Upload
ilieghiciuc
View
1.895
Download
0
Tags:
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Citation preview
http://intranet.jci.ro
Ghid de utilizare
Introducere
Ce este un Intranet O retea privata
Apartine unei organizatii sau grup
Sub forma unui site web (Internet)
Folosit pentru: Colaborare Comunicare Publicare de continut Sau chiar implementarea de proceduri, arhivare, etc
Cum il vom folosi? Comunicare interna (la nivel national si/sau local)
Publicare de continut (anunturi, calendar, knowledge base, wiki, blog)
Colaborare (partajare de documente, taskuri, etc)
Ce avantaje aduce Knowledge centralizat
O singura sursa de adevar (canal de comunicare oficiala)
Cautare centralizata in toate resursele JCI (functie de drepturile de securitate)
Arhivarea continutului
Sistem de backup/siguranta
Solutia SharePoint - Un produs Microsoft
O platforma web (accesibila din browser) de colaborare: Siteuri ce pot contine
Pagini web Librarii de documente Liste (calendar, anunturi, wiki, linkuri, contacte, taskuri, etc) Subsiteuri
Subsiteurile pot contine Pagini web Librarii de documente Liste (calendar, anunturi, wiki, linkuri, contacte, taskuri, etc) Subsiteuri
O solutie pentru Intranet Folosit de peste 90.000 de companii in lume
Ce ne ofera SharePoint Structura flexibila de organizare in siteuri si subsiteuri
Managementul documentelor
Calendar Taskuri Anunturi Documente Wiki Blog
RSS si notificari prin email
Si altele
Inainte sa incepem
Deschide IE si mergi la http://intranet.jci.ro
Schimba parola Welcome “Prenume Nume” ->
Change your Password Parola veche, parola noua,
confirmare
Alege parole grele care: Au minim 8 caractere Contin si litere mici si mari, Contin si cifre Contin si simboluri (_#$%^&*)
O varianta simpla: Te gandesti la un cuvant si
inlocuiestie -> 3, o -> 0, i -> 1, a -> 4
Ex. Mancare = M4nc4r3
A
B
Adauga intranet.jci.ro in “Local Intranet” in Internet Explorer Astfel anunti pe IE ca este un
site de incredere
Tools
Internet Options
Security
Local intranet
Sites
A
B
Adauga intranet.jci.ro in “Local Intranet” in Internet Explorer (2) “Advanced”
Debifezi “Require server verification…”
Scrii adresa: http://intranet.jci.ro
Add
Close
OK
OK
Inchizi toate ferestrele de IE
A
B
Adauga intranet.jci.ro in “Local Intranet” in Internet Explorer (3) Verifica ca http://intranet.jci.ro
este identificat de IE ca fiind in zona corecta (adica “Local Intranet”)
Atentie! Intranetul JCI merge si fara
aceste configurari, dar Daca le faci anumite functii o sa
mearga mai bine (vedem mai departe)
Structura si navigarea
http://intranet.jci.ro Navigarea se face folosind
doua meniuri
Un meniu static localizat in partea superioara a paginii
Un meniu dinamic localizat in partea stanga a paginii
In functie de drepturile pe care le ai anumite siteuri vor apare in meniuri sau nu
Link Nume/ National
/board Board /it IT
/it/helpdesk Help Desk /pr PR /projects Projects
/projects/cn2009 Conferinta Nationala 2009 /projects/ec2009 European Conference 2009 /projects/intranet Intranet
/training Training /wiki Wiki /fundraising Fundraising
/fundraising/contacts Contacts /futureboard Future Board
/cluj Cluj /cluj/board Board /cluj/futureboard Future Board /cluj/projects Projects
/cluj/projects/jcicluj.ro JCICluj.ro
/iasi Iasi /iasi/board Board /iasi/futureboard Future Board /iasi/projects Projects
/iasi/projects/bizwings Bussiness Wings /iasi/projects/jciiasiro JCIIasi.ro
Folosirea meniului superior Meniul superior este static
Shortcuts – comenzi rapide
National – siteul national Iasi, Cluj, etc – LOMuri CN2009 – anumite proiecte
active/importante
HelpDesk – ceri ajutor in folosirea Intranetului
Folosirea meniului din partea stanga Meniu dinamic (se schimba in
functie de siteul pe care esti)
Afiseaza functiile siteului (calendar, documente, etc) si subsiteurile
Exemplu: “National” contine siteul
“Projects” (primul din sectiunea “Sites”) pentru proiectele nationale
