Outlook. Leksykon kieszonkowy

Wydawnictwo Helion

ul. Chopina 6

44-100 Gliwice

tel. (32)230-98-63

e-mail: [email protected]

PRZYK£ADOWY ROZDZIA£PRZYK£ADOWY ROZDZIA£

IDZ DOIDZ DO

ZAMÓW DRUKOWANY KATALOGZAMÓW DRUKOWANY KATALOG

KATALOG KSI¥¯EKKATALOG KSI¥¯EK

TWÓJ KOSZYKTWÓJ KOSZYK

CENNIK I INFORMACJECENNIK I INFORMACJE

ZAMÓW INFORMACJEO NOWO�CIACH

ZAMÓW INFORMACJEO NOWO�CIACH

ZAMÓW CENNIKZAMÓW CENNIK

CZYTELNIACZYTELNIA

FRAGMENTY KSI¥¯EK ONLINEFRAGMENTY KSI¥¯EK ONLINE

SPIS TRE�CISPIS TRE�CI

DODAJ DO KOSZYKADODAJ DO KOSZYKA

KATALOG ONLINEKATALOG ONLINE

Outlook. LeksykonkieszonkowyAutor: Walter Glenn

T³umaczenie: Krzysztof Jurczyk

ISBN: 83-7361-189-4

Tytu³ orygina³u: Outlook Pocket Guide

Format: B5, stron: 206

Microsoft Outlook to nie tylko popularny program pocztowy, ale tak¿e wielofunkcyjny

kalendarz, mened¿er kontaktów, lista zadañ, dziennik, terminarz spotkañ i wiele wiêcej.

„Outlook. Leksykon kieszonkowy” jest ksi¹¿k¹ wype³nion¹ od pierwszej do ostatniej

strony niezwykle przydatnymi informacjami zwi¹zanymi z obs³ug¹ Outlooka. Jest to

pozycja dla ka¿dego — zarówno pocz¹tkuj¹cego, jak i zaawansowanego u¿ytkownika;

pracownika pomocy technicznej lub kogokolwiek, kto potrzebuje �ród³a wiedzy na

temat ogromnych mo¿liwo�ci oferowanych przez ten program. Bez wzglêdu na swój

poziom zaawansowania, z pewno�ci¹ ksi¹¿ka dostarczy Ci nowych informacji, które

u³atwi¹ Twoj¹ codzienn¹ pracê.

„Outlook. Leksykon kieszonkowy” omawia wersjê 2002 oraz 2000 programu.

W ksi¹¿ce mo¿na znale�æ:

• Krótkie wprowadzenie omawiaj¹ce najwa¿niejsze elementy funkcjonalne Outlooka

• Rozbudowane omówienie popularnych oraz mniej znanych funkcji, dziêki którym

mo¿na zaoszczêdziæ mnóstwo czasu podczas pracy z Outlookiem

• Tabele zawieraj¹ce skróty klawiaturowe, listy poleceñ, po³o¿enia plików i inne

zestawienia.

Je�li jeste� nowym u¿ytkownikiem Outlooka, ten leksykon pozwoli Ci szybko i sprawnie

rozpocz¹æ wydajn¹ pracê. Je�li jeste� ju¿ weteranem, na pewno znajdziesz tu kilka

sztuczek, o których nigdy wcze�niej nie s³ysza³e�.

http://helion.pl/view/2547w



http://helion.pl/add/2547w/outlk




mailto:[email protected]

http://helion.pl/view/2547w/outlk.htm

http://www.amazon.com/exec/obidos/ASIN/0596004443

Spis treści 3

Spis treści

Wstęp .........................................................................................5

Konwencje zastosowane w książce .....................................6

Rozdział 1. Podstawy programu Microsoft Outlook ......9Interfejs Outlooka.....................................................................................11W jaki sposób Outlook przechowuje informacje.................................19Foldery i elementy ...................................................................................22Widoki .......................................................................................................26Formularze ................................................................................................29Menu skrótów...........................................................................................32Kategorie ...................................................................................................33Książki adresowe .....................................................................................35Konta..........................................................................................................37Profile.........................................................................................................39

Rozdział 2. Zadania ogólne.................................................41Wyszukiwanie elementów......................................................................41Organizowanie elementów.....................................................................45Korzystanie z paska Outlook .................................................................48Konfigurowanie opcji dodatkowych.....................................................50Konfiguracja widoków............................................................................52Dostosowywanie menu i pasków narzędzi .........................................56

