Iedereen aan het werk met Office 365

Slimmer vergaderen

@sbeerendonk

Thoughtsoncollaboration.com

s.beerendonk@silverside.nl

Agenda

• Het scenario ‘Slimmer vergaderen’;

• Dashboard en apps;

– De vergadering plannen met een gedeelde Outlook agenda;

– Werken met lijsten: Actiepunten, Besluiten, Agenda onderwerpen;

– Vergaderstukken delen in een bibliotheek, met extra metadata (kolommen);

• Notities

– Notuleren met OneNote, notities met elkaar delen, werken met pagina sjablonen;

• Papierloos vergaderen met een tablet

– Vergaderstukken openen, notities maken, en annoteren.

Wat / Waarom

Waarom gaan we dit doen?Hoe helpt mij dit bij mijn werk? Functies en mogelijkheden

adoptie

6

Vaak zien mensen vergaderen als een tijdverspilling, omdat:

Discuzeuren?

BESLISSING

DISCUSSIEvergaderzaal

Office 365

Ik werk op dit moment met …

Vergaderen omdenken

Scenario Slim vergaderen

Een scenario biedt handvatten om het werken met Office 365 praktisch toepasbaarte maken. Hierdoor haalt elke medewerker eruit wat erin zit voor het werk dat voor hen belangrijk is.

Het gereedschap is slechts het middel dat de groep gebruikt. Medewerkers kunnen pas slimmer vergaderen wanneer ze hun huidige vergaderwijze gaan ‘omdenken’.

Bij slim vergaderen is het noodzakelijk een combinatie te maken van het nieuwe gereedschap en bijbehorend gedrag en afspraken.

Betrokkenen

De manager De assistent De kenniswerker De mobiele werker

Mijn team moet over tijdige en juiste informatie beschikken, zich kunnen focussen op wat belangrijk is, en zelfstandig effectief en efficiënt werken. Ik wil kunnen sturen op output, overzicht houden van het werk in uitvoering,en openlijk en samen ervoor zorgen dat het werk op tijd en goed gedaan wordt.

Ik moet zorgen voor overzicht en prioriteiten stellen. Ik deel vergader stukken, plan bijeenkomsten en deel notities.

Ik heb een omgeving nodig waar ik goed informatie en stukken kan vinden.

Ik wil eenvoudig, met één overzichtelijke app toegang hebben tot alle informatie en stukken die ik nodig heb, en up-to-date blijven ,óók onderweg.

Mijn rol is …

Format van een scenario

DoelgroepVergader team / project

DoelDe organisatie wil medewerkers ondersteunen met een dynamische werkplek, die aansluit bij de huidige tijd, hun wensen, en de wensen van de klant.

Verander noodzaak• e-mail en bestanden chaos• Papierloos kantoor• Mobiele toegang (BYOD)• Informatie altijd/overal nodig• Minder tijd beschikbaar (krimp) voor data

verwerking

WIIFM

Welke voordelen biedt dit de verschillende betrokkenen ?• Geen gezoek meer, altijd alle informatie up-to-date;• Meer ruimte in je agenda, door minder vaak en minder lange vergaderingen; • Altijd alle vergaderstukken bijeen, altijd de laatste versie; • Alle vergaderingen in je eigen agenda zichtbaar; • Duidelijk overzicht van de actiepunten; • Minder administratieve rompslomp;• Toegang met mijn mobiel.

WIFIU• Alle informatie centraal geborgd;• Alle vergaderinformatie voor een audit inzichtelijk; • Tijdsbesparing door meer efficiëntie; • Snelle onboarding nieuwe medewerkers;• Beveiligde toegang;

BeschrijvingWe werken met 3 fases: Voorbereiden, Vergaderen, Verwerken.

Werk afsprakenWe werken met duidelijke afspraken en komen deze na en voeren taken op tijd uit. We weten hoe we het gereedschap optimaal kunnen gebruiken.

