65

instrukcja obsługi

Embed Size (px)

Citation preview

aplikacja WenderSAD

wdrożenie, szkolenie

outsourcing archiwizacji,

przechowywanie

2

Twój Dokument w WenderSAD

• dodanie dokumentuw postaci cyfrowej do

systemu wprost ze skanera, dysku lub

e-maila

skanowanie

• wypisanie ważnych danych z dokumentu,

zdefiniowanych na podstawie wybranego typu

dokumentu,z przygotowanej wcześniej

bazy szablonów

opis dokumentu • zapis w katalogu

cyfrowego archiwum,a w przypadku

dokumentacji papierowej umieszczenie jej kolejno

w segregatorach

cyfrowe archiwum

3

podział dokumentów

dokument

potrzebny

w użyciu

do archiwizacji

wersja papierowa

wersja cyfrowa

niepotrzebnydo

zniszczenia

SAD lub SEGREGATOR

Podziel dokumenty według powyższego klucza. Do Twojego cyfrowego archiwum mogą trafić dokumenty:• nad którymi już nie pracujesz i zakończyły swój obieg w firmie, • które mogą być lub będą potrzebne w przyszłości,• które posiadasz w wersji papierowej lub cyfrowej.

4

rejestracja

Jak zarejestrować się do aplikacji WenderSAD?

Za pomocą przeglądarki internetowej, można dokonać rejestracji poprzez stronę www.wendersad.pl. Natej stronie należy wybrać opcję Rejestracja. Po dokonaniu prawidłowej Rejestracji poprzez tę stronę należylogować się do aplikacji.

10

rejestracja

W celu rejestracji firmy w aplikacji WenderSAD należyprzejść przez 3 kroki:1. uzupełnić dane Administratora i firmy,2. aktywować konto firmy poprzez link z wiadomościmailowej,3. zdefiniować hasło dostępu do aplikacji.

Aby przejść proces Rejestracji koniecznym jestzaakceptowanie Regulaminu umieszczonego na stronie.

W procesie Rejestracji, po uzupełnieniu danych i wybraniuopcji Rejestruj, kolejno wyświetli się komunikat „Wpiszotrzymany kod SMS w zaznaczone pole”. Po wykonaniupolecenia i zatwierdzeniu poprzez „Rejestruj” firmazostanie zarejestrowana w systemie.

11

rejestracja

Zarejestrowałem firmę i co dalej?

Na podany podczas rejestracji adres e-mail zostanie wysłany link aktywacyjny, któryprzekieruje Użytkownika na stronę www.wendersad.pl w celu ustalenia hasła doaplikacji.

12

zapomniałem hasła

Jak odzyskać zapomniane hasło?

Procedura zmiany hasła wygląda podobnie do ustanawiania hasła podczasrejestracji. W oknie logowania SAD pod przyciskiem „Zaloguj” znajduje się polecenia„Zapomniałem hasła”. Klikając w nie pojawi się okno do wpisania adresu e-mail, naktóre zostanie wysłany link do zmiany hasła.

13

ustawienia indywidualne

Gdzie można zmienić ustawienia indywidualne?

Zalogowany Użytkownik

konto firmy

aktywność dokumentów

14

ustawienia indywidualne

Jak zmienić hasło?W panelu po prawej stronie wybrać Użytkownika, a następnie wybrać „Zmień hasło”. Następnie należy woknie wpisać odpowiednio: dotychczasowehasło oraz dwa razy nowe hasło i „Zapisz hasło”.

15

ustawienia indywidualne

Jak sprawdzić dokumenty, które w najbliższym czasie stracą swą ważność?W panelu po prawej stronie należy wybrać Dashboard, gdzie pojawi się okno, w którym możemy wybraćzakres aktywności dokumentów: 7dni, 14 dni, 30 dni, 90 dni. Po wyborze interesującego nas przedziałuczasowego zostaną wyświetlone w tabeli dokumenty, które w tych ramach czasowych albo stracą swąaktywność (w przyszłości) lub już straciły aktywność (w przeszłości).

zakres dni aktywności

dokumentównazwa dokumentu

dokument, którego aktywność

zakończyła się

16

data aktywności dokumentu

oczekujące

Oczekujące to miejsce, w którym będą przechowywane pliki, dodane przezUżytkownika, przed opisaniem (dokumenty, które chcesz zarchiwizować).Dokumenty trafiają do Oczekujących :• z dysku (np. komputera),• ze skanera (np. FTP),• poprzez e-maila

Wartość wskazuje na liczbę plików znajdujących się w Oczekujących

17

dodawanie plików do oczekującychJak plik może trafić do systemu?

z dysku,

Możesz dodać jeden lub więcej plików na raz (poprzez zaznaczenie ilości dokumentów, które chcesz dodać

do Oczekujących).

Możesz użyć:

przycisku „Dodaj plik”, a następnie wskaż pliki, które chcesz dodać.

drag’n’drop, czyli przeciągnij i upuść pliki znajdujące się na Twoim dysku do Oczekujących.

18

dodawanie plikuJak plik może trafić do systemu?

