Embed Size (px)
Citation preview
MT-VENTAS-V1.0-002-2015 / Quito, 23 de junio de 2015
Índice Introducción 3
Ventas 4
Proceso 4
Gestionar cotización de producto 6
1. Reglas del Negocio. 6
2. Nomencladores. 6
3. Funcionalidades. 8
3.1 Gestionar cotizaciones de producto. 8 Validaciones 12
Gestionar orden de venta 17
1. Reglas del Negocio. 17
2. Nomencladores. 17
3. Funcionalidades. 19
3.1 Gestionar Venta. 19 3.2 Gestionar factura 27 Validaciones 31
Gestionar Reclamaciones 31
1. Reglas del Negocio. 31
2. Nomencladores. 31
3. Funcionalidades. 32
3.1 Gestionar reclamación 32 Validaciones 36
Gestionar Contrato 36
1. Reglas del Negocio. 36
2. Nomencladores. 36
3. Funcionalidades. 37
3.1 Gestionar contrato 37 Validaciones 40
Reportes 41
Pedidos de ventas 41 Contratos a renovar 42
Glosario de Términos. 43
1 de 47
Introducción
El presente Manual tiene como objetivo guiar al usuario en la explotación del producto Venta, de la línea de Gestión (GES), la cual ha sido desarrollada por WDS y permite gestionar las cotizaciones y ventas en la empresa, buscando optimizar el desempeño y la competitividad de la entidad, así como apoyar al personal de ventas en organizar, planificar y controlar la actividad.
Este Manual corresponde a la versión 1.0-DFT y describe cómo iniciar el trabajo con la aplicación y los aspectos generales presentes en la misma, recomienda la mejor forma de trabajar con la aplicación, relaciona las reglas que verifica y finalmente, describe cada una de las funcionalidades a las que se tiene acceso.
2 de 47
Ventas Proceso
El procesos de ventas puede tener su origen en el área de CRM o en la propia área de ventas. Cuando se realiza desde el área de CRM se evoluciona una oportunidad a Cotización. Esta cotización puede ser asociada a un contrato, y si no existe contrato con el cliente puede crearse uno nuevo. Los términos del contrato repercuten sobre la cotización o la orden de venta, según sea el caso donde se instancie el mismo. La cotización pasa por varios estados hasta que se confirma la misma y se crea el pedido de venta con el estado Venta a facturar. Así mismo el pedido de venta puede crearse independiente a la gestión de cotizaciones, si este no depende de un trabajo de cotización anterior. Al llegar al estado venta a facturar se debe gestionar la entrega del producto por el área de almacén. El abastecimiento de los productos se realiza en dependencia del método que estos tengan definido, si el método es producir se generan órdenes de trabajo a producción que se encarga de abastecer el producto y si el método es comprar, se generan órdenes de compra al área de compra que se encargan de incorporar los productos requeridos. Una vez que se encuentran disponibles los productos asociados al pedido de venta se lleva a cabo el proceso de facturación y al pagarse la factura el pedido de venta toma el estado realizado, terminado de esta forma el proceso.
La gestión de reclamaciones que se tiene en cuenta como parte del proceso de postventa no se ve presente en el modelado pero constituye una actividad importante en el área de venta. Esta gestión de reclamación no solamente se circunscribe al área de venta, si no a cualquier objeto tal como un producto, un cliente, un proyecto, una factura, etc.
3 de 47
Imagen 1: Proceso de ventas.
4 de 47
Gestionar cotización de producto 1. Reglas del Negocio.
• Si se escoge la opción Pre-reserva en el estado En evaluación el sistema guarda
los productos en el almacén de preservará para esta venta.
2. Nomencladores.
Los nomencladores recogen información de uso común en las diferentes funcionalidades, facilitando la introducción de la información en el resto de las opciones, evitando errores humanos y permitiendo unificar la descripción de dicha información. Para acceder a ellos debe seleccionar el menú Ventas/Configuración y luego seleccionar el nombre en específico del nomenclador que desea gestionar.
Entre los nomencladores asociados a las cotizaciones están:
∙ Categorías de unidades de medida ∙ Unidades de medida ∙ Tienda ∙ Precio
∙ Precio ∙ Versiones de tarifa ∙ Tipos de precio
Debe tenerse en cuenta que estos nomencladores no solo son de la funcionalidad gestionar cotización de producto, también algunos de ellos son usados desde otras funcionalidades como las pertenecientes al área de CRM y a la propia funcionalidad Gestionar orden de venta.
Los siguientes nomencladores son partes de la carga inicial fija del sistema por tanto se incluyen en los elementos de configuración que aquí explotamos pero si son elementos que pueden variar según el tipo de negocio al que se le implemente la solución.