Rozdział 3. Poczta e-mail ...................................................59Konfiguracja kont pocztowych ..............................................................59Praca z wiadomościami pocztowymi ...................................................72Przeglądanie wiadomości .......................................................................84Dołączanie innych elementów do wiadomości ...................................87Podpisy i papeterie ..................................................................................88Zarządzanie wiadomościami .................................................................91Reguły ........................................................................................................93Wiadomości-śmieci ..................................................................................95

4 Outlook. Leksykon kieszonkowy

Rozdział 4. Kalendarz ..........................................................99Tworzenie i obsługa elementów kalendarza .......................................99Planowanie spotkań i korzystanie z widoków grupowych ............105Widoki kalendarza.................................................................................113

Rozdział 5. Kontakty..........................................................121Tworzenie i edycja kontaktów.............................................................121Korzystanie z kontaktów ......................................................................129Łączenie kontaktów z innymi elementami Outlooka.......................136Zmiana widoków kontaktów...............................................................138

Rozdział 6. Lista zadań .....................................................141Tworzenie zadań i zarządzanie nimi ..................................................141Delegowanie zadań................................................................................148Przeglądanie zadań................................................................................150

Rozdział 7. Notatki.............................................................152

Rozdział 8. Dziennik...........................................................159

Rozdział 9. Dodatkowe funkcje Outlooka.....................170Polecenia..................................................................................................170Położenie ważnych plików Outlooka .................................................172Widoki i style drukowania ...................................................................174Nagłówki internetowe...........................................................................174Przełączniki linii komend .....................................................................178Skróty klawiaturowe .............................................................................180

Rozdział 10. Dodatkowe materiałydotyczące Outlooka ............................................................194

Strony internetowe.................................................................................194Książki .....................................................................................................195Dodatkowe narzędzia ...........................................................................196

Skorowidz .............................................................................200

Rozdział 2. Zadania ogólne 41

Rozdział 2. Zadania ogólneTen rozdział zawiera opis realizacji podstawowych zadań wyko-nywanych w Outlooku — bez względu na to, czy dotyczą one od-bierania poczty, obsługi kalendarza czy innych działań. Zadaniate podzielone zostały na następujące kategorie:

• Wyszukiwanie elementów

• Organizowanie elementów

• Korzystanie z paska Outlook

• Konfigurowanie opcji dodatkowych

• Konfiguracja widoków

• Dostosowywanie menu i pasków narzędzi

Opis każdego zadania zawiera dokładną i zwięzłą instrukcjęumożliwiającą jego sprawną realizację.

Wyszukiwanie elementów

Szukanie elementów znajdujących się w bieżącym folderzei zawierających określony tekst

Aby odnaleźć elementy znajdujące się w tym folderze, należykliknąć Narzędzia/Znajdź, wcisnąć Ctrl+E lub kliknąć przy-cisk Znajdź na pasku narzędzi standardowych. Na górzepanelu widoku (rysunek 2.1) pojawi się niewielki pasekWyszukiwania. W polu Wyszukaj należy wpisać poszuki-wany wyraz lub wyrażenie, a następnie kliknąć przyciskZnajdź teraz. Kliknięcie Wyszukaj w spowoduje pojawieniesię listy umożliwiającej wybór folderu, w którym będzieprzeprowadzone wyszukiwanie. Wyniki wyszukiwania zo-staną przedstawione w panelu widoku, więc do czasu za-mknięcia paska Wyszukiwania nie będą widoczne elementy


Rysunek 2.1. Proste wyszukiwanie

znajdujące się w bieżącym folderze. Aby zamknąć pasek,

należy kliknąć przycisk Zamknij, znajdujący się po jego pra-

wej stronie.

Znajdowanie zaawansowaneW celu otwarcia okna dialogowego wyszukiwania zaawan-

sowanego należy wybrać Narzędzia/Znajdowanie zaawansowane

lub nacisnąć Ctrl+Shift+F (rysunek 2.2). Można również klik-

nąć prawym przyciskiem wybrany folder i wybrać z menu

skrótów Znajdowanie zaawansowane — wówczas wyszukiwa-

nie przeprowadzone zostanie wyłącznie w danym folderze.

W polu Wyszukaj należy wybrać rodzaj szukanych elemen-

tów, a kliknięcie przycisku Przeglądaj umożliwi zmianę fol-

deru, w którym zostanie przeprowadzone wyszukiwanie.

