Kommunale tendenser- digitalisering på

dagsordenen

Lemvig Kommune31. august 2009

Bjørn Borre, SpecialkonsulentKL’s Center for Borgerbetjening og IT

bjb@kl.dk / 27 52 25 24

12-04-2023

Det siger jeg

• Kommunale tendenser – digitalisering på dagsordenen

• Rollefordelingen i det offentlige• Fælles projekter – hvad er på vej• Hvad skal I gøre..?!

12-04-2023

Digitalisering - en del af løsningen

Digitalisering er et middel til at nå de egentlige mål:kvalitet!effektivisering!bedre service!

Spar (ikke) på digitaliseringen!

500.000.000 kr. x 5!”Det øgede råderum på 1 mia. kr. i 2010 vil blive tilvejebragt ved, at kommunerne omprioriterer og forbedrer ressourceudnyttelsen for mindst ½ mia. kr., og at staten gennemfører initiativer, der frigør ressourcer i kommunerne for mindst ½ mia. kr., så de i stedet kan anvendes til service til borgerne.”(Finanslovspjecen 2010)

Hvis kommunerne intet gør, mangler vi 0,5 mia. år efter år.

Effektivisering via digitalisering skal finde sted

Hvor har I og vil I forbedre ressourceudnyttelsen?

Bedre service med færre hænderIT er ikke bare legetøj!

Borgerservice

KvalitetLet for borgeren

Sammenhæng

Økonomi

Råderum

Effektivitet

Ny strategi give lokal dynamik

Let at lave om

Let at gå nye veje

Flere leverandører

Kommunerne skal sammen skabe

bedre arbejdsgange via digitale løsninger

Staten vil styre kommunerne med centrale it-løsninger• Statslige digitale projekter, fører typisk til ét centralt system, der låser markedet og dræber

innovationen.• Den enkelte kommune skal selv sætte dagsordenen og prioritere nye koblinger mellem

opgaveløsning og IT• Der er støtte, inspiration og stordriftsfordele i fælleskommunale samarbejder

Kommunerne skal styredigitaliseringen !Fortid• Mange små kommuner køber it

individuelt• Én leverandør præger it-

udviklingen• Staten udruller centrale it-

løsninger

Fremtid• Kommuner har fælles digital

indkøbskraft• Mindst to leverandører på alle

vigtige områder• Kommunernes løsninger skaber

mere effektiv service

IT-leverandører fokuserer på egen indtjening

Husk at den gode frokost ikke garanterer et godt produkt!

IT-markedet opererer ikke kun i kommunens interesse – kan bl.a. skabe tekniske bindinger

Ved fælles ”bestilling” kan kommunerne fastsætte standarder overfor IT-markedet, få bedre sammenhængende løsninger og spare penge.

Standarder åbner for lokale IT-løsninger

der kan skilles og samles

Modtag

henvendelseOpklar sag Beregn ydelse Afgør sag

Meddel

afgørelseArkiver Følg op

Registrer

ansøgning

Borgerportalen

Find indkomst

eIndkomst

SKAT/CSC

Boligstøtte-

Beregning

KMD

Brev-

Skabeloner

Kommunens

egne

Mail til

borgeren

Outlook

ESDH

Arkiv

Fujitsu

Ledelses-

information

WM-Data

OIO

XM

L

OIO

XM

L

OIO

XM

L

OIO

XM

L

OIO

XM

L

OIO

XM

L

OIO

XM

L

Kræver (3) Åbne servicegrænseflader til IT-løsninger hos forskellige myndigheder og IT-leverandører

Kræver (1) Tværoffentlige IT-projekter og procesejerskab så IT-løsninger dækker hele processer

Kræver (2) Tværoffentlige Standarder for opdeling af processer, IT-systemer og deres informationer

Standarder: Omsorgsløsninger på ældreområdet Fælles standarder har skabt sammenhæng på tværs af it

leverandører og øget konkurrencen!Rammeudbud: Elektroniske arkiver (ESDH)Fælles offentligt rammeudbud, baseret på standarder, har

tiltrukket flere kvalificerede it-leverandører!

