MANAJEMEN MOTIVASI DAN ORGANISASILKMM BEM UNNARApril 2006 ARASY ALIMUDIN

We have been trying to push BEM UNNAR from the top.

BEM BEM UNNAR UNNAR

But to move BEM faster, we also need to push from the base, and we require management motivate and organization

BEM UNNAR

Apa Itu Manajemen ?Mary Parker Follet : the art of getting things done trough the others..seni mencapai sesuatu melalui orang lain

Definisi UmumManajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi dengan menggunakan sumberdaya organisasi

Kata Kunci Proses yg merupakan kegiatan yang direncanakan Fungsi manajemen Melalui Aktivitas tersebut Sumberdaya Organisasi

Kaitan Manajemen & Organisasi

Proses Manajemen

Input Sumberdaya

Perencanaan Pengorganisasian Pengarahan Pengendalian

Tujuan Efektif dan Efisien

Siapa Manajer ?Orang yang melakukan kegiatan manajemen atau proses manajemen.Manajemen menginginkan tujuan tercapai dengan efektif dan effisien

Efektif & EfisienEfektif : (doing the right things mengerjakan sesuatu yang benar)

Efisien : (doing things right mengerjakan sesuatu dengan benar)

Proses ManajemenPlanning Pengorganisasian

Pengendalian

Pengarahan

Perencanaan (Planning)Kegiatan menetapkan tujuan organisasi dan memilih cara yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. PengambilanKeputusan (bagian dari perencanaan)

Pengorganisasian

(Organizing & Staffing)Kegiatan mengkoordinir sumberdaya, tugas, dan otoritas diantara anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan cara yang efisien dan efektif.

Organizational Design

Kegiatan menyesuaikan struktur organisasi dengan tujuan dan sumberdaya organisasi

Bagan OrganisasiD M P D P e a m n a a ir e k t u r U t a m a n . a j e r P e r

j e Mr a n a j e Mr a n a j e Mr a s Ka r e a u n a n g P a r n o d u A k ds m i

e p a r t eD m e p e an r t eD m e p e an r t eD m e p e an r t e m e m a s Ka r e a u n a n g P a r n o d u A k sd i m & P e

Pengarahan (Leading)Kegiatan memberi pengarahan (directing), mempengaruhi orang lain (influencing), dan memotivasi orang tersebut untuk bekerja (motivating)

Pengendalian (Controlling)Kegiatan yang bertujuan untuk melihat apakah kegiatan organisasi sesuai dengan rencana.Fungsi Pengendalian : Menentukan standart prestasi Mengukur prestasi yg telah dicapai Membandingkan point-2 dengan point-1 Melakukan perbaikan jika ada penyimpangan

Proses Manajemen dalam praktek1. Dalam praktek gambaran proses manajemen tersebut tidak begitu terlihat 2. Seringkali manajer sibuk kesanakemari, yg sepertinya tdk punya waktu utk berfikir dan merencanakan sesuatu dengan tenang 3. Aktivitas manajer dalam praktek sepertinya reaktif (action oriented) 4. Keempat fungsi manajemen

Jenis-jenis ManajemenBerdasarkan Hirarki : Top Management Middle Level Management Lower Level / First Line Berdasarkan Fungsi : Manajer Umum Manajer Fungsional

Manajemen Puncak Bertanggung jawab terhadap organisasi secara keseluruhan Menentukan tujuan, strategi, kebijakan secara umum Menentukan strategis dan

keputusan-keputusan

Manajemen MenengahMelaksanakan tujuan, strategi, dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajer puncak serta mengkkordinasikan dan mengarahkan aktivitas manajer tingkat bawah dan juga karyawan operasional

Manajemen Tk. Bawah

Mengawasi karyawan secara langsungMengawasi dan mengkoordinasi kegiatan operasional yang dilakukan oleh karyawan

Manajer UmumMengawasi unit (divisi) tertentu yang mempunyai beberapa bidang sekaligus

Bertanggung jawab terhadap aktivitas (pemasaran, keuangan, operasi) divisinya

Tingkatan dan Ketrampilan Manajemen

Konseptual

Tk. Atas

Hub. MAnusiawi

Tk. Menengah

Opersional

Tk. Bawah

Ketrampilan ManajemenConseptual Skills :Kemampuan mengkoordinasikan dan mengin-tegrasikan kegitan serta kepentingan organisasi. Melihat organisasi secara keseluruhan, ketergantungan antar bagian, melihat masa depan, dan bagaimana lingkungan mempengaruhi organisasi

