maksimum atau

tinggi, karena (1) siklus pembelian mempunyai pengaruh pervasif

terhadap laporan keuangan, dan (2) kerentanan aktiva terhadap

penyalahgunaan. Auditor juga harus mempertimbangkan hasil prosedur

analitis untuk menentukan penilaian tingkat risiko pengendalian yang

direncanakan dan risiko pengujian rincian.

Gambar 6. Pemrosesan Transaksi Pembelian


Jika auditor merencanakan untuk menilai risiko pengendalian pada

tingkat sedang aatu tinggi, maka ia dapat menggunakan pengetahuan

tentang keefektifan pengendalian yang diperolehnya ketika memahami

pengendalian internal. Auditor juga dapat mengambil kesimpulan

mengenai keefektifan operasi pengendalian umum komputer, dan

mengajukan pertanyaan serta menginspeksi dokumen yang berkaitan

dengan prosedur yang digunakan untuk menindaklanjuti laporan


pengecualian yang dihasilkan oleh pengendalian terprogram. Pada waktu

menguji pengendalian umum komputer, auditor juga bisa mempelajari

keefektifan prosedur untuk mengotoriasi dan menguji perubahan

program. Auditor juga dapat mempelajari apakah orang yang

menindaklanjuti laporan pengecualian mempunyai pemahaman yang

cukup tentang siklus operasi untuk mengantisipasi pengecualian yang

dapat terjadi dalam laporan tersebut, dan apakah tindakan yang diambil

untuk memperbaiki kesalahan dilakukan atas dasar tepat waktu.

Auditor juga dapat menguji keefektifan pengendalian manajemen

seperti pengendalian anggaran dan mereview manajemen atas transaksi

yang menjadi tanggung jawabnya. Dalam sistem pengendalian internal

yang baik, manejemen bertanggungjawab atas penggunaan sumber daya

perusahaan dan akun sering melakukan berbagai langkah untuk

menunjukkan bukti tentang review manajemen dan tindaklanjut

manejemen atas berbagai masalah yang ditunjukkan oleh laporan.

Jika auditor merencanakan untuk menilai risiko pengendalian pada

tingkat rendah, maka ia biasanya harus: (1) menguji keefektifan

pengendalian umum, (2) menggunakan teknik audit berbantuan

komputer untuk mengevaluasi keefektifan pengendalian terprogram, dan

(3) menguji keefektifan prosedur untuk menindaklanjuti pengecualian

yang diidentifikasi oleh pengendalian terprogram. Sebagai contoh,

auditor dapat menggunakan data pengujian untuk menentukan apakah

hasil yang diharapkan akan muncul dalam laporan pengecualian jika ia

memasukkan:

1. Kode otorisasi karyawan yang tidak sah.

2. Pesanan pembelian yang melebihi batas yang telah terprogram.

3. Nomor pemasok hilang atau keliru.

4. Informasi penerimaan tidak sesuai dengan pesanan pembelian.

5. Informasi dalam faktur penjual tidak sesuai dengan informasi

penerimaan.


6. Faktur penjualan yang mengandung kesalahak aritmatik.

7. Jumlah dollar dalam faktur penjual hilang atau tidak wajar.

8. Faktur penjual yang tidak memuat tanggal jatuh tempo atau

termin pembayaran.

9. Faktur penjual yang tidak memuat nomor kode klasifikasi akun

atau salah kodenya.

10.Periode akuntansi penerimaan barang berbeda dengan periode

pencatatan transaksi.

11.Faktur penjual yang sama diajukan lebih dari satu kali.

Beberapa pengujian pengendalian dapat dilakukan secara

bebarengan dengan perolehan pemahaman pada tahap perencanaan

audit. Sementara hal-hal lainnya dapat dilakukan selama pekerjaan

lapangan interim. Sifat dan luas pengujian pengendalian akan bervariasi

secara terbalik dengan tingkat risiko pengendalian yang direncanakan

auditor. Penilaian risiko pengendalian yang rendah akan membutuhkan

bukti yang lebih kompeten daripada penilaian risiko pengendalian yang

lebih tinggi. Sebagaimana dicantumkan diatas, penilaain risiko

pengendalian yang rendah berdasarkan prosedur pengendalian

terprogram biasanya akan melibatkan CAATs.

