of 41 /41
www.synergyxperience .nl Exact Synergy wereldwijd als basis ERP systeem

Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

  • Upload
    nobel

  • View
    566

  • Download
    4

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Met meer dan 2.500 medewerkers en vestigingen in Nederland, België, Tsjechië, Suriname en Turkije legt, onderhoudt, managet en verbetert Xerox het klantcontact met de eindgebruikers van haar opdrachtgevers. In 2010 heeft voormalig Unamic/HCN, Perman Personeelsinformatie system vervangen door Exact Synergy. Gelijktijdig is Exact Globe geïmplementeerd. Vanuit een tijdelijk projectteam en beheer door key-users, is een professionele beheersorganisatie neergezet die samen met business partner Nobel het gebruik en functie van Exact Synergy, Globe, ScanSys en Qlikview ontwerpt, ontwikkelt en bouwt. Xerox Services CBPO gebruikt Exact Synergy als basis ERP systeem voor al haar landen binnen de groep Northern Europe.

Citation preview

Page 1: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Exact Synergy wereldwijd als basis ERP systeem

Page 2: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Ontmoet

René Nijman MBAWorkforce Management DirectorCBPO Europe

Page 3: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

VandaagXerox IntroductieSituatie Schets ‘Before’Hoe wordt Synergy gebruiktImplementatie tips

Page 4: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

XEROXToelichting van de klantorganisatie: introductie en kader

Page 5: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

$23 billion in revenue $1.3 billion from contact centers

Employees 160,000 worldwide

Operations over 160 countries

Financial stability $1 billion focused on growing contact center business

Technology innovation + $1billion annual R&D investments

Proven operational structure drives higher CSAT and brand loyalty

The World’s Largest Provider of BPO and Document Management Services

In Fortune’s ranking of the World’s Most Admired Companies, Xerox is ranked No. 1 in the computer industry

You’ll find us everywherebusiness gets done

Ursula M. Burns, Chairman & CEO, Xerox Corporation

Xerox introductiethe Customer Experience Company

Page 6: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Xerox ServicesMore then 55% of world sales is services

Xerox Corporation

Xerox Technology Global

Xerox Services Global

Xerox Services Europe

CBPOFSSHRSITO

Unamic/HCN Group

XL World

95.000 FTE11 bln USD

160.000 FTE23 bln USD

65.000 FTE12 bln USD

11.000 FTE

5.000 FTE

Northern EuropeSouthern Europe3.000 FTE

Page 7: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

CBPO Services PortfolioKnowledge and experience of the whole customer life-cycle

CustomerAcquisition

CustomerOn-boarding

• Consultancy and Analytics

• Digital Creative Services

• Campaign Management Services

• Data Management Services

• Translation and Localization

• Master Vendor Services

• Order Management

• Onboarding Services

• Customer Application Processing

• Communications Engineering

• Telesales/Telemarketing

• Technical Support Services

• Outbound and Inbound Call Center Service

• Customer Service and Sales Support

• Relationship management

• Multi-Channel – Multilingual Fulfillment Service Centers

CustomerCare

CustomerRetention & Loyalty

• CRM and Predictive Analytics

• Customer Data Integration

• Response Management Services

• Retention and Loyalty Management

• Social Media CRM

• Performance Management

Drivetop-line revenue

Increasecustomer satisfaction

Reducecosts

Increasemarket share

Page 8: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

• 5.000+ customer care agents• 30+ sites• 1 cloud• 1 platform• 1 infrastructure• 28 major clients• telecom, online retail, utilities,

travel & leisure as main serving industries

Our Europe footprintcreate a pan European presence

SURINAME

Page 9: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

CBPO Northern EuropeCurrent scope Synergy

CBPO Northern Europe

Netherlands Belgium Turkey Surinam Czech Republic United Kingdom

Group Support HR

Finance Accounting

Workforce Management

Business Improvement

Sales Europe Business Support & ICT

CBPO Southern Europe

Romania Italia

France Albania

Page 10: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

NO INTEGRATED ERP SYSTEMWat was de situatie voor Synergy?

