Manual Excel 2010 avanzado

Excel 2010 - Avanzado 1

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Índice

RECORDANDO LO BÁSICO .................................................................................................................. 3

1. CINTA DE OPCIONES ........................................................................................................................ 3 1.1. Ficha Inicio ............................................................................................................................ 3 1.2. Ficha Insertar ......................................................................................................................... 7 1.3. Ficha Diseño de página ....................................................................................................... 10 1.4. Ficha Fórmulas .................................................................................................................... 13 1.5. Ficha Datos ......................................................................................................................... 15 1.6. Ficha Revisar ....................................................................................................................... 17 1.7. Ficha Vista ........................................................................................................................... 19

2. BARRA DE FÓRMULAS .................................................................................................................... 21 3. TABLAS DE CÓDIGOS DE FORMATO DE NÚMERO .............................................................................. 22 4. FÓRMULAS. OPERADORES ............................................................................................................. 22

4.1. Operadores de cálculo: ....................................................................................................... 22 5. LISTA DE FUNCIONES DE USO FRECUENTE ...................................................................................... 23

TRABAJO CON TABLAS ...................................................................................................................... 26

1. INSERTAR UNA TABLA .................................................................................................................... 26 2. FORMATO AUTOMÁTICO A UNA TABLA ............................................................................................. 27 3. DISEÑO DE UNA TABLA ................................................................................................................... 27

3.1. Cambiar el nombre de la tabla ............................................................................................ 27 3.2. Cambiar tamaño a una tabla ............................................................................................... 28 3.3. Quitar duplicados................................................................................................................. 28 3.4. Cambiar estilo de una tabla ................................................................................................. 29 3.5. Operar con los datos de una tabla ...................................................................................... 30 3.6. Función SUBTOTALES ....................................................................................................... 30

4. INSERTAR / ELIMINAR FILAS O COLUMNAS A UNA TABLA ................................................................... 30 4.1. Insertar filas o columnas ..................................................................................................... 30 4.2. Eliminar filas o columnas .................................................................................................... 31

5. CONVERTIR TABLA EN RANGO NORMAL ........................................................................................... 31 6. MINIGRÁFICOS .............................................................................................................................. 31

6.1. Insertar minigráfico .............................................................................................................. 31 6.2. Herramientas de diseño de minigráfico ............................................................................... 33

TRABAJO CON FILTROS ..................................................................................................................... 35

1. FILTROS AUTOMÁTICOS ................................................................................................................. 35 1.1. Filtros de texto ..................................................................................................................... 35 1.2. Filtros de número................................................................................................................. 36 1.3. Filtros de fecha .................................................................................................................... 37

2. FILTROS AVANZADOS ..................................................................................................................... 37

FORMATO CONDICIONAL................................................................................................................... 39

1. RESALTAR REGLAS DE CELDAS ...................................................................................................... 39 2. REGLAS SUPERIORES O INFERIORES .............................................................................................. 41 3. BARRAS DE DATOS ........................................................................................................................ 41 4. ESCALAS DE COLOR ...................................................................................................................... 42 5. CONJUNTOS DE ICONOS ................................................................................................................ 42 6. NUEVA REGLA APLICANDO FÓRMULA .............................................................................................. 43 7. ADMINISTRAR REGLAS ................................................................................................................... 44 8. ELIMINAR TODAS LAS REGLAS DE UN RANGO O DE LA HOJA ACTIVA ................................................... 44

ORDENACIÓN ,VALIDACIÓN DE DATOS Y ESQUEMAS .................................................................. 45

1. ORDENAR UNA LISTA ..................................................................................................................... 45 2. VALIDACIÓN DE DATOS .................................................................................................................. 45 3. RODEAR CON UN CÍRCULO LOS DATOS NO VÁLIDOS ......................................................................... 47



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4. BORRAR CÍRCULOS DE VALIDACIÓN ................................................................................................ 47 5. ELIMINAR VALIDACIÓN DE UN RANGO DE DATOS............................................................................... 47 6. ESQUEMAS ................................................................................................................................... 48

6.1. Esquema automático ........................................................................................................... 48 6.2. Agrupar ................................................................................................................................ 49 6.3. Desagrupar .......................................................................................................................... 49 6.4. Eliminar un esquema ........................................................................................................... 49

7. SUBTOTALES. ............................................................................................................................... 50

HERRAMIENTAS DE DATOS............................................................................................................... 52

1. OBTENER DATOS EXTERNOS .......................................................................................................... 52 2. TEXTO EN COLUMNAS .................................................................................................................... 52 3. CONSOLIDAR DATOS ..................................................................................................................... 53 4. INTRODUCCIÓN AL ANÁLISIS Y SI ..................................................................................................... 55

4.1. Uso de escenarios ............................................................................................................... 55 4.2. Búsqueda de objetivo .......................................................................................................... 57

TABLAS DINÁMICAS ............................................................................................................................ 58

1. ELEMENTOS DE UNA TABLA DINÁMICA ............................................................................................. 58 2. CREAR TABLA DINÁMICA DE LISTA DE EXCEL ................................................................................... 59 3. CAMBIAR LAS OPCIONES DE LA TABLA DINÁMICA .............................................................................. 61 4. ACTUALIZAR UNA TABLA DINÁMICA.................................................................................................. 62 5. CREAR TABLA DINÁMICA DE FUENTE DE DATOS EXTERNA ................................................................. 62 6. FÓRMULAS ................................................................................................................................... 63

6.1. Elemento calculado ............................................................................................................. 63 6.2. Campo calculado ................................................................................................................. 64 6.3. Cambiar el formato del informe de tabla dinámica .............................................................. 64 6.4. Gráfico dinámico.................................................................................................................. 65

AUDITORÍA DE FÓRMULAS ................................................................................................................ 66

1. RASTREAR PRECEDENTES ............................................................................................................. 66 2. RASTREAR DEPENDIENTES ............................................................................................................ 66 3. QUITAR FLECHAS .......................................................................................................................... 67 4. MOSTRAR FÓRMULAS .................................................................................................................... 67 5. COMPROBACIÓN DE ERRORES ....................................................................................................... 67 6. EVALUAR FÓRMULA ....................................................................................................................... 68 7. VENTANA INSPECCIÓN ................................................................................................................... 69

SEGURIDAD ......................................................................................................................................... 70

1. PROTEGER PARCIALMENTE UNA HOJA ............................................................................................ 70 1.1. Desproteger una hoja .......................................................................................................... 71

2. PROTEGER / DESPROTEGER LIBRO ................................................................................................ 71 3. COMPARTIR UN LIBRO CON VARIOS USUARIOS ................................................................................. 72 4. PERMITIR QUE DETERMINADOS USUARIOS MODIFIQUEN RANGOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO .............. 73 5. ESTABLECER CONTRASEÑA PARA LA APERTURA DEL LIBRO Y/O PARA LA ESCRITURA ......................... 75

MACROS ............................................................................................................................................... 76

1. PERSONALIZAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO ................................................... 76 2. GRABAR UNA MACRO ..................................................................................................................... 77 3. EJECUTAR UNA MACRO .................................................................................................................. 78 4. AGREGAR UN BOTÓN A LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO ASOCIADO A UNA MACRO ... 78 5. ELIMINAR/MODIFICAR MACRO ........................................................................................................ 80



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Recordando lo básico

1. Cinta de opciones Contiene fichas, donde se organizan los comandos por grupos lógicos. No es posible sustituir la

cinta de opciones por las barras de herramientas y menús de las versiones anteriores, aunque sí

es posible minimizar la cinta de opciones. En el desplegable de la barra de herramientas de

acceso rápido seleccione Minimizar la cinta de opciones.

A continuación se describen las diferentes fichas de esta cinta:

1.1. Ficha Inicio

Contiene los siguientes grupos:

Portapapeles

Cortar: Mueve la selección de la hoja activa, colocándola en el Portapapeles.

Copiar: Copia la selección de la hoja activa en el Portapapeles.

Pegar: Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza cualquier

selección. Este comando sólo está disponible si se ha cortado o copiado un objeto, texto o

contenido de una celda. Para opciones de pegado especiales, haga clic en la flecha abajo que hay

junto al botón.

Copiar formato: Copia el formato de un objeto seleccionado y lo aplica al objeto en el que haga clic.

Para copiar el formato a más de un elemento haga doble clic en esta herramienta y haga clic en

cada uno de los elementos a los que desee dar formato. Pulse ESC o vuelva a hacer clic en esta

herramienta para desactivar Copiar formato.

La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al panel del

portapapeles.

Fuente

Fuente: Cambia el tipo de letra (fuente) al texto seleccionado

Tamaño de fuente: Cambia el tamaño al texto seleccionado. Depende de la fuente

seleccionada y de la impresora activa.

Negrita: Pone el texto seleccionado en negrita. Se quita con la misma herramienta.

Cursiva: Pone el texto seleccionado en cursiva. Se quita con la misma herramienta.



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Subrayado: Subraya el texto seleccionado. Se quita con la misma herramienta.

Aumentar / Disminuir tamaño de fuente.

Bordes: Agrega un borde a la celda o al rango seleccionados. Para dar formato a una celda

o a un rango con el último borde seleccionado, haga clic en el botón Borde exterior. Para

especificar otro tipo de borde, haga clic en la flecha situada junto al botón y seleccione un

estilo de borde en la paleta.

Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto

seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imágenes.

Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color elegido.

El iniciador del grupo, le permite acceder al cuadro de diálogo de Formato de celdas, en la

página Fuente.

Alineación

Alinear en la parte superior

Alinear en el medio

Alinear en la parte inferior

Orientación: Gira el texto de la celda seleccionada un ángulo

Alinear a la izquierda: Alinea el texto a la izquierda en la celda seleccionada.

Centrar: Centra el texto en la celda seleccionada.

Alinear a la derecha: Alinea el texto a la derecha en la celda seleccionada.



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Disminuir sangría:Disminuye la sangría izquierda del párrafo seleccionado lo equivalente a

una marca de tabulación.

Aumentar sangría:Aumenta la sangría izquierda del párrafo seleccionado lo equivalente a

una marca de tabulación.

Ajustar texto: Hace que todo el contenido sea visible dentro de una celda, mostrándolo en

varias lineas.

Combinar y centrar: Combina dos o más celdas contiguas seleccionadas para crear una

única celda. La celda resultante contiene sólo los datos situados en la parte superior

izquierda de la selección, centrados en la celda. La referencia de celda de una celda

combinada es la celda situada en la parte superior izquierda del rango original

seleccionado..