Projects contine trei subsiteuri Intranet Conferinta Europeana 2009 Conferinta Natioanala 2009
Projects nu contine nici o functie… doar organizeaza celelalte siteuri
A
B
Functii
Liste Toate informatiile in Intranet sunt organizate sub forma unor liste
Deoarece modul de organizare este acelasi la nivel fundamental indiferent de tipul de informatie (documente, calendar, etc) exista cateva functii comune
Cateva functii comune: Alerte – subscrierea la evenimente dintr-o lista pentru a fi alertat prin
email despre schimbari RSS – urmarirea evenimentelor dintr-o lista folosind RSS Perspective (“Views”) – informatii filtrate si sortate dupa diferite criterii
Liste din Intranet Managementul documentelor (“Document libraries”) Grupuri de discutii (“Discussions”) Calendar comun (“Calendar”) Activitati in proiecte (“Tasks”)
Alte liste Probleme in proiecte (“Issues”) Riscuri in proiecte (“Risks”) Livrabile in proiecte (“Deliverables”) Linkuri utile (“Links”) Anunturi (“Announcements”)
Cautare Profile
Alerte PRACTIC: National ->
Documents -> Actions -> Alert Me
Puteti alege: Un titlu care sa fie inclus in
subiectul emailului Tipurile de notificari (toate
schimbarile, schimbarile la documentele tale, etc)
Frecventa (imediate, digest, etc)
Sunteti deja subscrisi pentru alerte la liste de discutii relevante
A
B
RSS PRACTIC: National -> Projects -
> Intranet - > Tasks ->View RSS Feed
Atentie! Feedurile sunt protejate de user
si parola la fel ca si restul paginilor din Intranet
Folosi un client de RSS care suporta feeduri autentificare
Views Putem vizualiza informatiile
din liste din diferite perspective (“Views”)
O perspectiva poate arata informatiile filtrate sau sortate dupa anumite criterii
PRACTIC: National -> Projects -> Intranet -> Tasks
Schimba perspectiva folosind meniul din stanga
Discutii
Discutii Functioneaza la fel ca Yahoo
Groups (sau orice alta lista de discutii)
Functii Inceperea unei discutii pe grup Urmarirea discutiilor Atasamente la emailuri
Care sunt listele de discutii? Enumerarea listelor de discutii
se gaseste in pagina Wiki
PRACTIC: National -> Wiki -> “Liste de discutii”
Cum incep o discutie? Trimite un email la adresa de
email a listei Subiectul emailului devine titlu Continutul emailului devine
corpul discutie Poti include imagini
Cei subscrisi pentru alerte vor fi notificati prin email (inclusiv tu)
Dureaza intre 1 si 10 minute pana emailul tau va fi vizibil in lista
PRACTIC: email cu numele tau in subiect si body la [email protected]
Cum urmaresc o discutie Le primesti prin email, sau le
poti gasi pe Intranet
Pentru filtre in Outlook Emailurile vin de la
[email protected] Toate emailurile pe care le
primesti contin in subiect un text de forma “[JCI …]”
Limitari: Orice raspuns la o discutie apare
ca un nou item in lista Cuvantul “RE:” adaugat de
Outlook (clientul de email) atunci cand raspunzi este eliminat automat – lucram sa rezolvam problema asta
A
B
Atasamentele la emailuri Nu sunt transmise prin
email la restul membrilor
Este recomandata Incarcare documentului
intr-un “document library” Includerea linkului catre
document library in email
Daca sunt totusi atasamente atunci le puteti vedea vizualizand discutia pe Intranet
A
B
Demonstratie
Documents
Document Library Librarii de documente (pot
avea diferite nume) localizate in sectiune “Documents”
Locul in care stocam diferite tipuri de fisiere: Fotografii (nu prea mari) Word/Excel PDF, etc
Functii disponibile: Upload sau upload multiplu Open with Windows Explorer Map as network drive Integrarea cu Office si alte
programe
Upload Selecteaza documentul de pe
calculatorul tau si apasa upload
Completez cateva informatii despre document (optional) si dau OK
Sistemul nu accepta documente mai mari de 10 mega
Sistemul nu accepta fisiere cu extensii periculoase (care pot propaga virusi) cum ar fi “.exe”
Integrarea cu Office Cum lucrez cu un document
dupa ce l-am incarcat pe Intranet?
