Kiara: introduzione al servizio

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Benvenuto!

Questa è una breve e riteniamo utile introduzione al fine di facilitare la conoscenza e

l’apprendimento all’uso del servizio Kiara.

Si tratta di uno strumento complementare ad altri quali TOUR/TUTORIAL, HELP CONTESTUALI, FAQ (Frequently

Asked Questions – o domande frequenti) e FORUMche sono disponibili ed organicamente integrati

con il servizio Kiara.

Buona continuazione con l’introduzione al servizio!

Ver. 1.2

kiaraservice.com – introduzione al servizio


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Cominciamo ad orientarci esplorando:

Menu Generale

Menu di Sistema

Help Contestuali


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Menu PrincipaleTi consigliamo di

dedicare il primo minuto ad esplorare il Menu

Principale, che evidenzia in sfondo

arancio la scheda in cui ti trovi in questo momento, nella

fattispecie qualla SOMMARIO.

Noterai come dal Menu Principale si possa, nell’area documenti, accedere a quattro Menu Secondari,

rispettivamente per la gestione di Preventivi,

Ordini, Fatture e Note di Credito.


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Menu di Sistema Noterai inoltre il Menu di Sistema, comune a tutte le schede, dove puoi riconoscere il tuo

nome utente, e dove ti segnaliamo il FORUM.

Il FORUM è particolarmente

importante poiché è il mezzo tramite il quale ti invitiamo ad indicarci

eventuali errori, mancanze funzionali o

applicative, difetti, invitandoti inoltre a

darci suggerimenti per migliorare l’esperienza

di utilizzo, nonché il luogo dove chiedere

consigli e suggerimenti alla comunità degli

utilizzatori del servizio.


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Help contestualiPer aiutarti ora

nell’esplorazione del servizio, e in ogni

momento successivo, quando ti occorra,

aiutarti a comprendere cosa puoi fare e come

farlo, sono presenti degli HELP CONTESTUALI in diversi punti all’interno

delle schede.

Sono riconoscibili per un punto di domanda

nero in campo arancio.

Facendo clic su essi si aprirà una finestra di aiuto per spiegarti di cosa si tratti e come

operare.


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Passiamo ora ad esplorare la scheda:

SOMMARIO

ovvero quella che rappresenta il

“cruscotto informativo principale”


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Scheda SOMMARIOSOMMARIO

Nella scheda SOMMARIO, come in tutta l’applicazione, in

alto a destra sono presenti alcuni

“acceleratori”, ossia comandi che

permettono con un solo clic di cominciare a

realizzare una operazione.

Tali “acceleratori” li ritroverai in tutte le altre

schede, proprio allo scopo di rendere più agevoli e rapide le principali attività

applicative.


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Scheda SOMMARIOSOMMARIOSempre nella scheda

SOMMARIO, in basso a sinistra, il servizio

mostra le prossime scadenze e lo stato

delle fatture di vendita e di acquisto.

In basso a destra il servizio mostra la data

odierna, quindi una sintesi aggiornata della situazione

finanziaria, secondo quanto sarà stato da te registrato nel sistema.


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Scheda SOMMARIOSOMMARIO

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In occasione del tuo primo collegamento è

importnate che tu imposti le tue

preferenze o Opzioni Generali.

Si tratta di impostare i cosiddetti “valori di dafault” ossia quei valori iniziali che

preferisci ti compaiano nei campi di una scheda quando si tratta di inserire dei dati o di scegliere dei

valori da una lista.

Le preferenze o Opzioni Generali le troverai

sempre nella SCHEDA OPZIONI.


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Passiamo ora ad esplorare le schede:

CONTATTI

e

ATTIVITA’


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Scheda CONTATTICONTATTI

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Tramite questa scheda puoi registrare i tuoi

CONTATTI siano essi clienti o fornitori (se tu fossi un consulente

informatico, il tuo avvocato o il tuo commercialista

potrebbe al contempo essere un cliente e un

fornitore).

La scheda per comodità te li raggrupperà

secondo che vi siano dei documenti che

riguardano il contatto in qualità di cliente, di fornitore, oppure perché hai

memorizzato la necessità di richiamare

il contatto.


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Scheda CONTATTICONTATTI

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Impostando i filtri sulla rubrica dei CONTATTI che hai

creato nel sistema puoi ottenere delle viste

particolari per rispondere a varie

esigenze.

Inoltre dall’area acceleratori puoi

accedere alle funzioni di importazione ed

esportazione contatti.


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Scheda ATTIVITA’ATTIVITA’

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Tramite questa scheda puoi registrare e

gestire le ATTIVITA’ tue e dei tuoi collaboratori.

La scheda mostra la lista completa delle ATTIVITA’ ma per

comodità consente di selezionare gruppi di

attività per

“calcolare al volo” l’impegno

complessivo rappresentato da

esse.

