ELEMEN-ELEMEN PENTING DALAM

TOTAL QUALITY MANAGEMENT

Dalam melaksanakan filosofi TQM, selain kita memperhatikan masalah perubahan budaya

yang akan terjadi dengan penerapan filosofi tersebut, perusahaan atau organisasi harus

memperhatikan elemen-elemen penting dalam penerapan atau pelaksanaan filosofi tersebut.

Menurut Oakland (1994), elemen-elemen penting dalampenerapan total quality management

tersebut antara lain sebagai berikut.

1. Kepemimpinan dan komitmen (leadership and commitment)

Filosofi total quality management hanya dapat terlaksana bila ada dukungan dan

tanggung jawab penuh dari pimpinan (top management) yang didukung pula oleh

middle dan lower management. Top management sebagai pimpinan puncak

memperkenalkan TQM sebagai suatu filosofi dengan menyusun sasaran dan

merencanakan strategi pelaksanaannya. Middle management kemudian melanjutkannya

dengan menerapkan manajemen kualitas sebagai suatu program. Lower management

atau supervisory management kemudian yang berperan untuk memonitor dan

mengendalikan kualitas yang dilaksanakan di perusahaan atau organisasi.

2. Keterlibatan penuh seluruh karyawan ( full employee involvement)

Karyawan dalam perusahaan atau organisasi yang melaksanakan filosofi total quality

management menuntut adanya keterlibatan penuh dari seluruh karyawan. Tanpa

keterlibatan dan partisipasi penuh dari mereka, maka filosofi tersebut tidak akan dapat

berjalan dengan baik. Selain itu, untuk dapat memberikan kepuasan kepada para

pelanggan, langkah pertama yang harus dilakukan adalah memberikan kepuasan

kepada para karyawan dengan salah satu cara adalah melibatkan mereka dalam seluruh

kegiatan perusahaan atau organisasi.

3. Perencanaan yang baik (good planning)

Dalam setiap kegiatan organisasi atau perusahaan, perencanaan memang harus disusun

secara matang. Tanpa ada perencanaan maka kegiatan tidak dapat diukur efektivitas

pelaksanaanya. Oleh karena itu, perencanaan dapat digunakan sebagai dasar

pengendalian dan sebagai cara untuk mengadakan perbaikan dan peningkatan.

4. Strategi pelaksanaan (implementation strategy)

Filosofi total quality management harus dilaksanakan dan harus menyatu dengan

strategi organisasi/perusahaan. Karenanya, TQM harus didukung oleh pimpinan

organisasi atau perusahaan. Untuk dapat melaksanakan total quality management harus

disusun strategi penerapannya untuk dapat dilaksanakan oleh semua pihak dalam

organisasi tersebut.

5. Pengukuran dan evaluasi (measurement and evaluation)

Pelaksanaan total quality management memang memerlukan data nyata. Oleh karena

itu, pengukuran dan evaluasi data yang bersifat kuantitatif tersebut harus benar-benar

dilakukan. Sehingga, meskipun TQM merupakan filosofi yang sifatnya lebih mendekati

pada masalah kualitatif, namun sifat yang kualitatif tersebut harus dapat diukur atau

dikuantitatifkan.

6. Pengendalian dan perbaikan (control and improvement)

Tindakan pengendalian dan perbaikan merupakan dua tindakan atau kegiatan yang

dituntut harus ada dalam pelaksanaan filosofi total quality management tersebut.

Tindakan secara terus-menerus dan berkesinambungan, sehingga tercapai perbaikan

dan peningkatan kualitas seperti yang diharapkan.

7. Mencapai dan mempertahankan standar kesempurnaan (achieving and

maintaining standard of excellence)

Untuk dapat meningkatkan kualitas, maka standar yang kita terapkan untuk dicapai

bukanlah standar baku yang tidak mungkin dapat diubah atau ditingkatkan. Standar

kualitas tersebut harus diubah dan ditingkatkan mengikuti perkembangan dan

peningkatan keinginan dan harapan pelanggan.

HAMBATAN DALAM PENERAPAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT

Penerapan filosofi total quality management bukannya tanpa hambatan. Menurut Pike dan

Barnes (1996), ada beberapa hambatan dalam melaksanakan filosofi tersebut, antara lain.

1. Bila filosofi Total Quality Management dipandang sebagai suatu kegiatan yang

membutuhkan waktu

Pelaksanaan filosofi total quality management memang membutuhkan kesabaran. Hal

ini disebabkan penerapan filosofi tersebut memerlukan perubahan budaya yang bukan

merupakan sesuatu yang semudah membalikkan tangan. TQM bukan program,

melainkan filosofi yang membutuhkan kesadaran seluruh personil untuk

melaksanakannya. Untuk mencapai kesadaran penuh dadri seluruh personil inilah yang

perlu suatu perubahan yang dilakukan sedikit demi sedikit tetapi menyeluruh.