El iniciador del grupo le permite acceder al cuadro de diálogo de Formato Celdas, en la página

Alineación

Número

Número de contabilidad: Seleccionaun formato de moneda alternativo.

Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho

estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato.

Estilo millares: Aplica el Separador de miles a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho

estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato.

Aumentar decimales: Aumenta el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal

en las celdas seleccionadas.

Disminuir decimales: Disminuye el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal

en las celdas seleccionadas.



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El iniciador del grupo le permite acceder al cuadro de diálogo de Formato Celdas, en la página

Número.

Estilos

Formato condicional: Resalta celdas interesantes, enfatiza valores poco usuales y visualiza

datos usando barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos basados en criterios.

Dar formato como tabla: Da formato rápidamente a un conjunto de celdas y lo convierte en

una tabla seleccionando un estilo de tabla predefinido.

Estilos de celda: Aplica rápidamente un formato a una celda con los estilos predefinidos.

También puede definir estilos propios para las celdas.

Celdas

Insertar celdas: Inserta celdas, filas o columnas en la hoja o tabla.

Eliminar celdas:Elimina celdas, filas o columnas de la hoja o tabla.

Formato: Cambia el alto de las filas o el ancho de las columnas, organiza las hojas, o

protege y oculta las celdas.



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Modificar

Suma: Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente después de las

celdas seleccionadas.

Rellenar:Continua un modelo en una o más celdas adyacentes.

Borrar:Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato, el contenido, los

comentarios.

Ordenar y filtrar:Organiza los datos para facilitar el análisis.

Puede ordenar los datos seleccionados en orden ascendente o descendente, o filtrar

temporalmente valores específicos.

Buscar y seleccionar: Busca y selecciona un texto,un formato o un tipo de información

específico dentro del libro.

También puede reemplazar la información con nuevo texto o formato.

1.2. Ficha Insertar


Tablas

Insertar tabla dinámica: Resume los datos con una tabla dinámica, organizando y

resumiendo datos complicados, profundizando en los detalles.

Tabla:Crea una tabla para administrar y analizar datos relacionados. Las tablas permiten

ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja o más, fácilmente.

Ilustraciones

Insertar imagen desde archivo

Imágenes prediseñadas: Inserta imágenes prediseñadas, incluyendo dibujos, películas,

sonidos almacenados para ilustrar un concepto específico.



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Formas: Inserta formas, previamente diseñadas como rectángulos, círculos, flechas, líneas,

símbolos de diagrama de flujo y llamadas.

Insertar gráfico SmartArt: Inserta un gráfico SmartArt para comunicar información

visualmente. Estos gráficos incluyen listas gráficas y diagramas de procesos, así como

gráficos más complejos, como por ejemplo diagramas de Venn y organigramas.

Captura. Inserta una imagen de los programas que no están minimizados en la barra de

tareas. Permite recortar partes de la pantalla.

Gráficos

Columna: Inserta un gráfico de columna. Estos gráficos se utilizan para comparar valores de

categorías.

Linea: Inserta un gráfico de linea. Estos gráficos se utilizan para mostrar tendencias en el

tiempo.

Circular: Inserta un gráfico circular. Estos gráficos muestran la contribución de cada valor al

total.

Barra: Inserta un gráfico de barras. Estos gráficos son los mejores para comparar varios

valores.

Área: Inserta un gráfico de área. Estos gráficos enfatizan las diferencias entre diferentes

conjuntos de datos en un periodo de tiempo.

Dispersión: Inserta un gráfico de dispersión, conocido como XY. Estos gráficos comparan

pares de valores

Otros gráficos: Inserta un gráfico de cotización, de superficie, de anillos, de burbuja o radial.

El iniciador del grupo le permite acceder al cuadro de diálogo Insertar Gráfico



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Minigráficos

Inserta minigráfico de línea, de columna o de pérdida y de ganancia.

Filtro

Inserta una segmentación de datos para filtrar datos de manera interactiva

Vínculos

Inserta hipervínculo, creando un vínculo a una página web, una imagen, una dirección de correo

electrónico o un programa.

Texto

Cuadro de texto: Inserta un cuadro de texto para colocarlo en cualquier lugar de la página.

Encabezado y pie de página:Edita el encabezado o pie de página del documento.

WordArt: Inserta un texto decorativo en el documento.

Línea de firma: Inserta una linea de firma que especifica la persona que debe firmar.

Insertar objeto: Inserta un objeto incrustado.



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Símbolos

Ecuación. Inserta ecuaciones matemáticas comunes o permite crear ecuaciones propias con

la biblioteca de símbolos matemáticos.

Símbolo: Inserta caracteres que no existen en el teclado, marcas de párrafo, etc..

1.3. Ficha Diseño de página

Contiene los siguientes grupos

Temas

Temas: Cambia el diseño general de todo el documento, incluidos los colores, los efectos y

las fuentes.

Colores del tema: Cambia los colores del tema actual.

Fuentes del tema: Cambia las fuentes del tema actual.

Efectos del tema: Cambia los efectos del tema actual.

Configurar página

Márgenes: Selecciona los tamaños de los márgenes para todo el documento o para la

sección actual.

Orientación de página: Cambia la orientación de la página entre horizontal y vertical.

Tamaño de página: Elige un tamaño de papel para la sección actual.

Área de impresión: Marca un área específica de la hoja para imprimirla.



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Saltos: Especifica el inicio de una nueva página en la copia impresa. Los saltos de página se

insertan arriba y a la izquierda de la selección.

Fondo: Elige una imagen para el fondo de la hoja.

Imprimir títulos: Especifique las filas y columnas que se repetirán en cada página impresa.

El iniciador del grupo le permite acceder al cuadro de diálogo Configurar página

Ajustar área de impresión

Ancho: reduce el ancho del resultado de impresión, para ajustarlo a un número máximo de

páginas.

Alto: reduce el alto del resultado de impresión, para ajustarlo a un número máximo de

páginas.

Escala: aumenta o disminuye el resultado de impresión en un porcentaje de su tamaño real.

El ancho y el alto deben estar en automático para que funcione esta característica.

El iniciador del grupo le permite acceder al cuadro de diálogo Configurar página.



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Opciones de hoja

Ver líneas de cuadrícula: Muestra las líneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la

edición y la lectura.

Imprimir cuadrículas: Imprime las líneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la

lectura.

Ver encabezados: Muestra los encabezados de fila (los números) y de columna (las letras).

Imprimir encabezados: Imprime los encabezados de fila y de columna.

El iniciador del grupo le permite acceder al cuadro de diálogo Configurar página, en la página

Hoja

Organizar

Traer adelante: Trae el objeto seleccionado delante del resto de los objetos, para que

ninguna parte quede oculta debajo de otros objetos. Puede elegir adelantar un nivel el objeto

seleccionado.

Enviar atrás: Envía el objeto seleccionado detrás del resto de los objetos. Puede elegir llevar

un nivel hacia atrás el objeto seleccionado.



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Panel de selección: Muestra el pnale de selección para ayudarle a seleccionar objetos

individuales y para cambiar el orden y la visibilidad.

Alinear: Alinea los bordes de varios objetos seleccionados. Puede centrarlos o distribuirlos de

manera uniforme en la página.

Agrupar: Agrupa los objetos seleccionados para que puedan ser considerados un único

objeto.

Girar: Gira o voltea el objeto seleccionado.

1.4. Ficha Fórmulas


Biblioteca de funciones

Insertar funcion: Edita la fórmula de la celda actual, seleccionando las funciones y editando

los argumentos.

Suma: Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente después de las celdas

seleccionadas.

Usadas recientemente: Busca y selecciona de la lista de funciones usadas recientemente.

Financieras: Examina y selecciona de una lista de funciones financieras.

Lógicas: Examina y selecciona de una lista de funciones lógicas.

Texto: Examina y selecciona de una lista de funciones de texto.

Fecha y hora: Examina y selecciona de una lista de funciones de fecha y hora.

Búsqueda y referencia: Examina y selecciona de una lista de funciones de búsqueda y

referencia.

Matemáticas y trigonométricas: Examina y selecciona de una lista de funciones matemáticas

y trigonométricas.

Más funciones: Examina y selecciona de una lista de funciones estadísticas, del cubo, de

información y de ingeniería.



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Nombres definidos

Administrador de nombres:Crea, edita, elimina y buscatodos los nombres utilizados

en el libro. Los nombres se pueden utilizar en fórmulas, como sustitutos para

referencias a celdas.

Definir nombre: Asiga nombres a celdas para referirsea ellas por sus nombres en las

fórmulas.

Utilizar en la fórmula:Elige un nombre utilizado en este libro y lo inserta en la fórmula

actual.

Crear desde la selección:Genera automáticamente nombres desde las celdas

seleccionadas.

Auditoría de fórmulas

Rastrear precedentes: Muestra flechas que indican las celdas que afectan al valor de

la celda seleccionada actualmente.

Rastrear dependientes: Muestra flechas que indican las celdas afectadas por el valor

de la celda seleccionada actualmente.

Quitar flechas: Quita las flechas trazadas por rastrear precedentes o por rastrear

dependientes.

Mostrar fórmulas: Muestra la fórmula en cada celda, en lugar del valor resultante.

Comprobación de errores: Busca errores comunes en fórmulas.

Evaluar fórmula: Inicia el cuadro de diálogo Evaluar fórmula, para depurar una

fórmula, evaluando cada parte de la fórmula individualmente.

Ventana inspección: Supervisa los valores de determinadas celdas al mismo tiempo

que se realizan cambios en la hoja.

Los valores se muestran en una ventana separada, que se mantiene visible

independientemente del área que se muestre del libro.



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Cálculo

Opciones para el cálculo: Especifica cuándo se calcularán las fórmulas.

Calcular ahora: Calcula todo el libro ahora.

Calcular Hoja: Calcula la hoja actual ahora.

1.5. Ficha Datos


Obtener datos externos

Desde Access: Importa datos desde una base de datos de Microsoft Access.

Desde web: Importa datos desde una página web.

Desde texto: Importa datos desde un archivo de texto.

De otras fuentes: Importa datos de otros orígenes de datos.

Conexiones existentes: Conecta a un origen de datos extterno seleccionado de una lista de

orígenes de datos usados frecuentemente.

Conexiones

Actualizar todo: Actualiza la información del libro que provenga de una fuente de datos.



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Conexiones: Muestra todas las conexiones de datos para el libro. Las conexiones de datos

son vínculos a datos externos al libro que se pueden actualizar si los datos de origen

cambian.