Tramite l’acceleratore Nuova attività si

inserisce nel sistema una nuova


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La SCHEDA NUOVA ATTIVITA’ permette di

inserire i dati e le informazioni della

medesima.

In basso viene mostrato un riepilogo delle ultime attività

inserite.


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Ritornando alla SCHEDA ATTIVITA, impostando i filtri

sull’archivio o lista delle ATTIVITA’ che hai creato nel sistema

puoi ottenere delle viste particolari per rispondere a varie

esigenze.

Una delle esigenze può essere, per esempio, quella di identificare attività non ancora

incluse in un documento (un

preventivo per un cliente, una fattura ad

un cliente) per poi quindi poter

eventualmente decidere di assegnarle


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In questo esempio si è identificata

un’attività non ancora associata ad un documento che

quindi si può inserire:

A) in un preventivo che si sta

preparando(da creare ex-novo oppure già inserito

nel sistema)

B) in un ordine da cliente che si è

ricevuto (da creare ex-novo oppure già inserito

nel sistema)

C) Direttamente in una fattura al cliente (da creare ex-novo o

già inserita nel sistema)


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Passiamo ora ad esplorare le schede:

DOCUMENTI

e nello specifico

PREVENTIVIORDINI

FATTURENOTE DI CREDITO


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Scheda DocumentiDocumenti

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Nella SCHEDA DOCUMENTI si

distingue tra quelli riguardanti i processi di

VENDITA e quelli riguardanti i processi di

ACQUISTO.

Il servizio consente all’utilizzatore in

modo completamente

libero di attribuire uno stato a ciascun

documento, attraverso l’uso di un cosiddetto

“SEMAFORO”.

In alto a destra, come per tutte le schede, gli

acceleratori di pertinenza del

contesto.


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Documenti: Documenti: tre scenari di utilizzo

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Come organizzarsi con l’ausilio del servizio

nella creazione, gestione, inoltro o

ricezione dei documenti nelle varie

fasi del processo di interazione con i propri clienti (ciclo di vendita) e con i propri fornitori

(ciclo di acquisto).

Ti proponiamo tre scenari di riferimento:

BASE

INTERMEDIO

AVANZATO

sulla base dei quali fare il miglior utilizzo del

servizio.

UtilizzoUtilizzoBaseBase


Utilizzo Utilizzo IntermedioIntermedio

UtilizzoUtilizzoAvanzatoAvanzato

TreTrescenariscenari

di possibile di possibile utilizzoutilizzo

TreTrescenariscenari

di possibile di possibile utilizzoutilizzo


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Documenti: Documenti: utilizzo base

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Passi essenziali

Fattura a cliente• creazione della fattura con inserimento diretto delle attività all’interno della SCHEDA CREAZIONE FATTURA

oppure, come mostrato precedentemente• creazione della fattura a partire da una o più attività già registrate, a partire dalla SCHEDA ATTIVITA’• Invio tramite e mail, oppure stampa ed invio tramite fax / posta ordinaria• Invio al commercialista secondo le tempificazioni stabilite nelle SCHEDA PREFERENZE

Incasso da cliente• registrazione dell’incasso

Fattura da fornitore• creazione della fattura tramite la SCHEDA CREAZIONE FATTURA• Invio al commercialista secondo le tempificazioni stabilite nelle SCHEDA PREFERENZE

Pagamento a fornitore• registrazione del pagamento

SOLO FATTURAZIONE, INCASSI E PAGAMENTI

FattureFatture

PagamentiPagamenti


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Creazione Fattura

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E’ possibile creare e gestire la fattura proforma.

E possibile creare il contatto direttamente dalla SCHEDA NUOVA FATTURA: il sistema

porterà l’utente nella SCHEDA NUOVO CONTATTO e al termine della registrazione del

medesimo, riporterà l’utente indietro nella SCHEDA NUOVA FATTURA.

E possibile assegnare alla fattura, a scelta dell’utente, un codice “Riferimento

documento”: un caso di utilizzo è quando il cliente è una grande azienda che assegna un cosiddetto “Purchase Order” al fornitore che

deve essere riportato nelle proprie fatture per la riconciliazione finale.

E’ possibile applicare imposte e/o contributi all’imponibile.

E’ possibile scegliere modalità e tempi di pagamento standard/tipici oppure fissando

una data.




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Fattura creata

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La fattura è stata creata.

Gli incassi sono stati schedulati secondo

quanto stabilito.

Si può fare anteprima di stampa ed eventualmente

stampare o mandare via fax (se per esempio

il cliente non avesse l’email).

Si può inviarla al cliente (al proprio

commercialista sarà inviata secondo le disposizioni nelle Preferenze della

SCHEDA OPZIONI).

Si può poi creare una nota di credito

collegata.