Zaznacz i przeciągnij plik z folderu do Oczekujących

19

dodawanie plikuJak plik może trafić do systemu?

ze skanera

Zawartość Oczekujących odświeżana jest co maksymalnie 5 minut. Po tym czasie, w przypadku

skanowania nowych dokumentów, w aplikacji wyświetli się komunikat o ilości zaimportowanych plików

oraz zapytanie o odświeżeniu w celu ich dodania do Oczekujących.

FTP

20

dodawanie plikuJak plik może trafić do systemu?

e-mail.

Plik można wysłać w załączniku wiadomości e-mail skierowanej do: [email protected] Wymagane

by temat zawierał adres e-mail użytkownika (właściciela Oczekujących, dokładnie na jaki ma zarejestrowane

konto aplikacji), NIP firmy, np. [email protected] 8982069999.

Mail powinien być bez treści. Jeśli będzie posiadał plik graficzny w stopce, warto usunąć, ponieważ inaczej

pojawi się także w Oczekujących. Po imporcie przesłanego dokumentu przez Użytkownika, do którego był

ten dokument wysyłany, nadawca maila zostanie poinformowany mailem systemowym.

Pozwala to na bezpośrednie wysłanie dokumentu do Oczekujących, bez konieczności zapisywania go na

dysku.

21

dodawanie dokumentu innemu użytkownikowi

Jeśli chcesz dodać dokument innemu użytkownikowi albo sprawdzić zawartość jego Oczekujących.

Istnieje możliwość przełączania się między udostępnionymi dokumentami oczekującymi innychUżytkowników, zachowując pełnię funkcjonalności dla tego elementu aplikacji.

Wystarczy wybrać z listy, znajdującej się w prawym górnym rogu, na szarym pasku, Użytkownika, któregoOczekujące są udostępnione. Będąc gościem innego Użytkownika możemy dodawać mu dokumentyi korzystać funkcjonalności Oczekujących na bazie Twoich uprawnień.

Wybór Użytkownika, którego Oczekujące

są nam udostępnione

24

przekazywanie dokumentuJeśli w swoich dokumentach oczekujących masz dokumenty, którymi powinien zająć się inny użytkownik.Jeśli wśród swoich dokumentów znajdujesz takie, których sam nie dodawałeś do systemu.

Dokument może trafić do oczekujących od innego Użytkownika. Wystarczy użyć funkcji Przekaż.

Po zaznaczeniu dokumentu(ów) wystarczy użyć przycisku Przekaż i wybrać innego Użytkownika.Zatwierdzenie wyboru spowoduje przeniesienie elementów do Oczekujących wskazanego Użytkownika.

Zaznacz dokument/dokumenty do

przekazania

Z paska przycisków wybierz „Przekaż”

Rozwijając listę użytkowników wybierz

tego, któremu przekazujesz dokumenty

25

dokument oczekującyCo znaczą informacje przy dokumencie oczekującym?

liczba stron w dokumencie

źródło: HDD - dysk komputera

FTP - z urządzeniaEML - e-mail

informacja, jeśli inny użytkownik

przekazał ten dokument

miniaturka dokumentu

nazwa dokumentu ze źródła

27

opisywanie dokumentuKluczem sprawnego zarządzania swoją dokumentacją jest dobry opis każdego dokumentu.Wszystkie dokumenty, które posiadasz w swoim biurze mają określony typ, do którego możnaprzypisać charakterystyczne dane wynikające z jego treści.

By dokument z Oczekujących mógł trafić do Archiwum, musi zostać opisany. Dla Twojej wygodystworzyliśmy bazę typów dokumentów. Możesz z nich korzystać lub stworzyć własne (administracja- typy). Typ to pewnego rodzaju szablon nakładany na każdy dokument, dzięki któremu każdydokument będzie nazywany w analogiczny sposób i łatwy do wyszukania.

Po wyborze typu należy uzupełnić wymagane dane zdefiniowane dla wybranego typu. Ustal czydokument jest jedynie w wersji cyfrowej czy też posiada nalepkę i wersja papierowa jest jużw segregatorze. Możesz dopisać notatkę i ustawić daty aktywności dla archiwizowanego dokumentu.

Ostatnim krokiem jest zapis dokumentu we właściwym dla niego miejscu cyfrowego archiwum. Jeżeliskan dodawanego dokumentu zawiera jeszcze inne dokumenty, użyj zapisz i wykorzystaj. Powróciszwtedy do okna opisywania i będziesz mógł zająć się kolejnym dokumentem. Jeżeli był to pojedynczydokument, wybierz zapisz.

28

opisywanie dokumentu

przeglądanie strony

zaznaczenie obszaru jeśli

widocznych jest więcej

dokumentów*

Jak wygląda okno, w którym możnaopisać dokument?Po lewej stronie zawsze będzieszwidział swój dokument.

powiększenie całego dokumentu - szybki podgląd

lub spacja

29

opisywanie dokumentu

obracanie całego dokumentu

rozciąganie okna podglądu

obracanie konkretnej strony

Powiększenie/pomniejszenie

miejscowe - lupa

przeglądanie stron dokumentu w

pełnym dostępnym zakresie

określenie numeru strony do podglądu

skok do ostatniej strony

30

Jak mogę zmienić podgląd dokumentu podczas opisu?

opisywanie dokumentu.Okno podglądu dokumentu jest stale widoczne. Z prawej strony natomiast będziesz miał możliwośćprzechodzenia przez kolejne kroki. Prawa strona okna będzie zależała od bieżącego kroku archiwizacji.