Fælles ejerskab: Nyt BBR-registerFælles kommunalt udbud af én fælles it-løsning, baseret på

standarder, har forbedret pris og kvalitet!

Strategien har vist sit værd

IT-afdelingen kan ikke definere den gode digitale opgaveløsning• Farvel til silotænkning• Kun fagforvaltningerne kan fastlægge, hvad der

er den gode digitale opgaveløsning• Fagafdelinger skal tage ansvar for it-

løsningerne knyttet til deres faglige opgaveløsning

• IT-afdelingen skal bakke op, og hjælpe fagafdelingernes afklaring om investeringsbehov og muligheder på vej

Rollefordelingen i den offentlige sektor

Bl.a. Kombit og jer

Kombit – hvad er det nye?

• Omlægning af selskabet Kommune Holding• Større finansieringskraft – 600 mio.kr. (til bl.a.

initialinvesteringer, i IT der kan føre til markante effektiviseringer)

• Bedre organiseret, stærkere kompetence (kan matche it-leverandører, minimere risici i større projekter)

• Et fælleskommunalt bestillerselskab, der er projektudvikler, investor, kontraktejer ved udbud og professionel modspiller til leverandørerne

Kombit• Samler kommunernes indkøbskraft overfor IT-leverandørerne• Skaffer bedre og billigere IT-løsninger• Skaber fælleskommunal udviklingskraft.

• Flerleverandør-strategi giver rum til lokal dynamik, skaber konkurrence mellem leverandørerne og bevarer en fælles kommunal it-handlekraft overfor staten

Prioritere projekter

dér hvor opgaverne skal forbedres og hvor kommunerne skal påvirke stat og

marked

Formulere standarder

for opgaveløsning og IT, dvs.

arbejdsgange, informationer,

beregningsregler og grænseflader

Tiltrække mindst to it-

leverandører på vigtige

opgavefelter, der er parate til at følge

standarder

Samlet indkøbskraft

overfor IT-markedet, hvor

kommuner i øvrigt har fælles

indkøbsbehov

Fem opgaver for Kombit1. Fælles digitale projekter - udvikling af nye produkter. Bl.a. Umbrella-

samarbejdet.2. Vedligeholdelse af produkterne - fx ved ny lovgivning3. Salg, markedsføring, udbredelse af produkterne blandt

kommunerne.4. Konsulentbistand til kommuner mht. brug af produkterne5. Kapitalforvaltning, herunder salg af ejendomme fra KMD, mhp.

fortsat investeringskraft

Øget digitalisering – rollefordeling kommunalt

Kommunalbestyrelsen: Sæt servicemål og prioriter (finansier!) digitale investeringer, som giver afkast i form af mere service for færre penge

Direktionen: Koordiner initiativer (styregruppe!), dokumenter resultater og understøt med kanalstrategiske organisationsforandringer. Overvej deltages i det fælleskommunale samarbejde om IT-udvikling.

IT-kontor/Fagkontor: Samarbejd om bestilling, udvikling og implementering af løsninger, som sikrer nye mere effektive digitale arbejdsgange. Hent evt. inspiration i KLs Arbejdsgangsbank.

HR: Hav fokus på at I via kompetenceudvikling og rekruttering har ansatte der får borgerne - og kolleger - til at bruge digitale løsninger. Brug evt. fælleskommunale kurser.

Frontpersonale: Digitale ambassadører, som henviser til, og viser borgerne, at digitale løsninger er lette at bruge.

Øget digitalisering – rollefordeling offentlig sektor

Kommunerne: Deltager som eksperter i tværkommunalt udviklingsarbejde. Følger op på og vidensdeler om egen indsats, samt lærer af andres. Er digitalt ambitiøse ambassadører.

KL: Varetager kommunernes interesser i det fællesoffentlige samarbejde og overfor staten. Støtter udviklingen af fælleskommunale metoder til dokumentation og opfølgning, som skaber gode rammer for vidensdeling om bedste praksis, arbejdsgange m.m.

