Click here to load reader

Canon - bezpieczeństwo danych

  • View
    178

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of Canon - bezpieczeństwo danych

  1. 1. ZABEZPIECZENIA PRZED UTRAT DANYCH RYZYKO I ZGODNOSC Z PRZEPISAMI SABA STRONA FIRMY
  2. 2. Analizujc systemy chronice przed utrat danych, MOZNA ZAUWAZYC ZE WCIAZ ZNAJDUJASIE W NICH POWAZNE LUKI
  3. 3. JEST NA TO KILKA ZASKAKUJACO PROSTYCH SPOSOBW Tymczasem, jeli chodzi oefektywniejsze egzekwowanie zasad bezpieczestwa informacji oraz zarzdzanie zgodnoci z przepisami,
  4. 4. Pomagamy organizacjom o rnym profilu dziaalnoci usprawni procesy zwizane z przetwarzaniem informacji zarwo, w ramach papierowego, jak i cyfrowego obiegu dokumentw. Wykorzystujc to dowiadczenie, chcielibymy podzieli si nasz wiedz na temat bezpieczestwa informacji oraz zgodnoci z przepisami. CZESC 1: LUKI Gdzie znajduj si sabe punkty, ktre utrudniaj Ci egzekwowanie zasad bezpieczestwa informacji i naraaj Ci na ryzyko? CZESC 2: PRAKTYCZNE PRZYKADY Jak moesz poczy automatyzacj i zarzdzanie informacjami ze swoimi procesami biznesowymi, aby skuteczniej przestrzega przepisw i powica na to mniej czasu?
  5. 5. LUKI W SYSTEMACH BEZPIECZENSTWA DOKUMENTW CZESC 1:
  6. 6. 25%deklarowanych przypadkw naruszenia bezpieczestwa informacji mazwizek zdokumentami papierowymi. DRUKpozostaje sabym ogniwem w wielu organizacjach. SKANOWANIEkolejna potencjalna droga, ktr poufne informacje mog wydosta si poza organizacj. Niemal
  7. 7. JAK MOZESZ CHRONIC INFORMACJE WYSYANE DODRUKAREK I W NICH PRZECHOWYWANE? Wspczesne zaawansowane urzdzenia wielofunkcyjne powinny by chronione wtakim samym stopniu, jak kade inne.
  8. 8. DYSK TWARDY DRUKARKI mona skonfigurowa tak, aby wymazywa wydrukowane informacje albo przenosi je do zabezpieczonej pamici masowej. DZIENNIKI ZADAN mona ukry tak, aby nie byo wida, jakie dokumenty zostay poprzednio wydrukowane. SKANOWANE DOKUMENTY mog by chronione hasami, ktre ograniczaj moliwo ich otwierania, edycji lub druku. TRANSFER INFORMACJI midzy drukarkami a urzdzeniami uytkownikw mona szyfrowa, eby zapobiec jego przechwyceniu dotyczy to nie tylko zadadruku, ale te skanowaniadokumentw.
  9. 9. JAK ZAPOBIEGAC POZOSTAWIANIU POUFNYCH INFORMACJI W DRUKARKACH? Uwierzytelnianie uytkownikw pomaga t luk uszczelni. Tylko osoba, ktra wysaa zadanie druku, moe je odebra, stojc przy urzdzeniu. Mona to osign zapomoc KARTY MAGNETYCZNEJ KODU LICZBOWEGO ROZPOZNAWANIA LINII PAPILARNYCH KARTY ZBLIZENIOWEJ
  10. 10. CZY MOZESZ OKRESLIC: Jakie poufne informacje s udostpniane? Kto je udostpnia? Gdzie i w jaki sposb?
  11. 11. PRZY DRUKARKACH I SKANERACH LED OBIEG DOKUMENTW Podpis urzdzenia i cyfrowe podpisy uytkownikw wplikach PDF pozwalaj stwierdzi co, kiedy i z jakiej drukarki albo skanera wysa konkretny uytkownik. OTRZYMUJ POWIADOMIENIA O SKANOWANIU POUFNYCH INFORMACJI Dziki optycznemu rozpoznawaniu znakw (OCR) skanery mog wykrywa zastrzeone sowa kluczowe wdokumencie jeli kto go przeskanuje, waciciel procesu otrzyma powiadomienie. KONTROLUJ UPRAWNIENIA DRUKU, SKANOWANIA I WYSYANIA DOKUMENTW Moesz uniemoliwi niektrym osobom uywanie urzdze dopewnych zada. Naprzykad po to, eby uytkownicy gocinni nie mogli skanowa informacji i wysya ich na zewntrz.