Human Skills :Kemampuan memahami orang lain, bekerjasama dengan orang lain, mendorong serta memotivasi orang lain, baik secara individual maupun kelompok

Tehnical Skills :Kemampuan operasional memahami serta melakukan kegiatan

Managerial RoleO F I n t e t o o r i t a s r m a l ae a l n s g i K e p u

r p I e n r f s o o r Pmn

Interpersonal RolesFigureheat :

Peran figur bapak, lebih merupakan peranan manajer sebagai simbol pimpinan serta menjadi simbol dan personifikasi organisasi yang dipimpinnya.Leader :

Manajer diharapkan menjadi pemimpin anak buahnya; melakukan rekruitmen, training, memberikan motivasi untuk bekerja mencapai tujuan organisasiLiaison :

Memainkan peranan penghubung baik dengan pihak di dalam organisasi maupun dengan pihak diluar organisasi.

Informational RolesMonitor :

Manajer selalu aktif mencari informasi yg bermanfaat untuk organisasi.Disseminator :

Manajer mendistribusikan informasi yang diperolehnya kepada pihak lain, khususnya kepada bawahanya.Spokesman :

Manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan informasi ke pihak luar.

Decision RolesEnterpreunership :

selalu berusaha memajukan organisasinyaDisturbance hadler :

mampu menyelesaikan gangguan yg mungkin munculResource Allocator :

mampu mengalokasikan sumberdaya yg terbatasNegotiator :

mampu melakukan negoisasi dgn pihak terkait

PENGORGANISASIAN Orang-orang yang melakukan tugastugas yang berbeda yang dikoordinir untuk mencapai tujuan organisasi 1. Pembagiaan kerja dalam organisasi 2. Pengkombinasian secara logis ke dalam departemen 3. Pendelegasian wewenang 4. Penetapan koordinasi dan sistem pengawasan

SUMBER STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI

KEBIASAAN

Kebijakan,ProsedurKaryawan mendapatkan Rencana rencana Apa yg hrs dilakukan peraturan lain

Supervisor Karyawan

Contoh BAGAN ORGANISASIDIREKTUR

WK.DIREKTUR PRODUKSI

WK.DIREKTUR PENJUALAN MANAJER PENJUALAN WIL.B

WK.DIREKTUR KEUANGAN

MANAJER PENJUALAN WIL.A

MANAJER PABRIK A

MANAJER PABRIK B

SUPERVISORSUPERVISOR KARYAWAN KARYAWAN

MANFAAT BAGAN ORGANISASI Memperlihatkan nama jabatan dari masing-masing

manajer Memperlihatkan siapa bertanggung jawab pada siapa Memperlihatkan siapa yg bertanggung jawab dalam departemen apa Memperlihatkan departemen2 apa yg telah dibentuk Memperlihatkan jalur perintah Karyawan dapat mengetahui jabatannya dan tempatnya dalam organisasi

WEWENANG DLM ORGANISASIWewenang adalah hak untuk mengambil keputusan,hak untuk mengarahkan pekerjaan orang lain, dan hak untuk memberi perintah. Sumber-sumber wewenang : 1. Posisi atau urutan orang tersebut 2. Atribut pribadi (kharisma) 3. Keahlian atau pengetahuan

PENDELEGASIAN WEWENANGPEMILIK DEWAN DIREKSI DIREKTUR WK.DIREKTUR MANAJER SUPERVISOR KARYAWAN

KEPEMIMPINANSuatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegitan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya

Implikasi Definisi Kepemimpinan Kepemimpinan menyangkut orang lain (bawahan atau pengikut), kesediaan bawahan untuk menerima pengarahan dari pemimpin. Kepemimpinan menyangkut pembagian kekuasaan yang tidak seimbang antara peminpin dan anggota kelompok Selain memberikan pengarahan pemimpin dituntut untuk dapat mempergunakan pengaruh, apa dan bagaimana bawahan melaksanakan perintahnya

PENDEKATAN-PENDEKATAN STUDI KEPEMIMPINAN

Pendekatan Kesifatan, Pendekatan Perilaku, Pendekatan Situsasional (Contingensi)

