ERP, à destination des TPE et PME - Jesuisfantastic

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Apports concrets des

E.R.P. de seconde E.R.P. de seconde génération:génération:

« Comment devenir la TPE du futur ?»

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AgendaAgenda

• 9H30: Vocabulaire et concepts ERP

• 9H40: Cas pratique: TPE « TontonFauteuil »

– Présentation société ,activités et enjeux– Processus et flux de l’information– Outils TIC utilisés

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AgendaAgenda

• 10H00: Démonstration des apports ERP

– Scénario 1: Offres Hi-Pass Hi-Pass Software

– Scénario 2: Commandes clients PMIGest PmiX

– Scénario 3: Achats et suivi Brainstorming SiliconBrain

– Scénario 4: Planning Production NSI MicrosoftDynamicsAX

– Scénario 5: Contrôle de gestion Orda-S MicrosoftDynamicsNav

– Scénario 6: Gestion de projet/chantier Prodware MicrosoftDynamicsNav

• 12H00: Débat/ Questions

• 12H30: Lunch et « Espace rencontre ERP »

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AgendaAgenda




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Vocabulaire Jargon GénériqueVocabulaire Jargon Générique

• Enterprise Resource Planning– Système ERP = un système qui permet de mieux

plannifier et d’utiliser les ressources de l’entreprise:

• Matières, Hommes, Machines, Cash

– Origine: Briser les îlots départementaux grandes sociétés (Fin années 80)

– Produits: Logiciels

• ERP Solutions destinées à gérer d’abord activités : – Ventes, Achats,

Production,Comptabilité,Qualité,Services après-ventes.

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ERP= Améliorer le système d’information de l’entreprise à ERP= Améliorer le système d’information de l’entreprise à

travers ses activités/processustravers ses activités/processus

Bon Acteur

Information Exacte

Non

Oui

Non Oui

Au bon moment

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Articles • Vendus(Prix de vente)• Achetés(Prix d’achat)• Fabriques

• Gamme• Nomenclature Prix de revient

Clients• Données comptables• Condtions prix/contrats

Fournissseurs• Données comptables• Conditions d’achats

Les données dans un ERP: Les données dans un ERP: base base de données uniquede données unique

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PropositionsCommandes

Achat

PropositionsRéapprovisionnement

Commandes “A la carte”

MRP

ERP Distribution Material Requirement ERP Distribution Material Requirement PlanningPlanning

ContratsCadres

Articles • Vendus(Prix de vente)• Achetés(Prix d’achat)

Fournissseurs• Données comptables• Conditions d’achats

Gestion StocksGestion Stocks

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Base de fonctionnement d’un ERPBase de fonctionnement d’un ERP• NOMENCLATURE (BOM)

• Montre tous les niveaux des composants, incluant les sous-ensembles, pièces usinées, matières premières et les pièces achetées nécessaires.

• Doit également montrer la quantité de chaque composant nécessaire pour faire une unité d’un produit donné.

• Cette nomenclature doit être complète, précise

et tenue à jour.

Exemple

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Structure Type d’un fauteuilStructure Type d’un fauteuilFAU100

Siège (1)Roulettes (5)

Tissus (1.5m)Mousse (0.6 kg)

Vis (16)Accoudoir(2)

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Gammes opératoires/recettes La séquence des opérations nécessaires de fabrication Le poste de charge sur lequel est réalisée l’opération Le temps d’attente moyen ou de transfert Les caractéristiques de l’opération (comparaison charge /

capacité)

Cette gamme doit être complète, précise ainsi que les liens avec la ou les nomenclatures qui l’utilisent

Bases de fonctionnement d’un ERP

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PropositionsOrdres Achat

Propositions Ordres Fabrication

Commandes clients

MRP

ERP Production Material Requirement PlanningERP Production Material Requirement Planning

1

11

T issu P la stiq ue

S iè ge R o u le ttes

F a ute u il

PFSFMatières

PrévisionsVentes

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Eléments de prix Eléments de prix de revientde revient