C. Aktivitas Pengendalian-Transaksi Pengeluaran Kas

C.1. Dokumen dan Catatan yang Umum

Dokumen dan catatan penting yang digunakan dalam pemrosesan

transaksi pengeluaran kas meliputi hal-hal beriktu:

1. Cek. Perintah resmi kepada bank untuk membayar sejumlah uang

yang ditunjukkan pada perintah tersebut kepada payee

2. Ikhtisar cek. Laporan total cek yang diterbitkan dalam batch atau

selama hari bersangkutan.


3. File transaksi pengeluaran kas. Informasi tentang pengeluaran

dengan cek kepada pemasok dan pihak lainnya.

4. Jurnal pengeluaran kas arau register cek. Catatan akuntansi formal

mengenai cek yang diterbitkan kepada pemasok dan pihak

lainnya.

C.2. Fungsi-Fungsi

Fungsi pengeluaran kas (Cash distursement function) adalah proses

dimana perusahaan akan memebrikan pertimbangan atas penerimaan

barang dan jasa. Fungsi pengeluaran kas biasanya meliputi pembayaran

kewajiban secara simultan dan pencatatan pengeluaran kas. Contoh

prosedur pengendalian ikhtisar dalam Gambar 7 berikut.

Pembayaran Kewajiban dan Pencatatan Pengeluaran

Biasanya bendahara atau fungsi manajemen kas bertanggungjawab

untuk menentukan voucher yang belum dibayar agar diproses

pembayarannya pada tanggal jatuh temponya. Semua pembayaran harus

dilakukan dengan cek. Komputer dapat diprogram untuk memilih

voucher-voucher yang jatuh tempo setiap hari dari file induk hutang

usaha dan laporan ini akan direview untuk menentukan hutang mana

yang harus dibayar, dengan mempertimbangkan posisi kas perusahaan.

Gambar7. Pertimbangan Risiko-Transaksi Pengeluaran Kas



Setelah voucher tertentu diidentifikasi sebagai voucher yang harus

dibayar, maka komputer akan mencocokkan informasi tentang cek

dengan infromasi pendukung, melaksanakan pengendalian aplikasi

terprogram, memberi tanda bahwa voucher telah dibayar, dan mencatat

transaksi dalam file transaksi pengeluaran kas. Seringkali cek di bawah

jumlah dollar tertentu dapat ditandatangani dengan mesin, sedangkan

untuk jumlah diatasnya harus ditandatangani secara manual oleh pejabat

tertentu yang ditunjuk perusahaan. Pengendalian atas pembuatan dan

penandatanganan cek serta tujuan audit spesifik terkait mencakup hal-

hal berikut :

1. Pejabat yang berwenang di departemen keuangan harus

bertanggungjawab atas penandatanganan cek bernilai besar.

2. Pengendalian yang terprogram atas cek untuk menentukan

bahwa setiap cek telah dicocokkan secara tepat dengan voucher

yang belum dibayar yang disetujui dan nama penerima

pembayaran serta jumlah dalam cek telah sesuai dengan voucher.

3. Pengendalian yang terprogram akan membatalkan nomor

voucher setelah voucher tersebut dibayar, dan mereview file

voucher yang telah dibayar untuk mencegah voucher tersebut

dibayar dua kali.

4. Untuk mengurangi risiko pencurian atau perubahan, departemen

pengendali produksi cek harus mengendalikan pengiriman cek

tersebut.

5. Tidak ada cek yang diterbitkan berupa “cek tunai” atau “cek atas

unjuk” dan tidak ada blanko cek yang harus diterbitkan.

6. Cek bernomor urut harus digunakan dan dipertanggungjawabkan.

7. Akses ke blanko cek dan cap tandatangan harus dibatasi kepada

pejabat yang diotorisasi.

File transaksi pengeluaran kas dibuat ketika cek yang telah dibuat

digunakan untuk memutakhirkan file induk hutang usaha dan akun buku


besar. Program pemutakhiran ini juga menghasilkan jurnal pengeluaran

kas dan ikhtisar buku besar yang akan diteruskan ke akuntansi.