Propiedades del rango de datos: Especifica la manera en que se actualizarán las celdas

conectadas a un origen de datos, los contenidos del origen que se mostrarán y la manera en

la que se controlarán los cambios en el número de filas o de columnas del origen de datos.

Editar vínculos: Muestra todos los archivos a los que está vinculado esta hoja de cálculo,

para que actualice o quite los vínculos.

Ordenar y filtrar

Orden ascendente: Ordena la selección, para que los valores más bajos se encuentren en la

parte superior de la columna.

Orden descendente: Ordena la selección, para que los valores más altos se encuentren en

la parte superior de la columna.

Ordenar: Inicia el cuadro de diálogo Ordenar, para ordenar los datos basados en varios

criterios a la vez.

Filtro: Habilita el filtrado de celdas seleccionadas. Una vez activado el filtro haga clic en la

flecha del encabezado de columna para elegir un filtro.

Borrar: Borra el filtro y el estado de ordenación del rango actual de datos.

Volver a aplicar: Vuelve a aplicar el filtro y ordenar en el intervalo actual. No se filtrarán ni

ordenarán los datos nuevos o modificados en la columna hasta que haga clic en Volver a

aplicar,

Avanzadas: especifica criterios complejos para limitar los registros que se incluirán en el

conjunto de resultados de una columna.

Herramientas de datos

Texto en columnas: Divide el contenido de una celda de excel en varias columnas.

Quitar duplicados: Elimina filas duplicadas de una hoja.

Validación de datos: Evita la entrada de datos no válidos en una celda. También puede

forzar que los datos se elijan entre los valores especificados en una lista desplegable.



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Consolidar: Combina valores de varios rangos en un nuevo rango.

Análisis Y si: Prueba varios valores para las fórmulas de la hoja. El Administrador de

escenarios le permite crear y guardar diferentes grupos de valores y cambiar entre ellos.

Buscar objetivo buscará la entrada correcta cuando sepa el resultado que desea. Tablas de

datos le permite ver los resultados de las diferentes entradas posibles al mismo tiempo.

Esquema

Agrupar: Agrupa un rango de celdas para comprimirlas o expandirlas.

Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente.

Subtotal: Obtiene el total de varias filas de datos relacionados, insertamdo automáticamente

subtotales y totales para las celdas seleccionadas.

Mostrar detalle: Expande un grupo de celdas contraido.

Ocultar detalle: Contrae un grupo de celdas.

1.6. Ficha Revisar


Revisión

Ortografía: Comprueba la ortografía del texto.

Referencia: Abre el panel de tareas de Referencia y busca en los materiales de referencia

como enciclopedias, diccionarios y servicios de traducción.

Sinónimos: Sugiere otras palabras con un significado parecido a las palabras que ha

seleccionado.



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Idioma

Traduce el texto seleccionado a un idioma diferente

Comentarios

Nuevo comentario: Agrega un nuevo comentario sobre la sección.

Eliminar comentario: elimina el comentario seleccionado.

Anterior: Selecciona el comentario anterior en la hoja.

Siguiente: Selecciona el comentario siguiente en la hoja.

Mostrar u ocultar comentarios: Muestra u oculta el comentario adjunto a la celda

seleccionada.

Mostrar todos los comentarios: Muestra todos los comentarios de la hoja.

Mostrar entradas manuscritas: Muestra u oculta cualquier anotación manuscrita de la hoja.

Cambios

Proteger hoja: Impide que se realicen cambios no deseados en los datos de una

hoja, especificando la información que se puede cambiar. Puede especificar una

contraseña para desproteger la hoja y permitir esos cambios.

Proteger libro: Restringe el acceso al libro, impidiendo que se creen nuevas hojas

u otorgando acceso sólo a determinadas personas.

Compartir libro: Permite que varias personas trabajen sobre un mismo libro al

mismo tiempo. El libro se debe guardar en una ubicación de red, donde varias

personas pueden abrirlo. Los lisbros que contienen tablas no se pueden compartir.



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Proteger y compartir libro: Comparte un libro y lo protege al mismo tiempo con una

contraseña.

Permitir que los usuarios modifiquen rangos: Permite que personas concretas

editen rangos de celdas en un libro u hoja protegidos. Antes de utilizar este

comando, establezca la seguridad en la hoja con Proteger hoja.

Control de cambios: Selecciona el comentario siguiente en la hoja.

1.7. Ficha Vista

Vistas de libro

Vista normal. Muestra el documento en vista normal.

Diseño de página. Muestra el documento tal y como aparecerá en la página

impresa. Desde esta vista puede ver donde comienzan y donde terminan las

páginas, así como los encabezados y pies de página.

Ver saltos de página. Muestra una vista preliminar donde se interrumpen las

páginas para imprimir el documento.

Vistas personalizadas. Guarda un conjunto de valores de configuración de

presentación y de impresión, como una vista personalizada.

Pantalla completa. Muestra el documento en modo de pantalla completa. Puede

volver a la vista normal pulsando la tecla ESC.

Mostrar u ocultar

Regla. Muestra las reglas para medir y alinear objetos en el documento.

Lineas de cuadrícula. Muestra las lineas entre filas y columnas de la hoja, para

facilitar la edición y la lectura.



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Barra de fórmulas. Muestra la barra de fórmulas, en la que puede escribir texto y

fórmulas en las celdas.

Ver encabezados. Muestra los encabezados de fila y columna. Los encabezados

de fila son los números que aparecen al comienzo de la fila y los encabezados de

columna son las letras que aparecen en la parte superior de la columna.

Zoom

Zoom. Abre el cuadro de diálogo de zoom, para especificar el nivel de zoom del

documento. Generalmente se utilizan los botones de control de zoom que

aparecen e n la parte inferior derecha de la pantalla.

100%. Pulse este botón para ver el documento al 100%.

Ampliar selección. Se aplica un zoom automático, para que el rango de celdas

seleccionado rellene toda la ventana.

Ventana

Nueva ventana. Abre una ventana que contengauna vista del documento actual.

Organizar todo. Coloca en mosaico todas las ventanas de los programas abiertos

en paralelo en la pantalla.

Inmovilizar paneles. Mantiene una parte de la hoja visible durante el

desplazamiento por la hoja.

Dividir. Divide la ventana en varios paneles ajustables que contengan las vistas

del libro. Se utiliza para ver distintas partes de un libro a la vez.

Ocultar. Oculta la ventana actual para que no se vea.

Mostrar ventana. Muestra las ventanas que se han ocultado con el botón Ocultar

ventana.

Ver en paralelo. Ver dos hojas de cálculo en paralelo para poder comparar su

contenido.

Desplazamiento sincrónico. Sincroniza el desplazamiento de los dos documentos

para que para que se desplacen juntos.

Restablecer posición de la ventana. Restablece la posición de la ventana que se

está comparando.



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Guardar área de trabajo. Guarda el diseño actual de todas las ventanas como

área de trabajo, para que se pueda restaurar más adelante.

Cambiar ventanas. Cambia a una ventana abierta diferente.

Macros

Macros. Despliega el menú que le permite grabar nuevas macros, ver las macros

ya creadas o cambiar el tipo de referencia que se empleará en la grabación de

macro.

2. Barra de fórmulas La parte izquierda muestra la posición del cursor en el área de trabajo, columna y fila. (En la

figura es la celda A1).

En la parte derecha muestra el valor constante o fórmula utilizada en la celda activa.

Para escribir o modificar valores o fórmulas, seleccione una celda, escriba los datos y, a

continuación, presione ENTRAR. También puede hacer doble clic en una celda para modificar

directamente los datos en ella. En el desplegable de la derecha puede

expandir el área de la barra de fórmulas.

Para introducir una fórmula, sitúe el cursor en la celda donde quiera ver el resultado. Teclee el

símbolo = (igual), y escriba la fórmula.

Si quiere introducir una función pulse el botón que se encuentra en la barra de fórmulas.

También se utiliza la barra de fórmulas para modificar el contenido de una celda:

Seleccione la celda y haga clic sobre la barra de fórmulas y escriba una d entre la a y la o.

Si pulsa este botón , habrá cancelado la edición. Seguirá apareciendo Vallaolid en la celda.

Si pulsa este botón habrá validado la edición. Mostrará Valladolid.

Si no visualiza la barra de fórmulas, utilice la ficha Vista, y active la casilla Barra de fórmulas.



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3. Tablas de códigos de formato de número Código Significado Ejemplo

Nº Formato Se ve

# Muestra únicamente los dígitos significativos y no muestra los ceros sin valor

0

#.###

1230 1.230

0 Muestra dígitos no significativos 12 0000

0012

124 0124

? Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para alinear los decimales con formato de fuente de ancho fijo,

5,3 # ?/?? 5 3/10

8,25 8 1/4

% Porcentaje 0,12 0% 12%

@ Texto 012 @ 012

. Separador de miles 12000 #. 12

, Separador de decimales 56,12 0,0 56,1

D Días del 1 al 31 d/mm/aa 2/08/00

Dddd Días de lunes a domingo Dddd/mm Miércoles/08

M Meses de 1 a 12 D/m/aa 2/8/00

Mmmm Meses de Enero a Diciembre Mmmm/aa Agosto/00

Aaaa Año con 4 dígitos de 1900 a 9999

H Horas de 0 a 23

M Minutos de 0 a 59

S Segundos de 0 a 59

[h]:mm Tiempo transcurrido en horas

[mm]:ss Tiempo transcurrido en minutos

[ss] Tiempo transcurrido en segundos

4. Fórmulas. Operadores Una fórmula es una ecuación que realiza operaciones con los datos de una hoja de cálculo. La

fórmulas pueden realizar operaciones matemáticas, como suma y multiplicación, o pueden

comparar los valores de una hoja de cálculo o combinar texto. Las fórmulas pueden hacer

referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas de cálculo del

mismo libro o a celdas en hojas de otros libros.

Para introducir una fórmula, debe comenzar su escritura con el símbolo = / + , a continuación

están los operandos separados por diferentes operadores.

4.1. Operadores de cálculo:

Operador Significado

AR

ITM

ÉT

ICO

S

+ Suma

- Resta

* Multiplicación

/ División

^ Exponente

% Porcentaje

C O M P A R A C I Ó N

= Igual a



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> Mayor que

< Menor que

>= Mayor o igual que

<= Menor o igual que

<> Distinto de

OT

RO

S

& Concatena dos valores (de texto)

: Genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas

; Operador de unión que combina varias referencias en una sola.

Los paréntesis se utilizan para indicar la prioridad en el cálculo de unos elementos sobre otros en

la misma fórmula.