Coûts Matières

Coûts Généraux

Coûts Opératoires

Tissu

Plastique Machine Homme

Bases de fonctionnement d’un ERP

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1

11

T issu P la stiq ue

S iè ge R o u le ttes

F a ute u il

Matière 121,37 0 121,37Main oeuvre 22,49 11,11 33,6Frais 53,46 6,58 60,04

Total 113,04Matière 70,67 70,67Main oeuvre 0 22,49 22,49Frais 14,94 4,94 19,88

Total 45,45Matière 34,05 34,05Main oeuvre 0Frais 11,4 11,4

Total 40,16Matière 36,62 36,62Main oeuvre 0Frais 3,54 3,54

Total 84,28Matière 0 50,7 50,7Main oeuvre0 0 0Frais 0 33,58 33,58

Prix de revient

Bases de fonctionnement d’un ERP Production

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Workflow Workflow

• WF- Gestion flux de travail :: automatisation de tâches et routage pour des processus bien définis et stables

• Composants classiques d’un Workflow– Plusieurs personnes exécutant en série et/ou parallèle

la procédure– Séquencement des tâches selon procédure– Aller(s)-retour(s) dans la procédure– Option:

• Dates buttoirs de fin et par étapes dans la procédure

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Présentation Tonton FauteuilPrésentation Tonton Fauteuil

• Activités– Activité 1: Fabrication et ventes de fauteuils « sur

mesure » à partir de configuration fauteuil standards pour « professionnels »

– Activité 2 : Fabrication moyennes séries et ventes par appel sur contrat

– Activité 3 : Installation et suivi de chantier /projet chez clients

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Présentation Tonton FauteuilPrésentation Tonton Fauteuil• Valeurs ajoutées/ Différentiation

– Savoir-faire et réactivité pour créer/produire des fauteuils « prototypes » à la carte.

– Respect du délai sur contrats cadres – Gestion projets « Business floor clé sur porte »

• Marketing/Vente– La vente est à 50 % réactive et 50 % pro-active.– Le nombre d’offres à faire « à la carte » est en nombre

croissant.• Organisation et Processus.

– En fonction des commandes clients les fauteuils sont :• Livrés sur stock fabriqués ( contrat cadre) • Fabriqués sur mesure• Installés dans projets/chantiers

– Les fauteuils fabriqués « à la carte » nécessitent souvent des commandes particulières en composants auprès des fournisseurs

• Exemple: un type d’accoudoir design

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– Présentation société ,activités et enjeux– Processus et organigramme– Outils TIC utilisés

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Organigramme Tonton FauteuilOrganigramme Tonton Fauteuil

et le client ? et les partenaires ?

CommerciaCommerciall

productionproduction admin & admin & financefinance

directiondirection

secrétariat

ProjetsProjets

Grands Clients

Nouveuax clients

Réclamations Suivi sous traiatsnts

planning

Atelier

Qualité

compta

informatique

achats/stocks

Planning

Exécution

Bureau études

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Organigramme Tonton FauteuilOrganigramme Tonton Fauteuil

et le client ? et les partenaires ?

CommerciaCommerciall

productionproduction admin & admin & financefinance

directiondirection

secrétariat

ProjetsProjets

Grands Clients

Nouveuax clients

Réclamations Suivi sous traiatsnts

planning

Atelier

Qualité

compta

informatique

achats/stocks

Plannin,g

Exécution

Bureau études

• Prévisions • Offres

• Commandes• Suvi clients

• Offres

• Planning projets

• Gestion ressources

• Suivi Chantier

• Sous-traitants

• Plans et gammes

• Planning Atelier

• Pointagesatelier

• Cpta Clients/ Fournisseurs

• Achats

• Analytique• Prix de revient

• Rapportsfinanciers

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Outils Tic UtilisésOutils Tic Utilisés

• Compta: – Waf software

• Stocks :– Access

• Offres:– Word et Excel

• Production:– Excel et papier

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Procesus métiers clés et acteursProcesus métiers clés et acteurs