∙ Plazos de pago
5 de 47
∙ Posición fiscal
La operación con los nomencladores es muy similar en cada uno de ellos. A continuación se muestra uno de los nomencladores más representativo.
Precio
Vista Lista
En la opción de menú Ventas/Configuración/Precio/Precio aparecerá un listado de todas las tarifas de precio que han sido definidas mediante el botón Crear o a partir de alguna de las funcionalidades asociadas a dicho Nomenclador.
Imagen 2: Vista lista de la tarifa de precios.
Vista Formulario
En esta vista se mostrará el elemento que en este caso sería la Tarifa de precio con todos los campos asociados a ella, que se desee crear o editar. Los campos que aparecen de color azul son campos de carácter obligatorio y es necesario llenarlos antes de guardar los datos.
Imagen 3: Vista formulario de la tarifa de precios.
Las opción Añadir elemento abre un wizard que permite definir versiones de tarifa a partir de señalar una fecha de inicio y una fecha de fin, así como los elementos de tarifa que adicionalmente abre otro wizard de permite definir reglas asociadas a productos y calcular el precio por fórmulas de la misma.
6 de 47
Imagen 4: Wizard de versiones de tarifa.
Imagen 5: Wizard de elementos de tarifa.
3. Funcionalidades.
3.1 Gestionar cotizaciones de producto.
A la gestión de cotizaciones de producto se puede acceder desde una oportunidad cuando se escoge la opción Crear presupuesto o convertir a presupuesto. Esta opción abre un wizard que permite definir el cliente y la tienda que están implicadas en la cotización proporcionado al accionar el botón Crear que el presupuesto quede creado.
7 de 47
Imagen 6: Wizard para convertir a cotización desde la oportunidad.
También se puede acceder a la gestión de presupuesto desde el formulario del cliente al accionar en el botón presupuestos y pedidos.
La forma convencional de acceder es a partir de seleccionar el menú Ventas/Cotizaciones/Cotización de producto que mostrará un listado de las cotizaciones existentes en vista lista, dando posibilidades de búsquedas, agrupamiento, crear, editar, eliminar y ver detalles.
Imagen 7: Vista lista cotizaciones de producto.
Además cuenta con una vista calendario que permite visualizar las cotizaciones por estados en el día, semana o mes que se han realizado.
8 de 47
Imagen 8: Vista calendario cotizaciones de producto.
El sistema cuenta con una vista formulario a la cual se accede por el botón crear o dando doble click sobre el calendario. Entre los campos más importantes de las cotizaciones están:
Cliente: Constituye un dato obligatorio y se refiere al cliente en cuestión para el cual se va a realizar la cotización.
Contrato/cuenta analítica: es una referencia al contrato/cuenta analítica del cliente si fuese el caso.
Confirmar antes de: es un dato obligatorio expresado por una fecha antes de la que es necesaria la confirmación de la cotización, después de esta fecha la misma pierde validez.
Notificar antes de: es un dato obligatorio y representa la cantidad de días que se debe notificar antes de la fecha de vencimiento.
Fecha: es la fecha de creación de la cotización.
Tienda: es un elemento de configuración y representa la entidad que realiza la cotización.
Referencia del cliente: es un código de referencia del cliente.
Tarifa: es un dato obligatorio, constituye además un elemento de configuración y expresa el tipo de tarifa de precio con la que se va a realizar la cotización.
Asunto: descripción general.
9 de 47
Imagen 9: Vista formulario de las cotizaciones de producto.
La pestaña líneas de la orden representa el producto o servicios que se tiene en cuenta para la cotización. Los productos normalmente son parte de la carga inicial del sistema por lo que comúnmente se escogen pero también desde este formulario se pueden crear productos. Las líneas de la orden muestran los datos esenciales que caracterizan o especifican este producto o servicio, estos datos pueden estar definidos anteriormente en las especificaciones del producto o definirse desdes este listado, tales como cantidad, unidad de medida, tiempo de entrega, impuestos y precio por unidad. Los campos subtotal, pre reservado y forzado muestran el subtotal de la factura (elemento que se calcula), la cantidad de productos en pre reserva y si fue necesario forzar el aprovisionamiento para obtener el producto en stock. El campo Iva que aparece en el extremo inferior derecho de la factura muestra cuánto se adiciona al producto por concepto de impuestos. El total de la factura se expresa con el campo Total y suma el costo base a los costos por impuestos.
10 de 47
Imagen 10: Pestaña líneas de la orden de las Cotizaciones de producto.
• La pestaña Otras informaciones describe los atributos:
Vendedor: señala el vendedor que realiza la cotización
Documento de origen: es una referencia al documento que le dio origen a la
cotización.