Domyślnie wyszukiwanie obejmuje wszystkie podfoldery,

więc wybranie Folderów Osobistych spowoduje przeszukaniecałego pliku .pst. Aby odnaleźć tekst, w polu Wyszukaj wyraz/

wyrazy należy wpisać odpowiedni wyraz lub wyrażenie,

a następnie wybrać, którego pola (lub pól) wiadomości ma

dotyczyć wyszukiwanie. Kliknięcie przycisku Znajdź spo-

woduje rozpoczęcie wyszukiwania, którego wyniki zostaną

przedstawione w dolnej części okna.


Rysunek 2.2. Znajdowanie zaawansowane udostępnia szereg opcjizwiązanych z wyszukiwaniem elementów

Szukanie elementów należących do danej kategorii

Aby odnaleźć elementy należące do danej kategorii,należy kliknąć Narzędzia/Znajdowanie zaawansowane lubnacisnąć Ctrl+Shift+F. Następnie należy przejść do za-kładki Więcej opcji i kliknąć przycisk Kategorie.

Szukanie elementów o określonej ważnościSzukanie elementów o określonej wartości odbywa się przez

kliknięcie Narzędzia/Znajdowanie zaawansowane lub przez przy-

ciśnięcie klawiszy Ctrl+Shift+F. Następnie należy przejść do

zakładki Więcej opcji i wykorzystać pole O ważności.

Szukanie elementów przeczytanych lub nieprzeczytanychAby odszukać takie elementy, należy kliknąć Narzędzia/Znaj-

dowanie zaawansowane lub przycisnąć Ctrl+Shift+F. Następnie

należy przejść do zakładki Więcej opcji i wykorzystać poleTylko elementy.


Szukanie elementów z załącznikami lub bez załącznikówPodczas szukania elementów z załącznikami lub bez, należykliknąć Narzędzia/Znajdowanie zaawansowane lub przycisnąćCtrl+Shift+F. Następnie należy przejść do zakładki Więcej opcjii wykorzystać pole Tylko elementy.

Szukanie elementów spełniających jednocześnie wiele kryteriówAby odnaleźć elementy spełniające wiele kryteriów, należykliknąć Narzędzia/Znajdowanie zaawansowane lub przycisnąćCtrl+Shift+F. Następnie należy przejść do zakładki Zaawan-sowane, kliknąć przycisk Pole, wybrać żądane kryterium, a na-stępnie kliknąć Dodaj do listy. Po zdefiniowaniu wszystkichkryteriów należy kliknąć Znajdź.

Zapisywanie wyników znajdowania zaawansowanegoPo przeprowadzeniu wyszukiwania należy wybrać Plik/Zapisz wyszukiwanie.

Otwieranie zapisanych wyników znajdowania zaawansowanegoOtwieranie pliku zapisanych wyników wyszukiwania odby-wa się za pomocą kliknięcia Narzędzia/Znajdowanie zaawan-sowane/Plik/Otwórz wyszukiwanie.

Uwaga

Okno dialogowe wyszukiwania zaawansowanego zawiera takwiele opcji, że niemożliwe jest opisanie ich wszystkich w tejksiążce, na przykład dostępne kryteria wyszukiwania zmie-niają się w zależności od typu elementu, który jest poszuki-wany. Przejrzyj opcje dostępne w oknie dialogowym znajdo-wania zaawansowanego, aby zorientować się w dostępnychopcjach.


Organizowanie elementów

Przełączenie na stronę Outlook na dziśNa pasku Outlook należy kliknąć ikonę Outlook na dziś. Innąmożliwością jest kliknięcie folderów osobistych (Outlook2000) lub folderu Outlook na dziś (2002) na liście folderów.

Modyfikowanie wyglądu strony Outlook na dziśPo przejściu na stronę Outlook na dziś należy kliknąć tekstOutlook na dziś — dostosowywanie, który znajduje się w prawejgórnej części paska wyświetlającego aktualną datę. Dostępneopcje umożliwią wybór wyświetlanych folderów, określenieilości dni kalendarza, które mają być pokazywane, konfigu-rację zadań i stylu strony.

Otwarcie folderu w nowym oknieNa liście folderów lub pasku Outlook należy kliknąć pra-wym przyciskiem wybrany folder i z menu skrótów wybraćOtwórz w nowym oknie.