• Processus– Offres “a la carte”– Commandes

clients– Achats/stocks– Production– Suivi prix revient– Gestion

projet/chantier

• Acteurs– Commercial– Commercial et

assistante– Acheteur et

magasinier– Chef d’atelier– Comptable– Chef de projet– Chef de chantier

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Commercial

Commercial ACHATS

GESTION de STOCK

ACHATSGESTION de STOCK

45

8

9

10

1112

Appel d’offre

Offre

LancementProduction/Planning

Commande Achat et suivi

Gestion de Stock

Prod semi finisGestionProjetEmballa

geTransport

Facturation

Demande d’achat

InstallationChantier

CommandeClient

Dem. d’offre

Offre

1

2

3CLIENT

6

7

FOURNISSEUR

Entrée desmarchandises

Prod produits finis

Flux Logistiques et Gestion projet intégrés

Encodage commandes

Contrôle Gestion

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– Scénario 1: Offres Hi-Pass Hi-Pass Software

– Scénario 2: Commandes clients PMIGest

– Scénario 3: Achats et suivi Brainstorming

– Scénario 4: Planning Production NSI

– Scénario 5: Contrôle de gestion Orda-S

– Scénario 6: Gestion de projet/chantier Prodware



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Contexte scénarioContexte scénario• Tâches à faire

– Offre « à la carte » fauteuil

– Estimer prix de revient– Transformer offre en

commande

• Enjeux– Vite– Récurrent car Valeur

ajoutée Tonton fauteuil– Sans erreurs de

nomenclature– Sans faire appel à

enineering

• Acteurs– Commercial– Assistante commerciale

• Faiblesses– Lourd avec Word plus

papier plus excell– Erreurs sur

nomenclature et prix Offres remise trop tard

et/ou avec erreurs prix

– Ré encodages des données si commande Coût de gestion des

commandes en croissance

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Solution ERPSolution ERP

• Configurateur commericial utilisant base de données articles ERP

• Récupération données existantes dans cette base.

• Transformation automatique offre « a la carte » en commande client

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Quelques notions de baseQuelques notions de base

Pour fonctionner et être performant un ERP à besoin d’une série d’information.

La qualité du fonctionnement sera fonction de la qualité des informations

disponibles.

ERP & Configurateur Hi-Pass Software

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ERP & Configurateur ERP & Configurateur Hi-PassHi-Pass Software Software

La notion d’article:

-Matérialisation informatique d’un élément, d’une pièce, d’un ensemble de composants, que l’on peut mettre en stock, que l’on peut acheter, que l’on peut fabriquer.-L’article peut être composé d’autres articles.

[ Signalétique Article ]

Notre cas un fauteuilCode article: « JSF-FAU001 » qui est un

fauteuil configurable

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ERP & Configurateur Hi-Pass Software

La notion d’arborescence:

- cela représente la composition d’un article, on parle également de nomenclature, de B.O.M.-La nomenclature peut avoir plusieurs niveaux.

Structure Type d’un fauteuilFAU100

Siège (1)Roulettes (5)

Housses Tissus Mousse (0.6 kg)

Vis (16)Accoudoir(2)

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La notion de gamme:

-Matérialisation informatique d’une méthode de fabrication, de production.-Elle correspond à une séquence d’opérations à réaliser pour produire l’article.

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La notion de Configuration:

•Une offre•Une prise de commande

Faire correspondre l’article au besoin du

client

•Prix correct•Delai correct•Lancer des ordres corrects:

• achats • fabrication • réservation de stock

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La notion de Configuration:

Revoir – créer

• ARTICLE• GAMME• NOMENCLATURE

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1er niveau de configuration: option / variant:

Le système va nous obliger à faire des choix

Notre cas: « on va configurer un fauteuil dans le cadre d’une offre pour le client ».

• JSF-FAU001

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2eme niveau de configuration:

• Le système va nous obliger à faire des choix• Le système va calculer• Le système va contrôler• Le système va imposer / proposer• => intégration de votre savoir faire

Notre cas: « on va configurer un fauteuil dans le cadre d’une offre pour le client ».