  12. 12. W WIELU DZIAACH FIRMY LUB RZNYCH MIEJSCACH POZA BIUREM Jak zagwarantowa konsekwentne egzekwowanie zasad bezpieczestwa? Scentralizowane zarzdzanie drukarkami wielofunkcyjnymi moe zapobiec niekontrolowanym zmianom ustawie przezposzczeglnych pracownikw lub dziay.
  13. 13. NIE TYLKO DOKUMENTY PAPIEROWE Oprogramowanie do zarzdzania dokumentami pomaga ledzi dokumenty elektroniczne ikontrolowa ich uycie. Moesz te zmieni uprawnienia dostpu i uytkowania na poziomie serwera po udostpnieniu dokumentu. Moesz zdefiniowa, komu wolno otwiera, edytowa, adnotowa i drukowa dokumenty przez okrelenie uprawnie na poziomie pojedynczych osb, grup lub dziaw albo akceptowa zadania w oparciu o role.
  14. 14. Dzienniki kontrolne pozwalaj stwierdzi, kiedy i jak uytkownicy uzyskuj dostp do plikw. Moesz te przeledzi histori wersji, aby wykaza, e dane lub transakcje nie zostay zmienione, podrobione lub sfaszowane. Moesz te atwo pokaza, kto poprzednio edytowa, akceptowa i modyfikowa dokumenty, aby uzyska maksymaln przejrzysto procesw. NIE TYLKO DOKUMENTY PAPIEROWE
  15. 15. JESLI NIE MASZ DOSTEPU DO NIEKTRYCH SPOSRD TYCH FUNKCJI, MOZESZ BYC NARAZONY NA RYZYKO. Na szczcie, wiele z tych problemw mona atwo rozwiza.
  16. 16. W ODNIESIENIU DO PROCESW BIZNESOWYCH czc najlepsze praktyki zarzdzania dokumentami z automatyzacj procesw biznesowych, moesz odzyska kontrol i znacznie ograniczy podatno swojej firmy na ryzyko. Moesz te ograniczy oboenie pracownikw obowizkami zwizanymi zprzestrzeganiem przepiswi i pozwoli im skupi sie na tym, na czym znaj sie najlepiej.
  17. 17. PRAKTYCZNE PRZYKADY CZESC 2:
  18. 18. PACENIE DOSTAWCOM Jeli proces zarzdzania zobowizaniami odbywa si rcznie iz uyciem papierowych dokumentw, tracimy nad nim kontrol, a ryzyko naruszenia przepisw iobcienie prac staj si coraz wiksze. BEDY Rczne odczytywanie i przenoszenie danych z faktur prowadzi do pomyek. MAA PRZEJRZYSTOSC Trudny dostp docieek audytu. Czciowy lub cakowity brak zarchiwizowanych danych. STRACONY CZAS Wicej pracy zwizanej zrozstrzyganiem sporw iodpowiadaniem nazapytania.
  19. 19. 25% 58%firm gubi przynajmniej 5% faktur1 . systemw AP niejest bezporednio podczonych do systemw zarzdzania treci1 .1 Solutions for Finance Departments, Canon/RS Consulting, 2011
  20. 20. PACENIE DOSTAWCOM Dobrze zaprojektowane, zautomatyzowane rozwizanie moe zwikszy szybko i efektywno procesu a zarazem polepszy zarzdzanie informacjami biznesowymi i zgodno z przepisami. Wiele lokalizacji Automatyczne wyodrbnianie danych z faktur papierowych ielektronicznych Pena synchronizacja z systemem ERP Faktury przeksztacone w posta cyfrow, poindeksowane i bezpiecznie przechowywane Wiele formatw Wiele urzdze przechwytujcych
  21. 21. PACENIE DOSTAWCOM Korzyci: Poprzez automatyzacj tego procesu organizacja moe ograniczy liczb bdw spowodowanych rcznym wprowadzaniem danych Poniewa mona efektywniej ledzi faktury idokumentacje pomocnicz, organizacja zyskuje bardziej przejrzyst, przeszukiwaln ciek audytu Bezpieczne przechowywanie i kontrola dostpu do dokumentw cyfrowych gwarantuje pen zgodno z przepisami.