Między krokami możesz przechodzić wybierając przycisk wstecz/dalej lub też klikając na nazwę kroku.Anulowanie przerywa pracę.

31

opisywanie dokumentu – TypJak oznaczony jest typ dokumentu?Typ dokumentu jest przypisany do nadrzędnego folderu rodzaju. Dodatkowo każdy typ posiadanastępujące elementy:

• nazwa typu - zwykle pokrywa się z tytułem dokumentu,

• opis typu - pole zawierające informacje dotyczące zapisu danego typu dokumentu, definicję typu,wszelkie wskazówki, będące przydatne podczas archiwizacji,

• współrzędna - dane zawarte w nawiasie po nazwie typu, automatycznie nadawana i stała dladanego typu,

• tagi - słowa kluczowe, skróty, znaczniki, jednym słowem wszystko to, co w jakiś sposób kojarzynam się z danym typem

Lista typów widoczna w trakcie opisywania dokumentów jest analogiczna do wyglądu drzewaw Archiwum. Foldery rodzajów odzwierciedlają foldery struktury cyfrowego archiwum.

Co oznacza rodzaj bez kategorii?Bywa, że typ jest na tyle uniwersalny, że może zostać przypisany do wielu folderów (np. potwierdzenieoperacji bankowej może dotyczyć przelewu dokonanego przez klienta, jak i przelewu dokonanego narzecz opłat urzędowych). W tym przypadku typ dokumentu powinien zostać przypisany do rodzajudokumentów uniwersalnych - bez kategorii.

32

opisywanie dokumentu – TypJak wybrać typ dokumentu?W pasku wyszukiwania należy wpisać:• dowolną frazę, która kojarzy Ci się z danym typem dokumentu,• współrzędną (oznaczenie w nawiasie),• nazwę typu.

Pasek wyszukuje po wszystkich polach, które posiada typ.

33

po wciśnięciu „i” rozwijana jest

informacja odnośnie danego typu dokumentu

opisywanie dokumentu – OpisDlaczego pola podświetlają się na różne kolory?W zależności od akcji i treści w polu opisu, kolor pola jest:• czerwony - kiedy pole obowiązkowe (oznaczone * przy nazwie pola) nie zostało wypełnione bądź

zostało wypełnione błędnie (np. zły format daty)• pomarańczowy - kiedy pole nieobowiązkowe zostało pominięte w opisywaniu bądź gdy pole jest

powiązane ze słownikiem (np. kontrahentów), a wprowadzone wartości w nim nie występują• zielone - pole wypełnione poprawnie

34

opisywanie dokumentu – OpisJak określić okres ważności obowiązywania dokumentu?Niektóre dokumenty posiadają daty swojej aktywności, np. umowa obowiązuje do konkretnego dnia. Takainformacja może być cenna dla użytkowników, zatem w celu określenia zakresu ważności dokumentunależy wpisać w polach Aktywność datę od lub/i datę do, jako daty obowiązywania dokumentu. Poleprzyjmuje jedynie datę dzienną.

Zwykle pola aktywności dokumentów są zdefiniowane w strukturze danego typu dokumentu. Aplikacja„przepisuje” taką datę z pól wypełnianych podczas opisywania dokumentu do pola daty aktywności. Jeślinie jest to data właściwa, można ja zmienić ręcznie.

Aktywność będzie widoczna w Archiwum. Dodatkowo w Dashboardzie aplikacja informujeo nadchodzących i minionych aktywnościach dokumentów.

35

opisywanie dokumentu – OpisCo oznaczają ikony przy polu wpisywania?

dodanie kolejnej wartości dotyczącej danego pola (np. zakres obowiązków w umowie zleceniu)

blokada wartości pola (przydatna podczas wprowadzania wielu dokumentów o podobnych parametrach, np. bilingi usług telekomunikacyjnych dotyczących jednej faktury vat)

kalendarz

Gdzie widzę nazwę archiwizowanego dokumentu?Nazwa dokumentu tworzona jest w szarym pasku u góry, sukcesywnie wraz z uzupełnianymi polami z opisem dokumentu.

36

opisywanie dokumentu – Parametry

Jak określić zakres stron dokumentu?W polu „Zakres stron” wpisujemy zakres stron, który nas interesuje, na których zawarty jest dany dokument.

Jak określić czy dokument jest w wersji papierowej?Dokumenty, które zostają w wersji papierowej, mają przypisany indywidualny numer SAD (nalepka z tymnumerem oraz serią będzie znajdować się na skanie dokumentu, który opisujesz) bądź też oznaczeniesegregatora (nalepka z nazwą segregatora).Zaznaczając w systemie, że dokument posiada nr SAD lub SEGREGATOR, określamy również, czy dokumentpozostający w wersji papierowej jest oryginałem czy kopią.

Czy do dokumentacji można załączyć inne pliki?Istnieje możliwość dodania plików źródłowych do dokumentu. Plikiem źródłowym może być dowolny plik,o dowolnym formacie.

