Avlevering i praksis

  • View
    590

  • Download
    2

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Foredrag holdt på EVRY Sak- og Portaldagene 2014-04-03 om avlevering av Noarkarkiv

Text of Avlevering i praksis

  • 1. Avleveringipraksis HvaerforskjellenpNoark4ogNoark5avlevering,hvilkenskalmanvelge.Avlevering avelektroniskvs.papirarkiv.Deponeringvs.avlevering.Dagligtilgangtildeponertog avlevertmateriale.Fallgruvervedavleveringen. v/RagnarSturtzel,EVRY 1

2. Jegersivilingenirfra NTH,nNTNU,ogbegyntealleredefrjegvarferdigmed studienearbeidemedkontorstttesystemer. DesenerereneharjegarbeidetmedutviklingenavESA.Frdetvarjegmedp oppstartenavDoculive inkl.spesifikasjonsarbeidetforedbstttet saksbehandlingog ledelse(SDK)isamarbeidmedstaten. Jegharvrtaktivtmedistandardiseringsarbeidetrundtsak/arkivinkl. referansegruppeneforNoark4ogNoark5,samtprosjektgruppenfortjenestesnittmot arkivkjernensomerigangniregiavKSogRiksarkivet. Jegharsettputalligearkiveriforbindelsemed(forskp)avleveringoghargod erfaringmeddeproblemstillingenemankankommeoppi. 2 3. NB:Selv omdeterbenyttetenkeltebilderfraESAipresentasjonen,erprinsippenede sammeforephorte.Bildeneerkunforillustrere. 3 4. HererdetgreitminneomMurphys lovmedtillegg/omformuleringer: Altsomkanggaltvilggaltpdetversttenkeligetidspunktogmeddeversttenkelige konsekvenser. HvisaltseruttilvreOK,hardutydeligvisoversettnoe. Dettegjelderspesieltforavlevering,d.v.s.deternrduavlevereratdufinneruthvor myesomhargttgaltutenatduharoppdagetdettidligere. 4 5. Gamlesynder dukkernopp.Detholder ikkebe,noenmtaoppvasken. Sakeneerikkeavsluttet Journalposteneerikkeavskrevet Dokumenteneerikkeiarkivformat kunaktivversjon(ephorte)/arkivversjonen(ESA), somskalvrepgodkjentarkivformat,avleveres Noenharryddetihjelperegistre Sakerharblittreorganisert,menikkekomplett Dokumentersomikkeharblittlaget/arkivert Dessuten,detteergamledatasomgjerneoppstodunderNoark3ellertidligereogsom kanskjeharvrtimportertinnfraetheltannetsystem. 5 6. Harduglemtangiatarkivdelenerelektronisk, hararkivsystemetforholdtsegtildetog tildereglenesomgjelderforetpapirarkiv: Helearkivdelenerformeltsettpapir Deterikkegjennomfrtnoentesterpatdokumentene erferdig Antageligmanglerdetdokumentersidendetikkeerkrav tilelektroniskedokumenteriet papirarkiv Og originaleneerpapirdokumentenesomerkastetkanskjeutenatallevar(OK) scannet 6 7. Avlevering 25retter. Ingenvetogingenhusker. Densom jobbetmeddetharfttnyjobbellerharsluttet. Myekannokfiksesmeddatabasescriptoglittetterforskning.Mendetermyebilligere gjredetriktigmedengangennkorrigereietterkant. Envellykketavleveringstartermedgode,dagligerutiner: Dokumenterfangesoppogferdigstilles,originaleniarkivetikkepC:... Journalposterflgesopp,avskrivesogavsluttes. Sakerflgesoppogavsluttes. Selvomdetskullevremulig:Mansletterikke, manangirstatusUtgr. Ja,detkostergjreenordentligjobbiarkivet.Mendetkosterlangtmergjrejobben 25retter! Medgoderutinerkanduselyserepavleveringenom25r. 7 8. Skalaltavleveres?Ellerskulledeler vrtkassert? Igjengamlesynder:Hvemhartidtilsettesegnedogvurderetituseneravdokumenter hvordanryddermanloftethjemme? Riksarkivetsynesvremeropptattavkassasjonennbevaring(ref.nyeforskrifter). Menhvamedalleoppgjr3050retterdesenererenederarkiveneervekk?Og hvorforkasteelektroniskedokumenternrlagringsmediablirbilligereogbilligereog skemekanismenebedreogbedre?Taenpratmeddindepotinstitusjon kanskjedeter OKangiBevarespaltelektronisk? Detmesteavkassasjonenskjerjofrjournalfringen alleeposter,telefonsamtaler, lynmeldinger,dialogerpsosialemedia,somaldrikomtilarkivet. 