PERANAN TATA USAHA DI SEKOLAH DALAM MENGELOLA PENDIDIKAN UNTUK MENINGKATKAN HASIL PENDIDIKAN YANG BERMUTU

Tata Usaha Sebagai Tenaga Kependidikan SekolahTata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis penyelenggaraan

sistem administrasi dan informasi pendidikan di sekolah. Informasi yang tata usaha sekolah kelola penting sebagai basis pelayanan dan bahan pengambilan keputusan sekolah. Semakin lengkap dan akurat data terhimpun maka pemberian pelayanan makin mudah dan pengembilan keputusan makin tepat. 1.Pengertian Tata UsahaDitinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka ADMINISTRASI berasal dari Bahasa Latin yaitu Ad+Ministrare. Ad berarti intensif, sedangkan Ministrare berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan (Husaini Usman, 2006).Menurut The Lian Gie (2000), tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu:

1) melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi,

2) menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan

3) membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.Berdasarkan pendapat The Lian Gie di atas, maka peranan tenaga administrasi

sekolah sesungguhnya hanya satu yaitu sebagai administrator karena ketiga peranan yang diungkapkan di atas yaitu melayani, menyediakan, dan membantu sama dengan administrasi. 2.Tugas-tugas TUPengalaman dan sertifikat pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja mereka. Dan mereka bekrja pada disiplin ilmu mereka masing-masing. Sementara aktifitas . semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan oleh kepala sekolah dan kepala TU. Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerja sama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber: hasil rapat Kepala Tata Usaha di Bogor: 1996). Mill dan Standingford (1982) menyebutkan delapan tugas tenaga administrasi yaitu:

(1) menulis surat(2) membaca(3) menyalin (menggandakan)(4) menghitung(5) memeriksa(6) memilah (menggolongkan dan menyatukan)(7) menyimpan dan menyusun indeks dan(8) melakukan komunikasi (lisandantertulis).

Menurut Nansen School, Birm, UK, 2001 Fungsi staff TU adalah menangani urusan administrasi yg dibagi menjadi 4 bagian:

1. School assistant2. Clerical assistant3. Finance assistant dan4. General assistant

B.Tugas Pokok Dan Fungsi Tenaga Administrasi SekolahKeputusan Dirjen Dikdasmen No. 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala Tata Usaha sebagai berikut :

a) Menyusun program kerja tata usaha sekolah

1

b) Pengelolaan keuangan sekolahc) Pengurusan adminstrasi ketenagaan dan sisswaUUd) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolahe) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolahf) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolahg) Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 Kh) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketatausahaan secara berkala

1. Tugas Pokok dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolaha.Tugas pokok urusan administrasiMelaksanakan Ketatata Usahaan Sekolah dan bertanggung Jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

a) Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah b) Pengelolaan keuangan sekolahc) Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswad) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolahe) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolahf) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolahg) mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 Kh) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketataushaan secara berkala.

b.Tugas Pokok Keuangan SekolahMelaksanakan seluruh Administrasi Keuangan Sekolah, meliputi keuangan rutin, Dana BOS, Dana Komite Sekolah dan Dana dari sumber lainnya, bertanggung jawab langsung kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:

a) Menyimpan Dokumen, Rekening Giro atau Bank Keuangan sekolahb) Mengajukan Pembayaranc) Membuat Laporan Penggunaan Keuangan BOS, Komite Sekolah dan sumber

lainnya.d) Melaksanakan Pengambilan dan Pengembalian serta pembayaran Keuangan

Negara sesuai petunjuk.e) Menyimpan arsip/dokumen dan SPJ Keuanganf) Membuat Laporan posisi anggaran (daya serap)g) Membuat Lembar Hasil Waskath) Menjadi/ melaksanakan tugas kebendaharan dari setiap kepanitiaan yang dibentuk

sekolah.i) Membentuk Keuangan berdasarkan sumber keuangannya pada buku kas umum,

pembantu dan tabelaris.c.Tugas pokok urusan inventarisasi dan perlengkapanMelaksanakan Administrasi Inventarisasi dan Kelengkapan sekolah bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

a) Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non Inventarisb) Mengisi Buku Induk Inventarisc) Mengisi Buku Golongan Inventarisd) Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran Barang Non Inventarise) Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan Barang Inventarisf) Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventarisg) Membuat Laporan Keadaan Barang Inventarish) Mengisi Kartu Barangi) Membuat Berita Acara Penghapusan Barang Inventarisj) Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-barang Inventaris dan

