Gestione Documentale - La Soluzione per la Gestione Elettronica dei Documenti - VM Sistemi

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Soluzione diGESTIONE DOCUMENTALE

Passato presente

La soluzione per la gestione elettronica dei documenti, dei processi aziendali

e la conservazione sostitutiva

DAL CARTACEO AL DIGITALE

L’archiviazione efficiente e sicura

Tutti i vantaggi della nostra soluzione

Principali funzioni

Gestione elettronica dei documenti

Conservazione sostitutiva

Workflow aziendale



Ogni anno circa il 10% dei documenti cartacei viene smarrito e circa il 15% viene classificato in modo scorretto. Questo dato evidenzia che il continuo aumento delle informazioni preziose gestito quotidianamente da ogni azienda viene archiviato con metodi non ottimizzati, che compromettono poi l’efficace e cor-retta fruizione dei documenti.

Una gestione e un’archiviazione documentale che sfruttino le nuove tecnologie, oggi, sono un’opportunità fondamentale, indi-spensabile sia per il contenimento dei costi e l’aumento dell’ef-ficienza, che per il raggiungimento di un reale vantaggio compe-titivo sul mercato.

La soluzione di GESTIONE DOCUMENTALE offerta da VM Sistemi è basata su ARXivar, il Business Process Management (BPM) italiano facile, scalabile e completo, creato per archiviare, gesti-re, ritrovare e proteggere le informazioni aziendali, da qualun-que fonte provengano (Applicativo gestionale, email, fax, Office, CRM, sistemi di qualità, rilevazione presenze, ecc.). Inoltre, per un’efficienza ancora più elevata, ARXivar è completamente integrato con gli applicativi gestionali ELETTRIX, STRIKE e OLPIX; la gestione elettronica dei documenti e del workflow aziendale, nonché la conservazione sostitutiva, diventano così un procedimento agile e ottimizzato.

Dall’era cartacea all’era digitale

PRESENTA un’interfaccia utente intuitiva e semplice.

CONSENTE:

• la condivisione delle informazioni• l’avvio di collaborazioni• la movimentazione di documenti

elettronici• la gestione delle revisioni • l’applicazione di note e allegati ai

documenti

PERMETTE il drastico decremento dei tempi di recupero delle informazioni, favorendo una tangibile riduzione dei costi.

GARANTISCE un risparmio in termini operativi e organizzativi.

GUIDA nella creazione e gestione dei flussi documentali (workflow), agevolando il controllo dei processi dell’organizzazione aziendale.

MIGLIORA le relazioni con i clienti, i fornitori e i collaboratori.


Presentazione | 02



Principali funzioni



Workflow aziendale

DAL CARTACEO AL DIGITALE Principali funzioni

La nostra soluzione di GESTIONE DOCUMENTALE permette di:

CARICARE automaticamente in ARXivar i documenti “at-tivi” emessi dagli applicativi: es. fatture e documenti di trasporto, ordini, preventivi, ecc.

ABBINARE in modo automatico, in fase di scansione mul-tipla, i documenti passivi - fatture di acquisto o documenti di trasporto dei fornitori - con i relativi documenti registrati in ELETTRIX, STRIKE e OLPIX

CREARE automaticamente delle relazioni tra tutti i do-cumenti generati che fanno parte dello stesso processo aziendale - es. acquisti e vendite - così da poter poi risalire da una fattura all’ordine, alla richiesta d’acquisto e così via

VISUALIZZARE direttamente da ELETTRIX, STRIKE e OLPIX un qualsiasi documento archiviato in ARXivar

IMPLEMENTARE diverse tipologie di workflow manage-ment studiate sulla base delle esigenze di ogni azienda, con lo scopo di:

• semplificare il flusso delle informazioni

• migliorare la comunicazione tra le diverse funzioni aziendali

• eliminare la carta, la cui gestione è difficoltosa e poco razionale

• snellire i processi


Principali funzioni | 03



Principali funzioni



Workflow aziendale

DAL CARTACEO AL DIGITALE Gestione elettronica dei documenti

Con ARXivar è possibile:

GESTIRE in modo centralizzato tutta la documentazione e le informazioni aziendali, i documenti e le note, i log, gli allegati, le associazioni, i fascicoli, i promemoria, i protocolli, i moduli, ecc.