Tworzenie nowego folderuNależy kliknąć prawym przyciskiem dowolny folder znaj-dujący się na liście folderów lub nazwę folderu, występu-jącą na pasku, znajdującym się nad panelem widoku. Na-stępnie z menu skrótów należy wybrać Nowy folder.

Kopiowanie folderuNależy zaznaczyć folder, który ma być skopiowany, a na-stępnie wybrać Plik/Folder/Kopiuj folder lub kliknąć prawymprzyciskiem folder i z menu skrótów wybrać Kopiuj. Pojawisię okno dialogowe, w którym należy określić nowe poło-żenie folderu.

Drugim sposobem na skopiowanie folderu jest trzymaniewciśniętego klawisza Ctrl podczas przeciągania folderu z listyfolderów do nowej lokalizacji.


Przeniesienie folderuNależy zaznaczyć folder, który ma być przeniesiony, a na-stępnie wybrać Plik/Folder/Przenieś folder lub kliknąć prawymprzyciskiem folder i z menu skrótów wybrać Przenieś. Pojawisię okno dialogowe, w którym należy określić nowe położe-nie folderu.

Drugim sposobem na przeniesienie folderu jest przeciągnię-cie folderu z listy folderów do nowej lokalizacji.

Zmiana nazwy folderuKliknąć prawym klawiszem nazwę folderu i wybrać Właści-wości. W zakładce Ogólne, w polu dialogowym znajdującymsię w górnej części okna należy wpisać nową nazwę folderu.Nie można zmienić nazw folderów domyślnych.

Na liście folderów kliknąć dwukrotnie nazwę folderu z krót-ką przerwą pomiędzy każdym kliknięciem. Po pojawieniusię pola edycyjnego na dotychczasowej nazwie folderu należywpisać nową nazwę.

Usunięcie folderuPo wybraniu folderu wybrać Edycja/Usuń lub wcisnąć kla-wisz Delete lub Ctrl+D.

Przeciągnąć wybrany folder do Elementów usuniętych.

Kliknąć prawym przyciskiem folder i wybrać Usuń nazwęfolderu.

Sprawdzenie ilości zajmowanego miejsca przez folderKliknąć prawym klawiszem folder i wybrać Właściwości/Roz-miar folderu.

Ustawienie strony głównej dla folderuKliknąć prawym przyciskiem folder i wybrać Właściwości, na-stępnie zakładkę Strona główna.


Konfiguracja ustawień Autoarchiwizacji dla danego folderuKliknąć prawym przyciskiem folder i wybrać Właściwości/Autoarchiwizacja. W zakładce tej należy następnie skonfigu-rować ustawienia autoarchiwizacji.

Tworzenie nowego pliku danych (pliku .pst)Aby utworzyć nowy plik, należy kliknąć Plik/Nowy/Plik danychprogramu Outlook.

Przeniesienie lub skopiowanie elementów do innego pliku .pstNajpierw należy upewnić się, że oba pliki .pst są otwartei wyświetlone na liście folderów. Jeśli tak jest, należy prze-ciągnąć wybrane elementy z folderu pliku źródłowego dowybranego folderu pliku docelowego.

Otwarcie dodatkowego pliku .pstAby otworzyć dodatkowy plik, należy kliknąć Plik/Otwórz/Plik danych programu Outlook.

Zmniejszenie rozmiaru pliku .pstKliknąć Plik/Zarządzanie plikiem danych. Wybrać plik danychi kliknąć przycisk Ustawienia, a następnie Kompaktuj.

Zdefiniowanie hasła dla pliku .pstKliknąć Plik/Zarządzanie plikiem danych. Wybrać plik danychi kliknąć przycisk Ustawienia, a następnie Zmień hasło.

Ostrzeżenie

Jeśli zabezpieczysz plik danych hasłem i zapomnisz je, niebędziesz mógł otworzyć pliku. Outlook nie posiada narzędziumożliwiających w takim przypadku dostęp do danych. Jedy-nym rozwiązaniem jest odnalezienie w Internecie oprogra-mowania, które umożliwi złamanie hasła przypisanego do pli-ku .pst. Poszukiwania możesz rozpocząć od strony http://www.crak.com.