PENDEKATAN SIFAT-SIFAT KEPEMIMPINAN

Mencoba membandingkan sifatsifat orang yang menjadi pemimpin dengan sifat yang menjadi pengikut Mengidentifikasi ciri dan sifat yang dimiliki oleh para pemimpin efektif

Sifat-sifat Kepemimpinan (Edwin Ghiselli): Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas, Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan Kecerdasan Ketegasan Kepercayaan diri Inisiatif

Sifat-sifat Kepemimpinan (Keith Davis): Kecerdasan Kedewasaan dan keluasan hub sosial Motivasi diri dan dorongan breprestasi Sikap-sikap hubungan manusiawi

PENDEKATAN PERILAKU KEPEMIMPINAN

Fungsi-funsi kepemimpinan, Gaya-gaya kepemimpinan Teori teori kepemimpinan : Teori X-Y (Douglas McGregor) Studi Michigan (Rensis Likert) Kisi-kisi Manajerial (BlackeMouton) Studi Ohio State

Fungsi-fungsi Kepemimpinan,

Task related, fungsi yang berhubungan dengan tugas yg menyangkut pemberian saran penyelesaian informasi dan pendapat Group Mainttenance, yng berhubungan dg fungsi pemeliharaan kelompok, membantu kelompok berjalan lebih lancar

Gaya-Gaya Kepemimpinan, Task Oriented, mengarahkan bawahan dan mengawasi secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai dg yang diinginkannya Employee Oriented, Lebih memperhatikan dan memotivasi bawahan dan memberikan kesempatan berpartisipasi dlm pembuatan keputusan

TEORI-TEORI KEPEMIMPINAN

Teori X-Y (Douglas McGregor) Teori X :

Rata-rata manusia malas Orang hrs dipaksa, diawasi, diancam Manusia lebih menyukai diarahkan, ingin menghindari tg jwb, mempunyai ambisi kecil, menginginkan keamanan dan jaminan hidup

Teori X-Y (Douglas McGregor) Teori Y : Usaha phisik dan mental dlam bekerja adalah kodrat Orang akan melakukan pengendalian diri Keterikatan pada tujuan dan prestasi Rata-rata dlm kondisi yg layak Ada kapasitas besar utk imajinasi, kreatifitas, cerdik Hanya menggunakan sebagian potensi intelektualnya

4-Sistim Manajemen dr Likert : Manajer membuat semua keputusan dan memrintah bawahan utk melaksanakan Tetap menentukan perintah tetapi memberi kebebasan bawahan Menetapkan tujuan dan memberikan perintah setelah hal tsb didiskusikan dg bawahan Cara bagaimana organisasi seharusnya berjalan

Managerial Grid Blake Mouton : Manajemen jatuh miskin, perhatian rendah thd karyawan dan produksi Manajemen santai, serba mengijinkan, dg tekanan pd pemeliharaan keuangan dan kepuasan pegawai Manajemen organisasi & manusia, memperhatikan baik thd produksi maupun karyawan Manajemen ketaatan, sebagai seorang otokrat pemegang tugas yg keras Manajemen team, demokratik, memberikan perhatian penuh thd produksi, semangat kerja dan kepuasan karyawan

Studi Ohio State : Faktor pertimbangan (Considration), menggambarkan hubungan yg hangat antara seorang atasan dan bawahan, saling percaya, kekeluargaan, dll. Struktur Pemakrasaan (Initiating Structure), menjelaskan bahwa seorang pemimpian itu mengatur dan menentukan pola organisasi, komunikasi, struktur peran dlm pencapaian tujuan organisasi

PENDEKATAN SITUASIONAL CONTINGENCY

Faktor situasi Faktor Karyawan Faktor Tugas Faktor Organosasi Variabel Lingkungan lainnya

Hubungan Pemimpin-BawahanSituasiKEMAMPUAN DAN KUALITAS PEMIMPIAN

SITUASI

KEMAMPUAN DAN KUALITAS BAWAHAN

Faktor Yg Mempengaruhi Perilaku Kepemimpinan

Faktor Makro :o o o o o o

Sosial Kebudayaan Kondisi Perekonomian Organisasional

Faktor Mikro :

Pengharapan dan perilaku atasan Pengharapan dan perilaku bawahan Kepribadian dan latar belakang pemimpin o Tingkatan organisasi dan besarnya kelompok

MOTIVASIKeadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong kinginan individu untuk melakukan kegiatan tertetu guna mencapai tujuan