Czym jest lista innych dokumentów utworzonych na podstawie tego PDF-a?W przypadku kontenera dokumentów, gdzie wykorzystywany jest zapis „Zapisz i wykorzystaj ponownie”,podczas opisu dokumentu w Oczekujących, w Archiwum oraz w Weryfikacji, widoczna jest również listadokumentów utworzonych na podstawie tego PDF-a.

37

opisywanie dokumentu – Parametry

dodawanie nowych plików

źródłowych

określenie zakresu stron

archiwizowanego dokumentu

numer i seria dokumentu

w wersji papierowej

oryginał, na podstawie którego tworzony jest

dokument w cyfrowym archiwum

Nazwa segregatora, w którym

umieszczony jest dokument

Jak oznaczyć dokument, który pozostaje w wersji papierowej?Dokument w wersji papierowej zostaje oznaczony współrzędną (naklejką SAD)bądź oznacza się tylko nazwę segregatora, w którym dany dokument zostajeumieszczony.

38

opisywanie dokumentu – Drzewo

Gdzie trafia opisywany dokument?

Końcowym etapem opisywania dokumentu jestokreślenie folderu zapisu. Z lewej stronyznajduje się lista folderów głównych warchiwum, które mogą zawierać podfoldery(np. zarządzanie pracownikami zawiera folderykonkretnych pracowników). Określając folderzapisu podświetla się on i możemy dokonaćZapisu lub wybrać opcję Zapisz i wykorzystajponownie (zaznaczamy przycisk recyklingu,kiedy jest podświetlony wybieramy Zapisz).

Wskazówki dotyczące folderu zapisu mogą byćumieszczone w opisie typu a sama aplikacjapodpowiada rodzaj w archiwum, które zostałoprzypisane do danego typu dokumentu.Miejsce to może oczywiście ulec zmianie.

Jeśli folder, w którym chcę umieścić dokument nie istnieje?

Jest możliwość dodania folderu podczas opisywania go w Oczekujących. Dodatkowo struktura zostanieopisana Archiwum.

39

opisywanie dokumentu – Drzewo

dodanie nowego folderu w cyfrowym

archiwum

wyszukiwanie docelowego folderu

zapisu wprowadzanego dokumentu

opcje zapisu

40

opisywanie dokumentu – ZapisKiedy użyć zapisz i wykorzystaj ponownie?

W przypadku kiedy opisywany przez nas plik zawiera więcej niż jeden dokument (np. kilka bilingówtelefonicznych, kilka paragonów zeskanowanych na jednej stronie, faktura razem z potwierdzeniemprzelewu, itp.), a chcemy zapisać je jako oddzielne dokumenty - w kroku 4 przed wciśnięciem przycisku„Zapisz” zaznaczamy przycisk „recyklingu”, który w momencie zapisu sprawia, że możemy ponowniewykorzystać dany plik z dokumentami. Sprawia to, że opisany we wcześniejszych krokach dokument zostałzapisany w archiwum, a plik z dokumentem jest nadal w „Oczekujących”, aplikacja wraca do kroku 2 w celuopisania kolejnego dokumentu.

Jeśli zostało przerwane opisywanie dokumentu po wybraniu „Zapisz i wykorzystaj ponownie”.

Po skorzystaniu z opcji zapisz i wykorzystaj automatycznie przechodzi do kroku 2 opisu dokumentu.W przypadku anulowania opisu, dokument ten znajduje się nadal w Oczekujących.

Wskazówka

W przypadku błędnego wybrania w kroku 4 „Zapisz”' podczas wprowadzania kontenera dokumentów,dokument trafia do archiwum. Nie ma możliwości wykorzystania go ponownie w celu opisania pozostałychdokumentów z kontenera, które zostały pominięte.

41

słowniki danychJakie dane znajdują się w słownikach?

Słowniki w aplikacji SAD dotyczą:

• Kontrahentów

• Pracowników

• Pojazdów

• Rachunków bankowych

• Telefonów i Internetu

• Nieruchomości

W jakim celu powstały słowniki?

Każda zakładka ww. słownika stanowi zbiór danychw nim zawartych (np. tyczących się kontrahentów,pracowników, itd.) wykorzystywany do funkcjonowaniabazy danych. Słowniki w bazie danych stanowiąpodstawę do użytkowania zmiennej słownika, przytworzeniu typów dokumentów oraz do analizydokumentów, powiązanych z danym słownikiem. Niepozwala to na dowolne nazewnictwo.

42

słowniki danych

Jak dodać nową pozycję w słowniku?Wybierając interesujący nas słownik, np.kontrahentów. Następnie w prawym górnym rogumamy zielony przycisk z dodawania, wybierając gorozwijają się pola do uzupełnienia w celuwprowadzenia nowego kontrahenta do słownika.Analogicznie jest w przypadku reszty słowników.

Dodanie nowego

kontrahenta

43

słowniki danychCo można zrobić w z danymi wprowadzonymi do słownika?

Edycja istniejącej pozycji w

słowniku

Wyszukiwanie pozycji w słowniku

Widoczna lista wszystkich pozycji w słowniku

Usunięcie pozycji

znajdującej się w słowniku

44

słownik – Kontrahenci 1/4W jakim celu powstał słownik kontrahentów?