Importowanie elementów z pliku .pstKliknąć Plik/Importuj lub eksportuj. Wybrać Import z innegoprogramu lub pliku, kliknąć Dalej, a następnie z listy wybraćPlik folderów osobistych (.pst). W kolejnym oknie dialogowymnależy podać lokalizację pliku danych. Po kliknięciu przyci-sku Dalej pojawi się lista wszystkich elementów z tego fol-deru, które mogą być zaimportowane.

Eksportowanie elementów do pliku .pstKliknąć Plik/Importuj lub eksportuj. Wybrać Eksport do pliku,kliknąć Dalej, a następnie z listy wybrać Plik folderów osobi-stych (.pst). W kolejnym oknie dialogowym należy wybraćelementy do eksportowania, a następnie określić lokalizację,w której zapisany zostanie plik .pst.

Importowanie lub eksportowanie innych typów plikówAby importować lub eksportować inne typy plików, należykliknąć Plik/Importuj lub eksportuj.

Korzystanie z paska Outlook

Wyświetlenie lub ukrycie paska OutlookKliknąć Widok/Pasek Outlook.

Przełączanie się pomiędzy grupami na pasku OutlookIkony na pasku Outlook podzielone zostały na grupy. Przełą-czanie się pomiędzy grupami jest możliwe poprzez kliknięciepoziomych pasków z nazwą grupy; paski te umieszczone sąna górze i na dole paska Outlook.

Tworzenie skrótu na pasku OutlookDomyślnie w Outlooku możliwe jest utworzenie skrótu napasku Outlook dla każdego tworzonego folderu.

W celu utworzenia skrótu należy w docelowej grupie klik-nąć prawym klawiszem myszy i wybrać Skrót na pasku Out-look. Pojawi się okno dialogowe, które umożliwi utworzenie


skrótu do dowolnego folderu Outlooka, jak również do ele-mentu Outlooka, folderu lub dokumentu, znajdującego się nadysku lub do strony WWW.

Aby szybko utworzyć skrót, można również przeciągnąć wy-brany folder z listy folderów na pasek Outlook.

Usuwanie skrótu z paska OutlookKliknąć prawym klawiszem skrót i wybrać Usuń z paskaOutlook.

Przeniesienie skrótu w inne miejsce paska OutlookPrzeciągnąć wybrany skrót nad pasek z nazwą grupy, doktórej ma zostać przeniesiony skrót. Po pojawieniu się za-wartości grupy należy upuścić skrót w polu grupy.

Zmiana wielkości ikon w grupie na pasku OutlookKliknąć dowolne miejsce grupy prawym klawiszem myszkii wybrać Duże ikony lub Małe ikony.

Dodanie nowej grupy do paska Outlook

Kliknąć prawym klawiszem myszki pasek Outlook i wy-brać Dodaj nową grupę. Utworzona grupa pojawi się w dol-nej części paska. Należy nadać jej nazwę, a następnieprzenieść do niej pożądane skróty. Możliwość tworze-nia nowych grup jest jedną z tych cech, które stanowiąo istocie Outlooka. Na rysunku 2.3 został pokazany przy-kładowy zestaw dostosowanych do własnych wymagańużytkownika grup paska Outlook.

Uwaga

Istotne jest, aby przed dodaniem skrótów do poszczególnychgrup zastanowić się nad układem tych grup. Nie można zmie-niać kolejności występowania grup na pasku Outlook. Naj-pierw należy więc utworzyć wszystkie grupy, nadać im nazwyi dopiero potem umieszczać skróty. Mimo że można późniejzmienić nazwy grup, to jednak konieczne będzie przeciąganiewszystkich skrótów z jednej grupy do drugiej.


Rysunek 2.3. Pasek Outlook

Usuwanie grupy z paska OutlookKliknąć prawym przyciskiem nazwę grupy i wybrać Usuńgrupę. Usunięcie grupy oznacza utratę wszystkich skrótów,które się w niej znajdowały.

Zmiana nazwy grupy znajdującej się na pasku OutlookKliknąć prawym klawiszem nazwę grupy i wybrać Zmień na-zwę grupy.

Konfigurowanie opcji dodatkowych

Opróżnianie folderu elementów usuniętychpodczas zamykania Outlooka

Aby opróżnić folder, należy kliknąć Narzędzia/Opcje/Inne/Opróżniaj folder Elementy usunięte podczas zamykania programu.