Fællesoffentligt samarbejde: Koordinerer udviklingen af standarder. Koordinerer digitaliseringsaktivitet på tværs af portaler og hjemmesider, via bl.a. domænebestyrelser. Afvikler understøttende kampagner for selvbetjening m.m.

Staten: Presser på for effektiviseringer, truer med at centralisere opgaver. Deregulerer.

Fælles initiativer

KLs Arbejdsgangsbank

• Kortlagte kommunale arbejdsgange• Dvs. de processer, der er forbundet med at løse de kommunale opgaver• Korrekte: Beskrevede og vedligeholdte i henhold til lovgivning• Gode: Med eksempler på bedst praksis• Frit tilgængelige for alle leverandører og kommuner – dog mod betaling • Nu fokus på udbredt anvendelse kommunalt

§

Borger.dk

• Let forståelig tekst om muligheder, pligter og rettigheder

• Teksten skal føre til handling

Borgeren kan udføre selvbetjening relevant for den kommune han eller hun bor i.

Eller borgeren kan ringe til den relevante myndighed

Digital markedsføring

’Hvor og hvordan vil I kommunikere via web om jeres• digitale selvbetjeningsløsninger• vejledninger (lav dem selv eller hent fra/henvis til

borger.dk)• lokale nyheder og debat m.m.

Digital signatur 2.0

• Mobil • Mere brugervenlig • Virker også til netbank (2,8 mio. brugere!)

• Forventes lanceret februar 2010.

DokumentBoks

NemSMS

Anvendelse hos jer?

• Dokumentboks, NemSMS, digital signatur er alle klar til edag3 i november 2010

• I skal implementere dem, men I bestemmer hvor I bruger dem til hvad.

• Overvej eks. anvendelse af NEMsms som påmindelse til at minimere spild (møder, skolegang m.m.) og til at fastholde borgernes fokus på de mest effektive kanaler (Du har fået svar i din dokumentboks –du behøver ikke ringe og rykke os).

Top 30

3

16

47

1418

47

37

44

4

05

101520253035404550

Måling 1 Måling 2 Måling 3

Sammenligning rykker

Top 30 – endeligt resultat januar 2009

Resultater

• At kommunerne ved, hvilke selvbetjeningsløsninger de har (!)• At der sættes minimumsniveauer for kommunernes digitalisering• Øget opmærksomhed hos direktion og chefer• KL’s politiske udvalg vil også fremover måle kommunerne

Globaliseringsrådets e2012 vision

Senest i 2012 skal al relevant skriftlig kommunikation mellem virksomheder, borgere og den offentlige sektor kunne foregå

digitalt.

For borgerne er der tale om en mulighed, ikke en pligt. I forhold til erhvervslivet er målet, at alle relevante breve, indberetninger,

ansøgninger mv. herefter kun kan sendes via digitale kanaler.

Kommunerne tager ansvar for, at borgerne oplever en effektiv digital

service, der tager udgangspunkt i deres behov

VISION

INDSATS-

OMRÅDER

Øget anvendelse

Kommunerne tilbyder digital service, så det er

borgernes naturlige førstevalg

Bedre løsninger

Kommunernes digitale service giver borgerne

klare fordele og kommunen en mere

effektiv administration

Stærkere fokus

Kommunale politikere og ledere har mod og vilje til at gå forrest og prioritere den digitale

kommunikation

INDSATS-

OMRÅDER

MÅL

Øget anvendelse

Kommunerne tilbyder digital service, så det er

borgernes naturlige førstevalg

Bedre løsninger

Kommunernes digitale service giver borgere

klare fordele og kommunen en mere

effektiv administration

Stærkere fokus

Kommunale politikere og ledere har mod og vilje til at gå forrest og prioritere den digitale

kommunikation

Kommunerne anvender NemSMS

Kommunale digitale løsninger anvender kun digital signatur og er på NemLogin

Alle borger- og virksomhedsblanketter er tilgængelige på kommunens hjemmeside og de fællesoffentlige portaler med NemLogin og forudfyldte data