Zakładka „kontrahenci” stanowi zbiór danych kontrahentów wykorzystywany do funkcjonowania bazydanych. Kontrahenci pełnią, w bazie danych, rolę słownika, stanowiącego podstawę do użytkowaniazmiennej kontrahent, przy tworzeniu typów dokumentów, oraz do analizy dokumentów, powiązanychz danym kontrahentem.

45

słownik – Kontrahenci 2/4

Jak dodać nowego kontrahenta?

Należy z panelu po prawej stronie rozwinąć zakładkę kontrahenci, a następnie wybraćplusik oznaczający dodanie nowego Kontrahenta. Rozwiną się pola opisu danegokontrahenta, które należy uzupełnić według następujących reguł:

1. dodawanie kontrahenta/nazwa kontrahenta/skróty spółek

a. sp. z o.o. spółka z ograniczona odpowiedzialnością

b. s.c. spółka cywilna

c. sp.j. spółka jawna

d. sp.k. spółka komandytowa

e. S.K.A. spółka komandytowo – akcyjna

f. S.A. spółka akcyjna

46

słownik – Kontrahenci 3/4

2. dodawanie kontrahenta/nazwa kontrahenta/ pełna nazwa kontrahenta

• spółka cywilna – wymagane imiona i nazwiska wspólników

Dolnośląskie Biuro Jakości Krzysztof Kołata Piotr Wrzesiński s.c.

• działalność jednoosobowa - wymagane imię i nazwisko właściciela

WenderIT Szymon Wolender

• pełna nazwa kontrahenta – jeżeli kontrahent podsiada nazwę zwyczajową, należy ją wpisać

po pełnej nazwie kontrahenta w nawiasach

• SuperhobbyMarket Budowlany sp. z o.o. (OBI)

• Firma Handlowa TM Tomasz Filipiak (militaria.pl)

• skrócona nazwa kontrahenta – wyłącznie jeśli kontrahent posiada skrótowiec

• PapieskiWydział Teologiczny weWrocławiu – PWTweWrocławiu

• UniwersytetWrocławski – UWr

47

słownik – Kontrahenci 4/43. dodawanie kontrahenta/NIP lub KRS

• https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/

• https://ems.ms.gov.pl/start

• NIP - poprawność numeru sprawdzana jest w przypadku wskazania Polski w polu kraj,

• KRS - dotyczy: spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki jawne, spółki akcyjne, spółki

komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne, spółki partnerskie, spółdzielnie, spółdzielnie

europejskie, oddziały przedsiębiorców zagranicznych, przedsiębiorstwa zagraniczne, instytuty

badawcze, jednostki badawczo-rozwojowe, przedsiębiorstwa państwowe, instytucje gospodarki

budżetowej, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, a także inne osoby prawne jeżeli prowadzą

one działalność gospodarczą i podlegają obowiązkowi wpisu do rejestru stowarzyszeń

Jeśli w systemie istnieje kontrahent o identycznej pełnej nazwie – użytkownik będzie musiał uzupełnić polez numerem identyfikacyjnym NIP/PESEL/INNY

Istnieje również możliwość dodania pól niestandardowych, w tym celu należy kliknąć znajdujące się nadprzyciskami 'anuluj' i 'dodaj' pole 'dodaj niestandardowe pole. Pojawia się dodatkowe pole opisu, którez rozwijanej listy będzie zawierać informację o : adresie, kodzie pocztowym, mieście, telefonie lub kraju.

Zatwierdzenie wprowadzonego kontrahenta klikając 'dodaj' jest równoznaczne z utworzeniem podfolderunazwą wprowadzonego kontrahent.

48

weryfikacja

Czym jest Weryfikacja w systemie?

Weryfikacja jest to proces kontroli dokumentów po opisaniu i zapisaniu w archiwum. Pozwala nasprawdzenie poprawności wpisanych danych przez osoby do tego uprawnione - weryfikatorów.Weryfikatorem staje się Użytkownik, któremu Administrator nadał uprawnienia weryfikacji orazprzypisał innych Użytkowników, których dokumenty będą weryfikowane.

Funkcjonalność ta jest opcjonalna, jednak dająca większą pewność nad poprawnościąwprowadzonych dokumentów.

Jak odznaczają się dokumenty zweryfikowane/niezweryfikowane w archiwum?

Każdy wprowadzony do archiwum dokument jest w nim widoczny wraz z oznaczeniem czy jest todokument zweryfikowany czy też nie. Dokumenty niezweryfikowane są oznaczone żółtą kropką przynazwie oraz komentarzem.

49

weryfikacja

Opcje sortowania

wyszukiwanych dokumentów

Wyszukiwanie dokumentu

Nazwa dokumentu

Liczba dokumentów do weryfikacji

Widok dokumentu w

weryfikacji

Opcje wyszukiwania

zaawansowanego

50

weryfikacja

Jak poprawić dokument jeśli widzę błąd?