Tiempo estimado: es el tiempo que se piensa fructifique la cotización.
Tiempo de entrega: es el mismo tiempo se que se define en la linea de pedido.
Plazos de pago y posición fiscal son nomencladores preconfigurados del sistema
que ya fueron explicados anteriormente.
11 de 47
Imagen 11: Información general de las cotizaciones.
Validaciones
El sistema validará los datos introducidos y mostrará un mensaje informando los datos incorrectos u omitidos. Ejemplo:
Si se incorpora una fecha de confirmación inferior a la fecha actual es sistema validará los datos alegando que la fecha de confirmación debe ser menor o igual que la actual.
Imagen 12: Mensaje de validación.
12 de 47
Si se especifica una cantidad de días de notificación donde la cantidad de días es mayor que los días que faltan para la fecha de confirmación el sistema validará los datos mostrando el mensaje de error.
Imagen 13: Mensaje de validación.
Si se crea un cotización sin los campos requeridos, el sistema mostrará un mensaje especificando los campos que son necesarios insertar para poder crearla.
Imagen 14: Mensaje de validación.
13 de 47
Cuando se crea una cotización esta toma el estado Borrador. Luego al accionar en el botón enviar a evaluación esta toma es estado En evaluación. De este estado se puede accionar la opción Enviar a Borrador donde la cotización vuelve a tomar el estado Borrado, para esto se abre un wizard que permite especificar la causa.
Imagen 15: Wizard para volver al estado Borrador en la cotización de productos.
En el estado En evaluación en el formulario de las cotizaciones aparece el Checkbox Prereserva que al marcarlo sugiere describir la cantidad de días en prereserva que se mantendrá el producto. Esta acción permite mantener la cantidad del producto reservado al cliente en un almacén. Adicionalmente se incluye la opción forzar aprovisionamiento que permite automáticamente abastecer al almacén del producto. En dependencia del método de aprovisionamiento que tenga definido este producto se generará un orden de compra o una orden de producción para abastecer el almacén e incorporar los productos.
14 de 47
Imagen 16: Campos Prereserva y forzar aprovisionamiento en la cotización de producto en el estado en evaluación.
Del estado En evaluación también puede pasar al estado Revisada, para esto se acciona el botón Enviar a revisada. Una vez en el estado Revisada la cotización puede pasar a Borrador nuevamente usando el wizard de la imagen 14 o accionar en el botón Enviar oferta que pone la cotización en el estado Ofertada. La acción de Enviar a oferta abre un wizard que permite enviar la oferta por correo al cliente, donde se cargan los datos de correo especificados en la ficha del cliente. De esta forma se sugiere un asunto y un cuerpo del correo que puede ser modificado. Además se pueden adjuntar documentos dicho email. Al pulsar el botón enviar queda la cotización Ofertada y el correo enviado y si se acciona el botón Ofertar solamente de oferta la cotización sin enviar el correo.
15 de 47
Imagen 17: Wizard para ofertar cotización de producto a cliente.
En el estado Ofertada la cotización de producto puede pasar a Borrador nuevamente usando el wizard de la imagen 14 o convertirse en Orden de venta al accionando el botón Confirmar. Cuando se convierte en orden de venta la cotización abre el formulario de la orden de venta en el estado Venta a facturar y al pasar la orden de venta a estado Realizado (luego de cobrarse la factura) también pasa la cotización a dicho estado. En cualquier estado se puede cancelar la cotización pasando a estado Cancelada.
16 de 47
Imagen 18: Formulario de la Orden de venta generada a partir de una cotización.
Gestionar orden de venta 1. Reglas del Negocio.
2. Nomencladores.
Los nomencladores recogen información de uso común en las diferentes funcionalidades, facilitando la introducción de la información en el resto de las opciones, evitando errores humanos y permitiendo unificar la descripción de dicha información. Para acceder a ellos debe seleccionar el menú Ventas/Configuración y luego seleccionar el nombre en específico del nomenclador que desea gestionar.
Entre los nomencladores asociados a las ventas están:
∙ Equipo de ventas ∙ Categorías de unidades de medida ∙ Unidades de medida ∙ Tienda ∙ Precio
∙ Precio ∙ Versiones de tarifa
17 de 47
∙ Tipos de precio ∙ Producto
∙ Categoría de producto ∙ Empaquetado
Debe tenerse en cuenta que estos nomencladores no solo son de la funcionalidad gestionar Orden de venta, también algunos de ellos son usados desde otras funcionalidades como las pertenecientes al área de CRM, desde la gestión de producto y a la propia funcionalidad Gestionar Cotización de producto del área de ventas.
