A. Judul Proposal

“ ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGELOLAAN DATA SERVICE DAN SPAREPART

BERBASIS MULTIUSER PADA HSC COMPUTER “

B. Latar Belakang

Kemajuan teknologi yang demikian pesat mendorong setiap orang untuk

memanfaatkan hasil dari kemajuan teknologi tersebut dengan sebaik - baiknya.

Begitu juga halnya dengan kemajuan teknologi komputer, dimana teknologi

komputer mempunyai peranan yang penting untuk membantu perusahaan dalam

memecahkan berbagai masalah yang dihadapi dan penyajian informasi yang

cepat. Penerapan sistem multiuser merupakan salah satu contoh pemanfaatan

teknologi komputer. Penggunaan sistem multiuser dapat membantu pekerjaan

perusahaan, terutama dalam masalah pengolahan data dan pengaksesan informasi.

Sistem multiuser merupakan suatu sistem komputer yang menghubungkan

dua atau lebih komputer, untuk melakukan pertukaran data dan informasi (Evi

Tria Juliana, 2009 ). Informasi berpindah dari komputer satu ke komputer lainnya.

Pemanfaatan sistem multiuser melalui perantara manusia dapat membuat

pertukaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat. Sistem multiuser dapat

digunakan perusahaan untuk membantu pengolahan data, seperti pengolahan data

masuk, proses, hingga hasil output nya bisa digunakan sebagai informasi buat

pengguna. Untuk menerapkan sistem multiuser, perusahaan menggunakan

perangkat lunak komputer yang dapat mendukung teknologi tersebut. Perangkat

lunak tersebut dapat digunakan secara bersamaan oleh masing-masing bagian

perusahaan.

HSC Computer Kaliwungu bergerak dalam bidang jual beli serta pelayanan

service software, hardware komputer, printer, laptop, netbook dan monitor. HSC

Computer Kaliwungu merupakan perusahaan yang sudah berkembang yang mana

perusahaan tersebut sudah berdiri sejak tahun 2005 hingga sekarang dan

membuka beberapa kerjasama dengan pihak FIF dan ADIRA untuk peningkatan

penjualan ataupun pelayanannya.

Sistem kerja pengelolaan data service pada HSC Computer Kaliwungu yaitu

berupa pencatatan data service masuk dari pelanggan, yang diterima pada bagian

admin kemudian dicatat di nota data service, untuk dicatat kembali ke buku data

service, setelah itu data kerusakan di berikan ke bagian teknisi untuk di catat

kembali kerusakan – kerusakan yang terjadi untuk di proses, setelah tindakan

selesai teknisi melaporkan ke bagian admin secara langsung untuk dicatat kembali

ke buku data service, dengan biaya yang sudah ditentukan oleh pimpinan,

kemudian admin menghubungi pelanggan satu persatu via sms, berupa biaya

service dan sparepart apa saja yang diganti, dari keterangan sistem kerja tersebut

semua masih menggunakan cara manual atau masih menggunakan buku, dan juga

data tidak dapat tersimpan dalam satu tempat penyimpanan sehingga pada saat

proses pelaporan ke pimpinan kurang cepat dan sering terlambat disajikan karena

terjadi penumpukan data dibuku laporan service, disisi lain karena banyaknya

layanan service yang masuk di HSC Computer sehingga pimpinan sering

kesulitan mendapatkan informasi mengenai laporan-laporan pelayanan service

yang terjadi dari kegiatan service setiap bulannya secara keseluruhan. Faktor

permasalahan yang mendukung salah satunya adalah dalam pengolahan data dan

tidak adanya batasan sistem yang dapat mengantisipasi keamanan data dari

laporan pelayanan sehingga lebih mudah dimanipulasi pihak-pihak yang tidak

berkepentingan, karena masih menggunakan buku manual. Faktor pendukung

permasalahan yang lain yaitu untuk tindakan proses service penggantian

sparepart, kerusakan pada printer, monitor, tidak bisa langsung terselesaikan pada

hari itu, bisa terselesaikan dalam waktu 7 hari, tergantung sparepart cepat didapat

atau lama, karena untuk kerusakan hardware pada HSC Computer tidak ready

stock, dengan lamanya waktu perbaikan, terkadang pelanggan juga menghubungi

ke admin untuk menanyakan barang service sudah jadi apa belum, sudah sejauh

mana dan untuk kerusakanya apa saja, terkadang admin merasa kesulitan untuk

memberikan informasi tersebut, karena harus membuka buku data service,

mencari nama pelanggan, data barang, mendatangi teknisi secara langsung,

Tabel 1. Data Service HSC Computer Kaliwungu

No.