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Pagamento Fattura

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Quando si vuole registrare l’avvenuto

pagamento della fattura, questa si

recupera andando nella SCHEDA DOCUMENTI

oppure specificatamente nella

SCHEDA FATTUREsi seleziona e

facendo clic, quindi il sistema la apre,

Nalla fattura si fa clic su MODIFICA in basso

a sinistra nella Sezione Incassi…

(segue)




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Documenti: Documenti: utilizzo utilizzo intermediointermedio

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UtilizzoUtilizzoIntermedioIntermedio


FATTURAZIONE, INCASSI E PAGAMENTI

+ GESTIONE DEGLI ORDINI

Passi essenziali

PremessaSia per la gestione delle attività di vendita, che per quelle di acquisto, si passa attraverso la GESTIONE DELL’ORDINE, dove:

• nei confronti del cliente si tratterà di un Ordine arrivato, a conferma di una trattativa di vendita andata a buon fine• nei confronti del fornitore si tratta di un Ordine inviato, per confermare un proprio acquisto

Ordine da cliente• creazione dell’Ordine con inserimento diretto delle attività all’interno della SCHEDA CREAZIONE ORDINE

oppure, come già mostrato• creazione dell’Ordine a partire da una o più attività già registrate, a partire dalla SCHEDA ATTIVITA’

Ordine a fornitore• creazione dell’Ordine tramite la SCHEDA CREAZIONE ORDINE

Fatturazione a cliente, oppure, fatturazione da fornitore• trasformazione dell’ordine di vendita o di acquisto in fattura

FattureFatture

OrdiniOrdini

PagamentiPagamenti


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Creazione dell’Ordine

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I passi per la creazione di un Ordine dal Menu

Principale, dagli acceleratori, dalla

SCHEDA DOCUMENTI o dalla SCHEDA

ORDINI sono analoghi a quelli per creare una

Fattura.

A questo punto l’Ordine è stato creato.

Si può fare anteprima di stampa ed eventualmente

stampare o mandare via fax (se per esempio

il cliente non avesse l’email).

Si può inviarlo al cliente.




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Trasformazione in Fattura

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L’Ordine è modificabile in qualsiasi momento

e re-inviabile.Modificabile in qualsiasi sua componente, per esempio per effetto di

attività non inizialmente previste dagli accordi, ma maturate, quindi

aggiungendo o togliendo attività, successivamente.

Quando arriverà il momento di fatturare,

sarà sufficiente fare clic sul comando Fattura! e

l’Ordine verrà trasformato in Fattura.

I passi successivi sono già stati illustrati nello

scenario di utilizzo base




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Documenti: Documenti: utilizzo utilizzo avanzatoavanzato

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UtilizzoUtilizzoAvanzatoAvanzatoUtilizzoUtilizzo

AvanzatoAvanzato

FATTURAZIONE, INCASSI E PAGAMENTI+ GESTIONE DI ORDINI E PREVENTIVI

Passi essenziali

PremessaSia per la gestione delle attività di vendita, che per quelle di acquisto, si passa attraverso la GESTIONE DEL PREVENTIVO, dove:

• nei confronti del cliente si tratterà di preparare ed inviare inizialmente un Preventivo, che sarà seguito da un Ordine a conferma della trattativa di vendita andata a buon fine, e che al termine del processo sarà seguito infine da una Fattura inviata al cliente• nei confronti del fornitore si tratta di registrarsi una propria richiesta di Preventivo, che sarà seguita da un Ordine inviato per confermare un proprio acquisto, che sarà infine seguito da una Fattura che verrà ricevuta e registrata

Preventivo a cliente• creazione del Preventivo con inserimento diretto delle attività all’interno della SCHEDA CREAZIONE PREVENTIVO

oppure, come già mostrato• creazione del Preventivo a partire da una o più attività già registrate, a partire dalla SCHEDA ATTIVITA’

Preventivo a fornitore• creazione del Preventivo tramite la SCHEDA CREAZIONE PREVENTIVO

Fatturazione a cliente, oppure, fatturazione da fornitore• trasformazione del Preventivo di vendita o di acquisto in Ordine, quindi al termine del processo in Fattura

FattureFatture

OrdiniOrdini

PreventiviPreventivi

PagamentiPagamenti


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Grazie per averci seguito in questa INTRODUZIONE.

Ma prima di lasciarci ed augurarti buona continuazione con l’esplorazione e l’uso del

servizio…

…ricordati dell’esistenza del FORUM dove segnalarci eventuali errori, mancanze funzionali o

applicative, difetti, invitandoti inoltre a darci suggerimenti per migliorare l’esperienza di

utilizzo, nonché il luogo dove chiedere consigli e suggerimenti alla comunità degli utilizzatori del

servizio Kiara.

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Kiara: introduzione al servizio