helsesjekk i prosjekt

““Helsesjekk”Helsesjekk”

en input til usikkerhetsstyring

16.10.09 En presentasjon fra Telenor v. Helge Marheim 2

Helge Marheim

• Usikkerhetstyring• Prosessforbedring• Metode og teknikker

Senior prosjektleder – Telenor Norge



Telenor


Prosjektprosess og risikostyring Samspillet mellom vurdering av finansiell risiko , operasjonell risiko og prosjektgjennomf øringsrisiko

B1 B2 B3 B4 B5

Pro

sjek

tgje

nno

mfø

rings

risik

oP

rosj

ektg

jenn

om

føri

ngsr

isik

o

P r o s j e k t r i s i k o s t y r i n g

Ope

rasj

onel

l ris

iko

Ope

rasj

one

ll ri

siko

Fin

ansi

ell r

isik

oF

inan

siel

l ris

iko

Rapport, risikoanalyse

Verdivurdering (BC) med

sensitivitets-analyse

Gjennomføre risikoanlayse

Oppdatere risikoanalyse

Oppdatert rapport,

risikoanalyse

Oppdatert verdivurd. (BC) m. sensitivitets-

analyse

Endringer i eksterne foruts. til verdivurd.

Utarbeide verdivurdering

Oppdatere verdivurdering

Faktisk leveranse og løsning

Leveranse-og

løsnings-beskr.

Leveranse-skisse

Kvalitetsavvik(Endringer i leveranseinnhold og løsning)

Tidplan

Budsjett

Tidsavvik

Kostnadsavvik

Prosjekt-regnskap

med samlet faktisk avvik

Rapportere tids-, kost- og kvalitetsavvik til styringsgruppen.

Besluttede risikoredus

erende tiltak

Mulige ytterligere risikored.

tiltak


BevisthetHelsesjekk


Helse-sjekkKAN ØKEBevisthet om

uskkerhet


TidligvarselGir fokusForplikter


KLARGJØR

BIG WINS

BevistgjørBIDRAR

MOTIVERER

HELSESJEKKRISIKO


Bidra til


H E L S E S J E K K

• Hvorfor ”Helsesjekk”

• Erfaringer og status i Telenor

• Hva er ”Helsesjekk”


Hvorfor helsesjekk

Hvorfor helsesjekk

Analyse

Tiltak

Utf

ør

Monitorer Identifiser

Identifiser

• Har ikke tid !• Ingeniører har

ikke magefølelse!By the term early warning we use the definition of Nikander (2002): An early warning is an observation, a signal, a message or some other item that is or can be seen as an expression, an indication, a proof, or a sign of the existence of some future or incipient positive or negative issue. It is a signal, omen, or indication of future developments. (Nikander, 2002:49)




• PUS – usikkerhetsstyring– NTNU – masterfagstudent– eksisterende verktøy kompliserte og ”tunge”

• Prosjektledere har etterspurt ”mer støtte og mindre kontroll”

• ønske om stimuli til løpende risikovurdering og usikkerhetstyring

Hvorfor helsesjekk


Hva er ”Helsesjekk”

• Hvordan• Hvilke spørsmål • Rapport• Begrensning


Hvordan

Facilitator

Respondenter

Verektøystøtte

Prosjektleder

2

3 4

5

6

2 -Konfigurering av qb initiering av undersøkelse

1 -Bestiller helsesjekk

3 -Distribusjon/purring til respondenter

1

6 -Overføring av rapport til Prosjektleder

4 - Svar fra respondenter

5 -Uttak av rapporter og sammenstilling

Hvordan


Hvilke spørsmålSvarmulighet

I : Prosjektmål 1 Prosjektets mål er tydelige og klart definerte? 2 Arbeidet i prosjektet bidrar til å nå prosjektets mål?3 Målene er fortsatt aktuelle og riktige ?

II : Engasjement og samhandling med prosjekteier 4 Prosjektet har støtte og tillit fra prosjekteier og det er god kommunikasjon og samhandlingen ?

III : Prosjektplanlegging 5 Planer og estimater for prosjektet er realistiske? 6 Prosjektet har planer for risikostyring

IV : Trivsel / konflikt7 Prosjektteamet er preget av få konflikter? 8 Jeg trives godt i prosjektet ?