5. Lista de funciones de uso frecuente

Matemáticas y trigonométricas

Función Resultado

=ABS(número) Valor absoluto del número.

=ALEATORIO.ENTRE(inferior;superior) Devuelve un número aleatorio que se encuentra entre los dos números dados.

=COMBINAT(número;tamaño) Número de combinaciones para un número determinado de elementos.

=ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

=EXP(número) Número e elevado a la potencia del número dado.

=FACT(número) Factorial del número dado.

=GRADOS(ángulo) Convierte radianes en grados.

=LN(número) Logaritmo natural (neperiano) de un número.

=LOG(número;base) Logaritmo de un número en la base especificada.

=M.C.D(número1;número2;...) Máximo común divisor.

=M.C.M(número1;número2;...) Mínimo común múltiplo.

=PI() Valor pi: 3,1416... con 15 dígitos de precisión.

=POTENCIA(número;potencia) Eleva el número a la potencia.

=PRODUCTO(número1;número2) Multiplica los números.

=RADIANES(ángulo) Convierte grados en radianes.

=RAIZ(número) Raiz cuadrada del número.

=REDONDEAR(número;nº decimales) Redondea un número al número de decimales dado.

=RESIDUO(número;divisor) Resto de la división del número por el divisor.

=SUBTOTALES( Devuelve un subtotal dentro de una lista o una base de datos.

=SUMA(número1;número2) Suma los números dados.

=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Suma las celdas del rango que coinciden con el criterio.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rang

o_criterio1;criterio1;rango_criterio2;criterio2;…)

Suma las celdas que cumplen un conjunto de criterios.

=TRUNCAR(número;nº decimales) Recorta el número con el nº de decimales dado.

Estadísticas

Función Resultado

=CONTAR(ref1;ref2;...) Número de celdas que contienen valores numéricos.

=CONTAR.BLANCO(rango) Nº de celdas en blanco del rango



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=CONTAR.SI(rango;criterio)

=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1;criterio1;rango2;criterio2;…)

Nº de celdas del rango que coinciden con el criterio.

Nº de celdas que cumplen un conjunto de criterios.

=CONTARA(valor1;valor2;...) Nº de celdas no vacías de la lista.

=DESVEST(número1;número2, ...) Desviación estándar de una muestra.

=DESVIA2(número1;número2;...) Suma de los cuadrados de las desviaciones de los puntos dados respecto al promedio de la muestra.

=MAX(número;número2;...) Valor máximo de la lista de valores

=MEDIA.ARMO(número;número2;...) Media armónica de un conjunto de números positivos.

=MEDIA.GEOM(número;número2;...) Devuelve la media geométrica de un conjunto de números positivos.

=MEDIANA(número;número2;...) Mediana o número central de un conjunto de números.

=MIN(número;número2;...) Valor mínimo de una lista de valores.

=MODA(número;número2;...) Valor más frecuente de un rango de datos

=PERMUTACIONES(número1;tamaño) Número de permutaciones para un número de objetos que pueden ser seleccionados del número de objetos total.

=PROMEDIO(número;número2;...) Media aritmética de los argumentos dados, cuando contienen valores numéricos.

=VAR(número;número2;...) Varianza de la muestra

Búsqueda y referencia

Función Resultado

=BUSCAR(valor_buscado;vector_comparación;vector _resultado)

Busca el valor buscado en el rango del vector_comparación,

devolviendo el valor que se encuentra en la intersección con el rango vector_resultado.

=BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)

Busca en la primera fila de la matriz_buscar y devuelve el valor en la misma columna desde una fila especificada.

=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

Busca en la primera columna de la matriz_buscar y devuelve el valor en la misma fila desde una columna especificada.

=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_coincidencia)

Posición relativa de un elemento en una matriz que coincide con un valor dado en un orden especificado.

Texto

Función Resultado

=CONCATENAR(texto1;texto2;…) Une varios elementos de texto en uno sólo.

=DERECHA(texto;num_caracteres) Extrae los últimos caracteres de una cadena de texto.

=ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;num_inicial)

Busca una cadena de texto dentro de otra cadena y devuelve el nº de posición inicial de la cadena hallada.

=EXTRAE(texto;24osición_inicial;num_caracteres)

Número de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición especificada.

=IZQUIERDA(texto;num_caracteres) Extrae los primeros caracteres de una cadena de texto.

=LARGO(texto) Número de caracteres de una cadena de texto

=MAYUSC(texto) Convierte una cadena de texto en mayúsculas.

=MINUSC(texto) Convierte una cadena de texto en minúsculas.

=TEXTO(valor;formato) Convierte a texto un valor, con el formato especificado.

Lógicas

Función Resultado

=O(valor_logico1;valor_logico2;…) Devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es

VERDADERO. Devuelve FALSO si todos los argumentos son FALSO.

=SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Devuelve el valor_si_verdadero si la prueba_lógica es VERDADERO. Devuelve el valor_si_falso si la prueba_logica es FALSO.



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=Y(valor_logico1;valor_logico2;…) Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO. Devuelve FALSO si algun argumento es FALSO.

Información

Función Resultado

=ESBLANCO(valor) Devuelve VERDADERO si la celda está vacía.

=ESNOD(valor) Devuelve VERDADERO si la celda contiene el valor #N/A.

=NOD(valor) Devuelve el valor de error #N/A.

Fecha y hora

=AHORA() Nº de serie correspondiente a la fecha y hora actuales.

=AÑO(num_serie) Los 4 dígitos del año correspondiente a la fecha dada por el número de serie.

=DIA(num_serie) Número entre 1 y 31, correspondiente a la fecha dada por el número de serie.

=DIA.LAB(fecha inicial; días; vacaciones) Número que representa una fecha que es el número de días laborables antes o después de una fecha (la fecha inicial).

Los días laborables excluyen los días de fin de semana y cualquier fecha identificada en el argumento vacaciones.

=DIAS.LAB(fecha inicial; fecha final; vacaciones)

Número que representa los días laborables transcurridos

entre fecha_inicial y fecha_final. Los días laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento vacaciones.

=DIASEM(num_serie) Número entre 1 y 7 que corresponde al día de la semana de la fecha dada por el número de serie.

=FECHA.MES(fecha inicial; meses) Fecha correspondiente al número de meses transcurridos antes o después de la fecha inicial.

=FIN.MES(fecha inicial; meses) Fecha correspondiente al último día de mes, anterior o posterior a la fecha inicial del número de meses indicado.

=FRAC.AÑO(fecha inicial;fecha final; base) Calcula la fracción de año que representa el número de días enteros entre la fecha_inicial y fecha_final.

=HOY() Fecha actual en código de fecha

=NUM.DE.SEMANA(num_serie;tipo) Número de la semana en que se encuentra la fecha dada por el número de serie.



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Trabajo con tablas En este capítulo se describe cómo manejar tablas (listas de datos) al modo de una base de

datos.

1. Insertar una tabla Si desea trabajar con una lista de datos al modo de una tabla con filtros y características que

faciliten el cálculo con esos datos, seleccione el rango de celdas donde desee incluir la tabla y en

la ficha Insertar, grupo Tablas, haga clic en Tabla.

En el cuadro de diálogo que muestra indique si tendrá o no encabezados y pulse el botón

Aceptar.

Rellene los datos de la tabla.

Si tuviese los datos en celdas y escritos anteriormente, puede seleccionar las celdas y utilizar

Insertar Tabla, obteniendo un resultado idéntico.



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2. Formato automático a una tabla Si ya tiene los datos escritos en un rango de celdas, otro modo de obtener una tabla consiste en

aplicar formato de tabla a esos datos, basándose en unos modelos incorporados. Seleccione las

celdas que forman su lista de datos y utilice ficha Inicio, comando Estilos, herramienta Dar

formato como tabla.

En el desplegable incluye varias muestras correspondientes a los diferentes modelos incluidos.

3. Diseño de una tabla Cuando el cursor se encuentra en una celda de la tabla Excel muestra la ficha Diseño de

Herramientas de tabla.

3.1. Cambiar el nombre de la tabla

Las tablas en Excel tienen un nombre asignado automático, que servirá entre otros, para

seleccionar de forma rápida las celdas que la conforman.

Si desea cambiar el nombre, sitúe el cursor en la tabla y en la ficha Diseño de Herramientas de

tabla, en el grupo Propiedades cambie el nombre en el cuadro Nombre de la tabla

NOTA: Para seleccionar una tabla sitúe el cursor en una celda y pulse

CTRL + E



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Ese nombre le encontrará en la lista del cuadro de nombres de la barra de fórmulas

3.2. Cambiar tamaño a una tabla

Si desea cambiar el tamaño, sitúe el cursor en la tabla y en la ficha Diseño de Herramientas de

tabla, en el grupo Propiedades haga clic sobre Cambiar tamaño de la tabla.

3.3. Quitar duplicados

Si desea cambiar eliminar filas duplicadas en una hoja, entendiendo por tales las que repiten

datos en una o varias columnas que indique de una tabla, sitúe el cursor en una celda de la tabla

y en la ficha Diseño de Herramientas de tabla, en el grupo Herramientas haga clic sobre

Quitar duplicados.

En el ejemplo mostrado se repiten por completo los datos de dos filas de la tabla



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El botón Anular selección desmarca las casillas de cada uno de los campos de la tabla.

El botón Seleccionar todo marca las casillas de todos los campos de la tabla.

Si no marca todos los campos, se eliminarán las filas donde únicamente los campos marcados

se repitan.

3.4. Cambiar estilo de una tabla

Si desea cambiar el estilo de una tabla sitúe el cursor en una celda de la misma y en la ficha

Diseño de Herramientas de tabla, en el grupo Estilos de tabla haga clic sobre el estilo que

desee.

También puede cambiar alguna de las características relacionadas con el estilo:

1. Activar o desactivar la fila de encabezado,

2. Activar o desactivar la fila de totales.

3. Mostrar o no las filas con bandas, de modo que las pares tengan un formato diferente a las

impares, lo que facilita su lectura.

4. Mostrar o no un formato especial para la primera columna.

5. Mostrar o no un formato especial para la última columna.

6. Mostrar o no las columnas con bandas, de modo que las pares tengan un formato diferente a

las impares, para facilitar su lectura.



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3.5. Operar con los datos de una tabla

Cuando en una tabla realiza una operación entre diferentes columnas en una celda

correspondiente al primer registro, al validar se extiende automáticamente al resto de filas de la

tabla.