  22. 22. ROZLICZENIA Z KLIENTAMI Sposb, w jaki wystawiasz faktury klientom, rwnie moe grozi naruszeniem przepisw: Brak gwarancji, e wszystkie niezbdne dane zostay zarchiwizowane do celw raportowania i retencji Niepeny dostp do informacji z faktury Ograniczona integralno danych na ciekach audytu Wyzwania zwizane z dopenieniem formalnych standardw w zakresie fakturowania przepisowych norm fakturowania.
  23. 23. 30godz. to szacowany czas, ktry firmy powicaj co miesic na rczne tworzenie faktur dla klientw za pomoc oprogramowania do edycji tekstu1 . 1 Canon/KAE Market Research, 2014
  24. 24. GENEROWANIE FAKTUR Automatyzacja procesw i cyfrowa archiwizacja mog uszczelni luki w zabezpieczeniach oraz usprawni rozliczenia z klientami: Moliwo przyznawania dostpu do informacji z faktur tylko upowanionemu personelowi (przez zarzdzanie uprawnieniami dostpu) Stworzenie wiarygodnych cieek audytu oraz ledzenie faktur jasny obraz tego, co zostao zmienione, przez kogo idlaczego Moliwo wykazania, e konsekwentnie przestrzegano wewntrznych zasad oraz wymaga regulacyjnych Wiksze moliwoci monitorowania i raportowania faktur wystawianych klientom.
  25. 25. INFORMACJE PRZYCHODZACE W DZIALE POCZTOWYM Dlaczego dzia pocztowy odgrywa kluczow rolwograniczaniu ryzyka i utrzymaniu zgodnoci zprzepisami? POMYL OPRZYCHODZCYCH INFORMACJACH, TAKICH JAK: Formularze, zamwienia, kwity, listy od pracownikw, certyfikaty, faktury dostawcw. TERAZ POMYL O WYZWANIACH: Brak kontroli nad dystrybucj poczty i dostpem do informacji. Problemy z zachowaniem poufnoci. Trudnoci z przestrzeganiem wewntrznych zasad lub prawnych regulacji dotyczcych klasyfikowania i retencji dokumentw.
  26. 26. Wiksze moliwoci wzakresie przeszukiwania i udostpniania dokumentw biznesowych topodstawowa motywacja doinwestycji w rozwizania do skanowania iprzechwytywania danych1 . 1 AIIM Report, The Paper Free Office, 2012 # 1
  27. 27. INFORMACJE PRZYCHODZACE W DZIALE POCZTOWYM Cyfrowy dzia pocztowy oferuje zautomatyzowane rozwizanie tych problemw. Przeksztaca przychodzce dokumenty w format cyfrowy i moe zintegrowa je z systemem zarzdzania dokumentami, kierujc je bezporednio doodpowiednich osb, folderw lub dziaw.
  28. 28. Odbieranie isortowanie Dystrybucja Dziaania odbiorcy Archiwizacja Automatyczne wyodrbnianie danych Automatyczne przekierowywanie poczty Powiadomienie jednym klikniciem Selektywna archiwizacja elektroniczna Weryfikacja nadawcy Powiadamianie odbiorcy Filtrowanie i okrelanie priorytetw Bezpieczne przechowywanie dokumentw Szybka i dokadna klasyfikacja Widoczno statusu atwe udostpnianie i edycja Szybkie wyszukiwanie i pobieranie INFORMACJE PRZYCHODZACE W DZIALE POCZTOWYM
  29. 29. Korzyci: Caa przychodzca poczta jest bezpiecznie przechowywana w postaci elektronicznej, zgodnie z wewntrznymi i prawnymi wymogami w zakresie nadzoru nad informacj Dostp do poufnej poczty jest kontrolowany dziki moliwoci przyznawania rnych poziomw uprawnie Identyfikowalno poczty podlega cisej kontroli, od chwili odebrania informacji, do jej przetworzenia przez uytkownika kocowego w dziale biznesowym INFORMACJE PRZYCHODZACE W DZIALE POCZTOWYM
  30. 30. TO TYLKO KILKA PRZYKADW
  31. 31. ZWRC UWAGE NA INNE DZIEDZINY Ale podobne zagroenia i moliwoci wystpuj w szerokiej gamie procesw biznesowych, ktre wymagaj intensywnej pracy z dokumentami. Pozyskiwanie klientw, otwieranie kont, przetwarzanie formularzy Dowody dostaw idokumentacja logistyczna Rejestrowanie pacjentw izarzdzanie aktami medycznymi Zarzdzanie kadrami, polisami, kontraktami
  32. 32. POROZMAWIAJ ZNAMI... Pomagamy organizacjom rnej wielkoci i o rnym profilu dziaalnoci efektywniej, produ