Pengendalian atas pengeluaran kas meliputi hal-hal berikut:

1. Total run-to-run membandingkan saldo awal file pengeluaran kas

ditambah transaksi, dengan saldo akhir yang diperkirakan dalam

file transaksi pengeluaran kas yang telah dimutakhirkan serta file

induk hutang usaha.

2. Pengecekan yang independen atas kesesuaian total cek yang

diterbitkan dengan total batch voucher yang diproses.

3. Pengecekan yang independen oleh Supervisor akuntansi atas

kesesuaian jumlah yang dijurnal dan dibukukan ke hutang usaha

dengan ikhtisar cek yang diterima dari bendahara.

4. Rekonsiliasi bank secara independen.

C.3. Sistem Ilustratif untuk Transaksi Pengeluaran Kas

Gambar 8 dibawah merupakan kelanjutan dari tahapan yang telah

didokumentasikan pada Gambar 6 yang dilalui transaksi pengeluaran

mulai dari awal transaksi, melalui proses pertimbangan, hingga buku

besar, yang mendukung laporan keuangan. Setiap salinan dokumen ini

tidak didokumentasikan dalam bagan arus itu, karenan auditor hanya

memerlukan pemahaman yang cukup untuk merencanakan audit.

C.4. Memperoleh Pemahaman dan Menilai Risiko Pengendalian

Pengujian pengendalian merupakan cara untuk menilai keefektifan

pengendalian internal. Sifat dan luas pengujian pengendalian akan

bervariasi secara terbalik dengan penilaian tingkat risiko pengendalian

yang direncanakan auditor. Penilaian tingkat risiko pengendalian yang

lebih rendah akan membutuhkan bukti yang lebih kompeten tentang

keefektifan operasi pengendalian internal. Bukti mengenai keefektifan

pengendalian internal dapat diperoleh ketika auditor memperoleh

pemahaman atau melalui pengujian pengendalian spesifik. Berdasarkan

asimilasi bukti-bukti yang diperoleh dari prosedur untuk meperoleh


pemahaman atas bagian yang relevan dari kelima komponen

pengendalian internal dan pengujian pengendalian terkait, penilaian akhir

atas risiko pengedalian dapat dibuat dan didokumentasikan untuk setiap

asersi signifikan yang berkaitan dengan pengeluaran kas.

Gambar8. Transaksi Distribusi Kas.

D. Pengujian Substantif atas Saldo Hutang Usaha

Hutang usaha biasanya merupakan kewajiban lancar terbesar dalam

neraca dan merupakan faktor yang signifikan dalam mengevaluasi

solvensi jangka pendek perusahaan. Seperti halnya dengan piutang

usaha, hutang usaha biasanya juga dipengaruhi oleh volume transaksi

yang tinggi dan karenanya sangat rentan terhadap salah saji. Akan tetapi,


bila dibandingkan dengan audit atas saldo aktiva, audit atas hutang lebih

ditekankan pada asersi kelengkapan daripada asersi eksistensi atau

kejadian. Alasannya adalah bahwa jika manejemen termotivasi untuk

memanipulasi hutang, maka ia cenderung menetapkan hutang terlalu

rendah agar dapat melaporkan posisi keuangan yang lebih

menguntungkan.

D.1. Penentuan Risiko Deteksi untuk Pengujian Rincian

Hutang usaha dipengaruhi baik oleh transaksi pembelian yang

menambah saldo maupun oleh transaksi pengeluaran kas yang

menurunkan saldo tersebut. Jadi, risiko pengujian rincian untuk asersi

hutang usaha dipengaruhi oleh risiko inheren, risiko prosedur analitis, dan

faktor-faktor risiko pengendalian yang berkaitan dengan kedua kelompok

transaksi tersebut. Perhatikan Gambar 9. Tingkatan risiko spesifik dalam

matriks ini hanya bersifat ilustratif karenanya bervariasi menurut situasi

yang dihadapi klien. Gambar ini juga menunjukkan perlunya bukti yang

lebih meyakinkan untuk asersi kelengkapan dan penyajian serta

pengungkapan daripada untuk asersi-asersi lainnya.