8 9. Med avleveringmakshvertfjerdererdettenoefergodep. Sskhjelpoglagetprosjektmederfarneavleveringsfolk. Dekanhjelpetilmedavdekkefeilogmangler. Dekangirdtilgjennomfringen. Kanskjemmanmasseavslutte,masseavskrive ogmassekonvertere. Noenhargttveienfr. Dusparermassetidogpengervedbrukeerfarnefolk. 9 10. Jada. Hersnakkervihistorie.OgdeninkludererNoark3ogKoark (samthistorienfr dette spesieltikommunesektorenbruktemanlengeingenstandard). 10 11. BrukeNoark3avleveringsformat? Glem det.Ingenertjentmedatdetmesteavdinemetadataforsvinner. Noark3haddeingendokumentinformasjon,kunnmottagerogellerssvrtlite.Selv omdataenevarregistrertiNoark3ellerKoarkgodkjentesystemer,shaddeallemye mer omtrentdetsomkomiNoark4. OgimotsetningtildaNoark5kom:Riksarkivetharikkenedlagtforbudmotavlevereet Noark3arkivsomNoark4 11 12. Tofiler,enforsakerogenforjournalpostermedfastekolonnerogliteinfo. 12 13. AvleveresomNoark4? Lykketil! Noark4avlevering bestravenhaugmedtabellersomrefererertilhverandreog forutsetteratdualdriharslettetenbruker,ennedlagtorganisasjonsenhet,et postnummeripostnummerregisteretellerryddetiregisteretoverhjemlertil tilgangskodenedengangenOffentleglova kom. Ogduharselvsagtaldriftteninkonsistensellerethullfordidukomtilsletteeller flyttenoenjournaldata.Ikkedengangendugjordedetfrdenrapportertefeilenble rettetheller. Deterikkebarefallgruvenedukommertilbrukeukeverk(mnedsverk?)prydde oppi! UansetthvaRiksarkivarensier:Nei! 13 14. Totalt70XMLfilersom harIDertilhverandre. IDer:Saksbehandlerer295ienheten73ogtilgangsgruppener175. Ikkelettfinneutavhvistabellenoversaksbehandleremangletetsaksbehandlernavn medid295sombleslettetfordidetvarenfeilstavingogsaksbehandlerderforfikk korrigertnavnetogIDenble317istedet. 14 15. AvleveresomNoark5? Yes! Denklarervi. Kunarkivdataiklartekst. IngenskjulteIDersomkoblertabeller. Dokumenteneliggerpentijournalpostene somliggerpentisakene somliggerpentiklassene(arkivkodene) somliggerpentiklassifikasjonssystemene(Kkode(emnearkiv),objektkode(seriearkiv), ) somliggerpentiarkivdelersomliggerpentiarkiver somliggerpentiavleveringen. Etstorttresommankantaoppinettleserenogsep. 15 16. Man kanlukkeheletrrvedvisninginettleseren Menfilenkanblisvrtstor Og detergreitvrekjentmedarkivnkkelenommanikkeskalfritekstske ifilen. 16 17. S dokumentersomikkeliggerienjournalpost(registrering),journalpostsomikkeligger iensak(mappe),saksomikkeliggerienklasse(arkivkode),blirikkemedi avleveringen. 17 18. Dennebestemmelsenerfortsattomstridt.Vikanjohpependringermedny Riksarkivar.Noark 5arkivstrukturmanglerikkenoeiforholdtilNoark4arkivstruktur. D.v.s.atdetikkeernoetapiavleveringenatmanavlevereretterNoark5istedetfor Noark4.Detteermerenprinsippsakderdeallerflestenskerbegrensningenvekk Noark5avleveringerenklereforarkivdepoteneforholdesegtil. SrgforbliNoark5frst,skanduavlevereselvNoark3datasomNoark5. Srgforatarkivdelene somskalavleveresikkeerformelt avsluttet(dereharjoen ryddejobb?)frdereerpNoark5. DereharingentingtapepoppgraderefraNoark4tilNoark5! 18 19. Hvemeierdataene, hvemharansvaretfordataene,hvordanertilgangen? 19 20. Deponering:Somenbankboks. Maneierdetfortsattogharfullkontrollpinnholdet. Mennoenmgitilgangogdekantasegbetaltfordennetilgangen.Ogdekantaseg betaltforbankboksen. Avlevering:Somarv.Manhargittdetfrasegogeierdetikkelenger. 