Yazılım Proje Yönetimi DersiAhmet HAN120202020 Proje Risk YönetimiRisklerin Tanımlanması27.12.2015

PROJE RİSK YÖNETİMİ11.2 RİSKLERİN TANIMLANMASI

Risk nedir?• Risk, tehlikenin olasılığı ile şiddetinin bir fonksiyonu olarak ifade edilmek

durumundadır. Belirli bir tehlikenin gerçekleşme olasılığı ve ilgili sonuçlardır. Risk (riziko), bir olayın gerçekleşme olasılığı ve olaydan etkilenme olanağı. Genellikle risk olumsuz bir durum yani tehlike olarak değerlendirilir.

https://tr.wikipedia.org/wiki/Risk

• Risk aslında projenizin başarıyla tamamlanmasında karşılaşabileceğiniz olumlu ya da olumsuz durumlardır.

• Risklerin tanımlanması hangi risklerin projeyi etkileyebileceğini belirleme ve bunların özelliklerini belgeleme sürecidir.

Risklerin tanımlanması

• Risklerin tanımlanması, hangi risklerin projeyi etkileyebileceğini belirleme ve bunların özelliklerini belgeleme sürecidir.

• Risk tanımlanması aktiviteleri ana katılımcıları olan kişiler: Proje yöneticisi, proje ekibi üyeleri, risk yönetim ekibi(atanmışsa), müşteriler, proje ekibi dışından konu uzmanları, son kullanıcılar, başka proje yöneticileri, paydaşlar ve risk yönetimi uzmanları…

• Risklerin tanımlanması tekrarlı bir süreçtir, çünkü proje yaşam döngüsü ilerledikçe yeni riskler fark edilebilir ya da ortaya çıkabilir.

• Tekrarlama sıklığı ve her bir döngüye kimlerin katılacağı duruma göre değişir.

• Proje de belli bir risk olayının göreli etkisini diğer olaylarınkiyle karşılaştırabilmek için, risk bildirimlerin formatı tutarlı olmalıdır.

• Proje ekibinin riskler ve bunlarla bağlantılı risk yanıtı eylemleri için bir sahiplenme sorumluluk duygusunu geliştirebilmesi ve bunu sürdürebilmesi için, proje ekibi de bu sürece dahil edilmelidir.

Risklerin Tanımlanması: Girdiler, Araçlar, Teknikler ve Çıktılar

Risklerin tanımlanması: Veri Akış Şeması

11.2.1 Risklerin Tanımlanması: Girdiler

11.2.1.1 Risk Yönetim Planı • Risklerin tanımlanması için risk yönetim planından alınan girdiler;

rollerin ve sorumlulukların atanması, risk yönetim aktivitelerinin bütçe ve zaman çizelgesine dahil edilmesi ve bazen bir risk kırınım yapısıyla ifade edilen risk risk kategorileridir.

11.2.1.2 Aktivite Maliyet Tahminleri• Aktivite maliyet tahmini gözden geçirmeleri, zaman çizelgesi

aktivitelerini tamamlamanın muhtemel maliyetinin niceliksel bir değerlendirmesini sağlaması açısından risklerin tanımlanması için yararlıdır.

11.2.1.3 Aktivite Süre Tahminleri• Aktivite süre tahmini gözden geçirmeleri, aktiviteler ya da

projenin tamamı için ayrılan zaman paylarıyla bağlantılı risklerin tanımlanması açısından yararlıdır.

11.2.1.4 Kapsam Temel Çizgisi• İş kırınım yapısı, potansiyel risklerin hem makro hem mikro

düzeylerde anlaşılmasını kolaylaştırması açısından, risklerin tanımlanması için kritik bir girdidir.

• Riskler özet, kontrol hesabı ve veya çalışma paketi düzeylerinde tanımlanabilir ve daha sonra izlenebilir.

11.2.1.5 Paydaş Listesi• Paydaşlar hakkında bilgiler risklerin tanımlanması açısından

faydalı olur. • Örneğin proje de kritik görevi olan bir yazılımcının aniden

işten ayrılması bir risk faktörü doğurabilir.

11.2.1.6 Maliyet Yönetim Planı

• Risk tanımlama süreci, proje yönetimi planında yer alan maliyet yönetim planlarının anlaşılmış olmasını gerektirir. Projeye özgü maliyet yönetimi yaklaşımı, doğası ya da yapısı itibariyle risk üretebilir ya da riski azaltabilir.

11.2.1.7 Zaman yönetimi çizelgesi planı• Risk tanımlama süreci, proje yönetimi planında yer alan zaman

çizelgesi yönetimi planı anlaşılmış olmasını gerektirir.

11.2.1.8 Kalite Yönetimi Planı• Projeye özgü kalite yönetimi yaklaşımı, doğası ya da yapısı

itibariyle risk üretebilir ya da riski hafifletebilir.