D.2. Perancangan Pengujian Substantif

Daftar pengujian substantif yang mungkin, yang dapat dimasukkan

dalam program audit yang dikembangkan dapat terlihat pada Gambar 10.

Perhatikan bahwa setiap pengujian dalam gambar tersebut diarahkan

pada satu atau lebih tujuan audit atas saldo akun spesifik untuk hutang

usaha dari gambar 2. Juga perhatikan bahwa pengujian berganda

diarahklan ke setiap tujuan audit atas saldo akun.

Gambar9. Korelasi Komponen Risiko-Asersi Hutang Usaha


a. Prosedur Awal

Titk awal bagi setiap pengujian audit adalah mendapatkan

pemahaman tentang bisnis dan industri klien. Pemahamn tentang

signifikansi siklus pembelian dalam perusahaan menyediakan konteks

untuk penilaian risiko yang penting. Pemahaman atas pemicu atau

penggerak ekonomi perusahaan, termin perdagangan standar, dan

seberapa luas konsentrasi bisnis dengan pemasok tertentu menyediakan

konteks untuk mengevaluasi hasil prosedur analitis, pengujian

pengendalian, dan pengujian substantif.

Prosedur awal lainnya untuk pengujian substantif atas saldo hutang

usaha adalah menelusuri saldo kertas kerja tahun sebelumnya, dan

menggunakan perangkat lunak audit tergeneralisasi dalam memeriksa

akun buku besar untuk melihat setiap ayat jurnal yang tidak biasa, serta

untuk mengembangkan daftar jumlah yang terutang pada tanggal

neraca. Biasanya klien mempunyai daftar file voucher yang belum

dibayar, buku pembantu hutang usaha, atau file induk dalam bentuk

elektronik. Auditor juga dapat menggunakan perangkat lunak audit

tergeneralisasi untuk menentukan ketepatan matematis dari daftar

tersebut dengan cara menjumlah ulang total dan dengan memverifikasi

bahwa jumlah telah sesuai dengan saldo akun buku besar.

Gambar 10. Pengujian Substantif yang Mungkin atas Asersi Hutang Usaha.




b. Prosedur Analitis

Arti penting prosedur analitis telah dibahas sebelumnya. Tujuan

auditor menetapkan prosedur ini adalah untuk mengembangkan

ekspektasi atas saldo akun hutang dan hubungan antara hutang usaha

dengan akun-akun kunci lainnya seperti pembelian atau persediaan.

Beberapa prosedur analitis yang dapat dilakukan untuk mendapatkan

bukti mengenai hutang usaha. Suatu penurunan yang abnormal atas

rasio lancar dapat menjadi indikator bahwa kewajiban telah ditetapkan

terlalu rendah. Prosedur analitis akan dilakukan pada tahap akhir

penugasan untuk memastikan bahwa bukti yang dievaluasi dalam

pengujian rincian telah konsisten dengan gambaran menyeluruh yang

dilaporkan dalam laporan keuangan.

c. Pengujian Rincian Transaksi

Dalam melaksanakan pengujian tersebut, auditor terutama akan

menitikberatkan pada pendeteksian kurang saji hutang yang dicatat serta

hutang yang belum tercatat. Seberapa luas setiap pengujian itu

dilakukan akan bervariasi menurut tingkat risiko deteksi spesifik yang

dapat diteima untuk asersi-asersi terkait.

1. Menelusuri hutang yang dicatat ke dokumentasi pendukung

Dalam pengujian ini, ayat jurnal kredit pada hutang usaha akan

ditelusuri ke dokumentasi pendukung dalam file pembelian.

Pendebetannya akan ditelusuri ke dokumen transaksi pengeluaran kas,

seperti buku pengeluaran cek, atau memo dari penjual menyangkut retur

pembelian dan pengurangan harga. Beberapa penelusuran mungkin telah

dilakukan selama pekerjaan interim, yaitu sebagai bagian dari pengujian

bertujuan ganda bersama dengan penelusuran dari dokumen sumber ke

catatan akuntansi. Luas penelusuran ini berhubungan langsung dengan

kesimpulan auditor mengenai risiko inheren, risiko prosedur analitis, dan

risiko pengendalian.