Los siguientes nomencladores son partes de la carga inicial fija del sistema por tanto se incluyen en los elementos de configuración que aquí explotamos pero son elementos que pueden variar según el tipo de negocio al que se le implemente la solución y de la localización del país a donde pertenezca le proyecto.
∙ Política para paquetes de productos ∙ Crear factura ∙ Plazos de pago ∙ Posición fiscal
La operación con los nomencladores es muy similar en cada uno de ellos. A continuación se muestra uno de los nomencladores más representativo.
Precio
Vista Lista
En la opción de menú Ventas/Configuración/Tienda aparecerá un listado de todas las tiendas (instituciones orientadas a vender) que contempla la compañía y que han sido definidas mediante el botón Crear o a partir de alguna de las funcionalidades asociadas a dicho Nomenclador.
Imagen 19: Vista lista del nomenclador tienda.
Vista Formulario
18 de 47
En esta vista se mostrará el elemento que en este caso sería la Tienda con todos los campos asociados a ella, que se desee crear o editar. Los campos que aparecen de color azul son campos de carácter obligatorio y es necesario llenarlos antes de guardar los datos.
Imagen 20: Vista formulario del nomenclador Tienda.
3. Funcionalidades.
3.1 Gestionar Venta.
A la gestión de Órdenes de Ventas se puede acceder desde una Cotización de producto en estado Ofertada cuando se escoge la opción Confirmar, pues se genera la orden de venta en estado Venta a facturar como se explica en el epígrafe anterior Gestionar cotización de producto.
También se puede acceder desde el formulario del cliente al accionar en el botón presupuestos y pedidos.
La forma convencional de acceder es a partir de seleccionar el menú Ventas/Orden de venta que mostrará un listado de las órdenes de venta existentes en vista lista, dando posibilidades de búsquedas, agrupamiento, crear, editar, eliminar y ver detalles.
Imagen 21: Vista lista de las órdenes de venta.
19 de 47
El sistema cuenta con una vista calendario que permite visualizar las Órdenes de venta por estados en el día, semana o mes que se han realizado.
Imagen 22: Vista calendario de las órdenes de venta.
El sistema cuenta con una vista gráfico que muestra por cada cliente el valor monetario que se obtiene de las ventas gestionadas en cualquier estado en donde estén.
Imagen 23: Vista de gráfico de las órdenes de venta.
20 de 47
El sistema cuenta con una vista formulario a la cual se accede por el botón crear del listado, al acceder a la vista formulario o dando doble click sobre el calendario. Entre los campos más importantes de las órdenes de venta están:
Cliente: Constituye un dato obligatorio y se refiere al cliente en cuestión para el cual se va a realizar la cotización.
Solicita: se especifica quien solicita el pedido
Destino: se especifica a donde va dirigido el pedido de venta.
Contrato/cuenta analítica: es una referencia al contrato/cuenta analítica del cliente si fuese el caso.
Fecha: es la fecha de creación de la orden de venta.
Tienda: es un elemento de configuración y representa la entidad que realiza la venta.
Referencia del cliente: es un código de referencia del cliente.
Tarifa: es un dato obligatorio, constituye además un elemento de configuración y expresa el tipo de tarifa de precio con la que se va a realizar la venta.
Imagen 24: Vista formulario de las órdenes de venta.
La pestaña líneas de la orden representan los productos o servicios que se demandan por parte del cliente y serán parte de la venta. Para incorporar productos a las líneas de pedido se acciona la opción añadir un elemento que abre un wizard que permite
21 de 47
seleccionar o añadir productos. Los productos normalmente son parte de la carga inicial del sistema por lo que comúnmente se escogen pero también desde este formulario se pueden crear productos.
El wizard para especificar las líneas de la orden muestran los datos esenciales que caracterizan o especifican este producto o servicio, estos datos pueden estar definidos anteriormente en las especificaciones del producto o definirse desde este formulario. Los datos fundamentales son:
Cantidad: representa la cantidad de ejemplares del producto que se demandan.
Unidad de medida: representa la unidad de medida que se tendrá en cuenta en la comercialización del producto.
Precio por unidad: representa el precio unitario del producto.
Empaquetado: es un nomenclador que define como estará empaquetado el producto. Entre los elementos esenciales están Cantidad de productos por paquete, el peso del paquete vacío, el tipo de empaquetado, la paletización y sus dimensiones.
Impuestos: se refiere a los impuestos que se le pueden asignar a la línea de pedido. Estos pueden ser escogidos a partir de los elementos de la carga inicial o incorporarlos a partir de este elemento.
Tiempo de entrega: representa el tiempo en días estimado para la entrega del producto
Método de abastecimiento: puede ser obtener bajo pedido u obtener desde stock.
Peso: se refiere al peso del producto.