ServiceBarang

No.

SeriAlamat Kerusakan Kelengkapan

13011 CPU -Saribaru

081391164082Mati -

13012 NB AsusHRJ5

40338

Patukangan

085866662050Install OS

- Charger

- Tas

13013 Canon ip2770LFRF

06969

Nlolokerto

081325233401Ngeblink

- Kabel Power

- Kabel Data

13014 Canon Mp258LUSD

J0D01

Sabetan

081901691844

Error

B200

- Kabel Power

- Kabel Data

13015 Monitor Dell22900

29238

Magelung

081325678986Mati Kaki Monitor

Tabel 2. Data Biaya HSC Computer Kaliwungu

Masuk Keluar Tindakan Biaya Keterangan

130113 130113 Ganti Power Supply 90000 Diambil

130113 130113 Install Windows 50000 Diambil

130113 140113 Reset 30000 Diambil

130113 140113 Ganti Logic Board 100000 Diambil

130113 160113 Ganti Flyback 120000 Diambil

Berdasarkan masalah yang terjadi di HSC Computer, untuk itu diperlukan

suatu sistem, dimana salah satu solusi yang bisa digunakan adalah sistem

informasi. Untuk itu penulis mencoba merancang suatu sistem informasi dengan

media komputer berbasis multiuser, dengan memanfaatkan fungsi multiuser,

setiap teknisi akan menginputkan data informasi tindakan service, berupa

kerusakan barang, dan penggantian sparepart, dengan adanya sistem informasi

admin tidak perlu membuka buku data service, untuk mencari nama pelanggan,

barang service, kerusakanya apa, dan tidak perlu datang langsung ke bagian

teknisi untuk menanyakan hasil service sudah jadi apa belum, penggantian

sparepart apa saja, dan untuk pelaporan data service ke pimpinan juga akan cepat

tersajikan karena semua sudah menggunakan media computer berbasis multiuser,

Dengan adanya suatu sistem informasi dengan maksud dapat membantu

dalam hal menangani permasalahan-permasalahan pengolahan data, laporan

service dan juga membantu pemimpin dalam proses pengambilan keputusan.

Sistem yang dirancang ini dapat menjadi media penginputan data-data di HSC

Computer Kaliwungu khususnya data-data pada sistem informasi service. Dan

juga dapat menghasilkan output sebagai laporan-laporan yang dibutuhkan oleh

HSC Computer Kaliwungu dalam hal service software, maupun hardware.

Sehingga penulis berkeinginan untuk menyusun Skripsi dengan judul : “ Analisis

dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Service dan Sparepart

Komputer Berbasis Multiuser pada HSC Computer Kaliwungu ”.

C. Identifikasi Masalah

Dari latar belakang yang telah diuraikan diatas, penulis dapat

mengidentifikasi masalah – masalah yang ada sebagai berikut:

1. Pimpinan kesulitan mengetahui antara service yang sudah jadi dan yang

belum.

2. Admin kurang cepat memberikan informasi ke pelanggan mengenai hasil

service.

3. Pengelolaan data service kurang aman, karena masih disimpan di media

buku.

4. Admin kurang cepat memberikan laporan ke pimpinan.

D. Pembatasan Masalah

Supaya penulisan lebih terfokus pada obyek penulisan, maka dibuatkan

suatu batasan masalah yaitu sebagai berikut :

1. Penulis menggunakan sebuah software dengan bahasa pemrogaman Visual

Basic 6 dengan database MySQL.

2. Penulisan ini dilakukan di toko HSC Computer Kaliwungu berupa Barang

masuk, Proses service, Biaya sparepart, Biaya service, dan Biaya transport.

3. Membahas pengelolaan data service berupa cpu , netbook, notebook, printer

dan monitor

E. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan diatas

sebelumnya maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimana cara membuat software pengelolaan data service dan sparepart

berbasis multiuser pada Toko HSC Computer ?

2. Bagaimana cara mempermudah pimpinan dalam menentukan hasil service

antara yang sudah jadi dan yang belum.

3. Bagaimana cara mempermudah admin dalam pembuatan laporan, berupa

pendataan service masuk, sampai laporan hasil service ?

F. Tujuan Penelitian

Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah diatas, maka penulisan ini

bertujuan menerapkan sebuah sistem informasi pengelolaan data service berbasis

multiuser.

1. Meningkatkan kinerja para karyawan untuk dapat lebih memuaskan

customer.

2. Memudahkan pimpinan dalam menerima data – data service antara yang

sudah jadi dan yang belum.

3. Sistem management pengelolaan data service menjadi lebih baik dan

akurat.