2. Bila filosofi TQM diterapkan dalam suatu lingkungan yang birokratis

Birokrasi sebenarnya dapat mempunyai arti positif atau negatif. Birokrasi mempunyai

arti positif bila mendukung kegiatan organisasi, inilah yang merupakan arti kata yang

sebenarnya. Namun, birokrasi juga mempunyai arti negatif bila disalahgunakan unutk

memepersulit penyelesaikan permasalahan yang ada dalam organisasi. Yang

menghambat pelaksanaan TQM adalah adanya birokrasi yang bersifat negatif yang

disalahgunakan oleh banyak oknum dalam organisasi atau perusahaan.

3. Bila filosofi Total Quality Management dipandang sebagai sesuatu program yang

dilaksanakan secara formal

Sebenarnya filosofi total quality management dapat terlaksana dengan baik hanya bila

pelaksanaannya berada dalam kondisi yang tidak terlalu formal atau kaku, melainkan

secara kekeluargaan dengan menganggap semua pihak atau personil yang terlibat

sebagai teman atau saudara, bukan pesaing atau bahkan musuh yang harus dikalahkan.

4. Bila filosofi Total Quality Management dilaksanakan secara kaku

Total quality management bukan merupakan standar pelaksanaan dan tidak menuntuk

standar pelaksanaan yang kaku. TQM bertujuan untuk memenuhi kebutuhan dan

harapan pelanggan, sehingga standar pelaksanaan hanya digunakan sebagai sarana

untuk mengadakan koreksi dan pengendalian untuk mengadakan peningkatan dan

perbaikan yang continuous. Standar ini pun sifatnya berubah-ubah dan selalu

ditingkatkan yang menunjukkan adanya peningkatan prestasi.

5. Bila filosofi Total Quality Management dipandang tidk berhubungan dengan

orang atau personil

Perubahan budaya (culture change) bukannya tidak berhubungan dengan orang atau

personil. Justru, perubahan budaya ini memerlukan perubahan mendasar dari para

personil anggota organisasi atau perusahaan. Bila mereka telah berubah, yaitu berubah

dari sikap atau budaya para anggota organisasi yang mendasarkan pada standar menjadi

sikap atau budaya anggota organisasi yang menjadikan kualitaas sebagai the way of

life.

6. Bila filosofi Total Quality Management dipandang sebagai hanya dilakukan untuk

kelompok orang ahli atau spesialis

Total quality management menuntut keterlibatan selurh pihak atau personil dalam

organisasi, bukan keterlibatan orang ahli atau para spesialis saja. Seluruh pihak atau

seluruh personil inilah yang nantinnya diharapkan akan dapat mendukung proses

perubahan budaya ke arah budaya kualitas. Bahkan budaya kualitas harus dibangun

dengan memberikan kepuasan pada para karyawan, sehingga diharapkan mereka pun

dapat memberikan hanya yang terbaik bagi para pelanggan. Kepuasan karyawan hanya

akan terwujud bila mereka diberi kepercayaan.

Selain itu, total quality management akan gagal dilaksanakan karena TQM disusun

sebagai program, tidak dikaitkan dengan strategi bisnis perusahaan, kaku dan

diterapkan tidak secara mendalam, dan diharapkan menjadi suatu perubahan yang ajaib

dalam waktu singkat tanpa dukungan dari pimpinan (Goetsch dan Davis, 1995).

Kegagalan juga seringkali disebabkan pendelegasian dilakukan oleh pemimpin yang

bodoh dengan memulai pendelegasian tanpa penerapan kepemimpinan yang membuat

pengikut mau berpartisipasi (Clemmer, 1992). Lebih jauh Clemmer juga mengatakan

bahwa tim harus dapat bekerja sama dengan efektif dan harus belajar bagaimana

menjadi pemain tim yang baik. Kegagalan seingkali disebabkan terlalu banyak

pemikiran yang tidak bermanfaat tentang struktur, pengenalan, pengembangan

keahlian, pendidikan, dan kesadaran tanpa ada keterlibatan. Selain itu, organisasi yang

menggunakan pendekatan dogmatik dengan hanya terpaku pada teori Deming, Juran,

atau Crosby tanpa penyesuaiannya dengan kondisi organisasi juga akan mengalami

kegagalan. Kesalahan lain yang menurut Clemmer juga seringkali menumbulkan

kegagalan dalam menerapkan TQM adalah bahwa organisasi hanya mengirimkan

anggotanya untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan, menimbulkan kesadaran,

memberikn alat dan teknik untuk dapat mengerjakan yang lebih baik daripada minggu

lalu, tanpa tahu filosofi apa atau budaya mana yang harus dianut.