3.6. Función SUBTOTALES

Esta función realiza un cálculo sobre datos de una lista o base de datos. Se escribe siguiendo

esta pauta:

=SUBTOTALES(Número_de_función;rango_de_celdas)

Número de función

(incluye valores ocultos)

Número de función

(No incluye los valores ocultos)

Función

1 101 PROMEDIO

2 102 CONTAR

3 103 CONTARA

4 104 MÁX

5 105 MÍN

6 106 PRODUCTO

7 107 DESVEST

8 108 DESVESTP

9 109 SUMA

10 110 VAR

11 111 VARP

Cuando tiene una lista filtrada y utiliza la herramienta de autosuma en una celda contigua a la

lista, en lugar de la función SUMA, PROMEDIO, … utiliza SUBTOTALES.

4. Insertar / Eliminar filas o columnas a una tabla Seleccione una celda de la fila o columna donde desee

4.1. Insertar filas o columnas

En la ficha Inicio, haga clic en Insertar del grupo Celdas

Haga clic en Insertar filas de tabla encima /

Haga clic en Insertar columnas de tabla a la

izquierda.

(No son filas/columnas completas de la hoja)

Si hay cálculos en alguna de las columnas, cuando

inserta filas, se insertan con las fórmulas.



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4.2. Eliminar filas o columnas

En la ficha Inicio, haga clic en Eliminar del grupo Celdas

Haga clic en Eliminar filas de tabla /

Haga clic en Eliminar columnas de tabla.

(No son filas / columnas completas de la hoja)

5. Convertir tabla en rango normal Si desea cambiar convertir la tabla en un rango normal de celdas, conservando el aspecto de

colores, fuentes y bordes del estilo aplicado, sitúe el cursor en una celda de la tabla y en la ficha

Diseño de Herramientas de tabla, en el grupo Herramientas haga clic sobre Convertir en

rango. (Le pedirá confirmación en un cuadro de diálogo).

6. Minigráficos Un minigráfico se inserta en una celda para analizar rápidamente una serie de valores.

Bajo el rótulo Gráfica se desea mostrar mediante gráfico las notas de cada alumno

6.1. Insertar minigráfico

Seleccione el rango de celdas donde desea mostrar los minigráficos.



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En la ficha Insertar, en el grupo Minigráficos, seleccione el tipo que desee para los mismos.

En el ejemplo, seleccione el rango de celdas donde se encuentran las notas de los alumnos.



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6.2. Herramientas de diseño de minigráfico

Cuando el cursor se encuentra en la celda de un minigráfico tiene acceso a la ficha Herramientas

para minigráfico Diseño.

En los tres primeros grupos

Puede cambiar los datos de origen, en Editar datos

Eligiendo entre cambiar la ubicación para el grupo de

minigráficos, o sólo para el de la celda en la que se

encuentra.

También puede controlar en Celdas ocultas y vacías… si

se mostrarán en el minigráfico los valores de las filas /

columnas ocultas, y cómo se mostrarán las celdas vacías.

Puede cambiar el tipo de minigráfico, en el grupo Tipo

Puede mostrar de forma más llamativa determinados puntos, en el grupo Mostrar.

En el grupo Estilo puede cambiar el aspecto del minigráfico

Eligiendo un estilo de la galería, cambiando el color del minigráfico y elgiendo colores

determinados para ciertos elementos.



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En el grupo Agrupar encontrará las siguientes opciones:

Eje, para cambiar los valores mínimo y máximo del eje vertical o dejarlo en automático.

También encontrará opciones para desagrupar los minigráficos y tratarlos así de forma

independiente caa uno de ellos,o por el contrario agruparlos para que el cambio en uno, suponga

un cambio en todos ellos.

Para borrar un minigráfico o el grupo completo utilice el comando Borrar.



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Trabajo con filtros En este capítulo se describe cómo filtrar listas de datos en Excel.

1. Filtros automáticos Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de

una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para

una columna. Esos criterios pueden tener que ver con los valores de los datos o con el color.

Sitúe el cursor en una celda de la lista sobre la que quiere aplicar filtros y siga estos pasos ficha

Datos en el grupo Ordenar y filtrar haga clic en Filtro.

Aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna de la lista filtrada.

Haciendo clic en una de las flechas se muestra una lista de todos los elementos visibles y únicos

de la columna. Si selecciona un elemento de una lista de una

columna específica, puede ocultar instantáneamente todas las

filas que no contengan el valor seleccionado.

Excel indica los elementos filtrados con algunas pistas visuales: la

flecha de Autofiltro se transforma en un embudo. Los números de

las filas filtradas son azules.

1.1. Filtros de texto

Cuando la columna sobre la que aplica un filtro contiene valores

de texto, puede elegir entre:



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Cuando elige la opción Filtro personalizado le muestra el siguiente cuadro de diálogo

1.2. Filtros de número

Cuando la columna sobre la que aplica un filtro contiene valores numércios, puede elegir entre:

Diez mejores

Muestra las n entradas de valor más alto o de valor más bajo de esa columna.

Superior / Inferior del promedio

Muestra las entradas de valor superior / inferior a la media aritmética de los valores de esa

columna.



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1.3. Filtros de fecha

Cuando la columna sobre la que aplica un filtro contiene valores de numércios con formato de

fecha, puede elegir entre:

Si elige Todas las fechas en el período, podrá filtrar:

De manera que si elige Trimestre 1, le mostrará auqellos cuya

fecha se corresponda con el primer trimestre, independientemente

del año.

2. Filtros avanzados Permiten aplicar varios criterios a varias columnas y aplicar criterios con fórmulas.

Para aplicar filtros avanzados los criterios se escriben de forma ordenada en celdas, y permiten

un número indeterminado de criterios sobre el mismo campo, además de poder obtener el

resultado filtrado en un lugar diferente a la lista de datos.

Defina los criterios en un lugar aparte de la lista de datos, de manera que en una fila están los

nombres de los campos a los que aplicará filtro y en la fila inmediata hacia abajo escribirá los

criterios que desee para cada campo.

Todos los criterios que escriba en la misma fila se entiende que están ligados por el operador Y,

se tienen que cumplir cada uno de ellos en un resgistro para que quede filtrado.

Si se utilizan filas diferentes para los criterios se entiende que están ligados por el operador O,

se tiene que cumplir alguno de ellos o todos ellos a la vez.

Si desea obtener el resultado filtrado en un lugar diferente a la lista de datos inicial, debe copiar

los nombres de los campos que desee visualizar en otro lugar, no tienen que ser todos los de la



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Tel. 943830230_Fax 943830233


lista inicial, ni tampoco tienen que estar colocados en el mismo orden, pero si es de vital

importancia que los nombres de los campos sean iguales en ambos, con la misma escritura. Lo

mismo en el caso de los criterios.

Sitúe finalmente el cursor en una celda de la lista y en la ficha Datos, dentro del grupo Ordenar

y filtrar, haga clic en Avanzadas…

El resultado será el siguiente

Ejemplos de criterios:

A B C D

PAIS PAIS PARTIC. PAIS PARTIC. =B3>PROMEDIO($B$2:$B$15)

ITALIA ITALIA ITALIA >10

FRANCIA >12 FRANCIA <8



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Formato condicional El formato condicional le ayudará a resaltar celdas o rangos de celdas en función de una

condición, de modo que si ésta es verdadera se aplica el formato y si es falsa no se aplica.

En el formato condicional sólo puede hacer referencia a celdas de la misma hoja de cálculo.

Excel 2007 permite añadir barras de datos y gradientes junto a los datos para reflejar tendencias

y límites. También puede utilizar grupos de iconos que consiguen un mayor impacto visual.

1. Resaltar reglas de celdas Se aplica de acuerdo a los valores de las celdas a las que se aplicará el formato. Seleccione el

rango de celdas y en la herramienta Formato condicional seleccione Resaltar reglas de

celdas.

Seleccione Duplicar valores para resaltar los valores

duplicados o los valores únicos.

Seleccione si desea marcar duplicados o únicos y a

continuación seleccione un formato.

Si selecciona Más reglas le mostrará el siguiente

cuadro de diálogo

GRADIENTE

BARRAS

GRUPOS DE ICONOS



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Que le permite dar formato únicamente las celdas con

Valor de la celda

Texto específico

Fechas

Celdas en blanco

Sin espacios en blanco

Errores

Sin errores



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2. Reglas superiores o inferiores Identifica los valores superiores, inferiores, por encima o por debajo del promedio del rango de

celdas seleccionadas. En el desplegable de Formato condicional seleccione Reglas

superiores e inferiores.

3. Barras de datos Aplica a cada dato de las celdas seleccionadas una barra de un tamaño en función del valor de

la celda.

Si marca la casilla Mostrar sólo la barra se ocultan los valores de las celdas



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Tel. 943830230_Fax 943830233


4. Escalas de color Aplica a cada dato de las celdas seleccionadas una barra de un color, dentro del gradiente

definido en el cuadro de diálogo, en función del valor de la celda.

5. Conjuntos de iconos Aplica a cada dato de las celdas seleccionadas un icono, dentro de los definidos en el cuadro de

diálogo, en función del valor de la celda.



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6. Nueva regla aplicando fórmula Se utiliza esta opción cuando se desea aplicar formato variable a unas celdas en función de los

resultados de una fórmula en la que pueden formar parte otras celdas diferentes.

Por ejemplo, en las celdas de la columna Concepto, se desea reflejar con color de relleno rojo

aquellos cuyo tipo de IVA sea 0,21.

Seleccione el rango de celdas de los conceptos

(B4:B9) y utilice Nueva regla en el desplegable del

formato condicional



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7. Administrar reglas Si precisa añadir varias reglas a un rango, editar las reglas existentes, eliminar alguna de ellas, o

cambiar el orden en el que se aplican puede hacer uso del Administrador de reglas, que se

encuentra al final del desplegable de Formato condicional.

Podemos utilizarle para que el rango de celdas seleccionado -los conceptos B4:B9 -, tomen otros

colores para los diferentes tipos de IVA: verde para 0,16 y azul para los de 0,08

En ese caso agregaremos dos reglas, empleando cada vez el botón Nueva regla, se empleará

una fórmula similar a la del apartado anterior, sólo que en una de las nuevas se igualará a 0,16 y

en el botón formato aplicaremos el color verde, y para la segunda nueva regla igualaremos a

0,08 y aplicaremos con el botón formato el color azul.

El botón Aplicar, hace que se comprueben las reglas aplicando los formatos definidos con ellas,

manteniendo abierto el cuadro de diálogo del Administrador de reglas. El botón Aceptar, además

cierra este cuadro de diálogo.