Dirección de destino: se refiere a la dirección en donde va a ser entregado el producto.
Líneas de la factura: muestra todas las líneas de la factura.
Movimientos de inventario: abre un wizard que permite realizar los movimientos de inventarios necesarios para la venta.
22 de 47
Imagen 25: Wizard de las líneas de pedido de las órdenes de venta.
Al especificar los datos necesarios en el wizard y guardarlos queda especificada una línea de pedido. Estos elementos van adicionandose a la pestaña líneas de la orden.
El campo subtotal muestran el subtotal de la factura (elemento que se calcula). El campo IVA que aparece en el extremo inferior derecho de la factura muestra cuánto se adiciona al producto un valor por concepto de impuestos. El total de la factura se expresa con el campo Total y suma el costo base a los costos por impuestos.
23 de 47
Imagen 26: Pestaña líneas de la Orden de venta.
• La pestaña Otras informaciones describe los atributos:
Política para paquetes de productos: establece cómo será la política de
empaquetado a partir del método de entrega (entregar cada producto
cuando esté disponible o entregar todos los productos a la la vez)
Crear factura: especifica el método como debe crearse la factura.
Vendedor: señala el vendedor que realiza la venta.
Equipo de venta: específica el equipo de ventas encargado en gestionar la venta.
Categorías: representan las categorías que se pueden asociar a la orden de
venta.
Documento de origen: es una referencia al documento que le dio origen a la
venta.
Plazos de pago y posición fiscal son nomencladores preconfigurados del sistema
que ya fueron explicados anteriormente.
24 de 47
Imagen 27: Pestaña otras informaciones de la Orden de venta.
Cuando se crea una orden de venta esta toma el estado Borrador. Luego puede decidirse Enviar por correo electrónico, Confirmar venta o Cancelar Presupuesto.
Si se decide Enviar por correo electrónico el sistema abre un wizard que permite enviar la oferta por correo al cliente, donde se cargan los datos de correo especificados en la ficha del cliente. De esta forma se sugiere un asunto y un cuerpo del correo que puede ser modificado. Además se pueden adjuntar documentos a dicho email. Al pulsar el botón enviar queda la Orden de venta en estado Ofertada y el correo enviado y si se acciona el botón Ofertar solamente se oferta la orden de venta sin enviar el correo.
Imagen 28: Wizard para ofertar Orden de venta a cliente.
En el estado Ofertada puede volver a usarse la opción Enviar por correo electrónico que mantiene la Orden de venta en el mismo estado. Puede
25 de 47
Cancelarse la orden de venta o puede Confirmarse la venta. Si se escoge la opción Confirmar venta la orden de Venta toma el estado Venta a facturar. En este estado se puede cancelar el pedido o ver la Orden de entrega. Si se acciona el botón Ver orden de entrega el sistema abre la Orden de entrega que se encuentra definida en el almacén. Esta Orden de entrega si tiene disponibilidad se pondrá en estado Lista para envio y si no hubiese producto disponible toma el estado Esperando disponibilidad. Hasta que el producto no se haya abastecido en el almacén la orden de entrega no toma el estado Listo para envío. Cuando esté la cantidad de producto disponible para la entrega si se acciona el botón Enviar la Orden de entrega toma el estado Entregado.
Imagen 29: Orden de entrega asociada a una Orden de venta.
Una vez entregado los productos la Orden de venta esta lista para gestionar la factura. Al accionar en el botón Ver factura el sistema muestra la factura correspondiente a la Orden de venta.
Validaciones
Si se trata de borrar una Orden de venta en estado Venta a facturar el sistema advierte que se deben cancelar los albaranes relacionados con sus órdenes de entrega y luego cancelar la orden de venta para poderla borrar.
26 de 47
Imagen 30: Mensaje de validación.
Si se crea un Orden de venta sin los campos requeridos, el sistema mostrará un mensaje especificando los campos que son necesarios insertar para poder crearla.
Imagen 31: Mensaje de validación.
Si se trata de crear una orden de venta sin líneas de detalles el sistema válidas los datos evitando crear dicha orden.
27 de 47
Imagen 32: Mensaje de validación.
3.2 Gestionar factura
Aunque la facturación es un proceso particular se tiene en cuenta como parte de gestión de venta.
Los datos fundamentales del formulario además de los que ya se definieron en la Orden de venta (cliente, tipo de contribuyente, etc )son:
Autorización: se refiere a la autorización que la da el SRI a la empresa para la facturación.
Fecha de factura: fecha de creación de la factura.
Diario: se refiere al diario al que se debe asociar la factura.
Cuenta: se refiere a la cuenta que se debe asociar a la factura.
28 de 47
Imagen 33: Vista formulario de la factura.