Uczynienie Outlooka domyślnym programem dla poczty e-mail,kalendarza i kontaktów

Przy pierwszym uruchamianiu Outlooka pojawi się pytanie,czy ma on być domyślnym programem dla poczty e-mail,kalendarza i kontaktów. Bez względu na to, jaka odpowiedźzostanie wówczas udzielona, można ją zmienić, wybierającNarzędzia/Opcje/Inne/Uczyń program Outlook domyślnym pro-gramem dla poczty e-mail, kontaktów i kalendarza.

Określenie częstości uruchamiania autoarchiwizacjiKliknąć Narzędzia/Opcje/Inne/Autoarchiwizacja/Uruchom archi-wizację co xx dni.

Monitowanie przed rozpoczęciem archiwizacjiKliknąć Narzędzia/Opcje/Inne/Autoarchiwizacja/Monituj przedrozpoczęciem archiwizacji.

Usuwanie elementów wygasłych podczas archiwizacjiKliknąć Narzędzia/Opcje/Inne/Autoarchiwizacja/Przy autoarchi-wizacji usuń elementy wygasłe z folderów poczty.

Określenie, czy elementy mają być archiwizowane,czy usuwane podczas operacji autoarchiwizacji

W Outlooku 2002 należy kliknąć Narzędzia/Opcje/Inne/Auto-archiwizacja/Archiwuj lub usuń stare elementy. W kolejnychopcjach należy wybrać, czy elementy mają być trwale usu-nięte, czy przeniesione do pliku .pst.

Określenie wieku elementów, które będą poddane autoarchiwizacjiKliknąć Narzędzia/Opcje/Inne/Autoarchiwizacja/Usuń elementystarsze niż.

Włączenie usługi Instant Messaging w OutlookuKliknąć Narzędzia/Opcje/Inne/Włącz usługę Instant Messagingw programie Microsoft Outlook.


Konfiguracja widoków

Zmiana widoku dla danego folderuAby zmienić widok dla danego folderu, należy kliknąćWidok/Widok bieżący lub skorzystać z listy rozwijanej na pa-sku Zaawansowane.

Ustawienie widoku domyślnego dla danego folderu1

Aby zmienić domyślny widok dla folderu publicznego, na-leży posiadać uprawnienia Właściciela do tego folderu. Cowięcej, dla folderu musi być zdefiniowany co najmniej jedenwidok niestandardowy, który jest widoczny dla wszystkich.

Należy kliknąć prawym przyciskiem folder i wybrać Właści-wości/Administracja, a następnie z listy rozwijanej Początkowywidok folderu wybrać żądany widok.

Jeśli zakładka Administracja nie jest widoczna, oznacza to, żedo danego folderu użytkownik nie ma uprawnienia typuWłaściciel.

Sortowanie widoku tabelarycznego według określonej kolumnyAby posortować widok według wybranej kolumny, należykliknąć nazwę tej kolumny. Powtórne kliknięcie nazwy spo-woduje zmianę kolejności sortowania. Niewielki trójkąt wi-doczny po prawej stronie nazwy kolumny wskazuje rosnącylub malejący kierunek sortowania.

Dostosowanie sposobu sortowania w danym widokuKliknąć Widok/Widok bieżący/Dostosuj widok bieżący/Sortuj.W polu Sortuj elementy według należy wybrać żądane poleoraz kierunek sortowania. Pozostałe opcje umożliwiają zde-finiowanie sortowania zagnieżdżonego (np. sortuj wedługtematu, następnie według nadawcy, potem według daty itd.).

1 Funkcja ta jest dostępna wyłącznie dla użytkowników MicrosoftExchange.


Usunięcie zdefiniowanego sortowaniaChcąc usunąć zdefiniowane sortowanie, należy wybrać Widok/Widok bieżący/Dostosuj widok bieżący/Sortuj/Wyczyść wszystko.

Grupowanie elementów w widokuz wykorzystaniem pola Grupuj według

Kliknąć Widok/Widok bieżący/Dostosuj widok bieżący/Grupuj we-dług. Podobnie jak w przypadku sortowania, również gru-powanie może być zagnieżdżone (rysunek 2.4).

Rysunek 2.4. Konfiguracja grupowania wiadomości

Istnieje możliwość otwarcia kilku różnych widoków grupo-wania. W tym celu należy kliknąć prawym klawiszem na-główek danej kolumny i wybrać Pole Grupuj według. Nadpanelem widoku pojawi się panel grupowania, który wyglą-da tak samo jak okno dialogowe pokazane na rysunku 2.4,z tym że w celu ustawienia grupowania należy przeciągnąćdo niego kolumnę, która ma stanowić podstawę grupowa-nia (rysunek 2.5).