11.2.1.9 Proje Belgeleri

• Varsayım kağıdı• Çalışma performansı raporları• Kazanılmış değer raporları• Ağ şemaları • Temel çizgiler• Risklerin tanımlanmasında yararlı olduğu görülmüş olan diğer

proje bilgileri

11.2.1.10 Çevresel İşletme Faktörleri• Yayımlanmış bilgiler, örneğin ticari veritabanları• Akademik çalışmalar• Yayımlanmış kontrol listeleri• Kıyaslama • Sektörel çalışmalar• Risk tutumları

11.2.1.11 Organizasyonel Süreç Varlıkları

• Proje dosyaları, örneğin gerçekleşmiş durum verileri• Organizasyon ve proje süreci kontrolleri• Risk bildirim şablonları• Alınan dersler

11.2.2 Risklerin Tanımlanması: Araçlar ve Teknikler

11.2.2.1 Belgelerin gözden geçirilmesi

• Planlar, varsayımlar, eski proje dosyaları, sözleşmeler vb. proje belgeleri için, yapılandırılmış bir gözden geçirme yürütülebilir. Planların kalitesi ve bu planlar ile proje gereksinimleri ve varsayımları arasındaki tutarlılık, proje de riskin göstergeleri olabilir.

11.2.2.2 Bilgi Toplama Teknikleri

1. Beyin Fırtınası: Beyin fırtınasının amacı, proje risklerinin kapsamlı bir listesini ortaya çıkarmaktır. Proje de olmayan dışarıdan katılan kişilerde burada bulunabilir.

2. Delphi Tekniği: Bu teknik uzmanlar arasında uzlaşma sağlamaya yönelik bir tekniktir. Proje risk uzmanları bu çalışmaya adlarını belirtmeden katılırlar. Delphi tekniği, verilerin mümkün olduğunca önyargıdan arındırılmasını sağlar ve belli bir kişinin sonuç üzerinde olması gerekenden fazla etkili olmasını önler.

3. Görüşme: Deneyimli proje katılımcılarıyla, paydaşlarla ve konunun uzmanlarıyla yapılan görüşmeler risklerin tanımlanmasını sağlayabilir.

4. Kök neden analizi: Bir problemi tanımlamaya, bu probleme yol açan temel nedenleri ortaya çıkarmaya ve önleyici eylemler geliştirmeye yönelik özel bir tekniktir.

11.2.2.3 Kontrol listesi analizi

• Daha önceden yürütülmüş benzer projelerden ve diğer bilgi kaynaklarından toplanan tarihsel bilgilere dayanılarak risk tanımlama kontrol listeleri geliştirilebilir.

11.2.2.4 Varsayım Analizi

Her proje ve belirlenen her proje riski, bir dizi hipotez, senaryo ya da varsayıma dayanılarak düşünülür ve geliştirilir.

11.2.2.5 Şema çizim teknikleri

• Neden Sonuç Diyagramları: Ishikawa ya da balık kılçığı şemaları olarak da bilinen bu şemalar, risklerin nedenlerini belirlemek açısından yararlıdır.

• Sistem ya da süreç akış grafikleri: Bu şemalar, sistemin çeşitli ögeleri arasındaki karşılıklı bağlantıları ve neden sonuç ilişkisi mekanizmasını gösterir.

• Etki şemaları: Nedensel etkileri, olayların kronolojik sırasını ve değişkenler ile sonuçlar arasındaki diğer ilişkileri gösteren durumların grafiksel gösterimleridir.

11.2.2.6 SWOT Analizi• Bu teknik, tanımlı risklerin genişliğini arttırmak amacıyla, projeyi, dahili

olarak üretilen riskleri de kapsayacak şekilde SWOT(güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler) perspektiflerinin her biri açısından incelemeye dayanır.

11.2.2.7 Uzman Görüşü

• Riskler, doğrudan doğruya, benzer projeler ya da iş alanları konusunda gerekli deneyimlere sahip uzmanlar tarafından tanımlanabilir. Proje yöneticisi bu tür uzmanları belirlemeli ve onlardan projenin tüm yönlerini değerlendirmelerini, önceki deneyimlerine ve uzmanlık alanlarına dayanarak olası risklere işaret etmelerini istemelidir.

11.2.3 Risklerin Tanımlanması: Çıktılar

11.2.3.1 Risk listesi

• Risk listesine ilk olarak, Risklerin tanımlanması sürecinin ana çıktıları işlenir. Diğer risk yönetimi süreçleri yürütüldükçe bunların çıktıları da risk listesine işlenir ve risk listesinin içerdiği bilgi düzeyi ve türü zaman içerisinde artar.

• Tanımlanan risklerin listesi: Tanımlanan riskler makul olduğu ölçüde ayrıntılı bir şekilde açıklanmalıdır. Listedeki riskler basit bir yapı içerisinde sunulabilir. Örneğin OLAY gerçekleşebilir, ETKİ’ye yol açar ya da NEDEN gerçekleşirse, OLAY gerçekleşebilir ve SONUÇ’a yol açar. Bunlar bir ya da daha fazla tanımlanmış riske yol açan temel koşullar ya da olaylardır.

• Potansiyel Yanıtların Listesi: Bir riske verilebilecek potansiyel yanıtlar, bazen risklerin tanımlanması sürecinde tanımlanabilir. Bu süreçte tanımlanan yanıtlar Risk yanıtlarının planlanması süreci olabilir.

Teşekkürler…