2

dokumen lainnyak) Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau Prasarana atau ruangl) Membuat Daftar Pengumuman Barang Inventaris pada setiap ruangan

d.Tugas Pokok Urusan Adminstrasi KepegawaianMelaksanakan Administrasi Kepegawaian, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

a) Mengisi Buku Induk Pegawaib) Membuat DUK, R7/R6 (F-3) dan DSO (F-1,2) guru atau pegawaic) Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji Berkala Guru/Pegawaid) Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru

atau Pegawai e) Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawaif) Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaiang) Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugash) Membuat Daftar Gajii) Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan

e.Tugas Pokok Urusan Adminstrasi KesiswaanMelaksanakan Administrasi Kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

a) Membuat Daftar Nomor Induk Siswab) Mengisi Buku Klaper Siswac) Mengisi Buku Induk Siswad) Mengisi Buku Mutasi Siswae) Membuat Daftar Keadaan Siswaf) Membukukan Daftar Keadaan Siswag) Membukukan Daftar Siswa perkelash) Mencatat Pendaftaran Siswa Barui) Membuat usulan peserta ujianj) Menyimpan daftar Lulusank) Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTBl) Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)m) Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswan) Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswao) Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelasp) Mengisi papan data keadaan siswa

f.Tugas Pokok Urusan Adminstrasi persuratanMelaksanakan Administrasi Persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

a) Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluarb) Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluarc) Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolahd) Mengisi Buku Ekspedisie) Menyimpan Arsip dan menyampaikan suratf) Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan lainnya.g) Membantu kelancaran administrasi sekolahh) Membuata Administrasi Bendaharai) Membuat Administrasi Kepegawaianj) Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah

3

g.Tugas Pokok Pengelola perpustakaanMelaksanakan Administrasi Perpustakaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

a) Mengisi buku induk Perpustakaan dan Buku Paketb) Membuat Nomor / Kode Klasifikasi Bukuc) Membuat Buku Pengunjung Perpustakaand) Membuat Kelengkapan Kartu, Date due slip, Katalog Anggota Peminjame) Membuat Statistik/Grafik Pengunjung dan peminjamf) Membuat Laporan Keadaan Bukug) Membuat Daftar pengunaan barang inventaris di perpustakaan

h.Tugas Pokok Pengelola LaboratoriumMelaksanakan Administrasi Laboratorium, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

a) Mencatat / Membukukan barang-barang laboratoriumb) Menyediakan Buku Penggunaan barang labc) Membuat daftar penggunaan laboratoriumd) Melayani kebutuhan alat-alat praktikume) Menata, menjaga, dan merawat alat-alat labf) Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alat-alatg) Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum

i.Tugas Pokok keamana/klining service sekolahMelaksanakan Kegiatan kebersihan dan pengamanan sekolah, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

a) Menjaga dan melaksanakan kebersihan ruang seluruh bangunan sekolah,b) Membantu menyediakan kebutuhan guru/pegawaic) Menyiapakan air minumd) Mencuci dan menyimpan alat-alat minum dan makane) Membuka dan mengunci seluruh ruanganf) Kebersihan WC Siswag) Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolahh) Melaksnakan piket malam

Program Rencana Kerja Tata Usaha SekolahKepala sekolah mengembangkan menyusun program kerja tata usaha secara 

sistematis, terarah, jelas, realitistis, agar dapat petugas ketatausaha laksanakan  agar pelayanan  pendidikan yang guru berikan kepada siswa dan pelayanan sekolah kepada masyarakat berjalan seoptimal mungkin.

Program peningkatan mutu pengembangan sistem informasi, pelayanan administrasi, pelayanan dukungan penyelenggaraan pembelajaran, pelayanan dukungan pengembangan mutu lingkungan sekolah dalam rangka membangun suasana sekolah sebagai tempat belajar, dan pelayanan administrasi kepada publik perlu dikembangkan oleh tim pengembang tata usaha sekolah dengan target mutu yang jelas, indikator mutu yang jelas, dan kriteria keberhasilan yang terukur.

Yang penting pula dalam penyusunan program adalah sekolah memiliki standar prosedur peningkatan mutu sistem administrasi yang pentahapan prosesnya disepakati dan didokumentasikan. Pencapaian targetnya diukur dengan alat evaluasi yang sederhana, namun dapat merekam perkembangan proses dan hasil pekerjaan secara akurat.  Instrumen yang sekolah miliki selanjutnya dapat kepala sekolah gunakan untuk

4

melakukan supervisi dalam rangka memetakan mutu proses dan program tata usaha sekolah.Struktur organisasi Tata Usaha Sekolah

Pengorganisasian merupakan penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Sekolah sebagai UPT wajib dikelola kepala sekolah dengan sebaik–baiknya agar sumber daya yang ada dapat dimanfaatkan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan sekolah yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi Sekolah terdiri dari :1. Kepala sekolah2. Wakil kepala sekolah3. Urusan-urusan : Kurikulum, Kesiswaan, Sarana dan prasaran, dan Humas4. Tata usaha sekolah5. Unit-unit laboratorium6. Unit perpustakaan7. Dewan guru

Pada struktur organisasi tersebut perlu ada pembagian tugas, rincian tugas dan pendelegasian wewenang.Administrasi Kurikulum Dalam Menerapkan Standar Isi

