MANAJEMEN MUTUTANYA JAWAB TENTANG ISO

UMUM

1. Apakah ISO itu ?

ISO ( International Organization for Standardization) adalah organisasi standar

internasional yang didirikan     pada        tahun 1947 , berkedudukan di Janewa

Swiss. Saat ini ISO beranggotakan 170 negara termasuk Indonesia.

2. Apakah ISO 9000 itu?

ISO 9000 itu adalah salah satu dari seri Standar Internasional untuk sistem

Manajemen Mutu (SMM)

3. Bagaimana susunan dan isi seri Standar ISO 9000 ?

Seri standar ISO 9000 versi tahun 2000 terdiri dari empat seri, yang masing-masing

berjudul sebagai berikut :

ISO 9000

Menggunakan dasar-dasar sistem manajemen mutu dan memerinci istilah-istilah

yang digunakan dalam sistem manajemen mutu.

ISO 9001

Memerinci persyaratan tentang Sistem Manajemen Mutu (Quality Management

System). Seri ini berlaku untuk semua jenis organisasi dalam industri atau sector

ekonomi manapun, dan tidak bergantung pada kategori produk yang ditawarkan.

ISO 9004

Berisi paduan untuk perbaikan berlanjut peri kerja dan efisiensi menyeluruh

organisasi serta juga keefektifan sistem manajemen mutu. ISO 9004 merupakan

panduan bagi organisasi bila pucuk pimpinannya ingin bergerak melampaui

persyaratan ISO 9001.

ISO 19011

Berisi paduan tentang pengauditan sistem manajemen mutu dan lingkungan.

4. Apa gunanya seri Standar ISO 9000 ?

Seri standar ISO 9000 digunakan untuk memperagakan kemampuan organisasi

untuk taat asasdalam memberikan produk yang memenuhi permintaan pelanggan

dan peraturan yang berlaku. Tujuannya untuk meningkatkan kepuasan pelanggan

melalui penerapan sistem manajemen mutu secara efektif, termasuk proses

perbaikan yang berkelanjutan (continuous improvement)

5. Apa yang di maksud dengan ISO 9001:2000 ?

ISO 9001:2000 merupakan persyaratan standar sistem manajemen mutu (quality

management system) versi tahun 2000 yang merupakan edisi kedua (ISO

9001:1994, ISO 9002:1994 dan ISO 9003:1994). Sedangkan edisi pertamanya

dikeluarkan pada tahun 1987.

6. Bagaimana tahap-tahap penerapan sistem manajemen mutu ISO

9001:2000 ?

Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 pada dasarnya dibagi menjadi

empat tahap yaitu :

a. Tahap persiapan

Pada tahap ini dilakukan langkah-langkah persiapan seperti; analisis dan pengkajian

terhadap kondisi lembaga  secara    mendalam, membentuk steering committee,

tim penyusun dokumen dan yang terpenting adalah membangun komitmen untuk

menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.

b. Tahap Penyusunan dan Pengesahan Dokumen

Pada tahap ini dilakukan penulisan dan pengesahan dokumen antara lain: kebijakan

mutu, sasaran mutu, pedoman mutu, prosedur operasi standar, instruksi kerja, dan

formulir.

c. Tahap implementasi

Tahap ini merupakan tahap implementasi atau penerapan sistem manajemen mutu

yaitu dengan melaksankan semua ketentuan yang telahditulis di dalam dokumen.

Pada tahap ini selalu ada kemungkinan untuk merevisi dokumen, bila dalam

penerapannya ditemukan kesalahan atau kesulitan. Tahap ini dianggap mencukupi

bila telah dijalani sekurang-kurangnya 3 bulan dan telah menghasilkan rekaman

sebagai bukti pelaksanaan.

d. Tahap registrasi

Tahap registrasi dilakukan bila lembaga telah meyakini bahwa dokumen sistem

mutu telah tersusun dan diterapkan sesuai persyaratan standar ISO 9001:2000.

untuk maksud tersebut lembaga dapat mengajukan pemohonan kepada sebuah

badan sertifikat untuk dilaksanakan audit sertifikat guna memperoleh sertifikat ISO

9001:2000.