ARCHIVIARE i documenti in modo massivo, grazie alla pre-impostazione di regole di archiviazione da gestionale, spool, file system, e-mail, fax server, ecc.

STABILIRE delle liste di distribuzione e condividere in modo ottimale le informazioni all’interno dell’azienda, senza rischi di duplicazione.

ARXivar si interfaccia con i programmi aziendali - Applicativo ge-stionale, Word, Excel, Outlook, Lotus Notes, ecc. - facendo confluire i diversi documenti in un unico sistema documentale condiviso.

Ogni documento digitalizzato, attivo o passivo, viene accompagnato da una sorta di carta di identità elettronica che ne riporta i dati identificativi. Per ciascuno di essi è possibile definire o conoscere:

il profilo: es. la tipologia, il fascicolo di appartenenza, il protocollo, ecc.

la lavorabilità: es.le modifiche, le revisioni, le consultazioni, ecc.

il livello di sicurezza associato, ovvero le abilitazioni di accesso

ARXivar offre la possibilità di archiviare i documenti in modo manuale, semiautomatico o automatico, in cartelle, pratiche, fascicoli e commesse.



ARXivar assegna a ciascuna nuova revisione di ogni documento un numero progressivo univoco. La revisione più recente di-venta il documento principale, mentre le precedenti risiedono in un archivio storico sempre consultabile. In base ai permessi di accesso assegnati ai diversi utenti o gruppi, ARXivar consen-te di modificare, in modo interattivo, il documento, salvandolo come nuova revisione.

Inoltre è possibile effettuare la ricerca dei documenti all’interno di ARXivar, in modo facile e veloce, considerando:

tutti i campi del profilo del documento

le note allegate ai documenti

i dati anagrafici del mittente o del destinatario

fino a effettuare ricerche di tipo “full text” all’interno dei singoli documenti, grazie al motore OCR.




Principali funzioni



Workflow aziendale




ARXivar mette a disposizione di ogni azienda uno strumento integrato per gestire la conservazione sostitutiva:

all’interno dell’azienda

in caso di esternalizzazione dell’attività presso strutture specializzate

In entrambi i casi, ARXivar archivia le informazioni, le controlla e le prepara per la conservazione grazie a questi strumenti:

LA FIRMA DIGITALE: attesta l’integrità e la paternità del documento, senza dare alcuna indicazione sul momento temporale in cui è stato formato (timbro postale, deposito dell’ufficio registro)

RIFERIMENTO TEMPORALE: è il risultato di una procedura informatica, con cui si attribuisce, a uno o più documenti informatici, un riferimento temporale (data/ora) opponibile a terzi

MARCATURA TEMPORALE: si tratta di un’evidenza informatica - quindi di un’ulteriore firma digitale posta da un’identità esterna (ente certificatore) - contenente l’ora e la data in cui è stata generata. È opponibile a terzi come il tradizionale timbro postale

Una procedura guidata aiuta il responsabile nella verifica del lotto di conservazione e, in tre semplici passaggi, permette di creare correttamente il volume di conservazione sostitutiva. Infatti, ARXivar viene costantemente aggiornato e verificato per garantire una piena e completa rispondenza a tutta la normativa vigente.

Tale procedura, inoltre, offre le funzioni necessarie per la consultabilità dei dati in modo autoconsistente.




Principali funzioni



Workflow aziendale



Workflow aziendale

L’esigenza di ogni azienda è quella di coordinare gruppi di lavoro, definendo, a fronte di un particolare evento, chi deve fare cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri de-cisionali.

Per Workflow Management si intende, quindi, l’utilizzo di spe-cifici schemi grafici per definire dei processi organizzativi, e l’in-dividuazione di un sistema che ne permetta il funzionamento e il controllo, che ARXivar prevede.

Oltre a essere di primaria importanza e cardine del sistema di gestione qualità, tale funzione permette di:

informatizzare i processi operativi aziendali, consentendo una notevole semplificazione

avere costantemente sotto controllo l’attività aziendale

imporre il rispetto delle procedure aziendali

individuare eventuali punti critici nei processi aziendali e migliorarli

tenere sotto controllo il carico di lavoro del personale




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