Page 11: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

KnelpuntenPerman

Digitale kaartenbakAlleen personeelsinformatieGeen report tool

Home Made SystemsContinuïteit risicoInformatie versnipperd

Geen procesondersteuning

Page 12: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

KEUZEHoe is men tot de keuze gekomen voor Synergy?

Page 13: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Fusies en Overnames‘Gedwongen’ keuze door fusieEén oplossing voor HRM, CRM en Accounting

HRM: Kopie van Perman (budget en doorlooptijd)Uitfaseren Perman en NavisionUitfaseren SalesforceExact voor boekhouding

Page 14: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

GoalsScalable SolutionFlex seatingUp- en downscaleIntegrated Information Management

Page 15: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Succes FactorenIntegraal informatieplan

Vermijd API’sOntdubbel data elementenStandaardiseer overallMaak kennis uitwisselbaar

Page 16: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

WAARVOOR XEROX EXACT SYNERGY GEBRUIKT

In hoeverre is de business case gerealiseerd?

Page 17: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Gebruikers en licenties4. 164 Synergy users270 Staf (licentie users)Dagelijks 200 concurrent usersKey-users

Country DirectorsHRAccountingFinance

Page 18: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Wat doen wij met Exact Synergy (1)Gestructureerde werkstromen

• Betrokkenen bij een proces zitten op één lijn, dankzij geïntegreerde werkstromen.• Werkzaamheden worden automatisch gerouteerd naar de volgende persoon binnen

het proces.• U ziet duidelijk in welke fase het proces zich bevindt en wie verantwoordelijk is voor de

volgende stap.

Wij gebruiken werkstromen onder andere voor HR verzoekstromen zoals instroom en uitstroom van medewerkers, verlof aanvragen en de beoordelingscyclus van medewerkers.

Page 19: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Wat doen wij met Exact Synergy (2)Gedeelde documenten

• Exact Synergy ondersteunt document intensieve processen in uw hele bedrijfsvoering.• Digitale documenten in Microsoft Word, Excel of andere toepassingen deelt u veilig,

ongeacht de werk- of woonplaats van uw medewerkers.• Dit betekent dat u overal die documenten kunt terugvinden op het moment dat u die

nodig heeft.

Wij gebruiken het delen van documenten voornamelijk voor ons intranet (delen van algemene informatie met alle medewerkers), maar ook voor het personeelsdossier.

Page 20: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Wat doen wij met Exact Synergy (3)Inkomende facturen

• Organisaties moeten ingekomen facturen controleren, vergelijken en laten fiatteren door budgethouders. Het elektronische register voor inkomende facturen in Synergy maakt dit proces transparant en traceerbaar.

• Facturen worden gescand en ter goedkeuring aangeboden aan de bevoegde budgethouder. Deze kan de facturen online bekijken en fiatteren.

• Hiermee elimineert u de fysieke papierstroom binnen uw organisatie waardoor u efficiënter kunt werken.

Wij gebruiken deze optie ook voor het fiatteren van onze inkomende facturen en controle op bijbehorende PO.

Page 21: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Wat doen wij met Exact Synergy (4)Single Point of new employee entry

• Op slechts één plaats worden nieuwe medewerkers ingevoerd• Er is slechts één bronsysteem voor personeelsdata• Met het personeelsnummer als unieke identifier voor alle systemen: user and license

management

User en Licentie Management; Alle applicaties en systemen (zoals Active Directory, CIC3.0, InVision, Protime, etc) krijgen personeelsdata uit Exact Synergy. Dit voorkomt fouten en onnodig dubbel werk.

Page 22: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Wat doen wij met Exact Synergy (5)Ondersteuning bedrijfs- en management processen

• Ondersteuning van autorisatie processen noodzakelijk voor kwaliteitskeurmerken, accounting regelgeving en (Xerox) audits.• Logistiekmanagement (bestellingen, bedrijfsmiddelen).

Wij gebruiken de autorisatie processen in bijvoorbeeld PO-aanvragen, reis- en verblijfsaanvragen en openstelling van vacatures.