Kommunerne har 5 digitale borgerforløb, der giver en mere effektiv forvaltning og bedre digital service

Kommunerne sender og modtager dokumenter digitalt via Dokumentboks

Alle kommuner udarbejder en strategi for at øge ledere og medarbejderes digitale kompetencer

Kommunalbestyrelserne vedtager en kanal-og servicestrategi for, hvordan anvendelsen af digital service øges

Kommunerne sætter mål for anvendelsen af digital service på udvalgte områder og måler på om de nås

Ledere og medarbejdere er ambassadører for digital service

Kommunerne markeds-fører digital service

Kommunerne deltager i fællesoffentlige eDage

Kommunalbestyrelserne vedtager en e2012-handlingsplan for, hvordan e2012-målet realiseres (implementering af løsninger)

e2012 - 2. Halvår 2009

• www.kl.dk/e2012• Workshops 1-3 om dokumentationsmetoder,

kanalstrategi og ambitionsniveau• Digitaliseringsdebat• Pilotkurser for digitale ambassadører – udvikles

med jer?• IT udviklingsmøder, mhp. koordineret IT-udvikling

mellem kommunerne, faciliteret af Kombit• Digitalt Landkort – online sammenligningsværktøj

mellem kommunerne, mhp. at vidensdeling om best practise

• Kontakt projektleder Bjørn Borre, bjb@kl.dk ved spørgsmål

Hvad skal I gøre?

Hvad er svarenei vores kommune?

1. Hvilke problemer skal digitaliseringen løse for os, i de forskellige grene af forvaltningen?

2. Hvordan udvælger og prioriterer vi vore digitale projekter?- Businesscases som prioriteringsværktøj for jeres investeringer- Samlende kanalstrategi med måltal og plan for dokumentation, opfølgning og vidensdeling. Plan for forankringen blandt medarbejdere og udbredelsen til borgerne

3. Hvor vil vi gå selv? - hvor går vi med i KL-projekter? - og hvor venter vi på fælles løsninger? - Opfordring: Tag initiativer selv, udvælg dem med omhu og prøv at få andre med.

4. Hvordan skal forvaltninger og institutioner deltage i it-opgaverne for at dét kan lykkes? Kan omorganisering, tværgående styregrupper understøtte udviklingen?

5. Hvordan udvælger vi vore it-leverandører, er der steder vi ønsker konkurrence?

6. Hvordan kan vi blive bedre til at projektstyre og stille krav i driftsfasen af digitaliseringsprojekter

Vil I spille med fælles?

• Tænke fælles strategi og projekter ind i egen strategi og egne projekter?

• Deltage i styregrupper eller følgegrupper for fælles projekter?

• Lade medarbejdere med kendskab til et opgaveområde deltage i fælles projekter?

• Udpege projektledere/kontaktpersoner med særlig ansvar for e2012 og edag3

• Medfinansiere modning eller gennemførelse af et fælles projekt? Eks. Umbrella.

• Give tilsagn om indkøb af løsninger på it-markedet iht. en fælles standard?

Har vi de rette folk og en organisering der

1. Sikrer finansieringskraft og kompetencer til egne og fælles kommunal digitale projekter

2. Sikrer topledelsens involvering i egne digitale forandringsprojekter (projektejere), i fælles kommunale fora, domænebestyrelser mv.

3. Involverer fageksperter i digitale projekter og påvirke standarderne for opgaveløsning og IT

4. Styrker projektorganisation + skaber overblik over IT-arkitektur

5. Indeholder IT-projektledere som kan drive IT-projekter, som skaber bedre opgaveløsning til tiden/økonomien

6. Og en forretningsarkitekt der kan forstå de fælles standarder for opgaver og IT, og kan tilføje kommunens egne krav samt

7. En IT-arkitekt, der kan vedligeholde sammenhængen mellem opgaver, IT-løsninger og portaler