Para modificar una de las reglas, sitúe el cursor sobre ella y pulse el botón Editar regla.

Para eliminar una de las reglas, sitúe el cursor sobre ella y pulse el botón Eliminar regla

8. Eliminar todas las reglas de un rango o de la hoja activa Si desea eliminar todas las reglas de formato condicional aplicadas a un rango de celdas,

seleccione ese rango y utilice la opción Borrar reglas .Borrar reglas de las celdas

seleccionadas.

Si desea eliminar todas las reglas de formato condicional aplicadas en una hoja, sitúe el cursor

en esa hoja y utilice la opción Borrar reglas .Borrar reglas de toda la hoja.



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Ordenación ,validación de datos y esquemas

1. Ordenar una lista Sitúe el cursor en una celda de la lista que quiere ordenar y en la ficha Datos, dentro del grupo

Ordenar y filtrar, haga clic sobre Ordenar.

Seleccione la columna por las que quiere ordenar en primer lugar en el cuadro Ordenar por. Para

utilizar otro criterio más de ordenación pulse el botón Agregar nivel.

En Ordenar según, encontrará nuevas posibilidades además de valores: Color de celda, color de

fuente, icono de celda.

Haga clic en el botón Opciones, para ordenar columnas en función del contenido de las filas o

cuando el primer criterio de ordenación que utiliza, tiene valores que forman parte de una lista

personalizada y quiera emplear ese orden personalizado.

2. Validación de datos Define qué datos son válidos para celdas

individuales o rangos de celdas; restringe la

entrada de datos a un tipo particular como

números enteros, números decimales o texto y

establece límites para las entradas válidas.

Seleccione las celdas que tendrán los mismos

criterios de validación y en la ficha Datos en el

grupo Herramientas de datos, haga clic en



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Validación de datos.

En la ficha Configuración seleccione en el cuadro Permitir el tipo de datos que admitirá (Fecha,

Hora, Número entero, decimal) o bien otro tipo de restricción:

Lista para que admita exclusivamente un valor de la lista dada, mostrando en cada celda

seleccionada un cuadro combinado. En este caso deberá indicar el rango de celdas en el que se

encuentra esa lista de valores, que debe estar en la misma hoja que las celdas a las que aplica

esta regla.

Longitud del texto, para limitar el número de caracteres que se introducen en la celda.

Personalizada, para determinar entradas de celda válidas utilizando una fórmula.

Para que aparezcan mensajes que describan cómo debe introducir los datos utilice las opciones

de la ficha Mensaje de entrada.

Para que aparezcan mensajes que describan el error cometido cuando no haya cumplido las

reglas de validación, utilice las opciones de la ficha Mensaje de error.



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Ejemplo: en la hoja siguiente se desea establecer una regla de validación a las celdas donde

escribirá las cantidades que lleva, de modo que la cantidad que lleva, sea inferior al 80% de la

diferencia entre los que ingresa y lo que lleva.

Para ello,seleccione el rango de celdas correspondiente a

Lleva y utilce Validación de datos seleccione personalizada

y escriba la siguiente fórmula:

3. Rodear con un círculo los datos no válidos Cuando aplicó reglas de validación sobre celdas que ya

tenían datos, es posible que algunas de ellas no cumplan

las reglas impuestas, puede resaltarlas con un círculo.

En la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos

haga clic en Validación de datos, Rodear con un

círculo datos no válidos.

4. Borrar círculos de validación Para borrar los círculos de comprobación de la validación,

en la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos

haga clic en Validación de datos, Borrar círculos de

validación.

5. Eliminar validación de un rango de datos Para eliminar la validación seleccione las celdas.

Seleccione las celdas que tendrán los mismos criterios de validación y siga estos pasos Datos

Herramientas de datos Validación de datos y en el cuadro de diálogo pulse el botón

Borrar todos.



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6. Esquemas Cuando los datos están en forma de lista, Microsoft Excel puede crear un esquema que le

permita ocultar o mostrar niveles de detalle con un solo clic. Un esquema permite ver

rápidamente sólo las filas o las columnas que proporcionan resúmenes o títulos de la hoja, o bien

mostrar las áreas de datos detallados adyacentes a una fila o columna de resumen.

Un esquema puede tener varios niveles de detalle, cada uno de los cuales proporciona datos

sobre el nivel inmediatamente superior.

Encontrará los comandos correspondientes en la ficha Datos en el grupo Esquemas

6.1. Esquema automático

Le realizará correctamente si ha resumido datos mediante fórmulas que contienen funciones

como SUMA o SUBTOTALES.

Sitúe el cursor en una celda de la lista de datos que desee esquematizar y utilice el comando

Agrupar Autoesquema :



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En el ejemplo ha generado un esquema con tres niveles en filas y 2 niveles en columnas.

Si pincha en el nivel 1 de filas

Si pincha en el nivel 2 de filas

6.2. Agrupar

Agrupando las filas o columnas de detalle, que su momento ocultará / mostrará.

Seleccione las filas o columnas que contienen datos de detalle. Por ejemplo, las filas del mismo

tipo (a )

Utilice el comando Agrupar Agrupar.

Haga lo mismo con cada tipo: filas.2 y 3. Después con las filas 5 a 8.

Después repita esta operación con todo: filas 2 a 9. Columnas C y D.

6.3. Desagrupar

Para desagrupar filas o columnas, seleccione esas filas o columnas y utilice el comando

Desagrupar Desagrupar.

6.4. Eliminar un esquema

Sitúe el cursor sobre cualquier celda de la lista de datos y utilice el comando Desagrupar

Borrar esquema.



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7. Subtotales. Los subtotales permiten presentar la información de una lista de manera resumida, porque

altiempo que realiza cálculos parciales y globales por los grupos que se indican, realiza un

esquema automático de la hoja.

Para crar un subtotal ordene la lista por la columna por la que desee agrupar la información.

Seleccione una celda de la lista y en la ficha Datos , dentro del grupo Esquema, haga clic en

Subtotal.

Para cada cambio en, seleccione la columna que contenga

los grupos cuyos subtotales desee calcular. Deberá ser la

misma columna por la que se haya ordenado la lista.

Usar función, seleccione la función que desee emplear para

calcular los subtotales.

Agregar subtotal a, active las casillas de verificación

correspondientes a las columnas que contengan los valores

cuyos subtotales desee extraer.

Reemplazar subtotales actuales, debe desmarcar esta

casilla si desea anidar varios subtotales.

Salto de página entre grupos, inserta un salto de página

para cada cambio de grupo.

Resumen debajo de los datos, Sitúa las filas de títulos y la

fila del total debajo de los datos asociados.

Quitar todos, elimina todos los subtotales de la lista, sin que ello afecte a los datos originales

de la lista.

Se pueden agregar subtotales a otros existentes. Para ello deberá ordenar previamente la lista

por las columnas correspondientes a esos agrupamientos y en el mismo orden aplicará los



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subtotales, por esas columnas, teniendo especial cuidado en desmarcar la casilla Reemplazar

subtotales actuales en el segundo.

Si en esta lista desea obtener subtotales por cada localidad y dentro de cada localidad por juego,

debe ordenar en ese mismo orden.

Tras aplicar subtotales, se observa que Excel ha empleado la función SUBTOTALES para

realizar los cálculos.



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Herramientas de datos

1. Obtener datos externos Este comando permite convertir datos con estructura de texto a una estructura de tabla.

2. Texto en columnas Este comando permite convertir datos con estructura de texto a una estructura de tabla.

margarita;26;valladolid

ana;12;leon

juan;32;mucientes

pedro;24;meneses

La estructura de texto es una lista donde los campos pueden ser de ancho fijo o llevar un

símbolo de separación, y en la hoja se muestran en diferentes filas en una única columna.

Seleccione las celdas que desee transformar y utilice el comando Texto en columnas que

encontrará en la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos.



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En el asistente indique cómo son los datos originales y pulse el botón Siguiente. Si en el primer

paso marcó Delimitados, en la segunda ventana deberá indicar el separador. A continuación el

tipo de datos que se obtendrá en cada columna.

El resultado es que el texto se distribuye en el mismo número de filas y en tantas columnas como

el número de datos separado con delimitadores de una de las celdas originales.

3. Consolidar datos

Consolidar consiste en resumir la información de una o más áreas de origen y mostrarla en una

tabla.

En el proceso de consolidación intervienen:

Áreas de origen, son los rangos de celda consolidados en el área de destino que se especifique.

Las áreas de origen pueden estar en cualquier hoja de cálculo de un libro o en otros libros

abiertos o cerrados.

Área de destino, es el rango de celdas que se seleccionan para contener los datos resumidos en

una consolidación. El área de destino puede estar en la misma hoja de cálculo que los datos de

origen o en otra hoja de cálculo. Una hoja de cálculo solamente puede contener una

consolidación.



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La función de resumen que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos. Podrá

elegir entre: Suma, Contar, Promedio, Máx, Mín, Producto, Contar números, Desvest, Desvestp,

Var y Varp.

Los datos de estas dos hojas (año-2005, año-2006) se quieren consolidar en una hoja nueva

Situe el curso en la hoja nueva y utilice el comando Consolidar que encontrará en la ficha

Datos, en el grupo Herramientas de datos.

Seleccione la función de cálculo con la que desea resumir los datos de las hojas que consolida.

Por cada área de origen, indique el rango de celdas en Referencia y pulse el botón Agregar.

Si consolida por posición es porque los datos ocupan las mismas posiciones en todas las áreas

de origen. En la hoja de destino puede tener escritos los mismos rótulos y el cursor debería estar

inicialmente en la celda del primer resultado. En referencia basta con que seleccione el rango de

celdas de valores.



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Si cambia los valores de alguna de las hojas de origen, debe repetir el proceso, aunque

encontrará que aparecen definidos los rangos de las áreas de origen.

Si consolida por categoría es porque los datos ocupan diferentes posiciones en las áreas de

origen.

En ese caso, la hoja de destino no tendrá rótulos y en referencia seleccionará rótulos y valores.

Además marcará Usar rótulos de fila y columna.

Si cambian los datos de origen tampoco cambiaría el resultado en la hoja resultante.

En el momento de crear la consolidación debe marcar Crear vínculos con lo datos de origen

paara que se actualice.

4. Introducción al análisis y si El proceso de cambiar los valores de celdas para ver el modo en que afectan al resultado de las

fórmulas se conoce como análisis y si.

Excel brinda diferentes herramientas para ello.A continuación se describen algunas de ellas.