• JSF-FAU001

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Conclusions:

• Un configurateur est une aide à la création de données• Un bon configurateur n’a pas de limite• Large étendue d’application• Intégration de votre savoir faire• Instrument garantir la rapidité et la fiabilité

Une bonne configuration est nécessaire garantir pour le cycle de vie de la commande au travers du système ERP.

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Apports solution ERPApports solution ERP

• Rapidité de réalisation d’un offre• Fiabilité des données de l’offre

transmise (Prix, délais,composants..)• Récupération automatique données

techniques(Nomenclature /gammes) par le bureau d’études

• Coût traitement administratif commande réduit

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– Scénario 1: Offres Hi-Pass

– Scénario 2: Commandes clients PMIGest PmiX







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– Récupérer commandes électroniques contrat cadre pour « Meuble Top »

– Mettre à jour le planning de production en conséquence.

– Produire documents de livraison

• Enjeux– Gros client à fidéliser qui

impose sa traçabilité.– Nombe de lignes très

important par commande.– Délais de livraison à

repecter.– Traçabilité livraison/stocks

du client

• Acteurs– Assistante commerciale– Magasinier

• Faiblesses– Encodage lourd et

fastidieux des appels sur contrat

– Erreurs d’encodage donnéesErreurs de livraisonDélais pas respectés

– Lourdeur pour produire rapidement notes d’envoi et factures sans erreursCoût traitement Risque de perdre client

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• Récupération automatique commandes • Mise à jour planning automatique.• Génération automatique notes d‘envoi

et factures

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EDI - ERPEDI - ERP

• Définition• Principes• Solutions• Démo

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DéfinitionDéfinition

• E lectronic– Transfert via lien électronique ( ligne

louée, Internet, …)• D ata

– Données structurées ( commandes, Notes d’envoi, Factures,…)

• I nterchange– Entre deux partenaires business

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PrincipesPrincipes

Donneur d’ordreVotre client

FournisseurVotre société

Commandes

Notes d’envoi

Facture

ORDER

DESADV

INVOICE

Autres…

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PrincipesPrincipes• Communications

– Connexions sécurisées ( X400, AS2 )– Internet

• Structure des fichiers– Edifact, D96A, BMF100, mais….

• Structure des données– Identification commune des articles et

partenaires : EAN13

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PrincipesPrincipes

• Structures des fichiers– Les standards sont multiples et

proposent des variantes– Les grands donneurs d’ordre

prennent des libertés par rapport au standards et aux variantes autorisées

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PrincipesPrincipes

• EAN13 Codification commune (GS1, ancien EANBelgilux)

– Articles ( GTIN ), au niveau de l’unité consommateur, groupage, palette.

– Partenaires commerciaux ( GLN ), avec différentiation possible entre adresse facturation et adresse livraison

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SolutionsSolutions

Donneurs d’ordreVos clients


?!

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Solution 1 : Traitement Solution 1 : Traitement interneinterne



Tra

du

cteur

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Solution 1Solution 1

• Inclus dans l’ERP ( ? )• Microsoft BizTalk• ……

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Solution 2 : avec EDI Solution 2 : avec EDI providerprovider



Tra

du

cteurEDI

provider

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Solution 2Solution 2

• BabelWay• EdiCom ( CertiPost )• EdiPax• Generix ( Influe ) • Porthus (EdiTie )• ….

