Dirigir una reunión de Manera efectiva

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  • 1. Dirigir una reunin Extractado del libro de Harvard Business Review http://books.google.es/books?id=EOhcfUt6NxoC&lpg=PP1&pg=PA4#v=onepage&q&f=false

2. Dirigir una reunin APERTURA DESARROLLO CIERRE 3 grandes partes 3. APERTURA Inicie con Autoridad: PUNTUALIDAD 4. APERTURA Presente a los que nos se conocen Para qu estamos aqu? De a conocer el propsito inicial y resultados esperados Revise la agenda, presentando los puntos a discutir Como trabajaremos juntos? Fije o repase reglas bsicas Comenzar y terminar puntualmente. Quien puede hacer contribuciones a la agenda. Comprender quin tomar decisiones. Todos pueden quedarse hasta la hora de cierre? Pregunte. Recordar la autoridad que tiene el grupo. Lmite de tiempo para cada problema: Para sobrepasar el tiempo asignado Clarificar limitaciones para cada item: Polticas de la compaa Decisiones de la compaa Presupuesto Quien tomar la decisin de cada item 5. APERTURA Presente a los que nos se conocen Para qu estamos aqu? De a conocer el propsito inicial y resultados esperados Revise la agenda, presentando los puntos a discutir Como trabajaremos juntos? Fije o repase reglas bsicas Pida participacin y apertura para nuevas ideas Recuerde escucharse unos a otros Restriccin de interrupciones Informe los roles de cada uno si es necesario: Control de tiempos Facilitador Redactor Sealar uso del estacionamiento Orden y organizacin Pausas Uso de baos Uso de celulares y otros dispositivos 6. APERTURA Antes de iniciar no deje que la reunin se le salga de las manos 7. DESARROLLO No toque temas no incluidos Inicie con lo ms fcil Asigne un responsable para el manejo del tiempo Informe cuando se llego a un acuerdo y siga al siguiente punto No deje relajar la disciplina Recuerde peridicamente. Que se ha hecho, que se esta haciendo, que se har Atngase a la agenda (mantenga al grupo enfocado) Solicite feedback Se nos ha olvidado algo? Pregunte a los callados Para grupos de mas de 10 separe en subgrupos de 3 Deje un tiempo para reflexionar. No apure votaciones Haga que alguien asuma la posicin de abogado del diablo Asegrese que todos los puntos de vista sean escuchados No acapare la discusin Promueva a los callados Controle a los dominantes o a los que interrumpen Elogie y sea positivo acogiendo lo que los dems dicen Intervenga criticas y ataques a contribuciones Seale orden de intervenciones Este atento al lenguaje corporal Sea consiente de usted como lder 8. DESARROLLO No toque temas no incluidos Inicie con lo ms fcil Asigne un responsable para el manejo del tiempo Informe cuando se llego a un acuerdo y siga al siguiente punto No deje relajar la disciplina Recuerde peridicamente. Que se ha hecho, que se esta haciendo, que se har Atngase a la agenda (mantenga al grupo enfocado) Solicite feedback Se nos ha olvidado algo? Pregunte a los callados Para grupos de mas de 10 separe en subgrupos de 3 Deje un tiempo para reflexionar. No apure votaciones Haga que alguien asuma la posicin de abogado del diablo Asegrese que todos los puntos de vista sean escuchados El silencio no significa poca participacin sea sensible a la necesidad de otros de escuchar Destaque ideas de acuerdo Escriba los aportes de cada uno No borre ideas en lluvias de ideas Mantenga ideas en el estacionamiento Sea consiente de usted como lder 9. CIERRE Resuma la reunin Repase los puntos mas destacados. puntos clave de la agenda, Decisiones tomadas, responsabilidades acordadas, responsables, tiempos para llevarlas a cabo Ate cabos sueltos Pida feedback Reformule logstica prxima reunin Felicite