4. Meningkatkan keamanan data service menjadi lebih terjamin karena

tersimpan di media penyimpanan komputer.

G. Manfaat Penelitian

Adapun penulisan ini dapat memberikan beberapa manfaat antara lain

sebagai berikut :

1. Bagi Obyek penelitian :

a. Diharapkan mempermudah admin dalam memasukan data service,

sampai melaporkan hasil service ke pimpinan.

b. Diharapkan pimpinan mudah mengetahui antara service yang sudah jadi

dan yang belum.

c. Diharapkan sistem management pengelolaan data service pada HSC

Computer menjadi lebih baik.

2. Bagi Penulis :

a. Sebagai sarana pengembangan ilmu pengetahuan bagi penulis untuk

menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh dari perkuliahan,

terutama dalam menerapkan pemrogaman multiuser.

b. Untuk menambah pengetahuan dan menimba pengalaman guna

memperoleh bekal pengetahuan, keterampilan serta bisa mengenal

dunia kerja.

3. Bagi Akademik :

a. Adanya hubungan antara Sekolah Tinggi Elektronika dan Komputer

dengan Toko HSC Computer Kaliwungu.

b. Sebagai bahan penyempurnaan Sistem Informasi Akademik yang telah

ada menuju ke arah Sistem Informasi yang lebih baik.

H. Spesifikasi Produk Yang Dikembangkan

Spesifikasi Produk yang dikembangkan penulis meliputi sebagai berikut :

1. Identifikasi Data Masuk berupa :

a. Data Pelanggan

b. Data Barang Service

c. Tindakan dari Teknisi

d. Biaya transport, sparepart, cancel

2. Informasi yang dihasilkan :

a. Informasi Pelanggan

b. Informasi Data Sparepart yang diganti

c. Informasi Biaya secara keseluruhan

3. Tujuan Informasi :

a. Informasi Untuk Pelanggan

b. Informasi Bagian Admin

c. Informasi Pimpinan

4. Software yang digunakan :

a. Visual Basic 6

b. Database MySQL

c. MySQL connector ODBC

d. Navicat Premium Enterprise 10

I. Diskripsi Teoritik

A. Konsep Dasar Sistem

Suatu sistem dapat didefenisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari

dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu

tujuan. ( Danu Wira Pangestu, S.Kom. 2006). Suatu sistem dapat terdiri dari

sistem-sistem bagian (subsystem). Misalnya, sistem komputer terdiri dari

subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing

subsistem dapat terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri

dari komponen-komponen. Subsistem perangkat keras (hardware) dapat terdiri

dari alat masukan, alat pemroses, alat keluaran dan simpanan luar. Subsistem-

subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan

sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari

subsistem-subsistem sedemikian rupa, sehingga dicapai suatu kesatuan yang

terpadu atau terintegrasi (integrated). Seandainya sistem komputer yang dimiliki,

masing-masing komponennya saling bekerja sendiri-sendiri tidak terintegrasi,

maka tujuan dari sistem komputer tersebut tidak akan tercapai.

B. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya

adalah sebagai berikut ini:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan

sistem phisik (phisical system). Sistem abstrak adalah sistem yang

berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara phisik.

Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-

pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem phisik

merupakan sistem yang ada secara phisik. Misalnya sistem komputer,

sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan

sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah

sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya

sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia yang melibatkan

interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine

system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem

informasi akuntansi merupakan contoh man-machine system, karena

menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system)

dan sistem taktentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi

dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara

bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari

sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem

tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-

program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi

masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur

probabilitas.

C. Konsep Dasar Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi atau

pun dunia usaha sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi

maupun dunia usaha. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan

menjadi luruh. Keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya

disebut dengan istilah entropy ( Danu Wira Pangestu, S.Kom. 2006).. Informasi

yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy tersebut yang disebut

dengan negative entropy atau negentropy. Apakah sebenarnya informasi itu,

sehingga sangat penting artinya bagi suatu sistem?

Informasi dapat didefenisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam

suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang

menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan

untuk pengambilan keputusan.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari

bentuk tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu

kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu

yang terjadi pada saat tertentu ( Danu Wira Pangestu, S.Kom. 2006).

D. Siklus Informasi (John Burch, 2005)

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritera banyak,

sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk

dihasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf-huruf

atau alphabet, angka-angka, bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar

dan sebagainya.