4.1. Uso de escenarios

Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda asociándoles a un rango de celdas, de

modo que si tiene varios escenarios para dicho rango, Excel podrá reemplazar de forma

automática en esas celdas los valores de uno u otro escenario para ver el modo en que afectan

al resultado de determinadas fórmulas.

Se definen dos escenarios para las celdas C2:C5, uno con gastos_reales y otro con

gastos_minimos.

El resultado de la fórmula de beneficios en B9 es diferente si se utiliza uno u otro.

Para definir un escenario se seleccionan las celdas que lo integran, siempre celdas cambiantes

que no contengan fórmulas y un máximo de 32.



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Utilice el comando Datos Herramientas de datos Análisis y si Administrador de

escenarios. Pulse el botón Agregar y escriba el nombre del escenario.

Cambie los valores de las celdas cambiantes y repita el proceso para definir el escenario de

gastos_minimos.

Desde el administrador de escenarios puede seleccionar uno de ellos y utilizar el botón Mostrar,

de manera que las celdas correspondientes reemplazan sus valores por los del nuevo escenario.

Si mas adelante elige le otro escenario y pulsa Mostrar vuelven a reemplazarse los valores de

las celdas, con lo que el resultado de los beneficios ha cambiado.

Puede elaborar un informe, para ello pulse el botón Resumen en el administrador de escenarios



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La celda resultado es la que desea observar cómo cambia al cambiar el escenario, en nuestro

ejemplo es la de los beneficios C9. El informe lo muestra en una hoja nueva.

4.2. Búsqueda de objetivo

La búsqueda de objetivose utiliza cuando sabe el resultado que desea obtener en una fórmula

pero no está seguro de los valores que deben tener las celdas de las que depende esa fórmula.

Sólo funciona con una variable.

En el ejemplo la búsqueda de objetivo la realizaremos con la variable de los ingresos.



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Tablas dinámicas En este capítulo se describe cómo crear, modificar, eliminar, actualizar, ... gráficos dinámicos e

informes de tabla dinámica.

Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que resume, o ejecuta una comprobación

cruzada, de grandes volúmenes de datos. Podrá girar sus filas y columnas para ver diferentes

resúmenes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes páginas, o ver en

pantalla los detalles de determinadas áreas de interés.

1. Elementos de una tabla dinámica PÁGINA COLUMNA

FILA DATOS

Campo de Página, es una campo de una lista que se utiliza para filtrar los datos resumidos por el

elemento seleccionado en ese campo. Al seleccionar otro elemento de un campo de página, la

tabla dinámica cambiará para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento.

Campos de fila se utilizan para agrupar los datos de la lista por ese campo, mostrando el

resultado de esa agrupación como encabezados de fila.

Campos de columna se utilizan para agrupar los datos de la lista por ese campo, mostrando el

resultado de esa agrupación como encabezados de columna.

Campo de datos, generalmente resumen datos numéricos, pero también puede contener texto.

De forma predeterminada se resumen con la función Contar, aunque se puede cambiar a otra

función. Las funciones de resumen a utilizar en una tabla dinámica:

Suma Suma de valores.

Contar El número de elementos. Funciona como la fucnión CONTARA de la hoja de cálculo.

Promedio Media aritmética de los valores

Máx Valor máximo

Mín Valor mínimo

Producto Producto de los valores

Contar núm El número de filas que tienen datos numéricos. Funciona como la función CONTAR de

la hoja de cálculo.

Desvest Estimación de la desviación estándar de una población, donde la muestra son todos los

datos que van a resumirse.

Desvestp Estimación de la desviación estándar de una población, donde la muestra son todos los

datos que van a resumirse y éstos son el total de la población.

Var Estimación de la varianza de una población, donde la muestra son todos los datos que

van a resumirse.

Varp Varianza de una población, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse

y estos son el total de la población.



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2. Crear tabla dinámica de lista de Excel Utilice el comando InsertarTablas Tabla dinámica Tablas dinámica.

Mostrará en pantalla el cuadro de diálogo, donde deberá indicar la procedencia de los datos a

resumir y analizar. Especifique el rango de la lista, donde están los datos que pretende resumir.

Como Microsoft Excel utiliza los datos de la primera fila de la lista para los nombres del campo,

esa lista deberá contener rótulos de columna.

Indique dónde desea colocar la tabla dinámica. (Se recomienda en hoja nueva).

Le llevará a una hoja nueva donde le mostrará el esquema de los elementos de la tabla dinámica

y la lista de campos a la derecha, con diferentes paneles que le ayudarán a diseñarla.

Si arrastra un campo de la lista al área de filtro de informe, será para obtener un campo de

página, que le permitirá filtrar la tabla por dicho campo.

Si arrastra un campo de la lista al área de Rótulos de columna, será para obtener en la tabla

tantas etiquetas de columna como grupos diferentes se puedan hacer por ese campo.

Si arrastra un campo de la lista al área de Rótulos de fila, será para obtener en la tabla tantas

etiquetas o campos de fila, como grupos se puedan hacer en ese campo.



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Si arrastra un campo de la lista al área de valores, será para que en la tabla, para cada grupo

originado por el cruce de columna y fila realice un cálculo con los valores que encuentre para ese

campo.

Por omisión, en DATOS, suma los valores existentes en ese campo para cada cruce, excepto si

el campo es texto que cuenta. Para cambiar el cálculo y el rótulo haga clic en el desplegable que

presenta ese campo en el área de valores y en el menú seleccione Configuración de campo de

valor.

En Mostrar valores como, podrá elegir el modo de realizar el cálculo:

Diferencia de Muestra todos los datos en el área de datos como la diferencia entre el valor del

Campo base y el Elemento base especificados.

% de Muestra todos los datos del área de datos como un porcentaje del valor del Campo

base y del elemento base especificados.

% de la diferencia de Presenta todos los datos en el área de datos como la diferencia entre el valor del

Campo base y del Elemento base, como un porcentaje de los datos base.

Total en Presenta los datos de elementos sucesivos como un total actual.

% de la fila Presenta los datos en cada fila como un porcentaje del total de cada fila.

% de la columna Presenta los datos en cada columna como un porcentaje del total de cada columna.

% del total Presenta los datos en el área de datos como un porcentaje del total general de todos

los datos de la tabla dinámica.

Indice Presenta los datos utilizando los siguientes cálculos: ((valor en celda) x (Suma total de

sumas totales)) / ((Suma total de fila) x (Suma total de columna)



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3. Cambiar las opciones de la tabla dinámica Con el cursor situado en la tabla dinámica, siga estos pasos:

Herramientas de tabla dinámicaOpciones Tabla dinámica Opciones

Le mostrará un cuadro de diálogo con varias fichas, donde podrá establecer características de

formato, cálculo, etc.



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4. Actualizar una tabla dinámica Si realiza cambios en la lista origen de datos, sin agregar más campos ni más registros, deberá

actualizar la tabla dinámica para que los cambios se manifiesten en este informe.

Para ello, sitúe el cursor sobre la tabla dinámica y siga estos pasos:

Herramientas de tabla dinámicaOpciones Datos ActualizarActualizar

Si agregar más campos o más registros, deberá cambiar el origen de datos.

Para ello, sitúe el cursor sobre la tabla dinámica y siga estos pasos:

Herramientas de tabla dinámica Opciones Datos Cambiar origen de datos

Cambiar origen de datos

En el cuadro de diálogo seleccione el nuevo rango o aumente el anterior, según corresponda.

5. Crear tabla dinámica de fuente de datos externa Los datos están almacenados en un archivo o base de datos que no está en un libro de Excel.

Utilice el comando Insertar Tablas Tabla dinámica Tablas dinámica.

En el cuadro de diálogo marque la opción Utilice una fuente de datos externa, y pulse el botón

Elegir conexión.



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Pulse el botón Examinar en busca de más, si no tiene ninguna conexión establecida con el libro

actual, y en el cuadro de diálogo siguiente localice el archivo de base de datos al que desee

conectarse.

Le mostrará un cuadro de diálogo similar al anterior para que seleccione la tabla a la que desee

conectarse.

Después le mostrará el esquema de tabla dinámica y la lista de campos a la derecha, para que

haga su diseño

6. Fórmulas

6.1. Elemento calculado

Elemento de una tabla que utiliza una fórmula

creada por el usuario. Los elementos

calculados pueden realizar cálculos utilizando

el contenido de otros elementos del informe de

tabla dinámica, y se pueden incorporar en filas

o columnas.

Para insertar un elemento calculado en una

tabla dinámica, seleccione el campo o un elemento del campo al que desee agregar el elemento



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calculado y siga estos pasos: Herramientas de Tabla dinámica

OpcionesHerramientasFórmulas Elemento calculado.

En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el elemento calculado. En el cuadro Fórmula,

escriba la fórmula para el elemento. Para utilizar los datos de un elemento en la fórmula, haga

clic en el campo en el cuadro Campos, elija un elemento en la lista Elementos y, a continuación,

haga clic en Insertar elemento. Pueden incluirse únicamente los elementos del mismo campo en

que se cree el elemento calculado.

Para eliminar un elemento calculado en una tabla dinámica, seleccione el elemento calculado o

cualquier otro elemento del campo del que desee eliminar el elemento calculado y Herramientas

de Tabla dinámica Opciones Herramientas Fórmulas Elemento calculado.

Seleccione el elemento en el cuadro Nombre, y pulse el botón Eliminar

Para modificar un elemento calculado en una tabla dinámica, seleccione el elemento o un

elemento cualquiera del campo del desee modificar el elemento calculado y Herramientas de

Tabla dinámica Opciones Herramientas Fórmulas Elemento calculado.

Seleccione el elemento en el cuadro Nombre, realice los cambios necesarios en la fórmula y

pulse el botón Modificar.

6.2. Campo calculado

Para insertar un campo calculado1 en una

tabla dinámica, sitúe el cursor sobre la tabla

dinámica y siga estos pasos: Herramientas

deTabla dinámica Opciones

Herramientas Fórmulas Campo

calculado.

En el cuadro Nombre, escriba un nombre

para el campo calculado. En el cuadro

Fórmula, escriba la fórmula para el campo.

Para utilizar los datos de un campo en la

fórmula, elija un campo en la lista Campos, e y, a continuación, haga clic en Insertar campo.

Para modificar un campo calculado, utilice el mismo comando y en el cuadro Nombre, seleccione

el campo; realice las modificaciones en la fórmula y pulse el botón Modificar.

Para eliminar un campo calculado, utilice el mismo comando y en el cuadro Nombre, seleccione

el campo y pulse el botón Eliminar.