Penerapan standar isi adalah ruang lingkup penerapan kurikulum dan pengembangan kompetensi yang dituangkan dalam kriteria tentang kompetensi tamatan, kompetensi bahan kajian, kompetensi mata pelajaran, dan silabus pembelajaran yang harus dipenuhi oleh peserta didik pada jenjang dan pendidikan tertentu (PPRI No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Pasal 1 ayat 5). Standar isi yang memuat administrasi struktur kurikulum, beban belajar, kurikulum SMA/MA/SMK/MAK, dan kalender akademik.Administrasi Peningkatan Mutu Proses

Penerapan standar proses adalah standar nasional pendidikan yang berkaitan dengan pelaksanaan pembelajaran pada satuan pendidikan unuk mencapai standar kompetensi lulusan (PPRI No. 19 Tahun 2005 tentang Standan Nasional Pendidikan, Pasal 1, ayat 6). Administrasi standar proses memuat administrasi:

1. perencanaan proses pembelajaran2. pelaksanaan proses pembelajaran3. penilaian hasil pembelajaran4. pengawasan proses pembelajaran

Administrasi Pendidik Dan Tenaga KependidikanPenerapan standar pendidik dan tenaga kependidikan adalah kriteria pendidikan

prajabatan dan kelayakan fisik maupun mental, serta pendidikan dalam jabatan yang meliputi kualifikasi akademik dan kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan.

Standar pendidik dan tenaga kependidikan meliputi kualifikasi dan kompetensi. Seseorang yang telah memiliki kompetensi ditandai lulus sertifikasi. Administrasi standar pendidik dan tenaga kependidikan sekolah akan lebih cepat, tepat, dan mudah dikerjakan apabila menggunakan program komputer, meskipun dengan program yang sangat sederhana.Administrasi Sarana Dan Prasarana

Penerapan standar sarana dan prasarana adalah peningkatan mutu standar nasional pendidikan yang berkaitan dengan criteria minimal tentang ruang belajar, tempat berolah raga, tempat beribadah, perpustakaan, laboratorium, bengkel kerja, tempat bermain, tempat berkreasi dan berekreasi serta sumber belajar lain, yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran, termasuk penggunaan teknologi dan komunikasi.

5

Administrasi KeunganPenerapan standar pembiayaan adalah standar yang mengatur sistem anggaran,

pengalokasian anggaran, dan mempertanggung jawabkan biaya operasi satuan pendidikan yang berlaku selama satu tahun. Pembiayaan pendidikan terdiri atas:

(1) Biaya investasi, (2) Biaya operasi, dan (3) Biaya personal . Administrasi standar pembiayaan akan lebih cepat, tepat, dan mudah dikerjakan

apabila menggunakan program komputer, meskipun dengan program yang sangat sederhana.Pembinaan TASDalam mengembangakna sistem pelayanan tata usaha sekolah , kepala sekolah menerapkan konsep pembinaan sumber daya manusia yang antara lain meliputi:

Mendefinisikan dan mendeskripsikan tugas tenaga tata usaha (sekarang tenaga administrasi sekolah) dan ruang lingkup TAS.

Menetapkan pembatasan tugas pokok dan fungsi, wewenang, tanggung jawab, hak dan kewajiban TAS

Meningkatkan kualifikasi TAS Meningkatkan kompetensi TAS Melakukan rekrutmen dan seleksi TAS Melaksanakan pembinaan karir Mengembangkan sistem penilaian kinerja Memberikan penghargaan dan perlindungan Memberikan pelayanan menghentikan tenaga dan memberikan pelayanan pensiun

KESIMPULANTata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis penyelenggaraan

sistem administrasi dan informasi pendidikan di sekolah. Semakin lengkap dan akurat data terhimpun maka pemberian pelayanan makin mudah dan pengembilan keputusan makin tepat.

Kepala Tata Usaha bertanggung jawab untuk  melaksanakan seluruh Administrasi Keuangan Sekolah, meliputi keuangan rutin, Dana BOS, Dana Komite Sekolah dan Dana dari sumber lainnya, bertanggung jawab langsung kepada

Kepala sekolah mengembangkan menyusun program kerja tata usaha secara  sistematis, terarah, jelas, realitistis, agar dapat petugas ketatausaha laksanakan  agar pelayanan  pendidikan yang guru berikan kepada siswa dan pelayanan sekolah kepada masyarakat berjalan seoptimal mungkin.HARAPAN

Semoga gambaran singkat ini bermanfaat dalam rangka meningkatkan kinerja tata usaha sekolah dalam membangun sistem informasi sekolah, membangun pelayanan belajar, dan sistem pelayanan publik yang optimal.REVERENSI:

1. Purwanto M Ngalim. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. PT. Remaja Rosdakarya. Bandung. 1987.

2.http://abyfarhan7.blogspot.com/2011/12/pengertian-dan-fungsi-ketatausahaan.html#ixzz1ue2k7tsd

3. http://gurupembaharu.com/home/?p=42624. http://re-searchengines.com/myasin.html

6