Wybierając dokument skorzystaj z opcji Weryfikuj. Okno weryfikacji zawiera po lewej stronie podglądudokumentu, po prawej stronie natomiast wszystkie dane wprowadzone przez Użytkownika w trakciearchiwizacji dokumentu. Jeśli tylko zauważysz błąd, wybierz opcję Edytuj. Wyświetli się okno Edytora,które pozwoli Ci nanieść poprawki i zapisać ponownie dokument. Jeszcze raz możesz przeglądnąć siędanym i jeśli wszystko się zgadza, zatwierdzić dokument.

Jak weryfikować wiele dokumentów?

Nie musisz zaznaczać dokumentów pojedynczo. Tak jak w Oczekujących możesz zaznaczyć ich więcej.W tym przypadku będziesz możliwość płynnego przechodzenia między zaznaczonymi dokumentamikorzystając z opcji poprzedniego lub kolejnego dokumentu. Każdy z nich może zostać zatwierdzonylub poprawiony. Możesz również pominąć dokument, jeśli nie chcesz decydować o którymś z nich.

51

archiwum

Archiwum to miejsce, w którym użytkownik możewyszukiwać, przeglądać oraz zarządzać swoimicyfrowymi dokumentami. Po uruchomieniu zakładkiArchiwum zostaje wyświetlone okno, z widocznymifolderami głównymi jakie znajdują się w archiwum.

Z poziomu Archiwum mamy dostęp do wszystkichfolderów i dokumentów na poziomie uprawnień, którezostały nadane przez administratora.

52

archiwum - struktura

Co znajduje się w archiwum?

Po lewej stronie okna aplikacji widoczna jest lista folderów znajdujących się w cyfrowym archiwum,z której możemy wybrać pozycję docelową. Po prawej stronie okna widoczne są foldery, którezostały/został wybrane z listy po lewej stronie okna, bądź też bezpośrednio otwierane z prawej strony oknaaplikacji. Ścieżka dostępu do folderu, czy też konkretnego dokumentu widoczna jest w pasku tuż nad listąfolderów w archiwum.

Lista folderów

Widok folderów

53

archiwum – struktura: folder

Jak można dodać nowy folder?

Bezpośrednio w archiwum mamy możliwość utworzenia nowego folderu, wybierając z paska u góry „Dodajfolder”, a następnie nadajemy mu nową nazwę.

Co można zrobić z folderem znajdującym się w archiwum?

Po wybraniu interesującego nas folderu mamy możliwość: zmiany nazwy, przeniesienia, pobrania folderuwraz z zawartością (w formacie .zip) oraz usunięcia.

Podczas gdy liczba dokumentów tego samego typu w jednym folderze przekracza 3 powstaje tak zwany„magiczny folder”. Jest to rozwijana lista (o nazwie typu dokumentu) zawierająca dokumenty tego typu.

Wskazówka

Nie można usunąć folderów systemowych oraz powiązanych z elementami słownikowymi. Nie możnausunąć folderu rodzaju, jeśli są z nim powiązane typy dokumentów.

54

archiwum – struktura: dokument 1/2

Jak widoczne są dokumenty w archiwum?

Dokumenty znajdujące się w archiwum umieszczone są w folderach i podfolderach w formacie .pdf. Ichnazwa tworzona jest podczas opisywania każdego z dokumentów z pozycji Oczekujących. Pod nazwądokumentu widoczna jest informacja odnośnie ilości stron, stanu weryfikacji, notatki, załączników oraz czyposiadasz oryginał czy kopię w archiwum papierowym. Dokumenty, które znajdują się również w archiwumpapierowym na końcu nazwy dokumentu mają również podane współrzędne tego dokumentu (nr SAD).

Ścieżka dostępu do danego dokumentu umieszczona pod paskiem wyszukiwania.

Dlaczego niektóre dokumenty mają szarą ikonkę formatu pliku a inne kolorowe?

Dokumenty‚ których aktywność (ważność) minęła oznaczane są w systemie na kolor szary.

55

archiwum – struktura: dokument 2/2

Co mogę zrobić z dokumentem znajdującym się w Archiwum?

• Otworzyć podgląd dokumentu wraz z pełnym jego opisem (otwierając ten dokument)• Pobrać• Edytować – wszelkie pola jak podczas opisu dokumentu w Oczekujących• Przenieść • Usunąć

56

archiwum - wyszukiwanie

W jaki sposób wyszukać dokument znajdujący się w Archiwum?

Poprzez wejście w zakładkę Archiwum, a następnie w polu wyszukiwania wpisanie frazy (nazwy dokumentu lub jego części), która jest obiektem zainteresowania.

Wyszukiwanie zaawansowane:

Klikając „Zaawansowane” na końcu paska wyszukiwania rozwija się okno wyszukiwania zaawansowanego.

Rozwija listę wyszukiwania

zaawansowanego

pole do wpisania frazy określającej

poszukiwany

dokument

Dodatkowe pola filtrujące

Dodatkowe pola filtrujące

57

administracja

Administracja jest częścią w aplikacji, do której uprawnienia ma Administrator oraz Użytkownicy, którym uprawnienia do tego modułu nadał Administrator.

W Administracji zarządza się modułami, którymi są:• Użytkownicy

• Typy

• Kosz

• Ustawienia firmy

• Płatności

• Raporty

59

administracja - użytkownicyW tym miejscu aplikacji widnieje lista Użytkowników, z możliwością dodania nowego Użytkownika,zarządzania każdym Użytkownikiem z osobna, nadawania mu uprawnień, definiowania jego weryfikatoróworaz udostępniania Oczekujących.