Fac click pe numele documentului, sau
Aleg o optiune din meniu (Ex. Edit in PowerPoint)
Pentru documente Office deschise din Intranet atunci cand salvez se face automat upload.
Vrei o copie la un document? Vezi “Send to -> Download a copy” din meniu
Integrarea cu Office – save to intranet Din orice program office alege
“File -> Save as”
In bara de adresa scrie intranet.jci.ro
User si parola (daca este cazul)
Navigeaza in document libraryul corespunzator
Salveaza
S-a facut automat upload
Open with Windows Explorer Deschide acest document
library ca si cum ar fi un folderul pe calculatorul tau (vezi bara de adresa)
Poti face toate operatiunile pe care le faci in mod normal cu folderele tale: Edit/Open Copy Paste Delete
Mai usor de: Editat documente, De facut upload la mai multe
documente
Atentie! Toate operatiunile se realizeaza pe server!
Map as network drive Acel document library devine
disc VIRTUAL pe calculatorul tau
Documentele raman stocate pe server. Nu se fac copii locale! Toate operatiile de salvare,
copiere, etc se fac pe server
Indicat daca lucrezi mult intr-un document library (Ex. Mircea la CN2009).
Deschide Windows Explorer Alege Map Network Drive Copy/Paste adresa de la
document library Finish
Map as network drive (2) Apare acum ca si cum ar fi un
disc pe calculatorul tau
Ce inseamna asta? Poti salva din Word/Excel direct
pe Intranet Poti deschide din Word/Excel
direct de pe Intranet Nu mai trebuie sa faci upload la
documente… le poti salva “local”
Atentie Nu se fac copii locale la
documente. E nevoie de conexiune la internet!
Se aplica toate restrictiile de mai sus inclusiv cele de securitate
Demonstratie
Calendar
Calendar Un calendar comun ce are
scopul de a anunta diferite evenimente de interes general
Functii Adaugarea unui eveniment Editarea unui eveniment Vizualizarea evenimentelor Connect to Outlook
Adaugarea unui eveniment New -> New item
Title: numele evenimentului Start si end time : data si ora
Atentie: data in format (L/Z/A)
Description All day event – daca tine
intreaga zi Recurrence – definirea
recurentei (de exemplu intalnirile in LOMuri) Daca esti un utilizator
neexperimentat este bine sa eviti recurenta
Workspace Creeaza un spatiu de lucru (site)
special pentru organizarea acestui eveniment
ATENTIE: nu bifati acesta casuta!!