MODEL MOTIVASI Model Tradisional, Model Hubungan Manusiawi, Model Sumberdaya Manusia

MODEL TRADISIONAL Mengisyaratkan bahwa manajer menentukan bagaimana pekerjaan harus dilakunan dan digunakan sistim pengupahan insentif untuk memotivasi para pekerja - semakin produktif semakin banyak penghasilan Menganggap pekerja malas dan hanya dapat dimotivasi dengan uang

MODEL HUB. MANUSIAWI Mengisyaratkan bahwa manajer perlu memotivasi bawahan dengan pemenuhan kebutuhan sosial mereka shg merasa berguna dan penting Bawahan diberi kebebasan untuk membuat keputusan sendiri dalam pekerjaan, dan memperhatikan kelompok organisasi informal

MODEL SUMBER DAYA MANUSIA Mengisyaratkan bahwa karyawan dapat dimotivasi oleh banyak faktor, tidak hanya uang atau keinginan untuk mencapai kepuasan, ttp juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yg berarti Karyawan lebih menyukai pemenuhan kepuasan dari suatu prestasi kerja yg baik

Teori-teori Motivasi Teori Petunjuk (prescriptif), mendasarkan dengan teori coba-coba dalam memotivasi bawahan Teori Isi (Content), berkenaan dengan pertanyaan apa penyebab perilaku Teori Proses (Process), berkenaan dengan bagaimana perilaku dimulai dan dilaksanakan atau menjelaskan aspek bagaimana dari motivasi

TORI-TEORI ISI Teori Hirarkhi Kebutuhan Maslow : Kebutuhan manusia dapat disusun dalam suatu hirarki dari beutuhan terendah sampai tertinggi Setelah kebutuhan terpuaskan berhenti menjadi motivator utama perilaku

Hirarkhi Kebutuhan Maslow : Kebutuhan fisiologis Kebutuhan keamanan dan rasa aman Kebutuhan sosial Kebutuhan harga diri Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri

Teori Motivasi-Pemeliharaan dr Herzberg : Faktor penyebab kepuasan kerja prestasi penghargaan pekerjaaan kreatif & menantang tanggung jawab kemajuan dan peningkatan

Faktor pemeliharaan : kebijakan dan admns organisasi kualitas pengendalian tehnik kondisi kerja hubungan kerja status pekerjaan keamanan kerja kehidupan pribadi penggajian

Teori Prestasi dr Mc.Clelland : Menyukai pengambilan resiko yg layak, menyukai tantangan, menginginkan tanggung jwb pribadi Mempunyai kecenderungan utk menetapkan tujuan-tujuan prestasi Mempunyai kebutuhan thd umpan balik Mempunyai ketrampilan, kemampuan dan perencaan jk panjang

TORI-TEORI PROSES Teori Pengharapan Victor Vroom; Pengharapan bahwa peningkatan usaha akan mengarah kepada peningkatan balas jasa Penilaian individu terhadap balas jasa sebagai hasil dari usahausahanya

Teori Pembentukan Perilaku : Penguatan positip : penghargaan Penguatan negatip : menghindari Pemadaman : peniadaan penguatan Hukuman : konsekuensi

Tehnik Pembentukan Perilaku (Clay Hammer):Jangan memberikan penghargaan yg sama kepada semua orang Tanggapan kegagalan utk mengubah perilaku Beritahu karyawan syarat mendapatkan penghargaan Bertahukan jika melakukan kesalahan Jangan memberi hukuman didepan karyawan lain Bertindaklah adil

Teori Porter-Lawler : Implikasi bagi manajer:i pemberian penghargaan sesuai kebutuhan bawahan i penentuan prestasi yg diinginkan i pembuatan tingkat prestasi yg dapat dicapai i penghubungan penghargaan dengan prestasi i analisa faktor2 yg berlawanan dgn efektifitas penghargaan i penentuan penghargaan yg memadai

Implikasi bagi organisasi:i sistem penghargaan organisasi harus dirancang untuk memotivasi perilakuyg diinginkan i pekerjaan itu sendiri dapat dibuat sebagai pemberian penghargaan i atasan langsung mempunyai peranan penting dalam proses motivasi

Teori Keadilan : orang akan cenderung membandingkan antara : masukan-masukan yg mereka berikan pada pekerjaannya dalam bentuk pendidikan, pengalaman, latihan dan usaha hasil/penghargaan yang mereka terima degan yg diterima oleh karyawan lain