Lista Użytkowników będących

weryfikatorami danego Użytkownika

Lista Użytkowników, którym dany Użytkownik może udostępnić swoje

Oczekujące

Ustawienia uprawnień danego Użytkownika do aplikacji oraz folderów

60

administracja - użytkownicyDla każdego Użytkownika są zestawione dane dotyczące jego:• uprawnień do aplikacji (grupowe lub indywidualne),• uprawnień do dokumentów (grupowe lub indywidualne),• ustawień konta FTP,• innych Użytkowników, którzy go weryfikują,• innych Użytkowników, którzy mogą korzystać z zasobów Oczekujących.

Jak mogę ograniczyć dostęp Użytkownika do aplikacji?Z tego poziomu możesz odebrać lub nadać uprawnienia wybierając opcje Edytuj.Jeśli chcesz by Twój były pracownik nie miał w ogóle dostępu do aplikacji WenderSAD Twojej firmy -zablokuj go, korzystając z opcji górnego menu.

61

administracja –uprawnienia do aplikacji

Grupy dostępu do aplikacji – lista grup o zdefiniowanych uprawnieniach wynikających z funkcjonowania aplikacji. Jedyną grupą, której nie można usunąć oraz posiadającą wszelkie uprawnienia do aplikacji są Administratorzy. Nadawać i odbierać uprawnienia możesz poprzez kliknięcie na daną funkcjonalność w module. Zielony kolor oznacza dostęp, czerwony brak dostępu do danej funkcjonalności i modułu.

62

grupy dostępu do aplikacji, którym

można nadać odrębne uprawnienia kolor zielony oznacza

dostęp do danej funkcjonalności, kolor

czerwony brak dostępu

administracja – użytkownicy:uprawnienia do dokumentów

Grupa uprawnień do dokumentów pozwala w łatwy sposób umożliwić dostęp lub też zablokować go Użytkownikom. Można przypisać kryterium uprawnień dla folderów dokumentów.

63

grupy dostępu do konkretnych folderów zawierających dane

dokumenty

administracja – użytkownicy:uprawnienia do dokumentów

Co oznaczają kolorowe podpisy pod folderami?Wybierz:

• pełne - jeżeli chcesz by Użytkownicy należący do tej grupy widzieli wszystkie dokumenty w tymfolderze,

• +nowe - jeżeli chcesz by Użytkownicy należący do tej grupy widzieli wszystkie dokumenty od momentuwłączenia tego kryterium danym folderze,

• -nowe - jeżeli chcesz by Użytkownicy należący do tej grupy widzieli wszystkie dokumenty do momentuwłączenia tego kryterium danym folderze, a nowych już nie,

• brak - jeżeli chcesz by Użytkownicy należący do tej grupy nie widzieli tego folderu wraz z zawartością.

Dzięki temu możesz dowolnie ograniczać widoczność struktury drzewa Archiwum i mieć pewność, żeosoby niepowołane nie dostaną się np. do Twoich dokumentów prywatnych.

64

administracja – typy dokumentów

Główną przewagą aplikacji SAD nad innymi rozwiązaniami na rynku są predefiniowane rodzaje i typydokumentów. Baza szablonów ustanawiana jest specjalistów firmy WenderDIGITAL i jest dostępna dlakażdego Użytkownika aplikacji. Podczas opisywania dokumentu, użytkownik ma możliwość skorzystania zgotowych typów dokumentów, które są podzielone na rodzaje.Baza rodzajów i typów dokumentów będzie aktualizowana wraz z rozwojem aplikacji jak również wrazz zapotrzebowaniem.

65

administracja – typy dokumentów

Czy mogę stworzyć własny typ dokumentu?W szarym pasku u góry jest przycisk „Utwórz typ”. Następnie w trzech krokach można zdefiniować nowyTyp, jeśli takiego nie ma w globalnej bazie.

Krok 1: Nazwa i opis definiują nazwę typu widoczną podczas opisu dokumentów w Oczekujących,Tagi czyli zestaw wyrazów/fraz bliskoznacznych lub powszechnie używanych zamiennie do utworzonegotypu dokumentu oraz daje możliwość przedstawienia najważniejszych informacji dotyczących danego typu,z punktu widzenia Administratora i Użytkowników.

66

nazwa typu dokumentu

Pole opisu dodatkowych informacji na temat danego

typu

administracja – typy dokumentów

Krok 2: Pola to budowanie nazwy i szablonu informacji, które będą wypisywane z dokumentów. Jest tozestawienie danych, które według osoby tworzącej typ w SAD będą najistotniejsze w późniejszymwyszukiwaniu dokumentu w cyfrowym archiwum. Im więcej pól zostanie zdefiniowanych, tym łatwiejszejest później wyszukanie danego dokumentu.