Editarea unui eveniment Click pe numele evenimentului
Editarea detaliilor se face ca la creare
Vizualizarea evenimentelor Calendarele, ca orice alte liste
din intranet, permit vizualizarea informatiilor din diferite perspective (“Views”)
Pespectiva calendar Vizualizare pe zi, saptamana,
luna
Perspectiva “All events” Toate evenimente afisate intr-o
lista
Perspectiva “Current events” Toate evenimentele care vor
avea loc in viitor
Connect to Outlook Actions – Connect to Outlook
O copie a calendarului care se actualizeaza automat (mereu la zi) in Outlookul tau
Ideal pentru calendarul national, calendarul LOMului tau si proiectele active
Connect to Outlook (2) Sincronizarea se face in
ambele sensuri Adaugarea unui eveniment in
Outlook il salveaza automat in calendarul de pe Intranet
Diferite nivele de functionalitate functie de versiunea de Outlook (se recomanda Outlook 2007)
Demonstratie
Taskuri
Taskuri Localizat sub diferite nume (de
obicei “Tasks”) in sectiunea “Lists”
O metoda simpla de a tine evidenta activitatilor intr-un proiect
Functii disponibile Adaugarea unui task Editarea unui task Vizualizarea taskurilor Connect to Outlook
Adaugarea unui task New -> New item Completeaza campurile
necesare Title Status % complete Start si due date
Despre “Assigned To” Completeaza numele complet
persoanei care trebuie sa indeplineasca acest task
Apasa pe butonul alaturat campului pentru validare
Cand salvez acea persoana va primi un email ca i-a fost assignat un task (depinde de configurari)
Editarea unui task Click pe numele taskului si
apoi alege “Edit”, sau alege “Edit item” din meniu
Pot edita toate informatiile ca atunci cand in creez
Folosit pentru a marca un task ca terminat (“% Completed” = 100%) sau pentru a il delega unei alte persoane (“Assigned To”)
Vizualizarea taskurilor Taskurile, ca orice alte liste din
intranet, permit vizualizarea informatiilor din diferite perspective (“Views”)
Pespectiva “All tasks” (implicita) Toate taskurile
Perspectiva “Due today” Toate taskurile care expira
astazi
Perspectiva “Active tasks” Toate taskurile care nu au fost
marcate ca “% Complted” = 100%
Connect to Outlook Actions – Connect to Outlook
O copie a taskurile care se actualizeaza automat (mereu la zi) in Outlookul tau
Ideal pentru lista de taskuri dintr-un proiect in care esti implicat
Connect to Outlook (2) Sincronizarea se face in
ambele sensuri Adaugarea unui task in Outlook
il salveaza automat in lista de taskuri de pe Intranet
Diferite nivele de functionalitate functie de versiunea de Outlook (se recomanda Outlook 2007)
Demonstratie
Alte liste
(Links, Issues, Announcements, Deliveries, Risks, etc)
Liste din Intranet Toate listele din Intranet functioneaza dupa aceleasi principii
Alte liste pe care le veti intalni (fara a intra in detalii) Issues: O lista in care poti introduce diferite probleme la care ar trebui sa
tii evidenta in timpul acestui proiect
Risks: O lista in care poti introduce riscuri pentru acest proiect la care ar trebui sa tii evidenta
Deliverables: O lista de livrabile (milestones) pe care le poti vizualiza ca un Gantt Chart
Links: O lista de linkuri utile (vezi pagina National)
Announcements: O lista de anunturi pe care o poti folosi ca un afisier
Cautare
Cautare Va aduceti aminte de structura
sub forma de arbore? Cautarea se face doar in subsiteuri Daca incepi cautarea cand esti pe
siteul unui LOM dar documentul e in siteului unui proiect national atunci nu va fi gasit
Cauta Siteuri, liste dupa nume Items, Documente si continutul
documentelor (cam toate formatele)
Atentie: Indexarea se face la 60 de minute,
documentele abia adaugate nu sunt indexate imediat
Profile
Profile Oriunde vezi numele unei
persoane puteti face click
Pagina de profil contine Nume Email Foto (optional) Un text scurt “About me”
A
B
Profilul meu PRACTIC: Welcome “Prenume
Nume” -> My Settings
Functii: Editare Alertele mele (“My alerts”)
A
B
Profilul meu – My alerts Mergi pe siteul unde se
gaseste lista care genereaza alerta Welcome XY -> My Settings ->
My alerts
Fa click pe alerta pentru a modifica frecventa, titlul, etc
Limitari Chiar daca esti pe “National” nu
iti vor apare alertele de la siteurile copil
Help Desk
Help Desk Cand ai nevoie de ajutor
Completeaza: “Service request” - Titlul… ex:
“Schimbare parola” Details - Detalii cat mai clare si
mai multe despre problema pe care o ai
Keywords - clasifica problema
Service requestul tau va fi preluat de cineva din echipa de IT.
Mai ai de facut un singur lucru: Ai rabdare !
A
B
Resurse
Resurse Acesta prezentare la
http://intranet.jci.ro/projects/intranet
Mesaj la HelpDesk