20 21. Detteflgeravarkivlova. 21 22. Arkivlova 10girRiksarkivarenfullmakttilangiatogskommunalearkivskalavleveres tilArkivverket: RiksarkivarenkanfastsetjaatkommunalearkivskalavleverasttilArkivverketellerannan institusjon,dersomdetteernaudsyntfortryggjaarkivetellernrsrlegeomsyn tilseierdette. Mensiden allearkivdepot flyteroveravpapir,erdetlitefarefordettenrdetgjelder fysiskarkiv.Ogdeteringensignaleromatdetvilgjeldeelektroniskarkivheller.Unntaket ersvrtgammelt materiale. Iarkivforskriften 511sies det: Kommunaleogfylkeskommunaleorganskalavlevereeldreogavsluttaarkivtileit kommunaltarkivdepot,medmindreRiksarkivarenharfastsettnokoanna,jf.arkivlova 10tredjeledd. http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlegforvalting/Avlevering/Forkommunar: Kommunaleorganskalavleverearkivmaterialetsitttileit kommunaltarkivdepot,som skalvere opprettaisamsvarmedfresegneneiarkivforskrifta 51,tredjeledd.Eit alternativtilnytteeigearkivdepotfordeneinskilde kommunen,kanvere deltai interkommunaledepotordningar oglakommunaleorganavleverematerialetsittdit. Ipraksisvilarkivdepotforen kommunevreetIKA,menmerkatdisseerfrittstende bedrifterogatkommunenstrfritttilentenhaegetdepot,velgeetIKA(somkanvre etannetenndetlokale)ellerinngavtalemedArkivverket. 22 23. Materialeman antaratdetkanvrebehovforbrderforforefinneselektronisk(som kopi)fravleveringen. Menerbehovetlitekandetvrelikegreitlnetilbake.Detbliretkost/nyttesprsml. 23 24. Det medeierskapetstyrerikkedetdagligepraktiske.Serdetnoemanforventerha (stort)behovfortilgangtilogsomeraktueltavlevere:Srgforkopiavdokumentene, gjerneenelektroniskkopi. Spesieltseriearkiveneforplanogbyggmmanpregnebehovfor.Samtidigsrger avleveringenforsikrereoppbevaringavdegamlepapireneennpermerogskapp byggesakskontoret. Formerinfo: http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlegforvalting/Avlevering/Forkommunar: Nrdetgjeldrderettenovermaterialet,erdetgrunntilunderstrekeatarkivansvareti ein kommuneinngridetoverordnaadministrativeansvaretsometterkommunelovaer tillagtadministrasjonssjefen.Detteomfattar ogsansvaretfordetarkivmaterialetsomer avleverttileit kommunaltarkivdepot.Detblirherunderstrekaatarkivansvaretikkje blir endraveddeltakingieiinterkommunaldepotordning,ansvarettilhyrer framleis administrasjonssjefen. Formeltsetterdetderforliteneller ingenforskjellpdeponeringogavleveringfor kommunaleogfylkeskommunalearkiv. 24 25. Med elektroniskarkivdeponerer(ogavleverer)manalltidenkopi.Hvorforikkela depotethenteferdigmaterialefortlpende? Ekstrasikkerhetskopiannetsted. Avvikoppdagestidlig. Kanikkedepotetdaogstilbytjenestenlagearkivformat?Sentralisertkompetanse! ArkivetkandabegrensesegtilkonverteretiletPDFformatforvisningpnett/digital forsendelsesomtarlangtmindreplassogerraskerelastenedogsendeutennPDF/A. SSBjobbermeddettenrdetgjelderKOSTRAslikatkommunenehelstfra2015skal slippefylleutstoreskjemaerforplan ogbyggesaksbehandlingen. IdeenerdiskutertmedRiksarkivet,skanskjedetteblirfremtidensavlevering. Uansettfremtidellerikke:MedNoark5ogelektroniskarkivbrmanseristvurdere deponereavsluttedearkivdelersfortsommulig.Davildetmesteavmaterialetvre mindreenn5rgammeltogmanfrgjortkorreksjonerilpendearkiveringfrall kunnskaperborte.Detteeritrdmedgjeldendeanbefalinger. 25 26. Avleveringenforegrnormaltitresteg. 26 27. Kassasjon? Erallesvarsendt/inngendeavskrevet? Ersakenekomplette? EralledokumenteneiPDF/A(elleranne