67

rodzaje pól do wyboru

pole i jego nazwa oraz określenie czy

jest to pole obowiązkowe (czerwony) czy

nieobowiązkowy (szary)

dodanie informacji do danego pola

tworzenie nazwy dokumentu (na

podstawie opisanych pól oraz sufiksów i prefiksów do nich)

administracja – typy dokumentów

Z górnej belki elementów należy wybrać te, które będą przydatne do budowania typu. Zgodnie z nazwąpole:• data - przyjmuje jedynie datę, w formacie RRRR-MM-DD, RRRR-MM, RRRR,• czas - zapis czasu w formacie HH:MM,• kwota - dotyczy zapisu kwoty wraz z walutą,• liczba - wartość liczbowa, czyli pole przyjmuje tylko cyfry,• tekst - dowolna wartość tekstowa,• lista - opcja wpisania wielu treści do wyboru, oddzielonych średnikami, widocznych w trakcie

opisywania jako rozwijalna lista możliwości• elementy słownikowe - rekordy, które występują w słownikach: kontrahenci, pracownicy, pojazdy,

nieruchomości, rachunki bankowe, telefony i Internet, dzięki czemu w trakcie opisywania użytkownikzawsze będzie mógł wybrać istniejący już w bazie element

68

administracja – typy dokumentów

Czy wszystkie pola muszą być uzupełniane w trakcie opisu?Budując typ możesz ustawić pola obowiązkowo uzupełniane w trakcie archiwizacji (czerwone pole z gwiazdką). Jeśli nie zostaną uzupełnione, dokument nie zostanie zapisany.

Czy mogę podpowiedzieć coś osobie wprowadzającej dokumenty?Jeśli chcesz, by użytkownik zwrócił uwagę przy którymś z pól, wpisz to w polu po wybraniu niebieskiego guzika „i” , oznaczającego uwagę informacyjną. Jeśli cos jest szczególnie ważne dołacz jeszcze znak ostrzegawczy.

Co z ergonomią pracy?By usprawnić pracę możesz ułożyć wszystkie elementy względem siebie pod kątem dostępności danych na dokumencie. Jeśli data podpisania dokumentu jest widoczna na ostatniej stronie, możesz ten element pozostawić na końcu listy.

By uzyskać wygodną nazwę zarchiwizowanego dokumentu wykorzystaj to, że nie wszystkie pola muszą być widoczne w nazwie. Będzie możliwe wyszukanie po tym polu, mimo że nie będzie on widoczny w nazwie.

By tworzona nazwa była czytelna dla użytkowników dodaj prefiksy (pfx) i sufiksy (sfx), czyli treści wpisane bezpośrednio przy elemencie składowym budującym nazwę - w kolorowych polach. Na górnym szarym pasku możesz sprawdzać bieżąca przykładową nazwę dokumentu. Dodatkowo pola możesz przesuwać między sobą by uzyskać najlepszą nazwę.

69

administracja – typy dokumentów

Krok 3: Folder istnieje możliwość zdefiniowania folderu w cyfrowym archiwum, do którego danydokument powinien trafić.

Rodzaj bez kategorii?Wybierz ten rodzaj jeśli typ jest na tyle uniwersalny, że może zostać przypisany do wielu folderów.Podczas zapisu dokumentu, aplikacja nie będzie podpowiadała Użytkownikowi folderu zapisu.

70

administracja – koszW koszu znajdują się usunięte dokumenty oraz foldery. Z pozycji kosza istnieje możliwość usunięciawszystkich elementów w nim się znajdujących używając do tego przycisku „Opróżnij kosz”, jak równieżprzywrócenie wszystkich elementów „przywróć wszystko”. Wybierając konkretny plik/folder i stosując„Przywróć” można przywrócić lub usunąć pojedynczy element. W przypadku przywracania pliku/folderu,którego nazwa powiela się z nazwą pliku/folderu znajdującego się w archiwum, przywracany element będziemiał w nazwie przyrostek „(przywrócony)”.

71

administracja – ustawienia firmyUstawienia firmy to przede wszystkim dane firmy. Istnieje możliwość edycji danych firmy z wyłączeniem NIPu.Funkcjonalność poszerzona jest o możliwość włączenia bezpiecznego logowania oraz włączenia weryfikacjidokumentów.

Dane firmy oraz dane do korespondencji (jeśli inne

niż dane firmy)

Możliwość włączenia lub wyłączenia modułu

Weryfikacja w aplikacji

Możliwość włączenia lub

wyłączenia opcji logowania

dwuetapowego

72

administracja – płatnościJak dokonać płatności za korzystanie z aplikacji?Służy do tego moduł Płatności znajdujący się w Administracji. W module tym znajduje się dzienne rozliczenipunktów, rozliczenie płatności, a także podsumowanie stanu konta w aplikacji i możliwość jego doładowania.

73

pole doładowania konta firmy w WenderSAD

administracja – raportyWiemy jak niezwykle ważne jest raportowanie działań w przypadku aplikacji takiej jakWenderSAD. Do Twojej dyspozycji oddajemy raport:• akcji mających miejsce w aplikacji,• ogólny stanowiący globalną informację o aplikacji w Twojej firmie,• użytkowników zestawiający liczby dokumentów,• użytkowników zestawiający czasy pracy w cyfrowym archiwum,• aktywności dokumentów, dający obraz bieżącego stanu ważności lub nieważności

dokumentów,• numerów SAD, który przedstawia serie dokumentów pokazując stan weryfikacji

i ewentualne luki w numeracji.

74