Par ordre alphabétique

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Solution 3 : web EDISolution 3 : web EDI



WebEDI

WebEDI client

WebEDI provider

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Quelle solution choisir ?Quelle solution choisir ?• Coût

– Combien de message par semaine ?– Encodage manuel <> Automatisme

• Obligation– Mon client me l’impose

• Stratégie commerciale– Image modernisme

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Quelle solution choisir ?Quelle solution choisir ?Solution 1 Solution 2 Solution 3

Excessivement chèreRessources internes

Cout ( raisonnable )Partenaire nécessaire ( paramétrisation )

Réencodage ( temps / fiabilité )

Maitrise complète de toutGain encodage ( temps / vitesse / fiabilité )

Pas besoins de ressources internes pour mise en oeuvreGain encodage ( temps / vitesse / fiabilité )

Coût mise en oeuvre très faible

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DEMODEMO

DEMO

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Scénario intégration électronique Scénario intégration électronique automatiqueautomatique

ClientClient

LivraisonLivraison

EntrepôtEntrepôt

InternetInternet

Logiciels/programmesLogiciels/programmes

(ERP & MRP)(ERP & MRP)

Intégration automatiqueIntégration automatique

VotreVotre PmePmeEx: Brico, Delhaize, Colruyt,CarrefourEx: Brico, Delhaize, Colruyt,Carrefour

Bon deBon decommandecommande

FactureFacture

Note deNote deLivraisonLivraison

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• Pourcentage erreurs « zéro »• Vitesse traitement et ajustement

planning• Fidélisation client• Cout traitement administratif

commande réduit

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– Prévenir en interne/externe que la commande est passée

– Relancer fournisseurs pour éviter retard livraison

– Avertir responsle achats et le responsable production après confirmation .

• Enjeux– Diffusion rapide info– Info prioritaire – Processus doit être

« infaillible » et traçable

• Acteurs– Achat– Chef d’atelier

• Faiblesses– Outils employés(mail,tél,

post–it ..) inadéquatsErreurs Infos incomplètes ou

manquantes

– Temps de traitement trop long

Info arrive trop tard Côut de traitement trop

élevé

– Pas de traçabilité et de suivi des impacts sur planning et suivi fournisseurs

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• Mise en place d’un workflow d’alertes

• Automatisation de déclenchements tâches chez acteurs concernés.

• Suivi en temps réel des impacts et actions prises .

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Traitement en flux ou « workflow »

ELABORATION

Elément

à traiter

Document valide

Document traité

Cheminement

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Traitement en flux ou « workflow »

ELABORATION

Mettre en place une approche réactive sur la qualité des flux

Il y a un « couac » récurrent dans un traitement

On « systémise » le traitement par la mise en place d’un « Workflow »

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LE SUIVI

Notification sur document

EXEMPLE

Document ouvert

SURVEILLER

PREVENIR

ESCALER

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Commande client

Fauteuil avec accoudoirs

Commande fournisseur

pour les accoudoirs

Mise en attente de la

commande fournisseur

Confirmation de la date de

réception

Informer le responsable de

production que la commande est en

cours1

2

Rappel automatique à l’acheteur et au

fournisseur pour la demande de

confirmation de commande

3

Avertir le responsable de production de la date de réception

confirmée

Flux primaire des documents

x Flux des activités internes et externes

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• Système « infaillible »• Temps de réactivité adéquat • Traçabilité et preuve du suivi• Coût transfert d’infos « zéro »

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– Scénario 4: Planning Production NSI MicrosoftDynamicsAX





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– Réorganiser planning atelier suite à

• Retard livraison fsseur• Commande client

urgente

• Enjeux– Visibilité sur impacts

commandes « série »– Délais à respecter– Sans augmenter les

ressources/heures supplémenatires

• Acteurs– Chef d’atelier

• Faiblesses– Lourd avec Excel et

statique– Pas rapide pour voir

impacts Coût traitement

planning et erreurs

– Pas d’optimisation des charges possible Sous-utilisation des

machines/hommes

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• Ordres de fabrication découpés en séquence(OF)

• Pointages sur commande et état d’avancement

• MRP « dynamiqe » et recalcul planning

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SCENARIOSCENARIO

Planning

Retard commande fournisseur

Commande urgente

Pointage sur ordre de fabrication

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• Vue rapide,globale et précise des impacts sur délais de toutes les commandes.

