Présentation du système d’archivage électronique de la

CONFEJES

Par Sylvestre KOUAKOU

(Volontaire International de la Francophonie)

Volontariat international de la Francophonie

SOMMAIRE 1.

1. Pourquoi un système d’archivage électronique

2. Présentation générale de l’application ICA_AtoM

3. Mise en route de l’application

4. Accéder au contenu

5. Proposition pour la pérennisation du système

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Objectifs

- Connaitre le système d’archivage électronique.

- Savoir et pouvoir effectuer des recherches de contenu avec le

système d’archive électronique

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1. Pourquoi un système d’archivage électronique?

Gain en temps : pas besoin de fouiller dans un répertoire avant de se rendre compte que le document n’y est pas. Seulement en quelques clics et vous avez l’information recherchée.

Accessibilité et disponibilité : le fonds est disponible sur le réseau intranet ou internet et tous peuvent la consulter sans se déplacer, en même temps et télécharger le même document.

Sauvegarde des documents : quand un document est numérisé, une copie de sauvegarde est ainsi crée.

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2. Présentation générale de l’Application (1)

ICA-AtoM: Conseil International des Archives-Accès à la Mémoire.

Application web

Toutes les interactions des utilisateurs avec l’application se font

via un navigateur web ( mozilla, internet exporer, google chrome)

Application open source à code source libre

Il n’ya aucun coût à télécharger l’application

Liberté à l’utilisateur de le paramétrer selon ses besoins.

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2. Présentation générale de l’Application (2)

Application reposant sur des normes

Développée par l’ICA, autours des différentes normes de

description archivistique (ISAD, ISAAR, ISDIAH, ISDF, etc.)

Elle est souple et permet l’adaptation à toutes autres

descriptions propres à une institution.

Application multilingue

Tout les éléments de l’interface utilisateur et du contenu de la

base de données peuvent être traduits en plusieurs langues (16).

Application collaborative

Peut être configurée pour permettre à des utilisateurs autre que

l’admnistrateur de contribuer

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3. Mise en route de l’Application

Accéder à la page d’accueil

Ouvrir le navigateur web et saisir l’URL du serveur web hébergeant

l’application. Dans notre cas, vérifier que l’ordinateur qui sert de

serveur est en marche. URL (siège) : 192. 168.1.55 ; URL (annexe) :

192. 168.1.32

Au démarrage de ICA-AtoM, la page d’accueil s’affiche en Anglais. Vius

pourrez le changer dans le menu langue (Coin supérieur gauche de la

page)

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4. Accéder au contenu (1)

Rechercher

Saisir une requête dans la boite de recherche : utiliser un seul mot-clé ou des requêtes plus avancées utilisant des champs spécifiques

Cliquer sur l’icone loupe à droite de la boîte ou appuyer sur la touche entrer du claver

ICA_AtoM, fait une recherche dans tous les champs de toutes les descriptions et affiche les résultats sur une page

Cette page affiche la requête et le nombre total de résultats obtenu

Cliquez sur un intitulé pour consulter la description complète

Recherche avancée

Effectuer les recherches en utilisant les operateurs booléens « et », « ou », « sauf »

Possibilité de restreindre la recherche en utilisant l’onglet « filtrer et limiter »

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4. Accéder au contenu (2)

Parcourir le menu principal

Rechercher par les descriptions archivistiques

Rechercher par pays

Rechercher par service versant

Voir les objets numérisés

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4. Accéder au contenu (3)

La navigation

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Boîte de recherche

Menu parcourir

Menu contextuel

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5. Besoins pour la pérennisation du système

Nécessité de prise en main de l’application par un membre du

personnel :

Curiosité informatique

Scanner de type hp scanjet N 6350

Ordinateur serveur complet (2.4GHz, 4Go de mémoire, 600 Go de

stockage, Tour-5U)

Nécessité de disposer d’un réseau intranet

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Merci de votre aimable attention !

A nos ordinateurs pour une petite démonstration !

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