Rysunek 2.5. Różne sposoby grupowania elementów

Usuwanie grupowaniaKliknąć Widok/Widok bieżący/Dostosuj widok bieżący/Grupujwedług/Wyczyść wszystko.

Zastosowanie filtru w widoku bieżącymAby zastosować filtr w widoku bieżącym, należy wybraćWidok/Widok bieżący/Dostosuj widok bieżący/Filtruj. W okniedialogowym, które się pojawi, należy skonfigurować opcjezwiązane z filtrowaniem, czyli określić, które elementy mająbyć widoczne, a które zostać ukryte. Po kliknięciu przyciskuOK filtr zostanie zastosowany i od tej pory będą widocznetylko te elementy, które spełniają zdefiniowane kryteria.

Usuwanie filtruAby usunąć filtr, należy kliknąć Widok/Widok bieżący/Dostosujwidok bieżący/Filtruj/Wyczyść.

Dodawanie pól lub kolumn do widoku tabelarycznego

Kliknąć Widok/Widok bieżący/Dostosuj widok bieżący/Pola.W oknie dialogowym należy wybrać pola z listy Dostępnepola i kliknąć przycisk Dodaj, aby dodać je do widoku.

Można również kliknąć prawym klawiszem nagłówek do-wolnej kolumny w widoku tabelarycznym i z menu skrótówwybrać Uchwyt pola. Następnie należy przeciągnąć wybranepola z okna uchwytów do miejsca, w którym dana kolumnama się pojawić w widoku tabelarycznym.


Przeniesienie kolumny do nowego miejscaPrzeciągnąć wybraną kolumnę w miejsce, w którym granicząze sobą dwie inne kolumny.

Usuwanie kolumnyKliknąć Widok/Widok bieżący/Dostosuj widok bieżący/Pola. Na-leży wybrać z części Pokazuj pola w tej kolejności pola, któremają zostać usunięte i kliknąć przycisk Usuń.

Można również przeciągnąć kolumnę poza obszar nagłów-ków kolumny w widoku tabelarycznym. Nad kursorempojawi się duży znak X oznaczający, że kolumna zostanieusunięta.

Zmiana formatu kolumnyKliknąć Widok/Widok bieżący/Formatuj kolumny lub kliknąćprawym klawiszem nagłówek kolumny i wybrać Formatujkolumny. Aby zmienić format kolumny, należy skorzystaćz dostępnych opcji.

Zmiana etykiety nagłówka kolumnyKliknąć Widok/Widok bieżący/Formatuj kolumny/Etykieta. To,co zostanie wpisane w pole Etykieta, pojawi się w nagłówkudanej kolumny.

Określenie dokładnej szerokości kolumnyKliknąć Widok/Widok bieżący/Formatuj kolumny/Szerokość.

Wyrównanie tekstu w kolumnieAby wyrównać tekst w kolumnie, należy kliknąć Widok/Widok bieżący/Formatuj kolumny/Wyrównanie.

Zmiana innych ustawień związanych z widokiemZmiana innych ustawień dotyczących widoku odbywa sięprzez kliknięcie Widok/Widok bieżący/Dostosuj widok bieżący/Inne ustawienia. Większość z opcji zawartych w tym okniedialogowym jest wyjaśniona w dalszych rozdziałach książkiw częściach poświęconych poszczególnym folderom.


Utworzenie zupełnie nowego widokuKliknąć Widok/Widok bieżący/Definiuj widoki/Nowy. Następnienależy podać nazwę widoku, wybrać jego typ i kliknąć OK.Potem można dopasować widok do własnych potrzeb zapomocą metod opisanych w poprzednich zadaniach.

Utworzenie widoku na podstawie widoku istniejącegoKliknąć Widok/Widok bieżący/Definiuj widoki. Wybrać istnie-jący widok i kliknąć przycisk Kopiuj.

Zmiana nazwy widokuAby zmienić nazwę widoku, należy najpierw kliknąć Widok/Widok bieżący/Definiuj widoki, a następnie wybrać widok i klik-nąć Zmień nazwę.

Usuwanie zmodyfikowanego widokuKliknąć Widok/Widok bieżący/Definiuj widoki. Wybrać utwo-rzony widok i kliknąć Usuń.