GereedschapTeam site met Documenten, Taken, Agenda,onderwerpen, Besluiten lijst, OneNote (desktop/mobiele app), Outlook ,tablets, harmon.ie voor Outlook en mobiel.

Stoppen met / Gaan doenGeen vergaderstukken e-mailen, geen papier. Alles digitaal. Agenda is vooraf duidelijk, en men bereidt zich goed voor.Taken houd je bij en voer je uit.

Het vergaderproces

Altijd overal up-to-date informatie

De inrichting van een vergader site

• Dashboard: één gemakkelijk overzicht

– Aangepaste weergaven van apps

• Apps

• Gegroepeerde weergave ‘vergader datum’• Meta data kolommen: Vergader datum, Soort document

• Gedeelde agenda, gesynchroniseerd met Outlook deelnemers

• Gekoppeld OneNote notitieblok voor agenda en notulen

• Meta data kolommen: Eigenaar, Vergaderdatum

• Meta data kolom: Vergader datum

• Synchroniseren met Outlook agenda’s deelnemers

• Eenvoudige lijst (Titel)

De inrichting van een vergader site

Demo

Activiteit Door wie

• Plannen in gedeelde Outlook agenda (4 W’s)• Koppelen van het OneNote notitieblok aan de vergadering• Vergaderstukken delen (link in Outlook agenda)• Agenda onderwerpen in Notitieblok• Agenda synchroniseren met Outlook

Assistent

• Agenda synchroniseren met Outlook• Onderwerpen aandragen in parkeergarage• Agenda bekijken• Vergaderstukken doornemen (openen)

Kenniswerker

Demo

Activiteit Door wie

• Actiepunten noteren • Besluiten noteren

Assistent

• Notities maken en delen Kenniswerker

Demo

Activiteit Door wie

• Actiepunten uit OneNote plaatsen in de Actiepunten lijst Assistent

• Aan de slag met toegewezen taken (doen, % voltooid, of compleet)

• In contact met elkaar blijven via Nieuwsfeed

Kenniswerker

• Overzicht status van de taken: per persoon, per status De manager

Digitaal wordt papierloos

• Niet(s) meer printen!

• Geen papieren notitieblok meer meenemen.

• Niet werken met e-mail en bestanden als bijlage(n).

• Een centrale digitale werkplek voor informatie, vergaderstukken, agenda, planning en taken.

Wij vergaderen …

Wat kun je met een bijlage uit een e-mail ?

Hoe zou je samen kunnen werken aan een bestand dat je per e-mail hebt ontvangen?

Doodlopend

Tweerichtingsverkeer

Altijd overal up-to-date informatie

Ik werk met een mobiel apparaat …

Demo mobiele app

Activiteit Door wie

• Onderwerpen aandragen in parkeergarage• Agenda bekijken• Vergaderstukken doornemen

Kenniswerker

Demo mobiele app

Activiteit Door wie

• Actiepunten noteren • Besluiten noteren

Assistent

• Notities maken en delen• Annoteren

Kenniswerker

Demo mobiele app

Activiteit Door wie

• Aan de slag met toegewezen taken (doen, % voltooid, of compleet)

• In contact met elkaar blijven via Nieuwsfeed

Kenniswerker

• Overzicht status van de taken: per persoon, per status• In contact met elkaar blijven via Nieuwsfeed

De manager

Wat kun je verder verwachten?

• Nog 2 ebooks:

– Slimmer samenwerken in een project

– Slimmer verkopen

• Nog 1 webinar:

– Slimmer samenwerken in een project

• Workshop (in oktober)

– Iedereen aan het werk met Office 365!In de workshop ga je zelf aan de slag om voor jouw werk een scenario in Office 365 op te zetten, waarbij je gebruik gaat maken van al het gereedschap dat hierbij van toepassing is, zowel op een PC als met mobiele apps.

Vragen?

@sbeerendonk

Thoughtsoncollaboration.com

s.beerendonk@silverside.nl

Iedereen aan het werk met Office 365

Slimmer vergaderen