7. Membuktikan apa sertifikat ISO 9001:2000 itu?

Sertifikat ISO 9001:2000 adalah dokumen yang membuktikan bahwa sebuah

organisasi telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu menurut Standar ISO

9001:2000 Dan dinyatakan ”lulus audit” yang dilakukan oleh sebuah badan

sertifikat yang berwenang.

8. Apakah sertifikat ISO berlaku selamanya?

Tidak, sertifikat ISO 9001:2000 pada umumnya hanya berlaku selama tiga tahun,

selama rentan waktu tiga tahun tersebut badan sertifikat akan melakukan

surveillance audit tiap enam bulan atau satu tahun. Bila tidak ”lulus”, maka

sertifikat ISO 9001:2000 akan dicabut. Selanjutnya Sertifikat ISO tersebut akan

diperbaharui setiap tiga tahun.

9. Apakah prinsip dasar menejemen mutu berdasarkan standar ISO 9000?

Ada delapan prinsip dasar manajemen mutu berdasarkan standar ISO 9000, yaitu:

Pusat dan perhatian pelanggan

Seluruh Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan harus memahami dan

menyadari bahwa kelangsungan hidup lembaga sangat bergantung pada

pelanggan. Oleh karena itu semua pihak harus berusaha dan kalau bisa melampaui

harapan pelanggan, sehingga merekan puas menjadi pelanggan lembaga.

Kepemimpinan

Pemimpin pada semua tingkatan harus mampu menciptakan dan memelihara

lingkungan intern unit kerjanya sehingga semua Tenaga Pendidik dan Tenaga

Kependidikan di unit kerja tersebut dapat melibatkan diri secara penuh dalam

upaya melaksanakan misi untuk mewujudkan visi lembaga.

Pelibatan Orang

Semua pimpinan unit kerja harus menyadari bahwa orang merupakan inti sebuah

organisasi. Oleh karena itu pelibatan orang mutlak dilakukan untuk melaksanakan

kegiatan apapun. Kemampuan semua orang perlu didayagunakan secara maksimal

untuk manfaat unit kerja dan lembaga.

Pendekatan Proses

Hasil yang dikehendaki akan tercapai lebih efisien bila dalam melaksanakn suatu

kegiatan, sumber daya terkait sebagai suatu proses.

Pendekatan system pada manjemen

Mengetahui,  memahami dan mengelola proses yang saling terkait sebagai suatu

system memberi sumbangan pada keefektifan dan efisiensi lembaga dalam

mencapai tujuannya.

Perbaikan Berlanjut

Perbaikan berlanjut (continual improvement) kinerja lembaga secara menyeluruh

harus menjadi perhatian utama semua pihak mulai dari pemimpin tertinggi sampai

pada semua staf di lapisan bawah.

Pedekatan fakta dalam pengambilan keputusan

Setiap pengambilan keputusan pada tingkatan apapun harus dilakukan berdasarkan

data dan dan informasi yang objektif.

Perbaikan Berlanjut

Semua pihak harus menyadari bahwa suatu organisasi dan pemasok saling

bergantung satu sama lain, karena itu harus dibangun hubungan saling

menguntungkan guna meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan

nilai.