V : Kapasitet og kompetanse i prosjektet9 Prosjektet har folk med den kompetanse som kreves for å gjøre jobben? 10 Prosjektet har kapasitet som kreves for å gjøre jobben?

VI : Prosjektoppfølgning 11 Prosjektets framdrift følges opp kontinuerlig? 12 Avvik fra prosjektplan håndteres på en god måte?

VII : Kommunikasjon 2 Jeg har den informasjon jeg trenger for å gjøre jobben min i prosjektet? 3 Mine oppgaver er veldefinert og fortsått. 15 Prosjektet kommuniserer godt internt (mellom delprosjekt på tvers)? 5 Prosjektet har oversikt over andre prosjekter/tiltak med avhengigheter til prosjektet og kommuniserer med disse? 7 Det foregår en jevnlig dialog med de som skal bruke/ha nytte av prosjektresultatene.

VIII : Risiko og endringshåndtering 2 Jeg bidrar aktivt for å melde inn risko? 3 Prosjekter utøver en god risikostyring 20 Endringer håndteres på en god måte i prosjektet?


Rapport

Rapport

13.10.2008 21:32 www.questback.comHelsesjekk - MOVE -Oktober 11

7. Plan for håndtering av uforutsette hendelser i prosjektet erlaget og brukes?

1 Irrelevant - vet ikke

2 Fullstendig uenig

3 ..

4 ..

5 ..

6 Helt enig

N

Denne undersøkelsen 20


Analyse

Tiltak

Utf

ør

Monitorer Identifiser

Identifiser

Facilitator

Respondenter

Verektøystøtte

Prosjektleder

2

3 4

5

5

2 -Konfigurering av qb initiering av undersøkelse

1 -Bestiller helsesjekk

3 -Distribusjon/purring til respondenter

1

6 -Overføring av rapport til Prosjektleder

4 - Svar fra respondenter

5 -Uttak av rapporter og sammenstilling

Begrensning


Erfaringer

• Hva mente pilotene ?• Hva er status i Telenor ?


Hva mente Pilotene ?

Pilot :• Move : 6 undersøkelser• Eksos : 4 undersøkelserEvaluering : alle respondenter og

PL har gitt tilbakemelding

Hva menerpilotene ?


• Hvor lang tid bruker du på å besvare quest back skjemaet ?• Hva er ideell frekvens for quest back ?• Har det å besvare helsesjekken medført endret bevissthet

hos deg i forhold til mulige problemer i prosjektet ?• Har prosjektleder presentert og diskutert resultatet fra

helsesjekk i kjerneteamet ?• Har prosjektet tatt tak i funn fra helsesjekke og satt i verk

tiltak ?• Tror du prosjektet har jobbet mer/bedre med risiko som følge

av helsesjekk ?• Har prosjektet i perioden ”helsesjekk” har vært utprøvd

jobbet parallelt med andre former for risikoavdekking enn helsesjekk ?

• Kan helsesjekk i ditt prosjekt ha blitt en sovepute som medfører at prosjektet ikke har jobbet med risiko på annen måte ?

• Totalt sett : gjør din erfaring at du vil anbefale å bruke helsesjekk i fremtidige prosjekt ?