Las líneas de detalle de la factura son los productos especificados en las líneas de la Orden de venta. Estas líneas de detalle especifican la cantidad de producto demandado, el precio unitario y el monto, así como los impuestos y las retenciones. En el extremo inferior derecho aparece el total de la factura que se calcula al multiplicar la cantidad de productos demandados por el precio unitario de los mismos, a esta número se le suma el Iva y se le resta el valor de la retención.
29 de 47
Imagen 34: Líneas de detalle de la factura.
La pestaña retenciones de la factura permite poner retenciones a cada línea de detalle, tanto retención sobre el impuesto de la renta como retención sobre el IVA.
Imagen 35: Pestaña retenciones de la factura.
La pestaña Otra información además de los elementos que ya se definieron en la orden de venta (comercial, equipo de ventas) tiene los campos:
Cuenta de banco: especifica la cuenta de banco.
Fecha de vencimiento: específica la fecha de vencimiento de la factura.
Además se pueden definir otros impuestos a la factura mediante la opción Añadir elemento.
30 de 47
Imagen 36: Pestaña Otras informaciones de la factura.
Las pestañas pagos y pagos anticipados muestran los pagos que se van realizando por parte del cliente para saldar la factura.
La factura cuando se crea está en estado Borrador, desde este estado puede cancelarse la factura o Validarse. Si se escoge la opción Validar la factura toma el estado Abierto. De este estado el sistema permite las opciones:
• Imprimir • Enviar por email: abre un wizard que permite editar un correo para mandar
la factura al cliente como muestra la imagen Wizard para ofertar Orden de venta a cliente.
• Cancelar factura: cancela la factura. • Reembolsar factura: permite reembolsar la factura al cliente. El sistema abre un
wizard que permite escoger el método de devolución, especificar el motivo del reembolso, así como el diario de reembolso al que va estar asociada la factura, especificar la fecha y escoger un período si la opción fuese forzar el período.
Imagen 37: Wizard de reembolso de facturas.
31 de 47
• Registrar anticipo: es cuando el cliente registra un pago anticipado por una cantidad de dinero que no es el total a facturar.
• Registrar pago: si se escoge la opción registrar pago el sistema abre un wizard que sugiere automáticamente el cliente, el monto pagado, la fecha y el período. Además de estos datos se puede definir el método de pago, seleccionar si el pago será mediante cheque, la diferencia de pago, la cuenta analítica de desajuste, la referencia de pago, el memo, etc.
Imagen 38: Wizard para pagar facturas
Al pagar una factura esta toma el estado Pagado y la orden de venta asociada a la factura toma el estado Realizado. Desde este punto el sistema permite:
• Reembolsar factura: sucede tal y como se explica en las opciones de la factura Reembolsar factura.
• Enviar por correo electrónico (SRI): envía un correo electrónico al SRI con los datos de la factura.
• Crear XML(SRI): Crea el XML que luego es enviado al SRI con los datos de la factura.
Validaciones
Si se trata guardar una factura en donde la autorización esté vencida (fecha actual mayor a la definida en la autorización) el sistema advierte.
32 de 47
Imagen 39: Mensaje de validación.
Gestionar Reclamaciones 1. Reglas del Negocio.
2. Nomencladores.
Los nomencladores recogen información de uso común en las diferentes funcionalidades, facilitando la introducción de la información en el resto de las opciones, evitando errores humanos y permitiendo unificar la descripción de dicha información. Para acceder a ellos debe seleccionar el menú Ventas/Configuración/Reclamación y luego seleccionar el nombre en específico del nomenclador que desea gestionar.
Entre los nomencladores asociados a las reclamaciones están:
∙ Categorías de reclamación ∙ Etapas
La operación con los nomencladores es muy similar en cada uno de ellos. A continuación se muestra uno de los nomencladores más representativo.
Categorías de reparación
Vista Lista
33 de 47
En la opción de menú Ventas/Configuración/Reclamaciones/Categorías aparece la lista de categorías de reclamaciones que han sido definidas mediante el botón Crear o a partir de alguna de las funcionalidades asociadas a dicho Nomenclador.
Imagen 40: Vista lista nomenclador categoría de reclamaciones.
Vista Formulario
En esta vista se mostrará el elemento que en este caso sería la Categoría de reclamación con todos los campos asociados a ella, que se desee crear o editar. Los campos que aparecen de color azul son campos de carácter obligatorio y es necesario llenarlos antes de guardar los datos.
Imagen 41: Vista formulario nomenclador categoría de reclamación.