10. Siapakah yang disebut pelanggan ?

Pelanggan adalah semua pihak baik individu maupun unit kerja yang menerima

produk (barang dan jasa). Pelanggan dibedakan atas dua kategori yaitu ;

Pelanggan Internal (Internal Customer)

Semua Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan lembaga yang menerima

layanan jasa dari siapapun dan dari unit manapun. Pelanggan Eksternal (Eksternal Customer)

Pelanggan eksternal dibedakan lagi menjadi dua kategori yaitu;

Pelanggan Primer (Primary Customer)

Seseorang yang secara langsung menerima produk (barang dan jasa) dari lembaga

(peserta diklat, mahasiswa, dll)

Pelanggan Sekunder (Secondary Customer)

Seseorang atau lembaga yang secara tidak langsung akan menerima dampak dari

produk dan program diklat yang dilaksanakan lembaga (sekolah, industri, direktorat

dikmenjur, orang tua, mahasiswa, masyarakat, dan lain sebagainya) 

11. Bagaimana perilaku yang harus ditampilkan karyawan suatu lembaga

yang   telah menerapkan SMM ISO 9001:2000?

Karyawan suatu lembaga yang telah menerapkan SMM ISO 9001:2000 harus

menampilkan perilaku sebagai berikut:

1. Write what you do and do what you write. Selalu menulis apa yang dikerjakan dan mengerjakan apa yang ditulis. Selalu mencatat apa yang dikerjakan dan melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan, prosedur dan aturan yang telah di tetapkan (taat asas)

2. Getting right at first time and every time (bertindak tepat dan benar pada saat awal pekerjaan dan setiap waktu)

3. Mengutamakan kepentingan pelanggan, artinya selalu berupaya berbuat yang terbaik untuk kepentingan pelanggan

4. Efisien dalam penggunaan sumber daya baik waktu, material, energi maupun uang5. Menghargai tugas, tanggung jawab, dan wewenang orang lain (menghargai

kesejawatan)6. Memiliki tanggung jawab (sense of responsibility) terhadap pelaksanaan tugas7. Memiliki semangat untuk melayani (sense of service). Artinya ada perasaan bahagia

kalau dapat melayani orang dengan baik. Bukan sebaliknya, justru bangga kalau bisa menciptakan kesulitan bagi orang lain

8. Memiliki kepekaan terhadap mutu (sense of quality), artinya selalu berupaya semaksimal mungkin untuk melaksanakan pekerjaan dengan mutu terbaik

9. Meimiliki dorongan yang kuat untuk melakukan peningkatan (sense of improvement). Selalu berupaya agar har ini lebih baik dari kemarin dan esok lebih baik dari hari ini

10.Memiliki semangat kerja sama (teamwork) dalam melakukan kegiatan dan pemecahan masalah

11.Memiliki disiplin diri (self discipline) yang kuat, artinya kedisiplinan tidak tergantung pada orang lain

12.Memiliki prakarsa (self initiative), artinya melakukan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab tanpa menunggu perintah

13.Memiliki apresiasi dan komitmen terhadap tugas dan tanggung jawab14.Menjunjung tinggi nilai-nilai moral dan etika

12. Secara konkret apa yang harus dilakukan karyawan dalam penerapan

SMM ISO 9001:2000?

Hal-hal yang secara konkret harus dilakukan karyawan dalam melaksanakan tugas

sehari-hari adalah sebagai berikut:1. memahami dengan baik uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-

masing,2. melaksanakan tugas dengan penuh tanggung jawab,3. menjunjung tinggi core value organisasi,4. menghayati dan melaksanakan core belief yang menjadi filosofi organisasi,5. berupaya semaksimal mungin untuk mamahami semua dokumen system

manajemen mutu ISO 9001:2000 (kebijakan mutu, sasaran mutu, pedoman prosedur operasi standar, dan instruksi kerja) untuk selanjutnya diterapkan dalam melaksanakan tugas sehari-hari,

6. memberikan kontribusi yang maksimal dalam upaya mencapai sasaran mutu lembaga dan sasaran mutu unit kerja masing-masing,

7. memberikan pelayanan kepada pelanggan (khususnya peserta diklat) dengan ramah, sopan, simpati, dan cepat tanggap,

8. berempati terhadap persoalan yang dihadapi pelanggan,9. selalu berupaya meningkatkan kemampuan, agar dapat melaksanakan tugas

dengan baik, melaporkan kepada atasan bila menemukan ketidaksesuaian, membangun komunikasi yang akrab dan terbuka melaksanakan tugas sehari-hari

13. Apa yang harus di lakukan unsur pimpinan agar karyawan dapat

memberikan kontribusi yang terbaik dalam penerapan SMM ISO

9001:2000?

