Til arbejdsgange =

smidige, procesorienterede

IT-systemer

25 . JANUAR 201

Fra arbejdsgange til

smidige, procesorienterede

IT-systemer

Mikkel Lund, Konsulent

Morten Marquard, udviklingsdirektør

Om Exformatics: Exformatics leverer standardløsninger til videndeling, aktivitets- og projektstyring,

workflows og dokumenthåndtering – adaptive case management. Vores løsninger bygger på Microsoft SharePoint og sikrer effektivisering af arbejdsgange og øget vidensdeling hos vores kunder. Tre ting kendetegner Exformatics

1. Begejstrede brugere

2. Kort vej fra ide til fuld funktionel løsning

3. Forretningsbrugerne kan selv tage ejerskab for at skabe og vedligeholde arbejdsgange uden involvering af IT afdeling eller konsulenter.

Målsætning – arbejdsgange Overensstemmelse mellem beskrivelse og udførsel af

arbejdsgange Der kan sættes strøm til beskrivelsen som den er

At videnmedarbejderne, dvs sagsbehandlere, løbende kan videndeling omkring arbejdsgangene og løbende forbedre dem til at afspejle en konstant forandring. Dermed sikres det nødvendige engagement som sikrer at

arbejdsgangene afspejler virkeligheden

Erstatte fagsystemer med arbejdsgangsystemer

BPMN

Det vil være brugbart, hvis modellen indeholder data

…hvad hedder personen?

…hvad er personens CPR nummer?

…hvornår er ansøgningen modtaget?

…hvilken dato er første ledighedsdag?

…hvilken ledighedsgrad (1-5)?

…er bevillig givet fra ydelseskontoret?

Tanker om arbejdsgangbanken

Videndeling omkring arbejdsgange værdifuldt Beskrivelserne skal kunne udføres som de er

Erkendelse – arbejdsgang=fagsystem Overbliksværktøj

Intuitivt overblik er et must LEAN-venligt værktøj Prioritér produktivitet da det er en forudsætning for at

opnå compliance

Dataafhængigt gennemløb BPMN er imperativt / ikke-deskriptivt Datafelter: Alder, ledighedsgrad, inaktivitet

Beskæftigelseskonsulentens cockpit

Ved start møder sagsbehandleren alle sine sager: Antal af modtagelsessager pr. fase.

Masse behandling af sager – fx ved afvigelser

Løbende lovændringer påkræver et adaptivt stamkort

Lav nye, omdøb, flyt eller fremhæv felter

Slå obligatoriske felter til/fra med kort varsel

Cockpit – eksempel

Arbejdsgangen (1/2)

Umiddelbar præsentation af arbejdsgangen

Hurtigt overblik over aktiviteterne (sagerne)

Mulighed for at analysere gennemløbstider

Videndeling foregår på basis af arbejdsgange og kan deles via arbejdsgangbanken (sociale medier)

Arbejdsgangen (2/2)

Skabeloner og fraser sikrer at lovregler og lovsamlinger kan anvendes umiddelbart af medarbejderne

Cockpit for ejeren af arbejdsgangen Aktivitetsstrøm for videndeling

Redigere arbejdsgangen efter lean metodikker

Analyse værktøjer for at se gennemstrøms tider og identificere flaskehalse

Arbejdsgangsbeskrivelse

Opsummering

Beskrivelser af arbejdsgange skal og kan faciliteres elektronisk hvilket øger produktiviteten og overholdelse af regler Den umiddelbare forståelse af arbejdsgangen er kritisk for at

brugerne kan forstå og bruge arbejdsgangen

Statistik og overblik baseres på arbejdsgangen

Når arbejdsgange suppleres med data kan eksisterende fagsystemer erstattes

Den ansvarlige for arbejdsgangen og videnmedarbejdere skal løbende kunne bidrage til forbedringer af arbejdsgangen og videndele

Arbejdsgangbank er central for videndeling