Resetowanie widoku domyślnegoKliknąć Widok/Widok bieżący/Definiuj widoki. Następnie należywybrać widok domyślny i kliknąć przycisk Reset.

Uwaga

Przycisk Usuń (lub Resetuj) zmienia się w zależności od tego,czy wybrany został widok domyślny, czy zmodyfikowany.Widoki zmodyfikowane mogą zostać usunięte, ale nie da sięich zresetować. Z drugiej strony widoki domyślne mogą byćresetowane, nie ma jednak możliwości ich usunięcia.

Dostosowywanie menui pasków narzędzi

Pokazywanie pełnych menu zamiast menu adaptacyjnychKliknąć Narzędzia/Dostosuj/Opcje/Zawsze pokazuj pełne menu.


Pokazywanie dużych ikon na paskach narzędziKliknąć Narzędzia/Dostosuj/Opcje/Duże ikony.

Włączanie i wyłączanie podpowiedzi z nazwami przyciskówznajdujących się na paskach narzędzi

Kliknąć Narzędzia/Dostosuj/Opcje/Pokaż etykietki na paskachnarzędzi.

Włączanie i wyłączanie pokazywania klawiszy skrótóww podpowiedziach

Kliknąć Narzędzia/Dostosuj/Opcje/Pokaż klawisze skrótu w ety-kietkach.

Tworzenie nowego paska narzędzi, do którego możnadodawać przyciski i menu

Kliknąć Narzędzia/Dostosuj/Paski narzędzi/Nowy.

Zmiana nazwy utworzonego folderuKliknąć Narzędzia/Dostosuj/Paski narzędzi. Następnie należywybrać pasek Narzędzi i kliknąć Zmień nazwę.

Przywracanie ustawień domyślnych paska narzędziKliknąć Narzędzia/Dostosuj/Paski narzędzi. Następnie należywybrać pasek Narzędzi i kliknąć Dostosuj.

Dodawanie poleceń do paska narzędzi lub menuKliknąć Narzędzia/Dostosuj/Polecenia. Wybrać kategorię, a na-stępnie polecenie należące do tej kategorii. Kliknięcie przyci-sku Opis wyświetli krótki opis wybranego polecenia. Abydodać to polecenie, należy przeciągnąć je na wybrany paseklub menu.

Usuwanie polecenia z paska narzędzi lub menuKliknąć Narzędzia/Dostosuj. Polecenie, które ma zostać usu-nięte, należy przeciągnąć z paska i w chwili pojawienia sięznaku X należy je upuścić.

Można również usunąć wybrane polecenie bez koniecznościotwierania okna dialogowego Dostosowywanie. W tym celu


należy podczas przeciągania polecenia z paska Narzędzitrzymać wciśnięty klawisz Alt.

Zmiana nazwy polecenia w menu lub przycisku na pasku narzędziKliknąć Narzędzia/Dostosuj. Należy kliknąć prawym przyci-skiem myszy polecenie w menu lub wybrany przycisk napasku narzędzi, a następnie zmienić opis w polu Nazwa. Dlawielu poleceń zastosowanie znaku � przy wybranej literzew nazwie tego polecenia spowoduje podkreślenie tej litery.Naciśnięcie podczas przeglądania menu klawisza na klawia-turze zgodnego z podkreśloną literą spowoduje uruchomie-nie danego polecenia.

Zmiana ikony polecenia lub przycisku na pasku narzędziKliknąć Narzędzia/Dostosuj. Należy kliknąć prawym przy-ciskiem myszy polecenie w menu lub przycisk na pasku na-rzędzi i wybrać Zmień obraz przycisku.

Zmiana sposobu wyświetlania tekstu przy poleceniulub przycisku na pasku narzędzi

Kliknąć Narzędzia/Dostosuj. Należy kliknąć prawym przyci-skiem myszy wybrane polecenie menu lub przycisk na paskunarzędzi, a następnie wybrać opcję Styl domyślny, Tylko tekst(zawsze), Tylko tekst (w menu) lub Obraz i tekst.

Wstawianie linii pomiędzy przyciskami paska lub poleceniami menuKliknąć Narzędzia/Dostosuj. Należy kliknąć prawym klawi-szem myszy wybrane polecenie lub przycisk, który ma sięznajdować po prawej strony wstawianej linii, a następniewybrać Rozpocznij grupę.

Technology

Outlook. Leksykon kieszonkowy