Page 23: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Wat doen wij met Exact Synergy (6)Relatiemanagement (medewerkers, opdrachtgevers, leveranciers)

• Contractmanagement (arbeidsovereenkomst, verkoopcontracten, inkoopcontracten)• Signaleringen op verloopdata en verleningsmomenten

Digitale dossiers van medewerkers, opdrachtgevers en leveranciers toegankelijk voor iedereen afhankelijk van autorisatie.

Page 24: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Intranet - nieuwspagina

Page 25: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Centralisatie van processenDoor wereldwijde gebruik van Synergy/Globe zijn we in staat om processen centraal uit te voeren.HR Administratie in SurinameFinanciële Administratie (factuurverwerking) in Turkije

Page 26: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

HOE XEROX DE UITROL VAN SYNERGY HEEFT GEREALISEERD

In hoeverre is de business case gerealiseerd?

Page 27: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Xerox Intelligent Network (X.i.N)

World Wide Web

OpdrachtgeverOffshore

Virtueel Dedicated

DataCenter AlmerePowered by KPN

locatie Nederland

Uitwijk

April 13, 202328

Voice connectionISDN-30 + IP-

trunking

ICT virtual architectureNL data center for SAAS Europe

Page 28: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Positie in systeemlandschap

ProjectWorld

Invoice Process

CIC 3.0 CCM

ProTime / Tijdschrijven

Otys

MatchQ

Labor

Active Directory

WFM InVision

Payroll Services

eCare

Exact Globe

XML / Webservices

Outlook Exchange

Page 29: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Kopie van NL processenFase 1

Verzoeken en workflow die met minimale aanpassing te gebruiken zijnRollen en autorisaties

Fase 2Verzoeken en workflow die een redesign nodig hebbenExtra HRM kaartLand specifieke verzoeken

Page 30: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Virtuele Training en Online Manuals

WebEx TrainingHRTrain de trainer

E-learningAdobe Captivate

Online Manuals

Page 31: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

RAPPORTAGES & DASHBOARDIn hoeverre is de business case gerealiseerd?

Page 32: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

RapportagesMS Report Service bij implementatie

14 rapportages14 aanleverlijsten

Functioneel OntwerpWijzigende vraag; lastig met MRSInrichting sluit niet aan bij rapportage wensAanleverlijsten wel goed

Page 33: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

QlikView - dashboards

Page 34: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

TWEE STAPPEN VOOR EN EEN TERUG

Wat zijn de do’s en don’ts bij deze implementatie?

Page 35: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Leerpunten NobelKen je klant; accountmanagementKennismanagement voor/van klantKwaliteit consultant is cruciaal

Beschikbaarheid consultants - jaarplanKennis en kunde

Page 36: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Please Don’t‘Kopiëren’ oude omgevingBeheer door key-usersRapportages na implementatie‘Kopiëren’ naar andere landen

Page 37: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Wat heeft aandacht nodigLicentiebeheer is ‘lastig’

Combineren van licenties (ESS + CRM)Beperken verzoeken

Gebruikersvriendelijkheid is matigAandacht voor support en training

Robuustheid BackOffice infrastructuurPerformance & up-time

TaalSysteemtaal, keuze voor EngelsVreemde tekens in content & interfacesAantal karakters en velden

Page 38: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Tips – do’sFunctioneel beheer

Change management! Is en blijft belangrijkTesten (OTAP)

Nobel add-on’sTVM, auto-procesSolution Builder (customized employee card, slimme verzoeken)Customer Selector (keuzes beperken tot eigen medewerkers)Wordmerge (200 teamleaders kunnen standaardbrieven uitprinten voor hun medewerkers, HR kan standaardbrieven uitprinten voor alle medewerkers)

Intranet & NewsColors and pictures: user experience

QlikView voor dashboards

Page 39: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

ConclusiesEen tevreden Exact Synergy gebruikerMaak je eigen planLeg de ontbrekende schakels blooten denk na over interfacesOwnership of data

Page 40: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Contact www.xerox.nl

[email protected]/renenijmanTwitter.com/nijma010

Page 41: Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

U kunt deze en alle andere presentaties terug zien op:

www.synergyxperience.nl