Di dalam kegiatan suatu perusahaan, misalnya dari hasil inputan data service oleh

bagian admin, dihasilkan sejumlah data – data yang merupakan data dari

pelanggan tersebut masih belum dapat dimengerti dengan jelas. Untuk keperluan

pengambilan keputusan, maka data – data inputan tersebut perlu diolah lebih

lanjut untuk menjadi suatu informasi. Beraneka ragam informasi dapat dihasilkan

darinya, misalnya :

1. Informasi berupa laporan kerusakan tiap-tiap komputer, berguna

bagi pemilik untuk menetapkan besarnya biaya yang dikenakan ke

pelanggan.

2. Informasi berupa laporan biaya yang ditanggung pelanggan sesuai

dengan kerusakan yang ada, berguna bagi pelanggan untuk mengetahui

biaya yang ditanggung.

Telah disinggung bahwa data yang diolah untuk menghasilkan informasi

menggunakan suatu model proses yang tertentu. Data yang diolah melalui suatu

model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut,

membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan

suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data

tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan

seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch, 2005 disebut

dengan siklus informasi (information cycle) atau ada yang menyebutnya dengan

istilah siklus pengolahan data (data processing cycles).

Gambar 1. Siklus Informasi

Sumber ( Danu Wira Pangestu, S.Kom. 2006)

J. Kajian Penulisan yang Relevan

Berdasarkan hasil penulisan terdahulu yang relevan dengan judul ini yang dapat

dijadikan sebagai acuan yaitu penulisan yang dilakukan oleh Hendra Wijaya

“Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Service Pada PT.

Daya Citra Mitrayasa”, Hasil Penulisan menunjukan sistem kerja, produk, serta

jasa yang ada sama, perbedaanya disini hanya pemakaian progam, database yang

digunakan, letak dari objek yang diteliti, serta data yang di inputkan untuk

menghasilkan informasi sesuai dengan permasalahan yang sedang diteliti,

Proses

( Model )

Penerima

Output Information

Data Ditangkap

Input Data

Hasil

Tindakan

J. Kerangka Berfikir

Gambar 2. Kerangka Berfikir pada Toko HSC Computer

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Service dan

Sparepart berbasis Multiuser

Keterangan :

1. Masalah sistem lama yang dihadapi pada Toko HSC Computer adalah :

a. Data service pelanggan dicatat dibuku laporan / masih manual.

b. Teknisi melapor hasil pekerjaan secara langsung ke admin.

c. Pemilik merasa kesulitan mendapatkan informasi mengenai hasil

pekerjaan teknisi karena laporan masih memakai buku laporan manual.

2. Analisis pada sistem lama yaitu dengan cara sebagai berikut :

a) Observasi : melakukan pengamatan secara langsung ke obyek

penulisan.

b) Wawancara : Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara

melakukan Tanya jawab, diskusi dan wawancara

dengan pihak yang berkepentingan.

c) Studipustaka : Pengumpulan data yang berasal dari buku-buku

literature serta bacaan lain yang mendukung

penulisan.

Toko HSC Computer

Kaliwungu -Data pelanggan masuk masih dicatat dibuku data service(manual).

-Teknisi melaporkan hasil pekerjaan secara langsung ke admin.

-Pimpinan kesulitan mendapat informasi service yang sudah jadi dan yang belum

Analisis Sistem lama

Perancangan Sistem Baru

-Observasi -Wawancara -Studi Pustaka-Dokumentasi

Program Visual

MySQL PemimpinAdminTeknisi

a) Dokumentasi : Pengumpulan data dengan membaca arsip-arsip

yang ada pada obyek penulisan.

3. Perancangan Sistem Baru :

a) Penulis menggunakan bahasa pemrogaman Visual Basic 6 dengan

menggunakan database MySQL.

b) Sistem baru di gunakan oleh Toko HSC Computer yang meliputi

Pemimpinan, bagian admin dan para Teknisi.

L. Model Pengembangan

Adapun model yang penulis gunakan adalah model SDLC ( Sistem Development

Life. Cycle), prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang

ada dalam dokumen desain sistem yang menggunakan sistem berbasis computer.

M. Jadwal Kegiatan Penulisan

Adapun jadual kegiatan penulisan adalah sebagai berikut :

Tabel 2. Jadwal Kegiatan Penulisan

N

o

Kegiatan

Penulisan

Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan

4

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pengumpulan

Data

2 Perencanaan

3 Analisis

4 Perancangan

Sistem

5 Penerapan

Sistem

6 Penggunaan

Sistem

7 Dokumentasi

N. Daftar Pustaka

Hendra Wijaya, 2011, ”Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Pengelolaan Data Service Pada PT. DAYACIPTA MITRAYASA”

Danu Wira Pangestu, S.Kom, 2006, “Analisis Dan Perancangan

Sistem Informasi Penggajian Karyawan PT. INDONESIA RAYA

AUDIVISI”