6.3. Cambiar el formato del informe de tabla dinámica

Sitúe el cursor sobre la tabla dinámica y siga estos pasos Herramientas de Tabla dinámica

DiseñoDiseño Diseño de informe

1 Campo de una tabla que utiliza una fórmula creada por el usuario. Pueden realizar cálculos utilizando otros campos de la

tabla dinámica.



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6.4. Gráfico dinámico

Cree una tabla dinámica, teniendo en cuenta que los campos de fila serán campos de categoría

en el gráfico y los campos de columna serán campos de serie en el gráfico – sólo existen estos

campos si el informe de tabla dinámica tiene un formato sin sangría -.

Con el cursor sobre la tabla dinámica siga estos pasos: Herramientas de Tabla dinámica

Opciones Herramientas Gráfico dinámico.

Seleccione el tipo y el subtipo de gráfico. Puede cualquier tipo excepto el de XY (Dispersión), de

burbujas y de cotizaciones.

El resultado es similar a cualquier otro gráfico, salvo que muestra un panel de filtros del gráfico

dinámico, que le permite:

En los campos de leyenda (series), mostrar / ocultar series.

En los campos de eje (categorías), mostrar / ocultar puntos de las series.

En Filtro de informe, aplica el filtro sobre el gráfico.



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Auditoría de fórmulas En la ficha Fórmulas encontrará el grupo Auditoría de fórmulas.

Con las herramientas que brinda podrá realizar una revisión sobre los cálculos realizados en la

hoja activa.

1. Rastrear precedentes Muestra flechas que indican las celdas que afectan al valor de la celda seleccionada

actualmente. Para rastrear las celdas que proporcionan directamente valores a la fórmula de la

celda activa, haga clic de nuevo en el botón Rastrear precedentes.

2. Rastrear dependientes Muestra flechas que indican las celdas afectadas por el valor de la celda seleccionada

actualmente. Para agregar niveles adicionales de dependientes indirectos, haga clic de nuevo en

el botón Rastrear dependientes.



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3. Quitar flechas Quita las flechas trazadas por rastrear precedentes o por rastrear dependientes.

4. Mostrar fórmulas Muestra la fórmula en cada celda, en lugar del valor resultante.

5. Comprobación de errores Busca errores comunes en fórmulas.

Si pulsa sobre el botón Mostrar pasos de cálculo:



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Si pulsa sobre el botón Modificar en la barra de fórmulas:

6. Evaluar fórmula Inicia el cuadro de diálogo Evaluar fórmula, para depurar una fórmula, evaluando cada parte de

la fórmula individualmente.

A medida que pulsa el botón Evaluar sustituye la referencia subrayada por el valor

correspondiente.

A medida que pulsa el botón Paso a paso para entrar va mostrando las fórmulas de las celdas

precedentes



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Tel. 943830230_Fax 943830233


7. Ventana inspección Supervisa los valores de determinadas celdas al mismo tiempo que se realizan cambios en la

hoja.

Los valores se muestran en una ventana separada, que se mantiene visible independientemente

del área que se muestre del libro.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


Seguridad Para asegurar el trabajo realizado en Excel, evitando cambios indeseables, puede emplear

diferentes herramientas que encontrará en la ficha Revisar

1. Proteger parcialmente una hoja De una hoja en la que hay que realizar cambios en datos de celdas delas que dependen ciertos

cálculos, la protección que se realiza es parcial, de modo que queda toda la hoja protegida

excepto las celdas cuyos datos habrá que cambiar con el tiempo.

El primer paso es desbloquear las celdas en las que desea teclear valores libremente.

Seleccione esas celdas y en la ficha Inicio, en el iniciador de grupo Fuente, pase en el cuadro de

diálogo de Formato de Celdas a la ficha Proteger

Desmarque la casilla Bloqueda y pulse el botón Aceptar.

Segundo paso proteger la hoja. Para ello en la ficha Revisar pulse sobre el comando Proteger

hoja.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


Marque las casillas correspondientes a las acciones

que permitirá realizar a los usuarios sobre esa hoja,

una vez protegida.

Escriba una contraseña si no quiere que pueda

desprotegerla cualquiera y pulse el botón Aceptar.

A partir de ahora, en la hoja sólo podrá realizar

cambios en las celdas que había desbloqueado

anteriormente. En el resto, si trata de hacer cambios le

mostrará el siguiente cuadro de diálogo

1.1. Desproteger una hoja

Para desproteger una hoja protegida, en la ficha Revisar, encontrará la herramienta

Desproteger hoja. Sólo si tenía contraseña, le mostrará un cuadro de diálogo solicitándola.

2. Proteger / Desproteger libro Si lo que desea es proteger la totalidad del libro, evitando modificaciones en su estructura utilice

el comando Proteger libro.

Cuando marca la casilla Estructura, impide cambios en las propiedades de las hojas que

componen el libro, tales como:

Insertar o eliminar hojas

Cambiar nombre de las hojas

Mover o Copiar hojas

Cambiar el color de las etiquetas

Si hubiese hojas ocultas, no podrá mostrarlas.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


Si marca la casilla Ventanas, no muestra los iconos del borde superior derecho de la ventana,

con el fin de impedir acciones como: Maximizar, restaurar, minimizar o cerrar.

Debe escribir contraseña. Le mostrará un segundo cuadro de diálogo paraconfirmar la

contraseña

Para desproteger un libro ya protegido utilice el mismo comando. Solicitará la contraseña.

3. Compartir un libro con varios usuarios Si hay varios usuarios que tienen que trabajar con diferentes datos de un mismo libro, guarde el

libro en un servidor común a esos usuarios. Después en la ficha Revisar, utilice el comando

Compartir libro. Marque la casilla Permitir la mofdificación por varios usuarios a la vez.

En la ficha Avanzados, puede Guardar un informe historial de cambios, del tiempo que

establezca, así como establecer un tiempo automático para las actualizaciones y definir el modo

de resolver conflictos entre diferentes usuarios a la hora de guardar los cambios.

No se puede compartir un libro si incluye tablas.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


4. Permitir que determinados usuarios modifiquen rangos en una hoja de cálculo

Si hay varios usuarios que tienen que trabajar con diferentes datos de un mismo libro, tal vez

precise de una protección parcial para cada usuario, de modo que cada uno de ellos, sólo pueda

cambiar un rango de celdas concreto. Para ello utilice el comando Permitir que los usuarios

modifiquen rangos de la ficha Revisar.

Pulse el botón Nuevo para indicar el rango que se desbloqueará con contraseña cuando la hoja

esté protegida. Debe confirmar la contraseña.

Después puede seguir definiendo nuevos rangos para desbloquear con otras contraseñas



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


En este ejemplo, pueden definirse rangos para los diferentes profesores que imparten las

asignaturas. Una vez definidos todos, pulse el botón Aplicar.

Después pulse el botón Proteger hoja, para que sólo el que ha diseñado la hioja pueda cambiar

estas características definidas.

Guarde el libro y cierre. Cuando abra el libro de nuevo, si trata de modificar una celda incluída en

alguno de esos rangos, le solicitará contraseña.

De ese modo se asegurará que las notas sólo las escribirá el profesor de esa asignatura y no

puede escribir en cualquier otra por error.

Para eliminar estos rangos que se desbloquean de forma restringida debe desproteger la hoja.

Después, utilice el mismo comando que em`leó para definirlos y en el cuadro de diálogo

seleccione cada rango por su nombre y pulse el botón Eliminar.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


5. Establecer contraseña para la apertura del libro y/o para la escritura

Esta contraseña es para el libro entendiéndolo como archivo.

Utilice el comando Guardar como de la ficha Archivo.

Si marca la casilla Se recomienda sólo lectura, cuando abra el archivo le mostrará un cuadro de

diálogo similar a éste



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


Macros Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de

Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea. Cada vez que

se grabe una macro, ésta se almacenará en un nuevo módulo adjunto a un libro. En definitiva es

un conjunto de instrucciones que sirven para automatizar procesos.

Puede crear macros con el Editor de Visual Basic y/o con la grabadora de macros. Esta última

permite crear la macro, grabando cada acción que realiza desde el momento que se pone en

funcionamiento. Con frecuencia se comienzan las macros con la grabadora y se complementan

con el Editor de Visual Basic.

1. Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido Puede incluir botones en la barra de herramientas de acceso rápido pr Botón de Office

pciones, en la categoría Personalizar seleccione la Ficha programador

Agregue los botones que le faciliten el trabajo.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


2. Grabar una macro Antes de grabar o escribir una macro, planifique los pasos y los comandos que desea que

ejecute la macro. A continuación siga Vista Macros Macro Grabar macro

En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.

El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los demás caracteres pueden ser

letras, números o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro;

puede utilizarse un carácter de subrayado como separador de palabras.

La tecla de Método abreviado que se utilice no puede ser ni un número ni un carácter especial.

La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método abreviado predeterminada

en Microsoft Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro.

En el cuadro Guardar macro en, seleccione:

Este libro. Guarda la macro en el libro actual.

Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que puede ser ejecutada en cualquier

libro creado durante la sesión actual de Excel.

Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en cualquier momento sin

importar el libro de Excel que se esté utilizando..

Puede incluir una descripción de la macro, en el cuadro Descripción.

Una vez que pulsa Aceptar, comienza la grabación de todas las acciones que lleve a cabo. Se

mostrará en la barra de estado el botón Detener grabación.

Si selecciona celdas mientras está grabando una macro, ésta graba referencias absolutas de

celda.

Utilice Vista Macros Macros Usar referencias relativas.

Si desea visualizar el código de la macro, utilice el Editor de Visual Basic.



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Tel. 943830230_Fax 943830233


3. Ejecutar una macro En la ficha Vista Macros Macros Ver macros.

En el cuadro Nombre de la macro, seleccione la macro y pulse el botón Ejecutar.

Puede interrumpir la ejecución de la macro presionando ESC.

4. Agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido asociado a una macro

Para agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido asociado a una macro.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


1. En Comandos disponibles en, seleccione Macros.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


2. Seleccione la macro.

3. Pulse el botón Agregar.

Si desea otra imagen para el botón, seleccione la macro en el cuadro derecho pulse Modificar

Para cambiar el nombre que mostrará al posicionar el cursor sobre el botón, escriba en el

cuadro Nombre para mostrar.

5. Eliminar/Modificar macro Para eliminar o modificar una macro siga Vista Macro Ver macros

Seleccione la macro y pulse el botón Eliminar para eliminar la macro, o el botón Modificar para

acceder a la ventana del editor de Visual Basic, donde modificar el código de la macro.

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Manual Excel 2010 avanzado