Semua unsur pimpinan mulai dari pimpinan puncak sampai pimpinan pada unit

yang terkecil harus:

1. menyadari dengan baik bahwa jabatan yang di miliki merupakan amanah yang harus dipertanggung jawabkan.

2. Memahami uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang dari jabatan yang diemban

3. Selalu berupaya meningkatkan kemampuan kepemimpinan (leadership)dan kemampuan manajerial yang meliputi conceptual skill, technical skilldan human skill agar dapat melaksanakan tugas kepemimpinan dengan baik

4. Memberikan keteladanan dalam melaksanakan tugas.5. Berupaya semaksimal mungkin menciptakan iklim kerja yang kondusif di unit kerja

masing-masing dengan jalan menghayati filosofi yang dapat core believe organisasi

6. Menjunjung tinggi core value organisasi dalam melaksanakan tugas7. Selalu berupaya menjadi jawaban untuk setiap masalah,bukan menjadi masalah

untuk jawban,8. Produktif dan berfikir positif dalam menyikapi setiap perubahan dan pembaharuan.

14.Apa manfaatnya penerimaan system manajemen mutu dan sertifikat

ISO9001:2000?

Lembaga yang menerapkan system menajemen mutu dan lebih memperoleh

sertifikat ISO 9001:2000 akan memperoleh manfaat sebagai berikut

sarana pemasaran

lembaga yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:200 secara otomatis akan

terdaftar secara international sebagai system lembaga yang di akui telah

menerapkan system manajemen mutu. Sehingga meningkat.

beban inspeksi menjadi ringan karena semua

proses telah tertata sedemikian rupa sehingga setiap kesalahan/penyimpangan

sdapat di ketahui pada setiap tahapanya.

suasana kerja menjadi lebih menyenangkan

karena adanya kejelasan dan ketegasan tugas,tanggung jawab dan wewenang

setiap jabatan dan personel serta adanya kejelasan hubungan antara unit-unit kerja

yang terlibat dalam melaksanakan suatu kegiatan.

menjadi sarana benchmarking antara satu unit

kerja lainnya melalui kegiatan audit internet.

membuat system kerja menjadi standar kerja yang

terdokumentasi

Adanya jaminan bahwa lembaga mempunyai

system  manajemen mutu, sehingga akan memberi keyakinan bahwa produk yang

di hasilkan akan sesuai dengan keinginan dan harapan pelanggan

1. manjadi rujukan dalam mengarahkan karyawan

agar berwawasan mutu dlam memenuhi permintaan pelanggan baik internal

maupun external

dapat menstandardinasikan berbagai kebijakan

dan prosedur operasi yang berlaku di lembaga

menjadi dasar yang kokoh dalam membangun

dan keinginan bagi setiap kemajuan dan peningkatan

15. Bagi karyawan sendiri apa manfaatnya sertifikat ISO 9001:2000?

Dengan diperolehnya sertifikat ISO 9001:2000.Maka kepercayaan pelanggan

terhadap lembaga

Akan semakin meningkat. Sehingga akan Semakin banyak pekerjaan di

tawarkan.dengan semakin banyaknya pekerjaan, maka semakin terbuka peluang

untuk mendayagunakan semua potensi yang di miliki baik potensi SDM maupun

non-SDM sehingga dengan demikian pendapatan lembaga ini baik melalui DIK/DIP

maupun UP akan meningkat yang pada gilirannya di yakini akan membantu upaya

peningkatan kesejahteraan karyawan kecuali itu.pelakanaan pekerjaan akan

semakin tertata dan tertib. Sehingga suasana kerja akan menjadi lebih

menyenangkan.