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Comment relever le défi de l'adoption d'une solution SharePoint ? Comment articuler son plan d'adoption avec le triptyque : Feuille de route Plan de communication Plan de formation
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Réunion du CLUB UGSF
RELEVER LE DEFI DE L’ADOPTION SHAREPOINT
Patrick Guimonet Architecte de Solutions
d’Entreprise
MVP SharePoint
http://www.abalon.fr/blog http://blogs.codes-sources.com/patricg
Réunion du CLUB UGSF
Partage de fichiers
Recherche
RSE
Partage avec des
tiers SkyDrive, Dropbox, …
Facebook,Twitter, …
Messagerie, Clé USB, Partage de fichiers, …
Google, Bing…
Réunion du CLUB UGSF
Inutilisation ou sous-utilisation de l’infrastructure SharePoint
ROI en baisse
Fuite d’information
Brèches de sécurité
Divulgation d’information à l’extérieur
Mécontentement des utilisateurs
Baisse de productivité
Echec partiel ou complet du projet
Indifférence des utilisateurs
Les risques pour l’entreprise
John Gourville – Professeur de Marketing à Harvard – L’effet X9
un nouveau produit doit présenter neuf fois plus d’améliorations que la solution existante pour être immédiatement ou facilement adopté
Réunion du CLUB UGSF
Cible : Le concevoir en fonction des UTILISATEURS (pas des administrateurs) !
Contenu : Ni trop, ni trop peu
Le timing est essentiel !
Objectif du Plan d’adoption : Favoriser l’adoption des utilisateurs
Plan d’adoption SharePoint
Approche attentiste
Fournir des outils aux utilisateurs
Formaliser un plan d’adoption Feuille de route Plan de communication Plan de formation
Résultats décevants
Auto-formation
Définir la stratégie de migration Définir la feuille de route macroscopique Définir les moyens mis à disposition
Réunion du CLUB UGSF
Points clés de l’expérience utilisateur
Valeur
Utilité
Désira-bilité
Accessi-bilité
Crédibilité
Repérabilité
Utilisa-bilité
Peter Morville
La conception de l’expérience utilisateur
pour développer un site web équilibré et efficace
Réunion du CLUB UGSF
Information préalable
Attention à ne pas créer des attentes trop fortes !
Faire comprendre la nature évolutive de SharePoint
Lancement
Information initiale
Formation initiale : ne pas vouloir former tout le monde, sur tout , tout de suite !
Aller à l’essentiel
Formation et information en continu
C’est une activité permanente, régulière
Feuille de route
Réunion du CLUB UGSF
Collaborez avec l’équipe de communication interne
Obtenez le soutien de l’encadrement
Utilisez les canaux de communication existants
Privilégiez le numérique
Utilisez des messages ciblés par audience :
Ex : Accès mobile auprès de populations itinérantes
Suscitez l’intérêt des utilisateurs
Ex.: une activité ludique, une chasse au trésor intranet
Trouvez une application à fort impact
Sollicitez des commentaires
En insistant sur le fait qu’il s’agit d’une plateforme évolutive de nouvelles fonctionnalités seront implantées au cours du temps
Effectuez des communications régulières
Points clés du Plan de communication
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Points clés d’une activité de communication
Méthode
• Canal
Message
• Contenu
Audience
• Cible
Calendrier
Résultats attendus
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Article dans un bulletin d’information
Description Article bref (sans engagement majeur vis à vis du calendrier) qui aborde les plans pour la nouvelle solution
Audience Organisation Messages
clés Avantages clés de la solution
Statut du projet
Plan de déploiement initial : où en sont les pilotes, etc.
Attentes vis-à-vis des nouveaux processus
Pour plus d’informations, contacter …
Résultats attendus
Sensibilisation au projet
Attentes gérées relativement au déploiement dans l’entreprise et à l’impact sur les différents utilisateurs
Calendrier
Pendant la conception
Exemples d’activités de communication
Message électronique de type « inscrivez vous » à destination des personnes chargées du site
Description Message destiné à encourager les responsables et les concepteurs à suivre une formation et à rejoindre la communauté des utilisateurs avec pouvoir
Audience Personnes chargées du site et concepteurs de site
Messages clés
Apprenez (suivez une formation !)
Appliquez (des meilleures pratiques et des normes)
Rejoignez (la communauté des utilisateurs avec pouvoir)
Résultats attendus
Davantage de connaissances diffusées au sein de l’organisation
Amélioration de la « facilité de localisation » et des résultats de la recherche
Calendrier Au lancement initial, puis ensuite régulièrement dans le cadre de communications continues
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Développer la formation et l’auto-formation Ex: comment gérer
l’arrivée d’un nouvel
employé ?
Un plan en plusieurs niveaux : Visiteurs
Contributeurs
Propriétaires
S’appuyer sur les utilisateurs avancés (« power users »)
Quelle formation pour quel utilisateur ?
Formations formelles
Formations sur le tas
Démos informelles en petits groupes
Formations en ligne
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Webcasts/Webinars de 10 min max sur une fonctionnalité
Fiches de référence rapide des manipulations courantes (1 page ou 2 max)
Session de manipulation en petits groupes
Evènement de 30 min (réunion en ligne, enregistrée ou en direct), toutes les semaines sur un thème précis
Accès à un utilisateur expérimenté « référent »
Wiki pour enregistrer les bonnes pratiques, conseils et astuces
Communauté d’utilisateurs
« Train the trainer »
Formations : les formats qui marchent
Réunion du CLUB UGSF
Notions fondamentales de SharePoint
Nouveautés SharePoint 2010 par rapport à MOSS 2007
Gestion du contenu et métadonnées
Meilleures pratiques pour concevoir un site d’équipe ? Un portail ?
Sécurité et autorisations
Principes directeurs du plan de Gouvernance
Formations : Quelques thèmes incontournables
Réunion du CLUB UGSF
Templates de sites pertinents
Plug-in dans Outlook
Harmon.ie
Colligo
Et d’autres
Plug-in RSE
Beezy
Calinda
Et d’autres
Client Mobile & tablettes
SharePlus
Et d’autres
Quelques incontournables pour SharePoint
Réunion du CLUB UGSF
Quelques outils disponibles
• Microsoft SharePoint Adoption Kit
– Un site, un kit de lancement, des cartes de références rapides (en anglais, gratuit) des idées
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Quelques outils disponibles
• Microsoft Productivity Hub
– Une collection de sites avec du contenu et des trucs et astuces (en anglais gratuit)
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Quelques outils disponibles
• SharePoint Learning Kit for SharePoint 2010
– Une site de e-learning pré-packagé (multilingue, gratuit)
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Quelques outils disponibles
• Aide et procédures SharePoint 2010 sur Office.com (en français ou sous-titré)
– Support / SharePoint / SharePoint Server / Aide et procédures SharePoint Server 2010 Vidéos
– SharePoint Server 2010 Cours de formation
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Blog Microsoft
• Blog dédié au contenu destiné aux utilisateurs finaux (en anglais) :
• http://sharepoint.microsoft.com/blogs/GetThePoint
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Livre blanc Microsoft
• Meilleures pratiques pour l’adoption de SharePoint 2010
• http://www.microsoft.com/downloads/fr-fr/details.aspx?FamilyID=94ee6518-75f7-47be-b4c1-0d6ec1248486
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Conclusion
Décision
Action
Evaluation
Adaptation
• Adopter un démarche itérative…
• Intégrée au Plan de Gouvernance