2. Melaksanakan pengujian pisah batas pembelian


Pengujian pisah batas pembelian mencakup penentuan bahwa

transaksi pembelian yang terjadi mendekati tanggal neraca telah dicatat

pada periode yang tepat. Hal ini dapat dilakukan dengan menelusuri

tanggal-tanggal laporan penerimaan ke ayat jurnal register voucher dan

menvouching ayat jurnal yang dicatat ke dokumentasi pendukungnya.

Pengujian ini biasanya mencakup periode antara 5 sampai 10 hari bisnis

sebelum dan sesudah tanggal neraca. Bukti yang diperoleh dari

pengujian ini berkaitan dengan asersi eksistensi atau kejadian dan

kelengkapan untuk hutang usaha.

Dalam memeriksa dokumentasi sebagai bagian dari pengujian ini,

pertimbangan khusus harus diberikan atas barang yang masih dalam

perjalanan per tanggal neraca. Barang yang dikirimkan dengan syarat

FOB shipping point harus dimasukkan dalam persediaan dan hutang

usaha pemebli. Sebaliknya, barang dalam perjalanan yang dikirim dengan

syarat FOB destination harus tetap diperlakukan sebagai persediaan

penjual serta dikeluarkan dari persediaan dan hutang usaha pembeli

hingga barang tersebut tiba di departemen penerimaan pembeli. Dalam

melakukan pengujian ini, auditor harus menentukan bahwa pisah batas

yang tepat telah dicapai ketika perhitungan fisik persediaan.

3. Melaksanakan pengujian pisah batas pengeluaran kas.

Pisah batas yang tepat atas transaksi pengeluaran kas pada akhir

tahun adalah sangat penting untuk penyajian kas dan hutang yang benar

pada tanggal neraca. Bukti tentang pengujian pisah batas pengeluaran

kas dapat diperoleh melalui observasi langsung dan review atas

dokumentasi internal. Apabila auditor dapat menyajikan pada tanggal

neraca, maka ia secara langsung dapat menyaksikan lembar cek terakhir

yang ditarik klien. Penelusuran selanjutnya atas bukti ini ke catatan

akuntansi akan dapat memverivikasi keakuratan pisah batas. Selain itu,

auditor juga dapat menelusiri cek-cek yang dibayar dalam periode

beberapa hari sebelum dan sesudah tanggal neraca ke tanggal cek

tersebut dicatat.

4. Melakukan pencarian hutang yang belum tercatat.


Pencarian hutang usaha yang belum tercatat terdiri dari prosedur

yang dirancang secara khusus untuk mendeteksi kewajiban signifikan

yang belum dicatat pada tanggal neraca. Dengan demikian, prosedur ini

berkaitan dengan asersi kelengkapan untuk hutang usaha.

Pembayaran Kemudian

Pemeriksaan atas pembayaran kemudian terdiri dari pemeriksaan

dokumen untuk cek-cek yang diterbitkan atau voucher yang dibayar

setelah tanggal neraca. Apabila dokumentasi ini menunjukkan bahwa

pembayaran tersebut adalah untuk membayar kewajiban yang ada pada

tanggal neraca, maka auditor harus menelusuri ke daftar hutang usaha

guna menentukan apakah hal tersebut sudah termasuk dalam daftar

hutang usaha. Pengujian ini dilakukan hingga akhir pekerjaan lapangan

untuk memperbesar peluang memperoleh bukti tentnag hutang yang

secara sengaja atau karena kurang teliti tidak dimasukkan dalam daftar

hutang pada tanggal laporan keuangan. Dengan demikian, pengujian ini

melebihi periode yang digunankan dalam pengujian pisah batas yang

telah diuraikan diatas.