spørsmål stilt til alle deltakere


Response Log : 23 svar

29.02.2008 07:27 www.questback.com

Evaluering av helsesjekk 2

1. Hvor lang tid bruker du på å besvare quest back skjemaet ?

1 Mindre enn 2 minutt

2 mellom 2 og 5 minutt

3 mellom 5 og 7 minutt

4 mer enn 7 minutt

N

Current 23



2. Hva er ideell frekvens for quest back ?

1 hver uke

2 hver 2. uke

3 hver 3. uke

4 sjeldnere enn hver3. uke

N

Current 23

8 av 10 bruker mindre enn 5 minutter

på å svare




3. Har det å besvare helsesjekken medført endret bevissthethos deg i forhold til mulige problemer i prosjektet ?

1 ikke i det hele tatt

2 litt

3 ja noe

4 vesentlig

N

Current 23



4. Har prosjektet tatt tak i funn fra helsesjekken og satt i verktiltak ?


2 ja, i noe grad

3 ja, i vesentlig grad

N

Current 21

9 av 10 opplever øketbevisthet rundt usikkerhet

som følge av HS

7 av 10 mener HS har trigget aksjoner for å redussere risiko




5. Har prosjektleder presentert og diskutert resultatet frahelsesjekk i kjerneteamet ?


2 noe

3 betydelig

N

Current 22



6. Tror du prosjektet har jobbet mer/bedre med risiko somfølge av helsesjekk ?

1 Nei

2 Ja, i noe grad

3 Ja, i betydelig grad

N

Current 21

6 av 10 mener HS bidrar til bedre risikostyring




7. Har prosjektet i perioden `helsesjekk` har vært utprøvdjobbet parallelt med andre former for risikoavdekking ?

1 Nei

2 Ja

N

Current 21



8. Kan helsesjekk i ditt prosjekt ha blitt en sovepute sommedfører at prosjektet ikke har jobbet med risiko på annen

måte ?1 Nei ikke i det hele

tatt

2 Ja, i noe grad

3 Ja, absolutt.

N

Current 21




10. Totalt sett : gjør din erfaring at du vil anbefale å brukehelsesjekk i fremtidige prosjekt ?

1 Nei

2 Ja

N

Current 22

7 av 10 opplever HSsom netto lønnsomt


–83% bruker mindre enn 5 min. på å besvare helsesjekk

–86% opplever at helsesjekk øket bevissthet rundt usikkerhet

–71% mener at helsesjekk trigget tiltak for å redusere risiko

70% mener tiltaket er netto lønnsomt


Helsesjekk er innført og tilbys for alle prosjekt:

–totalprosjekt hvor prosjektleder ønsker det

–og prosjektet har kjerneteam (respondenter) > 5 personer

Hva har Telenor

gjortHelsesjekk er obligatorisk for alle Prosjekt med inv. > 50 mill


I produksjon nå :

10 utvilklingsprosjekter i analyse eller realiseringsfase.

forskjellig størrelse (små/medium/store).

1 kundeprosjekt i realiseringsfase.

svært stort.


Noen ferske ”statements”

”Helsejekk bidrar til å sette fokus på de mykere

risikoområdene i prosjektet og fører til

engasjement og konstruktiv diskusjon om

temaene i prosjektledelsen”

Stort

kundep

rosjek

t

”Helsesjekken gir en god innsikt i

prosjektdeltakernes oppfatning på vesentlige

områder.” Utviklingsprosjekt medium str

” de fleste ser nytteverdien, men alle mener at man må gjøre sjekken flere ganger før en kan se trender og eventuelt gjøre tiltak ”

Prosjekt i et strategiskt høyfokus program” Helsesjekken brukes aktivt i MOVE for å få tidlige indikasjoner på ting som skurrer i underskogen i prosjektet. Dette er nyttig styringsinformasjon for prosjektledelsen. Nytten øker stadig etter hvert som vi ser trender over noe tid. Vi har nylig gjort konkrete funn som vi har brukt til konkrete tiltak.Vi ser også god korrelasjon mellom tiltak og etterfølgende utslag i sjekken. Veldig bra! ”

Stort utviklingsprosjekt > 200mill


Noen betraktninger fra siden

• Virker effektivt i prosjekt med ”god” risikostyringsprosess.

• Virker ”mot sin hensikt” i prosjekter uten ”god” risikostyringsprosess.


Rapportering av ”magefølelser” tidlig før risiko er identifisert.

Vurdering av områder i prosjektarbeidet som erfaringsmessig viser å være viktig i forhold til manglende suksess.

Helsesjekk ER tidligvarsling


BevisthetHelsesjekk


Helse-sjekkKAN ØKEBevisthet om

uskkerhet


TidligvarselGir fokusForplikter


KLARGJØR

BIG WINS

BevistgjørBIDRAR

MOTIVERER

HELSESJEKKRISIKO


Bidra til

““Helsesjekk”Helsesjekk”Kritikk ?

Erfaringer ?

Spørsmål ?


Takk for meg

Technology

helsesjekk i prosjekt