• Aide à prendre les bonnes décisions si délai à postposer

• Fiabilité de l’information sur utilisation des machines/hommes

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– Scénario 5: Contrôle de gestion Orda-S MicrosoftDynamicsNav




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– Suivre prix de revient réel d’une commande « à la carte »

– Comparer au coût estimé

• Enjeux– Préserver marge – Récurrent car objectifs de

signer contrat cadre avec prix de vente corrects

– Facilement

• Acteurs– Commercial– Assitante– Ingénieur BE

• Faiblesses– Informations de coûts

morcelées dans plusieurs outils/documents et base de données

– Travail diffcileOn abandonne et on

fixe le prix du contrat « au pif »

– Ré encodage à postériori des données dans la compta analytique Coût de gestion prix de

revient

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• Imputation automatique coûts réels sur commande

• Visualisation budgété versus réalisé par commande

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NOMENCLATURE

….. 2 Accoudoirs 30 €

……

Total 85 €

COMMANDE CLIENT Meubles VIP

Prix de vente 287,5 € Marge prévue 60 %

ORDRE DE FABRICATION

Prix de revient prévu 115 €

TONTON FAUTEUIL

GAMME

Coût MO prévu 30 €

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RECEPTION ET FACTURATION

Top Design

2 Accoudoirs 24 €

Total 79 €

LIVRAISON ET FACTURATION

Meubles VIP

Prix de vente 287,5 €

Marge réelle 67,3 %

CLOTURE ORDRE DE FABRICATION

Prix de revient réel 94 €

TONTON FAUTEUIL

POINTAGE MO

Coût MO réel 15 €

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• Temps réel • Automatique et donc plus de côuts

d’encodages• Homogénéité des rapports

financiers• Facilite contrôle de gestion

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– Scénario 6: Gestion de projet/chantier Prodware MicrosoftDynamicsNav



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Contexte scénarioContexte scénario

• Tâches à faire– Gérer communication

entre chef de projet et chef de chantier.

– Pointer sur projet et validation pointages sur projet.

– Gestion documents liés à un projet/chantier.

– Achat sur projet.

• Enjeux– A distance et mails

nécessaires– Récurrentes sur chaque

chantier– Préserver marge sur cette

activité

• Acteurs– Chef de projet– Chef de chantier

• Faiblesses– Recherche documents

Perte temps

– Coûts aller/retour validation/modifications Mise en danger de la

marge sur projet

– Coûts notifications et traçabilité

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• Gestion par workflow et notification automatique.

• Gestion des versions documents.• Visibilité documents et

notifications par projet• Achat lié au projet

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Scénario 6 : partie 1Scénario 6 : partie 1

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• Rapidité recherche• Fiabilité des « notifications »(pas

d’oublis)• Allègement tâches sans valeurs

ajoutées• Traçabilité versions documents• Visibilité des documents/mails par

projet

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ADMINISTRAT. desVENTES (ADV)

ADMINISTRAT. desVENTES (ADV) ACHATS

GESTION de STOCK

ACHATSGESTION de STOCK

45

8

9

10

1112

Appel d’offre

Offre

LancementProduction/Planning

Commande Achat et suivi

Gestion de Stock

Prod semi finisPicking

MRP

EmballageTransport

Facturation

Demande d’achat

InstallationChnatier Plans Plans

D’installationD’installationChantiers ModifiésChantiers ModifiésPV RéunionsPV Réunions

Réservation Réservation Matériel externesMatériel externesPour installationPour installationE mails et OffresE mails et OffresFournisseursFournisseurs

Coût réèlCoût réèl(Cpta.analytique)(Cpta.analytique)

BudgetBudgetChantier:Chantier:RéaliséRéalisé

integrationintegration

CommandeClient

SimulationSimulationDe Prix RevientDe Prix RevientDélaiDélai

Dem. d’offre

Offre

1

2

3CLIENT

6

7

FOURNISSEUREntrée des

marchandises

Prod produits finis

Flux Logistiques et Gestion projet intégrés

Encodage Encodage commandescommandes

PickingPickingChantiersChantiersDocuments transportsDocuments transports

GestionProjet

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