Prosedur Lainnya

Dokumentasi pendukung hutang yang telah dicatat, tetapi masih

belum dibayar sampai tanggal terakhir pekerjaan lapangan, juga harus

diperiksa atas dasar pengujian. Hal ini juga dapat mengungkapkan

kewajiban yang ada tetapi belum dicatat pada tanggal neraca. Prosedur

lainnya yang dapat mengungkapkan hutang yang belum dicatat meliputi:

(1) menginvestigasi pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur

penjual yang tidak sesuai pada akhir tahun. (2) mengajukan pertanyaan

kepada personil akuntansi dan pembelian tentang hutang yang belum

dicatat, serta (3) mereview anggaran moral, perintah kerja, dan kontrak

konstruksi untuk mecari bukti adanya hutang yang belum dicatat.

d. Pengujian Rincian Saldo

Dua pengujian yang termasuk dalam kategori ini adalah (1)

konfirmasi hutang saldo usaha, dan (2) rekonsiliasi hutang yang belum


dikonfirmasi dengan laporan bulanan yang diterima oleh klien dari

penjual atau pemasok.

1. Konfirmasi hutang usaha.

Prosedur ini bersifat opsional karena (1) konfirmasi ini tidak dapat

menjamin bahwa hutang yang belum dicatat akan dapat ditemukan, dan

(2) bukti eksternal berupa faktur dan laporan bulanan penjual harus

tersedia untuk mendukung saldonya. Konfirmasi hutang usaha

direkomendasikan apabila risiko deteksi rendah, terdapat kreditor

individual dengan saldo yang relatif besar, atau perusahaan mengalami

kesulitan dalam memenuhi kewajibannya.

Apabila konfirmasi akan dilakukan, maka akun dengan saldo nol atau

kecil harus ada diantara pilihan untuk konfirmasi karena saldo itu

mungkin ditetapkan terlalu rendah daripada akun dengan saldo yang

besar. Selain itu, konfirmasi juga harus dikirimkan kepada pemasok

utama yang (1) telah digunakan pada tahun sebelumnya, tatapi tidak

dalam tahun berjalan, dan (2) tidak mengirimkan laporan bulanan.

Konfirmasi bentuk positif harus digunakan dalam melakukan permintaan

konfirmasi seperti diilustrasikan pada gambar 11. Dapat diobservasi

bahwa konfirmasi hutang usaha, auditor menghendaki agar direkonsiliasi

dengan catatan klien.

Gambar 11. Konfirmasi Hutang Usaha


2. Merekonsiliasi hutang yang belum dikonfirmasi dengan laporan

pemasok.

Dalam banyak kasus, para pemasok biasanya mengirimkan laporan

bulanan yang bisa dijumpai dalam file klien. Dalam kasus ini, jumlah yang

terutang kepada pemasok menurut daftar hutang klien dapat

direkonsiliasi dengan laporan tersebut. Bukti yang diperoleh dari prosedur

ini juga berlaku untuk asersi yang sama seperti konfirmasi, tetapi kurang

dapat diandalkan karena laporan pemasok telah dikirimkan kepada klien,

dan bukan langsung kepada auditor. Selain itu, laporan ini mungkin tidak

tersedia dari pemasok tertentu.

e. Pembandingan Penyajian Laporan dengan GAAP

Hutang usaha haru diidentifikasikan dan diklasifikasikan secara tepat

sebagai kewajiban lancar. Jika saldo hutang usaha mencakup

pembayaran di muka yang material kepada beberapa pemasok untuk

pengiriman barang dan jasa dimasa depan, maka jumlah semacam itu

harus direklasifikasikan sebagai uang muka kepada pemasok dan dicatat

sebagai aktiva. Selain itu, pengungkapan juga perlu dilakukan atas

penjaminan dan hutang pihak yang mempunyai hubungan instimewa,

komitmen pembelian, serta kewajiban kontijensi. Jadi, penyajian dan


pengungkapan manaejmen harus dibandingkan dengan persyaratan

GAAP.

E. Jasa Bernilai Tambah.

Standar audit yang berlaku umum tidak mensyaratkan bahwa auditor

harus melakukan jasa bernilai tambah. Meskipun demikian, apabila

auditor telah menyelesaikan suatu audit, maka biasanya mereka sangat

mengetahui tentang bisnis dan praktik bisnis klien, hasil operasi dan arus

kasnya, serta pengedalian internal perusahaan. Manajemen dan dewan

komisaris biasanya ingin secara penuh memanfaatkan pengetahuan

auditor tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Boynton, dkk. Modern Auditing jilid 2. Edisi 7. 2002. Erlangga: Jakarta



Entertainment & Humor

Audit siklus pengeluaran