3. Funcionalidades.
3.1 Gestionar reclamación
A la Gestión de Reclamaciones se puede acceder a partir de seleccionar el menú Ventas/Servicio de postventa/Reclamaciones que mostrará un listado de las Reclamaciones existentes en vista lista, dando posibilidades de búsquedas, agrupamiento, crear, editar, eliminar y ver detalles.
El sistema cuenta con una vista calendario que permite visualizar las Reclamaciones en el día, semana o mes que se han realizado.
34 de 47
Imagen 43: Vista calendario de las reclamaciones.
El sistema cuenta con una vista formulario a la cual se accede por el botón crear del listado, al acceder al vista formulario o dando doble click sobre el calendario. Entre los campos más importantes de las reclamaciones están:
Objeto de la reclamación: se refiere a una breve descripción de la reclamación.
Fecha: es la fecha de creación de la la reclamación.
Responsable: Encargado de gestionar la reclamación
Equipo de ventas: se refiere al equipo de ventas que debe atender la reclamación.
Prioridad: se refiere a un nivel de prioridad que se le de a la reclamación.
Fecha límite: fecha límite en que debe ser resuelta la reclamación.
En la pestaña Seguimiento del reclamo se especifican datos sobre la persona que reporta la reclamación y las responsabilidades: Entre los campos más importantes están:
Socio: cliente que realiza la realiza la reclamación.
Teléfono: teléfono del cliente que realiza la reclamación. Email: correo electrónico del cliente que realiza la reclamación.
Responsable del problema: nombre del ente responsable del problema.
Categoría: se refiere a la categoría de reclamación que esta sujeta a dicha reclamación.
35 de 47
Referencia: permite asociar la reclamación con un objeto con el que se encuentre relacionado. Puede ser una iniciativa, oportunidad, orden de venta, factura, producto, etc.
Descripción de la reclamación/acción: se refiere a una descripción de la reclamación y demás acciones necesarias para resolverlas.
La pestaña seguimiento detalla los elementos de seguimiento a la reclamación, entre los campos más importantes están:
Fecha próxima acción: es una fecha que permite definir un día en el que se realizará la próxima acción con respecto a la reclamación.
Siguiente acción: se refiere a la descripción de la acción que se realizará en la fecha señalada anteriormente.
En el espacio sugerido para el control de las fechas están:
Fecha de creación: se toma automáticamente y depende del día de creación de la reclamación.
Cerrada: se toma automáticamente y depende del día en que se cerró la reclamación.
Fecha de actualización: se toma automáticamente y se refiere a la fecha de la última actualización de la reclamación.
Causas de origen: se refiere a una especificación de la causa de la reclamación.
Tipo de acción: se refiere al tipo de acción a seguir para resolver la reclamación, además en correspondencia con esta también debe especificarse la acción en cuestión.
36 de 47
Imagen 45: Pestaña seguimiento de las reclamaciones.
Las reclamaciones cuando se crean toman el estado Nuevo con la etapa Nueva. Cuando la reclamación comienza a ejecutarse toma el estado En progreso. Al accionar el botón Arreglar la reclamación toma el estado Cerrada y la etapa Arreglada. Si se escoge la opción de Rechazar la reclamación toma el estado Cancelado con etapa Rechazado.
Validaciones
Si se crea un Reclamación sin los campos requeridos, el sistema mostrará un mensaje especificando los campos que son necesarios insertar para poder crearla.
37 de 47
Imagen 46: Mensaje de validación.
Gestionar Contrato La gestión de contrato puede ser un área individual del área de ventas, pero se incluye dentro de la misma en este módulo.
1. Reglas del Negocio.
• Un contrato está referido a un único cliente.
2. Nomencladores.
Los nomencladores recogen información de uso común en las diferentes funcionalidades, facilitando la introducción de la información en el resto de las opciones, evitando errores humanos y permitiendo unificar la descripción de dicha información. Para acceder a ellos debe seleccionar el menú Ventas/Configuración y luego seleccionar el nombre en específico del nomenclador que desea gestionar.
Entre los nomencladores asociados a los contratos están:
∙ Plantillas de contrato
En este caso la plantilla de contrato es usada para definir un contrato genérico o contrato marco. Este tipo de contrato puede ser instanciado todas las veces que se
38 de 47
requiera, para diferentes clientes siendo diferentes contratos con un comportamiento similar. La explicación de este nomenclador es básicamente la misma funcionalidad que se explica en Gestionar contrato.
3. Funcionalidades.
3.1 Gestionar contrato
A la Gestión de Contratos se puede acceder a partir de seleccionar el menú Ventas/Contratos que mostrará un listado de las Contratos existentes en vista lista (filtrado inicialmente por los estados: En progreso y Para renovar), dando posibilidades de búsquedas, agrupamiento, crear, editar, eliminar y ver detalles.
Imagen 47: Vista lista de los contratos
El sistema cuenta con una vista formulario a la cual se accede por el botón crear del listado o al acceder a la vista formulario. Entre los campos más importantes del contrato están:
Nombre del contrato/cuenta: se refiere al nombre del contrato.
Cliente: permite escoger el cliente del listado de clientes pre concebidos para la empresa.
Administrador contable: se refiere al usuario del administrador del contrato.
Tipo de contrato: se refiere al tipo de contrato, pudiendo ser estos: servicios, productos, bienes y servicios.
Referencia: es un número o código de referencia para el contrato.
Interno: si esta marcado representa que el contrato es interno a la empresa.
39 de 47
Una vez que se ha sobrepasado la fecha final del contrato o el número máximo de unidades de servicio (por ejemplo, un contrato de soporte), el gestor de la cuenta es notificado por correo electrónico para renovar el contrato con el cliente.
Fecha de inicio: fecha en que comienza el contrato
Fecha de fin: fecha en que se vence el contrato.
Notificar: representa la cantidad de días, horas, semanas o meses a notificar al gestor del contrato antes de la fecha de vencimiento del mismo.
Facturación: muestra El monto de previsto de facturación que se debe de especificar como valor general, contra el monto facturado, el monto que queda por facturar y la cantidad de dinero a facturar por cada orden de venta o factura asociada a dicho contrato.
El sistema permite generar notificaciones al administrador del contrato cuando el % facturado del monto contratado sea igual o mayor que un valor determinado.
Los plazos y condiciones representan un texto general para especificar dichos elementos.
Imagen 48: Vista formulario de los contratos, pestaña Información del contrato.
La pestaña productos y servicios muestra los productos y servicios asociados al contrato, estos productos pueden escoger del listado de productos y tienen un precio de venta y un precio de renta que puede estar definido por defecto o definirse en los este momento del especificación de datos del contrato:
40 de 47
Imagen 49: Pestaña Productos y servicios de los Contratos.
La pestaña ventas realizadas muestra las especificaciones de las ventas, rentas, reparaciones o servicios de instalación (si fuese el caso) que se asocian a dicho contrato.
Imagen 50: Pestaña Ventas realizadas de los contratos.
41 de 47
La pestaña item de contrato contiene el listado de los items que se asocian al contrato, estos item pueden coincidir con los productos o servicios señalados en la pestaña Producto/Servicios.
Imagen 51: Pestaña Item del contrato.
Los contratos cuando se crean toman el estado En proceso. Al accionar el botón Pendiente toma el estado Para renovar, se puede regresar Al estado En proceso al accionar la opción Reabrir. También el contrato toma el estado Para renovar automáticamente cuando llega a la fecha de vencimiento. Si se acciona el botón Contrato finalizado, este toma el estado Cerrado, en este estado también se puede reabrir nuevamente dicho contrato. Si se acciona el botón Cancelar contrato este toma el estado Cancelado, pudiendo también regresar al estado inicial mediante la opción Reabrir.
Validaciones
Si se crea un Contrato sin los campos requeridos, el sistema mostrará un mensaje especificando los campos que son necesarios insertar para poder crearlo.
42 de 47
Imagen 52: Mensaje de validación.
Reportes
Pedidos de ventas
El reporte de Pedidos de ventas se encuentra en Ventas/Reportes/Pedidos de ventas. Permite visualizar los partes de tiempo y las compras que se han hecho para los contratos que pueden ser refacturadas al cliente.
Inicialmente el reporte se define para un rango de fechas y permite escoger un estado que puede ser asociado al pedido de venta.
Imagen 53: Wizard para imprimir reporte de Ventas.
43 de 47
Si no existen pedidos de ventas en el período seleccionado el sistema advierte sobre esta situación sin mostrar el reporte. Si existen pedidos de ventas en el período seleccionado el sistema imprime el reporte en formato pdf.Imagen 54: Reporte de ventas.
Contratos a renovar
El reporte de Contratos a Renovar se encuentra en Ventas/Facturación/Contratos a renovar. Permite visualizar el listado de contratos a renovar, bien por se marcaron como Pendiente o porque se llegó a la fecha de fin.
44 de 47
Imagen 55: Reporte de contratos a renovar.
45 de 47
Glosario de Términos.
Cotización: es un presupuesto de venta de un producto que detalla el posible costo de un
requerimiento de un cliente. Evoluciona a pedido de venta cuando se concreta.
Líneas de la orden: representan los requisitos del cliente expresados en productos que la empresa comercializa. Se encuentran dentro de las cotizaciones o dentro de una orden de venta.
Pre-reservado: son aquellos productos que se guardan en un almacén para que estén
disponibles cuando el cliente lo necesite.
46 de 47
